关于毕业生档案转递的一封信

第一篇：关于毕业生档案转递的一封信

致毕业生的一封信

毕业生同学们：

新年好！

光阴荏苒。转眼间，建院的生活即将成为大家人生中最美好的回忆！我们共同见证了学校的发展，档案见证了大家成长的足迹，记录了大家在学校的点点滴滴。在大家即将离校之际，请关注一下毕业生档案是如何转递的，以便我们相互沟通和理解，确保记录大家学业历程的个人档案顺利地寄到接收单位。

一、学生档案的管理和转递

学生档案的管理和转递由学生处档案室负责。

二、档案转递方式

根据国家档案局的有关规定，学生档案不准邮寄或交本人自带，必须以机密件形式转递到档案接收单位。

三、档案转递去向

毕业生档案去向一般分为三种情况：

1、转递至用人单位：若用人单位有人事管理权限的，如国家机关、国有企事业单位，并同意接收毕业生档案的，学生处则按照报到证上的单位将毕业生档案转递至用人单位。

2、转递至原籍所在地人事局：若用人单位不能接收毕业生档案，如非国有企事业单位、民营机构等，学生处则按照规定则将毕业生档案转递回毕业生原籍（一般至县/市）所在地人事局。

3、转递至指定的人才交流中心：若用人单位或毕业生本人有特别说明，并提供相关书面证明，则材料档案转递至指定的人才交流中心或单位。

四、档案转递时间

学生处档案室一般是7月下旬开始进行学生档案转递。

五、档案去向的查询

档案寄出一个月后，同学们可向档案接收部门及时查询。同专业同姓名的同学，还请注意查验档案材料，如发现有任何问题请及时与档案室联系。如档案未收到需要查询邮寄去向的，一定要在一年内查询，错过时间将爱莫能助。

六、报到证及其核对

毕业生报到证每人一份，由四川省教育厅按照学院的就业方案统一印制派发，招分处一般于6月底将报到证发放至毕业生。报到证对毕业生毕业后的工作报到，档案、户籍转迁等问题具有重要作用，请毕业生在毕业离校前务必确认领取到的报到证，并确定报到证上的每一项信息完整、准确。特别是同一专业、相同姓名的同学，一定要认真核实自己的报到证信息。

1、各位同学的报到证是招分处按同学们与用人单位签订的就业协议书为依据填写的。它分为正本和副本，正本离校前发给毕业生本人，副本装入毕业生档案。

2、请同学们特别注意报到单位和档案转寄详细地址之间的关系。学生处档案室按学校招分处发的《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》简称（报到证）上的单位或人事局进行每位毕业生的档案转递。

3、请同学们拿到报到证时检查单位是否有误，毕业离校前若发现有误就请及时找招分处更改！否则档案寄出自行负责。

4、请同学们根据协议提供本人档案转递单位的详细地址，提供相应的人才（市场）交流中心的名称及详细地址。填写准确详细的档案接收部门及其所在的省、市、区、县、街道门牌号码，单位名称不得使用简称。

5、如果个别学生因工作单位有变动或与原签约单位不同，需改派，请于5月30日前到招分处办理改派等相关手续，并及时告知学生处。若因个人原因导致档案错误问题，自行负责！

6、请同学们诚信就业，遵守协议规定。若因个人单方面违约、毁约等不诚信行为造成损失或引起法律、民事纠纷等问题，一切后果自行承担。

7、毕业离校后若需要办理报到证改派、补办等手续的请于每周一至周五上班时间到学院招分处办理申请，之后需个人前往四川教育厅盖章才能生效。若毕业生因工作原因不便回校办理的，可以委托家长、同学、班主任等代办，但必需出具相关委托证明。

七、特别说明

学生处档案室按学校招分处发的《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》简称（报到证）上的单位或人事局进行每位毕业生的档案转递。如果是由于同学们填写不清楚或错误等原因而使档案滞留、错寄的，责任由学生自己承担，超过学校规定的保管期限将依据有关规定收取一定的档案保管费。

同学们如有档案上的问题可与我们联系，联系电话：（0838）2650256

同学们如有报到证的问题请与招分处联系，联系电话：（0838）2653789 衷心祝愿所有毕业生都有更加美好的前程！愿大家展开翅膀，在理想的天空里，飞得更高，更有力量！

