浅谈制作投标书中的细节处理

第一篇：浅谈制作投标书中的细节处理

浅谈制作投标书中的细节处理

2009-07-16 18:00:02(已经被浏览619次)

....................................................................随着社会经济发展，保安服务项目通过招标方式发包也随之增多。仅以新城分公司为例，今年上半年通过招标方式的业务已达4家，招标标的超过三百万元，是去年同期的3倍，其中以政府机关、事业单位、跨国公司和大型企业居多。随着招标项目的增多，制作投标书已经逐步成为公司发展业务中的重要组成部分，笔者曾多次参与分公司投标书制作的全过程，在细节处理中积累了一些心得，与大家相互交流。

一、重视对评标方法及定标原则的研判

评标方法是指评标委员会（谈判小组）对投标书中各项目进行评分的方式，一般包括最低价评标法、综合评分法、性价比法等。定标原则即评标委员会（谈判小组）通过什么评标方法对投标书内容进行评分，量化计分后给出中标结果。在对评标方法及定标原则研判时应注意招标书中采用什么评标方法和定标原则，根据评标方法和定标原则为投标书制作确定总体指导思路。例如，通过最低价评标法，即在满足招标方要求的情况下报价最低即可中标，那么招标书中最重要的部分就是定价，因为定标原则为满足要求前提下低价者得。

二、仔细斟酌合同条款和服务需求书中有关要求

招标书中一般附有合同条款或服务需求书，制作投标书时一定要注意对其中内容进行仔细斟酌，对于一些附加条件一定要加以充分考虑，例如招标方要求投标方每月提供一定数额的奖金发放给队员，那么这个要求一定要计算在报价中，否则在成本支出这一块将超出预算。还有个别招标方根据实际需求，需要投标方提供一些其它相关服务，那么提供此服务的成本支出及服务方案也要在投标书中予以体现。

三、认真校对招标书中明确必须提交的资格证明文件,缺一不可

如果是在政府采购中心网站进行公开招标或委托招标公司进行招标，那么相关要求十分严格，若投标书中未能出示某一资格证明文件，可能面临被取消投标资格的后果。所以，投标方必须严格按照招标书中要求提供必需的相关文件,千万不可马虎了事。

四、仔细分析评分规则，争取拿到每单项满分

如果是在政府采购中心网站进行公开招标或委托招标公司进行招标，制作完投标书后，需填写评分信息表，那么此时要认真分析评分规则，根据评分规则争取拿到每一个单项的满分，尽量提高投标书的得分。不要小看这些评分规则，一个小小的细节处理不当就有可能影响一宗几百万业务。笔者曾在一个投标项目中只是按照评分规则要求添加了几个成功案例，中标后，评标专家指出就是这个小小的细节将公司得分拉高，在报价比竞争对手略高的情况下胜出中标，充分证明了重视评分规则的重要性。

