函电书写基本原则

第一篇：函电书写基本原则

例如：

Wehavereceivedwithmanythankyourletterof20May,andwetaketheleasureofendingyou

ourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentio

toaecialofferwhichwehavemadeiit.Youwillearticularlyinterestediaecialoffer

oage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyou

requestediyourletterof20May.二、Coideratio体谅

写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

例如：

“Youear2ercentdiscountwheyouaycash.Wewillendyoutherochureextmonth.”就比“We

allow2ercentdiscountforcashayment.Wewon'te

abletoendyoutherochurethimonth.”要好。

三、Completene完整

一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity清楚

意思表达明确，要注意：

（一）避免用词错误：

例如：AtotheteamerailingfromHongKong

toaFrancisco,wehaveimonthlydirectervices.此处bimonthly有歧义：可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：

1.Wehavetwodirectailingeverymonthfrom

HongKongtoaFrancisco.2.WehaveemimonthlydirectailingfromHong

KongtoaFrancisco.3.WehaveadirectailingfromHongKongtoa

Francisco.（二）注意词语所放的位置：

例如：

1.Wehalleabletouly10caseofthe

itemonly.2.Wehalleabletouly10caseonlyof

theitem.前者则有两种商品以上的含义。

（三）注意句子的结构：

例如：

1.Weentyou5ampleyesterdayofthegood

whichyourequestediyourletterofMay20yair.2.Weentyou,yair,5ampleofthegoodwhich

yourequestediyourletterofMay20.五、Concisene简洁

（一）避免废话连篇：

例如：

1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter..可改为：Weareciateyourletter...2.Enclosedherewithleasefindtwocopieof...可改为:Weenclosetwocopieof...（二）避免不必要的重复：

（三）短句、单词的运用：

Enclosedherewith---enclosed

atthitime---now

duetothefactthat---because

adraftitheamountof$1000---adraftfor$1000

六、Concretene具体

七、Correctne正确

第二篇：马克思主义基本原课程总结

《马克思主义基本原理概论》课程小结

目前概论课普遍存在教学内容和教学方法陈旧的现象，枯燥、乏味、没有新鲜感的教学过程影响着教学效果。所以，在备课的过程中，针对艺术类学生的特点，我花了大量的时间研究案例教学。在案例教学的实践中，虽然经历过几次小小的挫折，但在学生们的鼓励下，我坚持了下来，受益匪浅。

总结经验如下：

1、教学中盲目堆积案例。为了活跃课堂气氛，吸引学生听课，在《社会基本矛盾及其运动规律》授课过程中穿插了很多案例，而每个案例都讲不透彻。最后下课后，学生只记得讲了什么有趣案例，而没有记住授课的内容，以致本末倒置。这样使用案例，表面上热热闹闹，实际上空空如也，达不到教学目的。

2、没有真正发挥学生的主体作用。在案例教学的授课过程中，我作为教师仍处于传授者的地位，从案例的介绍、问题的提出、分析的展开、结论的得出、所涉理论知识的深浅以及时间的把握等方面，均处于主导。真正让学生来思考、分析、讨论的情形并不多，反省一下，多为举例教学。在这种情形下的课堂，学生仍是看热闹的外人，而没有真正深入到案例中去。没有积极的思考，当然就不可能有深切的体会和收获。

基于个人对于案例教学的思考，形成了一篇名为《探析独立学院思想政治理论课教学中案例选择与解释——以<马克思主义基本原理概论课>为例》的论文，并获得“六届辽宁省高校青年德育工作者理论研讨会征文比赛”二等奖。

仅此论文，作为总结的一部分，向领导汇报。

（一）原理教学引入案例教学法的必要性

1.可听性：案例导入使抽象概念生动鲜活

马克思主义基本原理是通过对具体知识的概括、总结与再思考的方式，达到对世界本质和一般规律的把握。静态的基本原理是枯燥的，它们的具体作用体现在应用的过程中。为此，《原理》课必须以案例为铺垫，使其生动化。比如在“矛盾普遍性与特殊性”一节讲授中，教学案例是“南街村模式与华西村模式”的比较，不仅使学生看到中国新农村的美好前景，而且使学生能够领悟建设中国特色的社会主义不能照搬别国的模式，不能一刀切，要允许多种经济形式、多种管理方式、多种运行机制共同发展。又比如在“主要矛盾与次要矛盾”的问题上，选用关云长败走麦城的典故。关羽并没有真正接受诸葛亮的劝诫，他把孙权看成是同曹操一样可恶的“碧眼小儿”；同时打击曹、魏两家，主次不分，全线出击，最终酝成地失人亡的悲剧。这些案例的分析，学生听得津津有味，增强了学习兴趣。

