公司档案优化设想方案（推荐阅读）

第一篇：公司档案优化设想方案

公司档案优化设想方案（计划）

公司档案是指自从公司创建以来，在生产经营过程中形成的具有保存价值的、真实记录和完整的文字性、图片声像等所有资料，细分包括生产、经营、财务、行政等类目下的各类文件资料。

档案管理工作非常重要也非常烦琐，硬件上也必须要达到“八防”，同时要求由专门独立的档案室和专人专管，就公司档案优化从以下几点谈谈工作设想和实施计划：

一、文档的分类

做好档案管理工作，我认为确定分类是第一步，参考国家档案局制定的分类标准，结合公司实际将公司所有档案分类为五大类：文书档案、科技档案、财务档案、人事档案和电子声像档案，再针对这五大类明确划分范围，可分为一、二、三级类目（详细分类参见附件），如下：

文书档案：

（1）党群工作类：党总支规范化建设实施方案、党总支简介、党总之各类制度、工会章程、工会管理制度；

（2）行政管理类：行政公文（红头文件）、行政管理制度、薪资管理制度、职能职责、绩效管理制度、人事管理制度、安全管理制度、环保管理制度、体系管理；

（3）经营管理类：发展规划、年度工作报告、年度预算、项目管理、物资管理等；

（4）生产管理类：研发项目规划书、技术标准、产品标准、质量手册（程序文件）、生产标准化、科技管理、产能标准化、工装设备文档、及生产管理相关的合同等；

（5）后勤管理类：工程维修、后勤福利、安全生产管理、环境保护、基建管理、设备管理及相关合同等。

科技档案：

（1）产品材料：技术文档、各种任务书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等；

（2）科研材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、专题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书、专利证书（复印件）等；

（3）基建材料：各项目合同、报建资料、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图纸及各类检测报告等；

（4）设备文字材料：特种设备等各种设备的各类合格证明、检测报告、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等。

财务档案（会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等）：

１、会计凭证类： 记账凭证；收据存根；

２、会计账簿类： 现金日记账；银行日记账；总账；收、支明细账；固定资产明细账；材料物资明细账；

３、会计报表类：年度会计报表、预决算；会计月报、季报； ４、其他会计资料类：工资汇总表、名册、调整通知；会计档案移交清单；会计档案保管清单；会计档案销毁清单。

人事档案：

员工的招聘、履历、培训记录。电子声像档案：

计算机软件、活动照片、周年庆录像片、磁带、磁盘和光盘、缩微胶片、电影胶片、录音磁带和唱片等。

二、文档的编号

一个完整的档案应该有全宗号、案卷号、分类号、目录号等，主要是方便管理也方便检索查阅，因此，公司档案在分完类目后，就应明确一个完整的编号。全宗号是针对政府机关等需将档案移交至档案馆所编的号，目前我们公司不适合，可以暂时忽略全宗号，但应确定案卷号、分类号和目录号。

建议案卷号以大类为起始号编排，该大类最后一件为终止号，比如文书档案里又有5个分类，这5个分类同属于文书档案共有100件案卷，那么案卷号就在这一大类里从1号往后排，一直排到最后一件100，下一个大类的又从1号往后排，直到该大类排完为止，以此类推。分类号可延用当前公司正在使用的分类号，比如技术文件里的包装图样、工艺文件、操作规程等就可继续用原先的分类号（参见公司原先的文件和档案管理制度），行政公文也可继续用原分类号，这一块只要再次确认就行。目录号指的是每个档案盒的编号，编号有二种，一种可按大类编号，比如文书档案共有6盒，科技档案共有3盒，那么文书档案的目录号为1-6，科技档案的目录号为1-3；另一种是所有档案只用一个目录号排序，比如公司5大类档案共有100盒，那么目录号则为1-100，以后要增加直接往后排序号，但相对来说常用的是第一种，这样对该大类的档案盒一目了然。以上全宗号、案卷号的编排除了方便检索外，还有一个重要的作用是通过查看是否有断号或缺号能快速发现是否有文件资料遗失等。