请记住今天你以母校为荣！明天母校以你为荣！

招分处学生处

2011年1月5日

第二篇：高校毕业生档案转递流程

青岛市非师范类高校毕业生档案档案转递流程

（壹）

（一）报到证已派遣到本市单位的毕业生档案转递流程

1.范围：①毕业前与接收单位通过“青岛市高校毕业生就业信息网”签订协议、毕业时报到证已派接收单位的毕业生；②一年内在本市有新单位后与原单位解约并通过“青岛市高校毕业生就业信息网”签约办理完改派手续的毕业生。2.提取档案：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，须由用人单位(指具有档案管理权限的用人单位或上级主管部门及人事代理中心)安排专人持①报到证、②身份证、③提档证明信（全为原件）提取档案，不得委托毕业生本人或他人提取档案。

3.返回回执：接收单位收到档案后，应及时将档案回执签字盖章后送(寄)回我处。

4.注意事项：

①报到证所派单位与提档单位不符的不能提取档案；②接收单位不具备档案管理权限的，需由上级主管部门或人事代理单位派专人办理提档手续；③未办理改派手续的，新接收单位不能提取档案；④报到证派遣到接收单位，但未通过“青岛市高校毕业生就业信息网”签约的，必须补办网上签约后才能提取档案。

（二）已办理二次派遣手续的毕业生档案转递流程

1.范围：毕业时报到证派回生源地，在两年派遣期内又找到接收单位，并通过“青岛市高校毕业生就业信息网”签约，办理过二次派遣手续的毕业生。2.提取档案：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，须由用人单位(指具有档案管理权限的用人单位或上级主管部门及人事代理中心)安排专人持①报到证、②身份证、③提档证明信（全为原件）提取档案，不得委托毕业生本人或他人提取档案。

3.返回回执：接收单位收到档案后，应及时将档案回执签字盖章后送(寄)回我处。

4.注意事项：①派遣期内已落实就业单位的毕业生提取档案前必须办理二次派遣手续，未办理派遣手续的，不能提取档案；②报到证所派单位与提档单位不符的不能提取档案；③接收单位不具备档案管理权限的，需由上级主管部门或人事代理单位办理提档手续；④具有档案管理权限的接收单位和人事代理单位在为毕业生办理完二次派遣手续一月内必须到我处办理档案转递手续。

（三）本市改派至外市毕业生档案转递流程

1.范围：①毕业时已派本市单位后又改派至外市单位的毕业生；②本市未就业毕业生在外市有接收单位并办理改派手续的。

2.提取档案：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，应持①已改派到新接收单位所在地地级市毕业生主管部门或外市接收单位的报到证、②新接收单位所在地地级市毕业生主管部门开具或盖章的提档证明信、③身份证（全为原件）到我处办理档案转递手续。

3.返回回执：提档人将所提档案送往开具提档证明信的单位或人事代理单位，由接收档案人员将档案回执签字盖章后送（寄）回我处。

4.注意事项：①毕业生首先需通过“青岛市高校毕业生就业信息网”办理报到手续；②外地已有接收单位但未办理改派手续的不能提取档案；③报到证所派单位与提档单位不符的不能提取档案。

第三篇：毕业生档案转递与保留管理办法

毕业生档案转递与保留管理办法

为及时有效地做好毕业生档案转递工作，更好地为毕业生离校和就业服务，特制定本办法。

一、毕业生档案的转递

（一）已就业毕业生，档案在派遣离校后十四个工作日内，由学校档案馆寄送。因今年毕业生档案采用EMS方式寄送，请毕业生在核对派遣方案是认真核对个人档案寄送单位、地址、邮编、联系人及联系电话等信息。

（二）回生源地报到毕业生档案转寄办法参照各省（区、市）具体要求。

二、毕业生档案的保留

（一）对于灵活就业、自主创业、自由职业、就业困难的毕业生（免费师范毕业生除外），经本人申请、学校毕业生就业指导服务中心审批后，其档案可在学校免费保留三年。三年后，毕业生档案的转递和管理将按流动人员档案管理办法执行。

