浅析现代秘书的文字表达能力论文[优秀范文5篇]

第一篇：浅析现代秘书的文字表达能力论文

一、文字功底是现代秘书的基本素质

现代秘书是“掌管文书并协助公司领导处理日常工作的人员，是领导的参谋助手，秘书工作的基本性质要求秘书必须具有良好的书面语言表达能力，要擅书(即办理文书)，以“书”为主，寄情于“书”，要会驾驭文字材料。

秘书人员的书面表达能力即指一般的写作能力，写作能力是秘书人员非常重要的基本功。文秘人员一定要具有良好的书面表达能力，具有扎实的文字功底，这是秘书人员最起码的素质要求。由于秘书写作的对象主要是公文，因此，秘书人员要根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种公文的写作，熟练掌握各种公文的要求与方法，能够撰写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类公文。

二、现代秘书文字表达能力的培养

秘书在工作中要从事各种公文的写作，要求熟练掌握各种公文的写作方法和技巧，迅速准确地撰写各类公文。为能撰写一篇高质量的公文，充分发挥公文的作用，提高工作效率，在写作时必须注意各个环节。

(一)、公文写作前，要大量占有材料，构思文章

写作前要做好材料准备工作。公文要有的放矢的，写作前要积累丰富的材料，并加工处理，去粗取精，去伪存真，然后构思全局，列出提纲，为文章的结构层次、观点的提炼，都从这里起点。这样才能更好地体现领导的意图和决定。

(二)、合理安排结构，善于谋篇布局，突出中心

撰写公文要求文字简练，善于谋篇布局、合理安排结构，中心突出，层次清楚，逻辑性强，结构紧凑，这就高度体现了公文写作的本质特征。公文应围绕主题，中心突出，结构合理，详略得当，重点突出。

(三)、具有一定的文学知识，懂得语法和逻辑知识

秘书应具有一定的文学功底，懂得语法和逻辑知识。不写错别字，正确使用简化字，书写规范，字迹工整，词汇丰富，并能选用最恰当的词语，准确地反映实际情况，增强工作的主动性，准确地贯彻落实党的方针政策，使公文意图生动地突现出来。

(四)、熟悉各种公文的种类、用法及格式

公文是一种特殊的文章，除要遵行一般的写作规则之外，还需要遵循公文写作的特殊规律。文秘人员在撰写公文时，无论是的公文的内容、公文文种的选择、公文格式、文风、还是行文语气以及表达方法等因素，都应规范运用。因此，公文写作时，行文关系要正确，选用文种要恰当，使用语言要准确，公文格式要规范。

公文内容必须符合国家的法律法规、路线方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。实事求是，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题;各种判断要合乎实际;各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。文种使用要恰当。不同的文种，具有不同的功能和作用，并体现发文机关与受文机关之间的关系，体现了不同的行为目的。文种使用不当，会造成行文关系的混乱。恰当地使用文种，可以进一步增强公文的效能，确保公文的写作质量。因此，秘书要深入研究文种，恰当使用文种，因此，文秘人员在撰写公文时，要注意常用公文文种的区别，要“对号入座”、忌“张冠李戴”，应准确掌握和正确应用，根据行文关系、行文目的选择文种，使用文种。

公文格式要规范。公文的规范格式能够体现公文的法定效力、权威性与严肃性，以规范、庄重的形式和逻辑力量引起人们对它的重视，为人们阅读、承办和管理公文创造便利条件，有利于提高工作效率，是公文有效性的切实保障。这些格式规范对于表明公文的来源、去向、内容、时间、传知范围及对公文印制规格有着重要的作用，我们要根据公文写作的目的、内容、需要以及所要解决的实际问题去写作。

(五)端正文风，行文语言准确、简练

树立健康优良的文风，这是当今公文写作的一项重要任务。首先要坚持实事求是的原则，这也是秘书工作的基本原则。秘书撰写文件时，应注重调查研究，坚持实事求是的原则，内容要符合客观实际，掌握分寸，客观公正。

