电脑及办公设备使用规定

第一篇：电脑及办公设备使用规定

中天高科国际贸易有限公司

电脑及办公设备使用管理规定

为规范公司办公电脑及办公设备的使用管理，保障正常的办公秩序，确保电脑安全、稳定‘高效运行，提高工作效率，为公司经营发挥作用，特制定本制度如下

一． 办公电脑是公司为加强业务经营管理，处理信息和整理资料，实

现办公自动化，提高工作效率配置的重要工具。公司为每一位有

需要的员工配置一台独立办公电脑。公司管理部有权根据本规定，监督管理员工办公电脑的使用情况。

二． 公司总部办公电脑设备由网络管理员统一负责管理和维护，为落

实监控措施，网络管理员应统一固定每台电脑的计算机名称、IP

地址、密码、软硬件配置等情况，并进行详细登记存档。

三． 办公电脑实行“谁使用，谁负责”的原则，有使用电脑的具体员

工负责电脑及附属设备的日常使用和管理并定期清洁。每位员工

需在临下班时以正常程序关机、关闭电源，严禁强制关机突然断

电等；雷雨天气停止使用电脑，并切断电脑与网络的连接。

四． 未经网络管理员或保管负责人许可，其他人员（包括本单位以外的人员）不得使用公司电脑及其他办公设备。

五． 严禁利用办公电脑使用BT、迅雷、电驴、网际快车等下载工具下

载、使用、传播、编制、复制电影、电视、游戏、图片等大型文

件，及下载与工作无关的资料。

六． 严禁在工作期间，使用办公电脑观看网络电影、电视，进行游戏、娱乐活动，浏览与本职工作无关的网页。

七． 严禁利用办公电脑及互联网从事违反国家法律的活动，严禁浏览

不健康网站。严禁利用电脑网络获取或传播反动、淫秽作品。

八． 每位员工要熟练掌握公司MSN软件，了解与自己工作相关的同

事、部门的邮箱，一般文件通过公司MSN传输，减少办公用纸，节约办公资源。禁止安装与工作无关的软件，严格控制外来载体的使用，减少病毒危害。

九． 本公司自行开发的软件，不准擅自复制外传，若需复制外传，必

须经网络管理员同意，主管领导批准。在公司使用的电脑、磁盘、U盘、可移动硬盘及其他载体存储的本公司文件、财务报表和客

户资料等属公司内部商业秘密，未经分管领导批准，严禁本企业

员工复制外传，严禁本公司以外的人员查阅、复制。

十． 电脑及办公设备的安全使用

1.电脑设备的安全使用及注意事项：

a.注意预防病毒和木马等黑客程序破坏系统、影响网络运行，对

病毒库要经常升级更新。不轻易使用来历不明的软盘、光盘、U盘、等设备里的文件，不轻易接受或打开来历不明的文件、邮件，不轻易打开不明链接。

b.打开非本机的文件（如软盘、光盘、U盘、MP3、邮件附件和

下载软件等）之前，应先用杀毒软件进行扫描。

c.少用BT等P2P软件，以免被人攻击和感染病毒，节约网络带

宽。每天最好对自己使用的电脑优化一下，这样能保证自己使

用的电脑速度的提高，而且能够大大减少电脑出问题的概率。

d.为了个人使用电脑的安全，每台电脑需要进行密码设置，但电

脑密码个人必须牢记，同时向部门主管和网络管理员报备。比

较重要的文件必须进行数据备份，由管理部门存档，以减少不

必要的损失。

e.在升级一些软件和系统之前，应事先在网络上查找升级信息，这样可以在某些情况升级后，避免造成系统不能使用和一些软

硬件不能兼容的情况。

f.若要安装下载其它应用软件时，请先与网络管理员联系，避免

在下载时被攻击和感染病毒。禁止个人私自下载软件。

g.提醒各位员工特别注意，不要把有用的文件和程序放在“我的文档”、“我的公文包”和“桌面”上，总之不要存放在C盘，最好在硬盘的其他分区（D盘、E盘）新建一个文件夹，并命

