如何做一个好秘书

第一篇：如何做一个好秘书

如何做一个好秘书

什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。但是要成为一个好的秘书，并不是那么容易的事，接下来就让我为大家讲一下如何成为一名好的秘书。身为秘书，在工作中应注意的问题：

1.与上司关系的处理

秘书地位的特殊性，很多时候会尴尬。因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司，这是根本性的错误；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默无闻，让他感到你的存在，但非无所不在。

体谅上司的劳苦，分担他的压力。要观察细致，尽可能考虑周到。

不急于表功。要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私下底他会对你存有好感。不忙着提建议。你的建议都表明对上司目前工作运作的不满，所以要选择好时间场合，才会有助于问题的解决。

不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司，要有相应的独立性。

2．与工作人员关系协调

要和同事们和平共处，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。要有合作精神，主动帮助同事，消除隔阂，创造和睦的工作气氛。要宽容体谅他人，不强求别人。不同的人能力素质不同，要善待世事。要勇于承担责任。这一点很重要，工作中难免有错误，“心底无私天地宽”，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而会得到别人的原谅和敬重。

此外，秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面，不能简单敷衍了事

同时，好的秘书会做到：

一、如何陪伴领导：要若即若离，要在领导的视线范围内，不要让领导在需要时看不到秘书。注意观察领导的眼神、手势地，在大场合要反应灵敏，行动迅捷。

二、落落大方，不卑不亢，可以点头，不要哈腰。做到热情有度，稳健为本。太过于热情，有时会损害领导形象。

三，要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶，否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡，递茶送水经先宾后主。

四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情，对象是什么，程序是什么，内容是什么，不能一问三不知，适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份，对领导活动的位置要事先了解情况。

五、要注重仪表，大方得体。

秘书不但要有良好的工作能力，还要有良好的素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了…这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

以上，就是我对如何做好一个好秘书的理解。

第二篇：如何做一个好的高级秘书

如何做一个好的高级秘书

先来看看初级秘书、中级秘书、高级秘书的主要职责。

一、初级秘书

一、协调上司的工作

主要工作如下:

接听电话、上传下达

使用办公软件，打字制表、制作PPT

使用各类办公用具，例如传真机、复印机、电脑等使用互联网

管理档案、文件等

接待

其他事务性的简单工作

二、中级秘书

分担上司工作

主要工作如下:

起草公文、文件及其他需要的文字工作

沟通协调各种关系

管理上司工作日程

组织、召集相关的会议

收集相关信息资料等

公司内、外简单事务的处理

语言要求

三、高级秘书

管理、参谋、支持上司工作

主要工作如下

安排管理上司的工作时间

沟通协调各种关系

主持大型商务、文化活动

信息的处理与分析

对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持。

语言要求

上面说了初级秘书、中级秘书、高级秘书的主要职责，下面来说下如何成为一名出色的高级秘书。

1、如何做好上司的参谋工作？

把上司的事当成自己的事来处理，把问题提出来成为上司的问题，功劳不应该只是你一个人的。

2、如何安排管理上司的工作时间

要考虑的是如何节约上司的时间，不管是约请人，还是接受人的约请，事先都要把约会的时间等细节问题安排好。

3、如何处理各种关系的沟通和协调工作？

(1)、信息的明确性

(2)、信息接收的效率性

(3)、信息传播

(4)、信息传播渠道多样性

如何主持大型商务、文化活动？

等等我这里就不一一解释了，有兴趣的朋友可以听听敦平讲师的行政文秘课程高级秘书行政助理综合技能全面提升课程。

以上就是本文的内容，希望对大家有所帮助。原创作品，转载请注明出处。

第三篇：如何做一个好秘书(结合魏征来说)

如何做一个好秘书

什么是秘书？按照词典的说法是：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但我认为这仅仅只是初级秘书的含义，要做一名好秘书，要走的路还很远，下面我将结合魏征的几个故事来阐述下我的观点：

