外贸出口常规流程

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第一篇:外贸出口常规流程

外贸出口流程

外贸出口流程主要包括:报价、订货、付款方式、备货、包装、报检、报关、装船、提单、交单、结汇。用几个字来简单概括的话,就是“约-货-款-运-单”。和国内贸易相比,多了或更强调“单”即运输单据,比如发票、装箱单和提单等,其中海运提单是货权凭证,一定意义上提单就是货也是款,这是由国际贸易的政策、运输、货币等特殊性决定的。

一、报盘

在国际贸易中一般是由询盘、报盘作为开始。通俗意义上也可以说“询价、报价”,但实际磋商的内容包括:所购产品量的标准等级、质量等级、规格型号、技术参数、包装方式、交货期的要求、运输方式,然后是价格。

常用的报价基于三种贸易术语: FOB“船上交货”、CNF“成本加运费”、CIF“成本、保险费加运费”。

在一份专业的报价中,价格术语是核心部分之一。选择以FOB价成交,在运费波动不稳的市场条件下对我们有利。但在由于是进口商与承运人联系派船的,货物一旦装船,出口商对出口货物的控制力小,而且延船等因素会造成我们相应的费用或损失。

在CIF价出口的条件下,船货衔接问题可以得到较好的解决,使得出口商有了更多的控货权、灵活性和机动性,而且在运输和保险上也可赚一点差价,出口盈利才有保障。但一些大的进口商,以自己可以在运输、保险方面得到优惠条件而要求中国出口商以FOB价成交,就是在保证自己的控制权。所以即使出口商提供很优惠的条件,也很难将价格条件改过来。所以到底是迎合买家的需要,还是坚持自己的原则,出口商在报价时多加斟酌十分必要,要看出口商的着重点与眼光。

作为一名业务人员,只懂外贸或仅通单证、航运,有可能会挂一漏万,真正高水平的业务人员,总能利用各种贸易属于扬长避短,CIF和FOB的选择就是最好的证明。要想在国际贸易这一难度高、风险大的行业中立于不败之地,重视对信息情报的收集也是相当重要的。而从报价过程中以及与客人商定价格中,最能看出一个业务员的综合水准,总的来说:一要选择合适的术语,二要了解价格组成的结构,三要掌握报价空间与层次性策略。

二、接单(签约)

贸易双方就报价达成意向后,一般需签定《购货合同》(Sales Contract),约定商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、目的港、付款方式、索赔、仲裁等内容这标志着出口业务的正式开始。但是这是正式的做法,一般适合于在与大、中型国外采购商做生意的情况下。随着现在国际贸易的发展,双方在这一环节上都追求灵活性和效率性,所以一个新客户通过Email/Fax/MSN发送正式定单或甚至只是语句性的描述的方式都可以下发定单,你确认了“合同”也就成立了,当然这也符合《合同法》的规定的。但在没有和客户签订正式《购货合同的情况下,为了起码的安全保障也便于双方后续的沟通和操作,很多公司都要给客户开个《形式发票》(Proforma Invoice),上列型号、规格、数量、价格、包装、装运期、目的港口、付款方式等。

三、付款方式

最常用的国际付款方式有两种,即LC和TT。

1、LC

信用证分为光票信用证和跟单信用证两类,但最常用的还是跟单信用证,即附有指定单据的信用证。简单地说,信用证是保证出口商收回货款的保证文件,是银行信用。远期和即期信用证的选择,不一定即期的就好,要根据具体情况而定:如果做即期又对开证行信用或不符点担心则最好要求客户安排保兑,就成了“双保险”;做远期的话,银行都提供贴现的融资业务,不过要收取贴现率,目前一个月约是信用证金额的0.5%,如LC90Days则为1.5%,这个要在定合同的时候与客户协商好,需由客户承担。

2、TT

TT付款方式是以外汇现金方式结算,由客户将款项汇至贵司指定的外汇银行账号内,有前、后TT之分,“前、后”是相对于(排产或)船期来讲的。

注意:如果对新客户采取又是LC远期或不保兑的即期,或者说对老客户采取远期D/P、D/A甚至OA这样的方式,有一个办法可以既规避收汇风险又可以留住生意甚至扩大生意,那就是投“出口信用保险”。我们目前就在和中国信保在合作,他们的网站是.cn。

