蚌埠学院机电系青年志愿者协会

第一篇：蚌埠学院机电系青年志愿者协会

蚌埠学院机电系青年志愿者协会

2013年度活动策划书

活动一：学雷锋活动；

活动时间：三月五日~六日期间；

活动人员：待定；

活动地点：待定；

活动内容：将上次募捐到的衣物发送到给需要的地方（主要

活动，还有其他活动待定）。

活动细节：由网络部将社团人员上课表拟好，等确定好具体哪一天开展活动，再安排人员给随校领导参加活

动。

活动要求： a)要求参加活动人员抱以热情细心的态度做好

活动。

b)一切听从校方安排。

c)注意安全。

活动二：五一做义工；

活动时间：五月一号~五月三号；

活动人员；全体青协人员；

活动内容：清理垃圾；

活动地点：学校操场、学校大草地；

活动宣传：a)在展板上张贴海报。

b)由青协人员到大一宿舍宣传这次活动，并劝说

他们也一起参加这次活动。

活动细节：确定好参加活动的人数，由组织部 组织安排五到

十个人一组，一组负责一个区域，将这个区域清

理干净，活动时间为半天。目标是将学校操场、草地清理干净。

活动总结：由主席团评出这次活动表现最出色的一组，并送

给一份小礼物（可以是用草编的一些东西）。

活动三：募捐军训服；

活动时间：九月十号~九月二十号：

活动人员：全体青协成员；

活动内容：募捐大一军训服；

活动宣传：a)在新生宿舍楼门口、食堂门口张贴活动海报。b)在纳新的时候我们也要向新生宣传这次活

动（1、让新生对我们这个社团有更深刻的认识，以取得好的印象。

2、过早宣传这次活动，先入

为主，防止别人盗用我们的创意。）

活动细节：等大一刚一结束军训就马上开展活动，设置接

收台，安排人员轮流值班接收募捐衣物，收到的衣物由专人统一保管。

活动要求：一定要做好宣传工作，在进宿舍宣传时 要

注意礼貌，给人留下好印象。

活动四：系元旦晚会。

活动时间：十一月~十二月；

活动人员：待定；

活动地点：学术报告厅；

活动内容：出一到两个节目代表青协参加系元旦晚会、维持活动细节：

晚会秩序； 在十一月中旬确定好节目，并确定好参演人员，然后马上进行排演，排演时间、排演地点 待定。秘书部：詹汉2013、3、1

第二篇：蚌埠学院机电系足球赛策划书

蚌埠学院

足球友谊挑战赛 策划单位：蚌埠学院机电系团总支学生会策划书

2013年2月28日

一、活动目的为了缓解同学们的学习压力，丰富同学们的第二课堂生活，活跃校园文化生活，增强学生体质，推动学校足球运动的进步发展，特举办本次足球比赛。我们将本着“友谊第一、比赛第二”、“重在参与”的原则，公平竞争，展现当代大学生的风采。

二、活动概述

1、活动主题：赛出你的人生

2、活动时间：2013年4月1日起

3、活动地点：蚌埠学院北操场

4、活动对象：蚌埠学院机电系大

一、大二学生

三、活动准备

1、报名：以专业为单位，组成一支至少１２人的参赛队伍，并填写报名表，交由体育部。

2、组织：成立比赛领导小组，下设七个分组，分别为：

场地组：负责每天比赛的场地安排。

记录组：负责参赛队伍的得分情况和队伍的犯罚情况。

纪律组：维持赛场秩序，严防打架斗殴。

后勤组：负责比赛器材的使用管理以及比赛的用水。

应急组：负责联系比赛未到场的人员及团委各部门之间的协调。

3、裁判：由体育部负责联系相关的裁判。

4、宣传：由宣传部负责本次足球赛的宣传工作。

四、比赛规则

本次比赛执行国际足联最新审定的足球竞赛规则及相关规定。

五、竞赛规程

1、比赛采用１１人制,全场比赛时间为60分钟，分

上下半场，中场休息10分钟。

2、由抽签决定分组，进行小组单循环赛。

3、a.初赛：每队胜一场得２分、平一场得１分、负

一场得０分。在全部小组赛中积分多的队名次列前。各小组的第一名直接进入复赛。（注：小组赛结束后若多只球队积分相同，则比较各队的净胜球，净胜球多的队名次靠前；若净胜球依然相同，则参照总进球，进球多者名次靠前；若总进球依然相同，参照总失球，失球少的队名次靠前）。b.复赛：重新抽签决定比赛双方，采用淘汰制，一场决定胜负。（注: 如在规定的时间内踢成平局，直接进入点球大战）。

