OA办公平台合同管理模块流程说明

第一篇：OA办公平台合同管理模块流程说明

OA办公平台合同管理模块使用说明

一、合同流程发起

1.点击菜单“我的流程”---“发起流程”---“合同流程”中的“合同审批” 2.先根据合同类型选择“合同模版”（特殊合同可选“自由合同”），之后自动生成正文模版和“合同编号”。“合同名称”“项目名称”“登记日期”“签订日期”“合同金额”“项目类别”“客户名称”“付款方向”“合同状态”等内容根据实际情况填写。流程标题可不填。

3.合同付款方式计划中，点击右侧可以添加删除行。内容按照实际情况填写，若没有可不填，但付款比例为必填项，且要保证累加起来为100%。完成后点击保存。

4.正文内容由所选模版产生，空白处可根据实际情况填写，模版内容严禁修改，否则审批时将打回。

5.填写完成后点击下一步，选择相应的审批人员提交。（具体流程见后）

二、合同查询

1.可以查询自己发出的流程。具体操作在“我的流程”---“流程查询”中。和以往的请示流程查询一致。

三、合同借阅

1.若想查询别人发起的流程，可选择“合同借阅”（需要有相应的权限）。操作方法为：点击菜单“我的流程”---“发起流程”---“合同流程”中的“合同借阅”。选择需要借阅的合同，点击下一步提交审批。目前合同借阅均由合约管理部进行审批。

四、合同流程、附件材料及有关规定 1.工程施工合同 1.1审批流程

发起部门→发起部门负责人→合约部→项目管理部→质量安全部→财务审计部→总经办→总经理→合约部（打印、盖章、归档）

1.2须附有以下有效材料的扫描件：

营业执照、资质证书、安全生产许可证、组织结构代码证、税务登记证、法人身份证 1.3有关规定

1.3.1项目部对外分包部分工程项目，单项分包金额超过3万元的必须签订“项目分包合同”或“独立分承包商承包合同”并上报公司审批，上报的合同中需明确分包工程项目

内容、工程量清单、分包价格、结算方式、付款方式等，1.3.2有关发起部门在发起该合同“审批流程”时，必须采用公司统一制定的标准电子模块合同样本在网上进行申报。

2.物资采购合同 2.1审批流程

发起部门→项目部或有关部门负责人→合约部→项目管理部→财务审计部→总经办→总经理→合约部（打印、盖章、归档）

2.2须附有以下有效材料的扫描件

2.2.1营业执照、组织结构代码证、税务登记证、法人身份证、产品合格证（随货提供）2.2.2采购设备、钢材、水泥还须附有以下有效材料的扫描件：产品生产（制造）或经销许可证、产品检验合格证（随货提供）

2.2.3采购化学用品还须附有以下有效材料的扫描件：安全生产许可证、危险化学品经营许可证

2.3有关规定

2.3.1项目部或有关部门采购各类大宗材料，从同一处供应商累计采购金额超过5万元的项目和采用单价形式签订的合同，需与供应商签订“材料采购合同”并上报公司审批；

2.3.2一次性采购金额不超过5万元的零星项目不需要报公司审批；

2.3.3上报的“材料采购合同”中需明确物资品种、单价、数量、质量标准、结算方式、付款方式等。

2.3.4有关发起部门在发起该合同“审批流程”时，必须采用公司统一制定的标准电子模块合同样本在网上进行申报。

3.公务车租赁合同 3.1审批流程

发起部门→项目部或有关部门负责人→合约部→项目管理部→财务审计部→总经办→总经理→合约部（打印、盖章、归档）

3.2须附有以下有效材料的扫描件

3.2.1 个人：车辆所有人身份证、机动车行驶证、机动车驾驶证、车辆强制保险证明 3.2.2集体：营业执照、组织结构代码证、税务登记证、法人身份证、机动车行驶证、机动车驾驶证、车辆强制保险证明

