杨河煤业办公自动化系统运行管理办法

第一篇：杨河煤业办公自动化系统运行管理办法

关于杨河煤业公司办公自动化

系统运行管理办法的通知

公司所属各单位、各部门：

为规范办公自动化系统管理工作，加快推进系统在公司的应用推广，在认真总结系统运行以来的成绩和不足的基础上，制定本办法，请认真遵照执行。

杨河公司办公自动化系统运行管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范办公自动化系统（以下简称OA系统）的使用和管理，确保系统的安全、有序运行，提高工作效率，特制订本办法。

第二条OA系统内容包括收发文管理、文件管理、即时消息、自由审批、通知公告、督查催办、资料文库、工作日志、通讯录、个人设置、自由任务、周报等功能模块，主要运用于公司内部的公文流转、资源共享、任务跟踪和信息交流等。

第三条本办法适用于公司所属各单位、各部门。

第二章管理机构

第四条公司通讯站是公司OA系统的归口管理部门，负责系统的维护、管理、考核等工作。其主要职责：

（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；

（二）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；

（三）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

(四)做好其它相关工作。

第三章管理员职责

（一）OA管理员要具有一定的计算机专业技术水平，同时责任心强，具备良好的服务意识，熟悉国家相关法律法规，尽职尽责，保证工作质量。

（二）OA管理员确定或变更后，应及时将名单报信息管理中心备案。

（三）OA管理员必须熟练掌握OA系统的应用与管理，能独立完成故障的判断与处理，具有高度的工作责任心。

（四）OA管理员须经过信息管理中心统一培训，经考核合格后才能上岗。

（五）信息管理中心应每月组织召开一次OA工作座谈会，不定期开展OA系统培训。

（六）OA管理员应确保全天24小时通讯畅通，人员或通讯方式有变更的，应及时报通讯站备案。

（七）OA管理员负责本单位（部门）OA系统的日常运行和维护，做好维护日志；如发现问题未能及时处理并汇报，影响工作者每次对责任人员和部门罚款300元。

第七条 各使用单位、部门变更OA系统中相关资料，主要包括：单位名称变动、人员调整，职务变动等内容，应向通讯站提出申请，并办理相关手续。

第四章应用管理

第八条严禁利用OA系统传播各种与工作无关的、违法、消极和不健康的信息。

第九条用户不得利用OA系统发布、传播广告信息。禁止传递私人信息。

第十条在OA系统中传递的信息属企业内部机密信息的，应严格执行国家和公司保密制度的有关规定。

第十一条用户应对自己利用OA系统发布的信息负责。

第十二条第一次使用OA系统的用户，必须更改登录密码。密码必须严格保密，以防他人冒名使用。

第十三条禁止盗用他人帐户登录系统。若用户发现自己帐户被盗用，应追查相关责任人，并及时通知OA管理员，修改口令。

第十四条应及时、规范处理公司收发文。公文处理时限：紧急公文，1个工作日内办理完毕；一般性公文，2个工作日内办理完毕；对于需要研究，或者需要几个部门联合办理的公文，5个工作日内办理完毕。

第十五条系统出现异常，造成数据存储不完整、软件

故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向集团信息管理中心反馈。

第十六条信息传输工作应严格遵守各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。

第十七条 涉密文件暂不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位、部门的公文管理有关规定执行。

第五章系统安全

第十八条OA系统用户的使用权限，授权各系统管理员为本单位（部门）用户设定系统使用权限。

第十九条OA系统管理员口令应加强管理，防止管理员身份被非法盗用。

第二十条信息管理中心将会同集团公司综合办公室定期对各单位、部门OA系统使用情况进行考核，并对考核中发现的以下行为进行通报。

2、发送的电子邮件涉及国家和公司机密，有损害公司形象及他人人格尊严的内容。如涉嫌违法，将依法移交司法机关处理。

3、利用OA系统发布的信息与生产和工作无关。

4、有违反操作规程，影响信息传输工作正常运行的。对造成事故的，应追究相关责任人员责任。

5、其他事项。

第二篇：OA办公自动化系统运行管理办法

Q/LT

内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准

Q/LT 201505—201

1代替 Q/

OA办公自动化系统

运行管理办法

201111发布 201111实施

内蒙古兰太实业股份有限公司发布

OA办公自动化系统

运行管理办法目的中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实际，制定本办法。适用范围

本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。工作流程及职责

3.1 用户帐号注册

各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。

3.2 个人表单流程设置

3.2.1 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。

3.2.2 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。

3.2.3 目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。

3.2.4 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。

3.3 公文流程设置

3.3.1 发文流程

3.3.1.1 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。

3.3.1.2 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。

3.3.2 收文流程

3.3.2.1 公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。

3.3.2.2 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。

3.3.3 归档公文借阅流程

3.3.3.1 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。

3.3.3.2 档案借阅流程：本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。

3.4 新闻发布流程

3.4.1 新闻的发布范围是全体OA系统用户。

3.4.2 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.4.3 新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。