c.决赛：分为两场，一场争夺一、二名，另一场

争夺三、四名。

六、注意事项

1、参赛人员必须严格遵守比赛规则，如有犯规者，按相关规定处理。

2、对于有争议的判罚，队员可以向裁判组申诉。严禁辱骂、殴打裁判；否则，一律罚出场，情节严重者上报系里处理。

3、如遇天气问题，我们将会进行补赛。

七、奖品设置

比赛设冠、亚、季军和两个优秀球队。获得冠、亚、季军的球队奖励足球一个及奖杯一个，各队员也将获精美礼品一份;优秀球队各队奖励获精美礼品一份。同时，以上的球队以及表现突出的个人均颁发奖状。

八、预算经费

1、比赛用品：哨子10个２０元纸张１００张２０元用水１００瓶１００元 ２.应急药品：创可贴两盒红药水两瓶棉球一

包３０元

３、奖品：足球三个 奖杯三个 精美礼品若干份

奖状若干张６００元

总计：７７０元整

第三篇：学院青年志愿者协会事迹材料

学院青年志愿者协会事迹材料

广西工学院xx学院青年志愿者协会成立于xx年5月23日，是由志愿从事社会公益事业与社会保障事业的在校学生组成的社会团体。协会通过组织和指导学院学生参加志愿服务，推动校园精神文明建设，促进社会发展和进步。现有干部干事50人，注册会员2000多人。

协会在志愿活动当中，秉着“奉献、友爱、互助、进步”为宗旨，立足校园，服务社会，以提高青年大学生的思想素质和社会实践活动能力。

一、“ ” 消费者权益保护活动

随着社会的发展，消费者的权益受到越来越多的关注。为提高我院广大师

生作为消费者的权益维护意识和能力，3月15日青协举办了 “” 消费者权益保护活动。活动通过系列海报宣传和开展维权保护知识竞赛，提高了同学们的维权意识，同时也有助于树立同学们合理消费的好品质。

二、社区志愿服务活动

如今“低碳”越来越被世人所重视，为了方便社区居民的生活，同时顺应时代的要求宣传健康低碳的生活理念，提高他们的自身素质，志愿者们走进小区，进行了一次社区服务活动。活动以图片展示的形式开展，推广低碳环保以及各种生活小窍门，在现场教妇女和孩子们手工活，教她们如何变废为宝，将不用的“垃圾”制作成工艺品。这个环节深受居民的喜爱。此活动让让公众了解了“低碳”居住理念，使“低碳”概念得到了推广。

三、参观禁毒所活动

当今毒品危害着人类健康和社会的安宁，毒品已成为国际性的公害，引

起全球的关注。为此，青协组织部分学生参观柳州市禁毒所，使同学们更直观的了解毒品的危害性，进一步加强拒绝毒品的意识，从而更加珍爱自己的生命。

像这样的志愿活动我们组织开展过的还有很多，如：校园植树、博物馆等。部分活动也和学院各系青协一同完成，这增进了院青协与其它青协组织的经验交流，提升了各自的综合水平，从而能够更有效的帮助更多的需要帮助的人。

四、获得的奖项

几年来，xx青协经过不断努力，获得各方面的一致好评。xx至2016年连续三年获广西工学院青年志愿者活动先进集体奖；柳州市xx年柳州市优秀青年志愿服务集体；广西工学院2016年志愿者行动组织奖；柳州市2016年志愿者行动组织奖；柳州市2016年优秀青年志愿者协会。青年志愿者工作已经成为全社会共同关心的事业，我院青年志愿者将通过一系列的服务活动，坚持服务学校，服务社会，为实现“奉献、友爱、互助、进步”而奋斗不息。

第四篇：国际交流学院青年志愿者协会

国际交流学院青年志愿者协会

管理规章制度

为了加强青年志愿协会的管理，完善青年志愿者协会组织的建设、使青年志愿者协会各项工作能够顺利开展，也为了规范志愿者活动，增强青年志愿者协会内部干部的纪律、提高各部门的工作质量与效率，使工作有章可循、有规可依，特制定《国际交流学院青年志愿者协会管理制度》，望大家务必遵守：