四、备货

备货在整个贸易流程中,居于举足轻重的重要地位,技术、品质、数量和交期须按照合同逐一落实,尤其在LC付款条件下交期更显重要。业务员必须要在整个过程中紧密关注并做好协调,尤其对生产和品质比较弱的企业。

五、包装

很多国内企业不重视这一点,其实不管民用、商用还是工用产品,包装都是产品的重要组成部分,必须要在保护性、唛头标识上做到合格和专业。

六、报检

1、属法定检验的出口商品,须办出口商品检验证书,这是出口报关的前提。目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节:报检---接受报验---抽检---发证。

2、有的客户还会要求第三方机构的检验证书或自己派验货员过来检验,我们也需要及时联络、送检(或接检)和取得证书,在LC付款方式下,此检验证书也是需要提交的重要单据。

七、报关

须由专业持有报关证人员,持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。但是,很多公司目前都是由委托货代来做报关的,为了效率和专业。

八、装船

无论做FOB还是CIF,我们都要积极与货代联系定舱,越早越好,让货代选择价格优惠、信誉好、船期、航程合适的船公司,应在交货期两周之前向货代发出书面定舱通知,随后尽早确认拉柜(也叫做箱、做柜)日期。

装柜日确定后,我们要与生产更紧密沟通进度确保装柜。在装柜日,最好亲自或安排监装,如果要客检那同时还要提前安排好时间的衔接。

柜拉了,海关放行了,装船了,船开了,要配合货代认真对单,CIF情况下要安排好付运海运费,要确认货代及时给你投保了,从而第一时间取得正确的提单和保单。

注:整柜的截关时间一般与拉柜日要隔2天,否则冲关的话有可能爆舱或被甩柜。需要熏蒸的话,截关时间与拉货日还要再多预留1天。走散货的话,截关时间与拉货日还要再多预留2天。

九、交单结汇

提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后,由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。

提单的审核非常重要,否则回导致很多麻烦。着重审核:

提单种类、份数、抬头、收货人、通知人、出单人、承运人、指示方、装货港、卸货港、货物描述、转船分批装运描述、清洁性描述、装船批注、背书描述,原则是要符合信用证要求、事实和常理。

要确保提单是物权凭证,降低风险,就须要求提单是:“由船公司签发的三分之三全套已装船清洁海运提单”,也就是:Ocean B/L或Marine B/L、Clean、Shipped On Board、3/3 Full Set;要提高灵活性,就允许提单可以背书流通。

按照信用证规定,将内容正确且份数一定的提单,连同商业发票、装箱单,如果客户有要求还须及时备齐原产地证等文件,在确认货款全部TT到帐后寄给客户或LC收妥无误后交银行议付结汇。

当然,单证和财务人员还需要办理出口收汇核销和退税手续。

以下是一个外贸公司的出口流程全图,我的珍藏,拿出分享。

以上说的是获得客户源后的业务工作(Sales),完整的外贸工作至少还包括前端的国际市场开拓(Marketing)。在有的公司一个外贸业务员身兼这两种职能,有的还承担了高阶的Project Management职能,但在外企一般都是分工细化了的。无论如何,外贸业务工作,首先要对外贸流程有总体的把握,外贸业务环节要专和精,单证和航运知识要在统筹了解的基础上积极深入学习并总结,这是真正成为外贸高手的必经之路。

附:国际贸易付款方式汇总

代码 付款方式名称 英文名称 说明信用证

LETTTER OF CREDIT

信用证L/C(Letter of Credit)托收

COLLECTION

付款交单D/P(Documents against Payment)

承付交单D/A(Documents against Acceptance)汇付

REMITTANCE

信汇M/T(Mail Transfer)

电汇T/T(Telegraphic Transfer)

票汇 D/D(Demand Draft)现付

IN CASH

银行本票P/N(Promissory Notes)

现金支付(In Cash)

