电话、传真机、电脑使用管理规定[本站推荐]

第一篇：电话、传真机、电脑使用管理规定[本站推荐]

电话、传真机、电脑使用管理规定

1.0目的加强企业管理，节省办公费用，提高经济效益。

2.0适用范围

适用于本公司内电话、传真机使用管理。

3.0规定好范文版权所有

3.1各部门电话在保证业务正常联络的前提下，尽量缩短通话时间，做到长话短说，如通话内容较多，尽量使用传

真机。

3.2部门及管理处因联系业主和客户需要打国内长途电话和使用传真机要履行登记手续，由总经理（或管理处经理）批准。

3.3所有员工在工作时间一律不能打私人电话，不能使用传真机，不能打信息台，不能打与工作无关的电话。

3.4各外线电话话费限制在公司所规定的月费标准内，所超出部分由部门或保管人自行承担，具体核算及承付办法按财务部规定。

八、复印机管理规定

1.0目的加强管理，避免浪费。

2.0适用范围

适用于本公司内复印机的管理。

3.0规定

3.1复印机由专人管理，每日按由专人负责打开、关闭，其他人员不得私自使用复印机。

3.2复印文件交由总经办及部门秘书统一复印，复印操作须按厂房要求执行。

3.3复印完毕由经办人认真填写复印记录。

3.4不得复印与公司工作无关的文件资料，一经发现，将作违纪处理。公司内部受控文件及图纸等复印由总经办经理严格控制，做好记录。

3.5复印文件使用时必须轻拿轻放，如遇卡纸要仔细检查并小心的清除机腔内的卡纸，以利延长机器使用寿命。

3.6前台秘书每月对复印机进行外部清洁维护。

3.7每月定期同志为保单位对复印机进行检查、维护。

3.8前台秘书每月对复印纸张、显影粉等耗材进行统计结算，并经常提醒办公室内人员对徐福印内容再三斟酌，以利节省成本。

3.9若给业主做有偿服务，a4以0.30元，a3以0.60元收费。

九、电脑使用管理规定

1.0目的规范电脑管理工作。

2.0适用范围

适用于本公司内电脑的管理。好范文版权所有

3.0规定

3.1电脑实行专人专用管理和个人负责制，未经批准不得擅自调换。

3.2电脑保管人每天负责打开、关闭，切忌不退出程序就强行关机，更不能下班离开办公室后不关机，如果因此造成的意外损坏，要追究使用人责任和赔偿经济损失。

3.3若发现电脑有病毒，及时通知总经办借用杀毒软件杀毒，以免通过软盘或上网交叉感染影响其他电脑正常运行。

3.4如遇打印机卡纸要仔细检查并小心地清除机腔内的卡纸，以利延长机器使用寿命。

3.5每周定期定员对电脑进行外部清洁维护，发生故障要立即报告总经办联系电脑部技术人员处理，不得自拆修理。

3.6以公司或部门(管理处)名义对外行文，必须由总经理或各部门(管理处)经理审阅定稿。禁止利用公司电脑为私人服务和工作时间进行娱乐活动。

3.7配置电脑的人员以在总经办登记备案并办理领用手续为准。

电脑未经专用人许可，他人不准擅自使用，违者将负责因此发生后果的责任。

第二篇：电话使用管理规定

电话管理规定

第一条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

第二条 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。

第三条 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。

第四条 总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，××公司”当方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。

第五条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。

第六条 值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。

第七条 员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元；私挂香港或澳门的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。

第八条 公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。部门正职负责人，经申请可报销电话费。其他员工公司不予考虑电话问题。

