现场档案建设

第一篇：现场档案建设

现场档案建设注意事项

一．花名册、员工入职档案

包含内容：求职登记表、劳务协议、身份证复印件、健康声明、个人声明、消防责任书、入职会签单、无违纪证明（保安）。

注意事项： 所长及万能元要有廉洁协议。

每项表格员工亲自必须签字并按手印，手印要按在名字上。

求职登记表有员工家属或亲朋好友联系电话，有照片。

二．员工离职档案

包含内容：员工入职档案全部内容、辞职信、离职会签单。

注意事项：必须保存两年以上

辞职信以及离职会签单本人亲自填写，按手印。

三．工资/考勤、原始考勤

注意事项：原始考勤真实，员工本人签到，用黑色签到笔。

四．客户回访、设备档案

注意事项：客户回访防止漏签。

设备档案填写要与现场设备相对应。

五．工作联络单、甲方联络函

注意事项：工作联络单部门、文号、日期填写正确。

六．培训记录、工作总结计划

注意事项：培训内容、责任人、日期填写清晰，受训者要求请字签到。

七．值班日记、公司下发文件

注意事项：值班日记没有漏签，用黑色签字填写。把每个月填写完的值班日记装订成本

存档，并制作封皮，标明日期、岗位。

八．物料盘点/申请

注意事项：计算准确、不超出现场每月定额注意节约。

九．员工手册、现场工作手册

包含内容：员工手册包括

现场手册包括

十．账本、现场合同复印件、食堂明细帐、万能员考评表、注意：1.所有档案项目要求有标签，标签整齐。

2.档案项目详细目录并填写完整。

3.标清页数。

4.编号正确

5.文件编号按照9000文件标准编写

第二篇：现场档案管理制度

现场档案管理制度

现场档案管理制度1

(一)目的

为了使各销售现场档案管理更加规范化及减少结案工作的工作量。

(二)适用范围

公司所有在售项目及开盘新项目。

(三)档案分类

1.人事类:包括排班、考勤、培训、考核

2.行政类:包括办公设备、办公用品、预算、发文、申请、交接记录

3.营销管理类:包括项目筹备期策划类、项目营销过程中策划类

4.销售管理类:包括制度、资料、价格、任务、数据类、合同协议等

(四)管理方法及要求

1.文档版

1)文档版文件分类要清晰,并按类别进行建档、存档。

2)档案分类各级名称经确定后,应编制'档案分类编号表',即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

3)文件夹内文件要有目录并统一进行编号。文件夹内文件摆放顺序要与文件编号保持一致。

4)每年非常用管理性文档必须在次年年初归档,装盒;每个档案盒要有统一的档案标签格式,档案盒内附文件清单;常用文档在项目结案后归档。

5)项目结案根据公司规定将整理资料销售管理部项目负责人。

2.电子版

1)电子版文件要分类清晰,编号、排序要与文档版文件保持一致,以便于查找方便。

2)项目电子文档应定期刻盘,以保证资料的`安全性;由销售管理部项目负责人保管。

3)项目结案后电子版文件应经过一定的整理和编辑;并根据公司规定,所有的文本文件必须为最终定稿刻盘,一式两份;并附文件清单移交销售管理部项目负责人。

(五)执行日期

在售项目从即日起执行,新项目从正式入场开始执行。

现场档案管理制度2

1、工程秘书应严格城建档案管理要求，做好资料档案工作。

2、做好施工现场每日例会记录、每周例会记录。临时现场会议记录。

3、现场工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。

4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。

5、工程中其它文件、资料、文书往来整理归档。

6、各类档案资料分类保管，做好备份，不得遗失。同时建立相关电子文档，便于查阅。

7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表，并及时归还。

现场档案管理制度3

xx资产评估有限公司档案管理人员职责

一、认真贯彻执行《档案法》，依法存档、科学管档。

二、热爱本职工作，忠于职守，统一管理本公司的评估、验资、资产评估及上级机关来文、本所发文等各种档案资料，认真做好档案资料的收集、整理、装订、登记、保管、交接等工作。

