办公自动化系统功能总结

第一篇：办公自动化系统功能总结

办公自动化系统功能总结

办公自动化系统经过几年的不断发展，经过了多次较大的设计变动，目前整体设计与顺德版本相比有了根本性的转变。在整体功能、界面展示、功能扩展及系统稳定上均有了较大程度的改进与提升。

系统开发平台以LOTUS为主，整体系统通过文档型数据库、关系型数据库、WEB开发技术等相结合共同构建，避免系统受单一平台或单一技术的制约，从而保证了系统功能的进一步完善与可扩展。

随着对政府工作业务的日益熟悉，以及开发技术的不断加强，系统内用户直接操作的栏目模块从原来的七八个栏目扩展到近三十个栏目，涉及办文、办会、办事、资讯等多个方面，与以前仅停留在收、发、传阅文件相比，内容更加充实。

一、设计原则：

1．以文件审批为核心：

① 针对复杂单位内各部门独立分工、独立处理一定事务的实际状况，实现复杂单位内部文件流转的横向联系。

② 加强单位间文件的会签、联合审批、联合发文、上发下达等纵向联系。③ 加强工作流程的配置与完善、实现工作流程的可定义。④ 加强领导对部门内部工作绩效的监管。2．以知识管理为目的：

政府是文件信息资源最大的拥有者，也是最大的利用者。如何有效的组织文件、如何在文件与文件间建立相互联系、如何方便的调用、查阅、参考及管理文件，是知识管理的主要内容。

3． 以解决实际需求为目的：

① 通过多个文件的组织，加强事务间的逻辑关系，使复杂事务有序化。② 通过与短信、传真等第三方软件的接合，进行有效的功能扩展。③ 通过即时通讯功能，加强工作人员间的即时联络与工作讨论。

④ 以个性化设置满足不同人员的使用需求。

三、整体功能的提升： 1． 工作流程可定制

用户能够利用系统提供的功能，自由定制具体的工作流程，操作界面简单清晰。实际流程发生改变时，用户可随时修改对应的程配置关系，修改之后的流程即时被系统运用。

该工作流程可以包括：催办、跨部门发送、跨（局）单位发送、部门与部门间的发送、接收部门的独立签收与处理、多领导会签、会办和分办等工作方式和步骤。几乎包括了政府工作部门对文件审批过程中的所有可能方式。这些内容是在充分熟悉政府工作方式的基础上提炼出来的，全面、丰富、具有很强的针对性。

每个单位及部门均可通过简单的流程配置操作，实现本部门对应业务工作流程的规范化。部门与部门之间，不同业务之间的工作流程互不影响。

2． “审批件”与文件“清样”的分别建立

文件审批过程中实现了修改痕迹的保留。方便用户查看当前文件是什么人在什么时候进行了什么样的修改。同时用户可以选择“查看修改痕迹”或“不查看修改痕迹”（即查看正式文件）。通过这种查看模式的转换，用户对文件的正式内容以及修改情况都可以有一个非常清晰的了解。

文件审批完成，系统将自动生成一份清样，并套用对应的的红头文件格式，隐藏所有修改痕迹，方便文件的上发下达。同时各单位对收到的文件不可修改。

审批件与清样均由系统自动与处理表保存在一起，无需用户手动上载，符合政府单位的文件处理方式。

3． 单位工作绩效的监管

系统将自动对每个单位进行“周统计”和“月统计”。在某时间段内该单位起草了多少份文件，登记了多少份文件、办结了多少份文件、超期未办理多少份文件，等等信息全方面进行统计。

单位领导可查看所辖单位的相关信息，大领导可查看多个单位的信息。通过这种方式，不仅可以全面掌握系统的使用情况，更可以对每个单位的工作绩效进行统计、分析和比较，利于对工作绩效的监管。4． 代理人的设定

用户可以方便的设定代理人，并可设定代理的时候范围。在其他设定的时间范围内，发给该用户审批的文件将同时会发一份给其指定的代理人。两人均可以对文件进行处理，以签收为准，谁签收谁处理，非常灵活。