3.5 公告发布流程

3.5.1 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。

3.5.2 各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.5.3 各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。

3.6 文档管理授权

3.6.1 OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。

3.6.2 各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。系统管理要求

4.1 用户帐号信息管理

4.1.1 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。

4.1.2 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。

4.2 协同管理

4.2.1 待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）

4.2.2 已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）

4.2.3 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。

4.3 目标卡归档

各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。

4.4 公文归档

4.4.1 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。

4.4.2 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘，存入档案室。

4.5 新闻发布要求

4.5.1 新闻格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号，上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。（为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏，图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用，再插入到新闻发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.5.2 各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除。

4.5.3 所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.6 公告发布要求

4.6.1 公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布。

4.6.2 公告格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版，公告正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.6.3 各单位必须按照公告格式要求发布。凡不按格式要求发布的公告，系统管理员将从后台删除。

4.6.4 所有公告由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.7 讨论管理

4.7.1 讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。

4.7.2 禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除。

4.7.3 所有讨论由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.8 系统日常维护

兰太企业管理中心负责OA系统的日常维护，定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，在系统发生问题时恢复数据，并定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客入侵，确保系统安全。

4.9 安全及保密管理

4.9.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每位用户的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户更改密码的功能，用户应自行更改密码，不得泄露给他人，防止他人盗用。

4.9.2 任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。

4.9.3 各单位指定的信息发布人员必须按要求发布信息，对所发布信息确保内容完整准确，安全无病毒，并对所发布的信息进行严格授权，确保信息不泄密。

4.9.4 凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，不得下载受控信息。如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。

4.10 登陆管理

4.10.1 OA系统同步在线人数为500人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。

4.10.2 为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A6精灵，已经安装A6精灵的用户必须卸载。检查考核

OA服务器存储空间有限，为确保OA系统稳定运行，OA系统运行列入基础管理考核内容之一。各单位要按照本办法要求定期组织检查考核，重点检查用户待办事项、已办事项和已发事项是否及时清理、公告和新闻发布是否规范，上传图片是否符合要求等。其中各部室由负责人负责，各单位由综合管理部负责进行检查考核，考核结果纳入各单位基础管理考核内容。兰太企管中心定期对各单位OA系统使用情况进行监督考核。附则

6.1 本办法由兰太企业管理中心归口和起草。

6.2 本办法自发布之日起执行。

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第三篇：办公自动化系统管理办法

办公自动化系统管理办法

第一章 总 则

第一条 办公自动化（简称OA）是指基于Internet/Intranet技术，以数据库为核心，利用工作流概念，为分散在各地的工作人员提供一个信息共享，协同办公的网络环境。

第二条 我院办公自动化系统（以下简称OA系统）是以朝华OA办公自动化系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖学院各部门的办公信息管理系统，实现院内网上办公和信息资源共享。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高学院整体管理水平的重要手段。

第三条 为了加强我院OA系统管理，保障我院办公自动化系统能够得以顺利推广、应用及正常运行，特制定本办法。

第二章 系统构成与功能

第四条 学院OA系统基于Lotus Domino/Notes系统运行，由Domino服务器系统和Notes客户机端系统组成。Domino服务器上安装朝华OA办公自动化系统数据库，向用户提供办公数据和文件信息的存储和共享，是OA系统的数据中枢；Notes客户机端供全院各部门和全体用户用于信息及文件输入、修改和流转、阅览操作。

第三章 组织管理与职责

第五条 教务处现代教育与信息中心负责OA系统服务器的管理维护和日常运行。主要职责包括：

1、负责OA系统软件的开发升级管理；

2、制定、落实OA系统有关规章制度；

3、承担学院各部门领导、信息员和相关人员的培训和技术指导工作；

4、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

5、保障学院各部门和各用户与OA服务器网络的正常连通。

6、负责系统用户注册管理、日常运行的技术维护、系统功能的不断完善。

第六条 学院各部门和各用户是OA系统的终端用户，学院各部门要结合本部门的实际，制定相应管理办法，并指定部门信息员，负责部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公自动化系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。