（二）申请档案保留的毕业生，其报到证、户口迁移证、党团组织介绍信等材料仍按生源地办理。

（三）为了方便毕业生,今年档案保留采取网上申请方式进行,符合档案保留条件的毕业生在就业网按要求填报个人申请,经学院审核、就业中心审批后即可保留。

（四）档案保留学校期间，学校不出具任何与档案有关的证明材料。

（五）档案保留学校期间，毕业生为预备党员需转正的，应按《陕西师范大学档案馆关于查阅和借阅学生人事档案的规定》由毕业生原所在培养单位分党委（党总支）负责办理。

三、注意事项

（一）用人单位需要查阅或提取毕业生档案的，其组织人事部门可派专人持用人单位介绍信、本人身份证、工作证等，到就业中心办理查阅或提档审批手续。之后，持审批手续到学校档案馆案办理档案查阅或提取事宜。

（二）三年之内，档案保留学校的毕业生若需转递档案，应凭报到证、接收函、考取公务员录取证明或拟录取研究生调档函等，到就业中心办理审批手续。之后，本人持《陕西师范大学毕业生档案转递通知单》到学校档案馆办理档案转递事宜。

（三）有下列情形之一的毕业生，学校在报陕西省教育厅毕业生就业主管部门批准后，将其档案转至生源地，不再负责其就业事宜。

1.因提供虚假就业材料（如体检证明、就业协议书、就业推荐表、成绩单、外语和计算机等级证书等）而被用人单位退回的。

2.以遗失就业协议书，或以其他非正当理由重新取得就业协议书，被查实原就业协议书已与用人单位签约的。

3.已签约但不按规定时间报到，不服从工作安排，自动离职、辞职的。

4.其他违反就业政策，坚持个人无理要求，造成不良影响的。

四、本办法由毕业生就业指导服务中心负责解释。

第四篇：毕业生档案转递的说明

毕业生档案转递的说明：

1、学院将根据“全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证”上的“报到地址”栏办理档案转递，即“报到地址”就是档案转递地址。

(1)、已就业的毕业生（提供了经单位或就业主管部门审批的《就业协议书》），个人档案材料转往就业单位的主管部门或人事代理机构。

(2)、未正式签约也未升学的毕业生的报到地址是本人“生源所在地的人事局”（上述情况指福建省生源的毕业生）。

(3)福建省生源之外的毕业生报到地址将按照各省的相关文件规定执行。

2、毕业生档案将由招生就业办档案室通过邮局以机要件方式转递或直接送达，每年7月份开始。毕业生应关注本人档案去向并于9月初向本人档案转递地查询个人档案是否已到达。如未到达，应及时与招生就业办联系，办理档案查询手续。

3、各类就业状况的毕业生档案转递方向：

（1）参加专升本已录取的毕业生，凭录取通知书到各系办理领取档案手续，暂由毕业生本人保管，报到时交至录取学校收。

（2）毕业前通过学院和系统一办理了人事代理的毕业生，招生就业办于8月底前将档案转至相关的人才市场。

（3）各自与用人单位签定了就业协议书的毕业生，招生就业办于7月份开始按就业协议书和报到证上所规定的地址和单位寄发。

（4）结业生及办理休学的同学，档案暂由学生所在系管理，待确定毕业或结业后再依据就业去向确定如何转寄。

（5）生源属厦门市区及所辖区的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至厦门市人才服务中心。

（6）生源属泉州市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至泉州市人才服务中心。

（7）生源属莆田市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至莆田市人才服务中心。

（8）生源属宁德市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至宁德市人才服务中心。

（9）生源属三明市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至三明市人才服务中心。

（10）生源属南平市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至南平市人才服务中心。

（11）生源属龙岩市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至龙岩市人才服务中心。

（12）生源属漳州市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至漳州市人才服务中心。

（13）生源属福州市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至福建青年人才开发中心。（福清市生源直接转回福清市人才服务中心）

（14）生源属浙江省的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至浙江省高校毕业生就业指导服务中心。

4、领到报到证后都请在规定时间内前去报到，其中“生源地所在地县（市、区）人事局”指的是生源所在地的大市人事局。

第五篇：湖北工业大学毕业生档案转递问答

毕业生档案转递问答

问：学生档案由哪个部门管理？

答：学生档案由学校档案馆学生档案室负责管理，办公地点在文科楼B栋104室，联系电话027-88016361。

问：学生档案重要性在哪？

答：学生档案是记录学生个人经历、成长历程的历史材料，也是学生就业后人事档案的重要组织部分。其主要内容包括高中档案、高考档案、大学学习成绩、学业证书、学年鉴定、入党入团材料、奖惩材料等，是社会用人单位聘用毕业生的重要参考，也是学生就业后工资定级、晋资、晋职的重要依据，凡正规用人单位，均需要将毕业生档案从学校转递到专门的档案保管部门。

