国有集团公司公文质量评价办法（大全五篇）

第一篇：国有集团公司公文质量评价办法

集团公司公文质量评价办法（试

行）

第一条

为促进提高公文质量，参照《中央企业报送公文评价办法》（国资厅发〔2010〕32 号），结合集团公司实际，制定实施本办法。

第二条

纳入公文质量评价范围的公文包括：本部各部门制发的“部门文件”（不包括“公司文件”），所属二级企业报送集团公司和集团公司党组的文件。

第三条

评价方法。

（一）对各部门制发的“部门文件”，以各部门每年制发的“部门文件”总数为单位，计算各部门年度制发公文的差错率。计算公式为：

差错率＝本部门制发的部门文件出错件数/本部门制发的部门文件总数量×100%（二）对二级企业报送文件，以各二级企业每年度报送公文的总数为单位，计算各二级企业年度报送公文的差错率。计算公式为：

差错率＝本企业报送公文出错件数/报送公文总数量×100% 第四条

评价依据：主要包括《共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）；《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23 号）；《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999）；国务院国资委公文处理有关规定；集团公司公文处理有关规定。

第五条

评价内容及扣分标准。共九项：

（一）越级行文。（扣 2 分）

（二）主旨不清，影响公文办理效率。（扣 2 分）

（三）文种使用不准确。（扣 1 分）

（四）主送单位不正确。（扣 1 分）

（五）引文不规范。（扣 1 分）

（六）附件问题。（扣 1 分）

（七）明显文字错误。（扣 1 分）

（八）文件印制格式不规范。（扣 1 分）

（九）无特殊原因，未按要求按时报送公文。（扣 1 分）

评价内容及扣分标准详细说明见附件一。

第六条

评价反馈方式。

（一）部门制发的“部门文件”，由办公厅定期进行审核，对存在问题的公文进行扣分（其中第 2、6 项须听取所属单位的意见）。每季度结束后，办公厅填写《本部部门发文存在问题统计表》（见附件二），经办公厅负责人签字后送达各部门。每年度结束后，由办公厅汇总通报各部门全年“部门文件”发文情况。

（二）二级企业报送的公文，由办公厅进行收文审核，对存在问题的公文进行扣

分（其中第 2、6 项须听取承办部门意见）。对存在问题的公文，填写《二级企业报送公文问题反馈单》（见附件三），及时反馈有关单位。每年度结束后，通报各二级企业公文质量评价情况。

第七条

受到通报表扬的单位应给予文秘部门和有关人员适当的物质奖励。

第八条

本办法由集团公司办公厅负责解释，自印发之日起施行。

附件：1．公文评价内容及扣分说明

2．本部部门发文存在问题统计表（20

年第季度）

3．二级企业报送公文问题反馈单 附件一：

公文评价内容及扣分说明 1．越级行文（扣 2 分）

对于部门行文，主要存在两种情况：一是以部门文件向上级单位报送“请示”和“报告”；二是以部门文件制发应由集团公司领导同志签发的公文。

对于所属企业行文，主要存在两种情况：一是二级企业的所属企业在非紧急、非特殊情况下越过二级企业直接向集团公司或集团公司党组行文。二是二级企业及其所属企业在非紧急、非特殊情况下越过集团公司直接向国务院国资委等上级单位行文。

2．主旨不清，影响公文办理效率（扣 2 分）

行文主旨不清主要体现在：正文内容与标题揭示的内容有明显偏差；正文内容不符合主题单一、结构清晰、观点鲜明、表述确切的要求。

3．文种使用不准确（扣 1 分）

主要存在两种情况：一是使用了《共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》规定的文种，但所选文种不符合行文目的和有关要求。常见的是“请示”、“报告”混用，或向上级单位使用平行文种“函”。二是不使用法定文种，自行生造文种，如“汇报”、“申请”、“回复”等。