十四、长途电话管理办法

第一条 为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。

第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。

第三条 电话使用须知：(一)辖区内的洽公。

(二)时间以三分钟为限，自我控制。

(三)注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。

第四条 长途电话使用须知：

(一)各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结

果。本表每月转管理部呈总经理核阅。(二)长途电话限所长以上人员挂拨。

(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。(四)禁止挂用私人长途电话。

(五)违反长途电话使用电话需知，或控制表未记载，或记载不实者，一律作记过处分

第三篇：电话使用管理规定

电话使用管理规定

一、办公室电话由各处室主任、各年级组长负责。

二、办公室电话是为了办公需要配备，学校随时对各办公室电话使用情况进行监督，不允许私人事情使用。

三、如发现超标使用(如拨打信息台等)，学校将追缴所发生的费用，并追究当事人的责任。

四、办公室电话机应爱护使用，保持清洁，如发现人为原因损坏，由各处室主任、年级组长负责追查当事人，赔偿修复电话机费用。

五、如工作确实需要打长途电话，需持校长批准单到总务处领取钥匙，开锁后进行长途通讯，打完后将钥匙立即归还总务处。

六、传达室电话专供电传及公事使用，不允许教职工个人事情使用。

来电话找教职工的，传达室人员可以传达或告知通讯方式。教职工因病、因事请假，请打到相应的处室办公室，传达室没有代理请假的责任与权利。

咨询电话管理规定

第一条　为了规范国家食品药品监督管理总局行政事项受理服务咨询电话的管理，结合行政事项受理服务工作实际，制定本规定。

第二条　行政事项受理服务全体工作人员应根据统一安排，认真参与咨询电话的值班。

第三条

咨询电话值班时间：上午9:00-11:30，下午13:00-16:00。

第四条　电话值班工作人员工作要求

(一)电话值班人员应秉持严肃、认真的原则，谨慎回答每一个问题，并做好电话记录;

(二)值班人员应严格按照值班工作安排值班，不得擅自调换值班时间;

当值班人员发现电话值班时间与自己的工作时间冲突时，应提前___天告知本部门负责人予以调整;

(三)值班人员应严格执行咨询电话的时间规定，不得随便缩短或延长咨询电话接听时间;

(四)值班人员接听咨询电话语言应规范、简洁、礼貌，态度应热情诚恳，严禁出现不耐烦、粗暴或吵架的现象;

(五)值班人员应根据咨询电话定位，积极回答与职能有关的问题;

对于不能当场回答的问题，应在咨询电话记录本上做好详细记录，并本着首问责任制原则，由电话值班人员在值班当天下班前进行核实并给予来电人回复;对于与咨询电话定位无关的问题可引导来电人咨询相关业务部门。

第五条　值班人员如违反上述第四条规定的，将视情节轻重程度给予批评教育、警告、记过直至开除等处分。

第四篇：电脑使用管理规定

电脑使用管理规定

一、总则

为加强各部门电脑设备管理工任务，规范使用者的行为，保障各部门业务系统和电脑终端设备的正常运作，防止意外差错发生，确保公司整体计算机系统的安全运行，特制定本规定。

二、电脑设备管理规定

（一）各部门对本部门的电脑设备有使用权及保管权。安装调试和维护电脑由管理员负责。

（二）部门电脑设备要实行专人分管，谁保管谁负责。

（三）严禁在电脑设备周围放置腐蚀和强磁物质。

（四）严禁将金属、食物及饮料等物品放置于电脑设备上。

（五）严禁带电插拔电脑设备的各种连接电缆。

（六）电脑设备使用完后要切断电源，并认真做好清洁卫生和防尘防潮工作，要注意防火、防鼠咬坏电线。

（七）非专业人员不得擅自变更电脑设备的网线或通信线路。

（八）电脑设备使用中出现异常情况（如设备烧毁、冒烟及异常声响等），应及时切断电源并通知电脑管理员处理。

（九）电脑设备运行中如出现死机，通讯中断等故障，应及时通知电脑管理员处理。

（十）各部门要注意计算机病毒的安全防范工作。严禁非法拷贝程序和文件，严禁工作时间在电脑终端上玩游戏，防止病毒的入侵。如发现病毒或所使用的电脑内安装的防病毒软件不能使用时及时通知电脑管理员。

