电子政务下的秘书工作

第一篇：电子政务下的秘书工作

电子政务下的秘书工作关键字：电子政务、秘书工作摘要：电子政务是一场运用新的现代网络技术、信息技术为手段对传统政务管理模式的深刻变革。秘书的工作是企业管理工作的纽带,贯穿于企业管理的全过程。电子政务的应用与推广，必将改变秘书工作的环境、条件、技术与状态,从而深刻地影响着秘书的工作。要使电子政务对秘书工作的影响发挥出应有的最大的效能,就必须理性运用电子政务，最大程度强化电子政务对秘书工作的正面影响，最大程度弱化电子政务对秘书工作的负面影响。

一、引言电子政务是指在现代计算机、网络通信等技术支撑下，政府机构日常办公、信息收集与发布、公共管理等事务在数字化、网络化的环境下进行的国家行政管理形式。它包含多方面的内容，如政府办公自动化、政府部门间的信息共建共享、政府实时信息发布、各级政府间的远程视频会议、公民网上查询政府信息、电子化民意调查和社会经济统计等。电子政务是网络时代的要求而其发展也对秘书工作产生了深远的影响对秘书工作提出了新的要求！

二、电子政务对秘书工作的影响

（一）电子政务对秘书工作的正面影响。1.电子政务促进秘书的职能创新(1)电子政务促进秘书强化信息和调研的工作经济建设是企业的中心工作，信息就像经济工作的神经。做好信息工作是企业秘书工作的一项主要职责，对于促进企业领导决策的科学化、民主化，推动企业的各项工作有着重要的意义。社会越发展，开放越扩大，企业对信息的需求也就越大，而且对信息工作的要求就越来越高。这就要求秘书人员掌握更多、更新、更准、含金量更高的信息，做好信息工作的过滤器，为企业经营服务。企业秘书可以通过调研为领导提供外部信息，预测市场走向，为领导制定最佳决策方案，提供可靠依据。同时，企业秘书可以收集内部管理人员、操作人员的反映、意见、建议并及时发现企业存在的主要问题，反馈给企业领导。这样有利于及时解决企业内部存在的问题。企业秘书可以不断地向企业领导提供政策信息，包括党和国家在各个时期制定的方针政策、法规及其重大的调整信息，以便让领导确定决策信息、决策方向。企业秘书可以收集、掌握国内外同类的最新情况，包括新产品、新技术、新工艺等。收集、掌握其它行业的新经验、新做法，经过分析整理，及时提供给领导，使企业决策利于企业的发展。（2）电子政务促进秘书重视协调的工作协调工作是企业秘书工作的一个重要组成部分，表现为对内协调和对外协调。对内协调有上下关系、秘书与领导的关系、领导成员之间的关系、职能部门之间关系的协调。新的环境下，企业直接进入市场竞争，企业所面对的各种关系更为繁多，所以协调工作显得更为重要。新形势下的企业秘书的协调是对外协调和经济关系的协调。因为在高速发展的市场经济环境下，企业间的交往关系主要是一种经济关系、供求关系。同时，企业秘书人员还要改变以往的协调方式，要多运用经济手段，法律手段，要站在国家、政府、企业三者高度统一的基础上搞好协调。（3）电子政务促进秘书强化公共关系的职能任何一个企业都是社会经济活动的基本单位，都同社会有着千丝万缕的经济联系，所以企业要生存、发展、还必须开展外部公关工作。秘书是树立企业形象的窗口。人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。因此，秘书人员树立良好的形象是很重要的。如果企业秘书关系融洽、办事认真、态度友好，就可以给人留下良好的印象，从而增进彼此的业务往来。如果秘书办公室环境杂乱，人员关系紧张，互相推卸工作，让人感到“人难看、事难办”，就必然给人留下不良印象，进而对领导和企业造成负面影响。2.电子政务促进秘书工作的服务创新。（1）电子政务促进秘书工作的主动服务创新。被动性与主动性是秘书工作的一大特点，变被动服务为主动服务是秘书工作的发展方向。传统的秘书受到行政的约束，制约了秘书人员的主动性，主动服务并没有完全体现出来。秘书人员在高速运转的市场竞争中，要保住职位和取得成功，主动服务就显得更为重要。秘书人员要主动围绕着本企业生产、经营以及市场的热点服务、难点问题，主动地跑市场、搞调研、出计策、做协调。由过去的“要我干”向“我要干”转变。由以领导指令为导向的被动服务转变为由市场为基准的主动服务。（2）电子政务促进秘书的服务工作向超前服务创新。新形势下，能及时服务还不够，必须做到超前服务。即在复杂的环境中把握企业经济发展的脉搏，预测性地从企业的角度提前谋划企业的经济发展大事。新形势下，企业必须自己探索生存发展的路子，进行重大经济决策。秘书人员要做到超前服务，就必须以发展的眼光，提前摸市场，摸行情，多做预测性分析研究，做到超前思考。3.电子政务促进秘书的技术创新（1）实现办公自动化是信息社会的需求当今信息化成倍增长，企业秘书的效率也大幅度提高。比如秘书不必离开工作岗位，就能从计算机的档案里获得所需要的资料。计算机、静电复印机、自动电话机、收录机、摄像机、传真机、缩微照相机等现代技术在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、声音处理、网络通讯等做到现代化。随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌入，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决。无纸办公、无纸贸易将成为现实。秘书工作者特别是企业秘书迫切需要电子商务知识及其操作技巧。因此新形势下的企业秘书靠陈旧的劳动方式去处理如同潮水一样涌来的信息流，已经是远不适应了，必须走办公自动化的道路。（2）办公自动化是提高效率和管理水平的有效途径社会化的大生产要求降低生产技术成本，提高工作质量和工作效率，讲求经济效率，扩大管理范围，增强竞争地位。这是当今瞬息万变、激烈竞争的时代对各企业提出的客观要求，也是企业成功的关键所在。企业实现办公自动化后，平时需要60-70分钟的会议运用电子日程表后就减少到2－3分钟，并且可以解决一段时间中很多人组成的会议。

