电子邮件书写规范及注意事项 2(学习)

第一篇：电子邮件书写规范及注意事项 2(学习)

电子邮件书写规范及注意事项

寄送电子邮件时的礼貌，和与客户电话交谈或亲自拜访客户时的礼节一样重要。电子邮件需要的礼节可能不同，但目的却是一样的。

不同的是，对方在读信时你并不会在场，所以无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。按下 [发送] 按钮寄出邮件后，就无法再改变你做出的意见了。万一发现存在错误，虽然可以尽快纠正，但也已经给对方留下一定印象。因此，请务必注意一些电子邮件守则：

1、写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。

请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如：

致：××公司

尊敬的×小姐：

2、要有明确的主题，邮件内容要简洁明了、针对性强。

使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点，无主题或者是主题说明不清楚的，很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，就是正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！主题要求简明扼要，字数控制在30个汉字以内。尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。由于我们自己的机器装有杀毒软件，在收到客户的邮件时，邮件标题可能有杀毒软件的提醒，“此邮件可能为垃圾邮件”的字样，回复时记得要去掉，否则容易引起客户的误会！

邮件内容要求语言简洁，让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便客户节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，客户一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。

如果是在邮件中拒绝客户的某些要求，建议尽量避免用一些简短生硬的语句，一定要语气委婉并讲明原因，最好能站在客户立场上去考虑且说明。

给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。

给客户的邮件中，尽量避免使用公司内部的专用词汇及过于专业的网络用语，如我们内部简称Toprank为TR，数据不同步等。要尽量通俗易懂，但不能显得很外行。

邮件中不要评论竞争对手，不要涉及一些不便公开的事情或者一些不确定的事情，保守商业秘密。

太复杂的问题还是用电话沟通（如排名等），邮件不易表达清楚。

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4/13/20113、使用方便阅读的字型

某些研究显示大小为 10 的 Verdana 或 Arial 字型都是最适于在线阅读的字型。在商业书信中最好避免使用复杂且具装饰效果的风格。同时也要注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板信中拷贝一段，从某一文档中拷贝一段，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统一修改一下，以保持风格的一致和版面的美观。

4、正确的运用标点。

中文邮件就用中文全角标点，英文邮件则使用英文半角标点。标点符号是一种无声的语言。不仅能够摆正词和词之间、句和句之间的正确关系，而且，它还能够表示语气和声调。同样一句话，由于标点符号不同，语气和声调是不一样的，所表达的意思也会有很大的差别。所以在发送邮件之前，需要再阅读和体会一下。一定要正确运用标点，慎重使用问号、感叹号等表达强烈感情的标点，不能让人产生歧义和误解。

5、选择合适的标注颜色

如果有重要事项需要提醒客户注意，请尽量选择醒目且平和的颜色，比如蓝色、草绿色或者深灰色等等。注意不要选择用鲜红色标注，用鲜红色标注会给人以不礼貌的感觉。

为什么呢，记忆中鲜红色的墨水大部分都是老师给学生批改作业或者试卷打分所用的。

6、落款要清楚。落款不清楚，不说明自己是谁比较容易引起客户的反感。请统一使用电子邮件签名或电子名片提供完整的联络信息，包括公司名称、电话号码、邮箱和办公地址。目前各部门都有统一的签名以统一对外形象。

7、将邮件发送之前，务必仔细阅读一遍，或者使用拼字检查，以检查是否有文法错误或其它问题。

8、邮件的结尾最好鼓励客户进一步和自己取得联系。这是一个和对方建立良好关系的重要提醒。

比如： 如有任何问题或需要帮助，欢迎随时与我联系。愿全球汽配网带给贵司无限商机!