（十一）禁止任何人将私人电脑配件接入公司电脑设备、（十二）禁止任何人将私人电脑接入公司电脑网络。

三、电脑终端用户操作规定

（一）操作员必须严格按照操作规程进行操作。开机前检查电源及各种电源联线是否正确、牢固。

（二）严禁在电脑终端上做非业务操作（如上网聊天、玩游戏、听音乐、看网络电影及下载与工作无关的资料，浏览与工作业务无关的网站等）。

（三）严禁复制、删除或修改电脑终端上已安装的系统及业务应用软件。

（四）未经电脑管理员及主管领导同意，不得擅自在电脑终端上安装其它程序。

（五）严禁改变电脑终端的软、硬件配置。

（六）操作员必须保管好自己的用户各和密码，严禁借用、共用或盗用他人的用户名和密码。

（七）操作员必须妥善保管好各种相关电脑资料，防止泄密。

（八）操作员登录电脑终端处理业务过程中，本人离开时，应先退出用户业务界面；若离开时间较长，应关机及切断设备电源。

（九）禁止打开电脑资料给非本公司人员查看。

（十）禁止随意将电脑内的文件夹设置成“共享”，若需共享，必须加上口令并设置访问权限。

四、互联网上网规定

（一）禁止无权限上网的用户使用互联网。

（二）所有有权使用互联网的员工只能利用互联网服务于公司事务，不得从事与工作无关的事务。

（三）禁止访问色情、反动、违反国家政策的网站。不得下载与工作无关的任何内容。

（四）不得通过互联网向外泄露公司的任何信息。不得利用公司互联网线路在互联网上进行危害国家安全、泄露国家秘密、侵犯国家、社会、集体的和公民的合法权益的行为。

五、职责划分

（一）电脑使用人负责电脑的使用保管，各部门负责人负责本部门电脑使用日常监管；电脑管理员负责全公司电脑软硬件安装与维护，并负责各部门电脑安全使用的监督与管理。

（二）上班时间，电脑管理员非业务需要或公司领导派遣，不得擅自离开本公司范围。电脑管理员接到电脑故障报告后应及时进行处理；有突发事件发生时应主动及时响应，快速处理，确保电脑数据安全。

（三）电脑管理员应经常检查公司电脑网络系统，发现问题及时处理；定期清理、杀毒，保障系统正常运行。

六、违规考核规定

（一）工作时间上网聊天、玩游戏、听音乐、看网络电影及下载与工作无关的资料，浏览与工作业务无关的网站，扣绩效3分/次。

（二）未经许可，擅自使用他人电脑的，扣绩效5分/次。

（三）未经许可，让外人使用本部门电脑的，扣绩效5分/次。

（四）浏览不健康的网站或利用网络从事违法活动，扣绩效10分/次，并给予降级或辞退处分，情节严重者将移交司法部门处理。

（五）未经许可，私自拆装机器，扣绩效10分/次。

（六）私自安装与工作无关的软件或程序，或擅自对电脑硬盘进行格式化或重新安装操作系统，扣绩效10分/次；造成电脑资料丢失者，将视资料重要性而定考核，并可给以降级或辞退处理。

（七）未经许可，私自使用他人计算机密码或向他人泄露计算机密码，扣绩效10分/次；因泄密造成电脑数据资料损失、丢失或对公司生产经营工作造成不良影响的，视情节轻重给予当事人作经济处罚，并可给予降给或辞退处理，情节严重者，将追究当事人法律责任。

（八）私自进入公司网络系统，浏览或盗取公司重要资料，或者删除、更改、拷贝、打印公司重要资料，扣绩效20分/次，已经造成泄密或损失的，扣罚金额将视资料重要性、损失程度而定，并可给予辞退处理，或直接追究其法律责任。

（九）私自更改IP地址，一经发现，扣绩效10分/次，若因此造成公司计算机受影响的，视情节轻重给予加倍处罚，并可给予降级或辞退处理。

（十）有违反其他规定情形的，视情况扣罚扣绩效5分-10分/次，情节严重者可予以降级或辞退。

第十三章清洁管理规定

为加强公司环境卫生管理，创造一个洁净、美观的工作环境，特制定本管理规定。

一、清洁人员在工作过程中不得翻阅、弄丢房间里的文件资料和其他物品，不得泄露公司秘密。

二、清洁过程需要挪动文件资料或其他物品位置的，在完成清洁后必须物归原位，保持物品摆放整齐，不得搞乱文件资料和其他物品，不得擅自改变物品摆放位置。

三、清洁完房间卫生后，室内无人时要熄灭电灯，关好门窗。

四、工作时，彻底清扫各房间、走道、水沟、宿舍和厂区公共区域范围内的卫生，不留死角，保持桌面、地面、门窗玻璃、天花板等地方干净、整洁和有序。

五、每天上、下午定时对办公楼和人力行政部办公室进行清理保洁。并经常巡查，及时清扫保持干净。接待室、会议室在人员走后，要立即清理保洁。办公楼卫生间和厂区公用厕所必须每天清扫冲洗两次，每周消毒1次。