这种处理机制适用于领导指定意见补登人、工作人员外出或工作暂时代理等情况。

5． 灵活的文档及文档汇总打印功能

系统提供了完善的文档打印功能，以符合政府办公的实际需求。用户可以自由建立规范化的文件格式模板，通过点击打印按钮，系统将套用对应模板自动生成标准化的WORD文档，供用户在对细节进行调整之后，方便的打印出来。

该功能同时支持对符合一定条件的多份文档进行汇总打印。从而适用于文件汇总表、文件归档表、文件统计结果打印等多种场合。也是数据统计分析的一种展现方式。

6． 组织结构的树性显示与管理

对于多级政府部门联合运用的系统来说，涉及到上百个单位部门，近千名工作人员，以树形结构的方式的显示出对应的组织结构，不仅符合工作人员对组织结构图的查看习惯及思维方式，更重要的是非常方便文件发送过程中对接收单位、接收人员的选择。

系统还可以通过自定义的方式如将“党员”、“中层领导”等地人员进行分类显示，还可以通过建立“五套领导班子“、“市（区）直属单位”等分组，对各单位进行分类显示，使用非常方便。

7． 复杂事务的有序性处理

对于政府单位一些复杂的事务。系统提供了有序性处理模式。以组织会议为例。当政府单位组织一场较大型会议时，往往需要安排协调诸多事宜。如：收集会议议题、确定会议的日程和议程、领导批示相关文件、申请会议室、通知相关参会单位及个人、会议材料的汇总等等。事务繁杂。

通过本系统，只需要用户输入最初的数据内容，即可由系统来完成会议文件间的相互关联。同一个内容，用户只需要录入一次，则在其他所有需要用到该内容的地方，由系统自动生成，大大降低了用户的重复操作。

8． 文件信息的全面掌握

一份文件，可能会发送给几个甚至几十个单位，有些单位甚至有多个接收人。那些单位接收了，那些单位回复了。那些单位需要催办，这些事务一直为文件发送人员所烦恼。本系统自动统计这些数据，让用户在一个页面上就清楚知道相关的信息，并可方便对未签收单位的进行催办。

9． 知识管理中心提供决策支持

知识管理是将各项文档资料进行合理运用的一个过程。文档资料一方面来源于政府内部生成的各项文件，另一方面来源于政府人员从各种媒体获取的各项资讯。通过设定相应的阅读级别，对各项文件进行分权限、有层次的管理。

当领导在对某份文件进行批示或决定某项事务时，通过简单的操作，系统能够自动将相关的文件资料检索出来，以参考资料的形式有条理的展现，方便决策者全面掌握该事务所有相关情况，从而做出讯速而准确的处理。

10． 数据统计与分析功能

系统提供了数据统计与分析功能，使系统不再仅仅是单纯的文件流转，而是一个能够提供一定的决策支持的智能化办公系统。

如上图所示，系统可以将系统中产生的各项数据进行汇总分析，并生成“饼图”或“柱图”。以不同方式进行横向或纵向的比较，为工作人员的决策提供辅助。

11． 管理全局化

对单位信息的管理是一个复杂而琐碎的过程。尤其是发生了组织变动或人事调整的时候，各相关单位的内容均需要做相应调整。为了简化管理员的操作强度，系统提供了对各单位信息进行统一管理的功能。

系统管理员同时可对包括用户权限的设置、人员部门的分配、组织结构树完善与管理等内容进行管理。在进行对应操作时，不用做任何代码的改动，在预先设定的时间后立即生效，不影响系统正常运行。从而简化了系统管理员的在系统管理上的操作，加强了全局信息及设置的准确性和一致性。

