OA办公自动化系统管理制度（共五则）

第一篇：OA办公自动化系统管理制度

公司OA办公自动化系统管理制度

第一章总则

第一条 公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条 为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本规定。

第二章OA的使用

1、员工上班后第一时间登陆OA系统，查阅邮件、信息等文件，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。

2、各部门及各分店上报的公文（包括文件、通知、请示等）必须经过上级领导审批后方可采用OA系统传送。

3、发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

4、电子文件发送后，发送文件的人员要对发送的文件情况要进行检查、催办、督办，确认发出的文件已落实到位。

5、接到电子文件的人员必须给发送电子文件的人员予以反馈，确认已收到。

6、严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情。

7、严禁未经许可，IT管理员利用管理员权限私自查看他人文件。

第三章OA系统用户的开通和注销

1、由人力资源部负责现有用户、及新增用户的审核，并把需要开通的人员名单和使用权限，送至信息部办理开通。

2、由人力资源部提供需注销OA系统的人员名单，由信息部管理员及时办理注销，注销前应备份用户OA系统文件。

第四章 系统模块

1、各部门按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。

2、本系统设定公告通知、紧急通知、公司新闻、文件柜、内部邮件等五大主要功能模块。

a公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是公司全体员工。

b文件柜模块:此模块的权限由各部门负责人负责本部门信息共享设置。

C紧急通知模块：发布离职、入职、请假员工名单及一些紧急交代事项。由人事部提供相关内容，信息部负责发布。

第五章 登录规范

1、系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。如不按时查看，导致相关通知等未及时传达到位，致使发送文件的人员工作没能如时开展，则可告知行政人事部，由行政人事部对收件人根据事情的严重性，给予20——100元的扣款。

2、如果是多人共用一台计算机，若暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公务运转。

4、涉及国家和公司秘密以及其他密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

第六章 处罚规定

OA用户严格按照此文件规定执行，违反相关规定给予20元以上扣款，给公司造成重要经

济损失的情况追究当事人的经济和法律责任。

第七章 附则

1、本规定未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

2、本办法由公司行政人事部负责解释。

3、本办法自发布之日起施行。

第二篇：《公司OA办公自动化系统管理制度》

公司OA办公自动化系统管理制度

第一章总则

第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统），是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统。

第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本制度。

第二章

计算机管理

第三条

计算机是指公司给员工配置办公用计算机，包括台式机、笔记本及移动平板电脑。不得将计算机或打印机外设私自交换或带离指定使用部位。严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络。

第四条

计算机须爱护使用，分类存放文件，定期杀毒，不得安装与工作无关的软件，严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件，下班后及时切断电源。出现故障及时填写IT协作申请表申请维护。

第五条

计算机须设置密码，长时间离开电脑要保存正在处理的文件并锁定电脑，重要文件须定期整理备份。

第六条

传递电子文件须使用OA系统电子邮件发送，严禁使用QQ等软件发送文件(必须与政府有关部门联系除外)。在OA系统上发送带有公司秘密的文件，须压设置密码后发送，口头传递密码。

第三章OA的使用

第七条

上班后及时登录OA系统电脑端，并检查需办理的流程，查看邮件、公告通知及日程安排，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。

第八条主要工作流程和流程表单须在OA上流转，严禁线下流转。财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行。

第九条

接到工作流程须在24小时内办结完毕，对于暂时不办理的流程须挂起，否则将会计入超时流程。

第十条

流程表单认真填写必填字段，认真检查上传的附件方可转交下一步，下一步未接受可收回再修改。审批、审核过程中发现问题可退回到问题步骤。如需终止或者删除错误流程，须退回到申请人步骤后通知本公司管理员处理，严禁删除在审批过程中的流程。

第十一条

下班前养成办结当日待办流程的习惯，并在及时书写当日工作日志。

第十二条

外出或者出差培训时，使用手机登录OA系统处理重要流程。外出时间较长的流程须委托给部门其他人员办理，不得出现人员外出造成主办流程无法流转的情况出现。

第十三条

OA登录密码须每三个月更换一次，严禁使用空密码。在非自己专用电脑上不得点选记住密码。

第十四条本部会议室申请须在OA行政办公下会议室申请里申请：大型（超过三十人）会议和学习须提前三个工作日，中型（超过十人不到三十人的）会议和学习须提前一天申请，小型会议和学习须提前一小时申请，非工作日使用会议室须向综合办公室单独申请。申请成功后须在会议开始前一小时到综合办领取钥匙，自行组织会议，如须使用会议室器材告知会议室管理员负责器材准备调试工作。会议结束后设备桌椅及时归位，归还钥匙。

