行政费用管理制度

第一篇：行政费用管理制度

行政费用管理制度

费用管理制度

总则

为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。本制度暂时用于北京项目筹建期间，凡在北京管理公司账户列支的各部门、公司皆适用于该制度。

公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法（相关解释见第八章）。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。

本制度执行基本原则，制度凡无明示则禁止，需申请批准后执行。

第一章业务招待费

第一条、招待费是指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品/金、娱乐活动、旅游景点门票等。职能部门的招待费采用预算管理和行政管理相结合的方法；经营业务部门的招待费实行预算管理和额度管理相结合的方法。

第二条、招待费用发生前，采用口头或书面的形式填写《业务招待费用申请表》（见附表一）向行政领导提出本次费用计划（特殊情况可事后补办，如领导出差等），单次费用金额≥200元必须采用书面申请，申请内容包括①事由②参加人数③发生次数④预计金额。

第三条、在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。

第四条、招待费报销须附《业务招待费申请表》，无此表财务作退回补办相关手续处理，出差期间的招待费须与差旅费同时报销。

第五条、如有高一级别主管人员参加，须有最高一级主管作为报销人。

第二章办公费

第六条、办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。办公费实行额度管理与预算管理。

第七条、公司办公费用涉及物品由行政部（电脑及耗材由系统管理员）在预算额度内按需求购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理。

第八条、行政部设专人对办公用品进行管理。办公用品采购审批程序：各职能部门部门填写《采购申购单》（见附表六）报行政部审核，并经总经理/财务总监审批后到定点单位采购。

第九条、行政部应按月将办公用品领用及费用分配表报财务部，财务部将费用划转入各职能部门。

第十条、行政部建立领用大金额办公物品登记薄，做好办公用品的管理工作。

第十一条、严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否则，由此发生的费用，将不予报销。

第三章通讯费

第十二条、通讯费（含网络、邮寄费）是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话、宽带所支出的费用（包括：移动电话费用补贴）。

第十三条、公司管理人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额度管理，补贴标准及执行办法参照公司有关文件执行。

第十四条、公司内总机、各部门所属直拨电话、传真机电话费用由行政部进行管理。

第十五条、公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用，并参照本章第十三条执行。

第四章差旅费

第十六条、差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差（外派）、境外出差。差旅费实行行政管理。

第十七条、员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准（见附表二）。

1、长途交通费总监级以下人员未经总经理/财务总监批准，擅自乘坐飞机的费用，按其级别所对应的标准报销，超额自理。

2、原则上不允许乘坐软卧、客轮、飞机商务、豪华仓，夜间行走超过8个小时方可乘坐硬卧。特殊情况下，经总经理/财务总监书面批准请，凭票据报销80%，否则凭票据只能报销50%费用。

3、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费按原标准的70%执行，出差人员中有异性的，可单独按标准报销。

4、出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的士费支出报销人员，该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内交通补贴，一概不予以报销。

5、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。

6、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定。

7、公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定，不适用本办法。

8、外派员工回集团公司差旅费根据实际情况经审批后报销。

9、出差人员按标准内凭票据实报销伙食补贴、住宿费等。

第十八条、国内临时出差实行事先申报制度。经理（含）以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度，依据差旅费标准和预计出差时间填报《出差申请表》（见附表三），因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后一周内补办申请审批手续。没有经过批准的《出差申请表》，财务部不予借款和报销。

第十九条、国内长期出差实参照公司规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法，报总经理/财务总监审批后，报财务部备案。

第二十条、员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费另行规定。

第二十一条、出差借款程序：

1、各类出差人员需借款者，在填报《出差申请表》同时填报《借款单》（注明累计借款额及逾期借款额），参照审批权限报经核准后，转财务部门复查并办理借款。对借款额及逾期情况注明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批。

2、出差后的各类发票、单据，按业务招待费、差旅费（长途交通费、住宿费）分类填报。《差旅费用报销单》附于《费用报销单》，其中：业务招待费填写《业务招待费申请表》，长途交通费、住宿费填写《差旅费报销单》，短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在《差旅费报销单》的其他栏中，并入差旅费报销。差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。

3、严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。

4、新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。

第五章交通费

第二十二条、交通费是指用于车辆的燃油费、停车费、过路过桥费、等及市内发生的出租车费、公交车费等，发货（取货）运输费归为交通费，交通费实行预算管理、行政管理相结合的原则。

第二十三条、车辆燃油费实行预购加油卡管理，未经总监以上主管签批（附文字说明）的现金加油发票，财务不予以报销受理。

第二十四条、车辆管理部门应于加油卡金额使用完毕时（再次购买前）报各部门使用情况及折算使用金额，财务部据此分摊费用。

第二十五条、公务用车订车流程、费用标准（对外租车）、审批程序，由车辆归口管理部门拟定相应管理办法执行。

第二十六条、市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处，写明①乘坐原因②起讫地点，不写明①②两项内容的，在报销时财务部门作退回处理。

