内控论文 科技企业销售业务内部控制案例研究

内控论文 科技企业销售业务内部控制案例研究

搞要

摘要：就当下的经济形势了解A科技企业销售业务内部控制及现状并分析其中

存在的问题。提出更为合理有效、切实可行的销售部门内部控制流程改进措施，减少A科技企业销售业务存在的风险。

关键字：销售业务；内部控制；案例研究；改进措施

突如其来的新冠肺炎疫情打乱了经济运行的本来节奏，不可避免地会对经济社会发展造成较大冲击。疫情冲击考验我们化危为机的能力，应对疫情需要凝聚公司各部门力量同舟共济、共克时艰。那么内部控制制度的有效性对企业生存、发展的作用在此时日益突显。当下企业内部控制的定义在不断深化，由最初的内部相互牵制逐渐转变为种较为完善的内部控体系。其中一个企业销售业务是重要的生产经营环节，销售业务内部控制的完善对于企业来说也愈加重要。A科技企业是一个典型的中小民营企业，虽然目前科技行业是新兴企业，市场前景广阔。但是市场逐步扩大的同时也意味着更多竞争者的加入，很多企业尤其是中小民营企业被残酷地淘汰出局，除了市场竞争激烈、经营管理者能力不足等因素外，企业内部控制制度建设不力也是造成的重要原因之一。销售环节在企业整体经营中的重要不言而喻，但很多中小企业由于自身资源和条件的不足，在销售环节缺乏竟争力。本文各通过对典型中小民营科技企业A企业的内部销售控制环节进行分析，提出企业现存的问题并提供一些可行性建议，改进销售业务内部控制流程。从而促进A企业的可持续发展，并希望对其他中小民营企业产生一定的借鉴作用。

1.研究思路

运用内部控制相关理论，结合中小民营企业销售业务的实际倩况，以A企业销售部门的内控制度以及执行倩况为例，对A企业捎售业务内部控制现状进行描述，分析其存在的问题及面临的风险。针对A企业的内部控制特点及不足，对消售业务内部控制制度、业务流程提出合理可行的方案。

2．研究方法

(1）文献研究法：有效地利用图书馆的资源，查阅相关书籍、文献资料。

(2）案例研究法：将A企业的具体案例与内部控制的相关理论和方法相结合，了解梢售部门的内控制度以及执行情况。分析A企业的内音时空制的现状； 提出问题，并提供解决方案。

一、企业简介

A科技企业于2016年04月28日成立。坐落于美丽的四川成都高新区，公司经营范围包括：计算机软件开发；销售：计算机软硬件及辅助设备、电子产品、仪器仪表等，现有职工25人，财务科员工2人，销售部门员工8人，技术管理人员15人。

二、销售部门业务现状

A企业系初创公司，初步制定了销售业务相关的管理制度和流程，公司根据实际业务能力等实际情况销售团队进行业务开拓。销售人员根据招投标信息寻找潜在客户并进行业务洽谈。公司根据自身实力和经济价值在开拓的业务中筛选项目，同时公司的设计部根据项目情况进行需求分析，与项目业主进行需求讨论、沟通以及设计引导，期间可按照客户要求提交初步设计方案。中标后，订立销售合同。在整个销售活动中，通常是由是企业销售管理部门提交顾客订单经过部门经理审核后就提交财务部，技术部。其消售业务流程概括起来就是洽谈项目—研发项目—现场实施项目—开具销售账单发票—售后维护—-收取尾款。A企业销售环节的实施中规定，企业的定价以及赊销交易事项首先要经过营业部门主管的审核：然后再由企业总经理最终审核批准。可是在具体实施过程中，这项规定的执行却流于表面口A企业并未对赊销交易事项的审批标准以及审批程序出具明确的文件规定，其业务审批制度的规定不清晰直接导致执行力度大打折扣。A企业总负责人认为，目前影响行业竞争大市场的各种因素存在许多不确定性，如果仅用一套固定的模式来处理和决定企业的销售业务；很有可能会影响公司现有的销售水平，所以导致企业出现内控混乱业务量少的状况。