第十五条办公用品申领（仅限国投本部）须在OA系统行政办公下办公用品申领：每月15日和25日申请，申请通过后到办公用品管理员处领取，如果申请数量超过库存，须填写OA上使用《办公用品采购申请单》申请购买。

第十六条通知公告须使用行政办公下公告通知管理发布公告通知，每个部门和子公司应确定专人负责发布本部门、子公司的公告通知，严禁超范围发布公告通知，通知公告内容须写明公告通知正文，公告通知的文件及附件作为附件形式上传。

第十七条小范围的重要事项通知、商洽和督办以及文件发送等不需要发布公告通知的，须使用电子邮件功能，严禁使用微讯或者群组消息商谈督办工作和传输文件。收到邮件须及时回复接收状态，并及时办理。

第十八条严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情包括下载游戏和视频、在线视频、在线淘宝等等。严禁在OA系统上流转保密文件。

第四章OA系统用户的开通和注销

第十九条由各公司人力资源部负责新增员工资料的审核，并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限，交由本公司管理员办理开通，开通后由人力资源部及时完善人员其他信息。

第二十条由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单，由本公司管理员及时办理注销，注销需检查是否有未完成的流程表单，将其主办的流程及时分配其他人员。

第五章系统流程功能管理

第二十一条

各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公共文件柜相应资料文件夹以及相应的功能模块管理。

第二十二条

如需修改、增加流程表单，须下载公共文件柜中OA资料文件下工作流程确认单，按模板制作修改后或新增的表单，部门领导及分管领导签字确认后交由管理员制作流程表单。

第二十三条

需要删除流程须流程管理部门领导、分管领导及总经理签字同意后方可删除。

第六章

管理员职责

第二十四条

管理员须做好新入职员工的计算机培训及OA系统使用培训工作。

第二十五条

管理员须维护好本公司流程表单，及时处理OA使用过程中的问题，优化处理表单流程。

第二十六条每周五由本公司管理员统计超时及工作日志书写情况，督促工作日志书写和限时办理流程，并将结果反馈给各部门负责人，作为绩效考核重要依据。

第六章处罚规定

第二十八条

确保OA系统流畅，严禁上班时间使用办公网络做与工作无关的事项，例如在线视频、音频、游戏和购物等行为。每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控，有以下行为将予以通报批评，并将结果交由人力资源部扣除5分，连续发现翻倍：

（一）WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB或超过本周个人总流量的10%的；

（二）游戏行为的；

（三）非工作需要访问购物网站的；

（四）P2P周个人下载量超过5GB的；

（四）其他国家法律法规禁止的上网行为，情节严重的一经发现将上报公安机关处理；

第七章附则

第二十九条

由公司综合办公室负责解释。

第三十条

本办法自发布之日起施行

—

END

—

第三篇：OA办公自动化系统运行管理制度

刚泰集团总部OA办公自动化系统

运行管理制度

第1章 总则

第一条 为了规范OA系统的使用，根据集团的实际，制定本规定。

第二条 系统应用分为两个阶段：

 第一阶段为试运行期，自2014年03月05日正式开始，集团总部办公流程实行办

公业务双轨运行，即纸质流程和电子流程同时进行，试运行期为六个月。集团总部本次试运行模块为信息交流、流程管理（共十九个流程）以及个人事务管理。

 第二阶段为正式运行，自2014年09月01日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第2章 部门职责

