2012届毕业生人事档案转递及查询途径注意事项

第一篇：2012届毕业生人事档案转递及查询途径注意事项

2012届毕业生人事档案转递及查询途径注意事项

2012届毕业生人事档案转递工作即将开始，请各位毕业生根据各自的就业情况，配合校档案馆做好以下工作，以便本人人事档案完整、安全、及时地转出。

一、上海户籍毕业生

1、如有特殊情况需将档案保留在校的毕业生(出国不包括在内)，可至本学院辅导员处提出书面申请。申请保留的档案，保留期满后，我馆将依据毕业生提供的户籍地址，将其人事档案转至该区就业促进中心。如保留期未满，但已与用人单位签约，档案须调出的，请向档案馆出具《就业派遣通知书》或用人单位开具的书面调档公函（都须注明档案接收单位名称、详细地址、邮编、学号、专业和联系电话）。

2、毕业典礼前,已于用人单位签订就业协议或合同的,我们将依据学工部和研究生部提供的就业转档信息尽快将档案转出。

3、毕业典礼前,未与用人单位签约，未签订用工合同，也未申请档案保留的毕业生，我馆将于2012年7月31日之前陆续将其人事档案转往其户籍所在地的区就业促进中心。

二、外省市户籍毕业生

1、外省市户籍毕业生如需将人事档案转出，请务必将《就业派遣通知书》或档案接收单位开具的调档公函（都须注明档案接收单位名称、详细地址、邮编、学号和联系电话后），提交到我馆人事档案室。

2、未提供以上转档凭证的外省市户籍毕业生，我馆将依据教育部的有关规定，对档案实行2年免费暂管。2年后，毕业生应主动联系档案馆人事档案室，并提供《就业派遣通知书》、调档公函等调档意向材料将档案转出。未主动联系的，我馆根据教育部的有关规定，将其人事档案转回入学前户籍所在地的人事局。

三、缓授学历、学位学生

1、缓授学历、学位的学生在续修的两年中，原则上其人事档案不能转出，待获得学位后档案方可转出。如有学生因就业办理录用手续、办理社会综合保险、申领劳动手册等事宜，需要将人事档案转出的，须由学生本人向学院提出书面申请，且承诺人事档案转出后产生的一切影响和后果由其本人承担，申请经学院同意之后并由相关负责人签名，且加盖学院公章后交到档案馆人事档案室，其档案才可转出（转档手续参照外省市户籍毕业生第1条）。档案转出后不影响继续习修学历或学位。