9、信中最好避免玩笑、随意的评论和俚语等，以避免引起误会。毕竟是和客户之间商业来往的信函。

10、及时回复。当收到客户的来信，即使无法就信件内容马上做出处理，也请立刻做出回复，以表示对其相关事宜的关注和重视。请在 24 小时内告知对方已经收到信件，告知：已经处理、正在处理、由于某原因稍后尽快处理或者与其取得联系，稍后会帮他处理或者和他取得联系。如果对重要的复信耽搁了，应写清原因，以致歉意。

回复邮件时，一般应将客户上一次的来信附在后面，以便让客户了解自己上次的需求，及让其能看到我们针对性的答复。如果直接新开邮件或回复时未附上客户来信，客户自己可能会忘记上次的要求和想法，引起沟通不畅。一般只附带客户上一次的来信，而不宜附带所有往来回复，否则邮件大小、页面美观、甚至内容等都会受影响。

11、尽可能不采用HTML格式撰写邮件。有些时候HTML的丰富的表现方式也很有用处，但如果文本能解决问题的，不要用HTML格式画蛇添足，因为这个格式最有可能附带病毒。

12、如果邮件带有附件的话，附件体积尽可能限制在1M以内，大体积的附件尽管公司的邮件服务器支持，对方却不一定支持。附件中的文件尽可能使用英文命名，并在正文中说明附件的文件格式。附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器都会拒收带有可能包含破坏性代码的exe，doc，jpg，js，scr等等格式的附件，或者在没通知用户的情况下将有关的附件剔除掉。

最稳妥的方式是，发送了带附件的重要邮件后，过段时间再和客户确认一下，看他是否收到。

附：新同事邮件编写注意点：

在培训初期新同事与培训导师之间的沟通交流以邮件方式为主，内容编写和上面提及到的注意点类似，在发送对象上要注意，邮件的收信人应该是直接询问或者回复的对象（一般是指导老师），在邮件的抄送栏填写相关的负责人，比如信息部培训需要抄送给培训负责人，相关主管，经理。客服部培训需要抄送给培训负责人，客服主管和信息部经理。

在大多数情况下，电子邮件礼仪都只是基本的常识运用。只要稍微注意一些，就可以更准确的表达善意和问候。相信遵照以上几点原则，一定可以写出得体的商务电子邮件。这样做，会使我们自己和全球汽配网赢得客户同样的尊重和欢迎。

第二篇：电子邮件书写格式

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍。

撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。

三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题，内容。

一、收件人

1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。

2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰和笑话。

二、抄送

1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员(比如项目经理)。

2.一般情况下不要给普通客户抄送。

3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰和笑话。

三、主题

电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容(网络的世界什么都有 广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的 呵呵)。

此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容

在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

1、称呼

1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。

2)若知道对方的性别可以用：XX先生、XX小姐、XX女士

3)如果知道对方的身份可以用：XX总经理、XX经理、XX董事长、X总、X董、X经理

2、正文

正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。

1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。

3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。

4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。

6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途;

3、结束

1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。

如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.2)最好的结尾要着眼未来：

如：希望我们能够达成合作

3)结尾应显示诚恳：

如：感谢您抽空洽谈

4、落款/签名

目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

在网络如此发的的今天，大部分人每天都会用邮件处理各种业务，因此撰写一个规范、合格的电子邮件就显得异常重要。我特地总结了一篇关于如何撰写比较规范的商务信函或者电子邮件的文章，以帮助大家提高商务电子信函的写作水平。

1.称呼

不要认为你和对方很熟悉就在给对方的邮件中忘记写个称呼，因为不加称呼是商务信函之大忌，是没有受过正规商务信函培训的表现。为什么要加称呼呢？因为如果不加称呼，对方就不知道这封信是写给自己还是抄送给自己的，对于每天要处理很多邮件的人来说，一般只回复那些写给自己的邮件，不回复那些抄送给自己的邮件。因此，当一个非常忙碌的人收到了一份没有称呼的邮件时，必须化时间仔细分辨这封邮件是否需要回复，进而降低了工作效率！至于称呼，对待熟人、同事可以按欧美习惯直呼起名，但是对待客户就非常讲究了，最好不要直呼其名，正规的做法是看对方名片上的职务或者职业，比如：对方名片上的职务是总经理，就叫“X总”；对方的职务是主任，就叫“X主任”；如果没有职位就叫“X老师”比较稳妥。另外，对于需要群发的邮件也不例外，也需要加有称呼，比如：各位同仁，各位专家，各位领导等。总之，一份彬彬有礼的商务信函是从称呼开始的，这绝对是良好人际交往的第一步，是最基本的商务礼仪。