现金支票(Cash Draft)记账

OPEN ACCOUNT

记账 O/A(Open Account)免费

FREE

免费不是实际付款方式,考虑到在国际贸易业务和管理、统计方面的需要,用在样品、赠送、捐赠、援助等不付款的情况。

第二篇:外贸出口流程

1、发货前,货代会先给你订舱委托书,即订舱单简称托书,出口方在上面填写信息,盖章,传真给货代,货代会根据订舱委托书去和船公司订舱。

2、货代传真给出口方进仓单,出口方凭进仓单运送货物到货代指定仓库。进仓单一般给货运公司,以便货运公司将货运到指定仓库。

3、装箱单是出口方准备的,随其他报关资料,比如报关单,合同,发票报关委托书等一起在货物运出前快递给货代的。装箱单是自己打印的,上面有装箱信息

第三篇:外贸出口流程

一、托运:出口企业委托货运代理办理出口货物的运输事宜。

内容:信用证规定的提单记载事项、货物的详细说明、装运港、目的港、装运期限、分批和转运的规定、对集装箱运输的有关要求,如类别和数量。(此外,出口企业还需要准备各种单证:提货单(出仓单)、商业发票、装箱单、重量单、出口货物报关单、外汇核销单)

二、订舱

订舱的手续是:货运代理缮制集装箱货物托运单(订舱单),注明要求配载的船舶、航次。船公司或其代理收到货运代理的订舱单后,经过审核货名、重量、尺码、卸货港或到达地后,认为可以接受,即在托运单各联上填写船名、航次、编号(此编号俗称关单号,与该批货物的提单号一致)

1、装货单:装货单是报关时必须向海关提交的单据之一,经海关查验后,在装货单上加盖放行章,托运人才能凭此装货单要求装货。

2、场站收据:是指承运人委托集装箱堆场、集装箱货运站或内陆站在收到整箱货或拼箱货后签发的收据。托运人可凭D/R向船公司或其代理换取正本提单。如要换取已装船提单,必须待货物装上船后,经船上大副在D/R上签字,才能凭以换取,否则,只能换取备运提单。

三、投保

四、报关

1、出口申报 发货人或其代理在出口货物时,在海关规定的期限内,以书面方式向海关报告其出口货物的情况,并随之附有关货运和商业发单据,申请海关审查放行,并对所报告的内容的真实准确性承担法律责任的行为。

2、、审核单证

3、查验货物

4、办理征税

5、清关放行

五、装运

六、发装运通知

装运通知的内容一般有合同或确认书号、信用证号、货物名称、数量、总值、唛头、装运口岸、装运日期、船名、航次。

第四篇:外贸出口流程心得

外贸出口流程总结

流程:

磋商—签订合同—生产备货—报关前的准备--报关—装船—制单/交单—结汇,退税

一、磋商:价格术语、付款方式

FOB(free on board)离岸价格 出厂价+清关费+到港运输费关键点:1.船期2.交货过程被船公司收取停港费,船仓是买方定的。不利点:买家可以无单收货,有利点:锁定利润卖家:

FOB(free on board):出厂价+内陆运费+出口清关----装运港

CFR(cost and freight):出厂价+内陆运费+出口清关+海运费—目的港

CIF(cost insurance freight):出厂价+内陆运费+出口清关+海运费+保险—目的港 买家:进口清关+相应费用

付款方式:

一、商业信用

1.前TT(电汇)提前付款 2.后TT3.付定金

有利点:银行费用低廉

2.D/A(document against accept)买家最受益,远期支付。卖家把汇票给买家银行,买家承诺付钱,买家银行才把提单给买方。靠信用付款。需优质客户。买家需资金充足。

3.D/P(document against payment)买家付款给买家银行,银行才会给提单,买家提货。动荡国家不利交易。

4.信用证

5.Collection 托收 :D/P,D/A(承兑交单)

二、银行信用

1.信用证L/C(letter of credit card)。不针对产品本身。只针对单据条款。单据很棒,银行就给钱你。出口商提交实效期之前的单据,开证银行(接受进口商的委托保证)才会放款。涉及单据:提单B/L(bill of lading)、商业发票(commercial invoice)、装箱单(packing list)、汇票(Draft)、说明货物情况的文件(C/I,检验单;C/O,产地证明书)

