浅析项目管理中的沟通艺术

第一篇：浅析项目管理中的沟通艺术

浅析项目管理中的沟通艺术

项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一，项目沟通管理在成功所必须的因素--人、想法和信息之间提供了一个关键性连接。

在项目管理中，沟通是一个软指标，其所起的作用不好量化，沟通对项目的影响往往也是隐形的。但是，我们不能否认，沟通管理对项目的成功是非常重要的。一方面，沟通有助于决策。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需解决的问题时，管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报，然后进行决策，或建议有关人员做出决策，以便迅速解决问题。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通，提出自己的建议，供领导者做出决策时参考，或经过沟通，取得上级领导的认可，自行决策。如在讨论项目的目标时，沟通可以收集到大家有关如何最佳实现项目目标以及如何避免掉入陷阱的意见。同时，大家开始达成共识，并获得项目干系人的参与和支持。另一方面，有效的沟通可以减少管理成本。项目管理中的沟通是有成本的。项目的管理有效性取决于项目管理的沟通成本，而沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性，也就是说取决于项目成员之间的沟通意愿和沟通能力。

虽然沟通在项目管理中发挥的重要的作用，但是人们对项目管理中的沟通还是产生了各种各样的误解。比如重外部沟通，轻内部沟通。许多企业领导者认为：外部关系是企业生存的基础。它们都影响和制约企业的发展。因而企业的领导者可能将80%的时间、精力都用于协

调外部关系上。但一个成功的企业仅仅有外部沟通是不够的。道理很简单：生产力来自于企业内部，尤其是内部的人。企业内部沟通良好与否事关公司气氛，员工士气，影响组织效率进而影响生产力和生产率。再比如：员工只需要执行决策。些项目领导者常常认为：决策是领导做的，部下只需要执行上级决策，不需要相互沟通。其实沟通是双向的。领导要使决策合理和有效必须要广泛搜集信息、分析信息，才能做出科学判断。如果你只要求员工执行决策，而不与员工沟通，那么只会出现两种情况：一是公众怀疑决策的可行性，因为他不了解决策的目的、来源;二是公众对领导的决策抱“无所谓”态度，因为决策是领导的事，与员工无关。这些思想都不利于发挥项目中每个成员的工作积极性和主观能动性，不利于提高项目的运作效率。还有一个误解是：决策只是领导说了算。项目组织中一些决策怕员工知晓，怕意见不统一难以实现决策。这是上级对下级的不信任。上级认为他所接触的范围广，知识面宽，考虑问题当然要比下级周到。如果再听下级的意见，下级七嘴八舌难以形成统一意见。但是，下级未能知晓情况，就往往会往坏处设想，怀疑和猜忌油然而生，于是各种小道消息就四处流传。下级与上级产生对立情绪，一旦时机成熟就会激化矛盾。员工渴望着和公司紧密相连，他们希望和公司的关系不仅是一张工资支票和福利待遇。他们期望来自坦诚交流而产生的那种特殊结合在一起的感觉。决策中出现意见不统一是正常现象，决策中的矛盾可以通过多次沟通协调达到基本统一。何况听听下级的意见能避免更多的失误。

面对这么多的沟通误解，项目管理者就需要一些沟通技巧来保证项目的正常运行。首先要做到的就是用心沟通。在沟通的过程中，管理者需要有颗尊重的心、合作的心、服务的心、赏识的心、分享的心。管理者应该像尊重自己一样尊重员工，始终保持一颗平等的心态，更多地强调员工的重要性，强调员工的主体意识和作用；管理者要与被管理者建立合作关系，可以形成良好的工作氛围；管理者是要充分利用企业现有资源为员工提供工作上的方便；管理者要以赏识的眼光对待自己的员工，并且让他知道；管理者与员工在工作当中，要不断地分享知识、分享经验、分享目标、分享一切值得分享的东西。其次管理者要做到的就是学会倾听。倾听是管理者与员工沟通的基础。作为一名项目领导者在与员工的沟通过程中，应该主动听取意见，善于聆听，只有善于听取信息才能成为有洞察力的领导者。最后，还需要做到沟通必须目的明确、思路清晰、注意表达方式。在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气和表达方式，措辞不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使对方能有效接收所传递的信息。发讯者有必要对所传递信息的背景、依据、理由等作出适当的解释，使对方对信息有明确、全面的了解。在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。如果过分显露自己。以先知者自居的话，即使有好的意见，也不容易为人接受，会使人产生反感和戒备心理。讲话时要力求简明扼要。用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度要从容不迫。在谈话时如果发现对方有心不在焉或厌烦的表情时。就应适可而止或转换话题。使沟通能在良好的氛围中

进行。

除此之外，良好的沟通还需要有完善的沟通体系。为确保沟通计划的有效执行,一定要有制度保证,用制度来约束团队成员,用制度来监督沟通的进行。如把项目沟通的方法、原则明确到项目章程中。不同阶段、不同的沟通要完成的沟通信息如何表现。沟通中应掌握的原则,把沟通的原则内化到组织文化中,落实到成员的行动中。如沟通要掌握的尽早原则和主动原则。营造良好的沟通氛围,从硬环境上和提高成员素质上入手。完善沟通的形式和手段,尽可能让组织成员都能掌握项目的一手信息,如编制项目范围说明书,不断充实内部信息网络。

第二篇：项目管理中的沟通管理

项目管理人员继续教育论文

集成项目管理中的沟通管理

付华－[证书编号]

2013年4月1日

摘要：本文从沟通关系、方式及容易出现的问题阐述如何进行项目的沟通管理，并通过示例展现一个普通的集成类项目中的沟通方法。

关键词：沟通管理 系统集成项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起，在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。项目管理的内容涉及到诸多方面，而在这些过程当中，沟通是贯穿始终，必不可少的一个工作，是项目经理日常工作的一个重要组成部分，这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。回想一下你所经历的项目，有没有出现过以下这样的情况：客户在检查项目阶段成果时，指出曾经要求的某个产品特性没有包含在其中，并且抱怨说早就以口头的方式反映给了项目组的成员，糟糕的是作为项目经理的你却一无所知，而那位成员解释说把这点忘记了。可能你遇到的情况比上面谈到的还要复杂。问题到底出在哪儿呢？其实很简单，就两个字沟通。沟通途径不对导致信息没有到达目的地。