（二）电子政务的发展对秘书工作的负面影响1.电子政务的应用使秘书的保密工作变的困难。电子文件的保密工作变得越来越困难电子文件由于构成介质的特殊性，对信息的修改、增减极为容易，而且没有留下丝毫的痕迹，如企业的机密文件以电子文件存在于电脑中，万一发生泄密，会给企业的发展造成重大的负面影响。又如网络黑客会千方百计运用一些破解手段，来攻克企业的保密体系等设防措施，进入企业的内部网，窃取商业秘密或有关企业生死存亡的重大秘密。纸质文件的保密工作变得越来越困难现代办公设备的产生，为纸质文件的泄密提供了有利的条件；通讯、电子通信设备的使用使保密工作变得越来越困难秘书在打电话商讨重大事情的时候，在电话线路上安装窃听器，就能偷听秘书的讲话内容，又如在会务工作中，无线话筒的使用，容易发生空中泄密。2.电子政务的发展对文书工作的影响对原始材料真实性、备查性的影响在办公自动化产生之前，定稿前的原始材料都能与定稿一起装订备查，作为档案工作制度的一项重要内容，也便于贯彻执行，但随着办公自动化的发展及应用，这方面也存在着很大的隐患。领导讲话稿的拟定一般都先由领导给出大概的思路和结构，由秘书去收集材料填充其具体内容，完稿后交给领导审阅修正，这样初稿距定稿有很多稿，但无论多少稿，在办公自动化产生之前，这一过程都是以笔完成的，哪位领导修改了什么，怎样修改的，为什么修改都能在定稿所附的材料中得到体现，若一些敏感性、原则性的讲话中，出现问题，查看原始记录，谁的过失自然一清二楚，但随着计算机进入办公运用使每位领导和秘书均配有专用计算机，秘书根据领导的思路在计算机上完成初稿交由领导审阅，而领导对初稿的审阅和修正也放在计算机上处理，等处理完毕就打印出来，初稿和定稿变成了一份，这样一来具有明显的弊端，原始材料不再原始，真实性受到质疑，备查性荡然无存。3.电子政务的发展对秘书工作作风的影响随着大量办公设备的产生，秘书人员无论大事小事都由机器所代替完成，缺少一种踏踏实实的精神，会给秘书人员带来一种不良的后果。办公人员长期与机器打交道，工作单调、枯燥，借助于网络通讯手段，传递信息，减少了人员之间的交流、沟通，会引起办公人员神经紧张，产生一些心理障碍，随着计算机的普及推广，利用计算机进行违法犯罪的行为也与日俱增。电子政务的发展使秘书工作处于一种被动的局面领导要求秘书起草一份今年的总结报告，秘书人员不会动脑思考怎样写好这份总结，只会在电脑上找到去年或以前的报告，在上面稍微修改一下就算完成任务了。这种惰性对秘书人员的危害极大，又如要解决某一问题，秘书人员本来要亲自与当事人进行协商、交谈，但出于亲自造访的麻烦，秘书人员会宁愿选择发一份邮件或通过一些通讯设备进行交流，这样就会减弱了交流的亲切感，不利于人与人之间的微妙关系的发挥，降低了办事的成功率。这样就降低了秘书工作的主动性和积极性，不利于秘书人员创造性的发挥，使秘书处于一种被动的局面最终养成一种浮躁的工作作风。