2、缓授成功毕业生档案的转出，根据其户籍地信息参照上述第一条、第二条相宜办理。

四、毕业生档案去向查询途径

第1条查询途径:请登陆本校注册的电子邮箱查询(请将shnu_dag@126.com加为联系人或者白名单，以免邮件被拦截)。

第2条查询途径：校内网络登陆http://app.shnu.edu.cn/archives/stuarch/进行查询。

第3条查询途径：咨询电话：021-64323856

五、“毁约”的毕业生

与用人单位毁约的毕业生，在其人事档案还未转出之前，请及时将毁约成功证明材料送达我校学工部就业办,并将复印件交到档案馆人事档案室，以停止档案转出。

六、友情提示

1、档案馆暑假值班日期为每周二、五，上午8：30--11：00；下午1：30 – 4：30。

2、根据有关规定，人事档案不准邮寄或交本人自带。除节假日外，正常工作日我馆在每周四上午向外单位寄档。

3、毕业生可于毕业当年持毕业证书、身份证和证件照至户籍所在地就业促进中心申请办理劳动手册。

上海师范大学档案馆

人事档案室

2012年5月

第二篇：人事档案转递通知单存根

人事档案转递通知单

根据需要20年月日已将等名同志人事档案材料共册

转往。（单位名称）

盖章

年月日

……………………………………………第号………………………………………

人事档案转递回执单

第号

你单位将在20年月日转来的第号人事档案经查收无误，现予以回

执。收件人：收件机关盖章

年月日

第三篇：4人事档案转递制度

人事档案转递制度

１．因工作调动、职务变动和干部调配，任免工作部门应及时将干部调动函和任免通知及时告诉档案管理部门，并建立必要的联系，及时转递，避免人档分离。

２．档案必须通过机要交通转递或指定专人送取，不准本人携带自己的档案或普通邮寄。

３．转递人事档案必须认真履行手续，档案管理部门没有接到调动通知函，不得擅自转出档案。转出干部档案必须由档案管理人员专人办理。

４．转出人事档案必须内容完整、整理规范，装订整齐。不得擅自抽取、扣留档案材料或分批零散转出。

５．转递人事档案时要严格按照规定，逐项填写“干部档案材料转递通知单”，作好记载，以便备查，并严密包封盖好印章，防止在转递过程中失密、散落。

６．接收人事档案材料，要严格与档案目录进行核对，在确保档案材料齐全无误后，方可在回执单上签章退回，对接收档案逾期一个月未到的，要去函催收，以防丢失。转出的干部人事档案，要及时催促接收单位退回回执。

７．对人事档案由本人自带到接收单位的，应不予接收；凡转出的档案，应查明接收单位是否具备档案管理权限，否则不予转出。收到不属于本处管理的人事档案，要立即退回转出单位。

８．职工死亡后，其档案由人事部门保管五年后，移交本单位文书档案保管。

第四篇：毕业生档案查询注意事项

毕业生档案查询注意事项

1、档案关系选择回县、市区人力资源和社会保障局

在档案未到的情况下，直接办理报到手续（2号窗口）,15日内持市人力资源服务中心盖章的《毕业生就业报到介绍信》到各县、市区人力资源服务中心办理毕业报到手续；

2、档案关系选择由市人社局人力资源服务中心托管（人事代理）

若学籍档案由学校递交到人力资源档案室：需在档案查询系统里，查询到档案编号后才能办理

如档案在本人处（请勿拆封）：将档案交到7号窗口→领取档案收条→核对本人姓名、学校（如有疑问当场咨询档案室工作人员，）请记住本人的档案编号，报到时需要填写。

3、已有聘用单位，选择办理人事代理手续

办理报到手续（2号窗口）后→持派遣到“人事代理部”的派遣介绍信→4号窗口领取表格填写→工作人员审查完毕后→签订人事代理合同→交一张一寸相片→缴纳管理费用→领取《人事代理证》及《人事代理合同》各1份。（档案管理费120元/年，户籍关系管理费150元/3年）

除档案托管外，还需托管户籍关系的毕业生，还应提供《毕业证》原件、《户口迁移证》原件、学校颁发《派遣证》的复印件，持《人事代理证》到6号窗口办理入户手续。

4、无聘用单位，档案由人力资源服务中心暂时管理，等有聘用单位聘用后再办理人事代理手续，可到4、5号窗口领取人事代理手续需要填写的表格。办理时，需带上已填写好的表格、相片、毕业证、派遣到“人事代理部”的《毕业生就业报到介绍信》，具体办理程序详见①）

5、若无聘用单位，档案也未到市人力资源服务中心的毕业生，请尽快与学校联系催寄档案。

第五篇：人事档案注意事项

人事档案

1、毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系？

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道证后，才得以实现。

2、毕业生应如何对待自己的档案？目前，毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解，也不关心；甚至有的毕业几年了，可档案还在学校放着；还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里只作简要说明。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之，现实生活中，人事档案仍具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。同时，强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。所以有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的恰是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，在某种意义上说，也是得不偿失

3、哪些机构能保管人事档案？

按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外，各级人才交流机构，如省人才、市人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。

4、哪些毕业生的档案适合到人才交流机构托管？

不想回本地而想将户口落在石家庄市的毕业生，准备考研的毕业生，还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生还可选择将自己的档案人事关系在人才交流机构托管。

