第一篇:秘书和助理的工作有什么区别
按说不是一回事,开个玩笑,有管理职能的经理助理男性比较多些,秘书肯定女性的天下。一般助理不只是文件的下发,还要负责与各部门的工作联络、对接、协调、跟进,各部门工作任务统一归口到经理助理,由经理助理负责配合经理完善任务的实施执行,统一沟通、跟进及调整。
秘书也看是行政部门的,办公室的,一线经理的还是总监或总经理的。我们做过一个关于秘书工作的调查,在“作为秘书您的主要工作是什么”的调查项目中有,文字档案管理以34.25%的比例成为秘书们的主要工作,其余的工作还有行政后勤管理26%;协助老板参与经营管理18.27%;组织协调公司会务12.49%;公关与政府关系5.02%和和老板出差跑来跑去3.97%。
公司的规模不一样,一人多职的情况就不一样。其实助理和秘书的职能混合对秘书的职业发展是有利的。和高高在上的老板比较,秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工,了解来自第一线的信息反馈,和一般的部门主管比较,和管理层天时地利的接近优势,使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会,从这点上看,老板在决策过程中,多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是秘书在做好管理左右手的助理工作中,更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。另外,经理主管们性格各异,有的喜欢独自思考问题,有的喜欢同别人一起商量,秘书在参与老板管理决策的过程中,一定要注意适可而止,因人而异,不可越位。
第二篇:总经理助理工作与秘书的区别
总经理助理是总经理的助手,具体工作内容常因总经理对该岗位的理解而有所不同。有时总经理助理相当于企业的副总,有时则仅仅相当于经理的秘书。一般情况下,对于刚入职的人员来说,通常职责相当于总经理的秘书,如果你表现出色,将来很有获得重用的可能。1﹑起草公司工作计划总结,并作好公司首要会议记录;
2、起草、存档整理总经理签发文件;
3、公司管理制度、规章制度,网页设计方案书、合同书,公司总体运行配合;
4、接听电话、妥当应答,并做好电话记录;
5、控制总经理的日程安排做好预约工作,安排商务旅行;
6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作;
7、根据公司发展的要求制定人力资源战略;
8、设计并完善公司人力资源结构;
9、完成公司人力资源的日常招聘工作;
10、完善公司绩效考核制度。
而文秘主要职责是:
1、负责人事处文秘、公章管理。
2、开具各种信函(包含行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动
通知。
3、负责各种文件和通知的收发和督办工作。
4、负责本部门的信访接待和日常事务工作。
5、负责人事档案和文书档案的管理工作。
6、协助做好人事统计报表的统计工作。
7、负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作。
8、做好本部门计生、安全保卫、保密等工作。
9、完成处领导交办的其他工作。
第三篇:秘书文员助理的区别
前台:
工作职责:
1、负责公司前台接待工作。
2、负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。
3、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。
4、日常文书、资料整理及其他一般行政事务。
技能要求:
1、对办公室工作程序熟悉
2、熟练使用Word、Excel等办公软件,会借助互联网查找资料;
3、具有优秀的中英文书写能力、表达能力;
4、具有良好的沟通能力、协调能力,及较强的保密意识;
5、熟练使用各种办公自动化设备;
6、具有良好的适应能力,能在压力下工作。
文员1:(分为好多种,每种要求不同,但基本要求相同,以下为办公室文员)
工作职责:
1、根据办公室领导的要求,完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作,及时送交领导或按要求传送给客户。
2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。
3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。
4、根据要求采购日常办公用品,并及时登帐。管理本部的财产帐目(低值易耗品、固定资产)。做好办公室设备管理及维修。