2.标题（主题）

一封email的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的往来邮件的时候，肯定会从搜索/归类标题入手，因此，如果想要尽快查到一个邮件的话，最有效的办法是这封邮件的标题非常清楚，如果没有清晰的标题或者无标题，则又增加的时间，降低的效率。而最常见的情景是：大多数公司的员工们会经常忘记给自己的邮件写标题，或者直接用过去的往来邮件的标题回复。有的邮件回复的次数多了，就连邮件的内容完全不同了，还是用的过去的标题呢。总之，对于接一个每天处理很多封的邮件顾问来说，最好的办法是为自己发的每封邮件起一个和邮件内容比贴切的标题。不仅是工作效率问题，而且发一个没有标题的邮件以及用过去标题的邮件容易给对方带来困扰，从商务礼仪来讲也是没有效率和不礼貌的，正确的做法是：写邮件一定要注意使用正确的标题。

3.正文

正文的要求就三点，语言得体、内容清晰、保持冷静。所谓语言得体，写商务邮件的时候一定要规范用词，不要用太多的口语，如果写商务邮件太口语化，会给客户造成非常不好印象，甚至影响顾问的形象；内容清晰指的是：如果回复的邮件或者写的邮件事情既多又复杂的时候，内容一定要用数字1,2,3标出来，一个数字回答一个问题，或者写一个类型的问题，写清晰，以免遗漏或者遗忘引起误会。另外，正文的格式也应该值得注意，比方商务上的邮件往来，就需要比较正式，全文尽量不要用超过两种字体，超过两种颜色，并且段落分明，条分缕析；保持冷静是什么意思呢？工作生活中，都会有很多人很多事让你不爽，带着这种不爽的心情，你可能直接就回了一封态度很糟糕的信。这样的事情发生之后，百分之九十的可能，第二天你再翻出这封信会后悔不已！最要命的是，email是可以保存的，这样的信可能给你带来不必要的麻烦。另外，一个没经过检测的邮件如果错字连篇。对客户也是一种不礼貌，因此，把内容写好是一个邮件的根本。

4.落款

落款在商务信函上也是非常重要的，一个受过商务礼仪培训的人是不会忽视这个环节的。但是，很多人不是不知道需要落款，而是因为忙，或者自己邮件有签名档等原因不留名的。当然，还有相当数量的人不在邮件结尾署名的原因是因为对方是自己熟悉的客户或同事、朋友。其实，无论什么原因发送一份不署名的邮件，这在商务礼仪上都属于一种不礼貌的行为。另外，在邮件的结尾，加上一句“谢谢”“拜托“”祝大家周末愉快”等语言无疑是一种涵养和礼貌，所谓“礼多人不怪”就是这个道理一个彬彬有礼的人不仅领导喜欢，同事喜欢，自然客户也会欣赏你的。

5.签名档

签名档其实还是有点用的。首先，把你的姓名、单位、联系方式和公司网址写在签名档里，它不仅能够告诉对方你是谁，还可以让客户随时与你保持联系，一个有非常规范签名的顾问才是一个成熟的、高效率员工。有些公司市场部统一设计员工的签名档，使用统一的企业标识和CI，给客户留下良好的印象。

6.附件

有很多人在发出去邮件后经常发现忘记将附件加上了，有的甚至发错了附件，因此，如果需要在发邮件前发将要发的附件的最新版本单独放在一个文件夹，并发邮件前仔细检查一下是否加上了附件再点击发送键。

