办公费报销管理

第一篇：办公费报销管理

办公费用审核及报销制度范围

本标准规定了借款及费用报销程序、要求及相应的实施细则。本标准适用于项目管理公司各职能部门和项目。管理内容

2.1 基本原则

2.1.1 授权审批原则：借款、预付款及费用报销等财务事项执行《公司内部控制管理手册》。

2.1.2 价格核定原则：办公用品、信息耗材等物资采购（生产性材料除外）由综合管理部统一采购。

2.1.3 费用预算原则：费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，严格控制预算外、申请额度外和超标准费用的费用开支。

2.2 费用开支标准

2.2.1 业务招待费

2.2.1.1 报销业务应酬费时必须附上经批准的“业务招待费申请表”。

2.2.1.2 除公司统一组织活动外，禁止内部互相请客、送礼。

2.2.1.3 各单位业务应酬费按预算须重新核定，按时间进度进行控制，超预算不予以报销。

2.2.1.4 预算外业务招待费标准事先由经办者申请，经审批后实施。

2.2.2 办公费

2.2.2.1 办公费包括各单位日常所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。

2.2.2.2 办公文具指办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，各部门在年度预算总额内控制开支。

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2.2.2.3 各单位应指定专人负责办公用品的领用和发放，并定期提交需求计划由综合管理部统一组织采购，按月与供应商结算。

2.2.3 邮电费

2.2.3.1 邮电费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、、文件邮寄费。不包括互联网上网费、服务器维护费和数据线路租金。

2.2.3.2 各职能部门所属的直拨长途电话、分机、传真机的安装统一报综合管理部办理和备案，直拨长途电话及传真机应明确管理责任人。

2.2.4 差旅费

执行石化四财〔2006〕15号关于印发《公司差旅费管理规定》的规定。

2.3 报销程序

2.3.1 费用审批、报销流程

报销人签字 → 部门负责人验收 → 经营经理审核→经理审批→财务审核→ 报销

2.3.1.1 业务应酬费报销：发生应酬费前应先填“业务应酬费申请表”，并逐级审批。

2.3.1.2 礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明。

2.4 费用报销责任界定

2.4.1 报销人的责任

2.4.1.1 报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。

2.4.1.2 各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐（发票正面向上、在粘贴单界线内平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。

2.4.2 直接领导的责任

2.4.2.1 负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在标准 之内。

2.4.2.2 对所报销项目的真实性、合理性负责。

2.4.3 财务审核人员的责任

2.4.3.1 负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。

2.4.3.2 审查报销项目审批手续的完整性。

2.4.4 审批者的责任：审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。

第二篇：办公费管理规定

办公费用支出管理规定

一 总则

第一条 本制度适用于所有海悦公司部门、正式员工、试用期员工以及由公司承担办公费用的临时用工和外雇人员。

第二条 本制度所称办公费用是指在公司日常经营过程中，由公司统一支付或由部门或个人分别支付但由公司承担的与公司业务相关的费用以及公司规定可以由公司负担的福利开支。

第三条 公司办公费用预算体系分为公共办公费用预算、部门办公费用预算、临时办公预算三部分。

第四条 各预算体系分别制定和月度预算。其中，公共办公费用的和月度预算由公司办公室主任制定；部门办公费用的和月度预算由各个部门经理分别制定；临时办公预算由办公室主任制作。财务部经理统一汇总所有预算。

二 预算表与核算表

第五条 公司办公费用预算表应明确列出所有费用科目，费用科目名称应能够直接与费用开支的票据种类直接对应，以便于追溯。

第六条 公共办公费用预算表应明确列出各个部门在各个费用科目下的预算金额；部门办公费用预算表应明确列出本部门每个人在各个费用科目下的预算金额；临时办公预算表由财务部根据具体情况确定其费用科目和对象的明细分类。

第七条 核算表分为实际开支核算表和预算核算算差额比较表组成。核算表与预算表采用完全相同的格式和形式，以便于比较和分析。

第八条 预算表与核算表由财务部统一制定，具体形式参见附录。

三 预算

第九条 预算表在头年12月20日前以电子版本形式下发给办公室主任；月度预算表在前月10日前以电子版本形式下发给部门经理；临时办公预算由财务部根据具体情况确定预算表下发时间。若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。

第十条 预算制作人应在每年12月23日前完成下预算；月度预算制作人应在每月23日前完成次月预算；临时办公预算自财务部预算表下发之日三天内由相应预算制定人完成。所有预算均需要以书面和电子两种形式交财务部经理审核。书面预算表需要预算制作人清楚签字。

第十一条 财务部经理应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各项预算开支的合理性，发现问题应立即将预算表退回相关预算制定人，要求其在一天内重新制定或作出合理书面解释。