4．主送单位不正确（扣 1 分）

部门文件主要存在以下两种情况：一是文件内容只涉及特定单位而采取普发。二是漏掉部分主送单位。

所属企业报送公文主要存在以下两种情况：一是应主送集团公司或集团公司党组的文件，径送有关业务部门。二是多头主送或报集团公司领导同志个人。

5．引文不规范（扣 1 分）

公文中引用有关单位的文件，应先引发文机关、文件标题，后引发文字号。只引标题或只引发文字号，甚至发文机关、标题、发文字号都不引的（本身没有发文字号的除外），不符合公文的规范要求。

6．附件问题（扣 1 分）

要避免出现以下问题：一是正文中标有附件，而实际未附，或未附全；二是应有附件而未标注，也未附；三是附件说明与所附附件名称不一致；四是附件说明标注不规范，如不使用阿拉伯数字，加书名号和结尾加句号、分号，转行不在序号后对齐等。

7．明显文字错误（扣 1 分）

审核的重点是：单位名称、人名、地名等不能有误，单位简称要规范;数字用法、数量单位、日期标注要规范；要避免错行、漏句、漏字、重句、缺页等现象。

8．文件印制格式不规范（扣 1 分）

制发公文应参照《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999）的规定印制。避免上行文未标注签发人姓名，请示类公文未标注联系人和电话，公文无生效标识，空白页用印，成文日期和印章位置距离正文较远，附注标注不规范，首页无正文，标题、正文等不用规定的字体字号，发文字号不规范，密级标注不准确等现象。

9．无特殊原因，未按要求按时报送公文（扣 1 分）

对上级单位有报送公文时限要求的，无特殊原因未按时报送或有特殊原因而未作说明等。

附件二：

本部部门发文存在问题统计表（20

年第季度）

发文部门：

标

题 文号 存在主要问题 扣分 本季度 发文数量 存在问题 文件数量 差错率

附件三：

二级企业报送公文问题反馈单 编号：

来文单位

文

号

来文标题

存

在问

题 1．越级行文。（扣 2 分）

2．主旨不清，影响公文办理效率。（扣 2 分）

3．文种使用不准确。（扣 1 分）

4．主送单位不正确。（扣 1 分）

5．引文不规范。（扣 1 分）

6．附件问题。（扣 1 分）

7．明显文字错误。（扣 1 分）

8．文件印制格式不规范。（扣 1 分）

9．无特殊原因，未按要求按时报送公文。（扣 1 分）

补充说明：

本次扣分

本年度本企业出差错公文数量

承办人签字

文档处审核

办公厅分管领导签发

注：附“问题”件复印页。

****年**月**日

第二篇：集团公司公文处理办法

XX集团公文处理办法

（试行）

第一章 总则

第一条 为促进XX集团各公司公文处理的规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，依据《国家行政机关公文处理办法》及XX集团公司对公文处理的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。

第二条 公司的公文是本公司在经营管理过程中所形成的有具有效力和规范体式的公务文书。公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，必须做到及时、准确、安全。在公文处理中，严格执行保密法规和纪律。

第三条 本办法只适用于XX集团各公司日常工作中形成的文书管理，各技术类、研发类等专业性公文的管理可不适用本办法。第二章 公文种类和格式

第四条 根据《国家行政机关公文处理办法》规定，结合本公司实际情况，公文文种主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要等。

（一）决定

对重要事项、重大活动或重要制度的安排、发布，任免、奖惩相 关人员，集团总部变更或撤销集团、子公司的相关机构。

（二）通知

适用于各公司转发集团总部和不相隶属公司的公文；发布规章；集团总部传达要求各公司办理和需要各公司周知或者共同执行的事项。

（三）通报

适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告

适用于向集团总部汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答

复集团总部的询问。

（五）请示

适用于向集团总部请求指示，批准。

（六）批复

适用于答复各公司请示事项。

（七）函

适用于各公司之间相互洽谈工作、询问和答复问题；向集团总部请求批准等。

（七）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第五条 公文格式

（一）公文份数序号

为准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象，本办法规定将带有密级的公文要编制份数序号。编制的份数序号用三位阿拉伯数字，即“1”编为“001”置于左上角第一行顶格。