三、公司销售业务内部控制方面存在的问题

（一）销售职权设置方面

1.不相容职责未分离

2销售谈判、签订授权程序不完备

3销售合同审核审批分级授权不合理

4权限设置模糊不清

5销售谈判、合同签订无必要的专业人员审核

6无相应责任追究机制

（二）销售计划管理方面

1.销售计划有效性缺乏，未对市场趋势进行深入研究或未经授权审批，导致产品结构和研发安排不合理，整体销售计划缺乏基本前提，难以实现企业经营的良性循环。

2.销售计划制定后未及时进行沟通讨论后调整，可能导致目前销售计划不能符合内外部环境需求，无法维持正常经营。

3.销售计划中缺乏对回款、费用的考核指标。导致应收账款余额剧增、销售费用高居不下、销售人员积极性受到严重挫伤，次年大量人员离职。

（三）客户信用管理方面

1.现有客户管理不足、潜在市场需求开发不够，可能导致客户丢失或市场拓展不力。

2.客户档案不健全。

3.客户档案不健全。缺乏合理的资信评估，可能导致客户选择不当，销售款项不能收回或遭受欺诈，从而影响企业的资金流转和正常经营。

4信用额度未经授权的修改，导致不合理授信；

5.信用管理敏感信息的泄漏；

（四）销售定价方面

1缺乏灵活的定价机制和信用方式，影响企业销售目标的实现。

2定价或调价不符合价格政策，未能结合市场供需状况、盈利测算等进行适时调整，造成价格过高或过低、销售受损。

3.商品销售价格未经恰当审批，或存在舞弊，可能导致损害企业经济利益或者企业形象。

4.未经授权的价格修改；敏感价格信息的泄漏。

（五）订立销售合同的方面

１.合同内容存在重大疏漏和欺诈，未经授权对外订立销售合同，可能导致企业合法权益受到侵害；销售价格、收款期限等违背企业销售政策，可能导致企业经济利益受损。

２.销售合同保管不当导致潜在的丢失或损坏；合同敏感信息的泄漏

四、相关改进措施。

（一）建立切实可行的岗位责任制

建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。销售与收款不相容岗位至少应当包括：

1、客户信用管理、与销售合同协议的审批、签订。

2、销售合同协议的审批、签订与办理发货。

3、销售货款的确认、回收与相关会计记录。

4、销售退回货品的验收、处置与相关会计记录。

5、销售业务经办与发票开具、管理。

6、坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批

（二）加强销售计划管理内控

1．企业应当根据发展战略和年度生产经营计划，结合企业实际情况，对上一周期销售计划执行情况分析，市场预测和竞争形势分析，制定年度销售计划。销售预测被定期的滚动更新，并经过管理层的批准。在此基础上，结合客户项目情况，制定市场开发计划、产品开发计划、价格计划、渠道开发计划、营销资源投入计划、销售组织计划，并按规定的权限和程序审批后下达执行。

2．定期对各产品（商品）的区域销售额、进销差价、销售计划与实际销售情况等进行分析，结合生产现状，及时调整销售计划，调整后的销售计划需履行相应的审批程序。

（三）加强客户信用管理内控

１.企业应当根据自身战略、竞争优势确定目标客户和划分细分市场。销售部门应牵头组织相关部门对新的询价或订单是否符合企业利益进行综合评估。

２.企业应建立客户信息资料库并确保客户档案信息完整地输入资料库中，新增客户或者客户资料发生变更时应及时输入企业的客户资料库中，客户资料输入后应由非录入人员的独立人员复核输入信息的准确性，并应至少每年一次审核资料库中客户资料的准确性。

３.建立和不断更新维护客户信用动态档案，由与销售部门相对独立的信用管理部门对客户付款情况进行持续跟踪和监控，提出划分、调整客户信用等级的方案。根据客户信用等级和企业信用政策，拟定客户赊销限额和时限，经销售、财会等部门具有相关权限的人员审批。对于境外客户和新开发客户，应当建立严格的信用保证制度。