三、结语电子政务是一个新出的概念，要求秘书对其认真学习与体会，要自觉养成求真务实的作风，努力提高学习能力、调研能力和创新能力,在实践中坚持不懈地提高自身素养，提高服务的层次和质量，只有这样才能与时俱进，有新的作为，才能适应时代的要求，在新的环境下把秘书工作做好！

第二篇：浅谈移动信息时代下的秘书工作

秘书学段考作业

浅谈信息时代环境下的秘书工作

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3摘要：随着信息时代的发展和移动信息时代的到来，秘书工作迎来新的挑战和契机，本文主要通过列举其变化和要求，对秘书从业者提出学习建议，以促进秘书行业的进步和使秘书从业者工作更高效。

关键词：信息时代，秘书，工作

如今，我们正处于信息时代的大环境之下，作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务成为秘书工作一个及其重要的方面。努力做好信息工作，学会和充分利用信息技术开展秘书工作，以提高文书处理和事务管理、办公室管理等工作的效率和质量，是信息时代环境下的秘书工作重中之重。

一、信息时代和移动信息时代的含义

信息时代，是指在上世纪六七十年代开始，随着计算机的出现和逐步的普及,信息对整个社会的影响逐步提高到一种绝对重要的地位，信息量、信息传播的速度、信息处理的速度以及应用信息的程度等都以几何级数的方式在增长的一个时代。信息技术的发展对人们学习知识、掌握知识、运用知识提出了新的挑战。由于计算机技术和网络技术的应用，人们的学习速度在不断加快，也就是说从数字处理时代到微机时代，到网络化时代，学习速度越来越快，这要求我们的管理模式也要适应新的特点和新的模式。

而移动信息时代，则是在进入二十一世纪后，随着手机的多功能化、个人电脑的便携化和移动网络的快速发展，人们由原来的主要依靠台式电脑收集、处

理信息发展成为由手机、平板电脑、台式电脑三者移动地收集和处理信息。因此，在移动信息时代的大环境下，秘书的工作应该更灵活，更能有效地帮助领导收集、处理信息和协助管理事务。

二、移动信息时代下秘书工作的变化

2007年，苹果发布iphone一代，谷歌发布安卓处理系统；2010年，微软推出新WP系统，苹果发布ipad一代。随着手机的大屏化和智能化、平板电脑的产生和发展、网络连接速度从2G升级为3G和4G，移动信息时代正式到来。

那么，移动信息时代会给秘书工作带来哪些的变化呢？

（一）秘书的信息收集工作会更加灵活和快捷

现在诸多的信息资源网站都推出了手机版客户端和手机版网页（例如百度搜索客户端、搜狐新闻客户端和腾讯新闻手机版网页等），为手机的查询和收集信息提供了极大的便利，而手机相对比与电脑更具有便携性。这意味着秘书的信息收集和处理工作，可以随时随地地展开，例如在早上坐公交或者地铁的时候，秘书就可以拿手机来查询和收集今天一天所要做的工作的有关信息，这样一回到公司就可以将信息上报给自己的领导，以供领导更好的判断和利用。