一、择明主，建立信任

一个好的秘书，懂得选择好的上司。对于能人，必当极力辅佐。魏征原始太子的门客，适逢玄武门之变，唐太宗李世民由于早就器重他的胆识才能，非但没有怪罪于他，而且还把他任为谏官之职，并经常引入内廷，询问政事得失。魏征喜逢知己之主，竭诚辅佐，知无不言，言无不尽。

二、团结集体，是以大局为重

一个好的秘书不能以自己的私利为先，要考虑到集体的利益。

魏征曾谏唐太宗：“我听说君臣之间，相互协助，义同一体。如果不讲秉公办事，只讲远避嫌疑，那么国家兴亡，或未可知。”并请求唐太宗要使自己作良臣而不要作忠臣。他认为使自己身获美名，使君主成为明君，子孙相继，福禄无疆，是为良臣；使自己身受杀戮，使君主沦为暴君，家国并丧，空有其名，是为忠臣。以此而言，二者相去甚远。

三、察言观色、善于言表

好的秘书善于观察事物，当他发现领导的错误时，不会当面斥责领导，或许暗地里有所建议，或许采用其他方式旁敲侧击。

有一次唐太宗得到了一只上好的鹞鹰，把它放在自己的肩膀上，很是得意。但当他看见魏征远远地向他走来时，便赶紧把鸟藏在怀中。魏征故意奏事很久，致使鹞子闷死在怀中。

想想看，若是魏征当面斥责唐太宗玩物丧志，那会如何？不仅会疏远君臣关系，还会时唐太宗产生逆反心理，不听其建议。

四、体察下情

好的秘书要以大局为重，不能只是讨好领导。

贞观六年，群臣都请求唐太宗去泰山封禅。藉以炫耀功德和国家富强，只有魏征表示反对。魏征以劳民伤财，引外敌窥视为由，使唐太宗罢免了封禅之事。一个好的秘书不仅要学会做事，更要学会人情世故，不能独善其身，要懂得和谐集体气氛，为领导分忧，还要善于指出领导的不足之处，引导集体健康发展。这就是我对一个好秘书的初步理解。

第四篇：《如何做一个好秘书》课程大纲20100929版

《如何做一个好秘书》课程大纲

课程名称：《如何做一个好秘书》 培训讲师：马龙

课程对象：文员、秘书等文职类人员

课程背景：本课程为秘书系列培训课程之一，针对于如何做一个好秘书展开。主要是让学员

认知作为秘书应有的职责、素质和所扮演的角色及自身定位，让秘书明白作为一 个好秘书的标准和如何养成良好的思维习惯。

课程目标：

1.认识秘书的角色定位；

2.熟悉秘书的岗位职责和素质要求； 3.掌握不同阶段秘书的特征和好秘书的标准； 4.掌握养成好的思维习惯的方法。

课程长度：3H

授课方式：讲授+小组讨论+视频教学+案例分析+实操演练

第一单元：秘书的角色认知

一、秘书工作的意义

二、秘书的角色认知

1.文员 2.管理者助手

三、秘书的功能和定位

六、文档管理

七、信息管理

八、负责以下单项职责

1.辅助工作计划管理 2.辅助人力资源管理 3.辅助财务管理 4.部门文档和信息管理 5.部门固定资产管理等

一、协助领导进行资源管理

二、建立良好的工作关系

三、培训指导新入司文员

四、起草制度、流程及表单

五、组织会议、活动

第二单元：秘书的岗位职责

第三单元：秘书的素质要求

一、服务意识

二、沟通协调

三、计划组织

四、敬业精神

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五、团队精神

六、成就导向

8.八段秘书：追结果 9.九段秘书：做流程八、九段助理的最高境界：领导的工作计划！

第四单元：秘书也有三六九等之分

一、秘书工作的八大模块

1.办公自动化管理 2.文档管理 3.公文写作 4.信息管理 5.沟通协调 6.会议管理（举例）7.接待工作 8.日常事务（举例）

二、会议管理（举例）：

 打完电话就可以了吗？ 1.一段秘书：发通知 2.二段秘书：抓落实 3.三段秘书：重检查 4.四段秘书：勤准备 5.五段秘书：细准备 6.六段秘书：做记录 7.七段秘书：定责任 8.八段秘书：追结果 9.九段秘书：做流程