5、毕业生在签订就业协议时应注意的事项。

除本市企业外，在与外省市企业签就业协议时，毕业生应注意以下事宜：签协议前，应对企业全面了解，包括工作环境、工资待遇、工作时间、劳动强度等，同时结合自己实际情况和愿望进行综合考虑，待明确后再签就业协议。考虑周全为上策（按规定改派是有时间限制的），同时这里也提醒到北京、天津、上海、广州等大城市工作的毕业生，除单位给你上保险外，其它情况，如不能将户口迁到本市，单纯的档案调动对你无任何意义。你可将人事档案落在石家庄某人才交流机构，然后去上述城市工作，这样可减少不必要的麻烦，甚至造成损失。

6、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务？

（一）负责人事档案关系接受、调出相关手续；

（二）办理毕业生的转正定级

（三）档案工资的晋级

（四）职称晋升申报

（五）办理落户手续；

（六）出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等； 七）代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。高校毕业生走上社会要注意的问题

一、有关就业协议书

《就业协议书》是为了明确毕业生、用人单位、学校三方在毕业生就业工作中的权利和义务，经协商签定的协议。在相当长的一段时间里，《就业协议书》在就业计划中是非常严肃的，学生就业按就业协议办理。随着市场经济的飞速发展，就业观点的日益变化，大量新的问题涌现出来，如签了就业协议书，但人不去报到，或是签了就业书，等到毕业时，该单位没有了，还有的学生签了就业协议书，但一报到就发现单位不是他想象的，提出解约，不同意解约就一走了之,等等。就业协议书的约束力在减弱，但国家教育部仍在使用，所以，在实际过程中要注意正确使用好《就业协议书》。

学校是凭《就业协议书》来派遣的。学校依据《就业协议书》的内容开出《毕业生就业报到证》和《户口迁移证》，同时转移学生档案。一般学校会要求学生在规定的日期（如每年6月底）上交《就业协议书》，学校再以《就业协议书》为依据进行派遣，如果超过这一时限，学校会把学生的关系和档案一并派回原籍。

不想回原籍的学生都必须十分清楚自己是否符合要去的地方的落户条件。如杭州，本科以上学历、大专学历紧缺专业或具备其它特殊条件的毕业生可进杭落户。有那么一部分学生，虽已在杭找好工作，但不符合进杭落户条件，结果户口落不下来，变成口袋户口。

如果你不符合进这个城市的落户条件，又想进这个城市工作，可以先将关系返回原籍，在原籍落户，在原籍人才中心存放人事档案，然后出来工作，等条件成熟以后再办理人才引进，这样，你就不会遇到一些不必要遇到的麻烦，如出国政审，考研证明，结婚证明等没地方去办理。

二、报到证 报到证有什么用：

1、到接收单位报到的凭证；

2、证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；

3、干部身份证明；

4、凭报到证以及其它有关材料办理户口手续。

现在看，前三点都不重要，第四点才重要，所以报到证不要丢失。

三、户口迁移证

来到学校读书，户口从原籍迁到学校，但在学校是临时性的，毕业后都应该迁出。户口迁移证，是学生毕业时其户口从学校所在地派出所迁出的证明，不能丢失，不管到哪里，你要在规定时间内把户口落下来，不要把《户口迁移证》一直放在口袋里。

四、档案

真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制，一定要重视自己的档案。

根据经验，最好将档案转递给各级人才交流机构，因为他们是管理档案的专门机构。档案存放在人才交流中心，即安全又方便。在这里，提醒大家在档案转递时要注意几点：

1、在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前，不要把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。我们经常碰到一些没有档案管理权的单位在接收档案，个别单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放。

2、要询问清楚用人单位的性质，如果是国家机关、国有事业单位、国有企业，他们或他们的主管单位是有人事管理权的，可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的，要通过人才交流中心来接收学生，学生的档案要放到人才中心去。

3、档案的转递是有规定程序的，在离开学校之前最好弄清楚你的档案在什么时间被转到哪个地方去了。因为在现阶段，主管学生分配的单位没有统一，有人事局、人才交流中心、教育局、专门的分配办等，比较乱。而且档案转进转出比较麻烦，最好一步到位。