（二）秘书的文案管理工作会更加方便

以前秘书的文案编写、制作、处理等，主要是依靠台式电脑完成，而进入移动信息时代后，秘书可以在任何时间、任何地点使用手机或者平板电脑完成文案的编写工作，这会为秘书节省下许多的时间，提高了工作的效率。例如，领导安排秘书编写一份讲话稿，秘书本来要回到家后利用台式电脑加班才能完成，但是进入移动信息时代之后，秘书只需要在回家的公交车上，使用手机版的office从网络云上下载讲话稿模板，然后直接在公车上编写，要是车程长一点的话下车的时候基本已经完成了。

（三）秘书的日常事务会更加轻松

协助领导督查工作、管理日常事务、处理临时交办事务，使领导工作更加方便高效，是秘书工作的一大中心。在移动信息时代的大环境下，秘书可以直接和领导通过手机视频举行一场小会议，倘若领导有急事要马上飞到北京，秘书可以直接用手机订机票后使用手机打车软件叫上一辆出租车在公司楼下等着，极大地

节省时间，提升了工作效率。

（四）秘书工作保密性得到提高

严守机密是秘书的职业道德之一，保证公司资料的安全不外漏也是秘书的基础工作之一。进入移动信息时代后，机密文件可以直接发到秘书手机，以市面上常见的安卓手机为例，手机病毒基本可以算是零，只要不安装恶意软件文件就不会向外传播，只需加上手机屏幕锁就不可以查看里面的内容，要强制解锁的话必须清除用户数据和缓存数据，那么手机里面的文件也不见了。由此可见，使用手机处理文件比使用电脑处理文件的安全性高了许多。

三、移动信息时代中的秘书应如何提升工作能力

（一）将电脑和手机等现代化信息设备升级到主流配置

这点看起来可能有点多虑，但这却是移动信息时代中秘书提升工作能力的前提和基础，倘若秘书还是使用十年前的老式电脑和诺基亚功能手机的话，那是无法应付信息时代下的秘书工作的。因此，无论是公司还是秘书个人，都应该将电脑和手机等升级到主流的配置，这样才能够更高效地应付信息时代下的秘书工作。

（二）秘书应主动去学习应用移动设备办公

移动信息时代的秘书应该不断地、主动地学习新的办公技术，不要墨守成规只是习惯用台式电脑，要积极地使用更加方便高效的办公方法，学习使用新的信息接收技术（例如微博和微信），并根据自身情况制定计划目标等，提高工作效率。

（三）教导其他同事使用移动信息技术

促进上级和下级沟通和协助其工作是秘书工作的职责，为公司创造更大的利益是所有员工的使命。因此，秘书不仅要自己学会使用移动信息技术，还要教导其他同事使用，这样不仅能使公司工作效率提升，也能为自身的秘书工作提供便利。

四、结语

移动信息时代对秘书人员提出了更高的要求，但也提供了更大的契机。作为

21世纪的秘书，要清楚新时代带来的变化和要求，并主动学习新知识，只有这样，才能更高效地应付移动信息时代大环境下的秘书工作。

参考文献：

1、陆瑜芳《秘书学概论》2013年3月第二版

2、百度百科：信息时代2013年12月22日编辑版

第三篇：秘书工作（范文模版）

秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，秘书人员必须做到以下方面。

（一）建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？承待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。

（二）做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正？我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。

（三）不要“贪污”信息，秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失。如果信息走样，必将影响领导决策，畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。

（四）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然

第四篇：秘书工作

单元

一、秘书/助理的角色认知

秘书/助理职能

初级秘书/助理：事务性文员

中级秘书/助理：事务性文员＋辅助管理

高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

怎样清晰自己的岗位职责――学会编写岗位说明书

优秀秘书与一般秘书的能力差异

秘书助理的职业形象——合宜的装扮及姿态举止

秘书/助理的职业生涯规划

关键的三个观念转变——销售意识、产品化、细节

单元

二、提升秘书/助理的沟通技巧

老板/同事心目中坐标系――什么是五星级秘书/助理/行政人员 沟通的本质和过程是什么

为什么总是有沟通障碍——沟通的乔哈里视窗和沟通漏斗

认识你的沟通对象——PDP技术和NLP技术

学会管理你的上司——四项限和5W1H工具的使用

小游戏：听懂经理的话了吗？

跟上级沟通的原则

如何在特殊情况下对上及对下沟通——冲突、小报告、越级指挥、谈判等 单元

三、办公室的5S管理

5S的涵义

怎样做好办公室的整理工作

怎样做好办公室的整顿工作

怎样做好办公室的清洁工作

怎样做好办公室的清扫工作

推动变革的注意事项和操作方法

单元

四、会议管理

成功会议的5个特点

会议管理的两个“三三三”法则

会议时间安排的技巧

会前准备——会议议题的收集和安排

会中协助——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对 会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