7.抄送

一个重要的文件发送的时候，最好将这个邮件抄送给项目经理或者主管经理，因为发邮件的人邮箱或者收件人的邮箱有可能有问题，这时候发件人正好又没有上网条件，因此，同事及时的帮助是必要的，因此，养成将业务邮件抄送给主管的习惯无疑是件利人利己的好习惯，关键是不耽误工作。

第三篇：学会计书写规范注意事项

学会计书写规范注意事项

会计书写的内容主要有阿拉伯数码字的书写、数字中文大写以及汉字书写等。会计书写基本规范有：正确、规范、清晰、整洁。

1、正确。它是指对经济业务发生的过程中的数字和文字进行准确、完整的记载。它是会计书写的最基本的规范要求。2.规范。指记载各项经济业务的书写必须符合财经法规和会计制度的各项规定。从记账、核算、分析，到编制财务报告，都力求书写规范，文字表述精辟，同时要严格按书写格式写。3.清晰。指书写字迹清楚，容易辨认，账目条理清理，使人一目了然。4.整洁。指无论凭证、账簿、报表，必须干净、清洁、整齐分明，无参差不齐及涂改现象。

数码字书写规范数码字的书写规范，即阿拉伯数字的书写规范，应当一个一个地写，不得连笔写。1.数码字书写要求(1)书写顺序。阿拉伯数字书写顺序是从左到右，从高位到低位。(2)斜度。阿拉伯数字在书写时应有一定的斜度。倾斜角度的大小应以笔顺书写方便，好看易认为准。不宜过大或过小，一般可掌握在60度左右，即数码的中心斜线与底平线为60度的夹角。(3)高度。数码字书写应紧靠横格底线，其上方留出全格1/2，即数码字沿底线占全格的1/2。另“6”的上端比其他数码高出1/4，“7”和“9”的下端比其他数码伸出1/4。(4)间距。每个数码字要大小一致，每一格只能写一个数字，数字的排列要整齐，数字之间的空隙应均匀。

2.数码字书写错误的更正方法数码字书写错误一般采用划线更正法。如写错一个数字，或位置登错，一律用红线全部划掉，在原数字的上半部分或正确位置写上正确数字。

（二）文字书写规范文字是会计核算和所形成的各种会计记录中不可缺少的媒介。离开文字说明的数字是死的，只有与文字说明有机地结合起来，数字才成为有意义的会计信息，才能表明经济活动的性质和量的变化

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及结果。会计书写中的文字包括数字的大写和会计科目、费用项目、计量单位以及摘要、财务分析报表的书写等。（本部分重点讲汉字大写数字的书写）1.文字书写的基本要求。(1)内容简明扼要准确。用精简的文字把业务的内容表述清楚、完整，不超过栏格。另账户名称要写全称，细目也要求准确。(2)字迹工整、易认。书写须用楷书或行书，不能用草书，字的大小要一致、协调，让人易辨认清楚。2.汉字大写数字的书写要求汉字大写数字是用于填写需要防止涂改的销货发票、银行结算凭证、收据等重要原始凭证，在书写时不能写错，如大写出错，则本张凭证作废，重新填制。（1）大写金额前要加“人民币”字样，“人民币”与首位数字之间不留空位，写数与读数顺序要一致。（2）人民币以元为单位。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字之后应当写“整”字或“正”字，大写金额数字有分的，分字后不写“整”字或“正”字。（3）“零”字的写法。阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

（4）表示位的文字前必须有数字，如拾元应写作壹拾元整。（5）不能用不规范的简化字代替，如以“另”代“零”，以“两”代“贰”，以“廿”代“贰拾”等。

书写规范示例

(一)数码字书写规范示例

例1-1：786,950,007应书写为:例1

例1-2：6,774,590应书写为:例2

例1-3：465,488,279应书写为:例3

(二)大写金额写法规范示例例1-4：人民币105,846元，应写成:人

民币壹拾万零伍仟捌佰肆拾陆元正。例1-5：人民币1,000,846元，应写成:人民币壹佰万零捌佰肆拾陆元正。例1-6:人民币1,860.96元，应写成:人民币壹仟捌佰陆拾元零玖角陆分，也可写成:人民币壹仟捌佰陆拾元玖角陆分。例1-7:人民币86,000.80元，可以写成:人民币捌万陆仟元零捌角整。也可以写成:人民币捌万陆仟捌角正。