（二）秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用四号黑体，顶格标识在第一行右上角；如需同时标识秘密等级和保密期限，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（三）紧急程度

如需标识紧急程度，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第一行，紧急程度标识在右上角第二行。

（四）发文机关标识

报告、会议纪要用汉仪中宋简体32号标识，其余文种用红色黑体32号标识，居中排布。

（五）发文字号

发文字号用四号仿宋体，居中排布。发文机关代字一般为2-4位，代字取发文机关、部门的前一两个字，决定、通知、通报、报告、请

示、批复、会议纪要后面加上“字”，函后面加上“函”，同一发文机关的代字应统一。

（六）公文标题

用三号黑体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（七）主送机关

标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（八）正文

每段首空两字，回行顶格。数字、年份不能回行，用四号仿宋体。

（九）附件

在正文下空一行，空两字用四号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时用阿拉伯数字标识序号，但不能标注虚号。

（十）成文日期

用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”，与正文右对齐。

（十一）印章

要求上不压正文，下压成文日期。单一公司制发的公文在落款处不署发文公司名称，只标识成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切。当三个公司及以上联合行文时，应标注每个公司的全称或通用简称分别加盖印章。成文日期标注在最后一行印章的右下角。

（十二）主题词

“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号仿宋；词目之间空一字。主题词一般不超过四个。

（十三）抄报、抄送、抄发机关

标识于黑色反线下，左右各空一字，用四号仿宋体标识，后标全角冒号公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的公司对齐；在最后一个

公司后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位;抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位;抄发机关是将公文发往的相关下级单位。

（十四）印发机关和印发日期

用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（十五）页眉、页脚和页码

除第一页外均要求使用统一的页眉页脚，页眉左上角使用XXLOGO标，右上角标注XX集团，5号宋体加粗，页眉距顶端1.2厘米；页脚第一行标注公司地址，第二行标注办公电话、传真及公司网址，页脚距底端0.4厘米；页码第一页在页脚底端居中标注，其余各页在页脚底端右对齐标注。页眉、页脚、页码用宋体小五号标识。

第六条 公文使用范围

（一）本套红头文件须特定文种在特定范围内使用，文体包括：通知、通报、决定；文件内容范围：各公司向政府机关或外单位行文；各公司的决策类、通知类、重要规章制度类文件；各公司重要人事任命类、各部门负责人的奖惩通报类文件；集团总裁及董事会要求的其他类文件等。各公司内部的普通类文件可根据实际情况，使用本公司原有的公文模板。

（二）红头文件只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行行文。

（三）各子公司向集团公司、各子公司向下属部门行文，必须以公司名义或指定行政部门名义行文，其他部门一律不得以公司名义发文。

（四）各子公司内部之间进行行文，以部门名义行文。第七条 公文用纸和结构层次

（一）公文用纸一般为A4型，左侧装订。

（二）公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

第三章 公文办理

第八条 发文办理

（一）发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、打印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（二）各公司向上行文，公文送负责人签发前，应当由行政部门进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

（三）公司相关负责人签发文件，均需填写《文件审批单》（详见附件1）并与公文一起归档保存。

（四）公文正式印制前，行政部门应当进行复核，重点是：附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（五）公文正式下发，需进行登记并填写《发文登记表》。（详见附件2）。

（六）具体流程详见附件3。第九条 收文办理

（一）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审阅、办理、立卷、归档、销毁等程序。

（二）各公司、各部门上报的需要办理的公文，统一送行政部门综合办理。行政部门应及时送负责人批示。对不符合本办法规定的公文，经行政部门负责人批准后，可以退回呈报部门并说明理由。