第十二条 财务部经理应在每月25日前完

第三篇：公司办公费管理办法

**分公司办公费管理办法

为了进一步加强对办公费的日常管理，促进管理工作的规范化和标准化，提高办公费的使用效率，结合我公司工作实际，按照“务实高效、从紧必需”的原则，制定本办法。

本办法所指的办公费包括办公用品、邮费、纸张费、设备耗材及其他办公费（包括照片洗印费、封塑费、资料复印费、打印费等）。

一、管理原则：

1、预算管理原则。每年年初，由财务核算部根据公司确定的预算总额，将办公费预算分解落实到各部门（中心）及片区，按进度严格审核和报销费用。各部门及片区要严格控制费用支出，将费用控制在预算范围之内，不得超支。

2、归口集中管理原则。公司机关的办公用品、纸张费、设备耗材由综合办集中管理，综合办负责定点供应商确定，签定购销合同，负责办公用品的采购、入库、实物管理、出库及台帐的登统工作，负责定期盘存并向财务部提供盘存报告，负责办公费的报销。在选定供应商时，应通过多种途径，对比各家的物品质量、价格，确保所选定的供应商提供的商品物美价廉，并要求供应商开具增值税专用发票。各部门原则上不得自行购买办公用品及耗材，特殊情况下需自行采购的须经过公司领导同意后方可实施。

3、据实报销管理原则。公司机关各部门的邮费及其他办公费由各部门在费用发生时，按照取得发票经相关领导签字确认后方可报销。

4、定额控制管理原则。**实行定额控制原则。办公费定额标准按每人每月4元控制执行。

二、费用审批、控制与监督

1、公司领导和相关部门要严格按制度要求把好费用预算审批和费用报销控制关，归口管理部门要严格按照各项规定和标准审核办公费使用情况，并做好办公用品的入库、领用登记工作。

2、各部门及片区在使用办公费时要坚持“从紧必需，厉行节俭”的原则，按照“经营一元钱，节约一分钱”的要求，牢固树立降本减费的全局观念，从一张纸、一支笔、一个回形针做起，养成自觉降本减费的良好意识和习惯，推动降本减费工作落到实处。

3、财务核算部在受理办公费报销时，要严格认真的审查费用发票、报销手续。归口部门在集中采购办公用品时，应要求供应商提供增值税专用发票，购买多种东西的办公费，应由供应商出具明细清单，否则财务核算部不予报销。

4、办公费采用总额控制的方法，财务核算部按月将各部门费用支出情况和进度向各部门进行通报，以保证将该项费用预算指标控制在目标范围内。

第四篇：采购、报销管理

采购（外协）付款、费用报销管理办法

1、目的

针对公司目前情况，为了统一采购（外协）付款、费用报销标准和流程，完善财务内部控制制度，特制订本管理办法。

2、适用/报销范围

2.1、实物形态的物品采购，包括原材料、成品/半成品、生产设备、低值易耗品、办公用品及办公设备等的采购和报销。

2.2、产品外协加工费用，包括外协加工费、运费等。

2.3、公司管理费用，包括差旅费、业务招待费、燃油费及过路过桥费、办公费、租赁费、快递费等。

3、采购（外协）及报销基本要求

3.1、采购（外协）原则为物美价廉，满足各项使用要求为标准，严禁残次品和不切实际高标准采购的发生。

3.2、采购或外协厂家的选择：在产品满足质量、价格等各项要求的情况下，把对方开票类型作为重要选择指标。优先选择能够提供增值税专用发票（对方为一般纳税人或可代开）的厂家，无法开具增值税专用发票的，索要普通发票（对方为小规模纳税人）。不具备开票能力的厂家，原则上不予选择。

3.3、原材料等大宗商品的采购费用、加工费用等以转账支付方式为主，尽量避免大额现金支付。

3.4、原材料的采购，如铝棒、管材（无缝管）、圆钢等，由车间主任建立《原材料购买与使用登记表》台账（代入库单和出库单），并负责管理，随时接受技术部门和财务部门的调阅。

3.5、原材料的付款，要求和厂家沟通，采取高效简从原则，定期、统一付款，降低财务工作量。

3.6、在公司没有出台出差管理规定以前，出差（食宿和交通）费用采取实报实销的方法。

4、采购（外协）付款及费用报销的一般流程

4.1、采购（外协）付款：付款前，经办人详细填写《用款申请单》，申请单上必须填写齐全。如填写信息不全，不予申请。《用款申请单》需经总经理签批后方可付款，如时间或地点不允许，可写好申请单拍照传给总经理，同意后转会计付款，申请单上注明已电话沟通。

4.2、采购（外协）付款经办人负责对方发票、出库单、购买明细等的收集并及时转交会计。

4.3、零星物料采购时可提前填写《用款申请单》预支现金,定期（7个工作日内）与会计核对账务，平所借款项。实在无法取得正规单据的，可以持经总经理签字同意的替代发票报销所用款项，严禁白条报销。

