内勤接单-出货工作流程

第一篇：内勤接单-出货工作流程

销售内勤接单到出货工作流程

接听客户电话→接受咨询→报价→（建立客户档案）→确认订单→对款→（安排生产）→（改单）→发货→回访

一、接听客户电话：铃声响起三遍内接听；

二、接受咨询：销售内勤在接听电话自报家门后，询问客户基本情况，包括客户姓名、城市、客户类型以及客户需求产品的种类、数量、颜色、规格等并做记录；

三、报价：

1、常规产品：按照公司区域、是否含运费价格体系予以报价；

2、特殊定做产品：根据客户需求填写核价单→采购核价→报价（交期）→回访

↗区域经理进行回复

3、院校类客户：内勤接听电话后详细记录客户信息

↘区域经理→副总进行回复

四、建立客户档案（包括意向咨询客户与已形成订单客户）：客户名称、联系方式、所在城市、客户类型、规模等详细信息记录在案；

五、确认订单：根据客户订货及运费情况制作报价单→（制作合同→刘总审核、盖章）→客户确认（是否开发票）→销售订单草稿→组长审核（价格、货款、运费、收货信息等）

↗两个工作日内到账→形成销售订单

六、对款：通知客户打款并跟财务确认是否到账

↘两个工作日内未到账→取消订单草稿

七、安排生产：如无库存或属特殊产品定做，由销售内勤制作生产计划单→财务部签字确认→生产计划部→采购部→生产→质检→仓库

八、因数量、颜色、品类、收货地址等变更而需要更改销售订单的，首先跟成品库刘静确认是否已配货是否可以更改，确认可以更改后内勤人员更改销售订单，同时制作“订单更改通知单”并以QQ截图的形式发给成品库刘静，在刘静回复编号并确认无误后改单工作正式完成。

九、发货：

1、发货通知：根据发货清单及时告知客户发货时间、运输单位、件数、预计到货日期、分几批发送等；

2、查货：根据发货清单信息联系物流公司或快递公司、火车站等为客户查询货物运输情况，查到后第一时间告知客户；

十、到货回访：根据订单上的预计到货时间及时回访客户，了解到货情况，如果客户没有收到要及时联系货物运输方了解情况并将此情况告诉客户，以免客户担心。

第二篇：新人第一次接单后出货的操作

新人第一次接单后出货的操作

新人第一次接单后出货的操作

1、货代公司，咨询船运费用；

2、保险公司，咨询保险费用；

3、银行，咨询银行费用是多少！

知道这些，你才知道怎么报价，怎么处理接单;

首先就是出货问题：

一、仓位问题：

1、如果你是fob成交，要提前问客户，他们所指定的货代的联系方式等信息，取得联系，等待货代的消息；

2、如果你是CIF或者CFR，你要找到货代，让他们帮你订船，给他们托书和其他的要求文件，等待消息就行了。与此同时，积极备货，不能耽误了船期！

无论那种方式，仓位定好后，货代会给你入货通知书，上面有你最晚运到港口的时间，你一定要在之前把货送过去！否则可能会不能预期时间给客户产品。

二、商检产品

如果你是商检产品，一定要提前两个星期左右申请做商检，效率很低的，别耽误了船期！

三、报关问题

定好船后，货代要代你报关。你需要提供货代的资料有，委托报关书，核销单，报关箱单，报关发票，其他需要材料。核销单的领取。

注意：有的港口还要合同去报关，你问好货代！

在等待通关和船发的这个过程中还有三个工作要做

一、为客户制作通关单据，这些单据主要是装箱单，商业发票，按照客户的要求来制作就行了，如果没有要求，就做的跟你的报关的发票和箱单一样！做好了存起来，因为此时不知道确切的开船日期，因为可能调整，开船后有些地方需要更改！

二、就是跟保险公司接洽，告诉保险公司保险事宜，准备好格式保险单，出提单后，立马出

保险单！

三、就是跟货代不断地确认提单，货代会把提单的草稿给你，让你检查，心细一点，客户会

要求的！

通关后，货代会告诉你，已经通关，等待船发！

船发后，提单正本会按照你们协定的出来，这时你就要通知保险公司出正本的保险单！

货代把提单寄给你，拿到提单，保险单，连同其他的清关单据一起寄给客户就可以了！

转：http://hi.baidu.com/fobwaimao/blog/item/eb6dcac796fc3fc439db4958.html

第三篇：销售出货流程

销售出货流程1、2、与客户签订销售合同，确定客户信用度及折扣标准。根据销售合同出货日期及出货明细，由业务人员填制销售通知单，由销售主管审批及财务部门复核。（销售单一式三联：一联销售部门、一联财务部门、一联仓库）