投标书的制作重要而繁琐，一个不慎就有可能将标的数十万甚至几百万的业务拱手相让，所以在细节处理上一定要慎之又慎。（新城分公司 唐亮）

第二篇：如何制作投标文件

如何制作投标文件

一、认真阅读资料

1、招标方资料

包括：项目名称、招标单位名称、地址、电话、传真、EMAIL、联系人、银行账号等相关信息。

2、投标方资料

包括：投标单位名称、地址、电话、传真、EMAIL、授权委托人等相关信息。

3、与本次投标有关的供应商资料

包括：供应商名称、地址、电话、传真、联系人等相关信息。

4、标书装订要求

包括：投标文件数量（正本几份、副本几份）、报价表是否单独封装及份数、投标保函是否单独封装、投标文件电子版几份/是否单独封装。

5、投标保函（或投标保证金）及银行资信证明文件要求

包括：投标保函金额、投标保函形式（银行保函、银行汇票或银行电汇等），需提前3天向公司财务提供要开具保函和银行资信证明的资料。

二、编写投标文件目录

严格遵循招标文件对投标格式的要求，编写一份投标文件的总目录，力求详细，作为制作投标文件的参考依据。

三、根据目录编写投标文件正文

1、收集并编写投标商务文件

（1）、投标商务资质文件

包括：公司简介、营业执照、法人代码证、质量体系认证、财务报表、业绩证明（包括用户报告）、售后服务承诺书等。

（2）、供应商资质文件

包括：供应商企业简介、项目授权证书、产品生产许可证、产品型式试验报告等。

2、编写投标技术文件

包括：技术方案、图纸资料、产品资料、产品图片等。

四、注意事项1、2、制作标书关键在于目录要详细，不能遗漏；

招标文件中提供了相关文件格式的一定要遵循，不要自创；3、4、5、资质文件尽量做成扫描件，避免每次都需重新收集； 技术方案力求详细专业，图文并茂、条理清晰；

报价文件推荐使用EXECL表格制作，采用函数计算价格，以免出错；

6、投标文件应使用WORD制作，最终目录推荐使用自动生成目录，可以做到目录与页码一一对应；

7、8、图纸资料推荐使用AUTOCAD制作； 标书需要签字盖章的地方不能漏签

第三篇：投标文件制作流程

标书制作流程及应注意的问题

第一步：投标前准备

让生产厂家提供预投标设备的《医疗器械注册证》，查看前3位注册号并确认产品类别，以查询是公司否具备相应类别的经营范围。

第一步：查看招标公告

根据医院的通知，查询指定的招标代理机构的网站，确认是否发布了医疗器械公开/非公开招标采购公告。

如佛山妇幼保健院的医疗器械招标采购信息一般在广东海虹药通电子商务有限公司佛山分公司网站上发布。

第二步：购买招标文件/竞争性谈判文件

医疗器械招标采购信息发布后，须在规定的招标文件/竞争性谈判文件发售时间内，携带需携带购买文件所需的资质文件及报名费用到指定地点进行报名。

提交资质文件及缴纳报名费用后，向招标代理机构索取招标文件和发票或收据。★报名常用资质文件包括但不限于（详情参考招标文件），以下文件均需加盖公章： 1）法人营业执照副本原件和复印件； 2）组织机构代码证复印件；

3）税务登记证复印件（国税、地税）； 4）医疗器械经营许可副本复印件； 5）预投标设备的《医疗器械注册证》。

第三步：带着问题看招标文件：

一、拿到招标文件后，首先要考虑的重点问题有：

（1）标书中商务标书、技术标书需要装订的形式、份数，需要封装的要求。（2）答疑、保证金、开标等涉及招标方的时间点，确保有充裕的时间。尤其是开标时间，在外地的需要提前一天到达开标地点，并选择入住离开标地点较近的酒店。

二、仔细阅读招标文件，将重要信息标记。重要信息包括：（1）项目名称、编号、投标日期、时间、投标地点；

（2）资格要求内容(是否符合要求,如注册资金,所需资质等…)；

（3）投标保证金的内容(收款人、地址、帐号、金额、递交方式、递交时间的要求)；（4）投标文件递交的要求要满足(封套要求、标书份数、唱标信封)；

（5）评分标准。根据评分标准，确定业绩、人员、仪器、奖项等应满足的最低标准要求，据此准备材料；

（6）确定本项目的项目负责人，技术负责人及本次投标活动的授权代表。

第四步：标书制作注意事项

一、前期制作

标书一般都由商务部分、报价部分、技术部分组成。（1）报价部分；

A、注意认真核对大小写是否正确同时，还要核对是否大小写的数目是否相符； B、分项报价部分同样要核对每一分项的报价，然后最后的综合报价大小写是否相符以及正确，所谓的大小写就是阿拉伯数字以及汉字中的壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万数字，这些数字不仅要会认还要会写，因为竞争性谈判是需要二次报价的。（2）商务部分：

公司法人营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、法人授权书、产品授权书、财务状况资料（审计报告、资产负债表、利润表、现金流量表等）等，要严格按招标单位的要求顺序来整理好。

注意：公司法人营业执照副本、组织机构代码证是否已经在规定时间内进行了上一的年审。公司法人营业执照、医疗器械经营许可证的经营范围是否包含所投标产品。

（3）技术部分：

技术部分由产品配置单、技术参数、招标参数偏离表组成，这一部分不仅是顺序问题，还有配置清单也要按照标书中的产品顺序摆放。其次，技术参数的书写要严格核对彩页，是否相符，因为有的评标人要较真你的参数和彩页不符时，即使就是一个手误也会成为一个瑕疵，就会给你的招标减去一个胜利筹码。技术偏离部分同样要核对彩页，如果有的优势彩页中并没有附加说明，我们就要审慎一点。