三、档案的收集和装订[完成时间：

在对档案分类及编号都确定了之后，就是对所有档案资料进行全面收集，做到应入档的所有资料不得遗漏，不需入档的不额外归档。在收集过程中往往是某一项工作结束后就应及时对该项资料进行完整性收集并做好记录，尚未完成的工作待结束后再收集，最后以年为单位集中对所有资料进行分类装订。待装订的文档资料应有卷内目录、立卷时间、保管期限、检查人（文档管理部门负责人）、立卷人（档案管理员或装订人员），统一的标准封面并打孔线装（装订前应将装订针等金属物取出，否则时间一长金属会生锈，对文档造成破坏，线装能长久保存且不易使装订的文件掉落遗失）。结合公司实际情况，需装订的文档有文书档案、部分科技档案、财务档案和人事档案，其中技术文档因时常会有替换文件，故暂不纳入装订范畴。所有的文档装订完毕后，应将文档归类并按顺序开始编号，统一装盒存入指定位置，制作全引目录或在往年的全引目录后继续添加。

第二篇：***公司2004年档案工作总结及2005年档案工作设想

***公司2004年档案工作总结

及2005年档案工作设想

2004年是公司认真学习十六届四中全会精神，加快各项基础建设，改革发展取得丰硕成果的一年，也是公司档案工作加大力度，加快发展，大步迈向规范化、制度化、现代化、科学化的一年。这一年里，在公司各级领导的高度重视下，在各单位、部门的大力协助下，经过档案室全体人员的共同努力，公司档案工作取得了实质性进步和阶段性成果。回顾一年来，我们主要做了以下工作：

一、积极宣传贯彻《档案法》，进一步强化法制观念

依法治档是档案管理的基本手段。为了宣传、贯彻《档案法》和《档案法实施细则》，我们采取多种形式，广泛、深入地向公司干部职工进行宣传，切实增强干部职工的档案意识。与此同时，我们征订《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案法》宣传挂图下发到基层站段，要求各单位认真组织学习，并充分利用广播、板报等形式开展《档案法》宣传活动。通过形式多样的活动，使公司干部职工对档案知识和档案工作有了一定的了解，从而进一步强化了职工的档案法制意识。

二、领导高度重视，将档案工作纳入企业管理

1、改善硬件设施。为了促进公司档案工作目标管理，公司领导高度重视，将档案管理纳入公司的建设和发展规划，花大力气，对档案室300余平方米的档案库房进行了更新改善，安装了铁门、铁窗，增添了铁柜及办公设施，配置了防盗门、密集架、抽温机、缝纫机等设备设施，基本达到了档案室“七防”的要求。

2、加强检查部署。公司领导对档案工作要求严格，先后多次在会议上对档案工作进行了部署，并在会后对落实情况进行了督查，保证了档案工作部署安排的贯彻落实。办公室坚持利用交班会，对档案工作进行布置、检查，及时发现档案工作中存在的问题，并积极采取措施，切实解决了档案管理工作中存在的实际困难。

3、保证经费支出。在承担十分繁重的还本付息任务，资金极为紧张的情况下，公司为文书档案和科技档案投资***万余元，购置了**台计算机，2台打印机，1台扫描仪，另外还拨付***余元，作为档案法宣传的活动经费。

三、狠抓档案基础工作，确保案卷质量

档案业务基础工作建设是档案部门最基本的工作，是实现为铁路建设发展服务的基本条件。为了使档案工作规范化、标准化，文书档案按照集团颁发的《文书档案管理标准》，科技档案按照《科技档案分类编号办法》和《基建、大修工程竣工文件编制办法》进行操作，确保了文书、科技档案案卷质量。为了保证档案资料完整、准确，我们从文件的收集入手，对一年来的文件、合同、协议、纪要进行分类整理，归档立卷，做到档案资料规范化、标准化。在这一年里，我们集中精力，优质高效地完成整理科技档案***卷、文书档案***卷、会计档案***卷、实物档案***卷。

另外，今年公司实行机构改革，对档案人员进行了调整，在公司领导和办公室及有关部门的高度重视下，档案室顺利实现了新老档案人员交替和全部档案的移交。

2005年档案工作的总体要求：高举邓小平理论伟大旗帜，以“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻党的十六届四中全会精神，大力加强档案部门作风建设，坚持为公司大局服务，坚持依法管理档案事业，进一步加强档案信息资源建设和队伍建设，努力使公司档案工作迈上新台阶。

2005年档案工作的设想：

1、积极拓展档案工作的深度和广度。以落实十六届四中全会精神为契机，狠抓作风建设，深入实际，注重实效，重点为各级领导决策服务、为各部门工作服务，切实提高服务水平，更新服务观念，创新服务机制，使档案工作更好地为公司的改革发展服务。

2、加强国家档案资源建设。依法将接受范围内的档案接受进馆，实现档案管理移交接受工作的法制化、规范化。在加强档案管理的同时，进一步加强档案馆库建设。加强档案基础业务建设，提高档案工作质量和管理水平。重点抓好机关档案质量，实现档案整理规范化、目标