六、清扫完厂区公共区域卫生后，要加强保洁管理，保持地面无垃圾、无杂物、无卫生死角，环境整洁美观。

七、定期对水沟、下水道、垃圾桶和垃圾堆喷洒药物，做好灭鼠、蚊蝇、蟑螂工作。

八、爱惜公物、妥善保管好消毒用品和工具，不得故意损坏。

九、发现有漏水、漏电和设备损坏现象，要及时报人力行政部，以便维修处理。要节约用水用电，关好各阀门开关。

十、自觉接受行政人员的监督管理，搞好相关场所的清洁维护。

十一、对违反上述规定者，给予批评警告，并可参照奖惩管理制度给予绩效扣分1~10分，对违纪情节严重者，予以解除劳动合同。

第十四章合同管理规定

第一部分 总则

第一条 为避免合同纠纷，防范经营风险，维护本公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规的规定，结合本公司的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于除劳动合同之外的所有本公司对外签订的合同和协议。

第二部分 合同管理机构及职责

第三条 各部门应指定专人负责本部门合同管理工作。第四条 合同主办部门合同管理的职责：

1、合同主办部门负责合同签订前的各项准备工作，包括目标对象选择（必要时通过公开招投标确定）、资信调查、市场调查、商务谈判。

2、负责起草或审核合同，根据本制度规定的流程及权限上报或签订合同；负责本部门合同的归档管理、执行及跟踪等工作。

3、负责对本部门承办的合同及与合同有关材料进行登记、整理、分类保管。

第五条 财务部合同管理的职责：

1、根据合同的收付款时间及方式等作好资金安排。

2、监督合同收付款条款的执行。

3、配合主管领导做好合同监督和检查工作。第六条 合同保管及合同有关经办人员的职责：

1、对签订的合同及有关材料进行整理、建档和保管。

2、必须保守公司合同的秘密。未经公司领导同意，严禁向本公司非相关人员及外界提供或泄露本单位合同的情况。

第三部分 合同的谈判、草拟

第七条 合同经办人负责谈判工作，主管领导负有指导、监督和管理责任。

第八条 合同的起草与使用：

1、本公司已经制定标准格式合同的，必须使用标准格式合同。格式合同的内容、要求必须认真填写，必要时可修改、补充条款，由双方在修改处签章确认。

2、使用对方提供的合同。对此类合同必须认真审核，就合同中显见的不合法、不合理、不完整或对我公司不利的条款及时与对方进行磋商解决。

3、没有标准格式合同，必须自行起草的，应注意合同条款是否完备，依据《合同法》的规定写清以下条款：

（1）合同当事人的名称或者姓名、住所、负责人的姓名及职务；（2）标的（要写明标的名称）

（3）数量和质量（标的种类、范围、技术条件、质量标准、规格、数量等要求要明确、具体）；

（4）价款或报酬（写明数额、计算标准、结算方式和程序及各种附带的费用等）；

（5）各方的权利、责任和义务；（6）合同期限、履行地点和方式；（7）违约责任；

（8）其他双方约定的条款；

（9）合同必要的附件（如清单、表格、图表等）。

第四部分 合同的审核、审批

第九条 合同经办人填写《合同审批表》，《合同审批表》上必须简要概括合同主要内容，并填写结算办法与总金额，如属分期付款，应写明每期付款时间、条件及金额。《合同审批表》按权限逐级呈送审核、审批之后，作为申请合同盖章之依据。《合同审批表》同财务部存档，作为收付款及监督执行情况 的依据。

第十条 对外开展的各业务，在一般情况下应采用订立书面合同的形式。小额业务经总经理批准后，可以采用报价单、确认书的形式代替合同文本。

第十一条

通过信件、电报、传真、电子邮件、报价单等形式就经济合同主要条款达成的协议视为书面合同，但必须在实际履行前与对方签订确认书。

第十二条 公司规定进行招投标的项目，在合同审核、审批时应附有招投标过程的全部材料。

第五部分 合同的签订

第十三条 合同签订时主办部门和签订人应审查对方是否具有签约能力，以及经济实力、履约能力、诚信记录等情况，签约人是否为合法的签约人或者是否有授权其签约的授权委托书；如果是自然人，要核对其身份证明文件，检查其是否具有完全的民事行为能力。