几年前曾有这样一个统计结论，对于以往的信息系统建设业界有两个80/20估计：一是80%的项目都失败，只有20%是成功的；二是在失败的项目中，80%的原因是非技术因素导致的。而非技术因素包括企业领导观念问题、员工素质问题、项目管理问题等。目前业界人士对网络系统集成项目管理都非常重视，由于系统集成项目所涉及的技术、人员、环境都具备很大的不确定性，因此项目管理所起到的良性作用就显得尤为突出。而在项目实施过程中，保持良好沟通、建立良好沟通方式是团队建设的一个重点，同时也被网络工程项目管理人员广泛认同。

总的说来，沟通管理是一个收集与反馈，存储与加工，解决与发布在项目执行过程中所汇集的各种信息的处理过程。简单的说就是信息的传递和理解。主要过程包括：

第四，管理收尾，生成、收集和分发信息来使阶段或项目的完成正规化。

一、几种沟通关系

芬兰是一个技术先进、竞争激烈的国家，IT项目尤其是软件、系统开发管理完善。芬兰多年来的经验和教训就是不光是企业（如集成商与业主、集成商与厂商等）之间要进行沟通，还应当与业内专家、顶级管理专家、系统最终使用者、团队中的每一个成员不断地沟通。他们成功的秘诀就是沟通、沟通、再沟通。

项目经理的主要任务就是人与人之间的协调与管理，应当成为主管领导、团队成员、用户和其他干系人之间沟通的纽带，最终的目标是让用户能满意，让公司有利润，让组员有进步。

网络系统项目实施过程中，一般有以下几种关系需要大量沟通，以使项目更加顺畅进行。但无论沟通双方是什么样的合作关系，沟通的原则却都是一样的，即目的明确、思路清晰、注意表达方式、以诚相待；要选择有利的时机，采取适宜的方式。

1.与业务部门的沟通

与业务部门的沟通一般从项目前期阶段就开始了，在这工作当中，我想有以下几点需要注意：

（1）充分分析业务部门的需求，以及需求的重点部分，沟通做到有的放矢；

（2）让对方在一定程度上了解项目组的现实情况，有困难一定先提出来，增进双方的相互理解；项目管理者联盟文章

（3）在需求沟通中，业务的专家地位可能不很明显，项目组在有条件的前提下可以更加深入的参与业务需求讨论，甚至引导需求，即技术引导业务；

（4）在项目过程当中形成前期积极进行需求挖掘、中期合理安排客户体验、后期协调验证测试的良性循环；

（5）如果沟通效果不理想，要及时上升问题的高度，寻求各级相关领导和职能部门的协助，合理的借用外部力量达到项目组的既定目标。

2.与部门领导的沟通

与部门领导的沟通在项目管理过程当中是不可避免的，由于目前中心的矩阵结构管理模式中，职能部门的权限要大于项目经理的权限，所以项目经理在项目管理中一定会不断的和各职能部门经理打交道，同时项目经理还要定期的向本部门领导汇报项目情况，寻求项目支持。我认为与部门领导的沟通有以下几点需要注意：

（1）寻求支持的邮件一定要简练的描述清楚问题的关键所在，需要领导哪方面的具体支持，最好根据具体问题给领导1-3个选择，并指出项目组倾向于哪个选择，原因是什么，而不是把问题直接扔给领导；

（2）一定要清楚各级领导的权限和角色，解决问题时一定是要找到关键路径上的关键领导，避免信息同时发布多个领导，造成领导之间的沟通成本加大，影响问题的解决效率，增加领导协调解决问题的难度；

（3）对于有些问题，不要一味的向领导妥协，不要一味的承诺实际不可能完成的项目工作，这既是对工作的负责，也是对领导、对项目组的负责。

3.与项目组成员之间的沟通

在项目执行过程中，项目经理经常处在两难的境地，一方是甲方使用人员，而另一方是项目组内成员。当甲方对系统或项目施工提出问题并要求改动时，项目组技术人员往往找出各种理由予以否决，而这正是引起甲乙双方矛盾的最主要原因。另外小组成员对任务分配、加班加点等状况也常有抱怨。作为项目经理，应从理性的角度出发，既要尽量满足用户方的合理需求变化，又要充分调动组内成员的积极性。在不失公允的前提下，充分展现个人魅力的作用。

其他主要沟通管理中包含的关系还有，集成商/项目经理与设备提供商，与设计单位，与工程分包商等等。项目经理与各方进行沟通的示例如下，这些沟通基本贯穿整个项目周期：

二、沟通方式

“和谐”现在成为一个越来越时髦的词汇，虽然一个项目团队大都成员不多，但麻雀虽小，五脏俱全，和谐与否在很大程度上也影响着团队的工作效率。如何应用适当的技巧去管理团队，是每个管理人员必须要面对的问题。

沟通有很多种方式，包括一对一的沟通、一对多的沟通、多人之间的沟通、多人之间的相互讨论；从沟通的载体而言，有口头、书面、肢体语言；从途径而言，有面对面的、通过电话、网络、视频、广播等。

1.口头沟通

口头沟通是一种便捷并且信息表达准确的沟通方式。在项目早期应多使用面对面沟通，这对促进团队建设，建立良好的工作关系特别重要。在进行面对面口头沟通时，可以通过恰当的身体语言传达内心思想，但不能使用带有偏见或者攻击性的言辞与评述。

2.书面沟通

书面沟通主要用于通知或确认一些比较重要的项目活动内容，可作为依据便于日后查阅。对于项目组及企业内部，书面沟通的内容主要是项目进展及其他方面的报告、各种通知、内部备忘录等。书面报告注重使用清楚简洁的语言。

