办公自动化管理办法（共五则范文）

第一篇：办公自动化管理办法

白银市市级党政机关办公自动化系统管理

办法（试行）

第一章

总

则

第一条 为加强白银市党政办公自动化系统（以下简称OA系统，http://oa.baiyin.cn）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合市级党政机关办公自动化工作实际，制定本办法。

第二条 系统的应用分两个阶段：

第一阶段自2006年7月1日至2006年12月31日为试用期，市直机关实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试用期为半年。

第二阶段自2007年1月1日起，系统投入正式运行，所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第三条 OA系统，主要运用于市委、市人大、市政府、市政协与市直各部门、各单位之间的公文流转。

第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设臵、综合 办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现政务信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范公务管理流程，提高机关办公效率。

第五条

本办法适用于经批准使用OA系统的单位（以下简称使用单位）以及各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)。

第二章

管理机构

第六条 市政府办公室负责办公OA系统的规划、开发和推广实施工作。

第七条 市数字白银工作办公室（以下简称市数字办）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:

（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；

（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

（五）做好其他相关工作。

第三章

使用单位

第八条 使用系统的单位，应向市数字办提出书面申请，申请应由上级主管部门签署意见。申请经市数字办审核后方可办理注册手续并取得OA系统身份密钥（下称密钥）和密码。

第九条 使用单位必须明确一名主管领导分管系统工作，同时确定一名系统管理人员，负责日常管理。各单位系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责本系统运行与市数字办的衔接工作。

第十条 使用单位变更系统中相关资料的，应向市数字办提出书面申请，并办理相关手续：

（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的系统管理员及使用人员名单；

（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；

（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二 项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

第四章

使用人员

第十一条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉国家有关法律、法规和规章，尽职尽责，保证工作质量。

第十二条 系统管理员应按规范向市数字办申报开设、注销使用人员帐号、初始密码，并将使用人员的工作职责和权限，报市数字办备案。

第十三条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十四条 系统使用人员帐号密码（口令）应设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得密钥和初始密码后应立即修改密码，若密码丢失，应向本单位系统管理员提出申请，恢复初始密码。

本单位没有确定系统管理员的，可以直接向市数字办提出申请。

第十五条 未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十六条 为使用系统的短信通知功能，使用人员应在本人帐号的个人资料上登记自己的手机号码，供接受交换系统的短信提醒之用。如手机换号应及时向本单位系统管理员（或市数字办）提出更换。

第十七条 为保证各类电子文件的及时收发，工作人员应在每天的8：30-9：30、10：30-11：30、15：00-16：00、17：00-18：00这四个时段登陆到OA系统，接收各类文件。使用人员如因出差或出差时间较长，应指定授权的公文代办人代办。

第五章

电子印章的使用与管理

第十八条 电子印章是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子签名，在打印公文前，应验证公文电子签名的合法性。验证并按规定打印的纸质公文具有法律效力。

第十九条 电子印章的制作式样和标准，按国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)执行。

第二十条 使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位负责人同意并签字后，报送市政府办理审批手续。经市政府批准同意后，由市数字办具体办理。

第二十一条 销毁电子印章时，市政府办公室、市保密局、市数字办和印章所属单位相关人员应同时在场。第二十二条 使用单位的电子印章应等同于实物印章管理，应由负责保密工作的机构指定专人保管和使用。

电子印章可由两人或两人以上分别保管。

第二十三条 电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应将旧电子印章交回市政府办公室处理，并按本办法第二十条、二十一条的规定办理相关手续。

第二十四条 使用单位应按国发[1999]25号文件的规定，制定本单位电子印章的管理办法。

第六章

密钥的使用与管理

第二十五条 密钥是指登陆电子政务系统所必需的身份密码，密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设臵、修改和使用。

第二十六条 市政府办公室负责OA系统密钥的管理，并委托市数字办负责技术支持和服务。第二十七条 申领密钥的单位或个人应向市政府办公室提出书面申请，说明申领密钥的理由和拟使用的人员资料。

第二十八条 市政府办公室对密钥申请进行审查，经市政府办公室同意后，由市数字办负责制作密钥，同时办理登记领用手续。

第二十九条 市数字办向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取，或以机要传输手段领取。

第三十条 使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自转借他人使用，确保密钥的安全。

第三十一条 密钥使用人变动的，应报市数字办备案。新接任人员应及时修改密码，密码字符应在6位以上。

第三十二条 密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告市数字办，并由所在单位查明原因,视情况及时做出处理。需重新申领的,按照申领程序重新申请更换。应使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规定追究其责任。

第七章

电子公文的发送与接受

第三十三条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第三十四条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如书籍、图纸等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第三十五条 电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。

第三十六条 发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设臵允许收文机关打印的权限。

第三十七条 系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第三十八条 使用单位应按时接收电子公文。

第三十九条 接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本机关内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。

第四十条 打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第四十一条 首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文机关办公系统的时间为电子公文的接收时间。

第四十二条 电子公文接收失败的，收文机关应及时向发文机关提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向市数字办反馈。

第八章

安全保障

第四十三条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第四十四条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与市数字办联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入系统。第四十五条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第四十六条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。