一、基本条件和要求

（一）自觉遵守国家法律、法规和有关政策及学校的各项规章制度，有清醒的正治头脑和强烈的责任心和正义感；

（二）要有健康的思想素质、心理素质和良好的行为规范，无不良嗜好；

（三）要有较强的组织能力、协调能力、沟通能力和交际能力，有坚定的工作信念和灵活的办事头脑；

（四）要有较强的口头表达能力和一定书面表达能力，要有良好的个人道德修养和人文修养；

（五）要有团结、互助、吃苦耐劳、任劳任怨和无私奉献的精神；

二、常规纪律及工作要求

（一）坚持分工合作原理，个人不离集体，集体不离个人，立足本职，明确目标，服从管理，听从安排，认真完成各项工作；

（二）坚持民主集中制原则，以少数服从多数，个人服从集体，局部服从整体，围绕“公益事业弱势群体”开展工作；

（三）每次在开会例会完毕后，立即把会员考勤表交在“会长处”；

（四）每次参加志愿服务后，由志愿活动组织者（队长），立即把《会员证》收集，并交青协“会长处”，由“会长”予以认定并注册。否则无效；

（五）认真听取广大同学的意见和要求，对工作（活动）中存在的问题应及时向指导老师，会长及相关人员反应；

（六）实施“讲文明、树新风”的活动，注重培养自己的兴趣爱好，积极投身参与本协会，学院组织的各项活动中去，多参加社会实践、公益活动；

（七）要有强烈的时间观念，在开会（例会）时，如确有特殊情况不能到者必须提前30分钟，以书面形式向会长请假。经准假后方离开；

（八）如确因时间冲突或情况特殊。一定要分清轻重缓急，学会自我调整和自我缓解，决不能影响本协会的工作开展，若时间紧急，须迟到或须请假者也须向会长说明情况；

（九）确工作目标，不能盲目在开展工作，必须按月制拟定工作计划和工作总结；

（十）禁止在工作中讨价还价，拈轻怕重，禁止因工作不满原因而闹情绪，更不允许干事与干事，与会员之间发生口角和争执，有意见或不满，应当立即向会长提出；

（十一）凡无故缺席或不请假缺席者，记失误一次，一次缺席（失误），会长点名批评，达二次以上缺席作书面检讨，予以口头警告，连续三次不到者（视为自动离职，累积缺度达四次者，令其自动离职或撤消其职务）；

（十二）凡不认真.不按时完成工作任务和推辞责任者,记失误一次；

（十三）凡迟到或请假,应及时向会长或其它干事了解工作安排及其内容；

（十四）会议记录、活动次数、工作计划、工作总结、请假条，平时表现等一切书面材料作为个人的存档资料；

（十五）各干部（干事）同学之间要相互帮助，团结合作与其他各部门之间保持友好关系，相互学习、相互监督、共同促进、共同提高；

（十六）本制度未尽事宜，将在工作中不断总结，不断健全；

（十七）本制度作为每位干部（干事）的工作成绩，德育量化等考核内容；

三、活动策划及实施制度

活动策划：

（一）协会固定的日常活动要提前一周，对主题活动要提前一月进行策划，策划方案要顾及实际可行性、内容充实、主题突出、操作明确、形成文字；

（二）活动方案及时手写、打印，经协会会长审核通过，相关具体事项当场落实；

（三）主题活动的策划要紧扣热点、切合需求、富有创意、互不雷同，形成青协特色，活动实施：

（一）活动前，相关活动部门协调安排好人员，调配好活动用品，作好各项准备活动细则落实到人；

（二）活动时，按照方案认真、细致、认清的组织实施，活动负责人控制好活动局面，按程序规范进行，营造声势，确保效果；

(三)必须确保每次活动都必须有活动照;

