第一篇：企业电子邮件沟通规范及技巧
企业电子邮件沟通规范及及技巧
一、推荐使用电子邮件的情况
1.2.3.4.5.6.7.8.其他情况期待补充
※ 对以上的情况，应尽量使用电子邮件，应避免使用微信、QQ等方式，由于电子邮件具备可靠的追溯功能，便于形成文件档案，因此和“快捷”沟通方式如微信、QQ等应加以区别应用。
※ 电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只把有价值的信息提供给需要的人。在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他人节省时间。
正式的工作汇报，对内/对外 重要信息的传递和工作安排
难以简单使用口头表达说明清楚的事项 需要获得部门之间配合的重要事项 没有见面交流条件的其他重要交流内容 正式工作报告、通知
部门之间事务往来，需要留下书面资料的 知识推荐和信息传递
二、邮件发送的对象
收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。
秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。
※ 只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件
项目关键时间节点汇报文件
一般由主案亲自发送，主送给客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由主办直接发送，需同时抄送给此事项的主要管理人员 项目关键会议后的纪要
由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员 项目阶段成果确认函
按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描 寻求内部跨部门支持
主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级
三、邮件内容规范
标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括 收件人：参照上面说明 抄送：参照上面说明
正文：
1.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式如果是新发送的邮件，简要说明信件是对沟通方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出 2.我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述
3.如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送
4.说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点
注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认 重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员
1.能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。
2恰当地称呼收件者，要求其给
ALL。但有中高层领导时要注意,最好称呼各位领导和同事 –xx先生”、“x女士”称呼但要把性别先搞清楚。– 3邮件开头结尾最好要有问候语 –最简单的开头写一个“HIThanks and Best Regards.–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。–看待。4
第一段与最后一段是重点
–电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长最好在结尾的部分再度强调第一段的重点。
主动说出你期待对方做的事情 –容很短不超过一个屏幕可以读完的范围就直接在信件内容的结尾提出要求即可。
邮件的日期与时间要明确 3月7知不同而产生误会。
8，以免双方认§Email正文多用1234之类的列表以清晰明确。–1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
§尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
–这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email –
§选择便于阅度的字号和字体
–中文老实点用宋体或新宋体字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体。
§合理提示重要信息
–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合–
§不要随意使用:-)之类的字符
在商务信函里面这样显得轻佻也就是不稳重。
检查自己写的电邮时试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅
5§如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。§主体的内容详细程度取决于收件人
–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同 –有些指代要清楚，不用不常用的缩写 §主体的内容详细程度取决于主题情境的事态 –资源是否充足 –立场是否一致
实例1
Dear all:大家下午好!由于本人有事，需请假及休婚假一段时间，3月18日-4月4日，期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事何宝庆员处理。PS，在这两天内交到我这边。我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。然后继续休假。
公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。
总结
称呼、格式、邮件内容没有注意场合，语气和用词不当
§最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的
§邮件内容里不可缺少的三个部分
–如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息。–我希望对方采取哪些行动措施 –我需要对方什么时候给予回复
§行文时的注意事项 –明确简洁-不要模棱两可
§避免使用复杂的句子
清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致 –换位思考 –强调对方利益 – –慎用大写字母、红色字体和感叹号 –避免非相关主题性的言语
–勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题
§注意邮件的论述语气 –进行论述,以免引起对方不适。
–尊重对方请、谢谢之类的语句要经常出现。
–电子邮件可轻易地转给他人,对别人意见的评论必须谨慎而客观。求。,–许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出,而伤到对方甚至引起冲突 –避免情绪激动的时候回信,放1-2天
–确定是否必须以邮件回复,如果对方的内容中带有情绪,最好面对面回应 ,选择恰当的语气,提出要
§有意见要提时,请先思考这个问题都需要哪些相关人知道,避免将事态扩大
6如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
§附件文件应按有意义的名字命名
§正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时 §附件数目不宜超过4
§如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式，以免影响使用
§如果附件过大，应事先了解接收方信箱接收邮件大小的限制，可分割成几个小文件分别发送
7每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。A.签名信息不宜过多