12． 极具特色的个性化设置

加强与完善用户对系统的个性化定制，是本系统尊重用户个人习惯，建立用户个性化操作的具体表现。① 允许用户选择个人操作界面的风格，满足不同用户对界面不同的视觉要求。② 允许用户对主界面显示栏目的内内容、显示数量、排序等进行定制，方便用户同时监控多个栏目的内容变化。从对文件信息的被动接受转为主动获取。③ 允许用户对待办事宜的展现进行设置，方便对重点栏目的待办事宜进行监控。④ 允许用户设置“个人常用意见”，使对文件的批注更加个人化。⑤ 允许用户对个人通讯录进行管理，方便通讯录的即时更新。

⑥ 允许用户对个人电脑上系统常用登录用户的姓名进行管理，方便用户登录系统。

⑦ 允许用户设置提醒信息的提醒时间以及提醒方式。⑧ 允许用户设置密码修改的提醒时间。

四、界面展现的提升： 1． 度身制作的登录界面：

登录界面中并含有首页公告功能，让用户在不登录系统的情况下，也能查看到系统内的全局公告，信息传送更加及时。

2． 提供多套界面风格方案供用户实际操作时选择：

系统在工作界面上进行了全新的设计。提供多种风格的工作界面，每一套界面都有自己独立的风格与主题，用户可根据自己的喜好进行选择采用，从而在最大程度上满足更多人对“界面美观”的要求。

3． 合理的栏目分类：

“办文管理”归类的是与公文有关的栏目。“会议管理”归类的是与会议相关的内容，如会议的组织、会议通知、会议室的申请等。“行政管理”归类的是车辆安排、接待管理等行政事务。“资讯管理”归类的是与各类知讯资源。“公告信息”归类的电子公告、领导活动公告等相关的公告性质的文件信息。“个人信息”归类的是与个人事务相关的内容。通过这样的分类汇总，虽然栏目增多，用户在工作的时候也依然条理清晰。

五、操作设计的提升： 1．业务内容有针对性的显示：

管理员可根据用户的权限，合理的展现其对应的工作栏目及内容。不同的人有不同的业务内容，不属于当前工作人员的业务则不会出现在工作界面中。

即时是同一栏目，不同单位的人进入也会有不同的显示。如：市（区）政府可以发督办到各政府单位、其栏目中则有发文件的相关内容，而其他政府单位只有收文件的相关内容。两部份内容侧重点及显示内容互相不同。

4． 强大的个性化定制：

允许用户对主界面显示栏目的内内容、显示数量、排序等进行定制，方便用户同时监控多个栏目的内容变化。

用户还可以对待办事宜的提醒方式是以弹出窗口还是字幕的方式进行选择。还可以确定刷新频率等相关内容。

5． 精简弹出窗口：

用户操作过程中，系统尽量减少新窗口的出现，而让操作基本上固定在一个窗口内进行，无论是前进、后退还是进入新的工作界面，都将尽力避免开启过多窗口。

同时，在退出的时候，也能智能化的回退到进入到当前操作界面前的工作内容。以保证用户工作思路的连贯性。

6． 常用信息的自动输入：

对于一些常用信息，只需要对系统进行一次性的设置保存，系统就可以在用户需要的时候，以下拉列表、单项框或多项框的选择、或弹出小窗口等方式，供用户选择，从而减少用户对常用信息的重复输入，也减少了为此而出现的笔误。

7． 丰富的树形结构选择操作：

对于组织结构等内容的显示，采用树形结构就能非常清楚的表示相互之间的从属关系，从而加快用户对相关内容做出准确的理解与选择。同时在操作上，系统可以根据当前环节的需求，自动将结构树的显示内容变为只显示本单位及从属部门名称、显示本单位人员名称、显示所有单位及从属部门名称、显示所有单位人员名称等多种形式。并可提供单选或多选两种选择方式。方便用户的选择操作。

六、扩展功能的提升： 1.手机短信功能

本系统与手机短信功能完整的融合，在收发文件、发布通知、督办催办等各个方面，均可以方便的以手机短信的方式进行相关联络。

2.集团电话功能

当有重要事务需要处理时，若规定时间内接收人没有登录系统查看文件，系统会自动接通单位内部电话进行电脑语音通知。同时，内部系统将记入下相关的接听状况，以保证信息的及时传达。