3.会议

会议是解决项目执行过程中出现的问题的最佳途径，它是对项目目标投入的工具。会议通常的内容是通知项目情况、制定行动计划、发现已有或潜在问题时召集讨论等。会议时间不能太长，一般不要超过40分钟，也不能把会议带入无休止的争论，毕竟争论不会给工作带来实质性有价值的东西。

4.网络沟通

信息时代使团队的活动不再局限于面对面的活动，一种新的组织形式开始显现——虚拟团队，实际上就是利用网络平台把实际上分散的成员联系起来，在“线上”进行合作，例如，即时对话工具、可视电话会议系统、电子邮件、内部工作组等。在这种沟通方式中，信息的传递一般不存在问题，但在信息的理解上，则更容易产生歧义。一旦信息被恶意散发或错误理解，则造成的危害更大。

沟通方式的选择十分重要。如电子邮件尽管方便快捷，但它也有缺点，首先是信息超载，我们难以把重要的信息同垃圾信息区分出来。另外，它也缺乏情绪的内容，使人感觉是冷冰冰的和非个性化的。因而当需要传递丰富的信息时（如手势、表情、体态），应该选用面对面的沟通，或者通过视频会议方式。

三、沟通管理中容易出现的问题

在项目计划执行过程中，各部门及人员间的信息交流是否顺畅、纠偏工作是否及时有效，直接关系到项目质量的好坏及项目进度与计划的一致性。在对一些项目沟通过程进行分析后发现以下几个问题经常存在:

1.非正式沟通引起沟通信息失真

非正式沟通是指除项目组规定的回报、例会等制度以外的沟通方式，如项目组成员私下交谈，传递小道消息等。这样的信息容易失真，有可能会导致项目中的信息错误引起风险。对于此应当将非正式沟通来源的信息不作为项目可采用的有效信息。

2.口头沟通引起信息无法存储

口头沟通的信息不能保存，而且在沟通完毕后容易被遗忘，在特定的场合也不具备法律效力。而在实际项目执行过程中，口头沟通又十分常见，并且还常常能够取得一定效果。因此，口头沟通尽量以书面的形式保存下来，可以采用电子书写的方式易保存易查阅。

3.电子邮件滥用

电子邮件由于它的便捷性不仅在项目组内部使用，也是与外界联系的重要手段，而这样就有可能给用户或集成商带来不必要的麻烦。内部通过电子邮件交流，最好以规定的格式，即便于提取统一管理，也方便避免误发导致的问题。

四、项目沟通管理示例

这是为某网络集成项目设计的沟通管理模式，这个模式是在项目经理认真了解项目的各种背景与涉及人员，并会同相关人员交流了他们对这个项目的看法和期望后做出的设计。

1.项目启动后，用户与乙方项目组主要成员一起召开项目启动沟通会，明确项目目标、设计方案、进度安排、质量目标等。会议完毕后，项目组印发会议纪要，并向所在企业相关职能部门领导作汇报，同时抄送纪要给用户方。

2.建立例会制度，每周项目组成员开会相互沟通工作进展、出现的问题、个人建议与要求等，详细记录会议纪要。

3.项目经理在每周结束时，编制一份项目进展报告，以电子邮件的方式发送给项目组每位成员及用户相关人员，同时抄送企业相关职能部门领导。报告中主要有项目目前的进度、本周是否出现问题、什么问题及解决办法、下周工作计划等。

4.与用户项目负责人保持联络，确保用户随时掌握项目动态，提出意见。技术负责人坚持每周与甲方相关技术人员沟通，了解需求满足情况。

5.建立内部网上交流平台，通过电子邮件和即时对话的方式，对于一些小问题的交流减少了协调见面的时间，并且使组成员知道主动沟通的重要性。

6.通过以老带新的方式，给予公司新员工大量学习与实践机会，技术骨干毫无保留的传授，使得新员工的专业知识和工程经验迅速提高，迅速成长为独当一面的技术人员。技术骨干也学习与积累了项目管理知识。

7.合理利用非正式沟通。项目经理或各组负责人，不定期地与甲方工作人员、项目组成员进行私下交流，或者采取聚餐等方式大家一起非正式沟通。同时加强项目组成员自身素质的提高，使得他们能够很好地识别信息的真伪，提高遵守组织纪律的自觉性，防止谣言的传

播。

在该项目中从始至终都遵循了以上沟通方式，因而基本上没有产生甲方与乙方之间的误会，对于一切变更和不确定因素基本都能掌控。合作双方关系维持良好，在一些小的问题上能够相互让步，也使得项目进展中无需考虑过多人为因素。良好的沟通在甲方与项目经理之间、项目组成员之间持续进行，真正实现了沟通的初衷——使项目中的每个人都相互成为朋友。

沟通是意义的传递与理解，项目经理的主要工作不是技术指导而是沟通的桥梁，项目经理有90%的工作时间都应当用于沟通。孔子《论语·雍也》中也指出“夫仁者，己欲立而立人，己欲达而达人。非人人共立、共达此地位，则我决无从独立、独达。” 儒家非常讲究信息沟通及其方式，其思想把人放在社群中去辩证地认识自己的身份，再通过“近取譬”、“恕”等方式认识到别人也有与自己同样的要求和愿望。因而我们说，沟通保持了畅通整个项目也就成功了一半。

五、结束语

总之，沟通是人际之间传递信息的过程，它对于项目取得成功是必不可少的。要做好项目每个阶段的工作，达到预期的效果，就必须在项目组内部以及项目组与外部环境之间建立沟通渠道，快速准确的传递信息从而达到各成员的协调一致；使项目成员明确各自的职责，了解他们的工作对实现项目目标所做的贡献；通过广泛和深入的沟通，找出项目管理的问题，预估项目过程当中的依赖和风险，制订相应对策和解决方案，并跟踪控制问题的解决情况。因此，良好的沟通是做好项目管理工作、更好的实现项目目标的重要前提。