2.通俗性：案例介绍加深学生对深奥理论的理解

学生不是专业的马克思主义理论研究者，有些基本原理教师觉得容易理解，学生就是想不明白，这主要与他们的生活阅历与思维方式有关。“案例教学法”能使抽象理论具体化、通俗化，减少学生的畏惧心理和死记硬背的习惯。比如“哲学”中所讲的“属人世界”，学生百思不得其解，尤其是理工科学生，他们所认

为的世界就是基本粒子与场，不自觉地停留在机械唯物主义的层次上。授课中可以通过对“费尔巴哈生平”的分析，讲清这位伟大的唯物主义哲学家为什么不能冲破历史唯心主义牢笼。经过讨论，使学生对机械唯物主义与历史唯物主义有个比较清晰的区分，从而带动一系列难点的解决。又比如，学生对“认识来源于实践”感受不深，觉得很多成功来源于灵感和偶然。教学中选用摩尔根纂写《古代社会》一书的案例，向同学说明，为什么生活在资本主义上升时期的摩尔根能写出研究原始社会的一部杰作？这离不开他的亲身实践，他除了对欧、美许多未开化的原始部落进行调查、考察、分析外，还在印第安易洛魁部落居住了40年之久，对原始部落的经济、社会组织、婚姻、家庭、习俗、宗教各方面都有了透彻的了解，掌握了丰富的第一手资料。而灵感和机遇的捕获，往往是多次实践的结果。这些都能引起学生思考与探究的兴趣，从而有效克服了机械的思维模式。3.实用性：案例教学培养学生分析解决实际问题的能力 理论必须要满足学生探索社会问题的需要、追求事业成功和日后人生幸福的需要，才能提高学生对它的认同感。如在讲“绝对真理和相对真理”问题时，列举人们对SARS、对甲型H1N1流感等的不断认识，通过讨论，使学生认识到人类始终处于追求真理的路上，学习是无止境的。在此过程中，学生独立思考的能力得到提高，解决实际问题的能力也随之增强。

有部分同学尽管对美国侵占伊拉克表示愤慨，但又认为美国在人权保护方面做得不错。针对这一情况，在“人的本质与价值”这一章节的教学中，可以着重介绍阿布格莱布监狱美军虐囚事件、美国政府在世界各地秘密设立的监狱以及美国国内的人权问题的大量案例，让学生了解人权是基于人的自然属性与社会属性享有的和应当享有的各种基本权利。通过案例分析，深刻地揭露了美国人权政治双重标准以及人权外交的实质。

对于学生希望成才的渴望，可以在“意识”相关章节的讲授中，列举通过主观努力取得成功的伟人，如居里夫人等；也可以在人民群众与杰出人物有关章节的讲授中，列举毛泽东、罗斯福等历史人物，回答“什么是人才？如何成才？为什么人人都可以成才”的基本道理，受到同学的欢迎。

（二）案例选择的基本原则 培养学生学习的兴趣，对提高思想政治理论课的时效性起着重大作用。因此，在教学中应当把思想政治理论课中案例的典型性与新颖性、知识性与趣味性、相关性与辐射性相结合。这不仅是思想政治理论课教学任务的艰巨性、严肃性和教学过程的复杂性所决定的，更是由独立学院学生生理、心理发展的特点决定的。

1.典型性与新颖性

典型性是案例选取最基本的原则，是指要以讲授的知识为中心来选择案例，使案例服务于讲授的知识，而且被选案例要有举一反

三、触类旁通的作用。比如在讲到“整个世界是一个相互联系的统一整体”时，可以运用“六度空间理论”加以阐释；在讲授“事物的发展道路是曲折的，前途是光明的”，选择詹姆士·琴纳推广种牛痘遇到的困难做作为案例。这类案例具有典型性，容易说明问题，案