其次，公文语言一定要准确、鲜明、生动、简练。公文的语言要准确，是指文章要真实、贴切、规范、恰如其分地反映客观事物，并揭示其本质意义。词义要精当准确，词汇要丰富，正确地进行科学的判断和符合逻辑的推理。它要求观点符合党的国家的方针政策，准确体现发文机关意图，材料真实可靠;语言质朴、合乎语法、符合逻辑;语气轻重恰如其分，以保证语言的严谨、准确、通畅，规范、完整、清晰、耐久，准确表达中心思想。

公文的语言要鲜明，即立论明确，不能有歧义。处理好材料与主旨的关系。赞成的、反对的，歌颂的，批判的，态度明朗，是非清楚，是非爱憎分明，不能含糊其辞、模棱两可。公文的语言要生动，就是把所要写的事情、思想和情感栩栩如生地表达出来，也就是写“活”了。反映新事物，研究新问题，内容有新意。公文和文学作品不同，文学作品讲的是形象的生动性，公文讲的是解决问题的需求性、这就得运用公文语言的表达技巧。因此，秘书人员一定要扎扎实实过好文字语言关。

公文的语言要简练，在语言质朴、通顺的基础上，文字简明扼要，概括力强，言简意赅。要求用最简洁的文字，顺畅而有条理地说明问题，表达丰富的内容。该短则短，该长则长，句中无余字，篇中无剩言，不累赘重复，不冗长拖沓。行文简洁，主旨突出，进一步提高办事效率。切忌长而空，累赘重复，冗长拖沓。我们一定要提高对端正文风的认识，杜绝弄虚作假、套话连篇，空洞无物、浮华雕饰、矫揉造作等风气对公文的影响，树立优良文风。讲究工作实效，注意调查研究;提高自身的素质。

第二篇：现代秘书实务论文自荐信

自荐信

尊敬的领导：

您好！

欣闻贵公司将要招聘总裁秘书，特拟此求职信进行自荐。我现在就读于河南工业大学，以下请允许我对自己进行简单的自我介绍。大学四年通过不懈的努力学习，本人奠定了扎实的专业理论基础，良好的组织能力，团队协作精神，务实的工作作风。

我性格开朗，生活积极向上，工作严谨认真。“心怀梦想，用心做事”是我信奉的人生格言，我也始终为着梦想而不懈地追求着。大学四年里我认真的系统的学习了内容包括秘书学的产生与发展、秘书学的性质特点与研究对象、秘书职业的界定、分类与国内外秘书职业特点、秘书机构的设置、机构人员管理、秘书绩效测评、秘书专项职能、特别受权职能与深层职能、秘书职能环境、秘书与组织管理、秘书工作方法与规律、秘书的精神素养、秘书的知识能力素养、秘书工作的历史沿革。学习了办公自动化的基础知识、办公自动化软件、办公自动化硬件设备、网络办公、计算机病毒及计算机的维护及故障修理等内容。学习了公共关系的发展历史、原理、职能、公关机构、公关的对象、公关的模式、公关的程序、公关的传播、公关广告、公关的日常工作与专项工作、公关礼仪等理论知识。

除此之外，我还利用课余时间系统的学习了秘书学概论，中国秘书史、文书学、管理学概论、公共关系学、秘书礼仪、公文写作、办

公自动化、档案学管理、公务员制度与实务、行政管理学、行政法学、新闻理论与写作、大众传播学等理论知识，具有较强的理论基础，相信在以后的工作中能够最大的发挥出自己的理论优势。

通过对贵公司总裁秘书一职的了解，我觉得贵公司这个职位可以让我充分展示热情与才智，也让我离梦想更加接近。衷心感谢领导给我这样的机会，我会将感激化作珍惜，将珍惜化为动力，在工作中用心做到以下工作要求：