3.3有关规定

3.3.1项目部或有关部门对外租赁公务车，单车租赁金额或零租累计金额超过2万元的必须签订“公务车租赁合同”并上报公司审批；

3.3.2上报的“租赁合同”中需明确租赁车辆型号、租赁期限、价格、结算方式、付款

方式等；

3.3.3项目部或有关部门在发起该合同“审批流程”时，必须采用公司统一制定的标准电子模块合同样本在网上进行申报。

4．设备租赁合同 4.1审批流程

发起部门→项目部或有关部门负责人→合约部→项目管理部→质量安全部→财务审计部→总经办→总经理→合约部（打印、盖章、归档）

4.2须附有以下有效材料的扫描件 4.2.1个人

设备所有人身份证、设备出厂合格证、年检合格证、设备购置发票或设备转让协议（需公证）

4.2.2集体

营业执照、组织结构代码证、税务登记证、法人身份证、设备出厂合格证、年检合格证 4.2.3特种设备还须附有以下有效材料的扫描件

特种设备出厂合格证、特种设备检验合格证、年检合格证、制造监督检验证明、特种设备（厂内）行驶证、特种设备作业人员证

4.2.4特种车辆还须附有以下有效材料的扫描件

出厂合格证、特种设备检验合格证、年检合格证、特种设备作业人员证、机动车行驶证、机动车驾驶证、车辆强制保险证明

4.3有关规定

4.3.1项目部或有关部门对外租赁各类机械，单台机械租赁金额或零租累计金额超过2万元的必须签订“设备租赁合同”并上报公司审批；

4.3.2上报的“租赁合同”中需明确租赁机械（物资）型号、租赁期限、价格、结算方式、付款方式等；

4.3.3项目部或有关部门在发起该合同“审批流程”时，必须采用公司统一制定的标准电子模块合同样本在网上进行申报。

5．运输合同 5.1审批流程

项目部→项目部负责人→合约部→项目管理部→财务审计部→总经办→总经理→合约部（打印、盖章、归档）

5.2须附有以下有效材料的扫描件 5.2.1个人

运输车辆所有人身份证、年检合格证、机动车行驶证、机动车驾驶证、车辆强制保险证明、运输营运许可证

5.2.2集体

营业执照、组织结构代码证、税务登记证、法人身份证、运输营运许可证 5.3有关规定

5.3.1项目部对外租赁各类机械，单台机械租赁金额或零租累计金额超过2万元的必须签订“设备租赁合同”并上报公司审批；

5.3.2上报的“租赁合同”中需明确租赁机械（物资）型号、租赁期限、价格、结算方式、付款方式等；

5.3.3项目部在发起该合同“审批流程”时，必须采用公司统一制定的标准电子模块合同样本在网上进行申报。

6．土地、房屋租赁合同 6.1审批流程

项目部→项目部负责人→合约部→行政人事部→项目管理部→财务审计部→总经办→总经理→合约部（打印、盖章、归档）

6.2须附有以下有效材料的扫描件

土地使用权证、房屋产权证、土地及房屋产权人身份证 6.3有关规定

项目部在发起该合同“审批流程”时，必须采用公司统一制定的标准电子模块合同样本在网上进行申报。

7．劳务承包合同 7.1审批流程

发起部门→项目部负责人→合约部→行政人事部→项目管理部→财务审计部→总经办→总经理→合约部（打印、盖章、归档）

7.2须附有以下有效材料的扫描件

营业执照、组织结构代码证、税务登记证、法人身份证、劳务资质 7.3有关规定

项目部在发起该合同“审批流程”时，必须采用公司统一制定的标准电子模块合同样本在网上进行申报。

第二篇：OA流程说明

OA流程要点说明（财务部分）

一、个人费用 1.定义

本流程涉及个人费用主要是指因个人出差或外出办事以及与本人相关的办公、福利等费用，如差旅费、住宿费、电话费、邮递费、误餐费、车费、交际应酬费等。

2.表单填写注意事项。

（1）是否主管审批。

研发、质检、生产需要主管审批的单据，请选择“是”，然后选择审批主管。其他部门选“否”，跳过主管审批节点。

（2）支付方式。

此处支付方式为建议付款类型，一般为“网银付款”，不作为最终付款方式。（3）附件上传。

当费用类型为差旅费时，必须上传出差申请单，如已在OA中进行了出差申请单的审批，可填写OA申请单编号

（4）项目名称

如费用的发生，是用于一些特定的项目，请简要填写项目名称，如具体的研发项目、招标项目等。

（5）交际应酬费必须上交纸质版审批单据至财务审核人员处，不进行上传电子版本附件，会计人员留存，不粘贴至记账凭证中。

（6）如申请有其他额外说明事项，可在签字意见中填写。3.流程操作注意事项 流程审批的操作按正常的提交、审批或退回、归档的操作即可，实际的单据流转如下：

（1）当申请人的OA申请单流转至下图中所标示第五节点时，将第五节点前的已通过审批的OA申请单打印，并将相应原始票据粘贴完整，与对应OA申请单一并交至财务部财务审核人员（赵娜仁）处，登记审核，财务审核通过后，进入下一步的审批流程。

（2）当流程走至第九节点会计处，会计人员与财务审核人员进行需审批的单据交接工作，会计人员需要重新打印经总经理审批完成的相应OA申请单，替换财务审核人员上交单据中的OA申请单。

二、服务及杂项 1.定义

固定资产、库存货物采购、个人费用以外的费用发生均通过服务及杂项进行申请。2.表单填写注意事项。

（1）是否急件

急付原则上只用于计划外突发事情，且急需在当天或第二天进行付款的事项。如有其它需要缩短付款期限，请在备注中标示。

（2）支付方式。

此处支付方式为建议付款类型，一般为“网银付款”，不作为最终付款方式。（3）分期付款

申请人需将第一次付款金额填入“首次付款金额”，将该笔款项的全部金额填入表体中，如不为分期付款，则直接在表体中填写费用项目及金额即可。

分期付款的二次及以后付款，需申请人将之前申请单打印后，在相应付款批次处填入金额并签字，交由会计人员登记，会计人员下次付款金额录入对应OA申请单中，直至分期付款完成，进行审批，归档。

（4）预付款项

关于预付款项发票取得的操作，申请人需打印预付申请单与发票一同交至财务处进行登记，账务处理。

（5）附件上传。

如有合同必须上传合同附件。分期付款必须上传合同。（6）项目名称

如费用的发生，是用于一些特定的项目，请简要填写项目名称，如具体的研发项目、招标项目等。

（7）交际应酬费必须上交纸质版审批单据，不进行上传电子版本附件，会计人员留存，不粘贴至记账凭证中。

（8）如申请有其他额外说明事项，可在签字意见中填写。3.流程操作注意事项 流程审批的操作按正常的提交、审批或退回、归档的操作即可，实际的单据流转如下：

申请人在OA流转至图中所标示第八节点时，需将第八节点前的已通过审批的OA申请单打印，并将相应原始票据粘贴完整，与对应OA申请单一并交至会计（于红）处（如无发票只需提交OA申请单）登记，审批通过后进入下一流程操作。