名一个好记且易于区别的文件名，用来存放自己的文件。以免

在对电脑进行定期和不定期的维护、升级和重装时造成文件和

程序的丢失。

2.打印机、复印机、传真机、扫描仪的使用注意事项：

a.设备工作时不要强行停止工作状态，不能强制拉出打印纸、复

印纸。

b.设备出现异常时请勿私自拆卸，应立即通知负责人处理。

3.投影仪使用注意事项：

a.除培训讲师和公司专门管理人员外，未经允许禁止员工擅自使

用投影仪。

b.请勿在未启动笔记本电脑的情况下使用投影仪。

c.禁止随意移动投影仪。

d.出现异常情况时，请勿私自拆卸，应立即通知负责人处理。

4.其他设备及其他办公用品的使用注意事项：

a.饮水机使用时注意每天下班后个办公室要检查饮水机是否已经

切断电源，防止饮水机在夜间反复煮沸饮用水而影响水质。对

饮水机要定期请专业清洗人员清洗，防止结污。

b.公司为每一位员工配置了工作必须的办公桌椅、电脑等办公设

备及相关办公用品，包括笔、笔记本、记录纸、等常用办公用

品，员工如有其他需要应到管理部填写“办公用品领用申请”，管理部将依据被批准的“办公用品领用申请”配发。员工应自

觉爱护公司财产，节约使用办公用品。

c.办公用品实行专人专管，有管理部总务行政专员负责购置、管

理和发放。

d.员工办公桌抽屉钥匙由员工自己保管，若有遗失应及时上报，得到许可后该员工可自行更换，未经允许不得私自备份。

十一.如因失职造成电脑或设备损坏、被盗或因使用不当、违规操作

等造成电脑或设备损坏的，由管理责任部门和使用保管责任人

负责赔偿或承担维修费用。

十二.对违反本规定造成严重后果的责任人和部门负责人，将视其情

节轻重给予行政处分和经济处罚。

十三.违反电脑使用管理规定包括但不限于以下情形：

1.私自安装和使用未经许可的软件（含游戏）；

2.下班后未关闭电脑主机、显示器等；

3.工作时间浏览与本职工作无关的网页；

4.利用办公电脑下载电影、电视、游戏、图片等大型文件及聊天软

件，以及与本职工作无关的任何其他资料；

5.使用电脑在工作时间观看网络电影、电视和娱乐节目；

6.利用办公电脑网上炒股；

7.利用办公电脑在工作时间进行网上游戏；

8.利用办公电脑浏览不健康的或非法的网站，获取或传播反动、淫

秽作品；

9.禁止私自修改办公室电脑的计算机名称，IP地址等计算机参数，影响电脑正常使用的监控；

10.使用公司办公设备进行复印、传真、扫描、打印私人文件；

11.擅自复制、外传本公司自行开发的软件、公司文件、财务报表和

各种客户资料；

十三.公司采用网上监控手段，加大办公电脑使用监管力度，由公司管理

部配合网络管理员检查、监控办公电脑和其他办公设备的使用管

理情况，希望全体员工自觉遵守本规定，配合管理部门和网络管

理员的工作，确保办公电脑和其他办公设备安全、正常、有效地

运行。

十四.本规定由公司管理部负责解释，未尽事宜另行补充通知。

十五.本规定自下发之日起执行。

中天高科国际贸易（天津）有限公司

管理部

2011.11.04

第二篇：办公设备使用及管理规定

办公设备使用及管理规定

一、所有办公设备须由办公室主任指定专人负责管理及操作。

二、具体负责人应具备熟练的操作能力，懂得基本的维护常识。具体工作内容包括：

1、检查设备，每天上班开机操作，下班关机。

2、清理设备卫生，保持设备干净。

3、更换打印机墨盒，传真纸消毒电话等。

4、定期保养检修设备。

5、登记使用情况（使用人、日期、内容、数量及对外收费情况等）。设备的使用应遵守先急后缓、节约的原则。

三、当设备发生故障时应请专业技术人员维修其他人员不得擅自维修，以免加重故障。

第三篇：电脑使用管理规定

电脑使用管理规定

一、总则

为加强各部门电脑设备管理工任务，规范使用者的行为，保障各部门业务系统和电脑终端设备的正常运作，防止意外差错发生，确保公司整体计算机系统的安全运行，特制定本规定。