第七条 学院各部门可根据本部门管理实际需要自行配置和开发业务管理软件，例如：学生管理软件和教务管理软件，但应在教务处现代教育与信息中心的协调下按照统一数据标准进行，避免系统冲突和资源浪费，保证与OA系统的兼容性，实现内部办公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八条 OA系统所涉及的各种公文处理、会议管理等程序按照我院相关公文、会议处理办法的规定办理。

第九条 各单位在OA系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十条 系统正式运行后，学院各部门领导和各部门信息员必须在每个工作日的上班后一个小时内，下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第五章 系统安全与保密

第十一条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。

第十二条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十三条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第十四条 OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第十五条 所有使用该系统的人员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

第六章 责任与处罚

第十六条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

1、不执行本办法第三、四章规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的单位，学院对相关责任人及所在部门予以通报批评。

2、违反本办法第五章规定，造成不良影响、导致系统损坏等后果者，给予行政

处分。造成损失的，除赔偿损失外，并视情况予以5000元以内的经济处罚。

第七章 其 它

第十七条 本办法由教务处现代教育与信息中心负责解释。

第十八条 本办法自发布之日起试行。

第四篇：办公自动化系统运行制度

办公自动化系统（OA）运行制度

FUNO办公自动化系统（以下简称OA系统）内容包括协同办公，公文管理、电子邮件、公共信息、个人日程计划等，主要实现本公司网络办公，无纸化办公，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高单位内部的办公效率。OA的目标就是要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。

（一）使用规范

1、单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。

2、工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

3、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。

4、OA系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并由信息中心定期公布。

（二）系统办公流程及岗位职责

公文管理(根据单位实际情况调整)

发文（单位管理部门发文、会议纪要和部门发文）

1、公司各管理部门发文，由各部门拟稿，提交后经办公室审核、办公室主任审核、单位领导签发、发文登记、自动归档等流程结束后由办公室正式发文。

2、会议纪要，由办公室人员起草，提交办公室主任审核、主管领导签发、办公室发布，最后自动归档。

3、办公室等部门发文，由各部门人员起草发文，提交部门领导签发、部门内部发文登记给文号、清稿打印，然后自动归档。

收文（包括单位收文和部门收文）

1、公司收文，由办公室人员完成收文登记并填写传阅单或承办单、办公室主任填写拟办意见、办公室机要人员按办公室主任意见传送至公司领导审阅，公司领导填写办理意见后，办公室机要人员按公司领导办理意见转有关部门承办，然后自动归档。

2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。

督办通知

由办公室人员起草督办通知、办公室主任审阅后转到相关部门办理、相关部门办理完毕返还办公室并领导批示后该督办工作方可完成。

公文的归档及借阅

公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员须使用OA系统进行档案的借阅工作。

日常办公

1.请假等管理

单位人员请休病假、事假或公出，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核。

2.协同办公管理

单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。

3.会议管理

召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交办公室发布。

4.公告管理

由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。

（三）安全管理

1、文件密级管理。密级别以上的文件按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过网络进行办理。

2、工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。

3、数据的备份

每个工作人员要及时将OA系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。信息中心系统管理员定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。

4、工作人员可用内部协同系统收发邮件，公文，实现数据及数据的交换。自OA系统正式应用起，取消服务器文件共享的方式。

5、为避免计算机病毒传播，保证数据安全，禁止单位工作人员将自己的计算机文件或硬盘设置为共享状态，信息中心系统管理员定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查，对造成重大损失者追究责任。

第五篇：OA办公自动化系统运行管理制度

刚泰集团总部OA办公自动化系统

运行管理制度

第1章 总则

第一条 为了规范OA系统的使用，根据集团的实际，制定本规定。

第二条 系统应用分为两个阶段：

 第一阶段为试运行期，自2014年03月05日正式开始，集团总部办公流程实行办

公业务双轨运行，即纸质流程和电子流程同时进行，试运行期为六个月。集团总部本次试运行模块为信息交流、流程管理（共十九个流程）以及个人事务管理。

 第二阶段为正式运行，自2014年09月01日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第2章 部门职责