预付款不交发票为流程外事项，发票回收后答应对应OA申请单交会计登记即可。

三、付款流程 1.定义

财务人员进行款项支付的过程。2.表单填写注意事项。

申请人按照付款类型的不同进行汇总，分别填写提交OA申请单。

（1）网上付款、电汇、现金

OA申请单表体只填写汇总金额，明细已附件形式上传，附件中每项付款需填写对应OA申请单号。（2）支票 支票不需上传附件，只在表体中填写付款事项，在备注中填写对应OA申请单号，由出纳填写支票号码。3.流程操作注意事项

流程审批的操作按正常的提交、审批或退回、归档的操作即可，实际的单据流转如下：

申请人提交申请经财务经理审批通过后，至出纳，出纳付款完成后，将付款申请单打印，交至会计人员进行账务处理，会计人员进行账务处理后审批，并进行归档。

（1）出纳将单据取回后，与会计人员进行交接。

（2）关于不确定金额支票，在出纳确认金额后，通知会计人员将确定金额填入付款申请单后，进行相关的做账，审批，归档操作。

四、JDE编码添加流程 1.定义

JDE系统中添加新的 Item Code 的申请 2.表单填写注意事项。

（1）物料属性

此项是指申请新代码的性质。

“新增”是指非工艺替代、非产品替代等未使用过的产品代码增加。“替换”是指除“新增”以外的其他所有物料代码的增加

（2）替换方式

此项是指替换后原代码产品的后续处理情况。

“替换”是指原物料产品如果有库存，则继续使用，直至库存未零。“不用”是指原物料不在使用，如存在库存，需进行报废处理。（3）原物料技术标准的确定

a.“是否有技术标准”如选择“是”且“是否需要修改标准”选择“否”，则后项显示的技术指标无需修改。

b.“是否有技术标准”如选择“是”且“是否需要修改标准”选择“是”，则需要填写后项列示的各项技术指标。

c.如选择“否”则必须填写后项技术指标

（4）如果所需添加的货物编码，为原有货物的替代编码时，库房处填写的原物料库存时需按即时库存数填写。

（5）物料代码类型

“临时代码”是指一次性采购的物料。“永久代码”是长期使用采购的物料。3.流程操作注意事项

流程审批的操作按正常的提交、审批或退回、归档的操作即可，实际的单据流转如下：

（1）“永久代码”必须有管委会成员批准方可建立，“临时代码”由部门经理/主管批准即可

（2）OA单据打印存档由财务部完成。

（3）为了合理安排工作时间，物料编码的JDE添加工作，将在每工作日下午3点后进行。

第三篇：OA办公系统文件办理流程

第三节 发文流程

本节主要介绍学院发文的各种规范化操作，包括发文拟稿、发文审批、文件印发、领导签阅、文件拟办、文件归档、文件分发等几个步骤。

2.1 发文拟稿

发文程序第一步是要进行发文拟稿，可以通过“左边工具栏”——“公文管理”——“发文管理”——“发文拟稿”进行发文拟稿的操作。如图3-1所示。

文字输入区

图3-1

注：如果上述操作后看不到“文字输入区”，出现“请安装OFFICE控件”的提示，请参考说明第一节1.4小节操作即可。

进入法文拟稿后就可以对文件进行拟稿操作，一般来说最好严格按照顺序要求进行填写相应的内容，特别是必须先填写“发文类型”和“模板”选择后再进行其他的操作，否则会造成拟好的文件消失的错误，请特别注意。如图3-2所示。

图3-2 发文类型：两办、教务处、科研设备处选择自己的发文类型，其他部门都选择“其他部门发文”。

模 板：每个发文类型只对应一个的模板，选择即可。

秘密等级：如果为“非密级”就选择“非密级”，也可以不选。但是不选的话任何人都可以到档案管理看到这份文件，而不需要任何审批手续。选择了“非密级”的话必须经过档案室审批才能借阅该份文件。因此最好选择“非密级”。

紧急程度：可以不填，如果紧急或者特级才填写。

发文机关：输入部门名称，注意：部门名称不要加“院”。如“院办公室”就是错误的。主送机关：主送机关就是表示这份文件是给哪个部门看哪个部门就是主送机关，主送机关不能写个人姓名，必须是机构名称。例如你这份文件是主送给“XX院长”的，你就不能直接把院长的姓名写在主送机关上，而应该写“学院领导”。一般来说，主送机关就是公文正文中的抬头，如图3-3所示，学院领导就是主送机关。

图3-3

抄送机关：除了主送机关外还需要抄送的其他单位。没有可以不填。附件名称：填写附件的标题，没有可以不填。

主题词：根据公文主题词表填写文件的主题词，每个词中间空2个格。

发文字号：选择发文字号，然后核对序号是否正确，一般来说，OA系统具有记忆功能。上次如果通过OA系统发了42号文，这次会自动生成43号，请注意核对。

共印几份：可以不填。档案室：必须选择“档案室”。

输入完上述内容后，就可以进行正文部分的排版了。一般来说，OA系统会根据用户前面所输入的内容自动生成文件模板，只需少许改动就可以生成一份规范的公文了。如图3-4所示。

“下载”按钮：可以把拟稿的文稿下载到电脑指定位置。

查询设置：设置文件归档后有权查阅该文件的用户范围。不选即默认为全体用户。

图3-4 注意：在输入正文和调整文件内容的时候，必须只能保留这一个窗口。例如当你拟稿的时候如有人用网络寻呼你，千万不能选择“回复”按钮，否则，所有的拟稿内容都要重新输入。如果拟稿中途实在有重要事情要用OA系统进行其他操作，也应该点击上方的“暂存”按钮，保存成功后再进行其他的操作。如果要再次编辑该文件，可以在OA系统首页的“待批事项”里打开文件进行编辑。如图3-5所示。