第七章三项经费

第二十七条、三项经费是指员工福利费、职工教育经费、工会经费。

第二十八条、福利费，员工餐费实行预算管理和额度管理相结合的办法，其它福利费实际行政管理。

1、本公司提供员工午餐，发生的费用在预算范围内可据实报销。

2、加班餐费，员工加班应根据公司相关考勤制度执行，不发放加班餐费，特殊情况报领导审批后按公司员工餐标准凭票报销。

3、员工因本市内出差未能返回公司就餐（午餐），不分职务级别，本公司员工餐费标准（暂订为10元/人）凭票报销。

4、公司为集团外派员工提供住宿，相关费用据实报销。

第二十九条、职工教育经费，实行预算管理及行政管理。

1、按国家规定的必须接受相关教育的费用，可据实报销，如会计后续教育等。

2、购买工作专用的法律、法规书籍、接受培训等其它事项，需经批准后报销。

第三十条、工会经费，另作规定。

第八章费用管理方法及报销程序

第三十一条、公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。

1、预算管理是指:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额≥1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一报总经理或财务总监批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。

2、额度管理是指：费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。

3、行政管理是指：费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。

管理方法①：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：办公费、运输费、所有部门的手机费、。

管理方法②：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：职能部门的招待费、所有部门的差旅费、其他相对变动费用。

管理方法③：除此之外的相对固定费用采用预算管理。

4、其他变动费用

其他变动费用项目是：交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机费外的其他通讯费。

5、相对固定费用

除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方法。

第三十二条、具体实施按如下办理：

1、预算管理

1）目前公司对所有费用按月预算，每月25日前，各职能、经营部门向财务部提交下月的《费用预算表》，审批核准后的预算在月底前发回各单位。

2）各职能部门、各业务单位未能在规定时间内提交《费用预算表》，则该部门的费用报支顺延一个月。

3）实际发生费用超过预算的，请各部门说明情况后报总经理或财务总监批示。

2、额度管理

根据销售额确定额度的费用项目是招待费。招待费超额度本期内不予报销。

根据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部分不予报销。

根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。办公费超额度部分本期内不予报销。

现北京项目正处于筹建期间，招待费实行行政管理。北京项目正式运营后另行调整

3、行政管理

单项费用金额≥200元必须采用书面申请。无批准的书面申请，在报销时财务部门作退回处理。行政领导层次：职员→部门主管→总经理/财务总监

第三十三条、费用内容及管理分类详见附表五。

第三十四条、签批权限及流程

1、预算管理，经审批的行政费用预算，费用发生时，在预算范围内由部门经理（主管）执行。

2、额度管理，按本条第一款执行。

3、行政管理，200元以下的费用，为提高工作效率，建议由各部门经理（主管）参照本制度执行，200元以上的费用需申请批准执行。

4、相关签批权限及流程参考附表七。

5、本制度所规定的费用等款项支付最终签批权限由总经理/财务总监负责。

第三十五条、费用报销单填列规范。

1、费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。

2、报销的原始发票要求是正规发票，确实无法取得，可以采用《付款凭单》代替，但需写明原因，且金额不得超过100元。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。

3、对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。

报销单据

1）报销单使用说明

单据名称

使用说明

《费用报销单》

各种费用的报销，按所列部门进行行政审批流程

《出差申请表》

为《费用报销单》的附件，差旅费用报销的必要条件

《差旅费报销单》

《费用报销单》的附件,详细填列发生的各项费用

《业务招待费申请表》

《费用报销单》的附件，超过200元招待费报销的必要条件

《采购申请单》

申购物品签批使用，报销时《费用报销单》的附件

《借款单》

用于借款、冲账的时候为《费用报销单》的附件

2）费用报销使用注意事项

大于（含）1万元的行政费用、行政采购、项目施工采购请款必须附加相关合同、申购单、入库单、发票作为审核依据。

报销的大额日常费用、货款（≥1,000元）支付，原则上以支票形式为主

第三十六条、费用报销的步骤和流程。

1、经办人填写《费用报销单》并附相关附件，参照本制度并按费用报销单上所列部门逐一进行审核签批。

2、总经理/财务总监审批后，到财务部领款，完成报销程序。

第三十七条、借支规定。

1、公司不开放除差旅费外的其他各种个人借款。

2、个人因公借款，需附批准后的《出差申请单》、《业务招待费申请表》、《采购申请单》、合同等。

3、借款最高限额为借款金额以能够完成需要或满足业务周转的最低量为限额

第九章责任及处罚规定

第三十八条、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5--20%的罚款。

第三十九条、部门经理（主管）在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对部门经理（主管）予以违规报销金额3%--15%的罚款。

第四十条、财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额3%--15%的罚款。

第四十一条、如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理

第四十二条、借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经总监以上主管核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。

第四十三条、因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。

第四十四条、本期发生的费用，原则上应予费用生当期报销，差旅费报销应予出差人员返回公司当月报销，超过上述期限的票据金额，报销人书面陈述原因经总经理/财务总监批准后报销。