第十四条 合同签订时主办部门应审查对方提供的相关资料，如年检合格和仍在有效期的营业执照、税务登记证、商标证、委托代理销售的授权委托书、特殊商品经营许可证、质量认证证书、专利证书、商标证书、原产地证明、身份证复印件、银行帐号等，对方提供的相关证件的复印件均应加盖单位公章，对方是自然人的应加盖指印或本人签名。

第十五条 公司对外签订的合同，一般情况下应由总经理亲自签订；经总经理特别授权的，由被授权人在授权范围内代表公司对外签订。

第十六条 合同签订时必须写明合同签订的日期、地点。

第六部分 合同的管理及执行

第十七条 部门合同管理员必须对已审批的合同进行登记编号，凡与合同有关的资料，都要附在合同卷全归档。履行完毕的合同，按档案保管期限进行保管。

第十八条 合同主办部门应督促、检查、评价所承办合同的履行情况，对履行过程中发生的问题及时向审批领导反映。

第十九条 合同在履行中如发现遗漏或需更改、补充的问题，主办部门应及时与合同对方当事人签订补充合同。

第二十条 合同在履行过程中，如出现危及我方重大利益的事项或倾向，合同主办部门 应主动向有关领导汇报。

第七部分 合同纠纷的处理

第二十一条 合同纠纷的提出，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。

第二十二条合同纠纷处理或执行完毕的，应将资料汇总归档，以备查阅。

第八部分 监督与处罚

第二十三条 有下列情况之一的，视性质和情节轻重，扣罚当事人100-3000元。造成经济损失的同，责任人还应承担相应的经济赔偿责任。

1、合同经办人不按公司规定办理合同审批手续或超出授权签订合同的权限，擅自对外签订合同，给公司造成损失的；

2、未按规定签订书面合同，而用口头或简单便函协议代替，或合同尚未生效即擅自履行者；

3、违反本制度有关条款，或由于工作严重失误订立无效合同、重大缺陷合同者；

4、擅自签订、变更、解除、转让合同或执行违约合同，其结果对公司造成不利者；

5、发生合同纠纷不及时采取措施，或因工作懈怠而丧失仲裁、诉讼和申请强制执行时效的；

6、应追究对方违约责任而轻率放弃，使公司丧失可得利益者；

7、经办人或部门不按合同条款执行，使我公司造成损失者；

8、合同保管不善，造成遗失、损坏、泄密者；

9、违反本合同管理制度其他规定者。

第二十四条 在合同订立的过程中，如参与合同订立的人员有收取回扣、收受贿赂或其他利用合同订立工作谋取私利的行为，任何知情人员均可向公司领导举报，公司对举报事实查清后将给予举报人奖励，并为其保密。

第二十五条 任何部门或个人在合同订立的过程中有违反规定、假公济私损害公司利益的行为，一经查证属实，视情节轻重，公司将给予通报批评、留用察看、开除处分；造成损失的，公司有权要求其承担赔偿责任；触犯刑法者，由司法机关追究其刑事责任。

第十五章档案管理规定

第一部分 总则

第一条 为了加强公司档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条 凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须定期整理归档，集中管理，任何部门 和个人不得据为已有。

第三条 公司文件资料分为机密和非机密两种，凡财务、销售、采购、生产、人事方面的机密文件资料由所属部门主办人员负责建档管理，其他机密和非机密文件资料（包括各种设备仪器技术资料、维修保养资料、基建资料、安全生产、技术监督、环保资料等等）一律由公司资料室负责建档管理。各部门的领导应重视本部门文件资料的管理和归档工作，指定人员兼职负责此项工作。公司资料室由人力行政部指定专人兼职负责档案管理工作。人力行政部负责监督和指导。