三、严格执行本所档案管理制度，确保档案齐全、完整和安全。

四、认真执行《保密法》,确保档案机密安全、杜绝档案丢失、机密泄露事件发生。

五、积极热情地为查阅利用档案者提供周到的服务，并做到符合保密原则，手续齐全。

六、办理公司领导交办的其他工作任务。

现场档案管理制度4

1、工程秘书应严格城建档案管理要求,做好资料档案工作。

2、做好施工现场每日例会记录、每周例会记录。临时现场会议记录。

3、现场工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。

4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。

5、工程中其它文件、资料、文书往来整理归档。

6、各类档案资料分类保管,做好备份,不得遗失。同时建立相关电子文档,便于查阅。

7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表,并及时归还。

现场档案管理制度5

1、工程秘书应严格城建档案管理要求,做好资料档案工作。

2、做好施工现场每日例会记录、每周例会记录。临时现场会议记录。

3、现场工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。

4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。

5、工程中其它文件、资料、文书往来整理归档。

6、各类档案资料分类保管,做好备份,不得遗失。同时建立相关电子文档,便于查阅。

7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表,并及时归还。

第三篇：在全省档案信息化建设现场会上的讲话

文 章来源

莲山 课件 w w

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档案信息化是推动档案事业加快发展的火车头

——ＸＸＸ同志在全省档案信息化建设现场会上的讲话

同志们：

去年七月省档案局在成都召开了全省档案信息化建设工作会议，推动全省档案信息化建设有了突破性的进展。现在，我们又在攀枝花市召开全省档案信息化建设现场会，总结交流攀枝花市档案信息化建设的做法和经验，进一步探索和解决档案信息化建设中的问题。这是一次务实的参观学习会，加油鼓劲的会。希望通过这次会议，对全省档案信息化工作产生切实的推进作用。

一、档案信息化是推动档案事业发展的火车头

党的十六大指出，全面建设小康社会，最根本的是坚持以经济建设为中心，不断解放和发展社会生产力。因此必须完善社会主义市场经济体制，推动经济结构战略性调整，基本实现工业化，大力推进信息化，加快建设现代化，保持国民经济持续快速健康发展，不断提高人民生活水平。而信息化是加快实现工业化和现代化的必然选择。走新型工业化的路子必须坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化。十六大从全局和战略的高度深刻指明了信息化在国民经济和社会发展中的重要地位和作用。她告诉我们，信息化是推动工业化、推动现代化、推动经济和社会发展的火车头。档案信息化是国家信息化的重要组成部分，也是推动档案事业发展的火车头。抓住档案信息化就是抓住了加快档案事业发展的战略机遇，就是在努力贯彻十六大精神，实践“三个代表”重要思想，发展先进生产力，就是在为党和国家工作大局服务，促进经济和社会发展。

半年多来，全省各级档案部门认真贯彻落实全省档案信息化建设工作会议精神，按照《全国档案信息化建设实施纲要》和《四川省档案信息化建设实施意见》（征求意见稿）的要求，规划和组织实施档案信息化建设，取得了不同程度的进展。在建设规划上，各级档案部门积极争取党委政府和有关部门的支持，逐步把档案信息化建设提上了议事日程，有的已经列入了政府计划或当地信息化系统工程。绵阳市档案局已正式列入计划，并落实了部分经费，去年已到位20万元。原创文秘材料，尽在文秘知音wm338.com网。攀枝花市档案局也获得政策和资金上的支持，把档案信息化列入市信息产业“十五”规划和“数字攀枝花”项目之中。在网络建设上，县以上档案局已大部专线接入四川党政网，并积极配合四川党政网管理中心抓好本地区机关、单位档案室的党政网接入工作。在软件的统一和推广应用上，省、市（州）档案部门与党政网管理部门通力合作，大力宣传和推广《四川省电子文档管理系统》，积极培训软件操作人员，指导安装新软件和进行软件升级，已有1000多套软件开始运行，为全省文档管理软件的统一和新产生电子文档的规范化管理开创了良好局面，打下了坚实的基础。在馆藏档案数字化处理工作上，省档案局制定了地方标准《四川省文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》，各地依照标准格式开始着手档案数据著录工作。总体说来，我省档案信息化建设工作已正式起步。