第十章附则

第四十五条、本制度由公司财务部、总经理办公室/行政部修正制定，经总经理核准签发，自签发即日起实施执行，未尽事宜以财务部发文为准。

第四十六条、本制度由财务部、总经理办公室负责解释。

第四十七条、本制度是公司费用的普通规定，关于相关费用的特别规定从其规定，不适用本制度。

附表业务招待费用申请表

部门：申请日期：年月日

申请人

部门

职务

被接待主要人员情况说明

我司陪同人员

姓名

职务

备注

共人

接待事由说明：

费用项目

小计

预计金额（元）

总经理经理业务

（授权人）（主管）经办

附表二

差旅费标准

职务级别

项目

总经理

财务总监

总经理助理

大区经理

总监

部门经理

副经理

部门助理

部门主管

业务经理

职员

在途交通

飞机

按实报销

控制报销

火车、汽车

软卧

硬卧

轮船

二等舱位

三等舱位

四等舱位

出差生活补贴

京沪穗深

省会、单列市

其他城市

住宿费

标准

京沪穗深

实报

400

300

150

省会、单列市

300

260

120

其他城市

200

180

市内交通

京沪穗深

按实报销

省会、单列市

其他城市

说明

① 省会城市还包括天津、重庆两个直辖市，自治区政府所在城市。

② 单列市主要是指经济发达城市，包括：大连、青岛、宁波、厦门、珠海、苏州。

③ 西藏、港澳等特殊地区另行规定。

附表三

出差申请表

出差人姓名

部门

职务

费用预算（元）

出差起止时间：年月日至年月日

长途交通费

陪同人员：

住宿费

地点与事由：

业务招待费

其他

合计

拟定借款金额：

万仟佰拾元角分

长途交通工具：

部门：申请日期：年月日

总经理经理业务

（授权人）（主管）经办

附表四：

差旅费报销单

出差人姓名

部门

费用（元）

出差起止时间：年月日至年月日

长途交通费

陪同人员签字：

在途交通费

住宿费

备注：

业务招待费

餐费

其它

借款金额：

报销金额：

合计：

备注：在途交通费出租车费、保险费等。

附表五：

费用内容及管理分类

管理方法

费用项目

费用内容

预算管理

额度管理

业务部门的招待费

招待客人的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等

手机费

因工作需要而实际已支付的手机费

办公费-其他办公用品

日常办公支出，如购买纸笔、印制名片等

预算管理

行政管理

职能部门的招待费

招待客人的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等

差旅费

出差的在途车费、住宿费宿、市内交通费、出差生活补贴

交通费

市内出差、办事所花费车费

车辆花费费用，如：汽油、养路费分摊、过桥路费等

装修费

办公场地、仓库等的装修费用

佣金

支付的代理费用

其他通讯费

除移动通讯费之外的其他通讯费

预算管理

除上述变动性费用项目外的所有费用项目均列入相对固定费用

附表六：

北京日坛泰来会所管理有限公司

采购申请单

编号：

部门：

序号

申购数量

单位

品名

（型号、规格、产地）

项目名称

供应商报价

采购金额

报价供应商资料

备注：总额：

1.2.

日期：

使用部门主管项目经理采购部审计部财务部董事长/执行助理

第二篇：行政费用财务管理制度

行政费用财务管理制度 1．目的

为进一步规范和完善公司的费用管理制度，加强费用控制，适应管理需要。3.行政费用管理原则

3.1.1 先审批后办理原则：超过500元以上的费用，支付时必须有双方签订的协议。如没有双方签订的协议，则必须先有经过总经理签批的审批单，财务方可办理借款或者报销费用。3.1.2责任明确原则：部门经理是部门费用的决策者和责任人，对本部门发生费用的真实性、必要性和总体费用水平负责，部门经理在述职报告时应将本部门费用水平作为重要事项予以说明；

3.1.3 受益者承担费用原则：如果费用申请人同时是费用的受益者，但经办人并非受益人，则此项费用归属于受益人。4.费用管理方式

4.1.1 费用管理方式：计划管理，所以费用都要纳入资金计划，有资金计划方可以办理报销。4.1.2 费用控制方法：限额控制：确定明确的单项费用报销标准，如交际应酬费、通讯费、交通费等，单项费用的发生不得超出规定的标准。具体标准，详见《餐费接待标准》、《员工电话费报销规定》 5．行政费用构成 5.1办公用品费用

5.1.1 办公费归口行政人事部管理。办公用品包括日常消耗类用品，不包括固定资产类（单价高于3000元（含）以上用品，列为固定资产，单价低于3000元的用品，归类于日常消耗类用品。

5.1.2 每月初由公司各部门依据本部门的费用计划向行政人事部报送日常办公用品请购计划，由行政人事部集中采购、管理。

5.1.3 每月报销办公用品时，需要增加办公用品库存表 5.2固定资产购置

5.2.1大宗固定资产采购或者长期采购的资产（比如办公电脑），需要签订采购协议。

5.2.2单项金额在500元以上（含500元）报销原则上用支票结算，特殊情况采用现金结算的，须经财务总监批准；单项费用金额在500元以下的报销用现金结算。5.3行政接待费