5、做好报刊杂志的订阅工作,收发日常报刊杂志及邮件交换。
6、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作。
技能要求:
1、教育背景:文秘或管理类相关中专以上学历。
2、经验:从事二年以上企业文员工作经验。
3、技能技巧:熟悉办公室行政管理知识;熟悉办公软件。
4、工作仔细认真、责任心强、为人正直、敢干坚持原则;
5、有较强的沟通协调能力。有良好的纪律性、团队协助作以及服务创新精神。
6、年龄在20-25岁左右
文员2:(工程文员)
工作职责:
1、处理来函文件,登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。
2、编制每月办公用品,做好领用发放工作。
3、办理工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。
4、协助编制部门工资、奖金发放表格。协助做好工程部月材料、资金消耗表,水电、煤月度能耗表。
5、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。
6、负责登记员工考勤表。
7、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类,编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性。
8、完成部门安排的其他工作任务。
技能要求:
1、高中以上文化程度,有一定工作能力。
2、责任心强,工作细致、稳重、踏实、耐心、热情、终于职守、严守机密。-
3、从事工作二年以上。书写工整、流利、受过秘书工作培训。
4、身体健康、精力充沛。
秘书:(部门秘书)
工作职责:
1、负责组织部召开的各种会议的会务工作,做好会议记录,起草会议纪要、简报,协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。
2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等,保管使用印鉴、介绍信及经费本。
3、草拟工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。
4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理,做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作,办理定购和发放各种学习材料。
5、做好部信件登记、分发、寄发工作,受理党员干部来信来访工作,及时做好登记、自办或传递等工作,遇到重大问题及时向部领导汇报。
6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。
7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。
8、协助做好部办公室的日常工作。
9、做好部领导交办的其他各项工作。
技能要求:
1、大学本科,经济或中文专业,2年以上秘书工作经验;
2、良好的组织、沟通能力;
3、流利的英语听说读写能力;
4、熟练的计算机操作技巧。
秘书:(总经理秘书)
工作概述:
负责文件的汇签、收发管理;对公司级会议进行记录,并整理成文;处理总经理日常行政事务、会议、接待、活动、报销单整理等工作;负责总经理和各部门总监的联络工作;整理总经理的文件;完成部门经理布置的各项工作。工作职责:
1、协助总经理处理公司公文、行政事务。
2、执行总经理交办的各事项。
3、了解文件管理制度、日常文件的收发程序。
4、拟定文件的借阅权限及借阅规定,并严格按规定借阅。
5、负责文件的汇签、收发、管理工作。
6、做好公司级会议的记录、并整理成文。
7、严格执行保密制度,做好各项保密工作。
8、总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待,与各部门联系密切。
9、有关文稿的撰写及审批。
10、公司会议、报告的安排。
11、公司所有资料的存档。
12、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。
技能要求:
1、女性,26岁以下
2、文秘、档案管理、中文等专业,大专以上学历
3、形象、气质较好,工作认真细致,工作条理性、逻辑性较强。
4、有总经理秘书工作经验,具有良好的服务意识具有良好口头及文字表达能力。
5、熟练使用各种办公软件及办公工具。
助理:(行政助理)
工作概述:
制定和完善公司的行政管理制度,使公司的管理更加规范、合理;合理安排车辆调度;员工日常行为的督导;办公区域的管理;日常行政事务的管理。
工作职责:
1、拟制行政管理制度,并对各部门执行情况进行监督、检查。
2、有效合理的安排公司员工用车,以提高员工的工作效率。
3、负责员工午餐的安排及协调工作。
4、按管理规定和作业流程及时完成公司人员的名片印制。
5、新进员工办公桌位的安排。
6、负责办公区域的管理。
7、员工日常行为规范的管理,并进行相应的奖罚。
8、配合行政部经理做好行政预算工作。
9、负责公司通讯费用的审查与管理工作。
10、负责会议室与活动中心的管理工作。
11、负责为客户和公司活动准备场地。
12、根据公司行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购,超出预算的支出需经部门经理、财务部总监批准后方可采购。
13、严格按照采购管理制度进行采购,要货比三家(至少三家),进行询价、比价、议价。
14、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。
技能要求:
1、大学专科学历,文秘专业优先考虑。
2、限女性。
3、计算机操作熟练。4、1年以上行政或文秘相关工作经验。
5、有人力资源职业资格证书或财会知识的优先考虑
助理:(销售助理)
工作职责:
1.电话的接听工作及上门客户的接待工作。熟悉公司产品的基本情况,得体的回答问题或转给相关人员(部门)。
2.客户资料的管理工作,包括数据的收集整理分析,相应产品信息的email,直邮及信息反馈工作。
3.网站的更新及相应软性文章的发表收集工作。
4.广告的管理工作。包括印刷品的设计制作,小礼品,促销活动的策划和制作。
5.产品的网上直销工作,包括电话销售和订单处理。
技能要求:
1、大专以上(管理/营销相关专业优先)
2、较强的沟通交往能力,演讲演示能力
3、能熟练运用office等办公软件
4、有较强的文字处理能力和表达能力
5、有较强英文读,写,听,说运用能力
6、有分析整理客户资料的能力。
7、一年以上销售或行业工作经验。
助理:(研发助理)
工作职责:
1.协助所负责部门的研发辅助工作事宜
2.协助研发流程的文档签署以及流程状态的跟踪
3.协助做适当的部门管理统计工作
4.协助所负责部门的日常行政事宜
5.研发资料、文档的内部归档和外部发送
6.研发所需数据、资料的调研与整理
7.软件说明书的编写与修订
技能要求:
1.电子、通信、自动化等相关专业毕业,专科以上学历
2.英语4级以上,计算机操作熟练
3.1年以上相关工作经验,熟悉手机软件、硬件研发者优先
4.处事要细心、耐心,对工作有较高积极性,具团队合作意识
5.身心健康,诚实正直
第四篇:秘书文员助理的区别
前台:
工作职责:
1、负责公司前台接待工作。
2、负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。
3、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。
4、日常文书、资料整理及其他一般行政事务。
技能要求:
1、对办公室工作程序熟悉
2、熟练使用Word、Excel等办公软件,会借助互联网查找资料;
3、具有优秀的中英文书写能力、表达能力;
4、具有良好的沟通能力、协调能力,及较强的保密意识;
5、熟练使用各种办公自动化设备;
6、具有良好的适应能力,能在压力下工作。
文员1:(分为好多种,每种要求不同,但基本要求相同,以下为办公室文员)工作职责:
1、根据办公室领导的要求,完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作,及时送交领导或按要求传送给客户。
2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。
3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。
4、根据要求采购日常办公用品,并及时登帐。管理本部的财产帐目(低值易耗品、固定资产)。做好办公室设备管理及维修。
5、做好报刊杂志的订阅工作,收发日常报刊杂志及邮件交换。
6、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作。
技能要求:
1、教育背景:文秘或管理类相关中专以上学历。
2、经验:从事二年以上企业文员工作经验。
3、技能技巧:熟悉办公室行政管理知识;熟悉办公软件。
4、工作仔细认真、责任心强、为人正直、敢干坚持原则;
5、有较强的沟通协调能力。有良好的纪律性、团队协助作以及服务创新精神。
6、年龄在20-25岁左右