例的分析和讨论能够有助于学生掌握基本的原理、处理事情的方法和原则等。但有些典型案例比较陈旧，过于“正统”，如，用塞翁失马诠释对立统一规律，用田忌赛马诠释质量互变规律，虽然典型，但这些故事学生们早就耳熟能详。这个时候，就必须举一些具有新颖性的例子。

什么是新颖性？一是新近的。对于那些新近发生在国内国际的新闻时事，那些最近发生在校园里和学生身边的事情，大家都会关注。二是别人没听过的。教师的知识面一般来说比学生要宽，掌握的教学资源也比较多，应当发挥自己的特长，多举一些学生不熟悉的新奇案例。

典型案例很能说明问题，但有时候不容易引起学生的兴趣。新颖的案例能够弥补典型案例的不足，为大家喜闻乐见，但未必具有广泛的影响力。所以，应将二者结合起来。在案例的总体分配中，典型性案例和新颖性案例都应当占有一定的比例，二者不可有所偏废。

2.知识性与趣味性

在案例的选择和运用上，要将知识性与趣味性结合起来。首先，要注重知识性。只有让学生在听课的过程中潜移默化地了解更多知识，他们才会对课程和教师有较强的认同感。例如，在讲“货币的本质”时就给学生举世界文学史上“四大吝啬鬼”（夏洛克、阿巴贡、泼留希金、葛朗台）的例子，往往这个时候，学生都在做笔记。

其次，趣味性非常重要。选择趣味性较强的案例，并以幽默诙谐的语言演绎出来，往往会收到事半功倍的效果。这种案例不一定要求很长，但一定要贴切。例如，在讲授“资本”一节内容时，需要讲清资本的本质属性(资本是一种特殊的价值)、表现形式(资本表现为不同的物质形式)和基本特点(资本的运动性、增值性和返还性)。如果就理论讲理论就显得比较抽象，学生不易理解，记忆也不深刻。可以列举孙悟空七十二变的故事，孙悟空虽然可以有不同的变化，但它本身是孙猴子，以此来比喻资本虽然可以在不同运动阶段采取不同的物质形式，但它本质上是一种特殊的价值。为了说明资本循环过程中的增值性，可以列举八十年代的流行歌曲《回娘家》里的一段歌词，指出资本在循环运动中带回的虽然不是“胖娃娃”，却也带回了“金娃娃”。通过讲述案例，增强了趣味性，使学生对“资本”这个知识点能有比较形象的理解。

在知识性和趣味性结合的过程中，如果二者发生冲突，知识性为先。学生自然希望案例越有趣越好，但教师有自己的责任，而且案例过多，会冲淡课本知识，出现“喧宾夺主”的后果。

3.相关性与辐射性

所谓相关性，要求案例选取要与学生专业相关、与学生就业相关、与学生生活相关，即以选择最贴近学生的事例为原则。如在讲人生价值时，引入“北大才子卖肉”、“广州硕士卖猪肉”和“大学生做村官”等事件，由于这一系列事件和大学生就业以及人生价值的实现有密切联系，在学生中间获得强烈反响，课堂讨论的气氛也十分活跃。

除了相关性之外，课堂教学所采用的案例一定要能够给学生留有较大的思维空间，要有较强的辐射性，要能够培养学生发散和创新的思维，从而提高他们的思维素质。如，在讲授经济和政治关系时，可以采用美国霸权主义的推行在世界范围内带来的后果，如科索沃战争、阿富汗战争和伊拉克战争等„„引导学生要正确认识霸权主义。同学们从不同的角度出发进行激烈的争论，提出许多很有见地的观点，使学生和教师均受益非浅。

（三）案例解释时应注意把握以下三对关系 1.教师讲授和学生讨论相结合以加强互动性

在传统教学中，教师占有绝对的主导地位，学生是教学的客体，处于被动和服从地位。在案例教学法中，学生是教学的中心，强调学生在教学活动中的主体地位，鼓励学生以主角的身份积极参与到教学活动中。在教学过程中，教师要创造良好的自由讨论的气氛和环境，简要介绍案例的相关背景，在讨论过程中对学生进行引导，使案例讨论紧紧围绕主题展开。

