我对办公自动化系统的认识[模版]

第一篇：我对办公自动化系统的认识[模版]

我对办公自动化系统的认识

事业单位需要网上工作，企业需要通过计算机实现利益最大化。如今的大趋势是：办公自动化已成为机关和企业现代化管理的必由之路。在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，办公自动化对提高政府机关或企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。构筑企业内部网，实现办公自动化，成为许多领导和信息主管部门的主要工作。这就是我对OA系统的一个感性认识。作为了解和学习过OA系统的我来说，当然对OA系统有概念的和专业性的认识。1.OA系统的定义及特点

就办公自动化系统的定义而言，其实它没有一个明确的定义，我所熟悉的OA系统的定义是：一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。办公自动化系统具有其五大特性：开放性、易用性、健壮性、严密性和实用性。

2.OA系统应用范围的发展

一直以来，许多人对“办公自动化”的理解有误，认为办公自动化只是政府机关的事。实际上，在市场化的经济环境中，企业面临着激烈的竞争，企业成功与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。而办公自动化系统是企业的数字神经网络的重要部分，没有一个快速反应的神经网络的协助，任何企业将难以获得长期、稳定、快速的发展。

随着企业对“办公自动化”理解的进一步加深，越来越多的企业已经把办公自动化提到日程上来，很多企业都在不同的层次上实现了办公自动化。事实上，有一些企业已成功地实施MRP或ERP系统，他们在生产、经营数据的收集、分析、处理方面已实现了自动化。但是，一般的MRP或ERP系统并没有在办公、行政事务方面，提供计算机处理功能，这方面的工作，只能依旧利用手工进行。不能全面实施办公自动化，工作、生产效率难以得到进一步提高。

因此，通过办公自动化系统的实施，对于企业提高运作效率与快速反应能力，加强企业的制度化、规范化管理，增强企业的市场竞争能力具有重要的意义。3.办公自动化软件的发展

随着新技术、新产品的出现，办公自动化的软件也随之发展。我们可以将办公自动化软件分为工具及平台软件及系统级应用软件两大类，其中OA工具及平台软件包括：WPS文字处理软件、现在的Office97套装软件（含WORD、EXCEL、Powerpoing、Access、Outlook）、Lotus系统、WPS97、IBM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、及MS Exchange的消息系统等。同样，有些厂商，把某些办公自动化工具软件称为办公自动化系统，这是不够准确的。这些软件，作为办公自动化应用的平台或工具，解决个体的办公自动化是不成问题的，但要实现全员的信息的交流、交换，工作的协同，则还不够。还需办公自动化系统级应用软件。OA系统软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

4.办公自动化硬件发展

从纵向的发展来看，现在办公自动化软硬件的品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。为实现最终的无纸办公，创造了必要的条件。另外，实施办公自动化，不能脱离办公自动化系统所依赖的环境，INTERNET、CHINANET、邮电通信网如DDN等的建设，都已为办公自动化的发展创造了一个前所未有的条件，使网络的、真正的办公自动化成为可能。我们要注意一个问题：许多厂商把自己生产的某种办公自动化的硬件，称为办公自动化系统，会常使别人误以为，整个办公自动化就是这么多东西了。办公自动化决不是各种办公自动化设备的购置和使用，先进的设备只是办公自动化的物质基础，没有功能全面的办公自动化软件，最终也还是不能实施办公自动化的。5.办公自动化软件的层次及发展

办公自动化系统可分为事务型、管理型和分析决策型三种不同的层次。事务型的办公自动化系统，支持一个机构内各办公室的基本事务活动，主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理、文档的整理、分类归档、检索等。管理型的办公系统包含业务管理的那部分功能，是事务型办公系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结合。决策型办公系统包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成，除具备前述的功能外，还具备对业务数据的进行分析、评测等决策支持的功能。

6.WEB方式的办公自动化系统的优点

目前办公自动化系统较成熟的模式是客户/服务器方式，而新一代的办公自动化系统则应是Internet/Intranet方式(即B/S)，才更能适应目前及未来的要求。Internet/Intranet方式的办公自动化系统是基于WEB的办公自动化系统，其运作模式不同于C/S模式，它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB方式的办公自动化应用程序后再动行。这种方式的系统具有下列的好处： 1）对客户端机器的硬件要求较低，而且目前流行的浏览器支持各种操作系统，使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现有投资。2）基于WEB的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施。3）象其他基于WEB的应用系统一样，基于WEB的办公自动化系统也是通过浏览器这个简单易用统一的界面来访问的，其界面相当友好，操作十分简单，易学易用，用户易于接受，从而节省用户的培训时间和费用。这对减少实施办公自动化的阻力来说，有相当重要的意义。4）系统安全、可靠、可扩展。