3、仓库部门根据销售单发货，并填制出库单。（出库单一式三联：一联存根、一联仓库、一联财务）

4、业务员清点货物后开出送货单，送货后由客户回签。送货单一式三联：一联客户、一联回签后交财务部门）

5、财务部门根据销售合同、销售单、出仓单、送货单、收款单等原始凭证作销售账务处理。

6、建立应收帐款对帐制度，财务部门与销售部门定期或不定期地与客户对帐，由销售部门跟踪销售单的收款情况。（用以确定客户的信用度、折扣率、账龄分析）

7、对客户要求退货应查明原因，并尽快作出退换货处理。实行退货验收和退款审查制度，由业务员开出退货通知单，主管人员审核，客户签章，仓管员验收，退款一般在应收帐款中扣除。仓管员开出进仓单登记入库。（退货单由财务部门、销售部门、客户各执一联）

2011年11月12日

第四篇：内勤工作流程

内勤工作流程

第一，接案、派工、录入系统：

1、接到委托人电话，记下报案号，打开天平或鼎和系统输入报案号后点击查询，查到此案点击报案号后进入案件信息，找到联系电话联系客户咨询客户车的地点和客户出险情况，如双方事故需告知客户报交警处理，如碰物损，物损需赔付也需报交警处理。

2、确定好客户地点，3分钟内将案件派工给当地区域同事，先短信通知后再电话确认是否有收到此案件，短信格式和内容：先报案号后五位、标的车牌、客户联系电话、联系人名称、被保险人名称、如是双方事故需有对方车牌、如是物损需告知物损需赔付、客户地址。信息发出前一定要先看清楚是否有客户的联系电话。

3、打开汇中系统输入自己的用户名，进入系统，点击案件登记平台，再去天平或鼎和系统复制报案信息，粘贴至汇中系统，然后点击保存，在保存时需注意两点：a、要注意报案号是否正确；b、要注意委托公司是否正确。第二，案件跟踪：

1、每天上班第一件事是先把内勤办公电话转出，每天下班前一定要记得把内勤办公电话转给值班的同事，转了后一定要试一下电话是否转入成功。

2、每天在跟踪天平案件前，须先做鼎和的每日案件跟踪表，此表须在每天上午的9点30分前做好用邮件方式发给鼎和、总公司的欧寿福，后抄送给王经理、刘长武、陈博威、吴秋记、所有内勤。

3、当天上班的同事需打印出前一天上班的查勘员的日志，打出日志后先审核日志填写是否完整，日志是否准时提交，白班日志须在早上8:30分前提交，晚班日志须在9:30分前提交。

4、做案件的跟踪，先跟踪晚班案件，因为晚班的案件较多是晚班同事未查勘约第二天查勘的，后跟踪其他区域的日志，在跟踪案件的同时须打开自己的邮箱，因为每天都会有大案需派工拆检定损，大案或有什么问题的案件都是用邮件方式通知的，所以每天上班的同事必须要打开各自的邮箱。每跟踪一个案件须在天平系统备注，后在跟踪报表做记录，跟踪到客户销案的案件需打电话至天平或鼎和告知，通知天平或鼎和调度人员帮忙与客户核实是否销案处理，核实内容需备注在案件系统，如不能备注的情况下请通知调度人员做后送和回电话告知核实情况，核实好后请通知陈博威提交系统。每天下班前须提交案件跟踪表，用邮件方式发送给王经理、刘长武、陈博威、吴秋记、所有内勤，后抄送所有查勘员邮箱。第三，每日日报：

1、每天做日报岗位的同事在做日报的同时需检查昨天的案件是否已完成，案件是否已全部录入汇中系统和日报表中，然后结合昨天的日志统计当天查勘员的受理数。统计无误后用邮件方式发送至王经理、刘长武、陈博威、吴秋记、所有内勤，后抄送所有查勘员。

