关于印发华中农业大学在财务报销中加强合同管理的若干规定

第一篇：关于印发华中农业大学在财务报销中加强合同管理的若干规定

校发〔2015〕143号

关于印发《华中农业大学在财务报销中 加强合同管理的若干规定》的通知

校属各单位：

为规范合同付款管理，加强合同价款结算控制，防范法律风险，避免学校经济损失，维护学校合法权益，特制定《华中农业大学在财务报销中加强合同管理的若干规定》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：华中农业大学在财务报销中加强合同管理的若干规定

华中农业大学 2015年6月19日 附件

华中农业大学在财务报销中 加强合同管理的若干规定

第一条 为规范合同付款管理，加强合同价款结算控制，防范法律风险，避免学校经济损失，维护学校合法权益，依照《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范》《华中农业大学财务报销管理办法》等规定，结合学校实际制定本规定。

第二条 本规定涉及的合同主要指购销合同（包括供应、采购、预购、购销结合及协作、调剂等合同）、建设工程承包合同、加工承揽合同、货物运输合同、财产租赁合同、借款合同、教育培训合同、科技协作合同等经济合同，以及校属单位（科研项目）之间签订的土地租用合同、公共平台和大型设备服务合同等。

第三条 学校向外单位支付款项的有效合同，必须以华中农业大学名义对外签订、并经校长或由其授权的委托代理人签字，加盖学校公章；与外单位签订的货物采购合同,须经委托代理人签字，并加盖学校公章或华中农业大学采购合同专用章；校属各单位（科研项目）之间签订合同，须由单位（项目）负责人签字，并加盖单位公章。

第四条 办理合同价款支付时，会计核算人员应认真审核合同主要条款，包括标的、数量和质量、价款或酬金、履行的期限等，以及其他相应结算凭证等内容，按照合同约定办理付款。第五条 学校以下财务报销事项，应提供已生效的书面合同： 1.设备、物资采购、委托业务、服务费用等，单笔经费支出在2万元及以上的；

2.新建、改扩建、修缮等工程项目，向农民购买农副产品无法取得正式发票，单笔经费支出在1万元及以上的；

3.进口免税货物、教育培训合作、科研协作以及学校有其他规定需要签订合同的事项，无论金额大小均应签订合同。

第六条 对未按照合同条款履行付款的，或者应签订书面合同而未签订的，会计核算人员应拒绝办理支付，并向单位负责人或项目负责人报告；在审核相关资料过程中，发现有疑问的，应要求支出单位负责人或项目负责人说明情况。

第七条 合同履行条款的变更或补充应采用书面形式，会计核算人员按变更或补充后的合同条款支付。对违规在原合同上涂改、添加内容的合同应拒绝办理。

第八条 出纳人员按照记账凭证办理付款前，应对照合同约定金额进行复核。

第九条 会计核算人员应将一次性收（付）款合同或办理首次收（付）款合同的原件作为记账凭证附件保存，后续价款结算、冲销借款、领取质保金等，应要求提供合同复印件。

第十条 对非一次性收（付）款的合同，会计核算人员在首次办理价款结算时，应在财务合同管理系统中，按收、付款合同类型，录入合同信息，建立合同电子信息档案。录入信息应包括：合同号、合同类别、合同名称、合同金额、支付方式、对方账号、签订日期、质保金要求等。第二次及以后结算时，会计核算人员应将合同电子信息与纸质合同复印件审核无误后，按照合同要求办理收（付）款。

第十一条 会计核算科应安排人员定期核对合同管理系统数据，确保合同价款收付的准确性。

第十二条 会计人员应增强保密意识，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的秘密事项。

第十三条 本规定自印发之日起执行，由计财处负责解释。如遇学校合同管理规定调整，按学校规定办理。

华中农业大学办公室 2015年8月21日印发

第二篇：河北农业大学海洋学院财务报销管理规定

河北农业大学海洋学院财务报销管理规定

为了进一步规范财务报销审批手续，方便广大教职工，提高工作效率，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《高等学校财务制度》、《现金管理暂行条例》等制度法规，结合学院实际情况，特制定本规定。