第二篇：对办公自动化的认识

办公自动化不仅仅是办公无纸化，也不仅仅是办公过程电子化、数字化，它应该在信息利用、协同工作、决策支持等方面发挥出巨大作用。办公自动化中一个核心的观点，即5C的概念，这就是沟通（Communication）、协作（Cooperation）、控制（Control）、创造（Creation）和方便（Convenience）。

1、沟通是员工合作的基础。办公经常是一个决策的过程，决策的基础是对信息的掌握。利用办公自动化系统能够完成信息的收集、整理、分析和传递，实现信息大范围、有控制、高效率而低成本的共享与利用。

2、协作是保证工作顺利进行的前提。很多工作需要多个部门的相关人员共同完成。办公自动化系统通过小组协同工作管理帮助管理人员实现资金、人力等企业资源的调配和使用。它是工作成功的重要因。

3、控制是指对工作流程实现监督控制，实现对信息流向的控制。对于所作出的决策，我们希望它的进展过程能够按照预定的思路走下去，正确信息能够及时传递给具有权限的人。办公自动化系统通过工作流管理、工作日程安排、权限控制和电子邮件实现上述目标，保证领导全面了解各项工作的进展情况，控制各项工作的进度与质量，保证工作圆满完成。

4、企业员工的经验和知识是企业最宝贵的财富，也是企业解决问题的有力保障。发挥员工的主观能动性，利用收集的信息，创造出新的知识，从而更好地把握商机，为企业创造更多的财富。办公自动化能够帮助员工分析所收集的信息，并提供了一个良好的交流平台，为创造新知识打下了坚实的基础。

5、方便使用是对软件系统最基本的要求。对于刚开始进行信息化建设的企业，这一点尤其重要。如果一个系统没有人用或没有人能用，那么不管系统的技术多么好，水平多么高，功能多么强大，它也不能解决实际问题，不能带来实际效益，最终它只是一个摆设。

办公自动化是指在行政机关工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。

人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。

技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等。

显然办公自动化这一人机系统，人、机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。

第三篇：办公自动化系统

项目详情

OA（办公自动化系统）

项目简介教育行政办公自动化（Office Automation简称OA）系统是针对中小学校领导、教师利用网络办公的一套网络软件。OA是为具有城域网环境或具有内部局域网的教委量身定做的产品。

办公自动化系统的重点在于信息产生、传递、发布和流程控制。

在此，以下几个特性贯穿整个流程的始终： 机构/部门/人员：所有的系统操作流程控制，都是因具体的机构/部门/人员的不同而设置的，而系统中某一信息的产生、信息的发布和传递等等，都是针对特定的机构/部门/人员的。所以，主体对象的选择是一个共同的问题。信息传递和发布：当一个特定的信息需要告知特定的人员或部门时，可以通过多种渠道进行，如将主题内容发消息，发邮件，发布公告等等。所以选择发布方式也是贯穿系统始终的。

信息检索和打印输出：系统所有用户均需要在必要的时候对需要的内容进行检索，并可以将结果和具体内容进行打印输出。因此以上四个功能应该贯穿整个系统的各个模块中。

办公自动化系统对于教委和学校内部、教委和学校之间、学校和学校之间按照教育系统内部办公的流程通过信息化的方式，为教育行政管理进行了全新的阐释。

需求和计划

整个项目的功能规格说明书和开发计划说明书，描述了整个项目的人员，项目控制、风险、限制，开发计划和业务系统组成及系统模块介绍、各模块用例和事件流分析、系统安全、技术体系等方面内容。

OA功能规格说明书.pdf

OA开发计划.pdf

设计和实现

软件设计规格说明书包含了项目设计要点、架构和策略、主要类和接口设计、数据库设计等方面，代码部分是具体实现的案例。

OA软件设计规格说明书.pdf

测试

包括测试计划、测试用例、评估结果，针对项目的系统化规范化的测试案例。

OA测试计划.pdf

OA测试用例.pdf

OA测试评估报告.pdf

第四篇：政府办公自动化系统

政府办公自动化系统

政府办公自动化系统是实现政府机关内部办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。其总体目标是：以先进成熟的计算机和通讯技术为主要手段，建成一个满足政府机关办公自动化业务需要的办公信息系统，使政府机关内部各处室的公文和信息的交流畅通无阻，收到良好的社会效益。提供政府机关内部各处室之间计算机网络之间的信息交换和公文交流，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