–电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过5行。
你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。–引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
B.不要只用一个签名档
–对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
C.简体、繁体或英文以免成出现乱码。颜色的问题，~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ GreenPrecision Components(shanghai)Co., Ltd.上海
总经办 陈妩媚 E-mail chenm@bl-green.com Mobile*** ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
三、电子邮件的回复
1勿期盼他人会立即回复你的信件。注意时间结点，除工作特别需要外，要顾及收件人工作的轻重缓急。
–对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注或请对方确认收到Email –富士康的办公文化“跟催”
–重要会议通知再会前向与会人员提醒开会时间
–如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒
2收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重。2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
–对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
–如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复云云”。不要让对方苦苦等待，记住，及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
–如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
3进行针对性回复
–当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的回复，那样太生硬了。应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
4回复不得少于10个字
–对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
5回信时注意保持线索
–想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联
–一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件。
6谨慎处理恶意中伤的邮件。
将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见. 切勿在未经同意前，将他人邮件转送给第三者。
考虑替代性的沟通管道。电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助，如表情、肢体语言等。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的。 当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。
–如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
–对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结、删减瘦身，突出有用信息。
8主动控制邮件的来往
–为避免无谓的回复，浪费资源，“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
9要区分Reply和Reply All----
–
–如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replay all，让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。
–如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行。10转发邮件要突出信息。
–在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
–如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
11重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件。
12重要的邮件发出之前再读一遍，正文和附件中的关键数据再核对一遍。
13如果觉得自己邮件措辞过于激烈，不妨写好后先不发，心情平复后重新读一遍，改一遍。
14非必要情况不要发过大的附件，5M如果附件较大，请压缩后发送。
15看到别人写得比较好的邮件可以摘录其中的句子以后使用
16当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容。因为在某些你不知情的状况之下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。
四、衡量邮件沟通协作是否规范的方法5 W 1 H
1、Why– – –
2、Who
–
–他们是哪类人，个性、受教育水平、年龄、地位 – –
3、When and Where –在何时何地交流信息 4What– –
–哪些信息必须省略或必须采用§5 5How –我将如何传递信息？用文字、图解、口头、电话、–如何表达？采用何种语气? 命令式的、请求式的、6C §1clearly §2chiefly §3courtly §4§5§6 constructlycorrectly completely
关于沟通的基本技巧
1、以真诚的赞赏与感谢为前提，对事对人。–只要对方稍有改进即予赞赏
2、以委婉的方式指出他人的错误。–
3、一忌摆不正自己的位置–没摆正位置或者完全没位置意识的求助，几乎很难得到积极的回应。
4、二忌不知道要人家做什么–你想找别人帮忙，首先自己得清楚需要对方做什么。
5、三忌给人家的指示不够清晰–你让人家帮忙，是要浪费别人的时间，应该想方设法的节省人家的时间，让人家能很容易的理解你的需要，并能够尽量快速的达到你的期望。
6、四忌事后没有反馈–你请人家帮忙，事后一定要反馈，这是对帮忙人的尊重，也是对双方关系的一种温馨的正面回应。
–只要一个电话、一个短信，说“这次真多亏你了，要是没有你，我真不知该怎么办了。现在事情做成了，第一个告诉你。”很多时候就够了。
※
打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
※ 邮箱是工作的平台，能大大提高你的工作效率。
第二篇：企业电子邮件沟通规范及技巧
企业电子邮件沟通规范及及技巧
一、推荐使用电子邮件的情况
1.2.3.4.5.正式的工作汇报，对内/对外 信息的传递和工作安排
难以简单使用口头表达说明清楚的事项 需要获得部门之间配合的事项 没有见面交流条件的其他交流内容
二、邮件发送的对象
收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。
※ 只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件
项目关键时间节点汇报文件、图纸
一般由主案亲自发送，主送给甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由设计师直接发送，需同时抄送主案 项目关键会议后的纪要
由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员 项目阶段成果确认函