二、电脑设备管理规定

（一）各部门对本部门的电脑设备有使用权及保管权。安装调试和维护电脑由管理员负责。

（二）部门电脑设备要实行专人分管，谁保管谁负责。

（三）严禁在电脑设备周围放置腐蚀和强磁物质。

（四）严禁将金属、食物及饮料等物品放置于电脑设备上。

（五）严禁带电插拔电脑设备的各种连接电缆。

（六）电脑设备使用完后要切断电源，并认真做好清洁卫生和防尘防潮工作，要注意防火、防鼠咬坏电线。

（七）非专业人员不得擅自变更电脑设备的网线或通信线路。

（八）电脑设备使用中出现异常情况（如设备烧毁、冒烟及异常声响等），应及时切断电源并通知电脑管理员处理。

（九）电脑设备运行中如出现死机，通讯中断等故障，应及时通知电脑管理员处理。

（十）各部门要注意计算机病毒的安全防范工作。严禁非法拷贝程序和文件，严禁工作时间在电脑终端上玩游戏，防止病毒的入侵。如发现病毒或所使用的电脑内安装的防病毒软件不能使用时及时通知电脑管理员。

（十一）禁止任何人将私人电脑配件接入公司电脑设备、（十二）禁止任何人将私人电脑接入公司电脑网络。

三、电脑终端用户操作规定

（一）操作员必须严格按照操作规程进行操作。开机前检查电源及各种电源联线是否正确、牢固。

（二）严禁在电脑终端上做非业务操作（如上网聊天、玩游戏、听音乐、看网络电影及下载与工作无关的资料，浏览与工作业务无关的网站等）。

（三）严禁复制、删除或修改电脑终端上已安装的系统及业务应用软件。

（四）未经电脑管理员及主管领导同意，不得擅自在电脑终端上安装其它程序。

（五）严禁改变电脑终端的软、硬件配置。

（六）操作员必须保管好自己的用户各和密码，严禁借用、共用或盗用他人的用户名和密码。

（七）操作员必须妥善保管好各种相关电脑资料，防止泄密。

（八）操作员登录电脑终端处理业务过程中，本人离开时，应先退出用户业务界面；若离开时间较长，应关机及切断设备电源。

（九）禁止打开电脑资料给非本公司人员查看。

（十）禁止随意将电脑内的文件夹设置成“共享”，若需共享，必须加上口令并设置访问权限。

四、互联网上网规定

（一）禁止无权限上网的用户使用互联网。

（二）所有有权使用互联网的员工只能利用互联网服务于公司事务，不得从事与工作无关的事务。

（三）禁止访问色情、反动、违反国家政策的网站。不得下载与工作无关的任何内容。

（四）不得通过互联网向外泄露公司的任何信息。不得利用公司互联网线路在互联网上进行危害国家安全、泄露国家秘密、侵犯国家、社会、集体的和公民的合法权益的行为。

五、职责划分

（一）电脑使用人负责电脑的使用保管，各部门负责人负责本部门电脑使用日常监管；电脑管理员负责全公司电脑软硬件安装与维护，并负责各部门电脑安全使用的监督与管理。

（二）上班时间，电脑管理员非业务需要或公司领导派遣，不得擅自离开本公司范围。电脑管理员接到电脑故障报告后应及时进行处理；有突发事件发生时应主动及时响应，快速处理，确保电脑数据安全。

（三）电脑管理员应经常检查公司电脑网络系统，发现问题及时处理；定期清理、杀毒，保障系统正常运行。

六、违规考核规定

（一）工作时间上网聊天、玩游戏、听音乐、看网络电影及下载与工作无关的资料，浏览与工作业务无关的网站，扣绩效3分/次。

（二）未经许可，擅自使用他人电脑的，扣绩效5分/次。

（三）未经许可，让外人使用本部门电脑的，扣绩效5分/次。

（四）浏览不健康的网站或利用网络从事违法活动，扣绩效10分/次，并给予降级或辞退处分，情节严重者将移交司法部门处理。

（五）未经许可，私自拆装机器，扣绩效10分/次。

（六）私自安装与工作无关的软件或程序，或擅自对电脑硬盘进行格式化或重新安装操作系统，扣绩效10分/次；造成电脑资料丢失者，将视资料重要性而定考核，并可给以降级或辞退处理。