五、劳动合同

一般来说，毕业生在办理报到手续后，就可与用人单位签定劳动合同。劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系，明确双方权利和义务的书面合同，也是维护劳动者和用人单位合法权益的法律保障。

现在使用的劳动合同一般是由劳动部门统一印制的格式合同，里面的必备条款有：①劳动合同期限；②工作内容；③劳动保护和劳动条件；④劳动报酬；⑤劳动纪律；⑥劳动合同终止条件；⑦违反劳动合同的责任；⑧双方还可以协商约定劳动合同补充条款。其中违反劳动合同的责任条款比较重要，因为《劳动法》规定双方可以协商约定责任的认定、赔偿的范围、计算方法和承担方式，用人单位提供的合同补充条件款中常有这方面的约定，对这些，你心中要有数。有些单位，包括一些事业单位（如医院、学校等）为了保证毕业生在该单位长期工作，约定了很多提前解约的赔偿条款，你务必认真对待。毕业生提前辞职的赔偿责任不应当过高，一般不应当超过毕业生的年工资。刚参加工作的毕业生一般签短期合同（一年）为好，待转正定级后再签中期或长期合同，这时，用人单位和你之间都已经相互了解。但是现在劳动力供需矛盾突出，就业压力很大，很多单位在招收新员工时声称：单位不与员工签订劳动合同，如果有异议就另谋高就。针对这些问题，同学们要记住两点：

1、劳动合同中约定的试用期是包括在合同期限内的，而且最长不得超过6个月。也就是说，不能以试用为由拒签劳动合同，劳动合同中有关于试用期的专门条款。

2、对那些为了自身利益，不和劳动者签定劳动合同的单位，在你的利益受到损害时，照样可以拿起法律武器。劳动部办公厅关于“用人单位不签订劳动合同员工要求经济补偿问题复函”[（1996）181号]中指出：用人单位与劳动者之间形成事实劳动关系后，用人单位故意拖延而不与劳动者订立劳动合同，同时解除与劳动者事实劳动关系，劳动者因要求经济补偿与用人单位发生争议，如果劳动者向劳动仲裁委员会申请仲裁，应予受理。也就是说，只要存在事实劳动关系，在获得赔偿方面应一视同仁。

六、社会保险

社会保险是由国家通过立法，多渠道筹集资金，对劳动者在因年老、失业、生病、工伤、生育而减少劳动收入时给予的经济补偿，使他们能够享有基本生活保障的一项社会保障制度，主要包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保障和生育保险等项目。具有强制性。如果你是到国家机关、国有企事业单位工作的，就不用过多去考虑这个问题；如果你是到私营企业、民营机构或被聘用到不占其行政编制的机关事业单位，你就得提出这个问题，至少要提出参加基本养老保险和大病医疗保险。很多单位没有为员工办基本养老保险，这是违反《劳动法》的，有些单位薪酬高，让你以个人名义参保，应该主动参加。

除了以上列举的，还会遇到其它问题。一些毕业生在非公企事业单位工作多年以后，忽然发现自己的人事关系仍无着 4 落；有的虽然与工作单位签了劳动合同，但没有到人才交流机构办理有关手续，致使自己的工龄、档案、保险等受到影响，职称不能及时申报，各类证明如考研证明、出国政审等没地方开具。这部分毕业生毕业时大都认为，只要有工作，管它什么工龄、身份、档案、保险；有的毕业生认为现在反正不包分配，也不到毕业生分配部门报到，有没有人事关系也无所谓，到有一天需要某方面材料时，手忙脚乱，而且会造成许多损失。毕业生就业明白纸