图3-5

文件拟稿完毕后点击“转部门领导”按钮转部门领导审批。如图3-6所示。

图3-6 选择提交领导后，可以在“办理提示”栏输入需要注意的问题。单击“确定”按钮。

2.2 部门领导审批

当拟稿人选择好部门领导点击“部门领导审批”后，发文程序进入“部门领导审批程序”。部门领导会在首页弹出该文件办理提示窗口，同时在“待批事项”里显示该文件名称。如图3-7所示。

单击文件名称就可以进入审批程序了，进入审批程序后应该对文件的各项内容进行仔细的校对检查，然后填写办理意见，最后选择相应当办理流程。如图3-8所示。

图3-8

图3-7 在看完文件的各项内容后并作出相应修改后（可以修改包括文号、标题、主送机关、主题词、正文、日期等各项内容），可以根据需要作出三种选择，如上图所示：“退回修改”、“转印发”、“删除”操作：

退回修改：如果拟稿人所拟稿件存在多处错误，没有达到发文要求，可以选择“退回修改”，把文件返回给拟稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件会出现在拟稿人首页的“待批事项”内。转印发：如果文件没有什么错误达到发文要求，同意印发文件可以单击“转印发”，然后选取一个“印发人”，单击确定。如下图所示：

删除：如果文件不需要印发了，也无需再退回拟稿人，可以点击“删除”按钮删除该文件。打印：可以把文件的正文部分打印出来校对。

印发前，部门领导可以对文件各项内容进行修改，每次修改都会在OA系统中留下“修改痕迹”，可以进行修改前后的对比，如果不需要看修改痕迹，可以选择“隐藏痕迹”按钮，如下图所示：

图3-10

图3-9 2.3 印发文件

当部门领导审批同意转印发后，指定印发文件的用户便可以收到系统办理提示的寻呼并在首页的“待批事项”中显示文件的名称。如图3-7所示。

注意：印发文件的用户无权更改任何文件内容的信息。所以上一步部门领导审批的操作务必检查校对好文件。印发文件这一步骤是整个发问流程中最复杂的一步操作。因此建议各部门指定一名专人负责此项操作，以免出错。印发文件操作之前必须搞清楚文件印发的几个类型：

1、发文需要院领导签阅意见

2、发文需要其他中层部门领导签阅

3、发文属于部门内部事务，不再需要任何人签阅

4、发文只需要部分人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见 单击首页“待批事项”中的文件名后，以上4种类型的操作分别如下：

（1）需要院领导签约意见的发文选择“转院领导意见”，根据学院公文处理规定，单击“转院领导意见”后文件发送到院办，院办根据文件内容转院领导签署意见。如图3-11所示。

图3-11（2）发文只需要其他中层干部或其他部门人员签阅意见可以单击“其他部门阅办”，然后在弹出的对话框中选择需要签阅该文件的用户的姓名，同时还可以填写“办理提示”（也可以不填写），最后单击确定按钮提交。注意：不能在该对话框中选择提交给院领导。如图3-12所示。

图3-12 当单击确定按钮提交后，文件就会提交到所选用户的系统中，当所选用户看完文件或已经签署意见后，印发文件的用户可以通过“部门阅办情况”查看你所提交用户签署的意见。如图3-13所示。注意：一般情况下要等所有需要签阅意见的其他用户都签阅意见后才能点击“完成归档”，如果提前点击“完成归档”，那其他用户就不能再签署意见了。

图3-13

当提交的所有用户都阅办完以后，点击“完成归档”进行存档。存档以后的文件可以在个人的“发文管理”中查阅、打印，也可以在“档案管理”中查阅、打印。

（3）发文是属于部门内部的日常事务，无需其他部门和院领导签阅意见。这时可以直接完成归档操作，单击“完成归档”。如图3-14所示。

图3-14(4)分发文件：发文需要他人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见，只是阅读的过程，这就是分发。分发文件在印发文件过程点击“完成归档”（上述第三点的操作）归档后，弹出的对话框中单击“分发”，选择分发范围，单击确定。如图3-15所示。分发文件不会影响文件的存档过程。

图3-15 注意：即使文件已经存档，如果发现还需要其他人阅读该文件，也可以在“左边工具栏”——“公文管理”——“发文管理”中选择该文件打开，然后选择上方的“内部分发”，选择分发范围即可。如图3-16所示。

以上是发文的基本操作流程，也是行政部门常用的操作流程。下面介绍下办公室拟办和院领导签阅意见的操作。

图3-16

2.4 办公室意见

如果部分发文时选择了“转院领导意见”提交后，文件即转到院办办理，院办根据文件内容单击上方的“转学院领导”，选择一名领导后提交即可。如果文件不符合要求，或者没有办理的必要性也可以选择上方的“退回”按钮，把文件退回到“文件印发”的流程重新办理。

2.4 学院领导意见

院办公室提交文件后转到学院领导办理，院领导阅读文件签署意见后单击“转办公室拟办”提交即可。也可以点击“打印”把文件输出。

2.5 办公室拟办

办公室接到院领导签阅意见后开始拟办领导意见，在窗口上方选择“部门拟办”，选择拟办部门名称后单击“拟办确定”即可。

2.6 各部门办理文件

各部门中层干部如果接到院办拟办的文件，可以查阅文件后签署意见，并单击“拟办完成”即可。注意：如果拟办完成不能点击的时候才能点击“最后归档”按钮。

2.7 查阅文件

如果用户想查阅学院各部门的发文，可以到“左边工具栏”——公文管理——档案管理中选择文件的分类进行借阅查询。

第四篇：OA办公优点

OA网络办公优点

现在大多数公司虽然已经使用电脑办公，但仍然停留在较低水平，各种工作审批、工作流转办理仍然采用纸制方式，没有充分发挥网络的优势，没有统一的信息交流平台和协同工作平台，信息传递速度慢、不统一，效率低下。