二、标书浏览一遍，内容确认完整正确后，生成目录，目录一般要求生成单独的页码或者没有页码，从正文第一页开始编制页码。

三、打印正本、标书包装封面及封条，抽取正本标书浏览检查有否错误的内容或页码。

四、装订正本，标书盖章及授权代表和法人签名。

1、盖章关键的部分有：标书封面、投标函、开标一览表、报价总表、分项报价、营业执照、财务报表、所有资质证明文件及标书要求盖章签名处。正本装订好后加盖骑缝章。

2、副本制作；

审查无误后的正本，可以复印成副本，一般都是一份正本，四份副本。同时在每一份标书副本封面上盖章并加盖骑缝章。

3、装袋：正本一份单独一袋分装，副本分装另一袋，然后密封，粘上密封条（密封条上的时间同样要注意），密封完毕后，在密封条上盖章（注意尽量一半在密封条上一半在密封袋上）。

五、唱标信封的内容准备、封装，有否特殊要求等。

检查招标文件前部分关于唱标信封的要求。根据标书要求封装标准。封装封条封面内容，盖章（封装封面内容、封条的盖章）

六、离开公司前物品准备。（1）公司公章（印台）；

（2）投标保证金凭证（复印件或原件）；（3）投标文件电子版；

（4）经法人签字和盖章的授权委托书；（5）标书中所列公司证件的复印件；（6）业绩证明材料的原件；

（7）招标文件要求提供的文件及特殊要求等。

***提前半小时进入开标现场，准备开标。

第五步：合同制作

一、缴纳中标服务金：中标后，招标代理公司会通知缴纳中标服务金的金额，缴纳后去招标代理公司领取《中标通知书》，然后开始做合同。

二、按照招标代理公司提供的合同样本做合同，《中标通知书》要作为附件放在合同最后面，同时还要附上设备配置清单。

三、合同审核无误后，合同要盖三个公章：封面、签名处和骑缝章，寄给医院设备科签合同。

第四篇：投标文件制作流程v2.0

营销中心招投标文件编制有关规定

1.任何人（销售人员、商务专员等）获取招标文件后，应立即将招标文件递交给招投标事务负责人（部门经理指定人员或部门经理）；

2.招投标事务负责人根据任务情况指定标书编制人和审核人，并进行登记；编制人原则上为对应产品的商务专员；

3.标书编制人审阅招标文件要求，编制招投标文件编制计划表并按计划监督各协助人员按计划要求完成各自任务；

4.需要事业部出具投标技术方案时，标书编制人应以工作联系单方式书面通知对应事业部，工作联系单应明确技术方案的内容以及完成时间等要求；

5.标书编制人负责召集招标文件评审和投标文件的评审；

6.标书编制人审阅招标文件要求后，必须填报“招标要求应答情况检查表”和“重大偏差检查表”；

7.审核人负责检查标书编制人标书编制执行情况，发现有偏差时及时提醒纠正。

8.招标项目对应的销售人员有义务监督、检查投标文件的编制情况，并有义务参加招标文件和投标文件的评审。并协助标书编制人员与客户之间的沟通。

9.技术和商务投标文件装订前，必须通过审核人的审查。

10.投标价格封装前，必须通过审核人的审查；

11.投标保证金封装前，必须通过审核人的审查（检查金额，开出单位签章，接收单位名称）；

12.投标文件封装前，必须由检查人员按封装要求进行检查；

13.投标文件完成最后时限（对应于投标截止时间）：省内投标原则上应提前前24小时完成；省外投标，原则上应提前48小时完成；，采用邮寄方式递交投标文件的，应再加大提前时间。

14.投标工作（包括投标澄清）结束后一周之内，由审核人整理招标文件、投标文件、“招标要求应答情况检查表”和“重大偏差检查表”等所有相关资料，以及本次投标书编制执行情况总结，提交给投标事务负责人存档。

15.投标事务负责人应针对每次投标工作，对标书编制人和审核人的工作情况进行评定。

第五篇：标书制作流程和投标注意事项

投标报名及标书制作流程

一、投标报名及招标文件购买

投标人选定原则。依照招标公告及招标文件中规定查看自己是否满足投标人所具备的条件。

招标文件的购买。详细阅读招标文件规定的报名方式、报名所需提供的资料及报名费用，并准备报名所需的资料及报名费用。注意报名截止日期。

报名方式分为：现场报名或资质文件传真报名（详见各招标文件具体要求）。注：根据招标文件的具体要求提交资质证件的正本或副本、原件或复印件（复印件必须加盖公章），及其他特殊要求的资质文件。