参考文献：

1、柳纯录，《系统集成项目管理工程师教程》，清华大学出版社，2009年

3月

2、柳纯录，《系统集成项目管理师教程》，清华大学出版社，2008年1月

3、代宏坤、徐玖平，《项目沟通管理》，经济管理出版社，2008年3月 作者简介：

[作者简介，300字以内]

第三篇：浅谈项目管理中的沟通

浅谈项目管理中的沟通

武汉昆鹏数码科技有限公司朱鹏

“沟通”一词一直出现在项目经理培训的教学中，项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一。项目经理最重要的工作之一就是沟通，通常花在这方面的时间应该占到全部工作的75%-90%。良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面。

项目沟通管理把成功所必须的因素——人、想法和信息之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目“语言”发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目。项目管理中，因为沟通是一个是个软指标，沟通所起的作用不好量化，而沟通对项目的影响往往也是隐形的。然而，沟通对项目的成功，尤其是IT项目的成功太重要了。

回想一下我所经历的项目，曾经出现过下面这样的情况：在一个软件开发项目中，我们项目组完成了某阶段合同中设定的功能，客户在检查项目阶段成果时，指出曾经要求的某个产品特性未按照他们的要求完成，并且抱怨说早就以口头的方式反映给了项目组的成员，糟糕的是作为项目经理的我却一无所知，而那位成员解释说把这点忘记了。这样的例子或许其他的项目经理也遇见过，项目经理和项目成员沟通出现了问题，然后项目的整体设计思路和进度都会受到影响。当时，我要求出现问题的那位项目组成员去找甲方，把客户的要求整理成文档，并且请业主的项目负责人在此文档签字。在确定了客户的需求后，我们进行了返工对这个产品的特性进行了修改，虽然满足了客户的需要但是我们为此耽误了项目的整体进度。通过本次的计算机信息系统集成项目经理培训，我了解到，有效的沟通要求在发送者和接收者之间进行信息交换，而沟通者、编码、信息、传输媒介、解码、接受者和反馈等基本要素可以促进信息交换，客户与承包商最好的沟通最好的方式就是书面沟通，把这些文字整理成档，以便查阅后者汲取教训。

可能有些人遇到的情况比上面谈到的还要复杂。问题到底出在哪儿呢？其实很简单，就两个字――沟通。以上这些问题都是由于沟通引起的，沟通途径不对导致信息没有到达目的地。

“心有灵犀一点通”可谓是沟通的最高境界。在实际生活中，文化背景、工作背景、技术背景可以造成人们对同一事件理解方式偏差很大。

沟通管理的体系

一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。沟通计划决定项目干系人的信息沟通需求：谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。绩效报告收集和传播执行信息，包括状况报告、进度报告和预测。项目或项目阶段在达到目标或因故终止后，需要进行收尾，管理收尾包含项目结果文档的形成，包括项目记录收集、对符合最终规范的保证、对项目的效果（成功或教训）进行的分析以及这些信息的存档（以备将来利用）。项目管理是沟通过程。沟通失败是项目失败的主要原因。项目立项需要沟通，项目要做什么，要争取高层支持者对项目的支持，项目计划时要与各个方面沟通协调，项目成员间要建立最紧密的沟通，在项目完成之后要总结经验与教训。项目的跨部门性质和缺乏正式的组织权力使得沟通成为获得支持的关键工具，詹姆斯·刘易斯说，“项目经理们要面对公司内的方方面面，他们必须具备特别的政治和外交技巧。”

项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。很多项目中没有完整的沟通计划，导致沟通非常混乱。有的项目沟通也还有效，但完全依靠客户关系或以前的项目经验，或者说完全靠项目经理个人能力的高低。然而，严格说来，一种高效的体系不应该只在大脑中存在，也不应该仅仅依靠口头传授，落实到规范的计划编制中很有必要。因而，在项目初始阶段也应该包含沟通计划。对于项目来说，要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。沟通对项目的影响往往是潜移默化的，所以，在成功的项目中人们往往感受不到沟通所起的重要作用，在失败项目的痛苦反思中，却最能看出沟通不畅的危害。没有良好的信息沟通，对项目的发展和人际关系的改善，都会存在着制约作用。沟通失败是IT项目求生路上最大的拦路虎。

说到这里我有一些感受要分享给大家。

我公司接到为一家医院光纤宽带接入的项目，我出任该项目的项目经理，这个项目由该医院信息科科长总体负责实施，我们和该医院有着很好的客户关系，所以与该科长沟通起来很容易。我们找到该科长进行需求调查，对方答复说先由科室人员对到医院各科室进行调查，确定哪些科室需要宽带接入，再统一交付给

我项目组。过了一个星期，我们派人员去信息科接洽，以便确定项目的具体需求，需求调查出来了但科长没有签字确定，原因是科长身体出现状况，已经住院进行治疗。因此项目交给科室一人员进行负责，但该成员并不能确定项目范围。但考虑到我公司与该医院良好的客户关系就按照科室人员提供的需求开始实施项目。直到项目结束该科长也未出院，由于验收也由该科室负责，而负责该项目的科室人员由于某些原因不能对项目进行验收，只好等科长出院后再进行验收工作。过了大概半个月，科长出院复职工作，我找到他并与他商谈下一步工作安排，他看了范围说明和项目计划书，他说：“项目范围有问题，有些科室不能接入宽带。”我们就此要求该科室发出变更说明书，并且按照变更说明对该项目进行更改。项目范围要进行变更，必将影响到成本的变更，使公司业务的开展受到了影响，为此我还受到了公司领导的责备。

在编制项目沟通计划时，最重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响，比如组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。项目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户，而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干系人。所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都是需要细致分析的。比如有的客户希望每周提交进度报告，有的客户除周报外还希望有电话交流，也有的客户希望定期检查项目成果，种种情形都要考虑到，分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。

