公司电子邮件使用规范

第一篇：公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范

一、邮件文本及格式规范：

1邮件内容：

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。2邮件字体：

（1）全文统一；

（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3）字体为正体；

（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。3邮件附件：

如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。

4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。5个人签名：

（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等；

（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。

二、邮件语言文字规范：

1语言表述清楚、简练，不能有岐义。

2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3

段落分明、清晰。

用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。

三、邮件发送规范：

1邮件主题：邮件必须写明主题。2邮件发送：

（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；

（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；

（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；

（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；

（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；

（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送 3邮件群发：

（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;（2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。

4邮件优先级

(1)邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;(2)不要频繁使用邮件高优先级。

四、其他注意事项:

1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。2工作时间勿发与工作内容无关的邮件。

3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送。6 无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。7 需要归档的邮件及时归档留存。对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入。

第二篇：公司电子邮件使用管理规定

电子邮件使用管理规定

第一条 总则

公司开通网络电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。

第二条 邮件服务器管理

信息工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。

第三条 邮件开户须知

申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到信息工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。

第四条 电子邮件使用规定

1．用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负责。

2．禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTP下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，资料室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。

3．在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。

4．严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。

5．发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待：

(1)秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。

(2)机密级： 由部门主管签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。

(3)绝密级：禁止在网上发送。

第五条 监督检查工作

公司员工使用公司电子邮件要接受行政部和信息工程部的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存，以便监督检查和备案。公司行政部有权对收发的电子邮件的内容进行检查。

第六条 违规处罚

1．对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIP下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处以X X X——X X X元的罚款。

2．转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他 与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。

3．在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款X X X元。

4．任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪直至辞退的处理。造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究其法律责任。

第七条 附则

本规定的解释权属信息工程部和行政部，如有疑问项，可向以上两部门提出咨询。

第三篇：公司电子邮件使用管理规定

公司电子邮件使用管理规定

为维护集团及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

一、总则公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱***@daikho.com.cn。公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1--3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。

二 管理权限和职责

财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。

所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。

三邮箱管理流程

1新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。

四邮件使用

1一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。2禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

3公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。

4需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发送。

5各部门需通过邮件汇报总经理处理的事项应发送给分管副总批示后予以转发。

第四篇：公司商标使用规范

关于规范使用集团商标的说明

各分公司，各部门：

为认真贯彻执行《中华人民共和国商标法》和国家工商总局《关于贯彻落实〈国家知识产权战略纲要〉大力推进商标战略实施的意见》，依法规范使用、科学使用商标，现将《关于规范使用中广集团商标的说明》印发给你们，请各部门采取有效措施，向广大商标使用员工宣传、普及，指导其规范、科学使用商标，提高运用商标的能力和水平，增强企业商标竞争力，规范使用商标标识，维护企业商标权益，促进企业经济更好发展。

一、集团标志简介

标志的整体图案诠释“天”的名称，寓意为“中”。以汉字“中“为基本图形，图案由高耸的楼宇构成，表达了中广的行业特征，又表明了企业巨大的潜力和雄厚的实力，体现了企业脚踏实地、立足本土、面向全国，多元化，集团化的经营发展战略。中间的红色色块，表达了天正人热情高涨的工作劲头和如火般的激情和活力以及天正中广集团蓬勃发展的势头，外部黄色色块象征大地，喻示中广集团业务不断向外拓展，无比广阔。

二、注册商标的使用

注册商标使用人在楼盘、楼书、楼盘包装、地产说明、企业宣传册、广告媒体宣传等或者其他产品、应用物品附着物（名片、纸杯、工服等）上使用更新的集团公司商标。

三、规范使用商标标识

有利于企业的市场营销。有利于关系企业的长远发展。商标是一种无形资产，对于企业自身长远发展具有重要意义，企业各部门应当珍惜注册商标，规范使用商标标识。促进企业长远的发展。

四、认真落实“规范使用商标标识”的措施。

1、要提高认识。

商标管理是企业管理的重要组成部分。企业领导要增强商标意识，充分认识商标的性质和作用，带头学好商标法规，重视商标使用管理工作，提高规范使用商标标识的认识和水平，并正确制定企业商标战略和策略。

2、要落实商标管理机构和人员。

商标工作专业性较强，企业应当建立健全商标管理机构，配备专（兼）职人员，并明确职责，负责本企业商标的申请注册、日常管理，如商标标识的印制、保管、使用及商标档案的管理等，时时关注、切实维护本企业商标权益。