一、功能介绍

1.个人办公

个人办公主要用于个人事务的处理，包括电子日历、电子邮件、活动安排、待办文件、待办事宜、个

人资料、个人通讯录等应用。其中工作日历、电子邮件、活动安排为Notes 内置的功能，属于电子政务的

基本应用；名片夹和待办文件则是用户个人事务安排。

电子邮件：用于收发Notes 电子邮件，很重要一点就是处理自己邮件库中的待办文件。工作日历：计算机内置的电子台历可使您轻松地安排的各项事务活动。待办文件：集中处理来自各工作流应用模块中的批办件，如公文处理中的收、发文件等。待办事宜：可以根据用户设置的事件计划表来提醒用户将准备办理哪些事情。个人资料：录入个人信息，具有编辑、存储、管理功能。

2、公文处理

公文处理系统提供了收文登记、办理、查询和归档，发文起草、办理、登记和归档等功能，并具有透

明的文件运转流的特征，文件办理者可以及时、清楚地了解文件当前运转状态，真正实现了流程跟踪、监

控“智能化”的功能。收文处理：对网上各单位发送来的办文按类别、单位、密级等进行分类登记，如果是“办文”，则需

由文秘部门送交分管领导进行文件批示处理，“阅件”则需呈领导阅。发文处理：可以起草公文和办理公文（如核稿、审稿、会签、签发等）。提供手工办文与电子办公的

结合，还提供各种办理意见代填和流程切换的功能。督办管理：对领导交办或上级交办的任务和有办理期限的文件（通常来自收文系统中收文）进行登记、督办，提供文件办理进程的跟踪，提醒经办人注意时间的安排。

信访管理：为局举报投诉中心或办公室提供对信访件进行登记办理和处理。

3、档案管理 文件查询：文件查询库自动接受来公文管理系统中各类收文和发文文件文档，并提供给大家提供一个公文查询的场所和文件归档功能档案业务管理：档案管理系统保存了所有已归档的文件供查询（如查询案卷定义、文件组卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借阅）和备案，是保存和管理档案的场所。“档案管理”不仅可以与公文处理系统结合

使用，处理已归档的收文、发文、签报等文件，也可以独立使用，用于登录非公文处理系统处理的其他文 件。其中包含的档案借阅，提供提供对系统内人员借阅档案的管理。

4、行政事务

提供诸如车辆管理、固定资产等具体业务处理功能，包括车辆管理、固定资产管理、接待管理、会议

管理、人事管理等。

业务审批：审批人在这里进行统一的审批，不必再到各个数据库里进行审批。当然，审批人也可以选

择到他的邮件里审批。

车辆管理：由行政处对各部门使用车辆进行网上管理，包括车辆安排、车辆动态显示、派车单、车辆

档案、车辆驾驶员、油耗、车辆维修保养等相关内容管理。

固定资产管理：由行政处对全局固定资产进行申请购买、登记、报废等管理。后勤管理：由行政处对本局的清洁卫生资料、水电使用情况等管理。接待管理：由办公室、行政处对本局来访人员的接待进行安排管理。

呈批管理：对请假、资料搜集、会议室使用和计算机耗费品领用进行管理。

会议管理：主要以一个月一次的局务会议为主，进行会议的组织、会议室安排、人员通知与确认、议题准备与讨论、会议纪要等管理。

工作计划：配合会议管理，提供工作计划的登记、审批和归档查询。

人事档案管理：对人事档案进行登记、编辑、删除及进行调动、任免操作。

5、综合信息

提供质监信息、公告栏等一些信息查询数据库

质监信息：质监信息数据库是个多功能的模块，它集合了内部办公信息，以 简报形式存在，形成正

式刊物。它还可以完成信息的统计和归档，便于浏览和管理。部门信息：用于登记一些部门内的信息，用于在网上发布。

公告栏：用于发布各种会议公告、通知、消息等，发布后的信息所有网络用户都可以查阅。

网上讨论：网上用户就某一讨论主题、讨论热点发表意见和见解，进行思想交流。

6、综合资料

综合资料包括处室资料、通讯录等一些资料数据库。

政策法规：用于登记一些与本单位相关的国家重要法律条文及本系统有关规定。处室资料：提供一些重要领导讲话、互联网资料及一些报纸、杂志、图书资料。

通讯录：既公用通讯录，提供直属机构、分支机构、三级机构及一些其他重要单位的通讯信息，如地

址、邮编、电话等。

7、系统管理

管理员在这里进行机构设置、人员配置、ACL 控制和主题词维护等操作。

二、政府办公自动化系统建设问题分析

问题一：政府办公自动化系统的核心是什么？

我们团队在开发之前，从各种渠道收集过许多不同厂商OA系统的产品说明，经分析发现大部分广做宣传的OA系统功能都比较丰富，比如公文管理、会议管理、档案管理、车辆管理、人员管理等等很多功能，但这些OA系统真正让政府客户使用得效果如何呢？客户最关心那一块功能？这两个问题我发现很多OA厂商没有分析精确！这其实是政府OA系统开发中最关键的问题，如果这个问题解决不了，其它功能开发得再深入，再完善，也是无济于事。我们分析很多部门政府客户的需求，发现如下答案：