第三条 集团总部办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

第四条 集团总部人力资源管理中心人事管理部负责配合IT工程师进行OA用户的注册和注

销，以及人员基本资料的维护和更新。

第五条 集团总部办公室品牌信息部为OA自动化办公系统的归口管理部分，职责如下：

 负责规划、设计、实施和完善集团管理办公自动化系统，制定信息管理相关制度。 负责集团内部管理员和相关人员的OA系统的培训、考核和评估。

 负责用户使用过程问题收集、处理、反馈，保证一线员工的正常使用。

 系统核心工作流程设计、修改以及系统各职能部门工作流程设计的审核。

 系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

 负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督。

 负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。 负责系统用户注册、注销等管理，以及用户权限分配。

姓名：刘艳苗；手机***；电话：58038000*169；QQ：616219899/

4第3章 员工使用规范

第六条 所有OA系统用户应在登陆OA系统的第一时间修改默认密码，并保管好用户密码口

令，不得随意泄漏给无关人员。

第七条 公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，完全按照

相关的流程规定填写，并对所发布的内容负责。

第八条 员工每天上班后请及时登录OA系统，即时审批“工作台”待办工作中有需要自已

审批的流程，应避免因未审批而造成工作延误，流程审批必须提供相关的审批意见，原则上所有工作需要办理的审批流程不能超过2小时。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时间较长，应通过代理设置功能委托相关人员代为办理，或者通过手机等移动客户端办公，不得延误流程的审批。

第九条 流程发起后，工作人员应根据流程的缓急程度对所发起流程的审批和处理情况进行

检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

第十条 通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获

取办公信息，处理相关业务。

第十一条 OA系统管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；

不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第十二条 网络寻呼是日常工作交流工具，不许发送与工作无关的信息，为了避免因网速的原因未弹出而没有看到寻呼内容，要求所有的员工定期到“已收寻呼”中查看，其中下班前必须要到“已收寻呼”查看，及时回复询问寻呼。除网络及系统不能正常使用外，要求所有的员工工作方面的事项全部通过寻呼系统交流，有据可查，明确责任。

第十三条 员工每天应填写当天的工作日记，日记除达到每天及时记录的要求，还需要能

够准确、客观的反映当天重要工作情况，以便为以后的工作回忆提供帮助。

第十四条

第十五条 每周一中午12:00点前填写上周总结和下周工作计划，并提交部门领导审批。部门经理以上人员，每天下班后或第二天上班后，查看管辖内员工的日记、任

务汇报情况、寻呼交流，及时掌握员工工作状况。对于工作中存在偏差的情况，其经理或部门负责人及时给予指正。

1）如果检查中发现员工的工作有偏差，部门经理或负责人必需及时给予指正。避免因

此造成工作延误。

2）如果遇到某些员工抵触日常检查，其部门经理或负责人必需做好该员工思想工作，使其认识到日常检查的意义是为了更好的协助工作。

3）如果在检查中发现员工的工作需要其它部门协助，部门经理或负责人必需帮助员工

与其它部门协调工作。

第十六条 部门领导通过“我的任务”将要求员工完成的工作在系统中布置任务给相关人

员，并按时对其检查和跟踪。

第十七条 集团各部门、各子集团分公司，要建立OA系统管理体制，指定专人负责本部

门、本公司的系统应用指导、人员权限设置、信息发布、人力资源管理、各类资料整理和存档。

第十八条 不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复

制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第4章 安全与维护

第十九条 集团总部的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，OA系统始终保持正

常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。

第二十条 集团办品牌信息部IT工程师负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专

人保管，注意保密。IT工程师应定期对OA服务器进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。

第二十一条 OA工程师每天应对数据库和系统运行程序进行备份，并定期刻录成光盘保存，做好灾难恢复工作。

第二十二条 OA工程师应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与金和软件联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

第二十三条 对于系统使用过程中用户提出的使用问题，系统管理员应于2小时完成相应问

题的处理协调，并做好问题的处理记录以和反馈。

第5章 应急措施

第二十四条 系统出现故障，导致OA自动化办公系统无法正常工作时，应及时通知集团办

品牌信息部IT工程师。由其尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在2小时内做出响应。若8小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由品牌信息部提出解决

办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障流程与信息交换工作的正常运行。

第6章 处罚

第二十五条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运

行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任： 对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工

作造成不良影响的。

 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA

系统运行中断的。

 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的。

 违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。

第7章 附则

第二十六条 本规定自2014年03月05日起试行，终止时间另行通知。

第二十七条 在试运行期间，只开通了信息交流、流程管理以及个人事务管理3个模块，此

后还将逐步推行其他的模块，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。

第二十八条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用

户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司处罚。

第四篇：公司OA办公自动化系统管理制度

公司OA办公自动化系统管理制度

第一章总则

第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统），是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统。