3、商标管理规章制度。

为了更好的使用、宣传商标，保证企业依法使用商标，制定相应的规章制度作保障。

1、建立商标使用管理档案：

⑴商标注册证。

⑵注册商标图型标准。

⑶未注册商标。

⑷商标使用许可资料。

⑸商标权益纠纷的原始材料、记录及其他资料。

⑹商标的广告宣传资料。

2、定点印制商标标识，维护注册商标的严肃性。

3、严格注册商标使用许可合同内容，保证注册商标的规范使用。

4、商标使用权限由总经理办公室负责并且监督落实。

（四）切实加强规范使用集团公司商标的指导

商标使用管理工作是商标品牌战略的重要组成部分，规范使用商标标识是商标使用管理中的基础性工作，为此，各公司、部门要将规范使用集团公司商标。

（二）加强宣传培训工作。

各级工商机关要通过媒体、简报、工作汇报、座谈会等方式宣传商标法律法规、商标知识、工商总局和省委、省政府《关于实施品牌带动的若干意见》有关政策规定。

各级工商机关一要加强工商人员培训。认真研究部署，分级、分类、分批抓好培训，使各级工商机关领导进一步熟悉商标工作；使商标监管人员进一步精通商标专业知识，提高指导服务基层、服务企业的能力。二要加强企业人员的培训。使广大企业进一步增强商标意识，提高商标使用管理水平和自我保护能力。

（二）未注册商标的使用

未注册商标使用是指未向商标局提出注册申请，或虽已向商标局

提出注册申请但在未核准注册之前（商标局终审公告前）在其产品或服务上使用未注册商标图样的行为。

使用未注册商标应遵循以下规定：

1．不得冒充注册商标。冒充注册商标是指商标使用人在未经商标主管机关予以核准注册的商标上标明“注册商标”字样或加注“R”或“注”注册标记，以及其他能够使人误认其未注册商标是注册商标的行为。主要有以下几种表现形式：

（1）未向商标局提出注册申请，或虽已向商标局提出注册申请但在未核准注册之前就在商标上加注了“注册商标”字样或加注“R”或“注”注册标记；

（2）在未注册商标周围适用于注册标记类似的符号，或在未注册商标周围标注某些文字，所标注的文字会使普通消费者在施以一般注意力情况下误以为该商标是注册商标；

（3）商标注册人超出了核定使用的商品或服务范围使用注册商标，并标注“注册商标”字样或标明注册标记；

（4）注册商标因未办理商标续展注册手续而被注销后，或注册商标因违法使用而被撤销后，仍继续使用并加注“注册商标”字样或注册标记。

第五篇：公司空调使用规范

空调使用管理规范

为合理使用空调设备，延长空调机的使用寿命，确保公司正常办公秩序，本着正确使用、安全管理、健康节能的原则，根据季节气温的变化，我公司对空调的启用、管理作如下规定:

一、空调的启用

1、严格控制空调机使用开启温度，夏季室内温度高于X摄氏度方可开启制冷系统，且空调温度不能设置低于X摄氏度;冬季室内温度低于X摄氏度方可开启制热系统，且空调温度不能设置高于X摄氏度。室内温度以公司XX处温度计显示温度为参考。

2、为节约能耗和延长空调的使用寿命，空调开启后，设置的温度要适中:制热温度应设置在 25 度-28度之间，制冷温度应设置在25 度-28度之间;以免空调机长时间工作，压缩机发热、发烫，影响正常使用。

3、空调的启动要严格按照操作规程开启，严禁在冬天开启制冷或在夏天开启制热，否则，将对压缩机造成严重损坏，影响其正常的使用。

二、空调的使用与责任管理

1、办公室空调开启时，应将门虚掩，窗户关闭，窗帘拉开，不得影响正常办公。

2、空调作为办公设施，不允许在非办公期间使用空调，办公人员离开办公室或办公室无人的情况下应关闭空调机，严禁室内长时间无人开启空调机。

3、空调开启时间为：工作日早上8：30至16：50，其它时间一律不准开启。

4、各部室应做到下班前十分钟及时将空调关闭，公司将定期、不定 1 期组织检查，并将检查情况进行通报。一经发现空调下班后未关闭，对使用空调部门人员按每人每次 50元进行罚款，款额将从工资中扣出。

5、各部室的空调使用管理责任人为部门负责人。由于空调的使用开启不当，造成空调损坏或不能正常运行，要追究其使用者的责任;部门负责人要对空调遥控器进行妥善保管，造成丢失或损坏的，要照价赔偿。

6、严禁员工人为影响温度计温度，如发现员工采取某些行为影响温度计正常工作或损坏温度计，则对其进行每次100元罚款或照价赔偿。

7、在未达到空调开启标准擅自开启空调者，对开启者处以100元/次的处罚。若不能确认私自开启者是谁，则由使用空调部门的部门经理承担处罚责任。

8、不得随意改变空调机的风叶方向及随意打开机壳或拆卸机件。要注意对空调的合理使用和维护。当空调出现故障时，要及时报修，不得私自维修，属人为原因损坏，要照价赔偿。

9、雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。

10、长时间不用空调应将插头拔下、作好防尘处理，同时将遥控器内装电池取出。

三、固定资产管理

各部门空调器纳入公司固定资产统一管理，部门负责人签字领取并全面负责保管和正确使用。

四、望各部门本着勤俭节约、健康节能的原则，遵守上述公司空调使用规范，合理使用空调。本制度自公布之日起实施。

XXXX有限公司 二〇一四年十二月