目前的办公方式存在的问题主要表现为：

1、单位内部文件流转仍然采用传统纸质方式，传递缓慢，效率低下；

2、领导经常出差在外，文件流转、工作审批困难，文件待批造成管理效率低下，管理行为滞后；领导出差回来，众多手持待批文件人员在门口排队等候。因为时间紧，许多事项来不及仔细研究，草草批复；领导签批的文件，事后查阅困难；

3、无法跟踪进展情况；

4、办公流程不透明，职员和部门主管的职责不够明确，例如有的职员拿到文件不知道该给谁签字或审批，很多事项不能按规则办理；

5、纸张消耗大，如各种打印，传真纸的大量消耗，办公开支大，管理费用高；

使用网络OA办公系统的主要优点体现为：

1、加速信息流转，节约办公时间，随时随地都可办公。无论您身在何处，通过统一的信息化平台都能让您感觉和同事在一起，使大家方便快捷进行工作中的交流与讨论，实现内部的日常协同办公，使单位的个人与个人之间，部门与部门之间，形成紧密有机的统一结合。

2、合理统筹高效开展工作。缩短沟通距离，节约更多的时间和精力让工作人员集中到更重要的事情上来。各级领导可利用空闲时间安排自己一天需完成的工作，根据需办事宜的重要程度来安排自己的工作，以免在工作中不断的被一些非紧急事宜困扰。

3、快速准确查询文件资料。实行电子文档管理，方便快速查找阅读相关文件，及时为决策提供参考。

4、方便交流与沟通。多种途径多种方式使各级管理者同工作人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给单位发展带来的羁绊。

5、监控工作进度，掌握工作状态。及时有效监控各部门工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错。系统将记录每个工作完成流转监控状态。

6、明确职责，增加责任感。明确赋予各岗位的权限，任何人都不可越权处理工作，各自责任明确，落实到人，查有所据；杜绝工作中由于职权不明出现扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。

7、节约纸张，节省时间，减少差错。相关资料的发送，任意指定收信人，直接传送给所需人，而无需任何中间环节，无需打印出发给相关人员，缩短办理时间，节省办公开支，减少差错率，提高整体工作效率。

8、节约电话费、传真费用。减少管局与农场间业务电话联系费用。

9、充分利用硬件资源。利用各单位现有计算机和网络资源，真正意义上实现无纸化办公，减少办公费用，提高办公效率，不仅仅是停留在最初简单的打字文字处理、文件共享、上网阶段，而充分发挥了使用计算机的实质意义。

东营东大创远软件有限责任公司 0546-2913197

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第五篇：OA办公系统

OA办公系统

任务一

登录、个人设置、日志、备忘、沟通

一、登录

今目标的三种登录方式，分别是PC客户端、浏览器端及手机客户端。三种方式可以单独使用，也可以配合使用。管理员与普通用户的登录方式相同，每个人使用各自的帐号及密码登录。

（一）浏览器登录

在浏览器中输入网址：http://www.xiexiebang.com，单击网页右上角的登录，输入给定的用户名和密码，点击登录，即可进入“管理信息系统”课程首页。

（二）客户端登录

在今目标首页，点击“下载客户端”，可下载桌面客户端和手机客户端，安装之后，输入用户名和密码，即可登录。

二、个人设置

进入到企业工作平台后，为保证您的帐户安全，应首先进行密码的更改。为了方便后续登录和使用，还可以进行手机及邮箱的绑定设置。

1、手机绑定 通过个人设置的个人信息栏目，将手机号码输入到移动电话一栏中就视为绑定成功。手机绑定的好处是可以使用手机号作为登录帐号来进行登录，同时也可以方便后续使用短信功能。

2、邮箱绑定

邮箱绑定后可以作为登录帐号使用，同时还可以用于找回密码及接受系统提醒。在个人设置-个人信息栏目中，将自己的邮箱地址输 入在电子邮箱一栏中，并点击“申请绑定”，系统会给您的邮箱发送一封确认邮件，当您通过了确认邮件的认证后视为绑定成功。可参照上图。

三、通讯录

通讯录是每家企业必不可少的联系工具，大部分企业还在使用着纸质通讯录或者如 Excel 制成的通讯录，遇到人员增减或者信息更新，都给企业通讯录的管理和维护带来一定的困难。

今目标平台中的通讯录模块是针对企业内部联系人的网络通讯录，能够清晰的根据企业组织结构展示成员的联系信息。

1、通讯录的生成

今目标中的通讯录是随着组织结构的建立和人员的添加自动生成的，无需专门创建。新员工入职、岗位发生变化时只需要由管理员来统一修改，就可以同步更新到企业通讯录中。个人修改了自己的手机号和Email 后，通讯录中也会即时更新。并且桌面客户端、手机客户端和邮件通讯录等相关联系人信息都会即时同步更新，无需重复修改。