第三篇：---公司XX年档案工作总结及XX年档案工作设想

***公司XX年档案工作总结及XX年档案

工作设想

***公司XX年档案工作总结

及XX年档案工作设想

XX年是公司认真学习十六届四中全会精神，加快各项基础建设，改革发展取得丰硕成果的一年，也是公司档案工作加大力度，加快发展，大步迈向规范化、制度化、现代化、科学化的一年。这一年里，在公司各级领导的高度重视下，在各单位、部门的大力协助下，经过档案室全体人员的共同努力，公司档案工作取得了实质性进步和阶段性成果。回顾一年来，我们主要做了以下工作：

一、积极宣传贯彻《档案法》，进一步强化法制观念

依法治档是档案管理的基本手段。为了宣传、贯彻《档案法》和《档案法实施细则》，我们采取多种形式，广泛、深入地向公司干部职工进行宣传，切实增强干部职工的档案意识。与此同时，我们征订《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案法》宣传挂图下发到基层站段，要求各单位认真组织学习，并充分利用广播、板报等形式开展《档案法》宣传活动。通过形式多样的活动，使公司干部职工对档案知识和档案工作有了一定的了解，从而进一步强化了职工的档案法制意识。

二、领导高度重视，将档案工作纳入企业管理

1、改善硬件设施。为了促进公司档案工作目标管理，公司领导高度重视，将档案管理纳入公司的建设和发展规划，花大力气，对档案室300余平方米的档案库房进行了更新改善，安装了铁门、铁窗，增添了铁柜及办公设施，配置了防盗门、密集架、抽温机、缝纫机等设备设施，基本达到了档案室“七防”的要求。

2、加强检查部署。公司领导对档案工作要求严格，先后多次在会议上对档案工作进行了部署，并在会后对落实情况进行了督查，保证了档案工作部署安排的贯彻落实。办公室坚持利用交班会，对档案工作进行布置、检查，及时发现档案工作中存在的问题，并积极采取措施，切实解决了档案管理工作中存在的实际困难。

3、保证经费支出。在承担十分繁重的还本付息任务，资金极为紧张的情况下，公司为文书档案和科技档案投资***万余元，购置了**台计算机，2台打印机，1台扫描仪，另外还拨付***余元，作为档案法宣传的活动经费。

三、狠抓档案基础工作，确保案卷质量

档案业务基础工作建设是档案部门最基本的工作，是实现为铁路建设发展服务的基本条件。为了使档案工作规范化、标准化，文书档案按照集团颁发的《文书档案管理标准》，科技档案按照《科技档案分类编号办法》和《基建、大修工程竣工文件编制办法》进行操作，确保了文书、科技档案案卷质量。为了保证档案资料完整、准确，我们从文件的收集入手，对一年来的文件、合同、协议、纪要进行分类整理，归档立卷，做到档案资料规范化、标准化。在这一年里，我们集中精力，优质高效地完成整理科技档案***卷、文书档案***卷、会计档案***卷、实物档案***卷。

另外，今年公司实行机构改革，对档案人员进行了调整，在公司领导和办公室及有关部门的高度重视下，档案室顺利实现了新老档案人员交替和全部档案的移交。

XX年档案工作的总体要求：高举邓小平理论伟大旗帜，以“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻党的十六届四中全会精神，大力加强档案部门作风建设，坚持为公司大局服务，坚持依法管理档案事业，进一步加强档案信息资源建设和队伍建设，努力使公司档案工作迈上新台阶。

XX年档案工作的设想：

1、积极拓展档案工作的深度和广度。以落实十六届四中全会精神为契机，狠抓作风建设，深入实际，注重实效，重点为各级领导决策服务、为各部门工作服务，切实提高服务水平，更新服务观念，创新服务机制，使档案工作更好地为公司的改革发展服务。

2、加强国家档案资源建设。依法将接受范围内的档案接受进馆，实现档案管理移交接受工作的法制化、规范化。在加强档案管理的同时，进一步加强档案馆库建设。加强档案基础业务建设，提高档案工作质量和管理水平。重点抓好机关档案质量，实现档案整理规范化、目标管理制度化，做到档案收集完整、划分保管期限准确、整理和编目科学、检索和利用方便、保管条件科学安全，推动机关档案工作更加有效地为领导和有关方面服务。