问：毕业生档案能否自己携带？

答：学生档案原则上不能由毕业生自带。

问：毕业生档案转递的方式有哪些？

答：按照规定，学生档案必须以机密件由机要通信方式（机要通信是较普通邮政更为保密、安全、准确的文件转递渠道，其主要服务对象是县级以上党政军和国有企事业单位。）转递到毕业生报到单位。凡机要通信方式无法投递的单位，由学校派专人送到或用人单位人事部门派专人来校领取。

问：毕业生档案何时转递？

答：毕业生档案通常在七月中旬左右发出，一般2-4周内可送达。

问：怎样保证毕业生档案转递安全无误？

答：毕业生在离校时领取《全国普通高等学校本专科毕业生报到证》后，应首先核对姓名、性别是否有误，再核对“全国普通高等学校本专科毕业生报到证”下方下划线处打印的单位名称是否与自己填写的《全国普通高等学校毕业生就业协议书》档案单位栏内容一致，若不一致，则会影响毕业生档案准确转递，请速与学校招生与就业指导处联系更正。

问：毕业生填写《毕业生就业协议书》用人单位信息时应注意什么？

答：毕业生填写《全国普通高等学校毕业生就业协议书》用人单位信息时，为保证毕业生档案能准确转递到用人单位，需要注意：

1、单位名称不得使用简称。

2、注意单位、单位隶属及档案转寄详细地址三者之间关系：

⑴凡能通过机要通信的方式投递档案的（县以上党政军和国有企事业或由当地政府人事厅局专门指定档案管理权限的单位、如深圳华为技术有限公司），应提供报到单位的全称和详细地址（信箱无效）。此情况忽略单位隶属。

⑵按规定不能通过机要通信的方式投递档案，但具有人事档案管理权限的，应填写报到单位所属上级单位的全称和详细地址，由上级单位代转；如果直属上级单位仍不能通过机要通信的方式投递档案，还需进一步填写更高一级上级单位的全称和详细地址，直至通过机要通信投递能到达为止。

⑶报到单位不符合机要通信投递范围，且无人事档案保管权限的（通常为民营、外资、合资、个体企业），应提供其专门指定的符合机要通信范围并有人事档案保管权限的档案转递单位（人事代理机构）全称和详细地址，如：联想集团的档案转递单位是中科院人才交流中心；五羊-本田摩托（广州）有限公司的档案转递单位是广州市人才交流中心。对于没有专门指定档案托管单位（人事代理机构）的用人单位，建议毕业生将档案委托保管至家乡所在地市州人才交流中心。

⑷凡报到单位与上级主管单位不在同一城市的，有的指定档案转递到异地的上级主管部门，有的指定档案转递到本地具有人事档案保管权限的单位，填写时应问清楚档案转递去向单位的名称和详细地址。如：深圳亚奥实业有限公司北京分公司，其档案转递到北京北辰人才交流服务中心；上海中闻实业发展有限公司，其档案转递到人民日报社华东分社。

3、武汉市生源的毕业生，在无存档权的“三资”（合资、外资、独资）或私企就业的，如单位集体在人才交流中心开户的，档案转寄详细地址填写人才交流中心地址。就业单位允许，毕业生也可与武汉市人才交流中心或湖北省人才开发交流中心联系档案保管事宜。

如果由于毕业生信息填写不清、未报到而造成档案退回学校滞留的，学校按规定收取档案保管费，本人负担档案再转递费用。

问：为这么有的毕业生档案会退回学校？

答：90%以上毕业生档案退回的原因都是因为毕业生没有弄清“档案接受单位”和“档案转寄详细地址”的含义并准确填写，故需毕业生细心落实。

问：毕业生毕业后怎样查询自己的档案？

答：一般在毕业后两个月，应向本人所填“档案转递详细地址”处询问，如有疑问，及时与学校档案馆学生档案室联系（电话号码：027-88016361）。通过武汉市机要局转递的档案，机要局只提供一年内的有效查询，毕业生可查询并记住自己档案机要号及档案转递时间，凭此在档案接收单位查询。

问：考研究生的本科毕业生的档案怎样处理？

答：持拟录取学校调档函到档案馆学生档案室办理调档手续。