第二部分 归档范围

第四条

凡是企业在生产、经营、管理和科研等活动中形成的，办理完

毕的，对今后工作具

有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围，具体包括：

（一）反映企业历史变迁和发展过程的文件材料，包括企业发展史、大事记、工作计划和总结、会议记录、企业发展变迁记录等。

（二）企业组织活动中及日常事务性工作中形成 的文件材料，包括宣传工作、工作、商会（协会）工作、行政事务、安全保卫工作、法纪监察、审计工作、人事管理、培训工作、法律诉讼、医疗卫生、后勤福利等工作中形成的文件材料，还有企业经济实体设立和变更的请求、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业计划总结、职工名册、档案和信息管理等。

（三）企业在经营活动方面形成的文件材料，包括经营决策、计划工作、统计工作、产品销售、物资管理、生产供应、财务管理、市场信息预测、企业管理中形成的文件材料，在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等。

（四）企业在生产技术管理方面所产生的文件材料，包括生产管理、、质量管理、标准化工作、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、讲量工作。

（五）产品方面所产生的文件材料，包括同一产品型号内，从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。

（六）科学技术研究方面所产生的文件材料，包括同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。

（七）基本建设方面所产生的文件材料，包括同一工程项目内可行性研究、任务书、财务管理文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件和工程创优的全过程。

（八）设备仪器方面所产生的文件材料，包括同一设备仪器的依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护和管理全过程。

（九）会计档案方面所产生的材料，包括凭证、见账簿、报表、移交清册、保管清册、销毁清册。

（十）企业在各项工作活动中形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘、获得的各种奖状、锦旗、资本、证书等。

第三部分 立卷归档要求

第五条 公司设立专门资料室，公司各部门设立专门资料柜，用于存放资料档案。

第六条 公司各部门在办理完业务后，应及时将资料存档，将不属于本部门保管的档案资料移交公司档案室保管。无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，给予责任人扣罚100元。

第七条 资料档案管理人员每年2月底以前将上办理完毕、需归档的文件材料分类整理、立卷归档，建立目录清单。超过时间未完成的，扣罚100元并责令限期完成。

第八条 各部门向公司资料室移交资料档案时，要严格履行书面移交手续。

第九条 文件材料归档可分为10个主要步骤：（1）收集文件——（2）区分——（3）划分期限——（4）文件装订——（5）文件排列——（6）文件编号——（7）文件装盒——（8）打印目录——（9）填备考表——（10）档案上架。

第十条

归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（一）对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等进行复印，以防字迹模糊或日久褪变。

（二）去除订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。

（三）使用粘全剂和选定的纸张对破损的、幅面过小（小于16开）的文件进行修补或托裱。

（四）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（五）归档分卷：先将归档文件按不同分开；再将同一的归档文件材料按三个保管期限分开；最后，同一、同一个保管期限的文件材料，按类别及时间有序排列。

（六）归档的文件材料应依序排列在一起，具体要求为：正本在前，定稿在后；下文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；原文在前，译文在后；转发文在前，被转发文在后。

（七）列写文件目录时，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写（例如标题仅有“通知”两字时，可根据内容拟为：通知【关于XXXX的通知】“）；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷首。

（八）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

第四部分 档案的借阅

第十一条

借阅档案资料必须履行借阅手续，确保其完整、机密与安全。资料员负责档案资料管理和提供利用工作，经手查找调卷，督促借阅者履行登记、签字手续，退还时当面检查、清点、注销。无关人员非经有关领导批准，不准取阅档案资料。

第十二条 本部门人员调阅其业务范围的档案材料，可直接由资料员提供；借非隶属业务范围的材料，需经部门及公司领导批准，方能调阅。

第十三条

借阅档案者不得泄密、涂改、拆散、撕剪、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借、复印或携带档案外出时，须经部门或公司领导批准。凡泄密、涂改、拆散、撕剪或未经领导批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对当事人扣罚100-300元。情节严重的予以开除。

第十四条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第十五条

借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，应立即报告，视情况扣罚100-300元。给公司造成经济损失的，必须赔偿经济损失。

第五部分 档案保管期限

第十六条 文件档案的保管期限分为三各：永久、长期（2-15年）和短期（2年以下）

。确定公司档案保管期限的原则：

（一）凡是反映公司 主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第六部分 档案的鉴定与销毁

第十七条 公司各部门对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，由部门负责人对资料档案进行鉴定，并经公司有关领导批准后销毁。公司资料室所保存的档案由人力行政部负责定期鉴定，经公司有关领导批准后销毁。