一、支出报销规定

（一）到财务科办理支出报销事项必须按规定填制相关的“差旅费报销单 ”、“单据贴存单”、“借款单”、“支取现金申请单”等。

（二）办理支出报销事项必须按规定取得合法原始凭证（从外单位取得）或者填制原始凭证（学校自制）。

（三）同一笔经济业务的报销凭证应合并核算，不得人为拆分。

（四）预算经费必须在经费指标额度内报销。有借款者，应先冲抵原借款。

（五）经济业务发生时所取得的票据应在当年报销。出差、货物验收、因病住院等情况不能在业务发生报销的，经主管领导同意后，可适当延长报销期限。

（六）日常用款超过1000元，应提前两天到财务科预约。

（七）差旅费报销要严格按照《河北农业大学差旅费管理办法》执行，特别强调：

1.住宿标准：副省级及相当职务人员住套间；厅（局）级及相当职务人员、被聘为四级以上专业技术岗位的正高职专业技术人员住标准间，标准不超过３００元；其余人员两人一个标准间，标准不超过１５０元；

2.城市间交通要严格执行乘车标准；

3.外出开会报销会务费，必须有主办单位的会议通知，并加盖公章。

（八）固定资产购置费的报销。报销固定资产前一律先到总务科等资产管 理部门办理资产登记手续，再到财务科报帐

（九）修缮费、零星基建费。报销时须提供项目合同、经费预算表、竣工结算单和工程决算单。超过一万元的经审计后方可报销。

大宗购置的支出，业务经办部门必须将有关合同原件报财务科一份，财务科据此安排经费、办理报销手续。

（十）学生实习费、奖、助学金等费用的报销规定

1、学生实习费在指标内由各系部按实习人数和实习计划办理借款。凭相关票据、学生名单和单位负责人的审批意见报销。学生实习不给补助。

2、学生的各类奖、助学金，勤工助学基金发放时，发放表签章栏必须由学生本人签字。

（十一）教职员工探亲费的报销规定

1、未婚教职员工探望父母、已婚教职员工探望分居的配偶，每年可报销一次直线往返交通费（交通费票据必须真实、合理，不得任意替换）。

2、已婚教职员工探望父母，每四年可报销一次直线往返交通费用，额度为超出本人职务工资加津贴之和30%以外的费用。

3、教职员工探亲限坐火车硬席、轮船四等舱，超出费用不予报销。

4、报销探亲差旅费应先经人事科审核，凭人事科报销通知和相关票据到财务科办理报销手续。

（十二）酬金的报销规定。支取酬金时，发放表必须有单位名称、工作内容、酬金标准、个人所得税额、应支付金额、税后领取额、领款人等。发放表须由领款人、制表人和负责人签字。

二、原始凭证的基本要求

（一）真实合法、印章规范。报销发票必须是税务部门统一印制的正式发 票或财政部门印制的收据，税务发票必须有税务机关统一印制的税务监制章，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；行政事业收据必须有财政监制章并加盖财务专用章。

（二）内容齐全。单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全；一次性购物品种较多发票填写不下的要有售货单位填制清单并加盖财务专用章或发票专用章；一式几联的发票或收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。

（三）发票或收据记载的各项内容均不得涂改、挖补。内容记载有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处还必须加盖出具单位财务专用章或发票专用章；金额记载有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始单据上更正。

（四）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应出具原签发单位记账联复印件并加盖财务专用章或发票专用章。同时写出书面说明，经本部门及主管财务领导审批后报销。若确实无法取得证明的，如火车、轮船等凭证，应由当事人写出情况说明，经本部门及单位主管财务领导批准后报销（火车按慢车、轮船按最低等舱位价格报销；汽车票不报销）。