（七）未经许可，私自使用他人计算机密码或向他人泄露计算机密码，扣绩效10分/次；因泄密造成电脑数据资料损失、丢失或对公司生产经营工作造成不良影响的，视情节轻重给予当事人作经济处罚，并可给予降给或辞退处理，情节严重者，将追究当事人法律责任。

（八）私自进入公司网络系统，浏览或盗取公司重要资料，或者删除、更改、拷贝、打印公司重要资料，扣绩效20分/次，已经造成泄密或损失的，扣罚金额将视资料重要性、损失程度而定，并可给予辞退处理，或直接追究其法律责任。

（九）私自更改IP地址，一经发现，扣绩效10分/次，若因此造成公司计算机受影响的，视情节轻重给予加倍处罚，并可给予降级或辞退处理。

（十）有违反其他规定情形的，视情况扣罚扣绩效5分-10分/次，情节严重者可予以降级或辞退。

第十三章清洁管理规定

为加强公司环境卫生管理，创造一个洁净、美观的工作环境，特制定本管理规定。

一、清洁人员在工作过程中不得翻阅、弄丢房间里的文件资料和其他物品，不得泄露公司秘密。

二、清洁过程需要挪动文件资料或其他物品位置的，在完成清洁后必须物归原位，保持物品摆放整齐，不得搞乱文件资料和其他物品，不得擅自改变物品摆放位置。

三、清洁完房间卫生后，室内无人时要熄灭电灯，关好门窗。

四、工作时，彻底清扫各房间、走道、水沟、宿舍和厂区公共区域范围内的卫生，不留死角，保持桌面、地面、门窗玻璃、天花板等地方干净、整洁和有序。

五、每天上、下午定时对办公楼和人力行政部办公室进行清理保洁。并经常巡查，及时清扫保持干净。接待室、会议室在人员走后，要立即清理保洁。办公楼卫生间和厂区公用厕所必须每天清扫冲洗两次，每周消毒1次。

六、清扫完厂区公共区域卫生后，要加强保洁管理，保持地面无垃圾、无杂物、无卫生死角，环境整洁美观。

七、定期对水沟、下水道、垃圾桶和垃圾堆喷洒药物，做好灭鼠、蚊蝇、蟑螂工作。

八、爱惜公物、妥善保管好消毒用品和工具，不得故意损坏。

九、发现有漏水、漏电和设备损坏现象，要及时报人力行政部，以便维修处理。要节约用水用电，关好各阀门开关。

十、自觉接受行政人员的监督管理，搞好相关场所的清洁维护。

十一、对违反上述规定者，给予批评警告，并可参照奖惩管理制度给予绩效扣分1~10分，对违纪情节严重者，予以解除劳动合同。

第十四章合同管理规定

第一部分 总则

第一条 为避免合同纠纷，防范经营风险，维护本公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规的规定，结合本公司的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于除劳动合同之外的所有本公司对外签订的合同和协议。