需要注意的是，学生们思想道德水平、认识问题分析问题的能力参差不齐，尤其是许多学生往往受现实阴暗面的影响较深，看问题往往具有较强的片面性和偏激性。他们过分关注社会腐败的一面，怀疑和否定社会积极的一面。因此，教师在引导学生进行课堂讨论和进行总结时，要能够运用马克思主义基本原理对学生提出的观点进行论证或批判，以平等的态度与学生共同探讨，坚持正面教育，以理服人，使学生能够真正受到启发，真正能够解决思想中存在的种种困惑，切实提高学生运用马克思主义基本原理观察世界，分析问题的能力。

2.案例教学与理论讲授相结合以凸显科学性 案例教学固然很重要，但案例教学并不能完全取代理论教学。教师对相关原理的重点和难点进行适当讲授，是教学中不能缺少的。案例中往往同时包含多个理论知识点，分析时比较复杂，难以理出头绪，这就要求教师既要把理论知识讲透，又要能指导学生运用理论去分析实际。所以，学生如果没有必要的理论基础作为铺垫，案例讨论就达不到理想的效果。在理论教学与案例教学的关系中，理论教学是案例教学的基础，案例教学是理论教学的运用。因此，教师可适当地调整教学内容，精讲知识；同时，根据理论教学的内容选择合适的案例，使二者相辅相承达到良好的教学效果。课堂理论讲授应当是诱导式和启发式的，应该与案例讨论结合起来。

3.授课方式与授课内容相结合以提高有效性

在教学中除了有好的案例之外，还必须恰当运用所选案例。运用案例进行教学，要根据不同的内容、不同的对象来决定运用方式，归纳起来大致有以下三种。

①引子悬念式：上课前用案例引出要讲授的某一具体原理，给学生留下悬念，然后教师既可以结合案例讲授理论，也可以让学生听完理论，自己去分析判断案例，教师再做总结。

②简单列举式：是教师在系统讲授了某一理论后，举

一、两个案例，用刚讲过的理论去分析解剖，也可请学生先分析、发表意见，教师再做总结。这种方式

虽然层次不高，但灵活简便，节约时间，适合于马克思主义哲学各部分教学内容和学生人数较多的班级。

③课堂讨论式：教师把选择好的案例事先发给学生，并提出思考题，指定参考书目，由同学各自阅读、分析、思考，并将分析的意见写成发言提纲，在课堂上开展对案例的分析、讨论和辩论。例如在讲哲学对立统一规律时，引入取消中医的观点，请同学们分析评价。这种方式让学生以主角的身份积极参与到教学活动中，使其在民主自由的气氛中交流彼此的看法，学生学习的兴趣大大提高。这种方式花费的时间和精力都比较多，适用于讲授教学重点内容，并且在人数较少的班级应用容易取得好的效果。

案例教学法强调“授之渔而非授之鱼”，对于思想政治理论课教师，不只是传授学生课本的知识，更重要的是教导学生思考的过程，学生需要的不只是成堆的理论知识，更需要的是能够活用理论知识的能力；教师应赋予学生思考及行动的自由，发展学生个人的分析能力，提高学生倾听和沟通的能力，增进学生独立思考的能力。总之，在独立学院思想政治理论课教学中，对案例选择与解释的研究具有深远的意义。

第三篇：函电书写规范

贸易函电书写规范

一、贸易函电的组成部分和格式

1、组成部分：

（1）、信头 Letterhead  信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸最上端。它标明是从何处来的，而且给收信者留下第一印象。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。有时信头中还会充分使用商标或简短的广告，很多大公司在信头中还加上部门的标志。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

       例如：

China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China

Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail:carl@cofco.com.cn

（2）、案号 Reference  根据交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于查找存档的信件。案号还有助于将回函与早些时候的信件联系起来，以使它们能及时送达有关的人或部门。案号没有固定的格式，公司可以选择他们认为最有效的方式来表示。