（五）在超市购买物品，除提供正式发票外，还需附超市机制结算清单，报销发票必须注明品名、单价、数量，并且所采购物品属于财务报销范围。

三、现金的使用规定

（一）职工工资、各种工资性津贴；个人的劳务报酬、各种奖金及国家规定的对个人的其它现金支出。

（二）向个人收购农副产品。

（三）单位预借给出差人员必须随身携带的差旅费。

（四）其它必要的现金支出。

（五）原则上业务经办人不得自行垫付现金办理支付业务。

四、转帐支票的使用规定

（一）结算起点以上的资金支付业务，必须到财务科办理转账支票（本市）或电汇结算（异地）。

（二）支票的有效期为10天。

（三）领取支票后要妥善保管，防止丢失。如丢失支票应及时到财务科联系办理挂失。造成损失的,由借款单位和借款人共同承担。

（四）支票领用人员必须是学院正式教职工。

五、校外汇入款管理规定

外单位汇入的各种款项，请及时与财务科取得联系，款到后登记签字并领取收据，然后由经办人负责将收据寄给对方单位。

六、借款的管理规定

（一）申请借款人员必须是学院正式教职工。

（二）申请借款人员必须填写借款凭证，大额借款（1000元以上）还应填写借款明细，写明借款理由、项目、金额等，并由部门负责人、业务、财务主管院领导签字。

（三）借款后应及时向收款单位催要发票、收据，并办理报账手续。

（四）对于借款一般实行前帐不清，后帐不借。借款超出规定期限，学院可暂停借款部门开支和缓发经办人工资。

（五）借款人因调离或岗位变更，必须还清借款，因特殊原因无法还清的必须办理清理移交手续。

七、审批权限的规定

（一）审批签字手续必须坚持“一支笔”签字制度。

（二）经办人按要求详细填写报账单内容、票据张数和总金额，按审批管理范围逐级报送有关部门负责人审批。

（三）各级领导本人参与的支出事项，经费报销时应由其他平级负责人或上一级领导审批。

八、凭证的整理粘贴规定

（一）经办员在报账前将原始凭证按业务性质和列支项目进行分类粘贴。

（二）粘贴单项目填写齐全，负责人审批除在粘贴单上签字外还应同时在每张发票上签字，粘贴的附件张数和大写金额均不得涂改。

（三）对市内交通、存车小票和过桥费发票报销时还应填写市内交通、过桥、存车费明细表。

（四）报销凭证一律用钢笔、蓝黑或碳素墨水笔填写，不得涂改。

九、本规定由财务科负责解释

财务科

2010年12月

第三篇：XX大学财务报销管理规定

xx大学文件

──────────────────── 关于印发《xx大学财务报销管理规定》的通知

各单位：

为全面贯彻国家有关经费管理政策，进一步规范学校经济行为，明确经济责任，加强财务管理，提高资金使用效益，根据《会计法》、《行政事业单位内部控制规范〈试行〉》、《高等学校财务制度》、《高等学校会计制度》等相关规定，结合学校实际情况，现对《xx大学财务借款、报销工作细则(修订)》（xx校财〔200X〕XX号）进行修改，特制定《xx大学财务报销管理规定》，经校务会审议通过，现予以颁布，请遵照执行。