沟通的方式

项目中的沟通形式是多种多样的，通常分为书面和口头两种形式。书面沟通一般在以下情况使用：项目团队中使用的内部备忘录，或者对客户和非公司成员使用报告的方式，如正式的项目报告、年报、非正式的个人记录、报事帖。书面沟通大多用来进行通知、确认和要求等活动，一般在描述清楚事情的前提下尽可能简洁，以免增加负担而流于形式。口头沟通包括会议、评审、私人接触、自由讨论等。这一方式简单有效，更容易被大多数人接受，但是不象书面形式那样“白纸黑字”留下记录，因此不适用于类似确认这样的沟通。口头沟通过程中应该坦

白、明确，这是特别需要注意的。沟通的双方一定不能带有想当然或含糊的心态，不理解的内容一定要表示出来，以求对方的进一步解释，直到达成共识。除了这两种方式，还有一种作为补充的方式。回忆一下体育老师授课，除了语言描述某个动作外，他还会用标准的姿势来教你怎么做练习，这是典型的形体语言表达。像手势、图形演示、视频会议都可以用来作为补充方式。它的优点是摆脱了口头表达的枯燥，在视觉上把信息传递给接受者，更容易理解。

沟通的技巧

一个高素质的团队组织者和协调管理者所发挥的作用往往对项目的成败起决定作用，一个优秀的项目经理必然是一个善于沟通的人。沟通的效率直接影响管理者的工作效率。介绍沟通技巧的文章很多，在这里我综合众文章所提出的沟通技巧，总结出一下几种提高沟通效率的技巧。

沟通要有明确目的沟通前，经理人员要弄清楚作这个沟通的真正目的是什么？要对方理解什么？漫无目的的沟通就是通常意义上的唠嗑，也是无效的沟通。确定了沟通目标，沟通的内容就围绕沟通要达到的目标组织规划，也可以根据不同的目的选择不同的沟通方式。

善于聆听

沟通不仅仅是说，而是说和听。一个有效的听者不仅能听懂话语本身的意思，而且能领悟说话者的言外之意。只有集中精力地听，积极投入判断思考，才能领会讲话者的意图，只有领会了讲话者的意图，才能选择合适的语言说服他。从这个意义上上讲，“听”的能力比“说”的能力更为重要。

渴望理解是人的一种本能，当讲话者感到你对他的言论很感兴趣时，他会非常高兴与你进一步加深交流。所以，有经验的聆听者通常用自己的语言向讲话者复述他所听到的，好让讲话者确信，他已经听到并理解了讲话者所说的话。

避免无休止的争论

沟通过程中不可避免地存在争论。软件项目中存在很多诸如技术、方法上的争论，这种争论往往喋喋不休，永无休止。无休止的争论当然形不成结论，而且是吞噬时间的黑洞。终结这种争论的最好办法是改变争论双方的关系。争论过程中，双方都认为自己和对方在所争论问题上地位是对等的，关系是对称的。从系

统论的角度讲，争论双方形成对称系统，而对称系统是最不稳定的，而解决问题的方法在于变这种对称关系为互补关系。比如，一个人放弃自己的观点或第三方介入。

项目经理遇到这种争议中一定要发挥自己的权威性，充分利用自己对项目的决策权。

使用高效的现代化工具

电子邮件、项目管理软件等现代化工具的确可以提高沟通效率，拉近沟通双方的距离，减少不必要的面谈和会议。IT项目的项目经理，更应该很好地运用之。

两条关键原则

在项目中，很多人也知道去沟通，可效果却不明显，似乎总是不到位，由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通有很多要点和原则需要掌握，尽早沟通、主动沟通就是其中的两个原则，实践证明它们非常关键。

曾经碰到一个项目经理，检查团队成员的工作时松时紧，工期快到了和大家一沟通才发现进度比想象慢得多，以后的工作自然很被动。尽早沟通要求项目经理要有前瞻性，定期和项目成员建立沟通，不仅容易发现当前存在的问题，很多潜在问题也能暴露出来。在项目中出现问题并不可怕，可怕的是问题没被发现。沟通得越晚，暴露得越迟，带来的损失越大。

沟通是人与人之间交流的方式。主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在项目中，我们极力提倡主动沟通，尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、团队成员面对项目经理时，主动沟通不仅能建立紧密的联系，更能表明你对项目的重视和参与，会使沟通的另一方满意度大大提高，对整个项目非常有利。

保持畅通的沟通渠道

沟通看似简单，实际很复杂。这种复杂性表现在很多方面，比如说，当沟通的人数增加时，沟通渠道急剧增加，给相互沟通带来困难。典型的问题是“过滤”，也就是信息丢失。产生过滤的原因很多，比如语言、文化、语义、知识、信息内容、道德规范等等，经常碰到由于工作背景不同而在沟通过程中对某一问题的理解产生差异。

如果深层次剖析沟通，其实可以用一个模型来表示：

从沟通模型中可以看出，如果要想最大程度保障沟通顺畅，当信息在媒介中传播时要尽力避免各种各样的干扰，使得信息在传递中保持原始状态。信息发送出去并接收到之后，双方必须对理解情况做检查和反馈，确保沟通的正确性。

如果结合项目，那么项目经理在沟通管理计划中应该根据项目的实际明确双方认可的沟通渠道，比如与用户之间通过正式的报告沟通，与项目成员之间通过电子邮件沟通；建立沟通反馈机制，任何沟通都要保证到位，没有偏差，并且定期检查项目沟通情况，不断加以调整。这样顺畅、有效的沟通就不再是一个难题。通过本次计算机信息系统项目经理的培训，使我更深的了解到项目经理在一个项目中举足轻重的地位。一名出色的项目经理不仅要有业务知识素质，对项目背景和目标有清楚的理解和认识外，而且很重要的一点就是要有好的政治素质和领导素质，在与人交往的技巧了。