3.电子传真功能

每名工作人员均可直接完成传真的发送与接收功能，而不需要单独配置传真机。按照系统分配的虚拟传真号码，外界的传真件即使是纸质文件也将直接以电子文档的形式发送到工作人员的个人邮箱里，而工作人员也可随时将自己的电子文件单个或群发到相关接收单位，同时，工作人员可将接收单位的信息预先存储到通讯录中，群发过程将更加轻松。系统还将对传真的发送成功与否等相关内容进行全面统计，方便查阅。

4.即时通讯功能

政府内部的即时通讯软件，可以方便对加为好友的同事，以文字、音频、邮件、文件传送、短信、留言、公告等方式进行沟通。同时，将办公系统与之结合，办公过程中产生的通知信息也能及时的传送到每个人的桌面上。从此工作人员之间的沟通将更加适时、快捷。

第二篇：办公自动化系统

项目详情

OA（办公自动化系统）

项目简介教育行政办公自动化（Office Automation简称OA）系统是针对中小学校领导、教师利用网络办公的一套网络软件。OA是为具有城域网环境或具有内部局域网的教委量身定做的产品。

办公自动化系统的重点在于信息产生、传递、发布和流程控制。

在此，以下几个特性贯穿整个流程的始终： 机构/部门/人员：所有的系统操作流程控制，都是因具体的机构/部门/人员的不同而设置的，而系统中某一信息的产生、信息的发布和传递等等，都是针对特定的机构/部门/人员的。所以，主体对象的选择是一个共同的问题。信息传递和发布：当一个特定的信息需要告知特定的人员或部门时，可以通过多种渠道进行，如将主题内容发消息，发邮件，发布公告等等。所以选择发布方式也是贯穿系统始终的。

信息检索和打印输出：系统所有用户均需要在必要的时候对需要的内容进行检索，并可以将结果和具体内容进行打印输出。因此以上四个功能应该贯穿整个系统的各个模块中。

办公自动化系统对于教委和学校内部、教委和学校之间、学校和学校之间按照教育系统内部办公的流程通过信息化的方式，为教育行政管理进行了全新的阐释。

需求和计划

整个项目的功能规格说明书和开发计划说明书，描述了整个项目的人员，项目控制、风险、限制，开发计划和业务系统组成及系统模块介绍、各模块用例和事件流分析、系统安全、技术体系等方面内容。

OA功能规格说明书.pdf

OA开发计划.pdf

设计和实现

软件设计规格说明书包含了项目设计要点、架构和策略、主要类和接口设计、数据库设计等方面，代码部分是具体实现的案例。

OA软件设计规格说明书.pdf

测试

包括测试计划、测试用例、评估结果，针对项目的系统化规范化的测试案例。

OA测试计划.pdf

OA测试用例.pdf

OA测试评估报告.pdf

第三篇：政府办公自动化系统

政府办公自动化系统

政府办公自动化系统是实现政府机关内部办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。其总体目标是：以先进成熟的计算机和通讯技术为主要手段，建成一个满足政府机关办公自动化业务需要的办公信息系统，使政府机关内部各处室的公文和信息的交流畅通无阻，收到良好的社会效益。提供政府机关内部各处室之间计算机网络之间的信息交换和公文交流，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

一、功能介绍

1.个人办公

个人办公主要用于个人事务的处理，包括电子日历、电子邮件、活动安排、待办文件、待办事宜、个

人资料、个人通讯录等应用。其中工作日历、电子邮件、活动安排为Notes 内置的功能，属于电子政务的

基本应用；名片夹和待办文件则是用户个人事务安排。

电子邮件：用于收发Notes 电子邮件，很重要一点就是处理自己邮件库中的待办文件。工作日历：计算机内置的电子台历可使您轻松地安排的各项事务活动。待办文件：集中处理来自各工作流应用模块中的批办件，如公文处理中的收、发文件等。待办事宜：可以根据用户设置的事件计划表来提醒用户将准备办理哪些事情。个人资料：录入个人信息，具有编辑、存储、管理功能。