生产进度表: 现场照片给客户,客户有序控制生产进度。

四、生产---报关流程

生产备货—领取外汇核销单—商检、客检(单据给商检局)--获得商检局换证凭单---在离境港所在地商检局换取处境货物通关单----

商检事项:商业发票/装箱单、报关单、随附合同/信用证副本、报检委托书、出口商品检验申请单-------到商检局—报关

五、运输安排

海运—托运单(shipping note)--货代—确定船舶后退回配舱回单—填写装货单(shipping order)

单据汇总:出口外汇核销单、商业发票、出口货物报关单、报检委托书(不是必须)、商业申请单(商检)、出入境换境凭单(用于内陆)、海运出口托运单、装货单(shipping order)

信用证的制作:

提单是船公司装货后给出口商的货物凭证。出口商有货物所有权。双方的一个运输合同。

信用证包括的单据:提单B/L(bill of lading)、商业发票(commercial invoice)、装箱单,即买方提货清关的依据(packing list)、汇票(Draft),到责任是开证银行、说明货物情况的文件(C/I,检验单;C/O,产地证明书)

三个期:装货期、交货期、有效期

当事人:受益人 beneficiary开证申请人:applicant开证行:issuing /opening bank

通知行advising bank

验证开证行密押验证

信用证修改 需要向开证申请人提出

议付 =结汇

信用证费用:

1.开证行不符点费用(单据写错时,付的费用)

2.出口地银行:通知费、改证费、邮寄费、电报费、议付费(验单费)

3.第三方银行:偿付费、中转行扣费、电报费、保兑费(开证银行付不出款时,保兑行 confirming bank)。

信用证使用情况:资金不足时,可以打包贷款

分类:

1.即期信用证 L/C at sight15-20天收款

2.T/T(telegraphic transfer)3-4 天收款

3.远期信用证 usancecredit30-180天

远期见单

远期见票,汇票

按付款方式分:付款信用证和议付信用证

L/Cavailable with xx bank by ____bank

Payment or negotiation

信用地的失效地点:中国最好

T/Tswift BIC代码

提单复印件不能给客户。装船时遮住提单

货代最好是自己的。提单不要记名consignee:

shipper to order of

第五篇:外贸出口单证流程

外贸出口单证流程(全)1.客户询盘:

一般在客户下订Purchase Order之前,都会有相关的Inquiry给业务部,做一些细节上的了解.2.报价:

业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口(空运机场)及柜型等,等和客户确定业务时,Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。

3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。

4.下生产单:得到客人订单确认后,给工厂下订单(工厂安排生产计划),安排生产计划。5.业务审批:

业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明.合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。6.下达生产通知:

6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人修改L/C。6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。6.3:如果是远期L/C,D/A等条款收汇方式的客户(不推荐),需经总经理确认批准。

7.验货:

7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知外贸部。

7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8.备制基本文件单证:

在收到客户正式的订单时,应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单,出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单)等文件.(应由单证员制作,交给业务跟单员跟进)。9.商检:

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10.租船订仓:

10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知,通常在开船5天前可拿到进仓单。10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,到港时间准时,船期时间合适的船公司,并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓,程序同上。10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面出口货物托运单,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错.11.安排拖柜:(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方)11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可 靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/装柜图纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司监装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份装柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料.要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.12.委托报关:

在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单.通常要给报关留出两天时间(船截关前)委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司柜型及数量,本公司联系人和电话地址等。13.获得运输文件: 13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。13.3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4.如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.14.准备其他文件

14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。14.2.FORM A原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。15. 交单:

15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付.15.2.采用30% deposit,T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人.15.3.如果100%T/T收汇的,要求收全款货款才能做货的,要等收款后再安排生产,拿到提单后可立即寄正本提单给客人。16.业务登记:出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于查询,统计等。

17.文件存档:所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。18.单证员平时应注意收集海空运价,船期,航线,等信息,为业务员的报价提供帮助.

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