总之，项目成败取决于很多因素，项目管理中的沟通是关系到项目成败的关键之一。大型项目不仅仅是一个技术工作，更是一场管理变革。

参考文献

《现代项目管理》白思俊等 机械工业出版社

《项目人力资源与沟通管理》刘新梅等 清华大学出版社

第四篇：项目管理中沟通的作用

项目管理中沟通的作用

［摘 要］随着世界经济发展水平的提高，企业管理也在发生着越来越多的变化。沟通是人际之间传递信息的过程，它对于项目取得成功是必不可少的，良好的沟通是做好项目管理工作、更好的实现项目目标的重要前提。因此，本文对项目管理中沟通的作用进行了详细研究。

［关键词］项目管理 沟通 有效 信息

随着经济的全球化,企业面对的环境日趋复杂,竞争越发激烈,在重大机遇面前能否把握机会，实现企业的发展战略，项目化管理必将大行其道。在项目管理中，沟通与协调是进行各方面管理的纽带，是在人、思想和信息之间建立的联系,它对于项目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。沟通与协调可使矛盾着的各个方面居于统一体中，使系统结构均衡,使项目实施和运行过程顺利。所以，大多数的企业管理人和项目执行者都将沟通、谈判列为推进项目进程发展的首要步骤，而为此投入大量的精力。

每个项目经理都要了解项目团队每位成员需要什么类型的信息，并在项目工作中根据不同的目的采用不同的沟通方式。对于目前来说，越来越发达的科技将引导着我们今后的生活方式向多元性发展，相对应的，沟通的方式和途径也会越来越多样化。其中包括：书面材料、电子邮件、电话、短信、会议、实地沟通、正式的论坛、非正式沟通活动等。其中：

一、书面材料

对于一些重要的、需双方确认的信息可以采取这种正式的方式进行沟通。例如，在项目管理中，对沟通过的、认可的、重要的事项需通过书面材料的形式予以备案留存。

二、电子邮件

通过这种方式可以及时、方便地传递与客户、供应商、项目团队成员之间、上层管理者之间的文件，比如项目计划、备忘录、会议纪要、工作报告、项目预算、项目文档等等。

三、提供一个正式的论坛

在此上面可以公布用来沟通的政策和工作程序。

四、项目会议

通过项目会议可以比较直接地沟通项目状况、存在的问题，并及时得以解决的方式等。

五、电视电话网络会议

为身处异地的项目团队成员提供一个参与沟通的方式，既快捷、直观也可多方讨论。

六、内部网、互联网留言板

可与全体成员进行正式地沟通项目状况，进展和目标，并可及时发布最新通知。

七、实地沟通

与你的团队、客户、供应商等面对面地实地沟通并当场解决问题。

八、非正式沟通活动

如联谊活动、聚会、个别交流等，都可使其与项目相关方关系更加融洽，更利于及时、有效、顺利地完成项目。

所有这些沟通方式，无论多复杂，实际上都可以简化成一对一的沟通形式，但是具体到沟通的最终形态都只是两者之间的事情，即信息发出者和信息接收者。相对于项目管理当中沟通起到的主要作用就是建立一个由信息发出者给出的参考和信息接收者获得的思考的一个平台，例如项目经理与项目团队对于项目进展之间的信息互动。

因此作为一名项目经理就要承担起整个项目管理的沟通环节。项目经理的沟通能力是影响管理和领导核心项目团队的主要因素，所以在项目运营中项目经理就不应该埋在一大堆的技术、管理工作中，甚至可能需要花费百分之九十或更多的时间去与项目干系人进行沟通，所以他们应站在较高的角度去审视整个项目，使自己既能准确地把客户的意图传递给项目相关人员，同时又能及时正确地去理解项目相关人员的需求，达成一种共识，使他们可以更好的理解你、支持你、帮助你。

计划和组织是项目管理中重要的两个步骤，同样，优秀的项目经理还应懂得如何计划沟通工作，这就要要牢记5个“C”。

1.清楚（Clear）：说明主题；围绕主题；帮助接收者理解信息；恰当地使用术语。

2.简洁（Concise）：抓住重点；不让信息漫无边际。

3.礼貌（Courteous）：讲礼貌，注意语调。

4.一贯（Consistent）：使用恰当的语调和媒介传递想要传递的信息；所有信息要素都应传达一样的信息。

5.令人信服（Compelling）：让他们有理由去注意。

项目管理的过程包括项目启动、需求确认、计划安排、项目实施、项目验收、项目收款等，在各个阶段都需要有项目经理围绕项目的进度、成本、质量等要素与客户、项目组成员、供应商、上层管理者及其他相关项目经理等进行沟通、协调和控制。与项目各个相关方之间保持持续、有效的沟通，是促成项目成功的诸多因素中最重要的一项因素。作为项目经理，为调动项目组成员的的工作热情、提高其效率，还应充分了解项目成员的个性、喜好等，并采取不同的沟通方法，使项目组成员的工作协调一致，从而保证按时、按质、按量完成预期的任务。

沟通的目的是为了两者之间的交流，交换信息、拓宽思路和统一认识。在执行项目的过程中因受到惯例时间、财政因素以及资源限制的影响，很容易在意见分歧当中发生冲突。冲突大多是由错误的认知、缺乏信息或不存在的问题等因素引起的，归根结底还是沟通无效导致的。即使发生冲突也要以整个项目为根本，用比较圆润易接受的沟通方式、积极和适当的方法去解决问题，保持和谐的气氛。

任何作为都是有成本的，沟通亦然。最主要的沟通成本包括三方面：一是直接的时间成本，沟通所花费的时间和精力；二是在沟通过程中，由于沟通不利，信息的失真和损失；三是沟通之于职场发展的价值。其中，在信息传递的过程中，成本的大小取决于表达能力、理解能力、观点和思维的一致性以及表达成一致的意愿强烈程度等多种因素。而且，在很多情况下，即使是两个同样具有很强的表达和理解能力的人，他们进行沟通要达成一致，所需要花费的沟通成本也有可能是巨大的，而且很可能是沉没成本。所以，在项目管理中，若项目经理与项目团队沟通不畅，很容易发生上令下不达；若项目团队成员之间的沟通不到位，链接协调能力也就不会强。如此，沟通是学问，沟通是艺术，若能做到沟通和谐，自然也会成为赢家。