2、公文处理

公文处理系统提供了收文登记、办理、查询和归档，发文起草、办理、登记和归档等功能，并具有透

明的文件运转流的特征，文件办理者可以及时、清楚地了解文件当前运转状态，真正实现了流程跟踪、监

控“智能化”的功能。收文处理：对网上各单位发送来的办文按类别、单位、密级等进行分类登记，如果是“办文”，则需

由文秘部门送交分管领导进行文件批示处理，“阅件”则需呈领导阅。发文处理：可以起草公文和办理公文（如核稿、审稿、会签、签发等）。提供手工办文与电子办公的

结合，还提供各种办理意见代填和流程切换的功能。督办管理：对领导交办或上级交办的任务和有办理期限的文件（通常来自收文系统中收文）进行登记、督办，提供文件办理进程的跟踪，提醒经办人注意时间的安排。

信访管理：为局举报投诉中心或办公室提供对信访件进行登记办理和处理。

3、档案管理 文件查询：文件查询库自动接受来公文管理系统中各类收文和发文文件文档，并提供给大家提供一个公文查询的场所和文件归档功能档案业务管理：档案管理系统保存了所有已归档的文件供查询（如查询案卷定义、文件组卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借阅）和备案，是保存和管理档案的场所。“档案管理”不仅可以与公文处理系统结合

使用，处理已归档的收文、发文、签报等文件，也可以独立使用，用于登录非公文处理系统处理的其他文 件。其中包含的档案借阅，提供提供对系统内人员借阅档案的管理。

4、行政事务

提供诸如车辆管理、固定资产等具体业务处理功能，包括车辆管理、固定资产管理、接待管理、会议

管理、人事管理等。

业务审批：审批人在这里进行统一的审批，不必再到各个数据库里进行审批。当然，审批人也可以选

择到他的邮件里审批。

车辆管理：由行政处对各部门使用车辆进行网上管理，包括车辆安排、车辆动态显示、派车单、车辆

档案、车辆驾驶员、油耗、车辆维修保养等相关内容管理。

固定资产管理：由行政处对全局固定资产进行申请购买、登记、报废等管理。后勤管理：由行政处对本局的清洁卫生资料、水电使用情况等管理。接待管理：由办公室、行政处对本局来访人员的接待进行安排管理。

呈批管理：对请假、资料搜集、会议室使用和计算机耗费品领用进行管理。

会议管理：主要以一个月一次的局务会议为主，进行会议的组织、会议室安排、人员通知与确认、议题准备与讨论、会议纪要等管理。

工作计划：配合会议管理，提供工作计划的登记、审批和归档查询。

人事档案管理：对人事档案进行登记、编辑、删除及进行调动、任免操作。

5、综合信息

提供质监信息、公告栏等一些信息查询数据库

质监信息：质监信息数据库是个多功能的模块，它集合了内部办公信息，以 简报形式存在，形成正

式刊物。它还可以完成信息的统计和归档，便于浏览和管理。部门信息：用于登记一些部门内的信息，用于在网上发布。

公告栏：用于发布各种会议公告、通知、消息等，发布后的信息所有网络用户都可以查阅。

网上讨论：网上用户就某一讨论主题、讨论热点发表意见和见解，进行思想交流。

6、综合资料

综合资料包括处室资料、通讯录等一些资料数据库。

政策法规：用于登记一些与本单位相关的国家重要法律条文及本系统有关规定。处室资料：提供一些重要领导讲话、互联网资料及一些报纸、杂志、图书资料。

通讯录：既公用通讯录，提供直属机构、分支机构、三级机构及一些其他重要单位的通讯信息，如地

址、邮编、电话等。

7、系统管理

管理员在这里进行机构设置、人员配置、ACL 控制和主题词维护等操作。

二、政府办公自动化系统建设问题分析

问题一：政府办公自动化系统的核心是什么？

我们团队在开发之前，从各种渠道收集过许多不同厂商OA系统的产品说明，经分析发现大部分广做宣传的OA系统功能都比较丰富，比如公文管理、会议管理、档案管理、车辆管理、人员管理等等很多功能，但这些OA系统真正让政府客户使用得效果如何呢？客户最关心那一块功能？这两个问题我发现很多OA厂商没有分析精确！这其实是政府OA系统开发中最关键的问题，如果这个问题解决不了，其它功能开发得再深入，再完善，也是无济于事。我们分析很多部门政府客户的需求，发现如下答案：