第十八条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清单上签字。未经批准私自销毁档案的，扣罚100-300元，造成经济损失的必须赔偿，情节严重的予以开除。

第五篇：电脑使用管理规定

电脑使用管理规定

一、目的为提高现代化办公实效，规范公司电脑的使用管理，确保电脑以及网络资源高效安全地用于工作，特制本规定。

二、适用范围

《电脑使用管理规定》适用于公司所有办公电脑及占用公司网络资源电脑的管理。

三、电脑使用管理

1、新入员工到岗后，部门负责人向行政人事部申请并登记领用电脑；员工离职前须取消登录密码，便于下位员工的使用。

2、电脑的操作系统、网络IP地址的配置均由公司统一安装、设置，各部门及个人未经许可不得私自增删软件或更改各项设置。

3、不得将任何与工作、业务等相关的文件存放在C盘系统目录、根目录、我的文档中未按规定保存文件造成文件丢失的视情况给予惩处。

4、电脑上不得存放有影响和破坏公司电脑网络正常运行的软件，如：（黑客程序，网络抢带宽软件，网络代理服务器软件、带病毒的文件等）。

5、必须定期给电脑进行杀毒操作，如发现存在此类文件，公司可以在不通知所有者的情况下无条件的完全删除，删除操作中引起的数据丢失和系统出现错误等由此类文件所有者负责。

6、工作时间禁止用公司电脑或使用通讯软件做与工作无关的事情，禁止在工作时间打游戏、看电影、视频。禁止播放与工作无关的视频、影像、音乐等。

7、不准利用公司电脑传播法律禁止的文字、图片，不准传播损害公司形象和利益的文字、图片资料。

8、不得私自拆卸电脑及外设，更不得私自更换电脑机箱内的硬件设备。

9、各部门应定期备份工作文档、数据、图纸等文件，对重要的或涉及公司机密的数据文件需要在两人或者负责人监督下进行备份操作，并且由各部门负责人保存。员工未经许可，不得为他人（包括离职员工）复制公司内部任何数据资料。对于严重构成有损公司利益、造成公司经济损失的行为，将承担相应的经济赔 1

偿或刑事责任。

10、任何人不得因私挪用公司的信息设备、网络资源、更不能破坏电脑网络设备。

11、任何人不得安装企业QQ外的聊天通信客户端，在工作时发起与工作无关的QQ等聊天、网络会议、广播信息等。

12、隶属在企业QQ群内的公司员工，在工作期间必须及时登录企业QQ，并保障公司内部沟通机制的畅通。

13、各部门负责人负责本部门上班时间办公电脑使用情况的监督管理，行政人事部不定期抽查，并将检查结果记录在案作为考核依据。

四、电脑保养及维护

1、公司内部由专人负责电脑的维护、维修等各项工作，公司员工对所使用的电脑有管理、维护的责任与义务。

2、员工应该经常整理电脑文件，以保持电脑文件的整齐，建议每月要进行电脑硬盘碎片整理操作。

3、员工应该保持电脑周围环境的清洁，键盘，鼠标机箱，显示器等不应堆积灰尘，应该每日清理。

4、遇到突然停电时，必须等待3分钟后才能再次开启电脑电源，以免造成电脑主电路板损坏。

5、应将机箱放在空气容易流通的地方，室温应维持在28度左右，以确保电脑正 常运行。电脑的机箱上不允许堆放杂物，以免机箱过热或带来安全隐患。

6、如遇电脑故障，需填写“电脑维修申请单”并交由行政人事部，统一调派专人 维修。维修完成后由使用人验收并签字。如碰到有硬件损坏要更换，由改维修 人员写出情况说明并加上使用者的购买申请，然后交行政人事部。

7、如电脑出现问题，没有及时报修，或因使用者操作不当所引起的电脑相关损坏，由该电脑的使用者负责赔偿。

五、处罚措施

1、部门负责人有义务监督员工上班时间的电脑使用状况，对于员工上班时间使用 电脑从事工作之外的行为有权勒令员工改正。员工拒绝改正的，必须上报行政

人事部处理。

2、违反规定者视其情节轻重给予口头警告、书面警告直至记过处分并给予通报批 评，罚款50～500元。情节严重构成犯罪者，解除劳动关系，移交公安机关处理。

六、附则

本制度最终解释权归公司所有