1.协助总裁制定公司中长期的业务发展目标及计划，以及各阶段的业务目标分解工作实施与推进；跟踪公司经营目标达成情况，提供分析意见及改进建议。

2.负责公司各部门月报的汇总及存档，月报会议的召开，记录会议纪要，问题跟踪与反馈；

3.协助总裁对公司业务部门间的日常工作关系以及事务处理。

4.配合总裁处理外部机关或客户等的公共关系。

5.撰写和跟进落实公司总经理会议、专题研讨会议等公司会议纪要。

6.负责起草公司各阶段的工作总结报告，以及公司大事迹的存档。

7.负责总裁费用预算，以及行程安排、通知等相关事宜的办理。

8.完成临时安排或突发性的工作。

望贵公司能接收我，支持我，让我加入你们的大家族，我将尽我最大的能力为贵公司发挥我应有的水平和才能。这次应聘，我渴望成功，但无论结果如何，我都将以此为新的起点，更加严格地要求自己，以更优异的工作成绩，回报领导和同志们的关心和厚爱！

第三篇：现代秘书实务论文 自荐信

自荐信

尊敬的领导： 您好！

欣闻贵公司将要招聘总裁秘书，特拟此求职信进行自荐。我现在就读于河南工业大学，以下请允许我对自己进行简单的自我介绍。大学四年通过不懈的努力学习，本人奠定了扎实的专业理论基础，良好的组织能力，团队协作精神，务实的工作作风。

我性格开朗，生活积极向上，工作严谨认真。“心怀梦想，用心做事”是我信奉的人生格言，我也始终为着梦想而不懈地追求着。

大学四年里我认真的系统的学习了内容包括秘书学的产生与发展、秘书学的性质特点与研究对象、秘书职业的界定、分类与国内外秘书职业特点、秘书机构的设置、机构人员管理、秘书绩效测评、秘书专项职能、特别受权职能与深层职能、秘书职能环境、秘书与组织管理、秘书工作方法与规律、秘书的精神素养、秘书的知识能力素养、秘书工作的历史沿革。学习了办公自动化的基础知识、办公自动化软件、办公自动化硬件设备、网络办公、计算机病毒及计算机的维护及故障修理等内容。学习了公共关系的发展历史、原理、职能、公关机构、公关的对象、公关的模式、公关的程序、公关的传播、公关广告、公关的日常工作与专项工作、公关礼仪等理论知识。

除此之外，我还利用课余时间系统的学习了秘书学概论，中国秘书史、文书学、管理学概论、公共关系学、秘书礼仪、公文写作、办公自动化、档案学管理、公务员制度与实务、行政管理学、行政法学、新闻理论与写作、大众传播学等理论知识，具有较强的理论基础，相信在以后的工作中能够最大的发挥出自己的理论优势。

通过对贵公司总裁秘书一职的了解，我觉得贵公司这个职位可以让我充分展示热情与才智，也让我离梦想更加接近。衷心感谢领导给我这样的机会，我会将感激化作珍惜，将珍惜化为动力，在工作中用心做到以下工作要求：

1.协助总裁制定公司中长期的业务发展目标及计划，以及各阶段的业务目标分解工作实施与推进；跟踪公司经营目标达成情况，提供分析意见及改进建议。

2.负责公司各部门月报的汇总及存档，月报会议的召开，记录会议纪要，问题跟踪与反馈；

3.协助总裁对公司业务部门间的日常工作关系以及事务处理。

4.配合总裁处理外部机关或客户等的公共关系。

5.撰写和跟进落实公司总经理会议、专题研讨会议等公司会议纪要。

6.负责起草公司各阶段的工作总结报告，以及公司大事迹的存档。

7.负责总裁费用预算，以及行程安排、通知等相关事宜的办理。8.完成临时安排或突发性的工作。

望贵公司能接收我，支持我，让我加入你们的大家族，我将尽我最大的能力为贵公司发挥我应有的水平和才能。这次应聘，我渴望成功，但无论结果如何，我都将以此为新的起点，更加严格地要求自己，以更优异的工作成绩，回报领导和同志们的关心和厚爱！

第四篇：秘书论文

山东交通学院

秘书学论文

题目 秘书从业人员应具备的能力素质要求 系部

班级

学号 学生姓名

时间

管理系 公事081 081010218 马晓波 2010年11月8日

摘要：从“秘书素质的系统性”角度出发，探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识：应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。