文员2:(工程文员)
工作职责:
1、处理来函文件,登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。
2、编制每月办公用品,做好领用发放工作。
3、办理工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。
4、协助编制部门工资、奖金发放表格。协助做好工程部月材料、资金消耗表,水电、煤月度能耗表。
5、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。
6、负责登记员工考勤表。
7、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类,编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性。
8、完成部门安排的其他工作任务。
技能要求:
1、高中以上文化程度,有一定工作能力。
2、责任心强,工作细致、稳重、踏实、耐心、热情、终于职守、严守机密。-
3、从事工作二年以上。书写工整、流利、受过秘书工作培训。
4、身体健康、精力充沛。
秘书:(部门秘书)
工作职责:
1、负责组织部召开的各种会议的会务工作,做好会议记录,起草会议纪要、简报,协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。
2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等,保管使用印鉴、介绍信及经费本。
3、草拟工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。
4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理,做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作,办理定购和发放各种学习材料。
5、做好部信件登记、分发、寄发工作,受理党员干部来信来访工作,及时做好登记、自办或传递等工作,遇到重大问题及时向部领导汇报。
6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。
7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。
8、协助做好部办公室的日常工作。
9、做好部领导交办的其他各项工作。
技能要求:
1、大学本科,经济或中文专业,2年以上秘书工作经验;
2、良好的组织、沟通能力;
3、流利的英语听说读写能力;
4、熟练的计算机操作技巧。秘书:(总经理秘书)
工作概述:
负责文件的汇签、收发管理;对公司级会议进行记录,并整理成文;处理总经理日常行政事务、会议、接待、活动、报销单整理等工作;负责总经理和各部门总监的联络工作;整理总经理的文件;完成部门经理布置的各项工作。
工作职责:
1、协助总经理处理公司公文、行政事务。
2、执行总经理交办的各事项。
3、了解文件管理制度、日常文件的收发程序。
4、拟定文件的借阅权限及借阅规定,并严格按规定借阅。
5、负责文件的汇签、收发、管理工作。
6、做好公司级会议的记录、并整理成文。
7、严格执行保密制度,做好各项保密工作。
8、总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待,与各部门联系密切。
9、有关文稿的撰写及审批。
10、公司会议、报告的安排。
11、公司所有资料的存档。
12、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。
技能要求:
1、女性,26岁以下
2、文秘、档案管理、中文等专业,大专以上学历
3、形象、气质较好,工作认真细致,工作条理性、逻辑性较强。
4、有总经理秘书工作经验,具有良好的服务意识具有良好口头及文字表达能力。
5、熟练使用各种办公软件及办公工具。
助理:(行政助理)
工作概述:
制定和完善公司的行政管理制度,使公司的管理更加规范、合理;合理安排车辆调度;员工日常行为的督导;办公区域的管理;日常行政事务的管理。
工作职责:
1、拟制行政管理制度,并对各部门执行情况进行监督、检查。
2、有效合理的安排公司员工用车,以提高员工的工作效率。
3、负责员工午餐的安排及协调工作。
4、按管理规定和作业流程及时完成公司人员的名片印制。
5、新进员工办公桌位的安排。
6、负责办公区域的管理。
7、员工日常行为规范的管理,并进行相应的奖罚。
8、配合行政部经理做好行政预算工作。
9、负责公司通讯费用的审查与管理工作。