按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描 寻求内部跨部门支持
主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级
其他情况待补充
三、邮件内容规范
标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括 收件人：参照上面说明 抄送：参照上面说明
正文：
1.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式
如果是新发送的邮件，简要说明信件是对甲方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出 2.我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述
3.如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送
4.说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点
注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认 重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员
1.能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事，实而不是感受，或其他个性和
3§正式工作报告、通知
§部门之间事务往来，需要留下书面资料的 §知识推荐和信息传递
§没有见面交流条件的其他交流内容 §难以简单用口头表达说明清楚的事项 的信息提供给需要的人。在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他节省时间。
3§恰当地称呼收件者
ALL。但有中
高层领导时要注意, –
–
不宜称呼姓名。§邮件开头结尾最好要有问候语
x
x先生”、“x女士”称
–最简单的开头写一个“HI
尾常见的写个Thanks and Best Regards.–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
–
–
段的重点。
–
3月7
不同而产生误会。§Email正文多用1234 –
大论。
–
4§邮件1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
把拼写检查功能打开;如果是中文Email
弱智同音别字。
–
写是否有错误。§选择便于阅度的字号和字体
–
§合理提示重要信息
–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些
–
§不要随意使用:-)重。
–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同
–否充足–立场是否一致5§Dear all:大家下午好!
3月18日-4月4
期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事
10号字即可。不要用稀奇古怪
–资源是
何宝庆员处理。
§PS
§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。
然后继续休假。
§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。
§总结
5§Dear all:大家下午好!
3月18日-4月4
期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事
何宝庆员处理。
§PS
§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。
然后继续休假。
§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。
§总结 的主要目的
§邮件内容里不可缺少的三个部分–
供哪些信息
–我希望对方采取哪些行动措施
–我需要对方什么时候给予回复§行文时的注意事项–明确简洁?不要模棱两可
?避免使用复杂的句子
?清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致–换位思考?强调对方利益
?
?慎用大写字母、红色字体和感叹号–避免非相关主题性的言语?勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题§注意邮件的论述语气
–根据收件人与自己的熟络程
–
–
–
起冲突
–1-2
–
面回应
事态扩大6
§附件文件应按有意义的名字命名
§附件数目不宜超过
4成几个小文件分别发送7§每封邮件在结尾都应签
§的知道发件人信息。
1.签名信息不宜过多
–电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公
5行。
与你联系。
–
2.不要只用一个签名档
–对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
3.~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
GreenPrecision Components(huizhou)Co.,Ltd.总经办陈媚
E-mail chenm@bl-green.com
(Mobile***(662880)
8636~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
~~~
三、电子邮件的回复1–
–
对方确认收到Email
–富士康的办公文化“跟催”
?重要会议通知再会前向与会人员提醒开会时间
?
–
提醒2–
少的，些紧急重要的邮件。
–
24小时。
–
–
免影响工作。§进行针对性回复
–
2§回复不得少于10个字
–
貌的。怎么着也要凑够10
§回信时注意保持线索
–
–
过多次收发的邮件§进行针对性回复
–
§回复不得少于10个字
–
貌的。怎么着也要凑够10
§回信时注意保持线索
–
–
过多次收发的邮件n情绪高涨时避免立即回复邮件。
n谨慎处理恶意中伤的邮件。
n n
n考虑替代性的沟通管道。电子邮件的沟通缺乏太多人类熟
n不要盖高楼
–如果收发双方就同一问题的交流回复超过3
式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交
流方式。
–
RE
§主动控制邮件的来往
–
4§要区分Reply和Reply All
–
3§不要就同一问题多次
就行了
– all –
停的RE来RE
家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击
–
内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
–
以突出信息。不要将RE
replay
摸不着头脑。§重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件
再核对一遍
情
5M
压缩后发送
§看到别人写得比较好的邮件可以摘录其中的句子以后使用
用硬盘或备份档案中。
三、衡量邮件沟通协作是否规
范的方法5 W 1 H§
1、Why– – –
2、Who – – –
–
3、When and Where–在何时何地交流信息§4What–
–
–哪些信息必须省略或必须采用§5
How–
– 种词汇 §2 §3 §4 §5 §6 C§1chieflycourtly
clearly
constructlycorrectlycompletely –只要对方稍有改进即予赞赏
§
2、以委婉的方式指出他人的错误。
–
–说话前一定要顾及他人的面子。§1
–只要对方稍有改进即予赞赏
§
2、以委婉的方式指出他人的错误。
–
–说话前一定要顾及他人的面子。§
1、一忌摆不正自己的位置–
应。§
2、二忌不知道要人家做什么–三忌给人家的指示不够清晰–的时
望。§
4、四忌事后没有反馈–双方
关系的一种温馨的正面回应。
–
了。?