练习：如何组织一场讨论会议

单元

五、时间管理和计划管理

时间管理的五个原则和三个工具

PDCA工具在制定计划时的灵活使用

确定SMAC的目标，制定工作计划

怎样做/月度/周度工作计划，提供样表

出差日程的安排——案例分享：国内出差及国外出差的日程安排 单元

六、事物性项目性工作的组织管理

事务工作有哪些

学会列事务清单

沙盘演练：怎样组织一场周年庆典大会

用项目手册管理工作

事务性项目工作组织的12字口诀

制作项目手册的方法

案例分享

哪些现代化的办公软件你要熟练使用

单元

七、文档管理

文档管理标准规范

文档分类的工作规范

文档存储的工作规范

文档查阅的工作规范

文档分装的工作规范

文档销毁的工作规范

文档保密的工作规范

单元

九、企业秘书与助理礼仪常识

接待礼仪

办公室仪礼

电话礼仪与应对技巧

单元

八、商务公文写作

商务公文写作的概念及公文的要素

公文写作的步骤

确定目标

确定文章的正式程度

决定文章的风格

选择文章的层次结构

列大纲——案例分享及练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 撰写初稿

常用公文写作及公文格式要素范例

通知

报告

请示

批复

会议纪要

邀请信

总结

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第五篇：秘书工作

辅导四

第十五章领导者日常活动安排

一、基本概念解释

1.会谈，是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。

2.会见，领导人接见外宾或内宾，并作简短的交谈，一律称为会见。

3.商务旅行，指企业领导者为开展商品生产和经营业务而进行的旅行活动。

二、基本问题提示

1.领导者事务活动的特点：繁杂性；经常性；具体性；临时性。

*2.领导者事务活动安排的原则有：

（1）统筹兼顾，有急有缓；（2）围绕中心，突出重点；（3）力戒排场，求真务实。

3.如何办好请办事项

做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。

（一）精心准备，提出合理建议

（二）讲究方法，选择适当形式；

（三）注重程序，坚持逐级请办

（四）提高艺术，优化请办效果

（五）以缓应急，避免紧张出错。

第十六章党政秘书工作

一、基本概念

1.党政秘书工作（广义），指党的机关、政府机关、人大机关、政协机关的秘书工作，它是掌管党政机关公文并直接辅助党政领导者综合处理各项事务的活动。

2.狭义的党政秘书工作，特指中国共产党各级领导机关的秘书工作和各级人民政府机关的秘书工作。

二、基本问题提示

1.党政秘书工作的特点:政务性；综合性；从属性。

2.党政秘书工作的指导思想是：以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论、“三个代表”重要思想和党的基本路线为指针，当好参谋助手，搞好“三个服务”，即为本级党政领导工作服务，为机关工作服务，为人民群众服务。

3.党政秘书工作的一般原则：服从原则；参谋原则；求实原则；效率原则。

服从原则----秘书在工作中必须服从领导指挥，与领导高度一致；参谋原则--协助领导完善决策、为领导出注意、想办法提建议；求实原则---汇报情况、收集信息、提供建议、办理日常事务要求真务实；效率原则---树立高度的时效观念、做到及时、快速并力争超前。

4.对党政秘书人员的素质要求有：

（1）政治可靠；（2）作风优良；（3）纪律严明；（4）知识广博；（5）业务熟练。

5.党政秘书业务熟练的含义是：

所谓业务熟练，是指党政秘书人员必须具备顺利完成秘书工作任务的能力。党政秘书工作的特点和内容，要求党政秘书人员着重具备以下几种业务能力：调查研究能力、综合分析能力、文字水平、协调能力、办事能力。