由于我省档案信息化建设是在经济条件比较差的情况下开始起步的，面临着不少困难和问题。一是大部分市州尚未把档案信息化建设列入政府计划和财政预算，缺乏必要设备设施投入和资金保障；二是档案部门除有少量微机外，档案数据库尤其是海量数据库的设施设备，档案数据录入、输出设备，信息网站设备等，不仅数量少，而且不配套；三是我省馆藏档案数量多，“文革”前档案质量差，数字化处理的工作量和难度都很大；四是档案信息化人才缺乏，职工队伍计算机应用水平低，高层次人才很少。

面对这些困难和问题，我们应当下定决心，坚定信念，开拓进取。一方面我们必须下功夫，努力争取政府领导和有关部门的支持，解决档案信息化建设的“硬件”问题，也就是必要的设备设施和经费问题。另一方面，要扎扎实实地按照标准，做好档案信息化建设的基础业务工作，也就是“软件”问题。档案信息化建设的“硬件”和“软件”必须同时抓，经过三五年的努力后，必定会有成效。2月2日，省政府常务会议听取了档案工作的专题汇报，省长张中伟和分管副省长ＸＸＸ同志都明确表示，要支持档案信息化建设。但不搞重复建设，必须依托四川党政网和电子政务进行，所需设备和经费报信息化领导小组研究决定。2月24日，国家档案局毛福民局长专程来川检查指导档案信息化建设工作。毛局长在检查和听取了省局和成都、绵阳、德阳、攀枝花、乐山、眉山市局的情况汇报后认为，四川省档案信息化工作抓得非常主动。全国档案系统都像四川这么抓下去，档案信息化建设的形势就非常乐观。毛局长要求各级档案部门要千言万语、千辛万苦、千方百计地把信息化搞起来，迈过这一关，档案事业就将全盘皆活。我们一定要按照省政府的意见和毛局长的要求，坚定走档案信息化的路子，积极主动地抓好档案信息化建设各项工作。

二、积极学习借鉴攀枝花的成功经验，全面推进我省档案信息化进程

这次档案信息化现场会在攀枝花市召开，是因为攀枝花市档案局经过几年坚持不懈的努力，抓住机遇，较好地解决了档案信息化建设工作上的主要问题，克服困难，开拓进取，迈出了可喜的步伐，精神可嘉，成绩可贺。他们的成功经验可以归结为五个方面，值得全省各级档案部门学习借鉴。

一是解放思想，与时俱进。攀枝花市地处我省西南边陲，地域偏远。但攀枝花市的领导和档案部门的同志们思想解放，认识到位，在计算机管理档案及档案信息化方面思想观念是与时俱进的。早在1997年，攀枝花市就报经市科技局立项，推出了第一代文档管理软件《计算机文档管理系统》，1998年研制出了《金沙文档》管理软件单机版并在全市普及应用，2002年又着手研制《金沙文档》网络版。省档案局《四川省电子文档管理系统》推出后，该市积极顺应全省档案信息化建设的整体需要，采用升级的办法完成了《四川省电子文档管理系统》对《金沙文档》的替换工作。与此同时，攀枝花市档案部门大力推广普及计算机管理档案，尤其是在近两年间，他们结合档案整理新规则的贯彻，抓住机遇，创造条件，使全市应用计算机管理档案的程度达到80%，其中市级机关、仁和区、东区、西区和全市档案局（馆）均已达到100%，多数档案局（馆）已实现人手一台计算机。在网络建设上，市档案局（馆），仁和区档案局（馆）已建立“三网”，其他区县均已专线接入党政网。