报名费用缴纳方式：现金缴纳或银行转账。

二、投标保证金的缴纳

详细阅读招标文件关于投标保证金的缴纳说明，明确保证金提交形式、保证金缴纳金额、保证金截止日期，提取重要信息填写支付申请单，交由财务办理，具体程序同报名费用缴纳相同。

投标保证金缴纳方式：银行转账或电汇、现金缴纳、银行汇票等形式。具体操作需严格按照招标文件要求执行。汇款完成后两个工作日内应打电话咨询招标机构是否保证金已到账。

保证金汇款回单必须按招标文件要求密封。

三、投标书制作

考虑到评标专家一般都具有较好的学术经验，其中很多还是教授、博导，投标的语言要符合评标专家的阅读习惯为好。需要提醒的是，评标专家在现场进行评标，需要阅读大量的文字，这个时候一定要严格按照招标文件的格式要求进行，不同招标单位可能排版顺序就不同，必要的时候要专门以不同纸张或者标签的形式进行部分区分，以便于专家在不同投标人之间进行对比。

对招标文件作出实质性回应。要非常注意投标需求书的细节要求，对于特别的、违反常规的要求尤其要注意，在标书中一定要有回应。

资质文件的收集：列明招标文件要求的资质文件清单，并逐一准备确认证件的有效期、经营范围等关于资质文件时效性、经营范围等相关信息，需要他人提供的资质文件，需提前告知对方，并规定对方最晚提供资料的时间。搜集整齐的资料，按顺序放好，编排整齐方便标书最后的顺序整编。投标人资质文件包括但不限于： 投标人营业执照副本 投标人生产经营许可证副本 投标人组织代码证副本

投标人税务登记证副本（国税、地税）

投标人近期财务报表或审计报告（资产负债表、现金流量表、损益表）投标人近期纳税证明 投标人近期社会保险缴纳证明

投标人获奖证书、荣誉证书、ISO认证证书等其他提升投标人形象的相关文件 项目负责人及主要技术人员的学历证明或职称等级证明

注：请根据招标文件具体要求提供相应资质证明文件，及其他特殊的资质证明文件。注：对招标文件个别条款不明确的，应及时与招标机构沟通，以确保及时有效的完成投标文件的编制。

人员组成：尽量找有类似工程经历人员，尤其对总监或者项目经理。在年龄、学历以及工程经历上要层次分明的分布。

监理大纲或者施工组织设计：在复制或者借用其他类似工程的内容，必须对工程名称等内容进行更改，确保其符合投标工程的实际状况。

四、投标文件的检查工作

采取交叉审核的方法，有不同人进行标书检查工作，防止定势检查

再次确认投标文件目录是否更新，目录所指页码是否与文件内容页码相符合。

五、投标文件的签字盖章

对审查及修改完毕的投标文件进行签字盖章。

签字应注意法定代表人签字、授权代表签字及见证人签字的名字。法定代表人为投标单位营业执照上的法人代表。授权委托人为代表投标单位参加投标的委托人。见证人为证明法人代表及授权委托人的其他人。注：主标与陪标文件勿出现人名交叉及雷同现象

对投标文件的盖章。正本投标文件应逐页盖章：标明“盖章”的位置，章应盖在指定位置之上（如：公司名称处）；未标明“盖章”位置，应盖在有投标人名称的位置上；未有投标人名称，应压住文字盖在页面的右下方。注：投标人公章勿盖在其他公司公章之上。如招标文件规定复印件（及副本）也需要加盖红章，应将投标书复印完再加盖公章，不可在有公章的复印件上加盖公章。

六、投标文件的复印、装订及密封

仔细阅读招标文件关于标书装订条款。投标文件正副本份数并“正本、副本”注明在什么位置，是否逐页小签、封条处骑缝加盖投标人法定代表人名章，以及封面内容和密封要求，仔细检查和确认。

投标文件的复印。将排版完整、签字、盖章后的投标文件，按照招标文件规定的投标文件副本份数进行复印，复印后应检查复印的是否清晰，有无缺页、夹页、顺序颠倒、页面倒转现象。

