《采购代理业务内部监督管理制度》

采购代理代理业务内部监督管理制度

第一章

总则

第一条

为加强公司采购代理管理，规范采购行为，提高采购效率，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和财政部《政府采购货物和招标投标管理办法》等规定，结合公司实际情况特制定本制度。

第二章

定义

第二条

本公司所从事的采购代理仅限于服务于各级政府机构、各类企事业单位、非盈利机构、社会团体、个人采购保险产品及各类风险评估、风险查勘等服务。

第三章

分工

第三条

公司各业务部门、各分支机构：负责采购业务的承接和洽谈与实施，招标文件制作与售卖，应标人资格审核，组织现场评标、开标、结果公司

第四条

公司业务管理部：负责采购代理资质申请、延续；制定各类相关规章制度、设立各类评标规则；采购信息审核发布；建立供应商库；建立评标专家库；负责审核采购流程是合规；统计采购数据，向监管部门报备；建立档案库，将采购代理相关资料归档。定期会同办公室进行流程和技术审查，确保合规。

第五条

公司财务部：收取招标代理各类费用，开具发票，支付评标专家费用。定期与业管部进行数据核对。

第六条

公司办公室：保障公司各类场地、设备正常使用。相关文件合同用印流程审核。定期会同业管部进行流程和技术审查，确保合规。

第四章

工作流程与监督职能

第七条

各业务部门、机构：采购业务实施机构为相关业务部门，是采购委托人的寻找和对接部门，其职能：

1、与采购人确定采购预算建议数；

2、与采购人确定采购预算和实际工作需要编制采购计划，进行采购需求登记，采购代理合同协议签订，向业管部提出项目立项申请；

3、对采购文件进行确认，对有异议的采购文件进行调整修改；

4、对实行公开招标的采购项目的预中标结果进行确认，发放中标通知书，并依据中标通知书参加采购代理合同的签订；

5、对采购合同和相关文件进行备案；

6、收取代理采购资金。

第八条

业务管理部：负责对采购代理业务进行审核和批准，其职能：

1、拟定采购代理内部管理制度，并根据有关规定及时更新和调整单位的采购代理工作细则；

2、汇总并严格审核各业务部门提交的采购代理预算建议数、采购代理计划、采购代理申请；对需求参数进行审核；

3、按照国家有关规定确定采购代理组织形式和采购代理方式；

4、对能够公司自行组织的采购活动加强采购组织实施的管理；

5、指导和督促业务部门依法订立和履行采购代理合同；

6、组织实施采购代理验收；

7、组织处理采购代理纠纷；

8、妥善保管单位采购代理业务相关资料，采购代理合同文本和验收证明应当同时提交财务部部；

9、每季度对采购代理业务信息进行分类统计和分析，并在内部通报；

10、与采购代理相关的其他工作。

第九条

公司财务部：在采购代理业务中的主要职能：

1、制定每个业务部门、机构每年需要完成的业务量。报总经理室批准后，下达各业务部门执行；

2、及时转发财政部门的有关管理规定及采购代理相关信息；

3、审核各业务部门申报采购代理的相关资料，确定资金来源；

4、复核采购代理收取申请手续，办理相关资金收取；

5、根据采购代理部门提交的采购代理合同和验收证明，依据国家统一的会计制度，对采购代理业务进行账务处理；

6、每月与采购代理部门沟通和核对采购代理业务的执行和结算情况。

第十条

各业务部门、机构、业务管理部、财务部、办公室之间应相互沟通和协调，避免采购代理活动与业务活动相脱节，出现人财物的浪费与闲置。

第十一条

采购代理工作业务流程如下：

1、各业务部门、机构应当按照采购人的实际需求提出采购代理预算；

2、业务管理部对采购代理预算进行审核；

3、财务部在业务管部审核的基础上，确定相关费用收取支出标准；

4、业务部门、机构根据采购代理预算指标批准范围和下达的采购代理计划，提出采购代理申请，在有关申请文件中列明采购代理项目名称和采购代理金额，资金来源（部门预算、专项资金、其他资金）、需求登记日期、采购代理项目分类（货物类采购、服务类采购、工程类采购）等要素，每季度提交本部门的采购代理计划；业务部门负责人对采购人采购代理需求进行确认；

5、业务管理对业务部门、机构的采购代理计划的合理性进行审核；

6、制定招标文件（或委托其他代理机构进行招投标工作），发布采购代理信息，包括公开招标公告或邀请招标资格预审公告、中标公告；

7、签订合同；

8、财务部根据审批程序收取、支付相关费用；

9、采购代理业务质疑投诉答复处理；

10、记录采购代理业务；

11、资料归档。

第十二条

采购代理计划包括：

1、采购代理计划应当在取得采购人书面同意后，依据的采购代理需求进行编制，完整反映采购代理预算的落实情况。

2、采购代理项目数量和采购资金来源应当与采购人的采购代理预算中的采购项目数量和采购资金来源相对应，不得编制资金尚未落实的采购代理计划。

3、在编制采购代理计划时，应当注重采购代理的规模效益，同一年内对同一项目尽量不安排两次以上采购计划。

4、业务部门、机构不得将应当以公开招标方式采购的货物或服务化整为零，或者以其他任何方式、理由规避公开招标采购。

第十三条

业务部门、机构负责人对采购代理计划的复核包括：

1、采购需求是否有相应的预算指标；

2、是否适应当期的业务工作需要，是否符合当期的采购代理计划；

3、采购代理申请文件内容是否完整。

第十四条

业管部对采购计划的审核包括：

1、采购代理计划所列的采购事项我公司是否具有采购资质。

2、采购代理计划是否与业务部门的工作计划和资产存量相适应。

3、专业性产品是否附相关技术部门的审核意见。

4、采购代理项目是否符合当期的采购代理计划。

5、采购代理成本是否控制在采购代理预算指标额度之内。

6、经办人员是否按要求履行了初步市场价格调查，采购代理需求参数是否接近市场公允参数，是否存在“排他性”的参数，采购代理定价是否接近国家有关标准。

7、采购代理组织形式（集中采购机构组织采购、单位自行采购、委托代理机构组织采购等）和采购代理方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等）的选取是否符合国家有关规定。

8、其他需要审核的内容。

第十五条

财务部对各项业务首付款流程进行审核。

第五章

档案

第十六条

采购代理业务的记录制度

1、各业务部门、机构负责采购代理业务相关资料（包括采购代理预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等）的收集、整理，建立采购代理业务档案并按照国家规定的保管期限妥善保管，防止资料遗失、泄露。

2、需要向业管部同时提交的或按照规定应当向外部有关部门备案的，应当及时提交和备案。

3、业管部每季度对采购代理业务信息进行分类统计，与办公室和财务部定期核对信息，并在单位内部进行通报采购代理预算的执行情况、采购代理业务的开展情况等信息，及时解决采购代理业务中存在的问题，同时实现采购代理业务在单位内部公开透明。

第六章

保密制度

第十七条

对在执行代理业务中获终不能公开资料、信息、商业秘密予以保密。

第七章

其他

第十八条

本办法由XXX保险经纪有限公司负责解释。

第十九条

本办法自发布之日起执行。

2018年3月1日

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END

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