会议酒店安排中的签到与入住安排

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第一篇:会议酒店安排中的签到与入住安排

如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

如果事先将回执的项目设计得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。

第二篇:会议酒店会议室安排

、会议酒店会议室安排:

大自然宾馆:挂牌三星200元/间自助团队式早餐

会议室:容纳100人—120人 全天:1500元/场

荣源大酒店: 挂牌三星180元/间自助团队式早餐

会议室:容纳100人—150人 全天:2200元/场

会议提供:茶水 服务 礼仪幕布鲜花: 50元/ 束(主持台)茶歇: 15元/人

凯达大酒店:挂牌四星280元/间自助团队式早餐

会议室:容纳200人(场/四小时以内)2300元/场

会议 提供:茶水 服务 礼仪幕布 鲜花: 50元/ 束(主持台)茶歇: 20元/人

太阳神大酒店:挂牌四星 380元/间 自助团队早餐

会议室:容纳70人(场/四小时以内)1800元/场

提供:茶水 服务 礼仪幕布 鲜花: 50元/ 束(主持台)茶歇: 25元/人条幅制做:80元/条100元/条投影仪可自带也可另租根据情况,价格供参考

二、会议接送:为代表提供接送机(飞机)车(火车)服务。

根据会议的要求,全天候专业人员,机场、车站举牌接站。会议结束,返程送站。火车站接送:10元/人

飞机场接送:19-22座金龙 300元/车 38座金龙450元/车45-49座金龙550元/车

三、用餐安排:以特惠价安排著名宁夏风味菜馆餐饮服务

标准:

每人:30元/人(八菜一汤,十人一桌。当地风味。水果一道。盖碗茶每人一份)每人:40元/人(十菜一汤,十人一桌。特色风味。糕点4道。水果一道。盖碗茶每人一份)

每人:50元/人 60元/人 详细请索取菜单

四、票务服务:为参会代表提供各地返程火车票、飞机票预订服务;

五.会议服务人员:会议期间免费提供2—3名经验丰富的接待人员全天协助会务组工作

第三篇:酒店会议安排一览表

酒店会议安排一览表

2009年08月04日 来源:《会议》杂志 点击:1951

文 | Milton T Astroff James R Abbey | 编译 | 宿荣江

1、出席人数

会议预计出席总人数

2、日期

□ 团队到会日期

□ 团队离会日期

□ 最后订客数目确定期限

3、住宿

□ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房

□ 与会者的客房入住价格

□ 客房预订确认:与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间

□ 客房预订复印文件

4、免费设施与套房

□ 会议接待室-价格

□ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期

□ 预订会议接待室客人的姓名、地址及电话

□ 检查房间、小费

5、宾客

□ 是否已邀请地方要人并收到回函

□ 随邀请函赠送入场券

□ 安排发言者及当地要人的交通往返

□ 是否提醒每位发言人做好发言准备

□ 安排迎接贵宾入场

6、设备及设施

□ 置于贵宾席上的专用便笺

□ 饭店提供的设备名单及使用价格

□ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志

□ 照明设备-聚光灯、泛光灯、操作人员

□ 舞台-面积大小

□ 黑板、法兰绒板、磁板

□ 图表架及板架

□ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板

□ 扩音设备-麦克风,其型号及数量

□ 录音设备、操作人员

□ 幻灯设备、灯光控制、操作人员

□ 特殊花卉及植物

□(已调好音调的)钢琴、风琴

□ 电唱机、唱片

□ 打印服务

□ 表演者化妆室

□ 停车及修车设施

□ 装饰品-检验其是否符合消防要求

□ 特殊设备

□ 额外服务的总体价格协议书

□ 电话

□ 摄影师

□ 速记员

□ 旗帜、横幅、标语

□ 广播及电视

□ 实况转播及操作费用

□ 闭路电视

7、会议

(会议前检查事项)

□ 提供会场平面示意图

□ 每次会议的正确日期和时间

□ 每一次的会议室:其租金数额

□ 会务筹委会总部

□ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌

□ 错开会议的时间安排,保证交通、包括电梯服务的顺畅

□ 演讲台-大小

□ 每次会议所需的设备(按照设备与设施列表核对)

□ 其他特殊要求(即将开会前核对以下事项)