第二部分 合同管理机构及职责

第三条 各部门应指定专人负责本部门合同管理工作。第四条 合同主办部门合同管理的职责：

1、合同主办部门负责合同签订前的各项准备工作，包括目标对象选择（必要时通过公开招投标确定）、资信调查、市场调查、商务谈判。

2、负责起草或审核合同，根据本制度规定的流程及权限上报或签订合同；负责本部门合同的归档管理、执行及跟踪等工作。

3、负责对本部门承办的合同及与合同有关材料进行登记、整理、分类保管。

第五条 财务部合同管理的职责：

1、根据合同的收付款时间及方式等作好资金安排。

2、监督合同收付款条款的执行。

3、配合主管领导做好合同监督和检查工作。第六条 合同保管及合同有关经办人员的职责：

1、对签订的合同及有关材料进行整理、建档和保管。

2、必须保守公司合同的秘密。未经公司领导同意，严禁向本公司非相关人员及外界提供或泄露本单位合同的情况。

第三部分 合同的谈判、草拟

第七条 合同经办人负责谈判工作，主管领导负有指导、监督和管理责任。

第八条 合同的起草与使用：

1、本公司已经制定标准格式合同的，必须使用标准格式合同。格式合同的内容、要求必须认真填写，必要时可修改、补充条款，由双方在修改处签章确认。

2、使用对方提供的合同。对此类合同必须认真审核，就合同中显见的不合法、不合理、不完整或对我公司不利的条款及时与对方进行磋商解决。

3、没有标准格式合同，必须自行起草的，应注意合同条款是否完备，依据《合同法》的规定写清以下条款：

（1）合同当事人的名称或者姓名、住所、负责人的姓名及职务；（2）标的（要写明标的名称）

（3）数量和质量（标的种类、范围、技术条件、质量标准、规格、数量等要求要明确、具体）；

（4）价款或报酬（写明数额、计算标准、结算方式和程序及各种附带的费用等）；

（5）各方的权利、责任和义务；（6）合同期限、履行地点和方式；（7）违约责任；

（8）其他双方约定的条款；

（9）合同必要的附件（如清单、表格、图表等）。

第四部分 合同的审核、审批

第九条 合同经办人填写《合同审批表》，《合同审批表》上必须简要概括合同主要内容，并填写结算办法与总金额，如属分期付款，应写明每期付款时间、条件及金额。《合同审批表》按权限逐级呈送审核、审批之后，作为申请合同盖章之依据。《合同审批表》同财务部存档，作为收付款及监督执行情况 的依据。

第十条 对外开展的各业务，在一般情况下应采用订立书面合同的形式。小额业务经总经理批准后，可以采用报价单、确认书的形式代替合同文本。

第十一条

通过信件、电报、传真、电子邮件、报价单等形式就经济合同主要条款达成的协议视为书面合同，但必须在实际履行前与对方签订确认书。

第十二条 公司规定进行招投标的项目，在合同审核、审批时应附有招投标过程的全部材料。

第五部分 合同的签订

第十三条 合同签订时主办部门和签订人应审查对方是否具有签约能力，以及经济实力、履约能力、诚信记录等情况，签约人是否为合法的签约人或者是否有授权其签约的授权委托书；如果是自然人，要核对其身份证明文件，检查其是否具有完全的民事行为能力。

第十四条 合同签订时主办部门应审查对方提供的相关资料，如年检合格和仍在有效期的营业执照、税务登记证、商标证、委托代理销售的授权委托书、特殊商品经营许可证、质量认证证书、专利证书、商标证书、原产地证明、身份证复印件、银行帐号等，对方提供的相关证件的复印件均应加盖单位公章，对方是自然人的应加盖指印或本人签名。