４.所有信用额度的申请都必须填写正式的书面表格，并予以归档备查。

所有信用额度的修改都必须填写正式的书面表格，并予以归档备查。

信用额度的申请和修改单据都经过适当的管理层对照信用政策进行审批。

５.销售系统中起用了信用额度控制，并在客户主档案文件中有单独的字段予以记录。

６.只有经过授权的人员才可以接触信用额度的相关信息

（四）加强销售定价内控

1.企业应当在进行充分市场调查的基础上，合理细分市场并确定目标市场，根据不同目标群体的具体需求，确定定价机制和信用方式，灵活运用销售折扣、销售折让、信用销售、代销和广告宣传等多种策略和营销方式，促进销售目标实现，不断提高市场占有率。

2应根据有关价格政策、综合考虑企业财务目标、营销目标、产品成本、市场状况及竞争对手情况等多方面因素，确定产品基准定价。定期评价产品基准价格的合理性，定价或调价需经具有相应权限人员的审核批准。

3销售折扣、销售折让等政策的制定应由具有相应权限人员审核批准。销售折扣、销售折让授予的实际金额、数量、原因及对象应予以记录，并归档备查。

4.系统中为价格体系表的使用者设立了使用或修改的不同权限。

对价格体系表的使用和修改有经过管理层适当的授权。

（五）强化订立销售合同内控

1.订立销售合同前，企业应当指定专门人员与客户进行业务洽谈、磋商或谈判，关注客户信用状况，明确销售定价、结算方式、权利与义务条款等相关内容。重大的销售业务谈判还应当吸收财会、法律等专业人员参加，并形成完整的书面记录。

２.公司制定模块化的标准合同模板，标准合同模板由公司法律顾问在相关部门协助下制定，报相关领导签字批准。

企业应当建立健全销售合同订立及审批管理制度，明确必须签订合同的范围，规范合同订立程序，确定具体的审核、审批程序和所涉及的部门人员及相应权责。审核、审批应当重点关注销售合同草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等。重要的销售合同，应当征询法律专业人员的意见。

３.销售合同草案经审批同意后，企业应授权有关人员与客户签订正式销售合同。销售合同连续编号。销售合同的保管由专人负责，销售合同的借出有相应的审批及登记程序。销售合同存放地点有足够的物理安全保障。

（六）加强收款管理的内控

定期与往来客户通过函证等方式,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。

1.明确收款程序和收款职责分工，指定收款账户。

2.建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门负责应收账款的催收，催收记录（包括往来函电）要妥善保存，财会部门督促销售部门加紧催收。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。

3.按客户设置应收账款台账，及时登记并评估每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况，分类管理，针对不同性质的应收款项，采取不同方法和程序。

4.应严格区分并明确收款责任，建立科学、合理的清收奖励制度以及责任追究和处罚制度，及时清理催收欠款。

5.为确保应收账款账户数据的真实性、及时做好应收账款清账记录，同时记录客户资信情况、调整客户赊销额度。

6.对于确实无法收回的坏账，应获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时注销。

7.对应收未收回的应收客户，制定针对该客户的信用政策和坏账预期。为应对坏账风险的冲击，分别对客户制定坏账准备提取方案，提高坏账准备提取的准确性。

8.加强商业票据管理，明确商业票据的受理范围，严格审查商业票据的真实性和合法性，防止票据欺诈。

9.定期抽查、核对销售业务记录、销售收款会计记录、商品出库记录和库存商品实物记录，及时发现并处理销售与收款中存在的问题；同时，还应定期对库存商品进行盘点。

A企业具体实施销售环节内部控制制度的时候应充分考虑自身的销售业务范围、经营规模大小、国家政策变化等因素，同时要与本企业管理层和治理层对风险的接受程度相适应口除上文提到的针对销售管理的改进措施之外，企业还需要优化内控环境，管理层和治理层还应加强对销售业务内控制度的重视，强化销售业务内部控制意识，还应加强对员工内部控制方面的指导和培训，完善销售业务内部控制活动等等，最后企业能够更好更稳的向前发展。

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