   例如：

Your ref:CNN/011 Our ref:12345/XY

（3）、日期 Date   日期是商务信函中至关重要的部分。日期应该使用正规的书写形式。完全用数字表达的方式（如：7/5/2008）应该避免使用。

例如：   美语表示法：May 15，2011 英语表示法：26 July 2011

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（4）、封内地址 The inside address  这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

例如：

Personnel Department

Westminster Production Co.51 High Street

Anytown,MN55106 USA      

（5）、注意项 Attention line  通常，当收信人的名字没有出现在信内地址中的时候，你就应该使用注意项来提及具体收信人的名字，以标明信是真正写给谁的。“attention”或“for the attention of”应大写打出或加下划线。注意项一般放在封内地址和称呼之间，或包括在封内地址里面。

  例如：

ATTENTION: MR.ROBERT

（6）、称呼 The salutation  指对收信人的一种称呼。较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr.XX,。称呼后面的标点，一般既可使用冒号也可使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。如果你与收信人关系密切，可以直呼其名。

   例如：

Dear Sir or Madam: Dear Bill Stevenson，返回页首（7）、事由 The subject line  事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。如果有必要，标题可加下划线或用大写字母打印。

例如：

SUBJECT:ACCOUNT NO.222  

（8）、正文 The body of the letter  信文是每封信中最重要的部分，它包含着你要传达给收件人的重要信息。尽管有时一封信仅寥寥数语，但还是要遵循三段式的格式。第一段引入主题，它应该一下就抓住读者的注意力，并有助于诱发读者的积极反应。第二段是详细讨论。最后一段与第一段同样重要，它通常是一个总结，讨论或进一步的要求。

   例如：

Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H.As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for shipment in February, 20-.We require payment by L/C.Because there is an increasing demand for this product, our price is non-negotiable.We look forward to your reply.

（9）、信尾敬语 The complimentary close  信尾敬语以友好的方式结束全信，它通常放在正文下面第三行，齐头式靠左对齐，缩格式偏右。如果称呼是Dear Sir，Dear Madam，Ladies and Gentlemen，结尾语要较正式：Faithfully yours，Yours cordially。如果称呼中使用了客气的头衔，而且提到了姓名：dear Mr.Smith，Dear Dr.Hamilton，可以使用比较随便一些的敬语，如：Sincerely yours，Yours respectfully，Yours truly。敬语的结尾标点符号是逗号，注意第一个词的首字母为大写。

   例如：

Yours faithfully，Truly yours，返回页首（10）、签名 The signature  位置在敬语下面空三行，签上写信人的名字，中间的空行留做手签写名之用，打出的签名正体可以清楚地显示是谁写的信。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

     例如：

Yours faithfully, Doris Fergoson

Doris Fergoson(Manager)

（11）、缩写名、附件、分送标志 IEC block（initials，enclosures and carbon copies block）

 在签名下的两至三行，紧靠左边线。Initials，在商务信函中通常应标出写信者和打信者的。写信者在左边，打信者在右边，如：HM/LZ；JT/aq。如果随信附有其他单据，你要写出都附有什么附件，其表达方法常采用缩写的形式。如：Enc.Price List；Encl.As Stated。如果一封信的副本还同时发给第三方，要写入抄送标志，如：明抄：cc Marketing Department；暗抄：bcc Mr.Simpson。

    例如：

HM/LZ Encl:As Stated cc:J.M.Dixon

（12）、附言 Postscript  在商务信函中，附言通常并非用于其原始的作用，而是作为强调某件事的一种手法。它通常用“P.S.”的形式来表示，位于附件下面,有打印或手写两种方式。然而，应尽量避免使用附言，因为它毕竟是没有计划好的事情。