（三）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政部门并说明理由。行政部门向发文部门说明情况。

（四）收到上级部门下发或交办的公文，行政部门填写《文件签收单》（详见附件4）并及时进行登记并填写《收文登记表》（详见附件5）后送领导批示，或者交有关部门办理。

（五）领导审阅公文需填写《文件审阅单》（详见附件6）并与

文件一起归档保存。

（六）送领导人批示或交有关部门办理的公文，由行政部门负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

（六）草拟、修改和签批公文，用笔必须用黑色钢笔或签字笔，不得在文稿装订线外书写。

（七）具体流程详见附件7。

第四章 公文处理原则

第十条 坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第十一条 必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。

第十二条 必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过行政部门批准并送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。

第十三条 公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。

第十四条 各公司、各部门行文必须使用全称或通用规范简称。

第五章 公文立卷、归档和销毁

第十五条 公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。

第十六条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。

第十七条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。

第十八条 公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印单位

印章，视同正式文件妥善保管。

第十九条 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。

第二十条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。

第二十一条 不具备归档保存价值的公文，经过鉴别和分管领导批准，可以定期销毁。销毁带有密级的公文，应向公司总经理申请并经行登记。

第六章 附则

第二十二条 本办法由XX集团负责解释。

第二十三条 本办法自发布之日起施行，公司公文处理原有规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

附件：

1、《文件审批单》

2、《发文登记表》

3、发文流程图

4、《文件签收单》

5、《收文登记表》

6、《文件审阅单》

7、收文流程图

第三篇：XX 政务信息质量评价办法

XXX新闻宣传政务信息工作

质量考核评价办法

为建立规范、合理、统一的新闻宣传政务信息数、质量评价标准，充分发挥宣传政务信息工作的决策参谋作用，进一步形成本系统良好的信息交流机制，特制定本办法。

第一条考核对象

各县市局、市局机关各科室、分局。

第二条 考核原则

新闻宣传政务信息考核工作按照定性与定量结合、内容规范、标准统一、操作有序、激励科学的原则进行。

第三条 考核组织

宣传政务信息质量考核工作由市局目标责任制考评领导小组统一组织领导和部署，市局办公室具体组织实施。

第四条 考核办法

（一）各县、市、区（分）局每月报送信息5篇（条）以上，机关各科室每月报送3篇（条）以上。市局每季度对各单位宣传政务信息上报及采用情况进行一次通报。通报内容包括：信息

上报数量、得分情况和信息采用数量、得分情况；宣传政务信息计分办法参考省局考核办法计分，即：完成本季度报送任务的，计25分，未完成报送任务的，每少一篇，扣5分，扣完为止；市级媒体（含市局网站）每采用一篇，得3分，省级媒体（含省局网站）每采用一篇，得10分，国家级媒体（含国家局网站）每采用一篇，得15分，采用、刊用情况得分上不封顶。

（二）政务信息工作实行目标考核。宣传政务信息工作作为目标考核中公共部分考核的重要内容之一，实行过程控制，年终综合评定。即：完成基本报送任务的，年终考核政务信息目标分值直接计入考核总分，不扣分；各级各类媒体刊用、采用情况依据加分细则进行加分；没有完成基本报送任务的，年终考核政务信息计零分；迟报、漏报、瞒报重大、紧急信息的，政务信息工作计零分，并通报批评，造成严重后果的，追究相关人员责任。市局机关各科室的宣传政务信息考核结果作为先进科室或学习型科室评选的重要参考条件进行考量。市局将对宣传政务信息工作成绩突出的单位和从事宣传政务信息工作并取得突出成绩的个人按得分情况给予奖励，上级下发的奖金照发。