第十五条 公司对外签订的合同，一般情况下应由总经理亲自签订；经总经理特别授权的，由被授权人在授权范围内代表公司对外签订。

第十六条 合同签订时必须写明合同签订的日期、地点。

第六部分 合同的管理及执行

第十七条 部门合同管理员必须对已审批的合同进行登记编号，凡与合同有关的资料，都要附在合同卷全归档。履行完毕的合同，按档案保管期限进行保管。

第十八条 合同主办部门应督促、检查、评价所承办合同的履行情况，对履行过程中发生的问题及时向审批领导反映。

第十九条 合同在履行中如发现遗漏或需更改、补充的问题，主办部门应及时与合同对方当事人签订补充合同。

第二十条 合同在履行过程中，如出现危及我方重大利益的事项或倾向，合同主办部门 应主动向有关领导汇报。

第七部分 合同纠纷的处理

第二十一条 合同纠纷的提出，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。

第二十二条合同纠纷处理或执行完毕的，应将资料汇总归档，以备查阅。

第八部分 监督与处罚

第二十三条 有下列情况之一的，视性质和情节轻重，扣罚当事人100-3000元。造成经济损失的同，责任人还应承担相应的经济赔偿责任。

1、合同经办人不按公司规定办理合同审批手续或超出授权签订合同的权限，擅自对外签订合同，给公司造成损失的；

2、未按规定签订书面合同，而用口头或简单便函协议代替，或合同尚未生效即擅自履行者；

3、违反本制度有关条款，或由于工作严重失误订立无效合同、重大缺陷合同者；

4、擅自签订、变更、解除、转让合同或执行违约合同，其结果对公司造成不利者；

5、发生合同纠纷不及时采取措施，或因工作懈怠而丧失仲裁、诉讼和申请强制执行时效的；

6、应追究对方违约责任而轻率放弃，使公司丧失可得利益者；

7、经办人或部门不按合同条款执行，使我公司造成损失者；

8、合同保管不善，造成遗失、损坏、泄密者；

9、违反本合同管理制度其他规定者。

第二十四条 在合同订立的过程中，如参与合同订立的人员有收取回扣、收受贿赂或其他利用合同订立工作谋取私利的行为，任何知情人员均可向公司领导举报，公司对举报事实查清后将给予举报人奖励，并为其保密。

第二十五条 任何部门或个人在合同订立的过程中有违反规定、假公济私损害公司利益的行为，一经查证属实，视情节轻重，公司将给予通报批评、留用察看、开除处分；造成损失的，公司有权要求其承担赔偿责任；触犯刑法者，由司法机关追究其刑事责任。

第十五章档案管理规定

第一部分 总则

第一条 为了加强公司档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条 凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须定期整理归档，集中管理，任何部门 和个人不得据为已有。

第三条 公司文件资料分为机密和非机密两种，凡财务、销售、采购、生产、人事方面的机密文件资料由所属部门主办人员负责建档管理，其他机密和非机密文件资料（包括各种设备仪器技术资料、维修保养资料、基建资料、安全生产、技术监督、环保资料等等）一律由公司资料室负责建档管理。各部门的领导应重视本部门文件资料的管理和归档工作，指定人员兼职负责此项工作。公司资料室由人力行政部指定专人兼职负责档案管理工作。人力行政部负责监督和指导。

第二部分 归档范围

第四条

凡是企业在生产、经营、管理和科研等活动中形成的，办理完

毕的，对今后工作具

有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围，具体包括：

（一）反映企业历史变迁和发展过程的文件材料，包括企业发展史、大事记、工作计划和总结、会议记录、企业发展变迁记录等。

（二）企业组织活动中及日常事务性工作中形成 的文件材料，包括宣传工作、工作、商会（协会）工作、行政事务、安全保卫工作、法纪监察、审计工作、人事管理、培训工作、法律诉讼、医疗卫生、后勤福利等工作中形成的文件材料，还有企业经济实体设立和变更的请求、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业计划总结、职工名册、档案和信息管理等。

（三）企业在经营活动方面形成的文件材料，包括经营决策、计划工作、统计工作、产品销售、物资管理、生产供应、财务管理、市场信息预测、企业管理中形成的文件材料，在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等。

（四）企业在生产技术管理方面所产生的文件材料，包括生产管理、、质量管理、标准化工作、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、讲量工作。

（五）产品方面所产生的文件材料，包括同一产品型号内，从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。

（六）科学技术研究方面所产生的文件材料，包括同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。

（七）基本建设方面所产生的文件材料，包括同一工程项目内可行性研究、任务书、财务管理文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件和工程创优的全过程。

（八）设备仪器方面所产生的文件材料，包括同一设备仪器的依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护和管理全过程。

（九）会计档案方面所产生的材料，包括凭证、见账簿、报表、移交清册、保管清册、销毁清册。

（十）企业在各项工作活动中形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘、获得的各种奖状、锦旗、资本、证书等。

第三部分 立卷归档要求

第五条 公司设立专门资料室，公司各部门设立专门资料柜，用于存放资料档案。

第六条 公司各部门在办理完业务后，应及时将资料存档，将不属于本部门保管的档案资料移交公司档案室保管。无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，给予责任人扣罚100元。

第七条 资料档案管理人员每年2月底以前将上办理完毕、需归档的文件材料分类整理、立卷归档，建立目录清单。超过时间未完成的，扣罚100元并责令限期完成。

第八条 各部门向公司资料室移交资料档案时，要严格履行书面移交手续。

第九条 文件材料归档可分为10个主要步骤：（1）收集文件——（2）区分——（3）划分期限——（4）文件装订——（5）文件排列——（6）文件编号——（7）文件装盒——（8）打印目录——（9）填备考表——（10）档案上架。

第十条

归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（一）对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等进行复印，以防字迹模糊或日久褪变。