目前通讯录只限于企业内部联系人，还无法添加外部联系人信息。

2、查找通讯录

除了在企业通讯录模块下查看联系人信息，在可以通过桌面客户端的联系人头像、手机端组织结构列表和项目事件等具体工作页面快速查看企业成员电话、邮箱等信息。

3、快速通讯

在企业通讯录模块下，点击企业成员姓名后会出现员工资料弹出框，此时再点击姓名并在下拉菜单中选择“发消息”或“发邮件”，可实现与联系人的快速通讯。

四、日志

日志不仅可以帮助员工养成良好的工作习惯，同时也是替代口头汇报工作方式的一种实用工具。完整的一篇日志包括：今日计划，工作记录和工作小结。

工作开始之前先明确一天的工作内容，这样可以避免被无关工作分散精力，影响目标的达成。

开始工作后可以分时段的记录下工作内容，工作中遇到的问题以及想法，这样有助于帮助我们回顾工作是如何被完成的，同时也方便管理者了解情况。

一天工作结束之前，利用小结整理一下工作中的经验和教训，日积月累形成自己的资源库，在年终进行工作总结时也可以作为参照。

秉承日事日毕的原则，当天的工作日志隔天后将不允许进行编辑。如果有需要，可以通过“补充日志”进行追加。

五、备忘

工作中您可能需要随时记录下自己的一些想法，同时也想将这些想法共享给其他人了解，也许还会 希望在某一个时间可以提醒到自己或者他人。可使 用“备忘”功能。

如何使用备忘

您可以给自己建立备忘，同时也可以将备忘共享给平台中的其他人。设置共享后，系统会给共享人自动推送一条系统消息，提醒对方及时进行查看。

对备忘还可以设置时间提醒，到设定的时间后可以通过即时消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、沟通

今目标中的沟通功能主要应用于企业内部的沟通，具有即时、多使用方式、沟通记录永久保留等特点。

您不用再担心换了电脑和工作地点后找不到沟通记录的情况发生。沟通中汇集了短信，广播，多人会话，语音视频等常用沟通工具，充分满足了企业日常工作中的沟通需求。

桌面客户端，手机客户端和浏览器端均实现了沟通功能，以下主要以浏览器端进行介绍。

1、如何进行沟通

通过今目标平台沟通模块下的沟通打开会话页面，并设置为登录状态。只有在登录后才可以看到组织结构成员并进行在线会话。

在线会话的使用方式与常用的其他即时通讯软件相同，不同的是您的沟通对象只限于企业内部同事以及指定的友好企业联系人。目前实现了一对一会话和多人会话，其中多人会话需要参与人是在线状态才可进行。

2、发送广播消息

广播消息是一种消息的发送形式。与在线会话相比，广播消息不需要接收人是在线状态，可以任意选择企业内部的联系人或部门作为广播接收人。对于重要的广播消息可以设置为要求对方回复确认，对方收到后需要给发送人一个回执，否则会一直提醒接收人有一条未读消息。

3、发送文件

在浏览器端发送文件是服务器转发的形式，也就是说所传送的文件会在服务器保留备份，您可以在系统文档中看到自己传送过的文件，并且不允许删除。

如果您不希望在服务器上保留备份，可以选择使用桌面客户端的文件直传。

4、查看沟通记录

使用今目标所产生的沟通记录将永久保留，并不允许删除，您随时可以通过“我的沟通”来查看历史沟通记录。

默认情况下自己只能查看与自己相关的沟通记录，在具有“部门沟通记录查看权”的情况下，还可以查询职权范围内其他人的沟通内容。

问题：

1、可以将备忘共享给别人吗？如何共享？如果能共享，可通过哪几种方式通知共享人？

2、在备忘提醒中，可以每天提醒吗？提醒频率有几种？

3、通过web网页，沟通的形式有几种？其中广播消息所有人都能收到吗？

4、在客户端，可进行离线传送文件吗？传送文件时，有几种传送方式？

5、你的沟通记录，哪些人可以查看？ 任务二 文档、审批、主线

一、文档

企业中的工作文档往往分散在不同的地点，不同的人员手中，由于缺少系统化的管理，这些资源往往得不到有效的利用。使用今目标中的文档可以对工作中产生的电子文档进行管理，所有上传到今目标平台中的文档都会汇集在文档模块下，平台中提供了多项查询条件供企业对这些文档查找和利用。

文档模块下共包括三部分功能：系统文档、最近的文档和企业文件柜。

（一）企业文件柜

如果您希望对电脑中的电子文档进行分类管理，并且希望在任何地点都可以使用这些文档；如果您有一些文档需要与其他成员分享；如果您有一些文档需要版本化管理，都可以使用企业文件柜功能。

企业文件柜需要您将本地的文档主动上传到文件柜中。需要注意的是，业文件柜中上传的文档不会出现在系统文档中，并且允许删除。

企业最多可以建立 100 个文件柜，您可以按人员、按部门或者按项目建立文件柜，并可以对每个文件柜单独添加不同的成员以及赋予不同的操作权限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理权的情况下可以建立文件柜，通过我的文件柜旁边的“管理”进入，选择“新建文件柜”。

建立文件柜时需要选择这个文件柜中的参与人，也就是可以看到这个文件柜的人员，同时对他们的权限进行设置，通过权限来控制在文件柜中的操作。

2、企业文件柜的权限说明

只读：对文件柜中的文件只能下载查看，不能往文件柜中上传文件和删除文件。

读写：除可阅读文件外，还可以向文件中上传文件和删除文件。

负责：可以对所负责的文件柜进行管理，包括删除文件柜以及对文件柜中的成员进行删减和调整权限。

通知：通知不是权限，勾选后会向当事人发送一条通知消息。

文件柜管理权：该权限需要在职务权限中赋予，拥有此权限后可以创建文件柜，并且对所有已建立的文件柜都可以进行删除和编辑的操作。

3、上传文件

进入到已建立的文件柜，在该文件柜中具有读写权的情况下可以通过“上传文件”按钮来上传文件。也可以建立文件夹，在文件夹中上传文件。

二、审批

企业中传统的审批是采用手工签核的方式，申请人需要拿着各种文件、单据往返于多个部门等候签字盖章。遇到签核人外出，一份申请可能要搁置十天半月才能结案，管理者出差归来，往往有一堆的单据需要签核处理，效率十分低下。