（三）各单位要指定专人负责宣传政务信息工作，把好信息质量关，杜绝报送一句话新闻。各单位的宣传政务信息统一报送市局办公室，由专人审核通过再报相关媒体刊用。市局办

公室统一从“XX局政务办公系统”信息动态栏选取各单位政务信息进行编辑、上网发布和上报。

第五条 本办法由XX办公室负责解释。

第六条 本办法自2011年7月1日起施行。

第四篇：集团公司班组长考核评价办法

集团公司班组长考核评价办法

1、目的为全面、客观、公平、准确地考核评价班组长履行职责及岗位绩效指标完成情况，加强班组长的管理与监督，激励与约束，特制定办法。

2、术语、定义

本办法所称的班组长考核评价工作，是指按照规定程序、方法和内容，对班组长履行职责及指标完成情况所绩效的考核、评价。

3、适用范围

镇江港务集团有限公司所属所有班组长

4、考核方式与内容

4.1班组长的考核采取季度考评、总评的方式进行，考核内容分为班组评价、民主评议、指标考核三部分。

4.1.1班组评价（占30%）

班组评价即所在班组在每季度班组建设检查评价中的得分情况。由各单位班组建设职能牵头部门直接从每季度班组建设检查结果提取并纳入计算。

4.1.2民主评议（占40%）

民主评议由各分、子公司队、部门安排，各班组民主管理员组织实施，评议内容包括民主测评打分、满意度评价、意见征集三部分。

4.1.2.1民主测评打分：满分100分，其中，本班组职工评分占60%，队、部门管理、技术人员评分占40%。

4.1.2.2满意度测评：以问卷方式与民主测评打分同步进行。

4.1.2.3意见征集：对班组长工作进行评议并征求意见，所征求意见经队、部门整理后报分子公司考评小组，以适当方式反馈给班组长。

4.1.3考核指标

4.1.3.1安全指标

4.1.3.1.1考核期内，班组发生微伤或险肇事故一起扣10分；

4.1.3.1.2发生个人违章一起扣2分，发生群体违章一起扣5分（违章情况以安全质量部门通报结果为准）。

4.1.3.2生产指标

4.1.3.2.1考核期内，班组发生一般设备事故一起扣10分；

4.1.3.2.2发生货运质量问题一起扣10分。

4.1.3.3成本指标

考核期内，班组费用指标累计每超计划指标5%扣2分。

4.1.3.4综合治理

班组发生刑事、治安、违纪案件一人/次或发生火灾事故一起扣10分。

各项指标完成情况由各职能部门负责统计和提供。

5、民主评议

5.1班组长民主评议的基本程序

5.1.1班组长述职

5.1.1.1向对、部门管理技术人员提交述职报告

5.1.1.2向班组成员述职。

5.1.2班组民主管理员组织对班组长进行民主评议。5.1.3民主测评

5.2开展民主评议时，参加人员必须超过班组人数的三分之二。班组长述职完毕后即可回避。5.3队、部门管理、技术人员应分别安排参加班组民主评议，对评议过程进行指导和监督。5.4民主测评表由分、子公司班组建设职能牵头部门统一设计和打印，队、部门技术员负责领取、发放、回收、统计，并向班组建设职能牵头部门汇报结果。

6、考核结果的评定与运用

6.1根据业绩考评、民主测评、指标考核三项得分结果，在队、部门范围内进行综合排名，将班组长评价氛围优秀（占10%）、良好（占50%）、基本称职和不称职（占40%）四个档次。班组长综合评价得分＝班组长评价得分×30%﹢民主测评得分×40%﹢考核指标得分×30% 6.2考核结果作为班组长任用、奖惩的重要依据。

6.2.1班组长考评被评为优秀的，岗位津贴上浮一档。

6.2.2考评被评定为基本称职的，由所在队、部门对其进行诫勉谈话，连续两年评定为基本称职的，进行调整更换或降档使用（岗位津贴下浮一档）

6.2.3考评被评定为不称职的，按照管理权限和有关程序免去班组长职务，所空职位在后备班组长中选拔替补。

7、考评纪律

考核组织人员要认真履行职责，按照规定的程序和要求实施考核，要全面、准确、细致地了解和客观公正的反映考核对象的实际情况。考核组成员对考核材料的真实性、准确性负责。

8、附则

8.1新任职不满一年的班组长，原则上只参加考核和排序，不执行岗位津贴调整。8.2本办法由集团公司工会办负责解释。8.3本实施办法自发文之日期实行。附：集团公司班组长考核民主测评表