不得利用电子政务系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息。

第四十七条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向市数字办反馈。

第四十八条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。第四十九条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第五十条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。

第九章 应急处理

第五十一条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知市数字办。由市数字办尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内作出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由市数字办提出解决办法，同时报告市政府办公室，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。

第五十二条 系统运行中遇到的问题，应及时向市数字办反馈。

第十章

附

则

第五十三条 本办法由市数字办负责解释。

第五十四条 本办法自发布之日起实施。

第二篇：办公自动化管理办法

电子政务办公自动化系统管理办法

为规范电子政务办公自动化系统的使用管理，保证办公自动化系统安全可靠地运行，发挥其提高工作效率的作用，实现我镇办公自动化系统管理科学化、规范化、制度化的目标，特制定如下管理办法：

第一条机关办公自动化系统应用后，各单位（部门）必须指定一名熟悉计算机操作的工作人员，作为办公自动化系统管理员，负责本单位（部门）办公自动化系统的管理与维护。

第二条各单位（部门）管理员负责接收、处理下发的会议通知及文件。重要的文件和通知应及时保存到本机，以便使用；收到的会议通知应及时回复，以便于党政办及时了解各单位（部门）接收通知的情况。管理员还可通过信息上报栏目党政办或市信息中心发送信息。

第三条各单位（部门）管理员负责本单位在系统中发布信息的操作。未经本单位（部门）主要领导的同意，不得在办公自动化系统中发布信息；严禁在系统中发布非法言论或图片，违者将追究相关人员的相应责任。

第四条各单位（部门）必须保证在工作时间内，有一台电脑联接在内网，并运行办公自动化系统，以便于接收文件和会议通知。为了不影响电脑其他功能应用，可将办公自动化系统界面最小化。

第五条各单位（部门）管理员应随时（至少每天上、下午各1-2次）查看办公自动化应用系统中的内容。特别是及时查看在办

公自动化应用系统中发布的会议通知和下发的文件以及收到的电子邮件等信息。

第六条各单位（部门）管理员负责定期清理本单位（部门）发布过的过期信息，同时每个用户也要定期删除个人的过期信息，避免系统空间资源的浪费。

第七条为了网络安全，办公自动化系统的用户应妥善保管好自己的登录密码，目前的初始密码为1111，在使用中应及时更改密码（3至8位，英文字母加数字组合）。更改密码后，如果忘记密码，请及时与党政办联系；用户变动时，应及时与党政办联系，以调整用户名及密码。

第八条各单位（部门）对市信息中心免费安装的办公自动化系统只拥有使用权，未经允许，任何单位和个人不可将硬件挪为它用。

第九条各单位（部门）用于办公自动化系统的电脑，未经允许，严禁私自用宽带以及拨号等方式联入互联网。对经过批准接入互联网的电脑，必须安装正版杀毒软件，定期升级杀毒，同时对外单位带入的磁盘、U盘、可移动硬盘等设备必须查杀病毒后方可使用。

第十条如违反上述规定而造成损失，将依据有关法规追究责任单位（部门）主管领导和直接责任人的相应责任。

第十条本办法由党政办负责解释，自颁布之日起执行。

第三篇：办公自动化设备管理办法

办公自动化设备管理办法

1、现有的办公自动化设备（各型号计算机、复印机、打印机、传真机、速印机等）均为国有资产，由办公室统一管理和调度使用。

2、工作人员要爱护各种办公设备，正确使用各种自动化办公设备，不准违章操作。因违反操作规程导致设备损坏的，由当事人负责。

3、工作人员要增强节约意识，努力学会和掌握简单的维修原理，以及常见的计算机病毒识别、预防、清除，经常对设备进行保养和系统维护。

4、各种办公自动化设备出现故障并需要修理的，要向办公室说明设备损坏的程度和原因，由办公组织人员进行维修。各部门不得擅自对各种办公自动化设备进行维修，否则，不予报销。

5、要增强全局观念，部门利益要服从全局利益，在特殊情况下，调整使用办公设备。部门之间在设备使用上，要相互支援。不经办公室同意，设备不准外借。

第四篇：办公自动化系统管理办法

办公自动化系统管理办法

第一章 总 则

第一条 办公自动化（简称OA）是指基于Internet/Intranet技术，以数据库为核心，利用工作流概念，为分散在各地的工作人员提供一个信息共享，协同办公的网络环境。

第二条 我院办公自动化系统（以下简称OA系统）是以朝华OA办公自动化系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖学院各部门的办公信息管理系统，实现院内网上办公和信息资源共享。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高学院整体管理水平的重要手段。

第三条 为了加强我院OA系统管理，保障我院办公自动化系统能够得以顺利推广、应用及正常运行，特制定本办法。

第二章 系统构成与功能

第四条 学院OA系统基于Lotus Domino/Notes系统运行，由Domino服务器系统和Notes客户机端系统组成。Domino服务器上安装朝华OA办公自动化系统数据库，向用户提供办公数据和文件信息的存储和共享，是OA系统的数据中枢；Notes客户机端供全院各部门和全体用户用于信息及文件输入、修改和流转、阅览操作。