（二）去除订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。

（三）使用粘全剂和选定的纸张对破损的、幅面过小（小于16开）的文件进行修补或托裱。

（四）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（五）归档分卷：先将归档文件按不同分开；再将同一的归档文件材料按三个保管期限分开；最后，同一、同一个保管期限的文件材料，按类别及时间有序排列。

（六）归档的文件材料应依序排列在一起，具体要求为：正本在前，定稿在后；下文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；原文在前，译文在后；转发文在前，被转发文在后。

（七）列写文件目录时，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写（例如标题仅有“通知”两字时，可根据内容拟为：通知【关于XXXX的通知】“）；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷首。

（八）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

第四部分 档案的借阅

第十一条

借阅档案资料必须履行借阅手续，确保其完整、机密与安全。资料员负责档案资料管理和提供利用工作，经手查找调卷，督促借阅者履行登记、签字手续，退还时当面检查、清点、注销。无关人员非经有关领导批准，不准取阅档案资料。

第十二条 本部门人员调阅其业务范围的档案材料，可直接由资料员提供；借非隶属业务范围的材料，需经部门及公司领导批准，方能调阅。

第十三条

借阅档案者不得泄密、涂改、拆散、撕剪、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借、复印或携带档案外出时，须经部门或公司领导批准。凡泄密、涂改、拆散、撕剪或未经领导批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对当事人扣罚100-300元。情节严重的予以开除。

第十四条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第十五条

借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，应立即报告，视情况扣罚100-300元。给公司造成经济损失的，必须赔偿经济损失。

第五部分 档案保管期限

第十六条 文件档案的保管期限分为三各：永久、长期（2-15年）和短期（2年以下）

。确定公司档案保管期限的原则：

（一）凡是反映公司 主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第六部分 档案的鉴定与销毁

第十七条 公司各部门对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，由部门负责人对资料档案进行鉴定，并经公司有关领导批准后销毁。公司资料室所保存的档案由人力行政部负责定期鉴定，经公司有关领导批准后销毁。

第十八条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清单上签字。未经批准私自销毁档案的，扣罚100-300元，造成经济损失的必须赔偿，情节严重的予以开除。

第四篇：值班室电脑使用规定

第三章 值班室电脑使用管理规定

1．使用电脑之前要严格检查开关、电源、插接口、刷卡机是否完好，在一切正

常的情况下方可开机操作。

2．保持电脑设备排列正规，布线整齐；经常进行外部清洁工作，保持设备整齐、干净。

3．注意电脑设备的保养和维护，爱护网络设备，保管好器材，如有遗失、被损坏，应及时向领导汇报。电脑要定期杀毒、升级确保使用安全，严防病毒侵入，保证正常运转；严禁非工作人员擅自使用。人为造成设备损坏，除追究当事人的责任外，其维修费用从当事人工资中核减。

4．工作人员必须按照规定操作和使用电脑，严格按照正确的步骤进行操作，密切注意电脑运行状况，保证电脑安全有序，做好各类设备的开机、关机工作。重要数据必须及时备份。未经许可任何人不得擅自删除文件或修改设置，不得擅自拆卸任何硬件设备。

5．不得将来历不明的软件装入机器运行。发现机器故障应及时报告，不得擅自进行维护，防止造成损失。任何外部存储设备（如U盘、硬盘等）不得随意连入计算机，确有必要连入的必须事先进行病毒扫描。

6．值班室电脑只能用于工作，严禁利用电脑玩游戏、看电影，严禁浏览网页以及进行其它与工作无关的活动，严利用电脑设备播放反动、黄色音像、访问不健康的网站。

7．监控电脑必须保证24小时运行监控画面，禁止使用监控电脑上网、聊天、游戏以及其他各种娱乐活动。监控电脑的网络配置及重要数据的修改、生成、网络调整，任何人不得随意擅自更改。

8．值班室工作人员在岗期间（7:00——23:00）需确保监控画面正常稳定，发现问题应及时向领导汇报具体情况；夜间保安人员在岗期间（23:00——7:00）需即时关注监控画面，发现问题应及时联系值班工作人员。