政府OA系统的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理与公文编辑器。有些客户最开始要求厂商开发OA系统时，出于功能的丰富性，提出很多功能模块的需求，比如车辆管理、会议管理以及其它辅助办公管理模块。但经过一段时期的系统运行后，会发现90%的政府工作人员，90%的时间都只应用公文管理模块，所以这个模块出得问题最多，客户的定制需求也最多。其它功能模块最终会成为一种摆设（除非领导有特殊要求，但即使领导有要求，因为最开始开发时，没有深入调研相关业务部门的需求，这些功能模块最终还是用不起来）。

所以笔者建议，客户方和OA开发厂商应该拿出80%的精力放在公文管理模块中来，以满足绝大多数用户使用OA系统的需求。至于其它功能模块，比如车辆管理、会议管理，其实可以做为业务管理系统来定制开发，不归于OA系统，单独调研，单独开发。

笔者可能有些逆潮流而为之嫌，因为目前的OA概念是“协同OA”，要求OA系统解决全部的政府办公需求。但笔者认为“协同OA”是OA系统+各业务管理系统+基础数据管理+统一权限管理。所以核心OA系统的主要建设目的是解决公文流转问题、解决无纸化办公问题、解决电子公章问题。

问题二：公文流程问题，是应用工作流，还是让客户自行动态定义流程？

我发现IT真是个炒概念的领域，前两年炒得比较热的“工作流系统”，近期已经归于平静。本人就是不相信，或者不相信国内的IT公司近期能做出一个可以解决全部业务功能需求的“万能、通用系统”，如果能做出这种系统，肯定是Microsoft公司，如果连Microsoft公司都不做这种系统，您认为有必要做吗？

本人认为这个概念的出发点是好的，想抽象出系统的流程逻辑部分，减轻二次开发的工作量。但到了中国IT同事这里，好象就有些走调了，变成了万能地、通用地可以解决全部问题的系统。好了，不说了，本人其实不懂工作流，瞎说一通，内行人不要见怪。

言归正传，问个问题：“您说，政府客户的工作流程能事先定义好吗？”我感觉至少在中国是不能定义的，因为可变的情况太多。比如，一篇公文如果是普通工作人员拟稿，则需要部门领导审核把关;但如果是部门领导自己拟稿呢？这只是最简单的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在办事流程中，即使经手的政府工作人员可能有时也不知道下一步应该如何办，所以才经常去请示领导。

因此，我认为政府客户不需要，也不可能用一个事先定义好流程的办公自动化系统;而是需要一个可以每一步都让客户自己动态选择下一步操作和对象的动态流程办公自动化系统。

问题三：如何让OA系统维护、系统管理更加方便？

其实这又回到一个问题，是“以技术为中心”，还是“以客户为中心”，政府客户当然要求以“客户为中心”。所以很多招标文件中都要求“系统简单易用、便于维护”。这到也是，花了钱，谁还想买个负担。

但目前的主流OA系统，维护使用便捷性如何呢？我可以举个例子，目前很多政府OA系统都是基于Domino开发的，从前使用这种OA，必须要求客户首先培训Notes。现在出于方便性，都是基于Domino的B/S版本的OA系统，最终客户的方便性是提高了，但系统管理员还是没有脱离苦海，用户管理、系统配置没有经过专业的Notes培训，的确是用不起来。

所以我认为好的政府OA系统，要解决各种最终用户的使用便捷性。解决方案有：应用其它开发平台，比如J2EE或者.NET。这样才可以从根本上解决最终用户的使用方便性，系统管理员维护的便捷性。