二是依托电子政务，依靠政府和有关部门的支持和投入。攀枝花市档案局始终把档案信息化作为政府信息化工程的重要组成部分，积极争取市委、市政府和市科技局、市财政局、市目标管理部门以及市级机关各部门的支持，从而为全市档案信息化建设争取了资金，改善了条件，理顺了工作关系。随着经济和社会事业的发展，攀枝花市政府加大了对档案事业的投入，尤其是最近三年，每年财政投入的资金都在200万元以上。在《攀枝花市电子信息产业“十五”发展规划》中，明确规定了全市档案工作的发展思路，工作重点和工作目标。市政府支持把档案工作和档案信息化建设纳入目标管理，把档案的数字化工程列入《数字攀枝花》，把档案信息化内容纳入乡镇规范化档案室验收标准，经档案部门考核验收合格后，由市政府采取“以奖带补”方式予以一次性奖励5000元，作为配置计算机和软件的专项资金。在馆藏档案的著录和录入工作上，经市政府同意专项拨给录入资金，仁和区政府确定“谁所有谁负责”的原则，由立档单位派人到档案馆录入。这些办法、措施的制定和实施，没有政府的统一规划、支持和投入，仅靠档案部门的力量是绝不可能办到的。在现场会上，仁和区政府也介绍了他们如何重视抓好档案信息化建设的做法和经验，说明了政府支持、重视的极端重要性。仁和区的做法为档案部门提供了经验，仁和区政府为全省树立了一面区、县政府抓好档案工作的旗帜。

三是技术支撑和行政手段相结合，大力推进档案信息化建设。攀枝花市档案局认真贯彻执行国家档案局和省局制定的有关标准和办法，结合实际制定了《攀枝花市档案数据著录要求》，从技术层面上解决了录入数据、项目、格式的统一和规范，通过集中培训和上门指导，确保档案著录数据的质量和查准率。在此基础上，通过行政手段，依托《金沙文档》及《四川省电子文档管理系统》软件载体，从抓馆（室）藏档案的著录和抓机关各部门新产生文件的电子化管理两个方面入手，齐头并进，大力推进档案信息化建设。馆藏档案通过条目著录和全文扫描分别建设目录数据库和全文数据库，逐步实现馆藏档案文件级机检和部分全文机读。他们规定从2002年起，各单位的发文必须在档案管理软件上挂接全文，在完成发文的同时完成电子数据的转化和归档工作，今后不再重复著录和扫描。对2002年以前产生而尚未进馆的档案，要求各机关档案室采取由后往前倒推的方法，争取在“十五”未完成50%的永久和长期档案文件级条目的著录，在向档案馆移交纸质档案和目录的同时移交机读目录。在著录工作及档案信息资源建设上，攀枝花市档案局坚持了统筹规划，分步实施；分工负责，统一入库；齐头并进，区分重点的工作思路和工作方法。目前全市已著录目录数据130万条，部分重要文件的全文录入工作已着手进行。

四是转变业务指导的重点和方法，加强电子文档管理的指导与监督。攀枝花市档案局的业务指导工作一直搞得比较好。近年来，他们在业务指导上较好地实现了由微观指导向宏观监督的转变；从传统载体档案管理向电子文档管理的转变。无论是对馆、室业务的指导，对企业和科技档案的业务指导，还是开辟档案工作服务新领域，都坚持把电子文档的管理作为工作重点，注重调查研究，形成了《攀枝花市电子公文归档管理办法》等规范性的文件，解决了电子档案接收、保管和利用方面的一些技术方法。业务指导人员与计算机管理和软件开发人员紧密配合，使档案业务指导与普及计算机应用技术相结合，与推广和应用文档管理软件相结合，有效地促进了各机关、团体、企业事业单位应用计算机管理档案的进度和水平的提高，规范和加强了对电子文档的管理，奠定了全市档案信息化工作基础。