5.3.1行政接待费用包括会议费和业务招待费，归口行政人事部管理，事前应列示预算，报经部门经理，主管领导审核批准后执行。

5.3.2公司交际应酬费分解到各职能部门控制，各部门应严格控制交际应酬费支出。5.4车辆运营及保养费

5.4.1 车辆费用(修理费、油料费、行车费、过桥费、养路费、保险费、洗车保养费等但不包括车辆折旧费)、归口行政人事部管理。

5.4.2 由于司机违犯交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司承担部分余额由个人承担；由于工作失职未及时申报年审、交纳养路费等罚款费用由司机个人承担。

5.4.3 车辆修理、保养费用须事前经行政人事部调研询价，在满足维修、保养标准前提下，采取孰低原则，填报维修明细单和签报单，并履行审批程序后，到财务部办理请款手续。5.4.4 车辆油料费由行政人事部集中采购（以卡形式管理），司机每次领卡充油时，应将上次加油时行驶公里数和本次加油量在《车辆加油登记表》上做以登记，并在月末统计本月的行车记录，一并送至行政人事部进行审核并核销。

5.4.5 车辆修理费、行车费、过桥费、养路费、保险费及洗车保养费等应以据实发生数，凭发票报销。5.5办公场所租金、水电费、网络维护费、保洁费用

5.5.1 办公室水电费归属行政人事部，工地办公水电费归项目工程部管理。

5.5.2办公室租赁，必须签订租赁协议；出租方收到租金，必须写收条，收条上写明租金、租金等重要事项；租房押金单独列示。

5.5.3电脑费用归属行政人事部管理，其包括电脑耗材、升级、维修费；网络使用费；软件开发、购置费用摊销；

5.5.4报刊费归口行政人事部管理，实报实销。

5.5.5各部门购置的音像资料、照片、光盘等资料须由行政人事部管理员签字确认并验收入库后方可报销，各部门如果需要使用，请办理借阅手续。5.6交通费用

5.6.6公司职员因公外出原则上使用公司车辆或工交IC卡，但因公事紧急或加班错过公交车开行时间的可乘做出租车，经部门经理确认，经总经理审批后，凭发票据实报销。5.7培训费用

5.7.1 职员培训费用归口行政人事部管理。

5.7.2 主管领导与部门经理安排职员外出培训、考察、须在事前向行政人事部备案；报销培训差旅费经行政人事部签字确认后，财务予以报销。

5.7.3培训费按照“受益承担费用”原则分摊到各部门。5.8招聘费用

5.8.1 招聘费归口行政人事部管理。

5.8.2公司招聘人员发生的差旅费等相关费用不记入此项。5.9加班补贴

5.6.4 司机长途出车，视同出差，差旅费在规定的标准内实报实销。5.10 食堂费用食堂费用参见《食堂费用财务管理制度》 5.14本费用报销制度及审批流程的最终解释权归于财务部。

第三篇：《费用管理制度》

费用管理制度

目的加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益。

范围

本公司全体员工的费用都应依据本制度执行。

责任人

各部门负责人及办公室人员。

内容

4.1

费用包括办公费、差旅费、招待费、运输费、通信费等。

4.2

报销有关事项

4.2.1

使用办公室制订统一格式的“用款申请单”、“费用报销审批单”、“付款凭单”、“采购申请单”、“借款申请单”等。

4.2.2

费用报销单据必须用蓝色或黑色水笔填写，用胶水粘贴附件于反面，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，作退回处理。