政府OA系统的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理与公文编辑器。有些客户最开始要求厂商开发OA系统时，出于功能的丰富性，提出很多功能模块的需求，比如车辆管理、会议管理以及其它辅助办公管理模块。但经过一段时期的系统运行后，会发现90%的政府工作人员，90%的时间都只应用公文管理模块，所以这个模块出得问题最多，客户的定制需求也最多。其它功能模块最终会成为一种摆设（除非领导有特殊要求，但即使领导有要求，因为最开始开发时，没有深入调研相关业务部门的需求，这些功能模块最终还是用不起来）。

所以笔者建议，客户方和OA开发厂商应该拿出80%的精力放在公文管理模块中来，以满足绝大多数用户使用OA系统的需求。至于其它功能模块，比如车辆管理、会议管理，其实可以做为业务管理系统来定制开发，不归于OA系统，单独调研，单独开发。

笔者可能有些逆潮流而为之嫌，因为目前的OA概念是“协同OA”，要求OA系统解决全部的政府办公需求。但笔者认为“协同OA”是OA系统+各业务管理系统+基础数据管理+统一权限管理。所以核心OA系统的主要建设目的是解决公文流转问题、解决无纸化办公问题、解决电子公章问题。

问题二：公文流程问题，是应用工作流，还是让客户自行动态定义流程？

我发现IT真是个炒概念的领域，前两年炒得比较热的“工作流系统”，近期已经归于平静。本人就是不相信，或者不相信国内的IT公司近期能做出一个可以解决全部业务功能需求的“万能、通用系统”，如果能做出这种系统，肯定是Microsoft公司，如果连Microsoft公司都不做这种系统，您认为有必要做吗？

本人认为这个概念的出发点是好的，想抽象出系统的流程逻辑部分，减轻二次开发的工作量。但到了中国IT同事这里，好象就有些走调了，变成了万能地、通用地可以解决全部问题的系统。好了，不说了，本人其实不懂工作流，瞎说一通，内行人不要见怪。

言归正传，问个问题：“您说，政府客户的工作流程能事先定义好吗？”我感觉至少在中国是不能定义的，因为可变的情况太多。比如，一篇公文如果是普通工作人员拟稿，则需要部门领导审核把关;但如果是部门领导自己拟稿呢？这只是最简单的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在办事流程中，即使经手的政府工作人员可能有时也不知道下一步应该如何办，所以才经常去请示领导。

因此，我认为政府客户不需要，也不可能用一个事先定义好流程的办公自动化系统;而是需要一个可以每一步都让客户自己动态选择下一步操作和对象的动态流程办公自动化系统。

问题三：如何让OA系统维护、系统管理更加方便？

其实这又回到一个问题，是“以技术为中心”，还是“以客户为中心”，政府客户当然要求以“客户为中心”。所以很多招标文件中都要求“系统简单易用、便于维护”。这到也是，花了钱，谁还想买个负担。

但目前的主流OA系统，维护使用便捷性如何呢？我可以举个例子，目前很多政府OA系统都是基于Domino开发的，从前使用这种OA，必须要求客户首先培训Notes。现在出于方便性，都是基于Domino的B/S版本的OA系统，最终客户的方便性是提高了，但系统管理员还是没有脱离苦海，用户管理、系统配置没有经过专业的Notes培训，的确是用不起来。

所以我认为好的政府OA系统，要解决各种最终用户的使用便捷性。解决方案有：应用其它开发平台，比如J2EE或者.NET。这样才可以从根本上解决最终用户的使用方便性，系统管理员维护的便捷性。

第五篇：办公自动化系统解决方案

和锐办公自动化系统由通用办公系统、辅助决策支撑系统、办公服务系统三部分组成。用户可以随时根据单位的具体业务情况进行配置，用户得到的不仅是单独的功能模块和应用系统，而是一套完整的单位自己的办公管理信息系统，以及和锐公司为您提供的服务。

----和锐通用办公系统是公司集多年的应用系统开发经验，所推出的以沟通、协调、控制为宗旨，适合不同性质、不同组织结构的政府部门、企事业单位使用的，基于lotus notes开发的办公自动化软件。系统充分利用intranet/internet这一现代化的办公资源，实现管理规范化、现代化，解决了目前在计算机应用中普遍存在的“有路无车”的尴尬局面。

----辅助决策支撑系统以数据库技术为基础，把各类复杂的业务工作纳入计算机管理系统中，同时连接各个专业业务数据库，为领导提供各方面的文字、表格、图形等统计资料及情况，为领导决策提供依据。

----办公服务系统包括多媒体服务、视频电话、手写输入、语音录入控制等用以支持和服务办公的系统。