五是注重人才和队伍建设。事业兴旺，人才为本。攀枝花市档案局历来重视人才队伍建设。近5年来，先后与市电大联办了档案专业大专班和中专班，举办了10多期业务技能和计算机操作培训班，现在又在积极酝酿筹办档案专业本科班。他们在局（馆）内部实行全员培训制，尤其是在计算机应用上，领导带头，人人过关，不仅能够网上办公，而且能够下基层指导应用。他们规定40岁以下年轻干部除完成正常工作外，每人每年必须撰写一篇以上业务论文或经验材料，并完成2000条档案著录任务。通过这些措施，更新了干部的知识，培养了实用型人才。这两年他们从四川大学、云南大学本科毕业生中选入档案专业人才2名，计算机专业人才1名，充实了队伍，改善了结构，促进了工作。目前，攀枝花市局在职干部32人，具有大专以上学历的30人、占94%，中专学历2人。职工队伍的文化素质和专业素质正在进一步提高，精神面貌良好。

三、今后工作的几点意见

今年全省档案工作会议提出要在七个方面有新突破，其中档案信息化建设要有新突破是一个重点。借此机会，我再讲点意见。

档案信息化建设是推动档案事业加快发展的火车头。抓住它，可以带动档案基础业务，带动档案管理的标准化、规范化和现代化，带动档案部门的人才培养和素质提高，有利于推动电子政务、电子商务和社会各方面的现代化管理，有利于档案工作更好地为党和国家工作大局服务，为社会各界和广大人民群众服务。各级档案部门必须高度重视档案信息化建设工作，树立全局观念和一盘棋思想，以建立全省档案信息网络、档案数据中心和现行文件服务中心为着眼点，以整合全省档案信息资源，为社会各方面提供便捷、高效、优质的档案信息服务为目的。因此，我们既希望各市、州发挥自己的优势，创造自己的特色，又希望大家达成共识，齐心协力，协调一致地前进。尤其是在著录标准和格式上，必须协调一致，不能各行其是。当前和今后一段时间，要努力抓好五个方面的工作。

1、各地档案部门要积极争取将档案信息化纳入政府的统一规划。档案信息化是政府信息化系统工程的重要组成部分，是电子政务的一个基础环节，应当纳入政府的计划，给予必要的财政投入。各级档案部门的负责同志，一定要积极主动地向党委、政府汇报，并做好有关部门的工作，争取他们的重视和支持。

2、建立和完善档案信息网络。全省档案信息网络主要是依托四川党政网。因此，各级档案局（馆）首先要专线接入四川党政网，同时要配合党政网建设管理部门，抓好各级机关、单位，包括乡镇链接四川党政网，延伸我们与各级机关档案室的网上关系。“四川省档案信息资源网”是全省档案系统通过互联网向社会提供的一个窗口，当前各地要积极利用这个网站发挥作用。在条件成熟时，省局打算把各市、州的网页交给市、州档案局管理。局（馆）办公网的建立和应用是信息化水平的标志。有条件的市、州档案局（馆）要尽快建立起来。这对我们的工作方式、工作效率、行政能力与水平将带来积极的影响。

3、继续抓好《四川省电子文档管理系统》的推广应用工作。这个软件不是一个普通软件，而是四川党政网应用系统的组成部分，是党政机关公文网上运转的保障，是档案部门贯彻执行档案整理新规则、加强电子档案规范化管理以及开展档案著录的依托，是赖以建立全省档案数据中心和文件服务中心的基础。因此，一定要从全省信息化建设的高度认识这套软件的应用，下决心广泛推广应用。要通过新安装和升级替换等办法最终达到普及的目标。最近推出的《四川省电子文档管理系统》2.0版进一步适应了各机关、团体的情况，应用起来更为得心应手。希望各级档案部门要在去年工作的基础上，继续加强宣传，加强培训，争取在今年内，在全省凡是已经接入或拟接入四川党政网的部门和单位，统一使用这套软件。