4.2.3

报销的原始票据要求是正规发票。发票级次：增值税发票，普通发票，财政、事业单位收据。

4.3

审核、批准规定

4.3.1

办公费、运输费由办公室主任审核、总经理批准。

4.3.2

借款申请单、采购申请单、用款申请单、差旅费、招待费、货款发票经部门负责人签字确认后，由分管副总审核，总经理批准。

4.4

借支规定

4.4.1

个人差旅费借款：需办理出差手续，填写“借款申请单”，由分管副总批准申请后方可办理借款。

4.4.2

差旅费借款限额：原则上员工为3000元；部长为5000元。

4.5

第四篇：新版费用管理制度

费用管理制度

第一章

总则

第一条

为了加强公司费用开支管理，规范报销行为,根据国家有关法律、法规，结合实际情况特制定本制度。

第二条

本制度的费用是指个人在办理公司业务时支付的费用（如：差旅费、市内交通费、业务招待费、邮寄费、通讯补贴）及公车费用等。

第三条

不得用于报销费用的情形：

1、全员私人化费用不得报销，能证明该费用是因公发生的除外。

2、虚构业务、变造发票等不正当行为炮制的费用不得用于报销，否则一经查实，公司一律按涉及金额的十倍予以惩罚。

3、办理公司业务时违反法律、法规、规章导致的罚金、罚款支出不得报销，特别紧急情况下的应急处理（如违章停车）造成的罚金、罚款可由公司领导酌情处理。

4、在处理公务时，对于行为不当可能造成危害公共安全的行为（如闯红灯）导致的一切后果在任何情况下都不得报销损失费用。

第四条

公司所有费用报销时均须提供合法有效票据，具体包括发票、财政票据、境外签收单据等。

第五条

本制度仅对列举的费用做了具体规定，对于未列举的费用由财务部参照本制度执行。

第六条

本制度适用于公司全体人员。

第二章

审批制度

第七条

费用审批原则：分级负责、层层把关。各部门主管负责本部门人员业务费用真实性、合理性的审查；分管领导（如有）负责对业务情况进行总体审查；财务审核业务费用合规性、票据合法性等；总经理负责报销费用的最后审批。

第八条

费用报销流程：

报销人填写报销单 → 报销部门主管审核 → 分管领导审批（如有）→ 财务审核 → 总经理审批 → 出纳结算。

第三章

列举的费用管理规定

第九条

差旅费

差旅费包括城市间交通费、市内交通费、住宿费、餐饮补助、其他费用等。城市间交通费、市内交通费、住宿费及其他费用在规定标准内凭发票报销，餐饮补助实行定额包干。

（一）城市间交通费

1、出差人员要按照规定等级乘坐交通工具，凭票报销城市间交通费。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分自理。

2、出差路途较远或出差任务紧急的，经单位领导批准方可乘坐飞机，报销时先由总经理在机票背面签字同意。

3、不同级别的人员一同出差可选择享受高级别的交通工具待遇。

4、自驾私家车出差的，车贴按0.7元/公里计算，足额贴加油票报销。过路过桥费凭票据实报销。

5、业务员出差须完整记录行程明细，自驾车出差的，还需填写过路过桥费金额，并主动向销售部门报告行车公里数。

（二）市内交通费

1、出差地区域内交通方式包括乘坐公交车、地铁和出租车。公司鼓励优先乘坐公交车和地铁交通工具，在报销时凭发票给予实报实销。

2、报销出租车费用时，需列明出行记录，说明对方单位人员、事由。

3、对于审核发现出租车发票号码连号（发票号码从倒数第三个至第一个区间相同、最后两位数间隔50以内的为连号），且无合理解释的，直接核减连号发票的十倍金额作为诚信处罚。

4、自驾车出差的，原则上不再报销市内交通费。

（三）住宿费

1、住宿费实行住宿标准总额控制，出差人实际住宿费总额超出住宿标准总额的部分不予报销。

2、报销住宿费时须提供足额且当地的住宿发票。否则以50元/天包干额度计算，按较大金额的报销住宿费。（公务员出差定额包干费为80元/天，含餐饮费）

3、本制度住宿费标准为一个标准间的费用。同性两人同行出差住一个标准间，副总经理级及以上人员提倡住一个标准间。

4、出差到北京、上海、广州、深圳、天津五个一线城市的，住宿标准增加50元/天；出差到杭州、南京、济南、重庆、青岛、大连、宁波、厦门八个二线经济发达城市的，住宿标准增加30元/天。

（四）餐饮补助

1、餐饮补助按出差天数实行定额包干30元/天。半天统一按20元标准给予补助。

2、出差天数原则上以车船（机）票出发时间计算，十二点之前出发的当天按一天计算，十二点之后出发的当天按半天计算。不能证明实际出发（返回）时间的，统一分别按半天计算。出差当天往返的视情况而定。

3、出差在40公里以内（含市内），不享受餐饮补助。

4、出差期间宴请客户的，需连同差旅费一起报销。同时按10元/次扣减当天的餐饮补助。

（五）出差费用标准

城市间交通费（元/次）岗位职级飞机总监级（副）主任（副）实报高铁动车实报火车实报硬卧硬卧硬卧硬卧汽车轮船实报普通普通普通普通标准间实报***0住宿费（元/天）餐饮补助（元/出租天）公交车车实报明细报销明细报销明细报销明细报销明细报销明细报销实报实报实报实报实报无30303030市内交通费业务部以外各部门一般行管人员普通工人大区经理报批二等座报批二等座报批二等座报批二等座业务部年销30台业务员报批二等座（等值250万）业务员报批二等座硬卧普通120实报30硬卧普通100实报30 注：城市间交通费、住宿费均为费用上限，确需超标的须履行报批手续。