集团公司班组长考核民主测评表

考核人姓名：

第五篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我公司实际，特制定本管理办法。

第二条 公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，下达各项决议决定和交流经验的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。

第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。

第二章 公文分类

第七条 按公文内容可分为：

（一）决定，对重要事项或重大行动做出安排；

（二）决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；

（三）通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项；

（四）通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况；

（五）报告，向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议；

（六）请示，向上级请求指示、批准；

（七）批复，答复请示事项或对下级布置工作；

（八）会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行；

（九）工作计划，进行年、季、月、周工作安排。

第八条 按公文的发放形式可分为：

（一）红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或工作计划；

（二）便文，发布一般的通知、通报及临时性的工作计划；

（三）其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。

第九条 按发文系统可分为：

（一）党委工作类

（二）行政工作类

（三）工会工作类

（四）团委工作类

（五）生产管理类

（六）安全管理类

（七）机电管理类

（八）计财管理类

红头文件和便文由党办、行办、工会、团委统一管理，其它文件由各归口管理部门负责管理。

第三章 公文格式

第十条 红头文件和便文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、校对人等组成，其它文件的组成可以适当简化。

（一）秘密等级，密级的界定和标识执行“晋城煤业集团审定国家秘密和界定密级的规定”（晋煤集保字〔2002〕4号）、“晋城煤业集团企业秘密具体范围的规定”（试行）（晋煤集保字〔2000〕3号）、“晋城煤业集团企业秘密的载体、密级划分、标志、保密期限的规定”（晋煤集保字〔2000〕4号）；

（二）保密期限，对公文密级的时效加以规定的说明；

（三）紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；

（四）发文机关标识，即人们通常所称的“文头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”或“便文”组成；

（五）发文字号，按单位（部门）代字（☆）、年份（××××）、序号（◇）的次序编排，格式如下：

红头文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇号

便

文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇号

年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

其它文件的发文字号可根据情况自行确定，属于期刊性质的公文的发文字号应相对固定。

（六）签发人，上行文在文件中必须署明签发人，下行文不署签发人；

（七）标题，应当准确简要概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。转发外来公文时要标明发文机关，不能引用文件字号代替标题内容。会议通过的公文，还应在标题后注明会议名称和通过日期；

（八）主送单位，发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位，也称上款。下级向上级请示或报送的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一上级单位，可以用抄报的形式；

（九）正文，公文主体，表明公文目的、内容及所要落实事项；

（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名称和序号，附件名称后不加标点符号。编排时，每一个附件应另起一页，“附件X”写在左起顶格位置，当有多个附件且内容较短时，可连续排列；

（十一）成文日期，成文日期以签发人签发日期为准，应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；

（十二）印章，加盖公章表明公文生效。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

1.联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，并且只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；

2.联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；

3.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；

（十三）主题词，用几个词明确公文核心内容，词目一般不少于3个，不超过5个；

（十四）抄送，指需要了解公文内容的有关单位或人员，如果抄送的单位在两个以上，对上级单位可以采用抄报的形式。抄送时严禁滥抄、滥送和漏抄、漏报；

（十五）发文单位，也称落款或下款，即公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。

第十一条 正文或附件的书写格式可选用章条式、国标式或自由式中的一种，但在同一公文内不能出现两种书写格式。

章条式：第一章 第一条

（一）⒈

⑴

国标式：

11.1

1.1.1

a）

自由式：

一、（一）

⒈

⑴

①

第十二条 公文用纸

（一）红头文件和便文统一采用A4纸型（长297mm、宽210mm），左侧装订。附件和其它公文的纸型根据实际需要确定。

公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

（二）公文用纸统一使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

第十三条 公文用字及排版规格。

公文标题用2号小标宋体字，红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排26个字。版记“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。