第十七章企业秘书工作

一、基本概念解释

1.企业，是从事生产、流通等经济活动，为满足社会需要并获取盈利，进行自主经营，自负盈亏，实行独立经济核算，具有法人资格的基本经济单位。

2企业秘书工作，是直接协助企业领导人履行领导职责，在进行企业经营决策和日常生产、经营、管理活动中，为领导节省时间，扩大空间，拾遗补缺，综合服务的活动。

3.企业公共关系，就是企业为了树立良好形象，通过传播沟通手段，协调与内外公共关系的一种管理职能。

二、基本问题提示

1.企业秘书现代管理的原理有：系统原理-----树立整体和全局观念，实现优化现代化管理；人本原理---以调动人的积极性、做好人的工作为根本；动态原理--运用动态原理，适应市场的动态变化开展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企业秘书现代管理应掌握的原则有：

整分合原则；能级和动力原则；反馈和弹性原则；效益原则。

3.企业秘书应该重点发现和处理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）经验性信息；（4）市场营销信息。

4..我国企业秘书工作的主要特点：经营性、专业性和时效性。

5.企业秘书人员素质的基本要求是：（1）企业秘书应具备企业家式的眼光和头脑；（2）企业秘书必须适应社会主义市场经济；（3）企业秘书必须掌握现代管理原理和原则；（4）企业秘书必须具有信息处理能力；（5）企业秘书必须提高公关本领。

6企业秘书的公关素质主要体现在以下几个方面：

企业秘书必须学习现代公共关系理论，具备公共关系人员的素质，才能做好公关工作。企业秘书的公共关系素质，主要表现在两个方面：

（1）必须强化公共关系意识。公共关系意识是一个有机联系的观念系统，它由诸多观念构成。主要包括形象意识、公众意识、开放意识、交往意识、信息意识、沟通意识、协调意识、创新意识。企业秘书只有增强上述公共意识，才能自觉做好公关工作。

（2）要提高开展公关活动的能力。主要包括社会交往能力、组织协调能力、活动策划能力、宣传推广能力、应付突然事变的能力等。企业秘书只有具备上述公关活动能力，才能成功地策划和组织公共关系活动，成功地塑造企业形象，为企业赢得良好的经济效益。

第十八章涉外秘书工作

一、基本概念解释

1.广义的涉外秘书工作，指我国的外事、外贸、海关等部门和“三资”企业以及其他涉外单位的秘书工作。简言之，凡是协助领导或上司处理涉外事务的工作，都可称为涉外秘书工作。

2.狭义的涉外秘书工作，是指在我国境内具有外资成分或由外籍人员管理的机构、实体、组织内的秘书工作，或以境外人员为服务对象的秘书工作。

二、基本问题提示

*1.涉外秘书工作的特点有：跨国性；商务性；单一性；双语性；女性化。跨国性是涉外秘书工作的根本特点，也是区别于其他秘书工作的根本标志。

2.女性化是涉外秘书工作的一个显著特点。究其原因，主要有两个方面：一是涉外秘书工作的模式基本上是从国外引进的。是涉外秘书工作的事务性、技能性较为突出：相对来说，女性的心理资质更符合服务性职业的要求；女性的特长更适合于秘书工作的技术要求；从审美需要来看，女性的魅力容易与以男性为主的领导群融洽共事，成为一种重要的人际互动引

力。

3.涉外秘书的忠诚主要表现在三个方面：

一是理解并接受上司的经营思想、价值观念，这是秘书忠诚的基础；二是严守企业机密，做到守口如瓶；三是廉洁奉公，不贪图小利。

*4.涉外秘书除掌握一般的知识外，还应掌握：经济学和法学方面的知识，主要有：

（1）对外贸易知识——代理、包销、寄售、拍卖、租赁等业务知识，以及与之相关的国际汇兑、各国关税制度、保险、仲裁、索赔、运输、广告等知识；

（2）涉外法规知识——国内法规和国际法规知识；

（3）财会知识——处理财务方面的知识、企业与银行间往来业务的程序、少量办公用资金的开销与保管、信用证、旅行支票、快汇等使用方法等。

5.涉外秘书应掌握的工作技能：

（1）熟练地掌握外语——准确的听力，流利地会话，快速地阅读，熟练地书写和翻译。这是涉外秘书最基本的技能；

（2）熟练地操作办公自动化设备——熟练地操作微电脑、传真机、电传机、多功能电话，以及复印机、微缩、摄影、多媒体、电脑记事簿等应用技术；

（3）熟练掌握打字技术——快速中、英文打字；

（4）掌握速记技能——中、英文速记；

（5）掌握涉外文书的写作技能——重大事项讨论和业务谈判的文字稿、各类中文和外文信函、电文、业务文书、经济合同、公关礼仪类公函等的起草。熟练掌握各类涉外文书的特点、写作格式和语言表达技巧。