（六）报销期限要求

出差人员应在返回公司后七个工作日内办理报销手续。超过规定期限的，按超过天数处以10元/天的罚款。

第十条市内交通费

参照差旅费的市内交通费规定执行。第十一条

业务招待费

（一）招待申请

1、公司严格控制招待经费开支，总经理以下级别管理人员招待前必须事前请示公司领导。

2、招待实行谁主张谁申请的原则。本部门职责内业务原因的招待由部门内人员填写招待申请单，公司层面招待由行政统一填写招待申请单。

3、业务人员原则上不允许私自招待客户，特殊情况须报销售部门负责人和总经理同意后方可。

4、因公原因的工作简餐标准接待（标准30元/人内，人数不超过10人），实行简易报销流程。即报销时先由公司部门负责人签字，财务审核后交总经理签批。

（二）招待规格

1、出于商务礼仪考虑，招待双方人员最高级别需对等。如对方部长级别，我方也需派部长级别人员参与。

2、招待双方人员数量限制。客户来公司拜访的，原则上我方接待人数不应超过客户人数。

3、对于客户主动要求来司考察或参加公司展会，业务员应合理评估客户成交意愿，并事先汇报公司领导，对于缺乏诚意的客户应委婉拒绝。

4、对于擅自做主或未执行招待费有关规定的，公司不予承担额外的费用。

（三）费用标准：

用餐50（元/人）香烟40（元/包）酒水100（元/斤）第十二条

邮寄费

1、私人物件的邮寄费不得列入公司结算单报账，一经发现，扣罚其邮寄费十倍金额作为诚信罚款。

2、报销邮寄费时，需要附邮寄详单和发票。第十三条

通讯补贴

1、员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位根据员工工作性质和职位不同设置，标准如下：

职务副总经理以上总监级主任、副主任级其他人员话费标准(元/月)据实报销180-200100-18050-100

2、具体执行公司制定的《员工通讯补贴标准清单》。

3、享有通讯补贴的员工于每月第二周的报销审核日将上月电话费发票粘贴好走报销流程。手机交费发票不得用于报销。

4、销售、市场及售后部门一线员工的通讯补贴直接计入工资按月发放，其余享有补贴人员凭票报销形式发放。

第十四条

办公用品、低值易耗品费用

1、此类费用正常由公司集中购置,并指定专人负责。

2、各部门应在每月25日前填制本部门下个月的物品申领计划并给部门负责人签字，交至办公室统一购买。

3、员工因公需要临时购买的办公用品或工具等，可由部门负责人同意后购买。如购买的物品为非一次性工具的，报销时需提供入库单连同发票报销。如购买的属于公与私难以区分的可娱乐性电子产品（手机、IPAD、相机、望远镜等），报销时需行政确认使用状况（领用登记簿原件行政留存日后清查）。

4、行政应针对可娱乐电子产品的使用情况建立管理台账，保证每年清查一次。对于中途离职人员要做好使用资产移交方可办理离职手续。

第十五条

公务车费用管理

1、公司车辆由行政驾驶班组统一管理，具体车辆调度由行政主管负责安排。车辆加油卡由行政主管负责管理。

2、公司车辆使用前，需登记车辆使用记录。

3、车辆使用人用车结束后，报销车辆油费、过路过桥费时，需先经车辆管理部门签字确认后，再到财务审核。

4、公司车辆加油卡只对公司对应号牌的车辆加油，如违规使用加油卡加油的，一经发现予以通报全司，并追罚公司损失的十倍金额罚款。

5、驾驶员不得私自向外借车、出私车，因私自向外借车、出私车以及违反交通规则等造成的事故责任及经济赔偿全部由驾驶员本人承担。对于私自转借、出私车的行为，一经发现直接处以500元罚款。

6、公务车集中充油卡由行政主管负责申请，审批后交出纳充值及分配。油费发票由驾驶员或出纳择机前往加油站总公司开票。

第四章

报销规范性要求

第十六条

报销单填写

1、费用报销单需填写完整：部门、日期、内容、大小写、合计数、附件张数、签字等。

2、规范的大写金额：零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万。第十七条

原始票据的要求

1、业务经办人应充分取得费用的相关原始单据，如：合同或协议、合法有效票据等。

2、发票日期距离报销日期原则不得超过90天，跨年的不超过30天。第十八条

票据粘贴要求

1、原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理，如办公费、招待费、差旅费、住宿费等，应按照类别分别粘贴。

2、单据粘贴封底规格：同公司印制的单据报销封面大小（A4纸一半）。

3、具体粘贴要求：

（1）原始发票单据及附件必须由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。（2）同类票据在同一张报销封底上按照先小后大的顺序粘贴。（3）粘贴的原始发票单据及附件不得超出报销封底范围。

4、不得使用订书机、回形针、大头针固定原始发票单据及附件。第十九条

对于不规范的费用报销单据，一律退回到报销人或其所在部门主管处。

第二十条

财务作为公司财物核心监管部门，有权对不合规、不配合的报销做出机动性惩罚的决定，其他部门或人员无权干涉。第二十一条

任何报销单据只有同时经财务审核及总经理审批后方可办理支付结算手续。

第五章

报销时间的具体规定

第二十二条

为合理安排员工报销时间，提升工作效率，现将报销时间规定如下：

1、审核时间：每周一、周三全天为报销审核日。

2、付款时间：每周四下午为报销付款时间。

第六章

附则

第二十三条

本制度解释权归公司财务部。

第二十四条

本制度自2018年1月1日起执行。第二十五条

本制度经总经理签字后生效。

总经理签名：

二〇一七年十二月三十一日

第五篇：费用管理制度

费用管理制度

第一条

为有效的降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支出压下来，特制定本制度。

1、公司费用实行分类管理，归口控制，适时监控的分类分部门的条块管理模式。这里的费用是一个管理概念，指公司除商品采购成本以外的所有费用。

2、各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确，考核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合。