客户是项目成果的使用者。因此，在项目的整个过程中，项目经理都应与其决策层、业务部门保持及时有效的沟通，以便获得他们的支持、参与和推动，特别是项目启动的前期更为重要。良好的沟通能使双方对于项目目标和范围达成共识，保证项目健康的进行。在与客户的沟通中首先要培养客户对项目的价值与战略重要性的认同感，形成双向交流，以保持信息的一致性，增强项目进度的透明度，并确保双方了解项目的进展。其次，必须通过良好的沟通就客户的需求达成一致，否则会给项目带来无穷的隐患，甚至会使项目前功尽弃。再次，还要与客户在管理思想、管理理念上要达成一致，争取客户的理解和支持，如果项目初期就没有得到客户的支持和认同，那么真不知道还有什么方式能够推动项目的启动和继续。

项目经理在与上层管理者的沟通还需要注意很多细节，上层管理者往往更加关心的是项目的工期、成本、质量等等。作为项目经理，就应该经常主动地与上层管理者保持沟通，及时地反馈信息，特别是将可能会延期、将增加项目成本、会产生质量问题的苗头等等提早汇报，使上层管理者能及时并适时调整工作计划，在人力、物力、财力等方面给予支持，保证项目的顺利进行。

项目经理还需要保证沟通的有效性，任何经过深思熟虑和充满信心的计划都有可能百密一疏，沟通也不例外，而要建立有效沟通的前提条件是需要树立一定的威信，在解决和处理事物的能力中胜人一筹，得到别人的认可。没有这些先决条件，或许你的努力在对方的眼里就只是一出蹩脚的表演。

最后在项目管理的沟通过程当中最为重要的一点就是要保证信息的正确传递，信息的传递一定是双向。首先，必须保证你所传递的是正确的、有价值的信息，而不是给他们提供过量的、不相关的或是重复性的信息，也就是说传递的信息质量要高。其次，必须保证信息被接收者可以准确及时的收到。无论是通过哪一种沟通的形式都必须要有回馈的机制，以确保信息的及时性和有效性。再次，必须保证对收到信息的理解是正确的，以免给项目带来或大或小的损失。对于一些重要的信息，在可行的情况下采用双方会谈的方式可能会更快更准确地让对方接收。

综上所述，在项目管理中，沟通是关乎项目成功与否的重要因素而且是管理工作至关重要的组成部分。所有的项目都是在不断的沟通与交流的过程中建立起来的，有效的沟通都是项目管理一个策略性过程，起着非常重要的作用。项目管理中涉及到众多的项目干系人，为保证项目沟通的有效性，项目经理只有建立项目沟通计划、灵活运用各种沟通形式、尽早和主动的与项目干系人进行沟通、保持畅通的沟通渠道、运用沟通技巧等方法，才能保证信息传递的准确、及时、理解无误，以保证项目顺利完成。

参考文献：

[1]朱金晶.浅谈项目管理中的“沟通”[J].项目管理技术,2009,(S1)

[2]田野.浅谈项目管理中的沟通[J].经营管理者,2009,(17)

[3]项目管理中的沟通问题和沟通方法.谢鸿.广西科学院学报.(2005).(S1)

[4]哈罗德•科兹纳项目管理:计划、进度和控制的系统方法.电子工业出版社

[5]魏法杰.王守清.工程硕士专业学位论文写作指导

第五篇：项目管理中沟通的作用

［摘 要］随着世界经济发展水平的提高，企业管理也在发生着越来越多的变化。沟通是人际之间传递信息的过程，它对于项目取得成功是必不可少的，良好的沟通是做好项目管理工作、更好的实现项目目标的重要前提。因此，本文对项目管理中沟通的作用进行了详细研究。

［关键词］项目管理 沟通 有效 信息

随着经济的全球化,企业面对的环境日趋复杂,竞争越发激烈,在重大机遇面前能否把握机会，实现企业的发展战略，项目化管理必将大行其道。在项目管理中，沟通与协调是进行各方面管理的纽带，是在人、思想和信息之间建立的联系,它对于项目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。沟通与协调可使矛盾着的各个方面居于统一体中，使系统结构均衡,使项目实施和运行过程顺利。所以，大多数的企业管理人和项目执行者都将沟通、谈判列为推进项目进程发展的首要步骤，而为此投入大量的精力。

一、书面材料

对于一些重要的、需双方确认的信息可以采取这种正式的方式进行沟通。例如，在项目管理中，对沟通过的、认可的、重要的事项需通过书面材料的形式予以备案留存。

二、电子邮件

通过这种方式可以及时、方便地传递与客户、供应商、项目团队成员之间、上层管理者之间的文件，比如项目计划、备忘录、会议纪要、工作报告、项目预算、项目文档等等。

三、提供一个正式的论坛

在此上面可以公布用来沟通的政策和工作程序。

四、项目会议

通过项目会议可以比较直接地沟通项目状况、存在的问题，并及时得以解决的方式等。

为身处异地的项目团队成员提供一个参与沟通的方式，既快捷、直观也可多方讨论。

六、内部网、互联网留言板

可与全体成员进行正式地沟通项目状况，进展和目标，并可及时发布最新通知。

七、实地沟通

与你的团队、客户、供应商等面对面地实地沟通并当场解决问题。

八、非正式沟通活动

如联谊活动、聚会、个别交流等，都可使其与项目相关方关系更加融洽，更利于及时、有效、顺利地完成项目。

所有这些沟通方式，无论多复杂，实际上都可以简化成一对一的沟通形式，但是具体到沟通的最终形态都只是两者之间的事情，即信息发出者和信息接收者。相对于项目管理当中沟通起到的主要作用就是建立一个由信息发出者给出的参考和信息接收者获得的思考的一个平台，例如项目经理与项目团队对于项目进展之间的信息互动。