第三条 集团总部办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

第四条 集团总部人力资源管理中心人事管理部负责配合IT工程师进行OA用户的注册和注

销，以及人员基本资料的维护和更新。

第五条 集团总部办公室品牌信息部为OA自动化办公系统的归口管理部分，职责如下：

 负责规划、设计、实施和完善集团管理办公自动化系统，制定信息管理相关制度。 负责集团内部管理员和相关人员的OA系统的培训、考核和评估。

 负责用户使用过程问题收集、处理、反馈，保证一线员工的正常使用。

 系统核心工作流程设计、修改以及系统各职能部门工作流程设计的审核。

 系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

 负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督。

 负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。 负责系统用户注册、注销等管理，以及用户权限分配。

姓名：刘艳苗；手机***；电话：58038000*169；QQ：616219899/

4第3章 员工使用规范

第六条 所有OA系统用户应在登陆OA系统的第一时间修改默认密码，并保管好用户密码口

令，不得随意泄漏给无关人员。

第七条 公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，完全按照

相关的流程规定填写，并对所发布的内容负责。

第八条 员工每天上班后请及时登录OA系统，即时审批“工作台”待办工作中有需要自已

审批的流程，应避免因未审批而造成工作延误，流程审批必须提供相关的审批意见，原则上所有工作需要办理的审批流程不能超过2小时。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时间较长，应通过代理设置功能委托相关人员代为办理，或者通过手机等移动客户端办公，不得延误流程的审批。

第九条 流程发起后，工作人员应根据流程的缓急程度对所发起流程的审批和处理情况进行

检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

第十条 通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获

取办公信息，处理相关业务。

第十一条 OA系统管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；

不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第十二条 网络寻呼是日常工作交流工具，不许发送与工作无关的信息，为了避免因网速的原因未弹出而没有看到寻呼内容，要求所有的员工定期到“已收寻呼”中查看，其中下班前必须要到“已收寻呼”查看，及时回复询问寻呼。除网络及系统不能正常使用外，要求所有的员工工作方面的事项全部通过寻呼系统交流，有据可查，明确责任。

第十三条 员工每天应填写当天的工作日记，日记除达到每天及时记录的要求，还需要能

够准确、客观的反映当天重要工作情况，以便为以后的工作回忆提供帮助。

第十四条

第十五条 每周一中午12:00点前填写上周总结和下周工作计划，并提交部门领导审批。部门经理以上人员，每天下班后或第二天上班后，查看管辖内员工的日记、任

务汇报情况、寻呼交流，及时掌握员工工作状况。对于工作中存在偏差的情况，其经理或部门负责人及时给予指正。

1）如果检查中发现员工的工作有偏差，部门经理或负责人必需及时给予指正。避免因

此造成工作延误。

2）如果遇到某些员工抵触日常检查，其部门经理或负责人必需做好该员工思想工作，使其认识到日常检查的意义是为了更好的协助工作。

3）如果在检查中发现员工的工作需要其它部门协助，部门经理或负责人必需帮助员工

与其它部门协调工作。

第十六条 部门领导通过“我的任务”将要求员工完成的工作在系统中布置任务给相关人

员，并按时对其检查和跟踪。

第十七条 集团各部门、各子集团分公司，要建立OA系统管理体制，指定专人负责本部

门、本公司的系统应用指导、人员权限设置、信息发布、人力资源管理、各类资料整理和存档。

第十八条 不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复

制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第4章 安全与维护

第十九条 集团总部的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，OA系统始终保持正

常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。

第二十条 集团办品牌信息部IT工程师负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专

人保管，注意保密。IT工程师应定期对OA服务器进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。

第二十一条 OA工程师每天应对数据库和系统运行程序进行备份，并定期刻录成光盘保存，做好灾难恢复工作。

第二十二条 OA工程师应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与金和软件联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

第二十三条 对于系统使用过程中用户提出的使用问题，系统管理员应于2小时完成相应问

题的处理协调，并做好问题的处理记录以和反馈。

第5章 应急措施

第二十四条 系统出现故障，导致OA自动化办公系统无法正常工作时，应及时通知集团办

品牌信息部IT工程师。由其尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在2小时内做出响应。若8小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由品牌信息部提出解决

办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障流程与信息交换工作的正常运行。

第6章 处罚

第二十五条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运

行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任： 对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工

作造成不良影响的。

 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA

系统运行中断的。

 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的。

 违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。

第7章 附则

第二十六条 本规定自2014年03月05日起试行，终止时间另行通知。

第二十七条 在试运行期间，只开通了信息交流、流程管理以及个人事务管理3个模块，此

后还将逐步推行其他的模块，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。

第二十八条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用

户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司处罚。