第十四条 公文装订要求

公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。钉锯与页边缘距离为15±2mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

第十五条印发机关和印发时间

位于抄送机关之下(无抄送机关时在主题词之下)占一行位置；用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第十六条版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首、位两条反线磅数为1.5磅，中间一条反线磅数为0.75磅。

第十七条版记的位置

版记应置于公文最后一页（不能与正文再同一页面上），版记的最后一各要素置于最后一行。

第十八条各部门需要发文时，须按照以上要求格式完成编排工作，送交行政办进行格式审查，确保格式争取后方可发文。

第四章 行文规定

第十九条 行文应当确有必要，注重效用。属于一个系统的事项由本系统自行发文，属于几个系统的共同事项应联合发文。

第二十条 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门研讨，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当报请分管公司领导协调，仍不能解决的，可报请总经理上公司研讨会决定。对涉及全公司性的规章制度、工作安排等事关公司井安全发展的重要文件，必须上公司研讨会研讨通过后，方可行文。

第二十一条 公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

第二十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”与“请示”属不同文种，“报告”不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

第二十三条 发文办理一般包括拟稿、部室核稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。

第二十四条 发文处理程序：部室（承办人）起草初稿—部室负责人审核—有关部门会签（需要会签的）—经理层签发—行政办统一编号、缮印、盖章、分发—归档。

第二十五条 拟稿，部室（承办人）负责起草初稿，起草时应严格遵守以下规定：

（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级部门和本企业有关规定，如提出新办法或规定，应注明旧办法和规定相对应的公文的处置方法；

（二）公文的内容应全面，情况应具体，观点应明确，表达应规范，条理应清楚，层次应分明，文字应精练，标点应准确，篇幅应简短；

（三）人名、地名、数字、引文应准确。使用简称应先用全称，并注明简称，对众所周知或约定俗成的简称也可以直接引用；引用其它公文应先引标题，后引发文字号；使用日期应写具体的年、月、日；

（四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，数字使用必须前后一致；

（五）必须使用国家法定的计量单位。

第二十六条核稿：各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。核稿结束后，由分管副总、业务管理部门及执行单位（部门）对公文的全面性、准确性、合理性、公正性、符合性进行研讨把关，提出改进意见和建议。研讨可采用会议或传阅的方式进行，由原拟文单位（部门）应根据研讨结果对公文做进一步的完善。文件在签发前由行政办公室对文稿格式进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。部门研讨把关的主要任务是把好五关：

（一）行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。

（二）内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。

（三）政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。

（四）文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。

（五）格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。

第二十七条会签

（一）凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会签。

（二）在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。

第二十八条签发：签发的一般原则如下

（一）所有上行公文、下发公文，都必须由经理层签发。

（二）已签发的公文，不准随意改动。

（三）签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。签发时用笔墨应符合存档要求。

（四）党委、纪委、工会、共青团发文，此类发文由党委书记签发，或者委托工会主席签发，该发文流程不涉及行政办公室。

第二十九条编写发文卡：文稿经领导人签发后，应填写《发文登记表》，登记时应检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项。《发文登记表》应包括以下内容：日期、文号、标题、秘密等级、主送单位、主办单位、签发人等。登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。

第三十条缮印：缮印公文要注意以下问题：

（一）缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。

（二）缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。

（三）缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。

第三十一条用印：严格按照《胡底煤业印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。

第三十二条发文：发文实行签字取文制度，具体程序是：

（一）收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话（或其它方式）通知取文单位，取文单位在《发文登记表》签字。

（二）取文单位接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，取文人应及时将文件交给本单位负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。

（三）公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室人员保存。

（四）需要报寄出的公文由行政办公室负责办理。

第三十三归档：发文资料收集归档范围包括：文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的归档收集要做到齐全完整、宁宽勿窄。部门发送。