今年省局还将推出《四川省电子文档管理系统》网络版、《社区档案管理》以及农村乡镇（村组）档案管理软件，各地也要积极配合推广应用。

4、着手馆藏档案的数字化处理工作。档案数字化处理工作首先要着眼检索工具的现代化，加快机读目录的著录和数据库建设。第二要对重要档案全宗和利用频率高的档案逐步发展全文录入。第三，要抓好新产生的电子档案的接收、管理。著录和录入的方法以有利于检索利用方便而加以选择，方式可灵活多样。攀枝花市采用的分工办法，谁形成的由谁负责，各地根据自己的实际，可以借鉴，也可以创造更好的办法。档案数字化处理工作要有计划有重点地分期分批进行，省局拟在进一步调研基础上提出一个工作计划供大家参照执行。需要强调的是，档案数字化处理及档案著录工作，在技术标准和格式上必须严格遵循国家和省上的统一规定，否则就会走弯路，做无用功。原创文秘材料，尽在文秘知音wm338.com网。要严格执行国家档案局制定的标准规范，严格执行四川省地方标准《文书档案著录细则与机读目录数据交流格式》，积极而又稳妥地开展。

5、加大培训力度，加强队伍建设。要抓住人才这个关键环节，采取多种形式和途径培养造就人才，不拘一格地引进和选用人才，千方百计地改善和提高档案干部队伍的整体素质。今年全省档案工作会议要求各级档案部门人才培养要有新突破。首先要把领导班子建设好，以班子带队伍，以队伍促发展。其次要加强档案干部的教育培训，努力达到档案专业的大专和本科水平。第三，要注重高层次专业人才的培养、引进和使用工作，使之在档案信息化建设中充分发挥作用。要努力为拔尖人才的成长和发挥作用创造有利条件，使他们乐于为档案信息化建设作出贡献。

总之，通过这次现场会，全省各级档案部门要积极行动起来，开拓进取，扎实工作，大力推进全省档案信息化建设。

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第四篇：消防档案建设

消防档案建设相关要求

一、单位消防档案建设要求

1、公安、建设、文化、工商、人防相关部门证照或许可文件复印件；

2、建设工程消防审核和验收意见书复印件；

3、公众聚集场所开业或营业前办理的《消防安全检查意见书》或《公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查合格证》原件；

4、消防验收移交的全套资料；

5、消防组织体系及责任资料（组织机构文件、相关职责、承包租赁管理合同）

6、各项消防安全规章制度（消防安全例会制度；防火巡查制度、检查制度；消防宣传与培训制度；安全疏散设施管理制度；消防设施管理制度；火灾隐患管理制度；用电防火安全管理制度；用火、动火安全管理制度；易燃易爆化学物品管理制度；消防安全重点部位管理制度等10项管理制度）

7、灭火疏散预案及演练相关资料；

8、单位开展的每日防火巡查记录；

9、单位开展的防火检查记录；

10、消防设施、器材、消防安全标志定期检验、维修记录；

11、员工消防安全培训记录；

12、员工及控制中心消防培训证复印件；

13、电器产品的线路定期维护、检测记录；

14、燃气用具的管路定期维护、检测记录；

15、提供由中介机构出具的2010年《消防设施检测报告》（合格的报告）

16、公众聚集场所参与公众责任险的相关资料；

17、消防设施维护保养合同。

二、其他相关工作

消防控制室要统一张贴《消防控制室管理及应急程序》等四项制度。消防安全管理人、消防控制室值班员要参加《消防控制室管理及应急程序》考试持证上岗；上岗证或复印件留存控制中心备查；统一填写由大队下发的检查记录本。

第五篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期