第三，结案、业务数据表、有效案件数、案件处罚表、绩效、扣公估费报表、查勘员考核表：

1、结案步骤：

A、盖业务章。B、审核案件：审核案件时请用王经理的汇中用户名进入，用户名是：010057，密码是：520，后点击查勘报告审核，点入案件进行审核，审核意见：同意，然后点击审核通过，点击审核通过时会出现两种界面：一种是定损金额1千元以上的就点击确定，另一种是1千元以下的就点击取消。C、结案：结案时请用自己的汇中用户名进入，后点击案件结案，点入案件进行结案，结案时每一个案件需对着查勘员交上来的单证和天平或鼎和的系统查看定损金额和委托人支付的公估费是否有误，汇中系统请输入准确的公估费，天平的公估费有：220、180、150、100，一般220的案件较少，鼎和的公估费有：

210、150，鼎和的查勘定损都是210，只定损或只查勘，放弃索赔已查勘都是150.。天平的180的案件类型是：查勘定损，150的案件类型是：只定损为主，但有时只查勘或放弃索赔已查勘公估费也是150，100的案件类型是：玻璃或者是只查勘或放弃索赔已查勘，还有一个是打物价，如果是玻璃和打物价的话需在结案意见旁边注明（玻璃或打物价），结案类型有：查勘定损，只定损，只查勘，放弃索赔-已查勘，拒赔，销案，委托人跟进。玻璃和打物价的案件类型都是：只定损，拒赔是很少出现的，销案和委托人跟进的类型是没有公估费的。如有委托人扣公估费的在结案时需注明扣多少公估费，异地案件已收公估费的也需在结案时注明已收公估费，这样的话就方便下一步的工作。D、多组查勘类型：结案时如果发现一个案件是两个

主班以上查勘参与处理的，属于多组查勘，如果是这样的话在结案时需在多组查勘打钩，在结案意见旁边注明XX做什么XX做什么，例如：一个案件是梁业强、王欲铈、李章明一起处理的案件，那就是梁业强查勘，王欲铈定损标的，李章明定损三者。E、点击结案时会出现一个界面，请点击取消。

2、业务报表步骤：

A、每个月的1号用自己汇中用户名后，点击案件查询，机构选择佛山，委托公司选天平或鼎和，导出当月各个保险公司的受理案件，当月已结案件，如有待审核和待结案的也必须导出，未派工案件，待查勘案件是包含上个月之前的所有案件。B、导出后整理好报表，业务数据的受理案件是以当月的受理案件为准，已结案件是以当月的所结的案件为准，有效案件是以有公估费的为准，公估费是以当月已结案件所有的公估费加起之和。业务数据的未结案件数必须要与当月未结案件的数对得上，当月的未结案件是：未派工案件+待审核+待结案+待查勘。业务报表上交时间是当月的1号，如遇节假日可以推迟，上交给广州总部的张苑秋。

3、有效案件数步骤：

A、有效案件数的数据是以当月的已结案件为准，首先新建一份新的报表，然后把已结案件的数据复制一份在新的报表里，在新的报表里做有效案件数，做的时候须把多组查勘的案件分出，就是在报表的最后一栏备注好，备注好后要插入一行。把各自查勘员相应的绩效做出，做出相应的绩效后把无效的案件删除，然后帅选出多组的复制在插入的一份报表中，做好后看是否有广州的同事参与的案件，如果

有得话需把那宗参与的案件发给张苑秋，也要问她广州是否有佛山同事参与的案件，如果有得话也叫她发过来，最后统计出每个主班的天平和鼎和的有效案件数，统计出的有效案件数必须要与业务数据表的有效案件数对应的上。做好检查无误后每月的4号前邮件方式发给查勘员核对，此表需在每月的7号前上交给广州总部财务的魏清芳。

4、案件处罚表：

A、案件处罚表是在上交了有效案件数后上交给广州总部财务魏清芳，建议上交了有效数据后的第二天上交案件处罚表。此表扣罚清单需陈博威、马骏提供后进行汇总。

5、绩效步骤：

A、做绩效的话最好就是在做好有效案件时，复制出一份做的有效案件在另一份表中，这样的话做绩效就会容易很多，但必须要未删除无效案件之前复制出此表，绩效表里需把当月未结案件的也要放在一起，这样才能统计出每个同事未结案件数和无效案件数，检查无误后就可以直接统计，把统计的数填在总表。绩效表做好之后请在每月的13日前上交给广州总部财务魏清芳。

6、扣公估费报表：

A、扣公估费表的数据是在已结案件的清单里提取，因是查勘员的原因扣除公估费的是要扣回查勘员的钱给公司的，所以在结案的时候一定要注意看委托人是否有扣除公估费，此表是上交了绩效后的第二天上交给广州总部魏清芳。