第三十四条 发文卡片填写要求

（一）主办单位和拟稿人：起草人员签；

（二）核稿：拟文单位（部门）负责人签；

（三）会签：研讨人签（或提供研讨记录）；

（四）复核、签印：归口管理部门负责人签；

（五）签发（批示）：公司领导签。

第六章 收文办理

第三十五条 收文是指我公司收进上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。

收文办理程序如下：发文机关—签收—行政办公室登记填写公文处理卡—行政办主任填写拟办意见—经理层批示意见—按领导批示传阅文件—承办单位办理—公文收集—归档—销毁。

第三十三条我公司所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，凡写胡底煤业的封件、普通件，统一由行政办公室启封、登记、分发，统一处理。

第三十四条签收：签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。

第三十五条登记：登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。传真电文应先登记在册，后报行政办主任批示处理。

第三十六条拟办：文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件装订后，交行政办主任填写拟办意见。

第三十七条上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、考察等文件，由总经理阅示；同一个文件中包含两个以上分管领导主管的业务时，由总经理阅示。

第三十八条批办：行政办公室依据拟办意见将文件呈送经理层阅示，经理层在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。

第三十九条传阅：行政办公室依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门。为防止文件接收延误，各部门须上报文件接收员，接到通知后，将接收文件上报部门负责人处理，并及时将传阅记录以文本档提交行政办备案。传阅文件时，主要做到以下几点：

（一）分清轻重缓急：如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。

（二）掌握传阅范围：严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。

（三）文不横传：文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。

（四）认真检查处理：文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。（1）检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名；

（2）检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；（3）检查传阅件有无缺损，附件是否完整；

（4）检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求；（5）检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。

第四十条承办：各单位（阅办人）按照指示阅办文件，各单位（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。承办单位接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。

第四十一条催办：送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政办要负责催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第四十二条收集：文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。如果承办单位需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。行政办公室在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。收集存档的文件，按上级来文、下级请示内容分类存放。

第四十三条归档：办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。

第四十四条代表我公司外出参加会议带回的文件以及各单位直接收到的上级文件及资料，应及时送交行政办公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。未经行政办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。

第四十五条 凡需办理的公文，归口管理部门应提出拟办意见，送有关公司领导批示或交有关部门办理。由两家以上单位（部门）共同办理时，批示中应注明主办单位。需要其它领导传阅时，应先对公文进行复印，送交承办单位，再将原文进行传阅，以保证公文的及时办理。紧急公文，还要提出办理时限。

第四十六条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回归口管理部门，并说明理由。

第四十七条凡涉及其他部门的问题，主办单位应当主动与有关部门协商解决。

第四十八条 送有关经理层批示或交有关部门办理的公文，归口管理部门要负责催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。重要公文还应及时了解和反馈执行情况。

第七章 公文立卷和销毁

第四十九条 公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第五十条 公文立卷，应根据其特征、相互关系和依存价值分类整理，并保证齐全完整，正确反映主要工作情况和从属关系，以便保管、查找和利用。

第五十一条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

第五十二条 无存档价值和存查必要的公文，经过鉴别、归口管理部门负责人和有关公司领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

第五十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。

第八章 公文管理

第五十四条 各单位（部门）应认真做好公文的学习贯彻、落实及管理工作，严格执行一体化管理体系文件控制的各项要求，确保公文管理的质量和效率。

第五十五条 对明确注明废止和有时效性的失效公文，各使用单位（部门）应及时将其撤出使用场所。若需要留存作为参考，要与现行有效的公文进行隔离存放，并明确标识以防误用。对涉及企业机密或其它原因需要回收的公文，由原拟文单位（部门）负责。

第五十六条 保密公文执行“晋城煤业集团保护企业秘密管理暂行规定”（晋煤集保字〔2000〕5号文件）。

第五十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第九章 附 则

第五十九条 各部门严格按照本办法开展公文处理工作，由各归口管理部门补充制定本部门公文处理办法。

第六十条 本办法其它未尽事项，由行政办公室继续修正完善。第六十一条本办法自下发之日起执行，最终解释权归行政办公室。