附件：《xx大学财务报销管理规定》

xx大学 2014年x月x日

附件

作原始凭证。

（6）境外原始发票为外文的，应用中文注明开支内容、金额等。财务处将根据发票取得时的汇率换算成人民币后予以报销。

第三条 财务报销事项的审批

1.根据报销金额大小实行分级审批制度，办理报销须经单位负责人（科研项目由项目负责人）审批。其中：

（1）2万元以下（含2万元）的，由财务处审核人员直接办理。

（2）2万元以上，20万元以下（含20万元）的，须经财务处负责人审批。

（3）20万元以上，100万元以下（含100万元）的，须报各分管校领导审批（校领导出差时可委托其他校领导审批）。

（4）100万元以上的，作为大额经济事项，经分管校领导审批后，报校长审批。

2.单位负责人或科研项目负责人对经济事项的真实性、合法性、合规性负责；其他各级审批人对经济事项的合法性、合规性负责。

3.为强化经济责任，单位负责人及报销审批人必须在财务处预留签字字样，如单位负责人更换或授权给其他人审批，应及时向财务处报送新的签字字样。

第四条 财务报销手续

1.办理报销业务，必须按规定取得或填制合规合法的原始凭证。对记载不真实、不准确、不完整、不合法的原始凭证，财务处审核人员有权不予受理。

7.大额租车发票需附用车明细单（注明用车时间、标准等信息）。

8.报销会议费时，须提供举办单位的会议通知、会议费的支出明细、参会人员的签到单等证明材料，报销标准原则上按照国家有关规定执行。

9.报销外出参加会议、培训的相关费用时，须提供会议通知，举办单位统一安排食宿的，会议、培训期间的食宿费和市内交通费由举办单位按规定统一开支，往返会议、培训地点的差旅费按照规定报销。

10.各种外加工项目、维修、安装等工程劳务项目的发票报销应附加工清单或工程决算单。

11．对设备（材料）集中采购、工程劳务、委外研究、维保安装、测试分析等金额在2万元以上的，报销时均需提供采购或委托经济合同，按合同相关条款审核报销。

12.学校不具有法人资格的单位、部门购买的设备，不论资金来源性质均须按学校固定资产管理的规定，到资产处办理固定资产登记手续，持固定资产验收单和购物发票到财务处办理报销手续。

13.实行监理制的基本建设项目经费开支须经项目总监审查签字。工程项目竣工决算以审计报告书作为结算依据。

14.各类票据应保持其时效性，原则上开票后一年内应办理报销手续。若未能按时报销，需由经办人提供书面情况说明，并经单位负责人确认后方可报销。

第五条 加强现金支出管理，按有关规定使用现金。1.凡在本市办理的单笔金额在1000元以上的经济业务原则

第四篇：浙江师范大学财务报销管理规定

浙江外国语学院财务报销管理规定

为进一步加强财务管理，规范财务报销及结算手续，方便广大教职工办理报销业务，提高工作效率，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《高等学校财务制度》等规定，结合我校实际，制定本规定。

第一条 原始凭证的基本要求

1．内容齐全。单位名称、日期、品名（必须填写物品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，金额大小写要相符；一次性购物品种较多发票填写不下的，须提供加盖售货单位印章的购物清单；单位名称必须是“浙江外国语学院”全称（请勿开XX学院或个人）。

2．印章规范。外单位开具的发票、收据上必须有税务或财政部门的监制章和出票单位的发票专用章或财务专用章，盖出票单位行政公章的发票不予报销。

3．真实合法。报销人所持的原始凭证必须真实、合法，财务人员对不真实、不合法的原始凭证有权拒绝报销；对记载不准确、不完整的原始凭证，财务人员有权要求经办人员更正、补充。连号的出租汽车车票不予报销；汽车租赁费报销必须说明所去地点及事由；房租费报销须提供租房合同；印刷费报销要附印刷清单或注明印刷内容；一式几联的发票或收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。

4．从外单位取得的原始凭证如有遗失，应出具原签发单位记账联复印件并加盖财务专用章或发票专用章，同时出具书面说明，经“财务一支笔”审批、计划财务处同意后方可报销。确实无法取得证明的火车票、轮船票、飞机票等，应由当事人出具情况说明，经“财务一支笔”审批、计划财务处同意后方可报销，若出差有同行证明人，参照同行人的票据金额计算报销，若没有同行证明人，按最低票价报销。

5． 从境外取得的票据报销，须翻译成中文，并由翻译人签字。将外币金额换算成人民币金额的换算汇率一般按外汇兑换证明单（水单）的汇率换算，无水单的，采用报销当日的汇率换算。

6．票据报销日期必须在经济事项发生的合理期限内，一般不能跨报销（12月份取得的发票可延期至下一6月31日），特殊情况（如科研经费、进修费等）在当年确实不能报销，经本部门“财务一支笔”及计划财务处批准后方可报销。第二条 现金银行结算的要求 1．现金结算的要求

(1)现金报销应符合现金使用范围的管理规定。下列情况可直接报销（支付）现金：①个人劳务报酬，如外聘教师酬金、稿酬等；

②同一单位一次性购买物品，金额不超过1000元且无法用公务卡结算的零星开支。③车票款、市内出租车费用、过路过桥费等目前只能使用现金结算的支出。(2)因公借款及一次性现金报销金额超过3000元者（含3000元），必须提前1天向计划财务处预约，否则由本人到银行凭计划财务处出具的现金支票提取现金。现金预约须准确，以便于计划财务处向开户银行预约。