第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本制度。

第二章 计算机管理

第三条 计算机是指公司给员工配置办公用计算机，包括台式机、笔记本及移动平板电脑。不得将计算机或打印机外设私自交换或带离指定使用部位。严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络。

第四条 计算机须爱护使用，分类存放文件，定期杀毒，不得安装与工作无关的软件，严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件，下班后及时切断电源。出现故障及时填写IT协作申请表申请维护。

第五条 计算机须设置密码，长时间离开电脑要保存正在处理的文件并锁定电脑，重要文件须定期整理备份。第六条 传递电子文件须使用OA系统电子邮件发送，严禁使用QQ等软件发送文件(必须与政府有关部门联系除外)。在OA系统上发送带有公司秘密的文件，须压设置密码后发送，口头传递密码。

第三章OA的使用

第七条 上班后及时登录OA系统电脑端，并检查需办理的流程，查看邮件、公告通知及日程安排，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。

第八条主要工作流程和流程表单须在OA上流转，严禁线下流转。财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行。

第九条 接到工作流程须在24小时内办结完毕，对于暂时不办理的流程须挂起，否则将会计入超时流程。

第十条 流程表单认真填写必填字段，认真检查上传的附件方可转交下一步，下一步未接受可收回再修改。审批、审核过程中发现问题可退回到问题步骤。如需终止或者删除错误流程，须退回到申请人步骤后通知本公司管理员处理，严禁删除在审批过程中的流程。

第十一条 下班前养成办结当日待办流程的习惯，并在及时书写当日工作日志。

第十二条 外出或者出差培训时，使用手机登录OA系统处理重要流程。外出时间较长的流程须委托给部门其他人员 办理，不得出现人员外出造成主办流程无法流转的情况出现。

第十三条 OA登录密码须每三个月更换一次，严禁使用空密码。在非自己专用电脑上不得点选记住密码。

第十四条本部会议室申请须在OA行政办公下会议室申请里申请：大型（超过三十人）会议和学习须提前三个工作日，中型（超过十人不到三十人的）会议和学习须提前一天申请，小型会议和学习须提前一小时申请，非工作日使用会议室须向综合办公室单独申请。申请成功后须在会议开始前一小时到综合办领取钥匙，自行组织会议，如须使用会议室器材告知会议室管理员负责器材准备调试工作。会议结束后设备桌椅及时归位，归还钥匙。

第十五条办公用品申领（仅限国投本部）须在OA系统行政办公下办公用品申领：每月15日和25日申请，申请通过后到办公用品管理员处领取，如果申请数量超过库存，须填写OA上使用《办公用品采购申请单》申请购买。

第十六条通知公告须使用行政办公下公告通知管理发布公告通知，每个部门和子公司应确定专人负责发布本部门、子公司的公告通知，严禁超范围发布公告通知，通知公告内容须写明公告通知正文，公告通知的文件及附件作为附件形式上传。

第十七条小范围的重要事项通知、商洽和督办以及文件发送等不需要发布公告通知的，须使用电子邮件功能，严禁使用微讯或者群组消息商谈督办工作和传输文件。收到邮件 须及时回复接收状态，并及时办理。

第十八条严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情包括下载游戏和视频、在线视频、在线淘宝等等。严禁在OA系统上流转保密文件。

第四章OA系统用户的开通和注销

第十九条由各公司人力资源部负责新增员工资料的审核，并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限，交由本公司管理员办理开通，开通后由人力资源部及时完善人员其他信息。

第二十条由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单，由本公司管理员及时办理注销，注销需检查是否有未完成的流程表单，将其主办的流程及时分配其他人员。

第五章系统流程功能管理

第二十一条 各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公共文件柜相应资料文件夹以及相应的功能模块管理。

第二十二条 如需修改、增加流程表单，须下载公共文件柜中OA资料文件下工作流程确认单，按模板制作修改后或新增的表单，部门领导及分管领导签字确认后交由管理员制作流程表单。

第二十三条 需要删除流程须流程管理部门领导、分管 领导及总经理签字同意后方可删除。

第六章 管理员职责

第二十四条 管理员须做好新入职员工的计算机培训及OA系统使用培训工作。

第二十五条 管理员须维护好本公司流程表单，及时处理OA使用过程中的问题，优化处理表单流程。

第二十六条每周五由本公司管理员统计超时及工作日志书写情况，督促工作日志书写和限时办理流程，并将结果反馈给各部门负责人，作为绩效考核重要依据。

第六章处罚规定

第二十八条 确保OA系统流畅，严禁上班时间使用办公网络做与工作无关的事项，例如在线视频、音频、游戏和购物等行为。每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控，有以下行为将予以通报批评，并将结果交由人力资源部扣除5分，连续发现翻倍：