关键词：秘书从业人员；素质；新结构

“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。

一、社会对秘书从业人员的需求状况分析

根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。

依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。比如，企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如，企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。

二、秘书从业人员能力素质现状分析

高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识

体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展，秘书工作被划分到行政管理范畴，主要是帮助行政领导或经理分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面，已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业，其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。

当前的主要问题：一是素质单一化，过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期，追求短期的经济效益，以速成班培养速成型秘书，他们用短至一年甚至不到一年的时间，学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧，如何应对领导需求，处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书，这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好，“能说会道”。而随着行业的分化，社会分工的细化，各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此，这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起，需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“独立自主”角色意识淡化。

三、秘书从业人员能力素质的新要求

(一)应变意识——秘书专业自身生存的特点

秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。

哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。

(二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现

秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增

强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。可是长期以来，两者之间存在着互不理解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义，不注重人的处境；而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，他们对待问题的态度明显不同，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育，受其母体中国语言文学的遗传，它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响，只注重人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎与科学无关。中国人受汉字的影响，在强化具体思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力；普通逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸；数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性，使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重，艺术与逻辑的力量相补充，数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力，而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考，善于发现。展示自我，变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。

(三)独立意识——秘书的独立人格的体现

在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里?

秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。

(四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现

二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把

秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。随着电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动，网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守陈规、满足现状的传统套子中。时代在变化、生活在变化，我们的传统意识也要随着变化：变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点：一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。

引用文献：

[1]王熙梅、王景清主编：《现代秘书学通论》，海洋出版社，1993年版。

[2]钱祺喻，刘开文：《企业秘书学》，四川民族出版社，1987年版。

[3]张金安、常崇宜编著：《秘书学概论》，云南人民出版社，1984年版。

[4]张希林、吴长有主编：《文秘学》，辽宁大学出版社，1989年版。

[5]董继超主编：《秘书学教程》，中央广播电视大学出版社，1993年版。

[6]袁维国编著：《秘书学》，广东高等教育出版社，1987年版。

第五篇：秘书论文

毕业设计（论文）

目录

毕业设计（论文）

秘书的性别差异对秘书工作的影响

摘要：秘书的性别差异其对工作的影响，从各方面对秘书性别的不同对工作的影响进行深层探讨、分析、对比。秘书工作一直是国家行政机关和企事业单位正常运转的一个不可或缺的部分。本论文主要通过对男性秘书和女性秘书在心理、思维、语言、行为等几方面的性别差异的进行讨论，总结出性别差异对秘书工作的影响，以及男女秘书各自的优势和劣势，提出男女秘书如何正确认识自身的优缺点并扬长避短，提高工作效率的方法。同时，在结合国内外研究状况及相关文献进行探讨的基础下，结合本身的实际情况、实际事例提出自己的一些见解、观点。

关键词：秘书性别 性别差异 工作影响 表现

Abstract The secretary works always is the country administrative organ and a business unit normal work indispensable part, in recent years, because of the particularity of the secretary works, the secretary sex becomes a sensitive topic.The present paper mainly through to the masculine secretary and the feminine secretary in psychological, the thought, the language, the behavior four aspects sex difference discussion, summarizes displays temper other difference the influence which works to the secretary, as well as the male and female secretary respective superiority and the inferiority, proposed how the male and female secretary correctly did know own good and bad points and enhance strong points and avoid weaknesses, enhance the working efficiency the method.At the same time, also put forward a series of proposals in the secretary staff's raise.Key words : sex difference ,secretary works ,the talented person, raise working efficiency

一、引言

在现代社会，秘书已成为一种职业，和许多工作一样，秘书工作也可以由不同性别的人来做，但由于秘书角色的特殊性，更因领导干部及其秘书中出现了一些不良现象，使秘书的性别有时成为一个敏感话题。2003年，四川省委办公厅发布过两份针对领导干部身边工作人员的文件，其中“男领导不能配女秘书”的规定，曾引起广泛关注和争论。直到今天，可不可以使用异性秘书仍然是令一些领导头疼的问题，尤其是男领导对与女下属，任何关注都有可能被误认为不怀好意。由此可见，进行秘书性别的研究确有必要。