三、你想做九段秘书吗？

四、总结：初、中、高级秘书做什么？

五、优秀秘书的思维模式

六、5WHY+1HOW管理工具

1.5WHY理论

2.5WHY案例：为什么机器停了？ 3.5WHY的分布层次

七、日常事务（举例）：

 秘书工作也可以做得有意义！1.一段秘书：递资料 2.二段秘书：排行程 3.三段秘书：作提醒 4.四段秘书：汇工作 5.五段秘书：做分析 6.六段秘书：帮汇总 7.七段秘书：追措施

第五单元：最佳模式的共同探讨

一、公司对秘书的期待和勉励

二、互动问答

第 2 页-共 2 页

第五篇：浅谈如何做一个成功的秘书（推荐）

浅谈如何做一个成功的秘书

何藕莲

内容摘要：中国加入WTO后，在社会主义市场经济体制逐步成熟的条件下，社会对人才提出了更高的要求。秘书人员面对这一严峻挑战，应该以什么样的态度去面对？文章围绕秘书这一职业特点，阐明了做一个成功秘书必须做到加强职业素养、提高业务水平，培养乐观自信精神，并巧妙运用工作艺术，做新世纪的高素质的秘书人才的观点。

关键词：秘书 素质

乐观 自信 艺术

在很久以前，秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”

在今天，秘书已成为世界范围内覆盖面最广的职业之一，被称为现代社会的第361行。

秘书工作的从属性、服务性、辅助性的根本性质，决定了秘书工作的一系列特点。秘书工作是从属于领导工作，秘书主要是为领导服务的。事无大小，只要是与领导、与上司有关的工作，都必须由秘书亲自处理。所以“繁、杂、忙、累”四个字就是对秘书工作特点的最恰当的形容。正是这一复杂的工作特点，它要求秘书能力强、素质高、性格豁达，才能在工作中得心应手，游刃有余，做一名成功的好助手。

现就如何做一名成功秘书问题做一些探讨。

一、树立远大的目标，培养坚韧的意志

秘书工作是培养、锻炼和造就人才的摇篮，秘书虽处于辅助地位，在现时协同领导通观全局，运筹帷幄，而随着时代和事业发展需要则存在着位移的可能。因此，秘书应站得高，望得远，树立为社会事业献身的远大目标，为实现这一目标，还必须培养坚韧的意志。远大的目标，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，就是坚韧的中心意志。它是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。所以，秘书既要能随众而向前，顺利时肯努力奋斗。又要能在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，具有这种始终如一的中心意志，工作有始有终，不畏艰难，不被眼前的逆境所吓倒，兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。

二、培养秘书人员的基本素养，提高业务能力

秘书人员工作的全面性、活动的宽广性及其角色的多变性，除了应具备一般管理干部的素质之外，还必须具备与秘书本质工作的性质、任务相应的更高的要求，其中尤以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。

(一)加强业务学习

秘书工作涉及面广，要做“通才型”的秘书，不论哪个方面的知识都要懂一些。因此，在日常工作中要尽量博闻强记，尽可能掌握、熟悉本专业内外的各类知识，如法律、公共关系、文学、艺术、数理等。而随着对外联系的加强，涉外秘书除了要懂得上述知识外，还必须了解中外思维方式的差异，了解中外风俗的不同，更要学习中外文化知识。这样在处理对外事务中就会更得心应手。

(二)培养德能

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满 腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书必须不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。要有廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度, 还必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

(三)提高谋划能力

首先,要有正确的角色意识。不可以乱发议论、自作主张、左右领导。必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次,要深刻领会领导意图。必须准确理解和把握领导意图，经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。