6.涉外秘书必须熟悉中外文化的差异如了解外国文化、风俗；要沟通外方人员与中方员工的联系，她们又必须沟通中西文化的交流。其应具备的文化修养是：

（1）了解中外思维方式、价值观的差异——看能力、重实绩；外国企业首脑因民族不同而对下属有不同的标准和衡量尺度；

（2）了解中外风俗礼仪的不同——涉外秘书除了解国际上通行的礼节外，还必须了解外籍人员、外籍上司各自不同的民族生活习惯，这是与他们融洽相处，搞好服务的重要条件。

（3）掌握中外文化知识——涉外秘书多读书、多学习，掌握祖国的基本历史、文化、地理知识，既满足了外方人员的需要，也为传播中国文化做了贡献；多掌握外国文化、历史、地理知识，尤其是外方上司国家的这方面知识，以利于增进双方的交流。

第十九章私人秘书工作

一、基本概念解释

*1.私人秘书指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。

2.私人秘书工作是私人秘书为完成辅助其雇主的任务，而在一定范围内的劳动。

二、基本问题提示

1.私人秘书的特点：选择的双向性；工作的技能性；职能的综合性；关系的雇佣性。

2.私人秘书工作的范畴很广，内容繁多，差异较大，但仍可从中概括出一些共性的任务：一是文书性工作；二是信息性工作；三是内务性工作；四是门面性工作；五是临时性工作。

3.私人秘书素质的要求：

（1）道德方面——忠于职守，洁身自律，立心要正，为人要诚，尽心、尽言、尽力，成为雇主事业的有效辅佐者。

（2）作风方面——工作中既要沉稳，又不迟钝；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厉风行、干净利落，又要庄重稳妥、严谨细致，做到张弛有致，缓急适中。私人秘书还要具

有谦虚、豁达、宽容、合作的作风和修养。还必须磨练勤奋、坚韧和灵活应变的工作作风。

（3）知识方面——私人秘书工作范围广，内容多，因而要求私人秘书的知识面要宽，要有 “通才”的特质。私人秘书要特别重视自身知识结构的动态性，要针对客观环境的发展变化而不断调节、补充知识，以适应社会对私人秘书工作越来越高的要求。

（4）能力方面——私人秘书必须具备较强的运用知识、解决问题的能力。要有较强的适应能力，能在较短的时间内适应不同的雇主、不同的业务和不同的工作内容。其次，私人秘书要有较强的表达能力，再者，私人秘书要有较强的办事能力，还要有较强的交往能力，能有效地建立和处理各种人际关系与公共关系，树立良好的个人和组织形象。

（5）技能方面——私人秘书还要掌握操作各种办公设备的技能。越来越多的雇主还要求私人秘书掌握驾驶汽车的技能。

第二十章现代秘书职业

一、基本概念解释

*秘书职业，是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。

二、基本问题提示

1.秘书职业化的标志：（1）产生了与官职脱钩的趋势；（2）以从事秘书工作为谋生手段；

（3）出现专门的服务机构；（4）形成社会上专门的职业阶层。

2.现代秘书职业的主要特征：（1）秘书服务对象多元化；（2）秘书主体商务化；（3）秘书知识技能专业化；（4）秘书劳动价值商品化。

3.现代秘书职业的发展趋势：

（1）秘书主体商务化；（2）秘书功能综合化；（3）秘书办公自动化；

4.求职准备包括：（1）心理准备——树立求职意识，强化竞争意识；（2）实力准备——建立合理的知识结构，培养广泛的适应能力；（3）信息准备。

5.自荐求职信函所包括的内容和应注意的问题。

自荐求职信函所包括的内容：说明个人基本情况，着重介绍自己胜任秘书工作的有利条件及其与自己所学专业的联系，适当叙述自己的发展潜力；对所求工作的愿望；附上相关支持材料，如技能证书、毕业论文。写自荐求职信应注意的问题：注意格式和用词，不要太长，要具有可读性，态度要真诚、坦率。

△技能训练：1.写一份本人简历；2.写一份自我推荐材料。