3、大力推进档案信息化建设。根据档案信息化建设的需要，坚持文档一体化原则，把机关档案信息化纳入机关办公自动化的总体布局，推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行。充分利用计算机技术和网络技术，逐步实现档案资源上内部局域网，资源共享，进一步提高档案管理现代化水平。

4、加强档案队伍教育培训。按照提高理论素养、充实业务知识、增强创新能力的要求，加强对档案人员队伍的管理，通过大力整章建制，建立健全严格的责任制，建立监督制约机制，定期考核，奖惩分明，形成人人向上、个个争先的良好氛围。

第四篇：公司迎春团拜会设想方案

公司迎春团拜会设想方案

一、时间：1月日（农历腊月）下午00：00~00：00（00：00~00：00聚餐，00：00~00：00娱乐活动）

二、地点：XXX大酒店

三、人员：

（一）中国银行四川分行全体人员；

（二）分公司部门经理以上人员；约人

（三）公司“先进”人员。

四、议程：

（一）与会人员于00：00时到达会场所在地；

（二）00：00时，行长率诸位领导在会议地点大厅门口迎接并慰问参会人员。与会人员于00：00时全部在会场就座；（整个迎接过程在“迎宾曲”的背景音乐中进行）

（三）00：00时，由主持人宣布会议开始（约2分钟）。

各位领导、各位同事：

大家下午好！在这个辞旧迎新的日子里，我们在这里，以召开团拜会的形式来隆重庆祝我们中华民族的传统

节日——春节，我的心情感到无比的兴奋和激动。首先，请允许我以一名员工的身份向在座的和至今还坚守在一线的领导和同事们道一声新年快乐！（鼓掌）出席今天大会的领导有：„„（鼓掌）下面，我宣布，公司“先进”表彰暨迎春团拜会现在正式开始。（鼓掌）

（四）行长致词（约10分钟，15：00~15：10）

十年来，我们人经历了风风雨雨、坎坎坷坷；十年来，我们人一步一个脚印地走到了今天。今天的已非昔日的，今天的正迈着稳健的步伐，一步步走向成功！所有这一切离不开我们每一位人的辛勤努力，更离不开我们领导人的正确指引！

下面，让我们用最热烈的掌声有请公司总裁为公司迎春团拜会致词！（鼓掌）„„

让我们再次用热烈的掌声感谢总裁精彩的致词。（鼓掌）

（五）宣布表彰决定（约5分钟，15：10~15：15）

当今社会是一个竞争和机遇并存的时代，我们人在长期的创业过程中，逐步形成了严谨、自强、务实、开

拓的企业理念，让我们在市场大潮中敏锐、理性而不失时机地抓住了不可多得的历史机遇。十年的艰苦奋斗，让我们在市场运作中积累了较丰富的实践经验，锻炼出了一支敢打硬仗、善打硬仗的团队，从而在竞争激烈的房地产市场中占有了一席之地。为了肯定成绩，树立典型，表彰先进，充分调动广大员工的工作积极性和创造性，为早日实现企业的战略目标，今天，我们将在这里对工作中涌现出的先进集体和先进个人进行表彰。

下面，请公司总裁助理兼总裁办公室主任先生宣读表彰决定。（鼓掌）„„

（六）颁奖（约15分钟，15：15~15：30）

让我们以热烈的掌声对以上表彰的集体和个人表示衷心的祝贺。（鼓掌）

下面，为获奖集体和个人颁发锦旗、奖牌、证书和奖金（整个颁奖仪式在“颁奖进行曲”的背景音乐中进行）。

1、首先，请荣获公司先进集体的财务管理中心、延安分公司办公室、咸阳分公司办公室的代表前来领奖。

请公司总裁先生、咸阳分公司总经理先生、延安分公司总经理先生为他们颁奖（颁奖后合影）。

2、现在为优秀管理者颁奖

请荣获公司优秀管理者的咸阳分公司副总经理兼总工程师先生、总裁助理兼总裁办公室主任先生前来领奖。

请公司总裁先生、公司财务总监先生为他们颁奖（颁奖后合影）。

3、现在为优秀员工颁奖

请荣获公司优秀员工的延安分公司女士、先生；咸阳分公司先生、女士、女士；总公司女士、先生、先生前来领奖。请延安分公司总经理先生、咸阳分公司总经理先生、公司首席法律顾问先生、公司财务总监先生、公司财务总监先生、咸阳分公司副总经理兼总工程师先生、延安分公司副总经理兼总工程师先生、总裁助理兼总裁办公室主任先生为他们颁奖（颁奖后合影）。