因此作为一名项目经理就要承担起整个项目管理的沟通环节。项目经理的沟通能力是影响管理和领导核心项目团队的主要因素，所以在项目运营中项目经理就不应该埋在一大堆的技术、管理工作中，甚至可能需要花费百分之九十或更多的时间去与项目干系人进行沟通，所以他们应站在较高的角度去审视整个项目，使自己既能准确地把客户的意图传递给项目相关人员，同时又能及时正确地去理解项目相关人员的需求，达成一种共识，使他们可以更好的理解你、支持你、帮助你。

计划和组织是项目管理中重要的两个步骤，同样，优秀的项目经理还应懂得如何计划沟通工作，这就要要牢记5个c。

1.清楚（clear）：说明主题；围绕主题；帮助接收者理解信息；恰当地使用术语。

2.简洁（concise）：抓住重点；不让信息漫无边际。

3.礼貌（courteous）：讲礼貌，注意语调。

4.一贯（consistent）：使用恰当的语调和媒介传递想要传递的信息；所有信息要素都应传达一样的信息。

项目管理的过程包括项目启动、需求确认、计划安排、项目实施、项目验收、项目收款等，在各个阶段都需要有项目经理围绕项目的进度、成本、质量等要素与客户、项目组成员、供应商、上层管理者及其他相关项目经理等进行沟通、协调和控制。与项目各个相关方之间保持持续、有效的沟通，是促成项目成功的诸多因素中最重要的一项因素。作为项目经理，为调动项目组成员的的工作热情、提高其效率，还应充分了解项目成员的个性、喜好等，并采取不同的沟通方法，使项目组成员的工作协调一致，从而保证按时、按质、按量完成预期的任务。

沟通的目的是为了两者之间的交流，交换信息、拓宽思路和统一认识。在执行项目的过程中因受到惯例时间、财政因素以及资源限制的影响，很容易在意见分歧当中发生冲突。冲突大多是由错误的认知、缺乏信息或不存在的问题等因素引起的，归根结底还是沟通无效导致的。即使发生冲突也要以整个项目为根本，用比较圆润易接受的沟通方式、积极和适当的方法去解决问题，保持和谐的气氛。

任何作为都是有成本的，沟通亦然。最主要的沟通成本包括三方面：一是直接的时间成本，沟通所花费的时间和精力；二是在沟通过程中，由于沟通不利，信息的失真和损失；三是沟通之于职场发展的价值。其中，在信息传递的过程中，成本的大小取决于表达能力、理解能力、观点和思维的一致性以及表达成一致的意愿强烈程度等多种因素。而且，在很多情况下，即使是两个同样具有很强的表达和理解能力的人，他们进行沟通要达成一致，所需要花费的沟通成本也有可能是巨大的，而且很可能是沉没成本。所以，在项目管理中，若项目经理与项目团队沟通不畅，很容易发生上令下不达；若项目团队成员之间的沟通不到位，链接协调能力也就不会强。如此，沟通是学问，沟通是艺术，若能做到沟通和谐，自然也会成为赢家。

客户是项目成果的使用者。因此，在项目的整个过程中，项目经理都应与其决策层、业务部门保持及时有效的沟通，以便获得他们的支持、参与和推动，特别是项目启动的前期更为重要。良好的沟通能使双方对于项目目标和范围达成共识，保证项目健康的进行。在与客户的沟通中首先要培养客户对项目的价值与战略重要性的认同感，形成双向交流，以保持信息的一致性，增强项目进度的透明度，并确保双方了解项目的进展。其次，必须通过良好的沟通就客户的需求达成一致，否则会给项目带来无穷的隐患，甚至会使项目前功尽弃。再次，还要与客户在管理思想、管理理念上要达成一致，争取客户的理解和支持，如果项目初期就没有得到客户的支持和认同，那么真不知道还有什么方式能够推动项目的启动和继续。

项目经理在与上层管理者的沟通还需要注意很多细节，上层管理者往往更加关心的是项目的工期、成本、质量等等。作为项目经理，就应该经常主动地与上层管理者保持沟通，及时地反馈信息，特别是将可能会延期、将增加项目成本、会产生质量问题的苗头等等提早汇报，使上层管理者能及时并适时调整工作计划，在人力、物力、财力等方面给予支持，保证项目的顺利进行。

项目经理还需要保证沟通的有效性，任何经过深思熟虑和充满信心的计划都有可能百密一疏，沟通也不例外，而要建立有效沟通的前提条件是需要树立一定的威信，在解决和处理事物的能力中胜人一筹，得到别人的认可。没有这些先决条件，或许你的努力在对方的眼里就只是一出蹩脚的表演。

最后在项目管理的沟通过程当中最为重要的一点就是要保证信息的正确传递，信息的传递一定是双向。首先，必须保证你所传递的是正确的、有价值的信息，而不是给他们提供过量的、不相关的或是重复性的信息，也就是说传递的信息质量要高。其次，必须保证信息被接收者可以准确及时的收到。无论是通过哪一种沟通的形式都必须要有回馈的机制，以确保信息的及时性和有效性。再次，必须保证对收到信息的理解是正确的，以免给项目带来或大或小的损失。对于一些重要的信息，在可行的情况下采用双方会谈的方式可能会更快更准确地让对方接收。

综上所述，在项目管理中，沟通是关乎项目成功与否的重要因素而且是管理工作至关重要的组成部分。所有的项目都是在不断的沟通与交流的过程中建立起来的，有效的沟通都是项目管理一个策略性过程，起着非常重要的作用。项目管理中涉及到众多的项目干系人，为保证项目沟通的有效性，项目经理只有建立项目沟通计划、灵活运用各种沟通形式、尽早和主动的与项目干系人进行沟通、保持畅通的沟通渠道、运用沟通技巧等方法，才能保证信息传递的准确、及时、理解无误，以保证项目顺利完成。