（四）日常服务活动落实专人与专门服务负责，做到定时、定人、定内容，常抓不懈，注重实效；

（五）活动中严格签到，做好参与会员的服务数量与质量确认，做好活动相关记录，积累完整原始资料；

（六）活动后，活动负责人及时组织进行书面总结、调查反馈、整理材料，有关材料及时送交会员管理中心归档；

四、开会（例会）要求

（一）按照要求准时参加

（二）每次开会必须提前5——10分钟赶到会场，以便清查人数。凡超过规定的时间才到者，一律作迟到处理。

（三）每次开会忙乱须带好纸和笔（专用的会议记录本），对每次开会的内容都要做好记录，会长将不定期对每位干事的会议记录进行检查。

（四）开会时，必须严格遵守会场纪律，禁止在会场随意走动和说话，禁止带任何小吃进入会场。

（五）凡是协和委要统一开会或参加较大人数较多会议时，应迅速到各自指定的位置依次入痤，经便打考勤。

（六）每位干事必须树立强烈的时间观念，有较强的组织性和纪律性，不得以任何借口和不当理由，不参加会议或其他工作。

五、会议制度

（一）协会每周召开一次例会，遇有突发事情可由会长临时召开会议；

（二）协会将不定期召开会员带会，具体时间将根据协会工作开展情况而定；

（三）除例会外，有重要会议（不包括紧急会议）应提前通知，通知应明确开会时间、地点、事件以及注意事项；

（四）若是由于会议通知者的过失促成他人的迟到、缺席，则只追究当事人责任；

六、考核制度

考核对象：本协会干部、学校全体青年志愿者；

考核方式：通过积分和协会民主评议相结合，提出奖励或处罚的建议，报有关上级批准做出决定；

考核依据：成员档案及相关活动记录（内含活动时间、质量、绩效的综合考评和量化管理）

七、奖励制度

奖励：

（一）协会每学期按协会成员的综合考评成绩评选出“优秀青年志愿者”；

（二）参选人由协会各部、各基层青年志愿者服务队提名；

（三）参选人必须具备以下条件：

1、提供志愿服务时间不少于全体的60%；

2、学期期末无不及格科目；

3、在提供志愿服务时表现突出、任劳任怨；

4、无学校及协会处分者；

八、干部管理制度

（一）协会工作、受团委的监督与指导；

（二）协会采用干部问责制、遇有事故直接找责任人负责，主要负责人承担责任；

（三）协会干部因职行为或志愿服务时有不良言行，受到举报经调查属实、责令起改正。并形成书面材料存入档案；

（四）青协干部不得违反青协章程及学校的规章制度；

九、会员管理中心

（一）会员参加本协会活动时必须佩带协会会员证；

（二）会员必须按时参加本协会各种志愿服务活动。有事应事先请假、不得无故缺席，无故缺席三次予以退会处理；

（三）会员必须服从本协会安排，凡违反本协会章程及规定安排进行活动者。一切责任自负；并视情节轻重给予相应处罚；

（四）协会每学期进行一次会员审议、每学年进行一次会员评优；

（五）协会会员必须遵守学校规章制度自觉维护协会形象。

●青年志愿者协会项目管理制度：

第一章总则

第一条 本制度通过管理部门讨论后，由办公室制定。

第二条 本制度仅适用于国际交流学院青年志愿者协会。

第三条 本制度为完善管理机制，提高工作质量和工作效率而制定。

第二章 项目管理制度实施的原则

第四条 当一项活动被确定时，由会长提出组成项目组。项目结束时，项目组自动解散。

第五条 项目组成员根据个人要求由会长任命产生。

第六条 每个项目组由各部门抽人组成。

第七条 项目组要在不影响各部门日常工作的基础上进行运作。

第八条 无论项目组如何划分，协会各成员有相互协作的权利和义务。

第三章 项目管理制度条款

第九条 由会长、副会长跟踪监督整个项目进展全过程。

第十条 项目开始，由项目负责人组织制定计划。计划包括活动背景分析，活动的目标，活动的具体细则（活动日程安排、人员安排、各种资源的配置、经费预算等）。第十一条 项目进行过程中，由项目负责人负责修改计划，监督计划的实施，并负责处理所遇到的各类问题。第十二条 项目结束，由项目负责人向办公室递交总结和与活动相关的所有材料。

第十三条 项目组对整个项目负责，对项目监督人负责。

第四章附则

第十四条 本制度未经事宜由办公室负责补充、修改。

第十五条 本制度解释权由办公室所有。

第十六条 本制度自发布之日起生效。

●青年志愿者协会档案管理制度：

青年志愿者协会的档案资料（包括书面稿和电子稿）是对青协以往工作的重要总结；同时也是管理青协，改进青协各项工作所需的重要文件。为确保档案管理工作正常有序地进行，特制订工作细则如下：