2．支票结算的要求

(1)支票有效期为10天，遇节假日顺延（顺延后第一天有效，过后作废）。(2)支票的领用及作废、过期支票的换取，一律由本单位经办人员办理，校外人员不予办理。

(3)领取支票后要妥善保管，防止丢失。如丢失支票应由经办人立即到银行挂失、登报，并及时通知计划财务处。造成损失的,由经办人承担。

(4)经办人填写帐号、开户行、单位名称必须准确无误。3．公务卡结算的注意事项

(1)公务卡是指财政预算单位工作人员持有的、主要用于日常公务支出和财务报销业务的特种信用卡。公务卡实行“一人一卡”实名制管理，由计划财务处统一向发卡行申办。

(2)根据浙江省财政厅《关于实施浙江省省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》（浙财预执[2012]15号）规定，办公费、印刷费、咨询费、差旅费、维修费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费等公务支出必须用公务卡结算。如遇特殊情况确需使用现金支付时，报销人应出具现金支付情况的书面说明，经“财务一支笔”审批、计划财务处同意后方可报销。

(3)公务卡一般只用于公务消费中的转账支付结算，单位不承担个人消费行为所引致的一切责任。

(4)持卡人在办理公务卡消费支出报销业务时，必须在报销打卡汇总表中准确填写卡号、姓名、金额，并同时附发票等财务报销凭证和有关公务卡刷卡凭证（POS签购单）。

(5)持卡人刷卡消费后应及时向计划财务处办理报销手续，一般应在公务支出发生后15日内提交财务报销，因个人报销不及时、信息填写不准确而造成的银行罚息及个人信用损失，由持卡人个人承担。

第三条 借款的管理规定

1．申请借款人员必须是我校正式教职工。

2．申请借款人员必须填写借款单，写明借款日期、用途、金额、开支项目，若要办理转帐的，还需写明对方单位名称、开户银行及帐号，并由“财务一支笔”和经办人签字。

3．对于差旅费、人员经费、会议费等借款应在规定时间内（一个月）办理报销还款手续。如因特殊原因借款超出规定期限的，应写出书面说明，列明具体归还日期（最长不超过三个月），由“财务一支笔”签字，并报计划财务处审核批准。

4．在规定期限内未结清借款的，且无正当书面理由者，计划财务处遵循“前账不清，后账不借”的原则，并可通过暂停借款部门开支、缓发借款人工资的方式予以催收，直到借款还清为止。

5．借款人因调离或岗位变更，必须还清借款。第四条 各类支出报销规定及要求

1．差旅费报销，按“浙江外国语学院差旅费管理办法”执行。2．物品购置费的报销

(1)固定资产须由资产与公共事务管理处统一集中采购，报销费用前须办理固定资产验收手续，报销时须提供采购和验收的有关资料。由于特殊原因须自购的，应由采购管理部门认可，方能自购。

(2)购置由财政拨款并纳入政府采购预算的教学设备，须经教学设备管理部门提出政府采购计划，交由资产与公共事务管理处办理上报手续，报销时须提供采购确认书。

(3)购买低值易耗品、不纳入固定资产管理的图书资料，应先办理验收手续，报销时必须有验收人签名。

(4)报销办公用品、耗材等物品购置费时，须提供所购商品的名称、数量、单价或盖有供货单位印章的购物清单。

3．学生实习费、奖助学金等费用的报销(1)学生实习费在指标内由各学院按实习人数和实习计划办理借款。凭相关票据、学生名单和单位负责人的审批意见报销。学生个人费用直接划入学生银行卡。