首先，秘书性别研究可为领导合理使用秘书提供理论依据，领导如能成分认识男女秘书的各自特点，从性别角度来安排工作、考虑问题，使用秘书就会得心应手，秘书工作也会提高效率，否则，不顾性别特点，为了避嫌而不敢使用异性秘书，势必会影响工作。

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其次，秘书性别研究可为秘书人才的选拔与培养提供依据。目前，我国机关、企业事业单位的秘书主要是高校毕业生，但未必全部出自文秘专业。实际上近些年高校秘书专业教育与社会需求之间存在着严重脱节的想象：一方面，学秘书专业的可能不做秘书，做秘书的可能没学过秘书专业；另一方面，许多单位为找不到称职的秘书发愁。这种情况固然是多方面因素造成的，但在秘书培养中不重视性别差异是不容忽视的原因之一。如果培养秘书注重激发其性别优势，相信提高秘书自身素质会有帮助。曾有用人单位建议，高校秘书专业的培养计划中对女生应适当增加女性修养课程，如花道、茶道等；对男生适当增加驾驶、武术等方面课程。

再次，秘书性别研究为秘书学发展开辟了新的领域。目前的秘书学教材多是泛泛而论秘书的素质，如能从性别差异角度揭示男女秘书各自应具备的能力素质，无疑会增加秘书学研究广度和深度，使其内容更充实、更科学。秘书性别的比例情况及原因；

改革开放以来，秘书队伍中女秘书的比例上升迅速，这有深刻的社会、经济、文化等方面的原因。

二、秘书性别的比例情况及原因；

改革开放以来，秘书队伍中女秘书的比例上升迅速，而男秘书却持下降的趋势，这有深刻的社会、经济、文化等方面的原因。

(一)“三资”企业、私营企业、乡镇企业剧增，这类企业在使用秘书方面受港澳台地区秘书职业妇女化的影响，多喜欢聘用女秘书。(二)女性社会地位、文化素质的提高。

(三)秘书工作事务性强，女性更适合干这项工作。(四)人们择业观的变化及市场经济条件 下价值取向的影响。市场经济条件下，经济收人的高低是人们择业时考虑的一个重要因素。在计划经济时期，机关、企事业单位秘书的地位及收入相对较高，许多大专院校的男性毕业生愿意担住秘书工作，但在市场经济条件下他们则愿意从事收人更高的管理、营销方面的工作。而女性出于对秘书工作环境较舒适、工作相对容易胜任的考虑，愿意当秘书的比男性更多。从孙彤、李悦主编的《职业设计与优选人才》一书中对大学生择业情况的调查结果来看，愿意选择文秘工作作为自己职业的女性占6..4纬，而男性几乎是零。我最近对四个秘书专业班进行了调查，毕业后打算从事文秘工作的男生为23人，占接受调查的男生总数的31.08%;女生为36人，占女生总数的48.62%。从北京160就业信息台发布的信息来看，没有专业技能的男性求职者倾向于做推销员，有中专以上学历的年轻女性则愿意做秘书。这种状况无疑会导致女秘书比例大大提高。(五)精简机构及男秘书改行或“下海”的影响。政治经济体制改革和建立现代企业制度促使各机关、企业精简机构，减少办公室人员。如1995年湘钢党政办公室就精减了19人，这些富余人员有的另谋高蔚孙有的下海经商，其中大多是男秘书。这也是造成女性在秘书队伍中比例上升的一个原因。(六)错误的用人观的影响。一些企事业单位的领导把秘书当成“花瓶”，只聘请年轻靓丽的女性;一些人对“公关”工作有误解，非女性不要;一些“三资”企业、私营企业的领导或个体户用人动机不纯，用女不用男，据调查，合资企业有半数女秘书遭受过性骚扰。