（一）WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB或超过本周个人总流量的10%的；

（二）游戏行为的；

（三）非工作需要访问购物网站的；

（四）P2P周个人下载量超过5GB的；

（四）其他国家法律法规禁止的上网行为，情节严重的 一经发现将上报公安机关处理；

第七章附则

第二十九条 由公司综合办公室负责解释。第三十条 本办法自发布之日起施行

第五篇：OA办公自动化系统管理制度

OA办公自动化系统管理制度

第一章 总则 第二章

第一条：

办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条：为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第三章

组织职责

第三条OA系统的运行中，集团各事部各负其责，协同配合。职责如下：

（一）公司管理中心IT部门是办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

1、负责制定OA系统规章制度；

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；

3、负责OA系统各职能部门工作流程设计和审核；

4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

7、负责组织各公司人员操作培训；

8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；

9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

10、负责OA系统的数据备份；

11、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

12、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

13、负责系统用户注册、注销等管理；

14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。

（二）其他事业部主要职责为：

1、负责制定本单位OA系统相应管理办法；

2、负责指定部门（事业部）OA管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时，及时提供给管理中心IT部门申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；

4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。

第三章

文件管理

第四条 公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送，本系统不启用电子印鉴。

第五条 OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。

第六条

管理中心IT部门负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公文传输工作。

第七条 电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第八条 电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向公司管理中心申请正式文件。

第九条

各类电子公文处理程序按照《IT公共资源管理制度》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在OA系统中，公司收文办理程序为公司办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。

第十条 各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。

第十一条 在OA系统中，电子公文审核流程系发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，经本部门领导审核后，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司文控受审公文签发。

第十二条 公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至公司二级单位、部门主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

第十三条 办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。

第四章

系统模块

第十四条 各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。

第十五条 本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。

公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由集团管理管理中心人力资源部审核并负责发布；

信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位主要负责人审核后，由各单位OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。OA相关通知模块：发布与OA系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位主要负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。

新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由管理中心负责审核并发布。

文件柜模块：此模块的权限由管理中心IT部门从上而下设置受权，各单位OA管理员负责本单位信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。

第十六条各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本事业部领导审核。

各单位领导对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。

第五章 用户权限

第十七条

系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。

第十八条

用户主要权限如下：

（一）普通员工

在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况；负责电子公文的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况；对自己所需的公文申请借阅。

（二）主管员工

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审、审批。收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，自己办理或批示给下属员工办理。各职员具有查询通过部门收发文管理员办理后的收发文所有信息的权限。

（三）部门（事业部）领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签（需要），会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理

（四）总裁办秘书

在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。

（五）公司分管领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收分管部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。

（六）公司领导

在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。

（七）OA管理员

1、部门（事业部）OA管理

在系统中具有普通员工的所有权限；部门（事业部）发文、工作请示报告中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批的公文；按照《公司公文管理办法》规定，负责分发、归档部门（事业部）电子公文的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处理过程中，负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电子公文；接收发给本部门（事业部）的公文，传送给办公室（事业部办）领导审批，根据领导批示传送相关部门人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、监控本部门（事业部）所有公文的办理情况。负责部门（事业部）收文的催办工作。

2、公司OA管理员

负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经过管理中心与总裁办确认后方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。

（八）公司办公室文员

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照《公司公文管理办法》的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。

第六章 登陆规范

第十九条

系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第二十条

系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（公司二级单位班子人员必须填写手机号码，可设成不对外公开），保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

第二十一条

登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第七章 安全保密 第二十二条

所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的有关规定。

第二十三条

按照公司《IT公共资源管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须由管理中心IT部门指定的杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑），根据情节及后果，予以50—500元处罚。

第二十四条

OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第二十五条

OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第二十六条

涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

第八章 附则

第二十七条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受公司处罚。

第二十八条

本办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

第二十九条

本办法由公司管理中心IT部门负责解释。

第三十条

本办法自发布之日起施行。