(四)提高写作能力

擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓练内功。拓宽知识面并在实践中学习,边工作、边学习、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。尽可能地深入调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料。三抓借鉴采众长。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。四抓管理促效率。建立健全各项规章制度,实现管理的规范化、制度化和科学化、抓好目标管理。

三、培养乐观自信精神

秘书要想在这一行业中有所作为，就要有一个健康，坚强地心理素质。我认为，在秘书必须具备的心理素质要求中，乐观、自信是最重要的。乐观的人能以开朗的心态积极面对来自社会上工作上的压力；而自信的人则能在工作中，交际中得心应手，表现出色。充分发挥出秘书人员的作用和魅力。那么，我们秘书人员又应如何提高我们的自信力呢？

(一)“最坏的”思想准备

当你工作受挫或环境不利时，难免会有心灰意冷、悲观失望的感觉。在这种情况下，你干脆勇敢地用“最坏的”“最糟的”来表述你的境况，你若能想到“现在是我打烂仗到达了顶点，以后再也不会有比这更糟糕了吧！”那么你的心理就会安定下来，这将有助于你松弛大脑，轻松起来。心理上的良性变化，能有效振奋精神，遏制恶劣情绪扩张，促进事态好转。

(二)保持斗志、坚信“天生我材必有用”

体验失败会使人产生挫折感，使人锐气大减，甚至觉得处处不顺，路路不通，以致产生心理上的“退行现象”。为使自己不陷入“退行现象”，在遇到挫折或失败时，首先应客观地把握现状，面对现实，找准矛盾的焦点，理出事情的头绪来。在此基础上，要不断地对自己说：“天无绝人之路。”然后，向最信赖的人倾诉自己的感受，有发泄、商谈的对象，回旋余地就大了，就会得到鼓励，增添勇气，而不会未行先怯，信心不足。

(三)正视、克服自己的缺点

正视自己的缺点，积极的自我评价，是内心的自我鼓励和激发。古人要求“日参省乎已”作为修身养性的根本，高尔基也强调：“反省是一面莹澈的镜子，它可以照见心灵上的玷污点。” 只有反省才会清楚地看到自己身上的 正误之处，从而坚决地强制克服一切弱点，做到自尊、自爱，树立信心，稳定情绪。

四、巧妙使用工作艺术

秘书工作的性质，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要懂得秘书应具备的常规知识，还要懂得一系列工作艺术，才能锦上添花，工作起来游刃有余。那么，怎样体现秘书工作的艺术呢？

(一)因“人”而异艺术

根据领导者的性格类型，内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不参谋了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。

(二)变被动为主动艺术

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是领导工作的思路，领导的意图，加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。

(三)调换角度艺术

秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。

现实工作中，上下级领导不论是在看的观点上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。

(四)接待艺术

接待的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，接待的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理；如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告；二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。

接待工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦 对火，以火对暴，把事情弄僵了。接待过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有章可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。

进入21世纪，各国间的联系越来越密切，世界经济逐渐一体化。我国在加入WTO后参与到世界的竞争中，越来越多的政府组织和中国企业强烈的意识到：人才是提高我国综合国力的根本；人才是企业参与竞争的关键；人才直接决定竞争优势的强弱。

面对这一激烈竞争，秘书人员必须审时度势，不断提高自身的素质。以乐观的精神和自信的态度投入到工作中去，从容面对社会发展所遇到的挑战，只有知识能力素质和心理素质一起提高了，才能在经济发展的浪潮中乘风破浪，在工作上取得骄人成绩。这样的秘书，才能成为新世纪、新经济、新发展下的高素质的秘书人才。参考文献：

① 《公务秘书学》董继超主编 黑龙江科技出版社 1989

年。

②《关于干部工作的若干问题》 陈云同志 1940年 起草的。③《中外名人名言选编》 华厦出版社 1988年版 第70页。

④《现代秘书学通论》 王熙梅、王景清主编

海洋出版社

1993年版