  例如：

P.S.The invitation card will be posted to you in a couple of days.返回页首

2、函电格式:（1）、齐头式，包括全齐头式和齐头式。

   全齐头式信函各行，包括信头、信内地址、称呼、主标题、正文、还有结束套语，都要从左边缘栏线开始。如果是印刷的信纸，除了信头其他的都必须从左边开始；

齐头式信函信头位于中间，除了印刷的信纸；结尾敬语、签名靠右边缘；注意事项和事由都居中，其他部分和全齐头式格式一样。

全齐头式范例：

返回页首

 齐头式范例：

返回页首（2）、缩进式。

 要求信内名称和地址逢换行时，下一行比上一行向右缩进2个或多个字母的距离。

正文的每段首行也要要留出一定的空白，一般向右缩进2个或多个字母的距离。日期靠右边缘，结尾敬语和签名也要和日期一样靠右。

缩进式范例：



返回页首

（3）、混合式。

 除了信内收信人和地址采用齐头式，公函正文的各段首行都要缩进2个或多个字母的距离。日期还是在右上方的。混合式信函的左边和右边都要留出一定的空白，各段落之间空两行，敬语和签名放在栏中线右侧。

 混合式范例：

返回页首

二、贸易函电书写基本原则

 商务信函往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电信手段进行的文字形式的商务活动。商务信函是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话和面谈中可能出现的疏漏和误解。

它要求有得体的版面，逻辑性的观点，正确的语法，拼写和标点符号，合适的风格语气以及巧妙组织的信息。这些要求可被概括成7C原则： 

1、Courtesy 礼貌

语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

  例如：

We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog.We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. You will be particularly interested in a special of for on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.2、Consideration 体谅

写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

 例如：

“You earn 2 percent discount when you pay cash.We will send you the brochure next month.”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment.We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。

返回页首

3、Completeness 完整

一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件。

4、Clarity 清楚

意思表达明确，要注意：

（一）避免用词错误：

 例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：

(1).We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.(2).We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.(3).We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.

  

（二）注意词语所放的位置：

   例如：

(1).We shall be able to supply 10 cases of the item only.(2).We shall be able to supply 10 cases only of the item.前者则有两种商品以上的含义。

（三）注意句子的结构：

  例如：

(1).We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.(2).We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.返回页首

5、Conciseness 简洁

（一）避免废话连篇：

  例如：

(1).We wish to acknowledge receipt of your letter...可改为：We appreciate your letter...(2).Enclosed herewith please find two copies of...可改为: We enclose two copies of...（二）避免不必要的重复：

（三）短句、单词的运用：

    Enclosed herewith-->enclosed

At this time-->now

Due to the fact that-->because

A draft in the amount of $1000-->a draft for $1000

返回页首

6、Concreteness 具体

 具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达。

例如：

I will send the samples to you soon.就不如 I will send the samples to you in two weeks.如果能再具体，那就更好了，例如:I will send the samples to you next Monday. 

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7、Correctness 正确

(1).Establishing Business Relations

可以说没有客户，就没有业务，与潜在客户建立业务关系不仅对于新成立的公司很重要，对于那些想要扩大业务范围，增加营业额的公司来说，同样很重要。

如果一家新公司，既我方一家公司，想要在国外打开市场，买入或者卖出产品，那么，他首先必须做的就是他要明白与谁做业务，通常，这类信息可以通过以下渠道获得：

1）通过写信交流：

2）参加出口商品交易会：

3）出席国内外举办的展览会；

4）互派贸易代表团。上述所有途径中，写信使用最为广泛。通过写信可以从银行﹑杂志﹑报纸电视广告﹑业务关系介绍﹑市场调查﹑商务参展﹑商会﹑商务参展﹑中间人﹑自我介绍等等来获取所需要的所有信息。

从上述任何渠道获得想要得到的公司名称和地址之后，就开始着手写信与之联系。这类信是第一次寄出去的信，也可称之为“初次询盘”。通常这类信函最初告诉阅信人他的信息，主要包括下列内容： 1）信息来源； 2）意向；

3）经营范围和子公司、分公司，如有的话； 4）公司的财经和成信情况。

如果想要进口买入，可以要求看样品，价格单等。写信人可以简明扼要地说明想要购买和想要买出何物。结尾时，通常要表达想要合作和期待早日答复的原望。收到这类信函后要立即回信，不能延误，并写得有礼貌，以便给对方留下一个良好的印象。这就是外贸业务信函最重要的功能。