打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
?邮箱是工作的平台
3、
第三篇：英文电子邮件格式及[技巧]
英文电子邮件格式及范文[技巧] 英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如:Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。
称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如:“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“:”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。
在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。
结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。
一般电子邮件: Sincerely, Sincerely yours, 私人电子邮件: Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers, As ever, With love, Affectionately,......在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。
邮件中常用词汇: 附件attachment I am attaching the report.我把报告放在了附件中 I've forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给转发forwarded Alice 保持联系 stay /keep in touch 对方告知决定.Please let me know your decision as soon as possible.写信给别人时一般常用How are you been recently? 回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e-mail.实用邮件举例: 工作求职
工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。
i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的简历请见附件，作为
参考。
或者:Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表达谢意
日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次 party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanks letter。而此类 邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would li ke to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨询了解
咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容大致
包含如下: 1)告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。
2)说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as 详细、清
晰 as possible.3)末尾用一句话结束总结这次咨询。
I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表达希望时用语:I look forward to hearing form you soon.期待尽快收到您的回复。
英文电子邮件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)
一、主题
主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
YES:Supplier training NO:professional trainees from sister company should abide by rule of local company(太长)主题框的内容切忌含糊不清。
NO:像News about the meeting 这样的表达，YES:应改为Tomorrow's meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES:New E-mail Address Notification;Detailed calculation NO:detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information，供参考)，如:URGENT:Submit your report today!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如Dear Mr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES:Tommy，或者Mr.Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如: Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt
4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES:用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright;Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright;Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔, 干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President ,Ken Green ,Vice President of International Operations NO:Ken Green ,Vice President of Unicom China YES: Ken Green ,Vice President, Unicom China
7、老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: YES:Michael J.Smith, Jr.,Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些: Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司: YES: Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES:Dear Mr.Jones:(非常正规)Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正规)
三、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正规的(例如客户)Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有时在we, I, and you之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以
用: I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一
般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一样)I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(这就友善多了)Your book was well written and comprehensive.(不用你来判断我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客气一点,人家受落)总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话(Complimentary close)通常也很简明。常常只须一个词，如:'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。
C、签名:不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司
客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.邮件范文 1.Dear Mr./Ms, Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐
我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日
下午2:00点拜访您。
请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。您诚挚的
第四篇：职场电子邮件礼仪规范
职场电子邮件礼仪规范
现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面的新问题。据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。
关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的
2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你的标题
3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”
4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
2.Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
Email正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开； 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email 不是你的情书，所以：)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)
Email附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码
1.只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4.选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
第五篇：公司电子邮件使用规范
公司电子邮件使用规范
一、邮件文本及格式规范：
1邮件内容：
一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。2邮件字体：
（1）全文统一；
（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3）字体为正体；
（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。3邮件附件：
如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。
4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。5个人签名：
（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等；
（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。
二、邮件语言文字规范：
1语言表述清楚、简练，不能有岐义。
2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3
段落分明、清晰。
用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。
三、邮件发送规范：
1邮件主题：邮件必须写明主题。2邮件发送：
（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；
（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；
（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；
（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；
（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；
（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送 3邮件群发：
（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;（2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。
4邮件优先级
(1)邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;(2)不要频繁使用邮件高优先级。
四、其他注意事项:
1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。2工作时间勿发与工作内容无关的邮件。
3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送。6 无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。7 需要归档的邮件及时归档留存。对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入。
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