今目标中的审批是网络化的审批工具，可以满足企业多项审批需求，并且过程简单，不过度依赖流程，能够有效的提升工作效率。

1、审批申请

企业中的任何人都可以建立申请。您可以直接选择申请类型建立自由审批，也可以选择已经设置好的审批流程，在申请类型中目前只能使用系统中给出的类型。

申请内容需要由申请人手工输入，与传统的表单式审批相比更具有灵活性。如果企业中有规范的电子表单，也可以通过附件上传到申请中。

在不使用审批流程的情况下，需要由申请人来指定审批人，并且只能指定第一级的审批人，下一级的审批人需要由第一个审批人在给出“同意”意见后再进行选择。

使用了审批流程的情况下，系统会将该流程涉及到审批人自动显示出来，当第一级签核结束后会自动转到下一级审批人签核。但需要注意的是，当审批流程中的级别设置为某一职务时，系统会将隶属于该职务下所有人员显示出来，需要申请人或者审批人从中选择需要进行审批的人员。

申请提交后，系统会给审批人推送一条消息，告知对方目前有待审批的申请。申请人可以随时打开申请查看审批进度。

2、修改申请

审批申请提交后将不能撤回和删除，如需要修改则需要审批人选择“不同意”后返回到申请人处进行修改和再次提交。

3、批复

审批人收到系统提醒后，进入到“我的审批”中对待处理的申请进行审批。在给出“同意”意见后，可以继续选择审批人，如不继续选择审批人，则此申请完成，返回到申请人处。如选择不同意，该申请也会退回到申请人处。

4、归档

已经建立的申请不允许删除，可以通过“归档”将已建立的申请保存在“已归档”栏目下。并且，只有申请人才可以进行归档的操作，在归档时可以作一个简短的归档说明。

5、抄送

对于既不是申请人，也不是审批人，但需要了解到这个审批过程的人，可以通过“抄送”的方式来达到目的，申请人和审批人都可以进行抄送，被抄送人可以通过“抄送给我的”栏目下进行查看。

三、主线

主线是今目标中的独有功能，通过主线可以将今目 标平台上分散在不同参与人，不同功能模块下的信息统一汇集在一条主线下，在团队成员之间进行信息共享，让参与人了解到事情发展的来龙去脉。情景一：有些工作内容只发生在某个人或某些人之间，作为非直接参与人无法很直观的了解到事情的进展情况。

情景二：处理同一件工作使用到了多个功能模块，例如：邮件，沟通，审批……，这些信息分散保存，无法将同属于一件事情的信息汇总到一起。

（一）新建主线。

方法与建项目类似。首先通过“添加主线”建立一个主题，并选择加入到此主线中的参与人，主线中后续引用的内容对参与人都是可见的。

如需要提醒到参与人，则提交主线前应勾选“通知参与人”。主线创建后，接下来建立工作框。工作框可以建立多个。

工作框建立后，通过点击工作框的 展开可引用的模块图标，将自己平台上的内容以及自己职权范围内可见的内容引用到当前的主线中，主线所有的参与人都可以引用内容。

需要注意的是，引用时要 先选中一个工作框，这样被引 用的内容才会出现在该工作框下。目前可引用的模块中备忘和文档是允许新建的，也就是您可以在主线下直接新建备忘

或从本地上传一个文档到主线中。（如下图）

对于被引用的内容可以进行编辑和删除，参与人可以进行回复并提醒到相关人，以此实现了信息共享和交流的目的。

问题：

1、企业文件柜中的所有文件，管理员都可以删除，对还是错？

2、文件柜中可以建几级文件夹？

3、某公司员工，申请审批时，选择自由流程，他可以选择几个审批人？

4、总经理在审批员工发来的申请时，可以添加附件吗？

5、哪些人有审批设置的权限？

6、公司小王发出审批申请之后，发现写错了，可不可以再重新修改申请或撤销申请？

7、什么人可以建主线？主线的作用是什么？主线可以分级吗？

8、在主线的工作框中，哪些内容可以本地引用？

任务三 项目、任务、知识

一、项目

建立项目需要具有“新建项目权”，所以只要用户的职务中具有此权限都可以建立项目。管理员可以根据企业实际需要将此权限赋予给对应的职务即可。

（一）新建项目

各项目负责人都具有创建项目的权限。创建过程：

1、选择“项目”

2、点击“新建项目”

3、进入如下界面填写项目名称、项目编号（MIS00X）、项目描述、开始时间、完成时间、进度、负责人（默认为创建人）、参与人。如下图：管理信息系统项目。

注：参与人，可选一个或多个本班同学。

4、提交后，系统将会给所有的参与人发送一条系统提醒。

5、建好项目后，如果项目中有人员变动。可以点击打开本项目，选择“人员”选项卡，可删除或添加参与人。

（二）分配项目

如果您只是项目的创建人而不是负责人，可以通过“分配项目”来重新指定负责人。

此操作需要具有项目管理权，在拥有此权限的情况下，即使不是您创建的项目也可以进行“分配项目”的操作。

（三）建立子项目

当需要完成的工作周期较长，或者有多项工作任务及多个负责人时，可以在项目中建立子项目。将工作拆分成若干个阶段性的工作，有助于目标的达成。

只有负责人才可以建立子项目，每个子项目都可以设置不同的负责人，根项目的负责人有权利变更子项目负责人。

（四）项目协商

对项目执行过程的掌控决定了项目的成败，从很多案例中可以看出沟通不畅是造成项目失败的关键因素。例如，项目进行中已经出现了问题，但执行者没有主动上报，或上报流程太繁琐，往往收到处理反馈时事情已经到了无法解决的地步。