对于外贸公司来说业务往来非常重要，因此，交易商不仅要尽力巩固与已有客户的业务关系，也要不断寻求新的客户。

(2).Enquiries

国际贸易双方在订立合同之前必须就买卖的有关条件进行磋商, 并达成一致。交易磋商一般始于买卖双方的一方主动向对方发出询盘或发盘。询盘又叫询价, 是指交易的一方向另一方询问是否买进或卖出某种商品, 以及要求什么样的交易条件的口头或书面表示。询盘的内容可以涉及价格、品名、规格、数量、包装、交货期, 以及索取商品目录、价目单、样本和样品等。采用书面形式的询盘除书信、电报、电传、电邮外, 还常采用一种询价单进行询盘。

询盘按其询问内容的不同, 可分为一般函询和具体询盘。一般函询是买方仅仅为了了解情况向卖方索要商品目录、价目单、样本和样品、作报价单用的形式发票等。具体询盘是买方或卖方有买卖的要求, 指定商品要求对方发盘。

询盘时要仔细考虑向哪些地区发出询盘以及同一地区与几家客户联系。一般不宜同时向同一地区三家以上客户询盘, 以免使对方认为写信人需求迫切, 从而对以后交易的价格等条件产生不良影响。一般询价信应以简单、清楚和切题为原则, 最好在信的开头就开门见山地写出想问的问题。因为买卖双方在交易中处于平等地位, 所以不必使用过分客气的词句。如果内容很短, 可以用明信片代替。向以前没有业务往来的出口商或供应商询盘, 应说明是如何得到对方商行的名称和地址的, 写信人经营什么业务, 对什么商品感兴趣, 一般的经营方针, 要求对方提供什么等。

对于对方的询盘则应迅速、客气而有针对性地答复, 以期带来更多的生意。

询盘信包括以下内容：

1）如果是初次询盘，该信就必须告知信息来源，如通过什么方式、由谁告知、信息来源何处。

2）如果回复供应商的询盘信，首先要表示感谢。

3）公司经营的业务范围，打算购买什么商品，数量几规格。

4）了解交易条款，如报价、支付条款、包装、保险等，让供应商知道交易条件。5）告知商品在市场上的整体情况。6）索要目录、价目表和样品。

7）向对方表明想要与他进行业务往来的愿望。8）其他情况。

(3).Offers

发盘是指交易的一方向另一方提出具体的交易条件, 并表示愿意按这些条件达成交易的一种行为。发盘在合同法中称之为要约, 对发盘人来说具有法律约束力。发盘可以是应对方的询盘作出的答复, 也可以未经邀请直接发出。发盘多由卖方发出, 称为售货发盘, 也可以由买方发出, 称为购货发盘。从我国进出口业务的实践来看, 发盘报价对磋商成败至关重要, 对此我们必须做到慎之又慎。发盘即是订购意旨的表示, 其内容必须明确无误, 避免使用意义含糊的词语。一般应包括交易的主要条件, 如品名、规格、价格、数量、交货期、包装、付款方式等。

在实际业务中, 出口人常用寄送报价单的形式兜售商品邀请对方发盘。报价单可用印就的格式也可用列表式, 后者特别适用于商品繁多的情况。而在寄送报价单时, 常用一封专函, 告知对方信内附寄报价单, 并对询盘表示感谢或介绍所报商品和希望获得对方的订单。

一封好的发盘盘信要包括以下几点： 1）感谢对方的询盘，如有必要。

2）发盘信中需说明品名、质量或规格、数量、详细的价格条款、折扣、支付条款、装运期、包装条款以便买方做决定。

3）如果是实盘，要说明有效期，如果是虚盘，也要给出相应说明。4）对商品可以给出适当的评价。

5）最后可以补充一小段来吸引对方注意你公司其他商品。6）表达希望收到对方定单的愿望。

可以是以写信的形式发盘，也可以是电报、电传或传真发盘，如果是电报发盘，通常还会再写一封信。

要注意的是，卖方在该实盘有效期内不得撤出，只有买方才能在有效期内接受或拒绝或还盘。如果买方已接受，该发盘就具有合同意义。因此，任何一家有信誉的卖家都不会在规定的时间内冒着损坏其信誉的危险去撤出发盘。