第二条费用报销基本要求及原则

1、报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。

2、发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。

3、各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职务，内容和项目必须齐全。

4、原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。

5、出纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合公司制度的原始票据及越权审批的费用和支出一律不得报支，检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任，凡不符合规范报支的，按报支额的10%处以罚款。

6、各种原始凭证由所属费用项目的部门审核并呈报审批，门店费用一律由门店财务主管初审，门店店长签字后方可呈报总部审批，否则总部不予审批。

7、各种当月费用报销必须在每月25日前送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费用入帐逾期现象。

8、对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐相关规定进行报支。

第三条费用开支审批程序

1、公司各部门应根据工作需要，事先拟订费用支出计划，报总经理同意签批后，交财务部备案，审批流程不完整的财务不予受理。

2、计划内费用报销程序：经办人签字——部门经理或门店店长审核签字——财务主管审核是否超预算并填制付款凭证等（对大额支出及超预算部分由总经理审批）——出纳检查单据后付款。

3、所有费用开支，若总经理不在，需经电话请示总经理后，方可予以开支，待总经理回到公司再予补签。

第四条费用开支管理

1、人工费用管理

⑴ 人工费用包括所有人员基本工资、工龄工资、各种奖金、加班工资、补贴工资等支出。⑵ 人力资源部根据公司实际情况和要求，对各部门、各门店进行定编定岗，确定各岗位的基本工资标准。

⑶ 各部门、各门店必须在每月2日以前将审核无误的考勤表上报公司人力资源部，并同时在本部门张贴考勤表。后勤各部门由总办统一上报。4日以前为各部门员工对考勤结果反馈时间，人力资源部负责检查各部门考勤表是否真实，发现情况不实，责成纠正。5日以前人力资源部必须把核实后的考勤表报送财务部。考勤记录规定：各部门报考勤时，必须将出勤情况分清病假、产假、婚丧假、探亲假、事假、旷工等如实记录。在公司规定范围之外凡需加班的，要填报加班申请表一式两份，报主管及人力资源部审批。无加班申请表的不予计算加班工资。部门之间人员调动，根据人力资源部开出的员工调职通知单等，调出部门负责报调出前的考勤，调入部门应在调入之日起，开始登记考勤。

⑷ 财务部依据人力资源部提供的基本工资、工龄工资、考勤情况的通知及各部门、各门店绩效完成情况计算工资。

⑸ 工资发放时间定为每月8-10日，财务部应及时将工资发放到员工本人，并完善发放手续。离职人员必须到总部领取。

⑹ 人力资源部对定编定岗、基本工资标准的合理性，工龄工资及其他工资项目的准确性负责。财务部对工资计算和发放的及时性、准确性负责。

2、配送费用管理

⑴ 配送费用指门店之间的商品调拨费用和配送费用等。包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。

⑵ 由于配送费用受销售情况影响较大，公司对配送费用依据销售变化情况实行定率管理，各分公司配送部门负责管理所属配送费用，应提高效率，有效降低配送费用。配送中心负责整个公司配送资源整合，对所属各类配送费用发生负有第一责任。

⑶ 自有车辆按照配送中心的规定进行规范管理，对购买的燃料，财务部门必须进行列帐处理，并根据每月实际耗用数进行核销。购燃料必须开具增值税发票，并按规定进行抵扣。长期外叫车辆应签订合同，预收一定数量的押金，并交公司财务部备案。

⑷ 配送部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。

⑸ 市外采购商品用车油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起讫路程，由配送中心主任根据里程表、耗油标准、加油时间、数量复核签字，采购部经理验核签字。

⑹ 对车辆实施中大维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单。

⑺ 对商品配送或采购中发生的过路费，司机应及时让配送中心主任签字，配送中心主任根据出车路线、时间核实签字。

⑻ 配送中心因工作确需雇佣搬运工的以及其他有关仓储费用支出，按公司费用审批程序执行。

3、广告费用管理

⑴ 广告费用内容包括各类媒体广告及宣传性支出。

⑵ 营运部根据销售计划及促销活动计划，制定公司广告收支计划和成本预算，经总经理审批后财务部备案。

⑶ 采购部根据营运部的支出计划和成本预算，筹划传播途径，分解广告费用并报公司总经理审批，交财务部备案。

⑷ 广告费的回收由采购部相关业务员负直接责任。广告费回收计划必须详细到供应商、品类交财务部挂应收，应收广告费必须得到供应商确认。

⑸ 财务部凭广告成本预算和应收计划进行收付结算，没有应付计划、超出预算和应收未完成的，财务部有权停止付款。

4、办公费用管理

⑴ 办公费用包括水电费、固定电话费、移动通讯费、办公用品、其他行政办公费等。⑵ 公司对办公费用原则上实行预算责任包干制，各部门经理，各门店店长对所属单位发生的办

公费负第一责任，总办部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。⑶ 水电费。由总务部根据门店面积、季节变化制定各部门的控制标准，对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，总务部审批。水电费必须开具增值税发票，供财务作为抵扣入帐。报批流程：各门店申请——总务科审核——主管副总核批——总经理审批——财务主管审核——出纳检查付款