第三章 组织管理与职责

第五条 教务处现代教育与信息中心负责OA系统服务器的管理维护和日常运行。主要职责包括：

1、负责OA系统软件的开发升级管理；

2、制定、落实OA系统有关规章制度；

3、承担学院各部门领导、信息员和相关人员的培训和技术指导工作；

4、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

5、保障学院各部门和各用户与OA服务器网络的正常连通。

6、负责系统用户注册管理、日常运行的技术维护、系统功能的不断完善。

第六条 学院各部门和各用户是OA系统的终端用户，学院各部门要结合本部门的实际，制定相应管理办法，并指定部门信息员，负责部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公自动化系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。

第七条 学院各部门可根据本部门管理实际需要自行配置和开发业务管理软件，例如：学生管理软件和教务管理软件，但应在教务处现代教育与信息中心的协调下按照统一数据标准进行，避免系统冲突和资源浪费，保证与OA系统的兼容性，实现内部办公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八条 OA系统所涉及的各种公文处理、会议管理等程序按照我院相关公文、会议处理办法的规定办理。

第九条 各单位在OA系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十条 系统正式运行后，学院各部门领导和各部门信息员必须在每个工作日的上班后一个小时内，下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第五章 系统安全与保密

第十一条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。

第十二条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十三条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第十四条 OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第十五条 所有使用该系统的人员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

第六章 责任与处罚

第十六条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

1、不执行本办法第三、四章规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的单位，学院对相关责任人及所在部门予以通报批评。

2、违反本办法第五章规定，造成不良影响、导致系统损坏等后果者，给予行政

处分。造成损失的，除赔偿损失外，并视情况予以5000元以内的经济处罚。

第七章 其 它

第十七条 本办法由教务处现代教育与信息中心负责解释。

第十八条 本办法自发布之日起试行。

第五篇：×局办公自动化管理办法

为加快我局办公自动化建设的深入开展，各部门要充分运用高科技手段，为科研、行政及后勤管理服务，提高办公效率，优化办公质量。现对我局办公自动化管理作如下规定（试行）：

一、总则

办公自动化是以电脑为核心的复杂的“人与机”信息处理系统，它集管理、控制、服务等功能于一体，是一门受时代科技支持的综合性的应用技术学科，加强和加快办公自

动化建设，是促进办公业务迅速向前发展的物质基础。加大办公自动化建设的力度，扩大其应用的覆盖面和应用能力，是提高办公效率，优化服务质量的有效措施。

加快全局办公自动化建设是当前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快办公自动化建设，首先要进行管理思想的变革，特别是领导干部更要转变观念，力求达到管理的科学性和有效性。

各级领导要高度重视，加强领导，将此项工作列入工作日程，立足于现代化办公管理，从自身做起，从身边做起，发挥局内网功能，实现办公自动化、标准化管理。

各部门主要领导负总责，针对办公自动化管理人员技能、素质欠缺的实际，配合局信息中心采取多种形式，加强对办公自动化管理人才的培养、提高，使他们掌握办公自动化的基本知识和技能，成为本部门办公自动化建设的技术骨干，并带动全部门人员掌握办公自动化技术，努力促进全局办公自动化人才培养的现代化，使办公自动化系统应有的效率得到高效发挥。

二、办公自动化范围

㈠、日常办公

1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；

2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理；

3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；

4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。

㈡、环境管理、科研

1、制作多媒体（CAI）课件及数据库的开发与利用；

2、合理使用局内网作为宽带高速的网络平台，开发和利用具有办公自动化功能的应用软件，将办公自动化系统引入机关领导及有关行政、科研、管理部门的办公桌面；

3、充分利用信息技术和发挥局内网的作用，实现全局的资源共享，为全局办公自动化系统服务；

4、通过Tnterent实现局内网与各个部门、上级部门的互连，实现政务信息和科研成果资源共享。

三、安全保密要求

安全是办公自动化正常运行的基本要求，它既是一个技术目标，又是管理目标。保密是电讯、文字储存、传输系统必须保证的工作前提，作为办公自动化主体技术的计算机技术本身包含着不安全因素，这些不安全既有系统自身的，也有人为地，因此全局在办公自动化建设过程中，必须做到：

1、坚持安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密工作的科学管理体系。

2、局成立计算机安全保密工作领导小组，加强对计算机、磁盘秘密载体的规范管理，杜绝设备技术故障，消除环境不安全因素。

3、完善保密配套设备和保密工作督察制度，改变传统办公方式，实现标准化、规范化管理，建立起新的科学的工作秩序。

要以加快办公自动化建设为契机，带动全局信息化建设，在工作中，做到运行—提高—再运行—再提高，使各项系统发挥实效，根据局机关管理系统设置、信息流量、人员素质、工作环境等方面的条件，坚持实事求是，科学规范，合理简化，分工协作，职责落实，使之能够方便地利用交互式多媒体系统，及时了解第一手资料，完成有关办公事务和程序，并为局领导做出科学决策提供依据的办公自动化系统，从根本上推进全局管理思想和管理方法的科学化，提高管理水平和工作效率。

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