第四篇：办公自动化系统解决方案

和锐办公自动化系统由通用办公系统、辅助决策支撑系统、办公服务系统三部分组成。用户可以随时根据单位的具体业务情况进行配置，用户得到的不仅是单独的功能模块和应用系统，而是一套完整的单位自己的办公管理信息系统，以及和锐公司为您提供的服务。

----和锐通用办公系统是公司集多年的应用系统开发经验，所推出的以沟通、协调、控制为宗旨，适合不同性质、不同组织结构的政府部门、企事业单位使用的，基于lotus notes开发的办公自动化软件。系统充分利用intranet/internet这一现代化的办公资源，实现管理规范化、现代化，解决了目前在计算机应用中普遍存在的“有路无车”的尴尬局面。

----辅助决策支撑系统以数据库技术为基础，把各类复杂的业务工作纳入计算机管理系统中，同时连接各个专业业务数据库，为领导提供各方面的文字、表格、图形等统计资料及情况，为领导决策提供依据。

----办公服务系统包括多媒体服务、视频电话、手写输入、语音录入控制等用以支持和服务办公的系统。

第五篇：办公自动化系统管理办法

办公自动化系统管理办法

第一章 总 则

第一条 办公自动化（简称OA）是指基于Internet/Intranet技术，以数据库为核心，利用工作流概念，为分散在各地的工作人员提供一个信息共享，协同办公的网络环境。

第二条 我院办公自动化系统（以下简称OA系统）是以朝华OA办公自动化系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖学院各部门的办公信息管理系统，实现院内网上办公和信息资源共享。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高学院整体管理水平的重要手段。

第三条 为了加强我院OA系统管理，保障我院办公自动化系统能够得以顺利推广、应用及正常运行，特制定本办法。

第二章 系统构成与功能

第四条 学院OA系统基于Lotus Domino/Notes系统运行，由Domino服务器系统和Notes客户机端系统组成。Domino服务器上安装朝华OA办公自动化系统数据库，向用户提供办公数据和文件信息的存储和共享，是OA系统的数据中枢；Notes客户机端供全院各部门和全体用户用于信息及文件输入、修改和流转、阅览操作。

第三章 组织管理与职责

第五条 教务处现代教育与信息中心负责OA系统服务器的管理维护和日常运行。主要职责包括：

1、负责OA系统软件的开发升级管理；

2、制定、落实OA系统有关规章制度；

3、承担学院各部门领导、信息员和相关人员的培训和技术指导工作；

4、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

5、保障学院各部门和各用户与OA服务器网络的正常连通。

6、负责系统用户注册管理、日常运行的技术维护、系统功能的不断完善。

第六条 学院各部门和各用户是OA系统的终端用户，学院各部门要结合本部门的实际，制定相应管理办法，并指定部门信息员，负责部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公自动化系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。

第七条 学院各部门可根据本部门管理实际需要自行配置和开发业务管理软件，例如：学生管理软件和教务管理软件，但应在教务处现代教育与信息中心的协调下按照统一数据标准进行，避免系统冲突和资源浪费，保证与OA系统的兼容性，实现内部办公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八条 OA系统所涉及的各种公文处理、会议管理等程序按照我院相关公文、会议处理办法的规定办理。

第九条 各单位在OA系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十条 系统正式运行后，学院各部门领导和各部门信息员必须在每个工作日的上班后一个小时内，下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第五章 系统安全与保密

第十一条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。

第十二条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十三条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第十四条 OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第十五条 所有使用该系统的人员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

第六章 责任与处罚

第十六条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

1、不执行本办法第三、四章规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的单位，学院对相关责任人及所在部门予以通报批评。

2、违反本办法第五章规定，造成不良影响、导致系统损坏等后果者，给予行政

处分。造成损失的，除赔偿损失外，并视情况予以5000元以内的经济处罚。

第七章 其 它

第十七条 本办法由教务处现代教育与信息中心负责解释。

第十八条 本办法自发布之日起试行。