(2)学生各类奖、助学金、勤工助学基金的发放由学生处填制发放清单，由计划财务处统一划入学生银行卡。

4．酬金报销

凡以劳务费发放表、兼课酬金发放表、临时工工资发放表等报销的，报销时，须填制计划财务处统一格式的费用发放表（发放表可从计划财务处主页下载），如符合扣个人劳务报酬所得税条件的，需分别填列应发数、扣税金额、实发数，税额的计算可套用计划财务处主页的劳务报酬所得计算公式。本校教职工的酬金由计划财务处随工资薪金统一合并计税，无需填列扣税金额、实发数。

为了加强财务活动中的现金管理，正式在编职工、合同工、派遣工和在校学生领取各种酬金，由计划财务处存入个人工资卡或学生银行卡，临时性用工人员酬金可以现金形式发放，但同时须提供用工人员的身份证复印件或身份证号码。

专家讲座与项目评审费的报销按“浙江外国语学院专家讲座与项目评审费发放管理办法”执行。

5．修缮费的报销

报销修缮费须提供项目合同和工程决算单。超过一万元的经审计后方可报销。6．新校区建设费用的报销按“浙江外国语学院基本建设资金管理办法”执行。7．科研经费的报销程序和要求，按照《浙江外国语学院科研项目经费管理办法》执行。

第五条

大额资金的预约报销

一次性支付金额10-50万，须提前5天向计划财务处提交用款计划；一次性支付金额50-200万，须提前10天向计划财务处提交用款计划； 一次性支付金额200万以上，须提前15天向计划财务处提交用款计划。

第六条

报销流程

1．费用报销人整理报销单据并在单据背后签名确认并注明用途 2．填写费用报销汇总单并在汇总单上签名 3．部门负责人（或上级领导）审批

4．属于大额资金范围的，向计划财务处提交用款计划 5．财务人员审核

6．费用报销人领取相关费用并签字确认。第七条

本规定自发布之日起实施。

第八条

本规定由学校计划财务处负责解释。

第五篇：建设工程财务报销管理规定

建设工程财务报销管理规定

为了规范和加强公司的财务报销管理，严格财经制度，严肃财经纪律，完善财务核算和加快资金周转。根据公司的具体情况，经研究，特制定如下管理规定：

第一部分

日常费用报销制度及流程

一、现金管理制度

1、现金借款需由经手人填写“借款申请单”，经项目经理、部门经理、总经理审批后到财务支取。

2、凡借现金5000元以上的必须提前与出纳约定，以便提前准备。

3、各部门各项目部处理废品所收现金要严格执行现金管理制度（必须两人以上经办，项目经理审核批准），于当天下班之前交财务出纳统一管理，不准挪用。

二、支票管理制度

1、支票必须符合以下要求方能收取

2、不能撕毁，破损或涂改。

3、签发的支票是以墨汁或炭素墨水笔填写；签发单位印签完整清楚；支票右上部应有交换行号；加密的支票应提供密码。

4、支票有效期为十天，对于已填好的支票，必须要素齐全，检查大小写金额是否相符，收款单位、日期、用途填写是否正确。

5、使用支票需由经手人填写“支票借款申请单”，经项目经理、部门经理、总经理审批后到财务办理支票领用手续。支票领出后十天内持发票到财务报销，如不及时报销，出纳有权拒发新的支票。

三、费用报销通则

1、报销人必须取得相应的合法票据。

2、填写报销单应注意:根据费用性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类，分次，分页粘贴填制；粘贴要求整齐、美观。小票据呈鱼鳞状附在粘贴联上，大张票据不能胶水粘贴，用大头针或回形针别好为宜。费用报销严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销；简述费用内容或事由。

3、没有发票的相关费用发生，要求有具体的情况说明。除经办人外，有不少于两个证明人证明。

4、报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

5、所有需报销的各种原始单据(包括购买材料和支付工程款)，必须在业务发生日的当月报销，超过当月不予报销（跨年各类票据，不管各种理由一律不予报销，由报销责任人自己承担）。