10、负责会议室与活动中心的管理工作。
11、负责为客户和公司活动准备场地。
12、根据公司行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购,超出预算的支出需经部门经理、财务部总监批准后方可采购。
13、严格按照采购管理制度进行采购,要货比三家(至少三家),进行询价、比价、议价。
14、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。
技能要求:
1、大学专科学历,文秘专业优先考虑。
2、限女性。
3、计算机操作熟练。
4、1年以上行政或文秘相关工作经验。
第五篇:秘书助理工作注意事项
工作注意事项
一:诚的原则——秘书工作必须以领导为中心,关注细节的把握。首先,秘书是为领导服务的。1:领导办事风格 2:领导生活习惯
其次,秘书工作的成功与否,在于对细节的把握。
二:诚的方法——秘书职业道德和工作标准化,即做人和做事。首先:总裁秘书在职业道德上的注意事项 1:职业道德——保密性 2:职业道德——严守本分
其次:在工作方面,有一个基本的原则——工作标准化、流程化。1:工作环节标准化 2:工作安排流程化
三:诚的能力——秘书相当于半个参谋,要不断提高自己的综合能力。首先:基本素质 其次:职业技能
一:诚的原则——秘书工作必须以领导为中心,关注细节的把握。秘书的作用,是为了减轻领导的工作负担,让领导的工作精力更多的放在决策关键事物上,所以,秘书的工作是通过合理的日程安排,细致的前期准备工作来提高领导的工作效率,从而提高整个企业的执行力。所谓,细节决定成败,不同的领导有不同的工作习惯,不同的团队,有不同的工作风格,这些都是秘书在工作中需要了解和学习的。
首先,秘书是为领导服务的。
秘书在协助领导工作的情况下,需要注意这两个大的方面。1:领导办事风格方面
如果领导是采取领袖型的工作风格,在工作中要注意开门见山,把握大局的发展和问题的主要方面,言简而意赅;如果领导是学者型的性格,和领导交流的时候就要严谨而有理,能够提出具体的例子,细致分析作出这个安排的原因;如果领导对员工的亲和力很高,也可以和领导开开玩笑,活跃气氛;
2:领导生活习惯方面
如果领导有午休的习惯,就要在去吃午饭前把领导办公室的躺椅和靠枕准备好;如果领导关注房地产方面的讯息,每周要准备最新的地产杂志放在老总的书案;如果领导在工作中不注意小节,秘书应该在每次老板下班之后将办公室收拾整齐;领导孩子的生日,做秘书的要提前做好准备,以防领导因为工作太忙没有时间准备生日蛋糕;如果领导有在周末提前下班和家人团聚的习惯,所以在日程安排上,要尽量的安排好周五一天的工作行程的调整等等。
但是,以领导为中心,不是为了无原则的谄媚逢迎领导,在尊重领导的前提下,要能够敢于提出自己的意见,做到有理有利有节。
其次,秘书工作的成功与否,在于对细节的把握。
在秘书的日常工作上,细节其实是决定成败的一个重要因素,充分的准备工作能够避免小失误变成大错误。秘书工作繁杂琐碎,在工作的时候应该把“宁可用不上,也不能不准备”作为宗旨,事前运筹要有备份计划;撰文要有充足材料;遇到事情多想几套方案;办事要多准备几手。
秘书工作,大到领导决策服务,小到发文件、打扫卫生、通知开会,比较繁杂。办好一件事,理所当然,算不上成绩,但如果把一件事忘了,那就可能影响大局。人的精力是有限的,有时又受到外界的干扰,要把什么事情都记住,只靠脑子是不行的,需要借助工具。在诸多工具中,最原始也是最可靠的、最基本的,就是小笔记本。
秘书可以用这个小本子记录当日自己的主要活动;本单位的大事;领导交办的事情;别人交办的事情或者反映的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设想等。把事情记录下来后,经常看一看,急事马上办,要领导点头的事情,及时报告。记载的方法不必太正规,但事情的时间、地点、人物等就需要如实记载。一般情况下,一件事情一记,办完一件划掉一件。这样,工作的事情就不容易忘记了。综上所述,诚恳地了解工作中的任何一个细节,让领导工作的顺心顺意,这是一个秘书工作的基本原则,只有领导的工作有效率,公司的整个团队的执行力提高,才能够让公司赢取利润,公司的前景出色,作为秘书才能够有出色的职业生涯。
二:诚的方法——总裁秘书职业道德和工作标准化,即做人和做事。秘书工作是一项和领导走的很近的工作,是一个职位不大,但是很敏感的位置,自己要注意做人和做事的分寸,处理好和企业内部其他人员的关系,同时也要维护领导的形象。要摆清楚自己的位置,从细节上了解公司内部的各种细微的关系,不能够越权,但是也要能够及时的作出反应,贯彻领导的决定,提高团队的工作效率,加强各个部门之间的联系。在这里我有两个方面的感想:
其一:秘书在职业道德上的注意事项,主要有以下两个方面。1:职业道德——保密性
领导秘书不仅在许多方面直接参与领导决策,而且还掌握着包括领导个人隐私在内的一些鲜为人知的秘密。所以,秘书在公共场合活动时要注意内外有别,把握分寸,对什么该说什么不该说必须心中有数,不能口无遮拦什么都往外说。这样,不仅会泄露工作机密,而且还可能会损害领导的形象,于人于己都不利。
2:职业道德——严守本分
主要就是领导的形象和尊严问题,作为一个合格的总裁秘书,要时刻知道自己是干什么的,严守本分,不能越俎代庖,做好自己份内的事情,在各种环境下的都要把领导的形象放在第一位。
(1)适度的矮化自己,保证领导给员工和群众留下的都应该是最高大美好的形象,(2)在工作中如果有可能展现领导形象的地方,要给领导做好设计和细节的安排。
(3)对自己的形象要稳重有节,秘书往往是以上司代表和企业发言人的身份外界接 触,秘书的整体形象也就象征了企业的形象,因此塑造一个良好的职业形象,不仅能给人以好感,也有助于工作。(4)于损害领导形象的问题,只要不是大是大非,秘书都要主动揽过并且积极地摆事实澄清。
其二:在工作方面,有一个基本的原则——工作标准化、流程化。首先 工作环节标准化
作为一个新手,不可能不犯错误。我有一个观点:第一次犯错,叫做不知道,第二次犯错,叫做不小心,第三次,就叫做故意。所以,如果能够不断的完善自己,不犯相同的错误,就是一个伟大的成就。
如何做到不犯相同的错误呢?就是把每天的工作环节都标准化,保证每一个环节都是正确的。比如说,秘书的日常工作大体可以划分为如下的几个方面:
1.总经理日常行程的协调、安排;
2.协助起草总经理日常公文、报告等相关文书资料;协调与各部门的关系,促进相关工作的推进等;
3.接待来访的客户;
4.负责总经理会务的组织安排,会议纪要的编写,并对决议事项进行催办、查办和落实;
5.负责处理总经理临时交办的其他工作;
每次犯错误的时候,用一个环节纠错表记录下来,下一次如果再犯直接就可以说是第几个环节的第几号错误,也没有什么借口可言了,日常的工作也会不断的完善。
其次 工作安排流程化
领导每天的工作都很忙,如果的业务安排都去做,领导根本不可能全部顾及到。这样的情况下,如何合理的安排领导每天的工作呢?所以,作为秘书,我们的工作就要做到流程化,按部就班的来制定工作计划。始终把握工作的中心。
每天需要领导去完成的工作可以分为四种类型:1:有效率,有效果 2:没效率,有效果 3:有效率,没效果4:没效率,没效果。
每天要把领导工作的重心放在前两种类型的工作中,才能有效的规划时间,制定合理的时间安排,提高领导的工作效率。三:诚的能力——秘书相当于半个参谋,要不断提高自己的综合能力。秘书是领导的业务助理,在某些环境下能够起到半个参谋的作用,随着具体业务的不断更变,秘书需要不断的加强自己在某些专业领域的知识,以供领导参考。所以,一个合格的秘书,在我看来,应该具有以下素质。
1:基本素质
身体素质、心理素质和思想素质这是做秘书工作最基本的要求,以应付高强度的工作安排。作为总裁秘书,较高的说、写能力和一定的计算机技能,这也是做好秘书工作必须具备的。良好的英文听说读写能力,对涉外企业的秘书,也具有相当的重要性。
2:职业技能
秘书工作的内容概括起来就是辅助领导,为领导提供综合服务。随着企业具体业务的不断变化,部门秘书相当于领导的半个参谋,所以,快速的学习能力和强大的信息搜集能力是秘书的重要工作技能。秘书的参谋职能的发挥可以从信息收集,领会领导意图,把握参谋时机和追踪参谋效果加以把握。在这个过程中,总裁秘书只有平时加强自己的学习和积累,才能在处理紧急业务的时候,应对自如。
首先,项目专业领域知识的学习和政策环境的研究
要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。当领导有疑惑的时候,至少要做到有问有答,条理清楚。在政治大年,作为总裁秘书需要详细了解国家政策的变化,当领导的决定涉及到相关领域的时候,能够给领导提个醒。
其次,日常社会信息的积累和人脉资源的培养
要注意日常的社会信息和人脉关系的积累,有些问题能够快速的解决,不是一朝一夕的工作能够弥补的。作为总裁秘书,要时刻留心生活中一点一滴的小信息,这就是平时的学习工作。比如说,现在,附近有哪些不错的餐厅提供适合广州客户口味的餐厅,那些酒店中有自己的人脉关系,能够在节假日客房不足的情况下及时定到酒店客房。这些都是平时一点一滴积累的结果,作为总裁秘书,这个在生活中必须要时刻注意和留意,其中某些不经意的一环,有可能在将来的工作中带来意想不到的好处。
综上所述,总裁秘书是一个需要“诚”的精神的职业,要求注意细节,以领导为中心的工作。这,就是我在这次面试中获得的收获,希望评委老师指正。谢谢