三、男女秘书对工作影响的表现；

（一）心里差异的表现；

第一,女秘书自信心不如男秘书强。心理学家布劳克等人通过对学生考试后估计分数的心 理分析发现,女生的自我评估往往低于男生。这种性别差异在学龄前就十分明显。一项以4 岁儿童为测试对象的实验发现,小女孩对自己成绩的期望明显低于男孩子。这种性别差异会延续至成人的工作中。我们常常发现,男秘书惯于主导职场环境:一有机会便很自然地推荐

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自己,争取扮演火车头的角色;在会上总是踊跃发表意见,俨然成竹在胸;接受领导交办的 任务时大都充满信心,相信自己能做好。这种心理暗示可以使他们把工作做得更出色。与此 相反,女秘书往往低估自己,不敢接受挑战性工作,给人一种没有气魄的感觉。第二,女秘书比男秘书显得胆小、怯懦、多虑。早期的有关研究证明,女孩子比男孩子容易出现恐惧情绪。男性在恐惧时会报告自己并不恐惧,女性常在自己并不恐惧时却报告自己恐惧。女性通过报告自己恐惧获得社会宠爱, 男性通过报告自己不恐惧获得社会对其坚强性格的赞扬和认同。第三,女秘书更为细心。女秘书能细致周密地为领导安排好工作日程,认真负责地管理 好资料文档,会用委婉、温和的口气恰到好处地拒绝领导不愿见的客人,还会在领导疲倦时 端上浓茶和咖啡。这些男秘书较难做到。第四,女秘书容易情绪化。女性多是感性的,较容易被情绪左右。相对而言,男秘书往往不拘小节,对小事不会耿耿于怀,不会过于计较得失,在处理事务时较少情绪化。第五,女秘书更善于理解他人。女秘书在工作中更能体谅别人,能为领导、同事着想,能拉近与领导的距离,因此也就更容易沟通。男秘书往往不懂得体贴,没有耐心做倾听者,有时还会顶撞领导。第六,女秘书更容易产生从众心理。这与女性独立性相对较弱有关。因而女秘书常常不敢进谏,凡事按部就班随大流,对领导的指示不愿提出异议。男秘书则喜欢打破常规,敢于提出不同见解,能为领导决策提供更广阔的思路。第七,女秘书权力欲没有男秘书强。有些男秘书为了取得权力有时会不择手段,不惜牺牲身边人的利益。相反女性对权力看得较淡,对利益的要求也不是很强烈,喜欢助人为乐,这极有利于团队工作的开展。

(二)思维差异

第一,在思维品质上,两性差异明显:女性有较强的记忆能力,善于形象思维,富于想象力,但思维的灵活性不够,理解力较差;男性更善于抽象思维,长于判断和推理,有较强的演绎、归纳能力,思维的灵活性较强,理解力较强。所以,男秘书做事脑子更冷静、更富有条理而且更果断,较少优柔寡断、拖泥带水,这是女秘书难以企及的。第二,在思维方式上,女性倾向于模仿,处理问题更注意部分和细节,对全局与各部分之间的关系把握较差;男秘书更善于独立思考,分析综合能力较强,处理问题更重视全局与各部分之间的联系,但对细节注意不够。女秘书做事大多谨慎仔细,很少出差错,但是难以给领导出谋划策;男秘书多半注重全局,但是对细节常考虑不周,所以容易出现疏漏。(三)语言、行为差异 首先,语言风格不同。男人的闲言碎语永远比女人少,这一点是公认的。但是在语言风格上,女性比男性占有优势。因为男性喜欢发号施令,常用命令式口气,既不和善也不温良;而女性说话较含蓄,在表达反对意见时也多用委婉的方式,不会过于尖锐。比如,公司要解聘一些员工,若让女秘书去讲,通常会用同情的语气,这样就不会引起大的矛盾。所以,女秘书是软性调节剂。其次,女性更具利他行为。利他行为是一种助人为乐、公而忘私、无私奉献的行为,是人际关系中的一种积极因素。男性则有以自我为中心的倾向。再次,支配欲望不同。一个人的支配欲望表现在两个方面:其一是支配他人,以获得别人的顺从为满足;其二是对他人所施加的影响予以抗拒。实验研究证明,男性较女性具有更强烈的支配欲望。最后,创造能力不同。受思维差异的影响,男秘书比女秘书有更强的动手能力,也乐于探索,有强烈的创造欲望。而女秘书对创造活动不太感兴趣,也很少探索,动手能力相对较差,更愿意从事规定性的工作。