第一条、档案管理工作统一由青协办公室负责。办公室对青协所有文件资料进行分类、整理、归档

第二条、青协档案分类为：会议记录、工作计划及工作总结、活动记录、志愿者登记、外来文件通知等。

1．会议记录（包括到会人数、缺席人数、会议内容及事项等）

各种会议（“青协”全体成员大会、各部门会议等）结束后，由办公室指派的会议记录人应及

时将完整详细的会议记录上交办公室，以便于办公室及时展开整理、存档工作，同时做好总

结工作。

2．工作计划和工作总结（包括上学期及本学期的活动、工作计划和总结）

在每学期末，青协各部门及各班青协负责人应及时将上学期及本学期工作计划及工作总结交给

办公室，办公室需及时整理存档，便于下学期工作的展开。

3．活动记录（包括活动策划书、活动效果、活动总结等等）

青协各部门组织活动后，应及时将和活动相关的所有资料（包括照片、新闻稿等）交由办公室

整理存档。

4．志愿者登记

（1）志愿者登记注册后，办公室负责将注册名单及联系方式（包括新生及老生）整理存档，有利于活动时期查找。

（2）办公室负责建立和完善所有志愿者的电子档案，包括志愿者的特长、服务项目、服务时间与质量等，便于协会统一调配及管理。

（3）志愿者若丢失志愿者证或徽章，可于明年与下批新注册的志愿者共同办理，并获得新的注册号。

5．外来文件通知

每次我校有关部门、我校各学生组织（包括校青协及其他院青协）、我院学生会等发来的各种活动通知、活动计划书等，由办公室的一名同事领取后交给办公室，办公室应每次做好整理、记录。

第三条、青协成员如需查阅档案，应向办公室主任提出申请。获得批准后方可借阅。所借档

案资料应及时归还并不得有缺损。青协以外的单位如需借阅档案，必须获得青协指导老师的允许。办公室应做好相关的记录工作。

第四条、青协集体获得的奖品，纪念品，由办公室妥善管理，任何人不得私自占有。

第五条、各类档案是管理青协，改进青协各项工作所需的重要文件，是对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是青协成员进行考核评优的重要凭证。各部门应该认真对待协助办公

室做好各种的资料的收集、整理、存档工作。

第五篇：机电系青年志愿者服务中心管理制度

机电系青年志愿者协会管理制度

第一章 总则

第一条.武汉生物工程学院机电系青年志愿者协会（以下简称‘系青协’）是隶属于机电系分团委，并在武汉生物工程学院校青协领导下的以“无私奉献，和谐校园”为目的的学生组织。

第二条.系青协以“无私奉献，和谐身心”为宗旨，坚持“奉献、友爱、互助、进步”的原则。为了加强系青协自身队伍建设，提高自身形象和工作能力，以便更有效地开展各项活动，更好的服务于他人，特制定本制度。

第三条.本制度适用于机电系青协，各部门需严格遵守本制度。

第二章 系青协学生干部管理条例

第一条.系青协工作正常有序的开展，离不开广大系青协学生干部的努力，为了进一步严格要求系青协学生干部，规范系青协学生干部的行为，端正工作态度，制定本职责条例。

第二条.系青协学生干部的工作原则：认真负责，乐于奉献。

第三条.系青协学生干部的工作态度：严以律己,干部要遵循为会员服务的宗旨，以诚待人，以理服人，讲究态度和工作方法。

第四条.机构设置

1.系青协设主席团成员若干人，其中主席1人，副主席若干人，秘书长1人。

2.系青协设活动部、宣传部、秘书部、外联部，策划部，文艺部，各部可根据需要设正、副部长。

第五条.部门职责分工

请参考《武汉生物工程学院青年志愿者协会简介》。

第六条.系青协学生干部任免及管理

1.系青协学生干部采取层层负责制，实行集体领导和个人负责相结合的方式，各项工作必须逐级上报。

2.系青协学生干部任免必须按照正常程序采取审批。干事任免及调配由各部提出意见，主席团审批。

3.辞

职：需递交辞职申请

引咎辞职：需递交深刻检查.开

除：系青协内部通告

4.系青协学生干部必须严格遵守学校、学院的各项规章制度及《武汉生物工程学院学生干部行为规范》，违者视具体情况予以处理，直至开除出系青协；违反校纪、校规的学生干部自动免职，并依照《武汉生物工程学院学生违纪处分条例》严肃处理。