一、关于毕业生就业程序的问题

1、毕业生就业程序

a、学生处就业指导中心将《全国普通高等学校就业协议书》（以下简称《就业协议书》）发给各学院，由各学院将材料发给毕业生，毕业生每人一份。

b、毕业生收集需求信息，阅读《河北大学毕业生就业指导报》及相关书刊。

c、毕业生自我推荐、面试（根据需求信息向有意向的单位寄送个人推荐材料或直接参加校园招聘会和各地举办的供需见面会、网上招聘会）。

d、毕业生与用人单位签订《就业协议书》，毕业生、用人单位、毕业生所在学院各留一份。e、五月底开始进入毕业鉴定及派遣阶段。

①各院系组织毕业生座谈、毕业纪念活动、毕业教育动员会、学习有关文件、安排毕业生办理离校手续等。②各院系到学生处就业指导中心领取《档案袋》、《档案转寄通知单》和《毕业生登记表》。③毕业生做毕业鉴定。④各院上报就业建议方案

⑤按河北省人事厅的日程安排，学生处到河北省人事厅办理毕业生报到证。f、6月中下旬毕业生参加学校毕业典礼，到各学院领取《报到证》。

2、定向生如何就业

定向生原则上不予推荐。若确因特殊情况需要推荐的，应持有本人的改派申请（详细阐明改派原因），原定向单位（地区）出具的同意调整改派的公函，研究生还须经校招生办公室签署意见，并按原国家计委、教育部的有关政策，向培养学校缴纳相应培养费后，方能办理有关手续。

3、对到西部就业的毕业生学校有何奖励

为了鼓励应届毕业生自愿服务西部地区，到祖国最需要的地方开拓创业、锻炼成长，结合我校实际，制定配套奖励办法

4、对自主创业的毕业生学校有何奖励

学校鼓励和支持毕业生自主创业，对毕业生自主创业学校给予指导和帮助。毕业一年内自主创业的毕业生应提交工商行政管理局发给的《企业法人营业执照》和工商行政管理局备案的《公司章程》或其它有效证明材料。

二、关于《就业协议书》的问题

1、为什么每位毕业生只能有一份《就业协议书》

《就业协议书》是学校证明毕业生具有就业资格、也是用人单位到毕业生就业主管部门办理毕业生审批手续的凭证。为维护就业市场的严肃性，避免一个毕业生同时被两个用人单位审批录用，造成用人单位进人指标浪费，同时也为了维护学校的声誉和今后毕业生的就业，每位毕业生只能有一份《就业协议书》原件。

2、如何办理《就业协议书》解约手续

由教育部学生司印制、学校发放的《就业协议书》每位毕业生只有一套（一式三份、编号固定）。毕业生通过“双向选择”确定接收单位，并与用人单位签订了《就业协议书》后，毕业生和用人单位都应认真履行协议。倘若毕业生单方面违约，应承担违约责任。

已签订《就业协议书》的毕业生，如要违约，需办理如下解约手续： a、到原签协议单位办理书面同意的解约函（盖单位公章）

b、向本学院提出书面申请（阐明解约理由），并附上单位解约函、原《就业协议书》负责毕业生就业的副书记签署意见并签字、盖章后交学生处就业指导中心

c、学生处就业指导中心根据有关规定审批发换新的《就业协议书》 d、毕业生领取新协议后到本学院备案

3、毕业生如遗失《就业协议书》如何补办

毕业生如遗失《就业协议书》，需本人提出书面申请，经所在系（所）负责毕业生就业工作的老师签署意见，补办。补发的《就业协议书》上注明“根据本人声明，该生原件已遗失，此份为遗失补办件”，以示有别于正式的《就业协议书》。

毕业生如谎报遗失《就业协议书》，视情节轻重给予相应校规校纪处分。

三、关于就业审批的问题

1、用人单位接收毕业生时需要办理哪些手续

用人单位接收毕业生时需与毕业生签订《就业协议书》，部分地区还需报当地政府毕业生就业主管部门审批，如北京、上海、深圳、广州等地，毕业生可请接收单位到当地政府毕业生就业主管部门进行确认是否需要审批。

2、学校编制就业方案的依据(《报到证》直接开到接收单位的依据)学校用以编制就业方案（开《报到证》）主要以《就业协议书》和用人单位就业主管部门的意见为准。就业的毕业生应 6 注意与用人单位签订的《就业协议书》需加盖上级主管部门的公章（有用人自主权的单位不需加盖）