□ 确保会议室已开放并配备了工作人员

□ 座位已按要求摆放

□ 会场座位充足

□ 制冷、加热糸统运转正常

□ 扩音设备正常运转、话筒齐备

□ 录音设备正常运转

□ 麦克风-数量、类型齐备

□ 演讲台就绪、照明设施良好

□ 小木槌、模具

□ 讲台上水瓶、水、水杯

□ 与会者用水瓶、水、水杯

□ 入口处警卫执勤

□ 烟灰缸、衣架、火柴

□ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命

□ 演讲提示机正常运转

□ 铅笔、笔记本、纸页

□ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪

□ 钢琴、风琴

□ 标记、旗帜、横幅

□ 照明设施齐备

□ 特殊花卉、植物齐备

□ 其他特殊设施

□(若会议室不易找寻)指向标记齐备

□(若临时更改会议室)通知已在显要位置张贴

□ 速记员到会

□ 摄影师到会

(会议结束后、立即分配人员办理以下事项)

□ 移走主办单位设施

□ 检查是否有被遗忘财物

8、展览信息

□ 展览数目及平面示意图

□ 展览开放时间

□ 开展日期

□ 闭展日期

□ 展览地点

□ 参展商名称

□ 日租金

□ 指向标记

□ 劳务收费

□ 电工及木工服务

□ 电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务

□ 电费

□ 屏风、背景幕布

□ 托运货箱的存放

□ 保安措施

9、报到

□ 报到时间

□ 登记表,其内容和份数

□ 登记桌,数量及大小

□ 坐椅

□ 烟灰缸

□ 打字机,数量及型号

□ 工作人员-饭店或会务机构人员

□ 水瓶、水杯

□ 照明设施

□ 布告牌,数量及大小

□ 标牌

□ 便笺、钢笔、铅笔以及其他文具

□ 收银柜,数量大小

□ 文件柜,数量及大小

□ 保险柜

(报到即将开始前检查以下事项)

□ 工作人员是否到位、是否熟悉报到程序

□ 文件柜,数量及大小

□ 收取支票的指导原则

□ 退款规定

□ 登记表应包含的内容

□ 代表证上的内容

□ 票券价格、相关规定

□ 客人及贵宾的接待

□ 节目及其他材料就绪

□ 单程票销售

□ 应急客房供给

□ 接待处

□ 废纸篓

□ 印刷的报到名单

(如果代表们自已填写登记表,准备好以下事项)

□ 接待站旁另设桌椅

□ 登记表、铅笔就绪

□ 填表说明张贴在易于填表人查询的位置

□ 填表桌要照明适度

(登记处应有人负责以下事项)

□ 能够做出原则性决定

□ 在登记结束时核对款额

□ 为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿

10、音乐

□ 招待会播放录音或者现场演奏

□ 宴会播放录音或者现场演奏

□ 特别活动播放录音或者现场演奏

□ 演出播放录音或者现场演奏

□ 表演者和管弦乐团的预演

□ 乐队或乐团的乐谱架

11、其他

□ 是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目.□ 是否安排有临时照看小孩者

□ 是否提供租车服务

12、新闻宣传

□ 新闻中心、打字机、电话

□ 是否建立了强有力的宣传委员会

□ 亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导

□ 准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目

□ 准备有新闻价值的出版物

□ 为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备

□ 预先印制发言稿

■《会展管理与服务》

第四篇:会议安排

一、会前阶段

(一)会议分工

会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组,重要会议可设专职服务员,并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。

1、秘书组

其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作,并协助会务组做好相应工作。

2、会务组

其主要任务是负责会议会务工作,包括:(1)下达会议通知;(2)负责报道登记,发放入场证件、纪念品和会议相关材料等;(3)迎送、接待主讲人,负责食宿安排;(4)支付各类费用;(5)财务结算。

3、保卫组组织人员对会场进行安全检查,疏通通道,开启安全门等,同时协助会务组做好相应工作。

4、后勤医疗组:做好会议期间人员的应急医疗工作。

在整体运作过程中 秘书组、会务组等各司其职,但又需要默契配合,互相支援,形成一个整体,保证会议顺利进行。

(二)会议通知

1、通知应简明准确,主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联系人及电话等。

2、通知发出后,应即落实有关负责人是否收到,并统计好参会人数。若需报名单,则要注意统计姓名、性别、职务等项。

3、大型会议应当印制会议指南。内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以及其他注意事项等内容。(会议秩序册应在参会人员报到时发放)

4、需分组座谈的,应指定座谈地点、召集人等。

(三)会议材料准备

1、会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。应注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。会议材料均应经相关领导阅知,会前送交讲话者本人。

2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关,应注意是否齐全。如有可能,会务人员应与相关处室逐页核对。主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的,均应尽量满足其要求。

(四)会场布置

会场布置应包括以下各项:落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。(要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排)

1、会场布置形式

会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。会议内容主要为传达文

件,而发言人数量较少、参会人数又较多时,宜采取分排式就座。座谈或听取汇报的会议,宜采取圆桌式就座。

2、座次排列

座位的顺序一般以座位的面向为准,先中间,后左、右,依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。一般规律应是:

(1)职能部门对排名有详细规定的,以其排列的顺序为准。

(2)同等职位的,按任实职时间为先;不在职的同志,根据场合酌情排列。

(3)上级来人参加会议时,应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置(看谁做主要讲话)酌情排列。

3、席签

席签是与会人员身份的标志。既充分体现对该座人员的尊重,同时有清点人数的作用。座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。应写清该座位人员的姓名(核实无误)或单位名称。

4、会场环境。

根据不同类型的会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品,营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。还应留意会场是否具有安全出入之通道。

5、灯光音响

灯光的亮度要适宜,台上光线一般要比台下亮一些。晚上开会要做好停电的应急准备工作。

音响是保证会议开好的重要手段。话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。音响及话筒应逐一调试,必要时要请音响人员专司此责。

6、空调、通风设备

适宜的温度及清新的空气是确保会议成功的重要因素,会务人员应在开会之前调节好气温。夏季室内气温高时,应考虑准备折扇等物品。

7、桌上摆放物品

主席台摆放的会议材料,必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。(必要时准备了记录用笔及笔记本等)

准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小,可使用饮水机。会场空间大,可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高,参会人员较少,应由工作人员负责倒水。

(五)新闻报道

由宣教部门准备好录音、摄像、摄影设备,及时进行会议精神传达。(如有必要应事先联系新闻单位,并安排好记者的接送工作)

(六)车辆及食宿安排

如需参观,应指定车辆负责人,准备好车辆,并请参观人员按编号乘车。

若无会议指南,可将食宿安排表提前交给会议主持人,在休会前告知参会人员。

(七)其他事项

1、会务人员要做好会议纪律宣读及其他事项的咨询、提醒等工作。

2、还应做好参会人员报到或签到工作,并分发会议材料。

3、会务人员应根据签到情况掌握到会人数,并及时联系未到会人员,查明迟到或缺席的原因,将有关情况报告相关领导。

4、会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座,并注意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。

5、应注意参会人员的就座情况,会场前排尽量不要空座。

6、视情况统一会务工作人员着装。

二、会间组织与服务阶段

1.会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

会务人员应做好主持人或发言人不能到会的准备。主持人不能到会,可由合适的同志代为主持;发言人不能到会,可视情况寻找替代人或取消其发言。

4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5、维持好会场秩序。会议前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;会间关闭手机或调到振动,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。

6、安排专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。

7、会务人员须随时观察并领会主席台领导的示意,做好临时安排的各项工作。

8、由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议记录等工作。

9、如有必要,为与会人员预定车票、机票等。

三、会后

1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等物品。

2、组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。会议若需形成会议纪要印发的,组织单位要拟好文稿,送公司办按公文处理办法印发。

4、为严肃会议纪会风,对会议迟到、无故不参加会议的单位与会人员进行通报。

5、做好会议报道工作。

引用信息(转载时请保留,谢谢):

原文链接:公司会议安排细则-范文-2005-11-16 11:30:00

信息出处:公文易文秘网 http://

第五篇:会议安排

会议安排

第三条 例会的安排。为避免会议过多或重复,全公司正常性的会议一律入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下:

(一)行政技术会议

1.经理办公会:研究、部署行政工作,讨论全公司行政工作重大问题

2.董事会:总结评价当月行政工作情况,安排布置上月工作任务

3.班组长以上干部大会:总结上季工作情况、部署本季工作任务,表彰奖励先进

集体、个人。

4.经营活动分析会:汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,揭露矛盾,提出改进措施,不断提高公司经济效益

5.质量分析会:汇报、总结上月培训质量情况,讨论分析培训成果、研究决定质

量改进措施

6.安全工作会:汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况,分析处理事故,检查分析事故隐患,研究确定安全防范措施

(二)其他会议的安排

涉及多个部门负责人参加的各种会议,均须于会议召开之前,经部门领导批准后,分别报两办汇总,并由办公室统一安排,方可召开

1. 每周六应将全公司例会和各种临时会议,统一平衡编制会议计划并打印发到各

部领导及工作人员

2. 凡公司已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的其他会议

时,召集单位应提前2天报办公室调整会议计划。

3. 对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议,厂办有权拒绝安排

4. 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,办公室有权安排合并召

5. 各部门会期必须服从公司统一安排,各部门小会不应安排在全公司全会同期召

开。应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则

会议的准备

所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲,发言要点、工作计划提案、落实会场、备好座位、茶具茶水、奖品、纪念品、通知与会人等)

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