4.4、差旅费、业务招待费、燃油费及过路过桥费、办公费、快递费报销，必须索要正规发票进行报销；要求填写《报销申请单》，后附发票粘贴单，要求粘贴规整。报销标准和方法按照公司相关制度执行，如公司没有规定，经公司协商后予以报销。需用款时，可填写《用款申请单》，经总经理签批后到会计处预支付。

第五篇：费用报销管理规定

费用报销管理规定

一、目的：

为加强公司财务管理，完善公司的报销流程及制度，合理控制公司经营费用，确保所有支付的现金开支等都符合公司相关的政策和规定，保证所有合乎规定的支出都能准确及时的得以报销，保证该会计流程符合会计准则和内部控制的要求，特制订本制度。

二、适用对象：

公司全体员工，包含派遣工作的员工。

三、职责：

1.部门管理者：对各项费用支出的必要性、合理性进行审核，确保符合部门预算。2.财务部：审核各项报销发票、凭证，确保合法合规，并进行销账作业。

3.员工：应为其报销中的各项费用符合公司规定，为其真实性、准确性负责，并对财务部提出的疑义提供准确无误的解释或凭证等。

四、各项费用：

1.交通费：指因公外出产生的公共交通费用、事先经核准的特殊情况的出租车、网络平台车辆费用。

2.车辆费：事先经核准的出差期间私车公用产生的油费、过路费。

3.礼品费：事先经核准的赠送公司客户、供应商等公司以外人员所产生的礼品费用。4.招待费：事先经核准的招待公司客户、供应商等公司以外人员所产生的餐饮费。5.住宿费：住宿费明细表须按发票列明入住时间及住宿天数。6.其他费用：其他总经理审批同意可报销的费用。

五、管理规定：

1.所有用于公司合理、必要的支出费用才予以报销，非公费用及不真实的费用支出不予以报销。比如个人的电话费，个人的餐费等。

2.时间规定：每个月一次，申请人于每个月的22号至月底之前将报销材料递交财务部，报销期间为上月23号至本月22号所发生的费用，逾期递交的，不予受理（客观原因另行处理）。3.填写粘贴要求：

3.1各类费用需对应已签核相关申请表、单据，所有报销需填写《费用报销单》、《差旅费用报销清单》、《餐费招待费清单》、《交通费清单》等，各项目据实清晰填写，确保财务能够清楚地审阅核查，报销金额不得涂改，否则视为无效报销。

3.2所有报销必须凭发票报销，发票与附件单据明细表上列明的明细必须对应一致,并按明细表上的顺序对应粘贴。

3.3发票及报销单都应用胶水粘贴，不能用订书机装订，可由左到右粘贴在A4纸上。

六、报销规定：

1.预充值公交卡发票不予报销，必须提交实际乘坐地铁、公交车的票据报销。

2.招待费用一次仅可对应一家餐饮发票，且用于餐饮费报销的发票仅限于餐饮发票，商场或超市的礼品、商品等其他发票不能作为餐饮费进行报销（财务审核、总经理审批同意除外）。3.车辆费用，需事先出差审批，充分说明合理性，并经总经理审批同意，且当月报销不高于1000元每人（一般为办事处经理或以上职务人员），出差期间的车辆过路费实报实销，非出差情况不得报销。未审批同意，财务不予报销。公司提倡公共交通。

4.与出差相关的费用参照《员工出差管理规定》执行。出差地点公司能提供住宿的，应入住公司，不再报销住宿费用。

5.所有费用发生前必须预先申请，没有预先申请并审批同意，财务部有权力不予报销。6.报销只能粘贴当月的对应发票，不相关和过期的发票不予以报销。

7.借款人办理报销手续时，财务部根据《借款审批单》金额，进行冲账或报销；如报销的金额高于原借款金额的，对于高出的部分经审批可予以报销；如报销金额低于原借款金额的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

8.如遇有事先无法预计的大客户临时拜访、大型销售活动等项目需要支出的，需临时提出申请，申请中必须列明费用支出的必要原因、预算金额及预算金额确定的基础，以便于审批人审批。超预算费用必须得到总经理批准后才能支出，否则财务有权对于超过限额的部分不予报销。

9.在按标准限额内报销的报销单据需经销售区域或部门负责人签批后再递交到财务审核。10.所有费用报销单据报销申请人依据费用报销制度限额内如实填报，公司规定的报销额度是每次报销的最高限额，如果实际没有发生到最高限额，不能巧立名目，用不真实的发票冲抵，达到最高限额。财务一经发现，会按公司相关制度严厉处罚。

11.公司会不定期地随机对人员和报销单进行抽查核实，一经发现有任何虚假发票、事由、金额、或违反公司流程制度和相关法律的事项，将会按照相关规定和法律对相关责任人进行严肃处理。财务在审核中有权将不符合要求的费用直接扣除。

七、附则

未尽事宜，按公司相关管理制度执行。

本制度自公布之日起施行，由人事行政部负责解释、修订。

XXXXXXX有限公司 2017年8月11日