项目中的协商就是针对这一问题提供的解决方案。通俗来讲，协商就是“挂问题”，项目所有参与人都可以发表协商，将执行中的各项问题或者进度等进行汇报，提交后协商内容会通过系统提醒自动推送到负责人及所有参与人眼前，在第一时间获知最新进展及给出相关反馈。

（五）项目文档

项目在执行过程中会产生大量文档，通过项目文档，可以将属于同一项目的文档汇集在一起，方便参与人调取查询。

项目参与人员，选择“文档”选项卡，点击“添加文档”，可上传跟本项目有关的文件。

（六）项目活动记录

活动记录是指这个项目从开始到结束所有的操作动作，记录了项目所有参与人在项目中所进行的操作。通过活动记录，可以看到谁在什么时间进行了哪些操作。

（七）撤销项目

项目建立后就不允许删除，只能进行编辑或撤销。撤销后的项目或子项目将不显示在项目列表中，可以通过“状态过滤”出已撤销的项目，并进行恢复。

二、任务

除了那些需要多个部门协同、执行周期长、内容复杂的大项目工作，在企业中，还有大量常规工作以及临时的小任务等需要管理和分派。对于这种较轻量级的工作，就可以使用任务工具来完成。特别是很多的管理者总喜欢口头式的派发工作，由于没有记录，双方沟通不畅导致任务完成却不是管理者期望的那样，使用任务管理就可以很好的解决这些问题。

（一）派任务

通过任务管理，可将常规工作以及临时的小任务派发给某参与人。当有一件工作需要来完成时，就可以通过“派任务” 创建一张任务表单。要求创建人将需要完成的工作内容及需要 达成的结果进行描述，并为该项任务选择完成的时间点及负责人等。

操作步骤：

1、选择“任务”选项卡

2、点击“派任务”

3、提交后，该项任务为待接收状态。任务中的负责 人将会接收到来自系统的一条提醒消息，告知当前 有项任务由自己负责来完成。

4、负责人进入到该项任务页面后，可以选择“接收任务”或者“拒绝任务”。接收任务后，该项任务显示为进行中状态，表示该项任务正式开始执行，系统将自动提醒任务创建人和参与人。选择拒绝任务后，该项任务直接退回到创建人处。

（二）执行任务

任务的执行过程可以通过“添加任务事件”来进行记录。

对于执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题，可以通过任务中的“讨论区”快速发起参与人之 间的主题讨论，提交的内容会自动保存在讨论区中，方便日后对该项任务的查询和回溯。

任务过程中会产生各类文档，为了便于管理和查 找，通过“文档区”来保存与此项任务相关的所有文档。

在“任务看板”下会按时间先后顺序显示关于此项任务的所有活动项，汇集了来自任务事件、讨论区和文档区的所有内容。

（三）完成任务

任务完成后，需要由负责人来进行任务总结并且完 成“提交完成”的动作。提交后，该任务为待审核状态，需要由任务的创建人“处理审核”。任务创建人可以给出“同意”或“不同意”的意见，如同意则任务完成，不同意则重新退回到负责人处继续进行。

（四）撤销任务

任务创建后不允许删除，只能由任务创建人进行撤销的操作，任务撤销后将不允许其他人再向任务中添加内容，已撤销的任务允许“恢复任务”。

三、知识

企业在长期的经营过程中积累了不少的智慧和经验，但由于缺少规范的收集整理，这些宝贵的知识财富都没有得到很好的利用，以至于造成了企业中人员离职经验流失，相同的错误重复出现等问题。知识模块就是帮助企业来构建企业的知识库，实现知识的沉淀、共享和学习。

1、知识库管理

在使用知识前，应先设计好知识库的架构，根据企业需要的知识和已有的知识建立知识库中的分类和标签。方便后续新建知识时可以准确的提交在对应的分类下，便于查找和管理。

知识的分类最多可建立五级，在一级分类下可以创建知识标签，用于区分知识类别。当知识分类中已经存在知识点时分类是不允许删除的，有下级子分类时上级分类也是不允许删除的。

2、提交知识

默认企业中的所有成员都可以通过“我的知识”来新建知识，提交后则需要企业中具有知识审核权的人审核后才能发布，如果企业将知识设置为不需要审核，则直接提交到知识库中。

您可以在“我的知识”页签下查看处于各种状态的知识。需要注意的是，只有已拒绝和草稿箱中的知识可以删除，否则只要发布成功的知识都不允许删除，只能编辑和撤销。

除新建知识外，在今目标平台的评阅日志、计划，项目协商，论坛等模块下的内容也可以通过“加入知识”按钮快速的添加到知识库中来，不漏掉任何的知识资源。

3、审核知识

当企业的知识发布设置为需要审核时，则具有知识管理权的成员将负责审核知识的发布。在“审核知识”页签下显示待发布的知识，管理员可以对知识进行发布或拒绝的操作。

问题：

1、哪些人有创建项目的权限？

2、建好的项目能不能删除？

3、公司总经理让手下小王建了一个项目，但总经理想看到整个项目的进展情况，小王该怎么做？

4、如果项目中的某个参与人，在工作推进过程中遇到了问题，他该使用项目中的哪个功能？

5、项目中的资料或文档应放在哪里？

6、如果要修改项目中的参与人员，在哪修改？

7、公司总经理让手下小王派任务给小李，但总经理想看到整个任务的进展情况，小王该怎么做？

8、任务可删除吗？

9、任务执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题，通过什么进行？

10、任务事件的作用是什么？

11、修改任务中的参与人应怎么做？

12、哪些人可以派任务给别人？

13、今目标的哪些模块内容可以加入知识库中？

14、知识库中的内容是不是所有人都可以看到？