第四篇：实习注意事项及实习报告书写规范

1.按时出勤，请假需要假条，否则按旷课处理。

2.进入实验室穿实习服装，带鞋套。

3.实训成绩：出勤70%，报告30%。

4.实习报告书写规范：

目录

一、单相、三相感应式电能表检定

二、单相、三相电子式电能表检定

三、低压、高压装表接电

四、单相电流互感器检定

五、单相电压互感器检定

主要内容（每个项目须包括以下内容）

一、试验任务

二、试验规程

三、发放的试品性能参数

四、试验装置及仪器工具

五、试验接线图

六、危险点及注意事项

七、实验数据记录单

八、实验数据分析、会导致哪些问题，影响因素有哪些！

九、提出改进方案。

十、对试品，给出检定结论

实习总结：

新技术发展（图书馆二楼期刊部或登录电力技术论坛网站）

自我鉴定：

实习过程中薄弱知识点（50字以内）。

第五篇：商务电子邮件书写要点

商务电子邮件书写要点

现在这个社会，很多人不喜欢写信，而喜欢用E-mail, 商务上使用E-mail联系更是普遍。外企和国企不同的是，外企对E-mail特别重视，公司内部往来的信件都会明确的分类，有些是urgent,有些的priority值比较低，这样有利于向上司汇报重要信息，也节省大部分的时间。E-mail如此重要，书写的方式就要求规范了，不能像平时我们和朋友，家人间的E-mail往来那么随意，因为即使你觉得不那么重要，万一哪天领导要查看信件，如果是苛刻点的领导，你就糗大了。网络俚语，像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 图标也别用。E-mail的书写很简单，采取左对齐，单边行距的文档格式。段落之间double-space.具体，我列出以下几个注意点。

1.Address the recipient by Full Name.Use gender-Neutral language.对收信者要称呼对方的全名。使用中性的语言。如果关系不是那么亲密，用Mr., Ms., Dr会比较好。

2.Write a specific, not general, topic in the subject box.在Subject一栏里要把主题写的明确，不要大众化。不然，很有可能紧急的信件被划到垃圾信件里。那，事情就大条了。

3.Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.首句就直截了当的告诉对方这封E-mail讲的是什么事。简单，明确。

4.Put the details of your message in the second paragraph.第二段落是细节的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遗忘的信息放在第二段。

5.Be clear, concise, and specific.Avoid overly long sentences.信件简明，扼要。你要知道对着电脑屏幕一行行的看字，不像看本书，是很伤眼睛的。所以，为了他人着想，尽量写的言简意赅吧。实在E-mail不得不长，分段处用Headings。

6.Never write in all capital letters or all lower-case letters.之所以用大写是为了引起别人的重视，如果全用大写字母，不是招人烦么。全用小写字母也是不当的。这样，会给人一种不尊重，偷懒的感觉。

7.Be cautious about what you say in a business e-mail.记住，你的E-mail, 可能被人forward给其他人看。万事要小心，别把一些谣言，玩笑话写在E-mail里。甚至轻易泄漏你的银行卡号，信用卡密码。

8.Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.一封E-mail写完了，别忘记查看附件有没有上传好。你的语气是不是够专业，Grammar和spelling可以交给word来做。唉，这点是我最伤心的，回了国之后老打错字，被骂了好几回，就为了我不自己校对好就呈给领导看（抄都容易抄错，不活了）。在国外的时候都是请最最亲爱的word来帮我完成的。

9.At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.在E-mail收尾的部分，别忘了加上你的全名和结束语,像Sincerely, Cordially, or Regards.