9．以上使用管理制度各部门人员须严格遵守，违反规定者视情节轻重给予严重警告、罚款或者开除处分。

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2010年5月

第五篇：电脑使用管理规定

电脑使用管理规定

一、目的为提高现代化办公实效，规范公司电脑的使用管理，确保电脑以及网络资源高效安全地用于工作，特制本规定。

二、适用范围

《电脑使用管理规定》适用于公司所有办公电脑及占用公司网络资源电脑的管理。

三、电脑使用管理

1、新入员工到岗后，部门负责人向行政人事部申请并登记领用电脑；员工离职前须取消登录密码，便于下位员工的使用。

2、电脑的操作系统、网络IP地址的配置均由公司统一安装、设置，各部门及个人未经许可不得私自增删软件或更改各项设置。

3、不得将任何与工作、业务等相关的文件存放在C盘系统目录、根目录、我的文档中未按规定保存文件造成文件丢失的视情况给予惩处。

4、电脑上不得存放有影响和破坏公司电脑网络正常运行的软件，如：（黑客程序，网络抢带宽软件，网络代理服务器软件、带病毒的文件等）。

5、必须定期给电脑进行杀毒操作，如发现存在此类文件，公司可以在不通知所有者的情况下无条件的完全删除，删除操作中引起的数据丢失和系统出现错误等由此类文件所有者负责。

6、工作时间禁止用公司电脑或使用通讯软件做与工作无关的事情，禁止在工作时间打游戏、看电影、视频。禁止播放与工作无关的视频、影像、音乐等。

7、不准利用公司电脑传播法律禁止的文字、图片，不准传播损害公司形象和利益的文字、图片资料。

8、不得私自拆卸电脑及外设，更不得私自更换电脑机箱内的硬件设备。

9、各部门应定期备份工作文档、数据、图纸等文件，对重要的或涉及公司机密的数据文件需要在两人或者负责人监督下进行备份操作，并且由各部门负责人保存。员工未经许可，不得为他人（包括离职员工）复制公司内部任何数据资料。对于严重构成有损公司利益、造成公司经济损失的行为，将承担相应的经济赔 1

偿或刑事责任。

10、任何人不得因私挪用公司的信息设备、网络资源、更不能破坏电脑网络设备。

11、任何人不得安装企业QQ外的聊天通信客户端，在工作时发起与工作无关的QQ等聊天、网络会议、广播信息等。

12、隶属在企业QQ群内的公司员工，在工作期间必须及时登录企业QQ，并保障公司内部沟通机制的畅通。

13、各部门负责人负责本部门上班时间办公电脑使用情况的监督管理，行政人事部不定期抽查，并将检查结果记录在案作为考核依据。

四、电脑保养及维护

1、公司内部由专人负责电脑的维护、维修等各项工作，公司员工对所使用的电脑有管理、维护的责任与义务。

2、员工应该经常整理电脑文件，以保持电脑文件的整齐，建议每月要进行电脑硬盘碎片整理操作。

3、员工应该保持电脑周围环境的清洁，键盘，鼠标机箱，显示器等不应堆积灰尘，应该每日清理。

4、遇到突然停电时，必须等待3分钟后才能再次开启电脑电源，以免造成电脑主电路板损坏。

5、应将机箱放在空气容易流通的地方，室温应维持在28度左右，以确保电脑正 常运行。电脑的机箱上不允许堆放杂物，以免机箱过热或带来安全隐患。

6、如遇电脑故障，需填写“电脑维修申请单”并交由行政人事部，统一调派专人 维修。维修完成后由使用人验收并签字。如碰到有硬件损坏要更换，由改维修 人员写出情况说明并加上使用者的购买申请，然后交行政人事部。

7、如电脑出现问题，没有及时报修，或因使用者操作不当所引起的电脑相关损坏，由该电脑的使用者负责赔偿。

五、处罚措施

1、部门负责人有义务监督员工上班时间的电脑使用状况，对于员工上班时间使用 电脑从事工作之外的行为有权勒令员工改正。员工拒绝改正的，必须上报行政

人事部处理。

2、违反规定者视其情节轻重给予口头警告、书面警告直至记过处分并给予通报批 评，罚款50～500元。情节严重构成犯罪者，解除劳动关系，移交公安机关处理。

六、附则

本制度最终解释权归公司所有