6、报销程序：经办人整理报销单据并填写对应费用报销单（或结算单）→费用或结算相关审核人员→部门（或项目）负责人→财务部门审核→总经理审批→财务部结算。

7、各流程审批人员。必须严格把关，签署意见，不能只签名，要写同意、不同意、同意支付多少。各费用报销、结算附件必须齐全。要求填列明细清单的，费用报销单不够填列的，费用报销单可按费用分类归集，明细清单可以报告形式书面说明，并按时间、地点、事件、和事件流程四个要素说明，要素不全或不能清楚表述费用发生的，各审批有关人员可不予受理。

四、各类费用报销制度

（一）招待费

1、各部门在开支业务招待费之前，需事先填写审批表报公司总经理批准财务备案（需购物送礼等经批准后由办公室统一办理）。审批表要注明招待事由、人数、地点。外地项目可传真审批备案。否则，财务部不予报销。招待费须在发生之日十天内报销。

2、公司按照项目部为单位每月600元包干香烟费用，由项目经理统一报销。其他个人不再报销任何香烟费用。

3、对外送礼和办理其他事宜必须上报公司，在得到公司同意方可办理。

4、公司每年过节（春节、端午节、中秋节）将会对各项目部所有管理人员进行统一考虑福利，项目部不得以任何理由擅自发放其他福利包括各种聚餐外出游玩等活动。

5、对外质监站、安监站、实验室、甲方、监理项目部成立后由项目经理将对不同的地区不同的人员进行摸索，采用不同的手段及措施。然后向公司汇报需要支出的费用经批准后实施。

（二）通讯费用 个人通讯费用由项目统一办理集团套餐，和常州本地号实施包干使用。除此之外，不再报销任何形式的通讯费用。

（三）差旅费报销

1.公司员工出差住宿一般选择经济型旅馆，出差午餐补助 40元/天（早：5元中：15元 晚餐：20元）若出差地提供住宿伙食，则住宿及午餐费不予报销。

2.两人（同性）同时在同一地点出差，住宿费标准按一人报销。

3.差旅费借款，应在出差回来后五日内报销。

4、出差报销首先填写《差旅费报销单》，报销差旅费时应将原始单据按时间、事件顺序集中归集，详细注明出差时间、地点、行程、并按各费用内容分类详细填写，不符合报销规定的票据财务部门有权拒绝受理。

5、出差人员发生招待费，并经部门总经理批准给予报销的。（注：在报销招待费时，必须填写招待费明细清单，主要是招待事由、参加人数，提供的发票要素必须齐全，否则审核人员有权拒签。如果提供的为定额发票，视发票有效印章为招待次数）。

（四）交通费报销

（一）市内交通补贴

不使用公司交通工具的员工每月可将本人因公办事的车票，按日期、事由、坐车起点-终点、中途转车仔细填写，按实报销。公司办公用车按照用车申请里程实报实销。原则上交通费实行月结月清，特殊情况下，不得超过2个月。

（二）出租车费报销 满足以下条件者，经主管领导审核批准，可凭时效范围内的出租车票据按实报销。1.外出及出差携带重量在10公斤以上的货物。

2.财务人员大额提现(金额在2万元以上)或携带大面额支票(金额在20万元以上)且公司未予派车；

3.出差所乘坐车次发车时间或到站时间在夜晚7:00至凌晨7:00；

4.晚上加班较晚（加班需要领导批准）家住离公司所在地较远且无公交车可坐；

5.不满足以上条件者,一律不得报销出租车票； 6.出租车费报销程序： a.员工报销出租车费前需详细填写出租车票报销清单 b.部门主管审核出门单或加班审批单及出租车票报销清单； c.财务部门审核票据及清单； d.总经理审批后方可报销。

（五）借款制度及流程

1、出差借款：出差人员凭审批后的《借款申请单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

2、其他临时借款，南京地区的，如临时发生的业务费、临时购买等，应在借款5日内及时报帐，除备用金外其他借款不允许跨月。

3、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

4、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借款转为个人借款从工资中扣回。

5、现场采购，须领取备用金的，可由材料采购人员申请。备用金严格按照零星采购材料的用途使用，严禁挪做他用，严禁私自借给他人使用，若因此发生的借款人和第三者账务不清，财务不予理睬，直接与备用金借款人清算。若因挪作他用而造成损失的，由备用金借款人承担。