第三章 系青协例会制度

第一条： 时间：青协例会每周开展一次（每届可根据实际情况确定）。部门例会可根据需要自行开展。每学期根据需要进行规定修改，如遇特殊情况，例会时间另行通知。

第二条： 青协例会参加人员：主席团成员、各部部长和副部长。除此之外，根据例会主题，可安排相关部门干事参加。部门例会参与人员：部长、副部长及部门干事。

第三条： 如接到临时工作任务，主席团应及时通知召开临时干部会议，副部长以上必须全部到齐，并做好详细活动规划。

第四条： 每次例会由秘书部纪检部作详细会议记录，部门例会由部门部长负责安排。

第五条： 严格遵守会议纪律，保持会场安静。第六条： 做好例会内容记录

第五章

系青协工作安排制度

1.即将开展活动的部门由部长在会上以书面形式通报活动计划和具体活动方案。

2.策划部做详细的活动细节安排，指派每个环节负责人。做到责任到人。

3.对于工作中难以解决的问题，由主席团进行汇总并讨论，两天内给各部部长答复。

4.各部门部长要及时、全面的将活动过程中同学们反映的信息和问题及时反馈，充分交流，坚持系青协学生干部的批评和自我批评。

6.活动结束后，各部门递交活动总结，对于工作中出现的问题要及时处理。并由部长在会上以书面形式通报活动结果和经验总结。

7.主席团在听取各部活动通报后要做相关总结，汲取经验，指出不足，以便今后活动开展。

8.主席团须将布置的下月活动打印成表格，分发给各部部长。

部门例会根据需要安排内容。

9.主席团于每学期期末将例会表格装订成册，上交给秘书部留档保存。

第四章 系青协学生干部自律制度

第一条.系青协学生干部在思想上应积极要求进步，自觉提高自己的思想政治素质，保持良好的精神风貌。

第二条.系青协学生干部在工作中应起到模范带头作用，吃苦在前，不计得失。

第三条.系青协学生干部应努力协调好与老师、同学的关系，遇事多征求老师的意见，广泛团结同学，多与同学沟通。

第四条.系青协学生干部不应搞特殊化，原则上不能因工作影响学习，可据需要进行调课。

第五条.系青协学生干部应妥善处理学习与工作之间的关系，学习目的明确，学习态度要端正。

第六条.系青协学生干部的言行如果背离上述自律制度，应自觉检讨反省。如果在校内造成不良影响，系青协主席团应对其做出开除处理。

第五章 奖惩制度

第一条.评选工作要做到公正、公平、公开；

第二条.对于能够出色完成工作任务的系青协学生干部，由系青协主席团统一评定，于每学期期末给予一定的精神奖励。如：授予“优秀系青协学生干部”等称号。

第三条.纪检部对每次活动的每个环节负责部门即个人作详细记录，并督促活动各个环节能在计划的时间内保质保量完成。

第四条.每次例会，被通知人应按时出席会议，如遇特殊情况，应提前请假。

第五条.在考试作弊或受到学院各种处分（包括通报批评）的系青协学生干部取消一切评优资格。根据情况,责令其退出系青协。

第六章 系青协档案管理制度

第一条.为加强系青协工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使系青协的工作能够高效漂亮完成，特建立本制度。

第二条.系青协的档案管理工作由组织部负责，对系青协的总体文档进行分类归档管理，为系青协的各项活动提供参考资料，保障各项决策的科学化。

第三条.系青协总体档案分类如下：各级文件类、会议记录类、学生干部档案类、工作计划类、工作总结类、各部门资料类、重要书刊类及其它类。

第四条.系青协各职能部门在每学期初，必须有详细的本学期工作计划及上学期的工作总结，由办公室存档。系青协总体计划及总结由主席团负责草拟，并需经系青协全体会议讨论通过。

第五条.各部的工作档案由各部负责保管。凡大型活动的方案、总结及有关材料除本部门存档外，还须送交一份于办公室存档。活动方案经部门讨论后由部长签字，于活动前两周递交办公室主任处，总结及有关材料于活动结束后两天内递交，此任务由各部长负责。