4、最后，为销售状元颁奖

请荣获公司“销售状元”称号的延安分公司女士前来领奖。请公司总裁先生颁奖（颁奖后合影）。

请所有获奖集体和个人合影留念。

让我们再一次用热烈的掌声祝贺以上获奖的集体和个人。（鼓掌）

（七）请先进集体和先进个人代表发言（约12分钟，15：30~15：42）

1、请先进集体代表咸阳分公司办公室主任先生发言（3分钟）；

2、接下来请优秀管理者代表总裁助理兼总裁办公室主任先生发言（3分钟）；

3、下面请优秀员工代表女士发言（3分钟）；

4、最后，请销售状元代表女士发言（3分钟）。

从刚才的发言中，从大会的气氛中，我们充分感受到华陆人的风采溢于言表。让我们再次用热烈的掌声感谢四位“双先”代表的精彩发言。（鼓掌）

（今天是个好日子，我们要在这和好日子里，用相机为我们人照一张“公司全家福”，下面，请大家集体合影（音乐“金蛇狂舞”响起）„„

（九）文艺汇演（节目待定，约70分钟，15：50~17：0）

主持人：（、、）

（十）迎春年夜

聚餐（进入宴会厅就餐，17：00~19：00）

1、总裁先生致祝酒辞，宣布开宴；

2、互相敬酒（留声像资料）。

（十一）娱乐活动（19：00~22：00）

第五篇：办公楼档案库房搬迁方案及有关问题及设想

办公楼档案库房搬迁方案及有关问题及设想

一、档案搬迁方案

（一）档案搬迁时间及顺序

1、搬迁时间：在办公楼库房密集架安装验收合格后，开始档案搬迁工作。

2、搬迁顺序：（1）首先搬迁原厂部2006-2009年文书档案4000件、2005-2008会计档案2000件、2007-2009照片档案800张、实物档案120件、录像带200盒、光盘28张及文书、会计、特种载体档案目录50册（搬迁时间预计1天）。（2）其次搬迁黄站综合档案室厂部1958-2004年文书档案37600件、1991-2004年会计档案4900件、1951-2006年照片档案80册、实物档案150件及各类档案目录（搬迁时间预计4-5天）。（3）最后搬迁多经文书档案及会计档案及档案目录（搬迁时间预计1-2天）。

（二）新库房档案排列

105-106档案库房，摆放文书、实物、声像档案，排列平面图见附1、111档案库房摆放会计档案，排列平面图见附2。档案排列顺序按年代，由远及近，由内向外排列，具体见平面图。

（三）搬迁方案

1、对搬迁档案提前做好准备工作，清点、编号及装箱，装箱后要贴上标有序列号码的封条；装箱档案搬运到新库房后，即对箱子封条进行验收，并将包装箱内档案逐一进行查验、存放；

2、除档案搬迁工作成员外，严禁其他闲杂人员靠近和混入搬运

1队伍当中；对每趟档案搬迁过程实施全程监控，安保人员和档案管理人员对每趟档案搬迁过程实施全程护送；每批次档案搬运工作的情况都有专人负责，档案搬迁工作全部结束后还应形成书面总结，以备向领导汇报和存档。

（四）档案搬迁需求

1、运输车辆，用厢式货车运输较为合理，防雨、防盗等安全性高；

2、档案搬迁装具，使用档案铁皮柜及塑料整理箱搬运都可；

3、实物档案打包装具；

4、需相关部门人员协助完成档案搬迁工作，如安保、搬运人员等；

5、根据档案保管要求，需及时配备灭火器、温湿度计及吸尘器；

6、需配备档案目录存放柜三组。

二、有关问题及设想

（一）档案搬迁后，缺少存放各类档案目录（纸质）及档案查阅场所。根据档案借阅管理制度中要求，如

1、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

2、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

（二）105-106库房有密集架22列，可以满足存放厂部文档、照片、实物及多经文档要求。但111库房密集架只有12列，其中存放帐册、报表的有6列，存放凭证的有6列，只能满足厂部现有及今后几年增加的会计档案存放要求。方案1：多经会计档案现存数量多，因此建议多经会计档案分开保存，装具可利用原档案铁皮柜存放。存放地点可选在北面的房子，可以满足档案防光、防高温基本要求。方案2：可将厂部及多经已过保管期限的凭证分开保存，选址与方案1相同。

如采纳上述两种方案之一，都可缓解111库房存放压力。

附图1：105-106平面排列图

附图2：111平面排列图