四、男女秘书在日常工作中的分配情况；

如前所述,男女秘书在心理、思维、行为上的差异是客观存在的,因此领导在岗位安排、任务调配以及培训培养等方面要考虑这些性别特点。首先,在岗位安排上,要注意将男性秘书放在具有挑战性、需要胆量和魄力的部门,如需经常陪领导外出并身兼保安、司机等多重角

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色的岗位。其次,在任务调配上,应视具体情况合理安排工作。例如,女性秘书的机械记忆力比较强,对单位的常用电话号码、主要文件文号和各种大事都能熟记于心、脱口而出。因此,在中小规模的单位可将文件和档案管理工作交给女秘书做。男性的逻辑思维能力较强且具创新精神,因此诸如公关策划、企业策划方案可让男秘书参与完成,企业的危机公关处理由男秘书来做会更有效率。再次,在培训培养上,领导可针对男女秘书的某些性别弱点指导他们在工作中进行锻炼提高,有人将此称为“双性化人格”培养。即有意识地让男性多做女性有优势的工作,让女性多做更适合男性做的工作,久而久之双方都会得到锻炼,形成性别互补。

五、男女秘书在工作中的优势；（一)男秘书有自己的优势。

与女性相比，一般说来男秘书在如下几方面占有优势:一是思维更活跃填密，应变力更强，更能适应变幻莫测的竞争环境;二是想象力丰富，综合分析问题的能力及预测能力更强，能更好地利用信息辅助决策者;三是独立处理事务的能力强，往往比女性更果断坚决，更能抓住稍纵即逝的市场机会，稳妥地处理好突发事件;四是更富于理智，坚持原则，不感情用事;五是精力充沛，能连续作战，适合出差和出外调查。男性和女性在从业上各有千秋，能力才是职业适应性首要的和基本的条件。实际上，在市场经济中大显身手的男秘书是很多的。四川长虹电器有限公司在社会主义市场经济大潮中乘风破浪，成为我国最大的彩电生产基地，其总经理办公室的秘书是清一色的男子汉，谁又能说男秘书缺乏竞争力呢? 从我国企事业单位近年招聘秘书的情况看，招聘的女秘书在数量上占绝对优势，招聘的办公室主任则大部分限于男性。目前我国各行政机关、企事业单位的高层秘书绝大部分也是男性。

（二）女秘书也有自己的优势；

头脑灵皓，待人热情，办事干练，打扮得体，加上美丽的外表和非凡的气质和一定的文化素养，无论是为老板办事，魅是与客户洽谈业务，往往都能收到事半功倍的效果，也是一 般男秘书所不能做到的。古代有言叫阴柔之美，阳刚之美，什么叫美?和谐为美。什么叫和谐呢?阴阳调顺也。试想一个男企业家，饱尝经营过程中的酸甜苦辣，忽有一日遇到愤怒、挫折之事，抬头看见的偏偏又是阳刚之气的男人，好比人在其热无比的时候，看见了太阳，他会怎样呢?如果面前站着一位女性，他的气怒可能会烟消云散，或者转而成为倾诉，就如吹来了温柔和煦清凉的风，可能使他获得意外的顿悟。业家拥有一位高层次的女秘书，会很容易提高素质，特别是做人的素质。一个事业家，会找一个精明强干的女秘书，因为 他需要事业;一个发明家，会找一个悟性极高的女人做秘书，因为他需要创造;一个好色之徒，会找一个放荡女人做他的秘书，因为他需要的是性，这是我们所鄙视的。一个优秀的企业家期望寻找一位更全面的女秘书，甚至对她的相貌、气质也有相当的要求，因为秘书工作本身就是全方位的，需要应付多种多样的人，操作各种各样的事。从思维角度看，男企业家有个女秘书，可以在观点上达到融合。男人看问题的方法和女人往往是有区别的。如果是位能听得见别人意见的企业家，女秘书的意见往往可以补其未料之不足。