第六条.凡系青协集体获得的奖品、纪念品，作为工作成绩的体现，必须交办公室妥善管理，任何人不得私自占为已有。

第七条.属于系青协的报刊、杂志，由办公室统一安排整理并加以保管，任何人不得私自占有。

第八条.如借用有关档案，须经办公室或有关部门负责人同意并作登记方可，且用后及时归还存档。

第九条.其它类别档案视具体情况由秘书部作出合适安排。

第七章 系青协宣传管理规定

第一条.为了树立系青协的良好的形象，做好对内对外宣传，特制定本规定。

第二条.本规定所指的宣传形式包括

及其他宣传品。

第三条.各部门进行活动时需提前考虑宣传形式并确定宣传方案，交于宣传部的方案中可写明制作海报内容，形式上的要求。普通海报内容要求方案需提前三天交于主席团，大型海报须提前一周把方案交予主席团，主席团负责下发指令给宣传部执行。

第四条.各部门须在各种宣传品制作之前审查好其内容是否有误或是遗漏，尽量减少和避免错误和疏漏，注意树立系青协的良好形象。在宣传品中落款必须统一落署“机电工程系青年志愿者协”会字样。

第五条.海报张贴时尽量张贴于显要位置，如在海报栏张贴，应使海报头顶齐海报栏顶端。展板展出时应置于显要位置，摆放规范，防止展板东倒西歪。另外，做宣传部门注意雨雪天气对展板的保护。条幅悬挂需规范，做宣传的部门需派专人负责条幅展板等的维护。张贴一律由各开展的部门负责安排。

第六条 宣传不要局限于宣传板，宣传单，还可通过校文刊，校园网站，广播台等。

第八章 系青协财务制度及细则

第一条．为明确系青协的财务管理程序及预算报销过程，便于各部门规范操作，特制定财务管理制度如下：

第二条、组织原则：

系青协的财务工作由主席团统一领导，如有需要，向上要对系团委负责。主席团授权秘书部直接负责管理，具体责任人为秘书部部长和系青协主席团。系青协活动经费采取审批报销制度。

第三条、财务管理的基本要求：

做到专款专用、申请有理、使用有据，杜绝弄虚作假、铺张浪费现象，严格申请报销手续及发票审查程序，使每一笔经费都有账可查，有理可依。

第四条、经费审批及报销的一般过程：

审批： 各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请，然后交由主席团审核通过，如有需要，再上报系团委老师审核签字，方可正式批准通过，否则一切开支不予报销。

报销： 活动结束后，部长一次性将经费预算审批单及已经由经手人、分管负责人（副主席或主席）签字的本次活动发票及有效报销凭证（另附审批凭证）交给秘书部部长，并填写支出证明单，再将发票凭证等贴于支出证明单背面。秘书部部长有责任确认发票及报销凭证的规范性与合理性，然后登记入账，再报主席团审核通过后，系青协给予报销。如有需要，最后交予系团委老师签字报销。

第五条、审批报销时间：

定在每周主席团及部长例会时，部长应在例会结束后将活动经费预算审批单及发票同时交给秘书部长，并填写支出证明单，再将发票凭证等贴于支出证明单背面。

第六条、实施细则：

1.承办活动时若有其他方资金及设备上的支持，应在经费申请时一并注明。

2.非系青协指定活动的打字复印费、车费不包括在报销范围之内。

3.当报销金额过少或销售商无法开具有效凭证时，应由经销商开列证明，经由主席团同意后，内部调解解决报销。

4.开具发票时，请首先确认开票方所开发票上公章清晰可辨。各部门开具的发票付款单位统一为： 机电工程系青年志愿者协会。发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及用途。做到详实具体，以便登记入账。

5.报销金额超过100元的要同时有经手人、分管副主席二人签字方可交到秘书部，报销金额超过300元的要同时有经手人、分管副主席、主席三人签字方可交到秘书部，系青协给予报销。如有需要，将上报系团委报销。

6.原则上严禁使用餐饮娱乐场所发票充当办公发票。

7.秘书部财物账目向上只对主席团负责，每月应作账目整理，并向主席团汇报批示，接受主席团监督。

8.违反本财务规定部门或个人，依照主席团意见对其作出相应处理。对于相应责任人，追究其相关责任，情节严重者给予开除处理。

第九章

附则

第一条.本制度由系青协主席团讨论制定。

第二条.本制度由系青协主席团负责解释。

第三条.本制度自公布之日起执行。

武汉生物工程学院机电系青年志愿者协会

二0一0年九月一日