当买方拒绝发盘或报价时，要写回信感谢对方，讲明拒绝的原因，如果不这样做的话，显得你很没有礼貌。

一封拒绝信要包括下列几点： 1）感谢卖方的发盘；

2）对不能接受表示歉意； 3）如合适的话可以还盘； 4）建议今后的合作机会。

(4).Counter-offers

买方认为卖方发盘中的某些条款不能接受时，可以还盘。他们往往提出自己的条款，供卖方考虑。

有时，买方主动向卖方递盘。在递盘中，买方说明按什么价格、根据什么条款购买某种商品。因此，递盘实际上是买方的“发盘”。如卖方认为递盘中某些条款不能接受时，也可以进行还盘。

一笔交易的达成，可能要经过多次的还盘。如双方达不成妥协，其中一方放弃继续洽商，则交易告吹。还盘有时通过电报、电传或传真进行，代替书信，以节省时间。

还盘的过程，有时反映两种不同立场、不同利益之间的矛盾，对于原则问题我国外贸企业必须坚持，要根据不同情况，采取灵活措施。在对外贸易中，答复还盘函电时，措辞要谨慎，要着眼于双方之间的友谊和今后的交易，采取冷静、公正、诚恳的基本态度，并要以对方的立场观点，摆事实、讲道理、说服对方，消除误解，增进相互的理解。

(5).Conclusion of Business

接受或确认实际上是买方或卖方毫无保留的同意。他们通过洽谈，愿意按照双方协商同意的条款签订合同。卖方所报的实盘，一经买方接受，交易即告达成；或者买方主动向卖方递交实盘、或递交经其本人确认的订单，两者都包括所有必需的贸易条款，经卖方接受后，也就达成了交易。多数是买卖双方通过大量函电的交往，才达成交易的。在这样的情况下，买方最后向卖方提交正式订单时，还必须确认经双方协商同意的条款，以便卖方接受而达成交易。

接受、确认后，通常由作为卖方的我公司做出合同或外贸常用的销货确认书，由双方会签后执行。

合同或销货确认书必须包含经双方洽谈同意的所有有关条款，合同还要包括向检验、索赔、仲裁、不可抗力等常规条款。如有争论，合同或销货确认书是凭以裁决的唯一合法文件。

第四篇：牛人总结的外贸函电书写

牛人总结的外贸函电书写模板

一、Courtesy 礼貌

语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如：

We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog.We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration 体谅

写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

例如：

“You earn 2 percent discount when you pay cash.We will send you the brochure next month.”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment.We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。

三、Completeness 完整

一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity 清楚

意思表达明确，要注意：

（一）避免用词错误：

例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：

1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.（二）注意词语所放的位置：

例如：

1.We shall be able to supply 10 cases of the item only.2.We shall be able to supply 10 cases only of the item.前者则有两种商品以上的含义。

（三）注意句子的结构：

例如：

1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.五、Conciseness 简洁

（一）避免废话连篇：

例如：

1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改为：We appreciate your letter...2.Enclosed herewith please find two copies of...可改为: We enclose two copies of...（二）避免不必要的重复：

（三）短句、单词的运用：

Enclosed herewith----->enclosed

at this time----->now

due to the fact that----->because

a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000

六、Concreteness 具体

七、Correctness 正确

第五篇：牛人总结的外贸函电书写

一、Courtesy 礼貌

语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如：

We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog.We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration 体谅

写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。例如：

“You earn 2 percent discount when you pay cash.We will send you the brochure next month.”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment.We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。

三、Completeness 完整

一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity 清楚

意思表达明确，要注意：

（一）避免用词错误：

例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：

1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.（二）注意词语所放的位置：

例如：

1.We shall be able to supply 10 cases of the item only.2.We shall be able to supply 10 cases only of the item.前者则有两种商品以上的含义。

（三）注意句子的结构：

例如：

1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.五、Conciseness 简洁

（一）避免废话连篇：

例如：

1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改为：We appreciate your letter...2.Enclosed herewith please find two copies of...可改为: We enclose two copies of...（二）避免不必要的重复：

（三）短句、单词的运用：

Enclosed herewith----->enclosed

at this time----->now

due to the fact that----->because

a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000

六、Concreteness 具体

七、Correctness 正确