投标文件的装订。将复印好的投标文件按照招标文件要求的装订方式装订，如招标文件无要求装订方式，可自行选择装订方式。装订方式分为打孔、胶装（建议用打孔，便于发现错误时做改动，但要注意装订是否牢固，不得出现活页、掉页）。

投标文件的密封。根据招标文件要求准备投标文件密封袋。主标与陪标文件应在符合招标文件密封要求的前提下，变换包装的颜色、形式、字体，勿出现雷同现象。

投标文件的最终封口。在未得到项目负责人或投标代表同意的前提下，投标文件封口不得密封。应贴好双面胶及盖好骑缝章后预留封口，由投标代表整理后自行密封。

根据招标文件要求，为方便开标，开标一览表、投标保证金复印件是否需要一同装订在单独的信封内密封提交。

七、开标前的准备工作

在完成投标文件密封准备工作后，应将开标时间、开标地点、招标机构联系人、联系电话、招标文件、投标文件明细清单及招标文件规定其他在开标前需要提交的资料（包括但不限于：投标代表人身份证原件及复印件加盖公章、投标保证金缴纳凭证加盖公章或现金、公章、印盒、修改文具等）交由投标代表熟悉和备用。

八、开标后的整理、跟进工作

公司信息、文件资料整理归档。常用的建立纸质资料夹。召开投标总结会议（开标后的1周内）。

中标公告公示期满后，办理中标通知书领取、投标保证金退还、中标单位中标服务费缴纳、合同签订等跟进工作。具体办理应与招标机构沟通。应及时告知陪标公司注意查询投标保证金是否退还，如退还应及时督促陪标公司将公司原先汇入陪标公司的投标保证金退还回来，并告知公司财务查收，同时建立保证金往来档案。

对招标文件全面阅读一遍，对不理解的地方进行标注，然后再查看废标条款，要求的资质、技术和条款，限价，先初步预算本次投标总价，如果超出招标预算，立即报告上级和项目负责人。

评审方式中商务、技术和价格所占的分值

我的经验是先看一下”废标情况”——主要是在否决性条款里面．底线是至少不能废标．其次，最重要的一步是技术标评审表。

首先是看打分方式，是定性打分还是定量打分。如果是定性的，那么基本上如果你不是做的实在惨不忍睹到专家门忍无可忍的地步，一般不会废标的。这只是一个基本的满足性条件，没有重大性偏差、一般就是你复制粘贴别人的施工方案的、不会连工程名字都没改正的一般都能过的，个人理解也就是个形式而已。做的快了也就几个小时就可以搞一份了，而且时间还主要花在话总平面布置图和施工进度计划上。如果是定量的，而且还是每项都打分，靠技术标入围来抽签或是再看商务标的，那你就要认真点了。

标书编写注意事项

标书中出现其他工程名称。很多标书采用其它案例的资料，忘记了改正用户，这在评标现场非常容易被排斥和认为不认真，因此需要专人进行检查。

遣词造句，用语不当。错别字是小事，但很容易引起专家反感，尤其在摘要、重要场所和多次出现的时候。

严格按照招标文件规定报名方式、报名所需提供的资料及报名费用，并准备报名所需的资料及报名费用，注意报名截止日期。

严格按照招标文件关于投标保证金的缴纳说明，明确保证金提交形式、保证金缴纳金额、保证金截止日期，缴纳投标保证金。保证金汇款回单必须按招标文件要求密封。

投标文件格式严格按照招标文件提供的格式逐一顺次填写，边填写边检查。

签字应注意法定代表人签字、授权代表签字以及加盖公司公章，确保不遗漏！按照招标文件要求进行盖章，一般正本每页都要加盖公章，副本按要求加盖。仔细阅读招标文件关于标书装订条款，投标文件正副本份数并“正本、副本”注明在什么位置，是否逐页小签、封条处骑缝加盖投标人法定代表人名章。以及封面内容和密封要求，仔细检查和确认。

根据招标文件要求，为方便开标，开标一览表、投标保证金复印件是否需要一同装订在单独的信封内密封提交。

开标时间、开标地点、招标机构联系人、联系电话、招标文件、投标文件明细清单及招标文件规定其他在开标前需要提交的资料（包括但不限于：投标代表人身份证原件及复印件加盖公章、投标保证金缴纳凭证加盖公章或现金、公章、印盒、修改文具等）交由投标代表熟悉和备用。

投标时是否需要带资质原件，以备查。