六、男女秘书如何正确认识自身的优缺点并扬长避短；

（一）对女秘书而言,应做到以下几点:第一,培养独立性和创造性。在日常工作中,女秘书要有意识地克服依赖性,培养独立自主的思维品格,要勤于思考并在观察中发现和提出新问题;还要注意创造性思维的培养,提高多角度思考的能力。同时,要多参加一些野外拓展活动,培养过人的胆量。第二,培养保密意识。要时刻注意自己的言行,该保密处要严格保守秘密。第三,语言行为得体。语言要文明、得当,切忌粗俗、浅薄;态度要谦和、诚挚,切忌孤傲、毕业设计（论文）

虚浮;举止要端庄、文雅,切忌拉拉扯扯、打打闹闹;服饰要庄重、得体,切忌奇异、袒露。第四,锻炼心理承受能力。女秘书要时刻保持平和的心态,不能被情绪所左右。一个有心理障碍的人、一个喜怒无常的人是做不好秘书工作的。第五,改掉爱抱怨的坏毛病。尤其要注意的是,不要和同事一起议论别人的是非,受到挫折时不要过多地向朋友或同事倾诉烦恼。

（二）对男秘书而言,要注意以下几点:第一,要学会积极的聆听。与领导沟通时,聆听是尊重领导的表现,也是秘书的本分,要克服自以为是的毛病。女同事遇到困惑时,男秘书更要设身处地为其着想。根据两性专家朱丽亚丝的分析:女性在倾诉抱怨时,重点并不在解决问题,而是希望你同情她的处境、了解她的心情。第二,克服以自我为中心的坏毛病。男秘书要像女秘书一样多关心别人,拉近与他人的距离,这样才能更有效地开展工作。第三,培养温和的语言风格。男秘书在沟通时要多借鉴女性语言风格,遇事不顶撞,不口气粗鲁、大喊大叫、态度蛮横。和女性沟通时不要专谈以“事件”为主的政治或经贸话题,应多谈人的感情和人际关系,寻求与女性语言的契合与共鸣。第四,降低权力欲望,培养奉献精神。按照传统观念,秘书的发展目标就是做领导,但随着秘书国际化、职业化的深入发展,做一名终身秘书的观念已越来越被人接受。秘书要正确看待自己的角色,不能挖空心思往上爬,尤其不要官欲膨胀,更不能利用秘书工作的便利条件腐败弄权。

七、国内外研究状况；

八、提出自己的论证观点或解决方法，简述初步理由。

九、结论；

不管是男秘书还是女秘书，在认识到自己的优点和缺点后，能扬长避短，才是一个优秀的秘书。本文章通过对秘书性别差异的研究、探讨，让广大从事秘书行业的人们，正视自己的自身情况，通过本文结合实践，培养自己的长处。我个人认为，市场经济的资源最佳配置原则和男女平等竞争原则应成为我们考察社会主义市场经济条件下秘书性别角色差异的根本出发点。当然，在现实生活中我们不能完全排除用人单位的认识、情感等多种因素对秘书人才性别选择的影响。

十、相关文献；

致谢

本论文是在导师袁思强老师的悉心指导下完成的。导师渊博的专业知识，严谨的治学态度，精益求精的

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工作作风，诲人不倦的高尚师德，严以律己、宽以待人的崇高风范，朴实无华、平易近人的人格魅力对我影响深远。不仅使我树立了远大的学术目标、掌握了基本的研究方法，还使我明白了许多为人处世的道理。在此，谨向袁思强导师表示崇高的敬意和衷心的感谢！

本论文的顺利完成，离不开各位老师、同学和朋友的关心和帮助。在此对他们表示感谢。

同时感谢河源职业技术学院人文学院全体老师，感谢他们对于我在学校学习、生活等各方面的关心和帮助。

最后，我要向在百忙之中抽时间对本文进行审阅、评议和参加本人论文答辩的各位老师表示感谢！