7、查勘员考核表：

A、在做这份表的时候首先要向刘长武、陈博威、吴秋记三人提

供他们的数据，提供后才能做出此表，此表请在每个月的月中用邮件方式发给王经理。第四，归档：

1、每天所结的案件需导出系统，做成一份清单，做此表需对着查勘报告一起。查勘报告需按出险日期排序，做清单时需注意如查勘报告有笔录的需在案件类型旁备注附有笔录一份等。每一份笔录需复印出一份放好，把原件上交给委托公司。

2、做好的清单需每周五交给吴秋记，叫他上交至天平，鼎和的一个月寄一次回广州鼎和保险公司，也是需做成清单，清单方式和天平一样。

3、每天上班时需做简单案件的清单做好后交给吴秋记。简单案件是查勘员收回的那些单证，查勘员自己会交到你们的桌面，如果只有一两份的话可以等第二天才交。

4、每个月的月初需对上个月的查勘日志装订归档。

第五篇：内勤工作流程

内勤工作流程（试行）

收发货

1． 新客户，业务员要求送样品，这时要求业务员提供客户资料，记录客户要求的技术参数，同技术部门确认样品交期，回复业务员,发样品，做好记录。

2． 签合同，样品确认后，如是协议客户需要签合同的，业务员拿我公司的样品合同去和客户谈判，谈好后双方签字，客户盖章，发回公司，内勤收到合同后交给市场领导审批、盖章，盖章后公司留一份合同原件，原件交由财务保管，另一份交给客户，同时复印两份，一份交给业务员。一份交由营销部相关内勤保管。

3． 接单，客户下给我方的订单，特别是厂家客户，要求有书面订单，接到客户订单后内勤要将其转成公司内部订单，同时在系统中做入订单。一式两份，一份生产，要求有部门签字确认交货周期，并回复业务员和客户交货周期，同时在系统中做入订单

4． 发货开单：发货之前要分清客户的结账方式，a．先款后货，首先确定客户有没有打款；b.货到打款的．货到之后及时催款c.月结

1）本地客户，直接送货到客户的，一式三联的发货单，一份留在仓库，另外两份由业务员或送货人拿到客户处签字确认，一份是客户留存，另一份回来后交回相关内勤，内勤登记后，交给财务。发货的，由内勤发一份货物签收确认函，要求客户签字确认。

2）配货到办事处的；每天一早由负责该办事处的内勤把发货明细通知办事处相关人员．随货同行单放到货中，并且在纸箱上标明‘内有清单’字样。字样标注位置在纸顶侧

3）是办事处客户，由公司直接发货到客户的，发货单上客户名一定要写客户全称。内勤要求办事处传一份货物签收确认函，客户签字确认后传回办事处，再由办事处内勤传回公司，或者由公司发一份确认函到客户，由业务员协助回签。

５．对账：

公司客户，由内勤对账催款，对账单的格式，对账函格式。

业务员客户，办事处没有内勤的公司内勤对账，通知业务员催款．

办事处对账：１）库存对账，每月的２５日－３０日办事处准时盘点，３０日之前将库存盘点差异表传回公司，由内勤接收．存档．

２）客户台账对账，由办事内勤协助业务员完成，并将对账函原件发回公司，或

者由公司内勤统一安排对账．

６．结款：公司客户，内勤在客户回款后，要求客户回传银行打款底单，做好记录，并交给财务查询确认；办事处：每天回传日资金报表，由内勤做好记录交财务核对．

７．月报，每月３日上交，月报的格式

档案管理．

分类：１）客户资料．２）技术档案．３）订单．４）确认函．５）送货单．６）通知．７）传真

８）客户回款记录．９）对账函.10)合同

对以上档案要每天整理及时上报，其它事项：１）协助业务员报销；协助业务员的费用审请，等日常事务．

２）电脑管理，Ｃ：＼上不准放公司的文件；每个人的电脑须有自已的密码，不允许在电脑操作员不在的情况下，其它人在玩这台电脑，一经发现，电脑操作员和当事人每人罚款100元．

３）客户管理，高层次的要求，要求内勤熟悉自己所负责客户的资料．信誉．回款情况，并协助业务员对客户进行分类

４）协助业务员完成对销售计划的制定．

台州保镖防盗设备有限公司

2007-4-7