⑷ 固定电话费。由营运部制订使用标准，原则上与门店大小、销售直接挂钩；对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，营运部审批。报批流程：

市内店由总办按时统一交纳——财务主管根据费用标准审核（超过标准按公司规定执行）——总经理审批——出纳检查付款

县城店由驻店会计交纳——财务主管根据费用标准审核（超过标准按公司规定执行）——总经理审批——出纳检查付款

⑸ 办公费用包括印刷各种帐表、购买发票、打印纸、办公用品、笔墨、标价牌、名片、邮寄、书报等费用。各部门经理，各门店店长对所属单位发生的办公费负责，总办对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。办公用品采购和印刷各种帐表等由资产部负责采购、印刷。

⑹ 公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，各单位每月应对超出预算的所有办公费用上报总办，并报总经理确定是否报销并负责处罚。

5、差旅费用管理

⑴ 公司员工因公出差，一律乘坐汽车或火车，长途可购硬卧车票，不得乘坐飞机，因特殊情况需要乘坐飞机，必须报总经理批准，否则不予报销。

⑵ 在途补助：连续乘坐汽车和火车6小时以上，按每人每天50元标准发放；

⑶ 住宿每人每天按100元标准住宿，出差住宿按天计算，副总经理以上实报实销，但不得超过三星级，不同级别员工同时出差，住宿标准在请示总经理同意后，可享受高职务标准；

⑷ 住宿伙食补贴每人每天50元

⑸ 员工出差原则上不得乘坐出租车，下列情况除外: ① 出差目的地偏远，没有公共交通工具的； ② 携有大额款项或重要文件须确保安全的； ③ 收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的； ④ 陪同重要客人外出的； ⑤ 执行特殊业务或夜间办事不方便的；

⑹ 员工出差应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。如出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。

⑺ 报销差旅费必须在回公司5天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。

⑻ 差旅费报销经办人必须填制差旅费报销单，报销单据上必须注明所属部门、日期及出差事由，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费金额。补贴以出差时间满12小时起计算。

6、招待费用管理

⑴ 招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。

⑵ 各部门因公招待必须事先申请总经理批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（董事长、总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。

7、修理费用管理

⑴ 修理费用包括车辆的维修保养、电脑、传真、复印机、电子称、电器、消防器材等各类财产的维修以及购置的修理配件开支。

⑵ 公司运输车辆的维修保养由配送中心负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。后勤用车辆由总务科负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。

⑶ 电脑、传真、复印机、电子称等电子产品维修由信息部负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。

⑷ 冰柜、空调等电器及其他设备的维修由总务科负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。

⑸ 因个人使用不当造成财产损坏需修理的，由个人自行修理，公司不垫支修理费。

⑹ 对于各类资产的大修理，上述负责部门需提前申请，说明原因和预计费用，经总经理批准后方可实施。

8、房屋装修费用管理

⑴ 房屋装修费用是指用于门店经营场所、仓库、办公场所等日常装修和开业装修支出。

⑵ 房屋装修必须事先提出申请，注明费用预算，经总经理批准后方可实施。

⑶ 装修费用报销，在预算费用内支出按费用报销程序核报。超出预算外装修费用须写出书面原因，报总经理核批。

9、其他费用管理

其他费用包括各项税金缴纳、各项执照的年检、职工培训费用、购买教材（含录象、录音、光盘等）、公司举行各种活动、生日蛋糕、探望职工等费用。

以上费用支付必须由所属费用的责任部门提出申请，总经理批准，按公司规定实施。银行手续费按银行收费标准支付。第五条经办人、审批人职责

1、经办人必须如实填报各项报支凭证和申请上规定的项目，并对所报支内容的真实性负责，并签名。

2、部门经理、门店店长对本门店（部门）人员所有费用内容发生的真实性、必要性、合理性审核和对本

门店（部门）所有费用进行控制，并在原始单据上签字。

3、配送中心主任对公司所有仓储运输过程中发生的一切费用的真实性、必要性、合规性审核，并在原始单据上签字。

4、各职能部门对所属职能内支出进行审批，对计划和规定负责，并签署审批意见。

5、总经理对整个公司费用支出进行控制。

6、财务部经理对公司的所有支出进行计划性、合法性和制度执行进行审核。

7、出纳人员对所有费用报销单据的真实性、合法性做最终的审核。

行政费用管理制度

第一篇：行政费用管理制度

第二篇：行政费用财务管理制度

第三篇：《费用管理制度》

第四篇：新版费用管理制度

第五篇：费用管理制度

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