公司档案编号规则及更新实施

第一篇：公司档案编号规则及更新实施

公司档案编号规则及更新实施

一、目的

为了规范档案管理规范，在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。

本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

二、档案编号规则

档案编号：由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录（年月）、流水号

1、一级目录

根据企业的情况，一级目录以部门为划分

例如：人事部（RS）、财务部(CW)、物流部(WL)。

2、二级目录

以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。如：项目（XM）、合同（HT）

3、三级目录（年月）

因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录，年份取后两位数字，月亦为两位数，如果不能确定具体月份则以00表示

如：2013年3月—1303，2013年12月—1312，2013年—1300

4、流水号

四位数字为流水号，如0001，0033

5、例子

人事部2013年6月5日签订的办公楼装修合同：RS-HT-1306-0021

三、档案排架规则

排架顺序以部门编码字母为序，按字母前后顺序排例，具体档案架排序，以二级目录的字母顺序为序

四、新编号实施及更新

目前已有大量的档案已存档，如果要全部立即更新的话，工作量过大，耗费的时间过长，因此采取以下步骤实施及更新编号

1、在档案的台账中将已存的档案全部增加新的档案编号，同时保留旧编号

2、新增的档案只用新的编号

3、在旧档案使用时更新编号，并在台账中标注或删除旧的档案编号

4、年内完成全部编号更新的工作

5、整理档案室文件以档案排架规则排档，并在档案架内和外都作标注，便于查找

6、编制档案检索工具或台账

第二篇：档案编号

行政类 XZ

工商税务等证照 01资质管理 02政府来文 03总部来文 04公司发文 05公司会议纪要 06

制度一（执行版）07-1 制度二（原版）07-2工程合同一 08-1工程合同二 08-2其他合同 08-3招标文件 09投标文件 10

项目证件及相关资料一 11-1项目证件及相关资料二 11-2其他 12

人力资源管理类 HR

本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01在职员工档案 02离职员工档案 03

公司部门、员工工作计划及绩效考核一 04-1 公司部门、员工工作计划及绩效考核二 04-2 劳动合同 05

社保、医保及其他保险 06考勤记录 07其他 08

财务部 CW

财务管理制度 01财务管理计划 02报表 03月度报表 04会计账簿 05会计凭证 06税务材料 07审计报告 08资产评估 09

本部门、员工工作计划及绩效考核资料 10其他 11

营销部 YX

本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01业务合同 02市场调研资料 03

月度市场分析报告 04营销管理制度 05与代理单位往来 06

销售日报 07面积与测绘 08预售证 09

预（销售）售合同 10客户档案一 11-1客户档案二 11-2客户档案三 11-3其他 12

工程部 GC政府来文 01

工程管理制度与技术标准 02

本部门、员工工作计划与考核资料 03 对外发文 04与设计院往来 05与监理单位往来 06与主体施工企业往来 07与其他施工企业往来 08工程周例会 09设计类 10图纸类资料 11

现场签证和变更单 12合同类一 13-1合同类二 13-2

工程周报、月报 14工程检查 15验收备案资料 16工程资料 17其他 18

预决算 YS招标类 01投标类 02预算书 03

材料报价单 04工程变更资料 05工作联系单 06工程签证 07工程款支付 08决算 09

第三篇：iso900档案编号)

一、目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

二、适用范围

适用于物业部各类档案的管理。

三、职责

1、总经理审批档案的借阅申请及清单。

2、行政部经理监督档案管理的实施工作。

3、档案管理员负责档案的日常管理工作。

四、程序要点

1、档案的编号

(1)公司、物业部编号：

①物业部 编号为：W•Y（英文缩写）。

(2)部门编号：

①办公室 ；

②财务部 ；

③事务处 ；

④工程处 ；

⑤护卫处 ；

(3)年份编号：引用年份序号—2000、2001、2002……。

(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。

(5)档案编号举例：

①物业部编号：

※※※—※※—※※※—※※※

档案序号

类别编号

部门编号

物业部编号

②物业部编号：

※※※—※※—※※※—※※※

档案序号

类别编号

部门编号

物业部编号

2、档案的分类

(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：

①行政、人事类；

②财务类；

③公共事务类；

④保洁类；

⑤园林绿化类；

⑥机电维修类；

⑦经营类；

⑧品质类。

(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如：

收文类

发文类

合同类

① 办公室

员工人事档案类

图纸类

后勤类

收文类

发文类

报表类

② 财务部

帐册类

凭证类

合同类

工程图纸类

合同类

收文类

发文类

业主档案类

③ 事务部 员工档案类

维修类

投诉类

回访类

有偿服务与多种经营类

计划总结类

……

3、立卷与编制目录

(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：

①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；

②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般

是由组织机构、名称组成，如：

——物业行政部、人事部收文：※※※—X•Z—收文；

——物业财务部报表：※※※—C•W—报表；

——物业部服务处业主档案：

※※※—※※※—F•W—业主档案。

③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM

位置处，并排列在档案柜中；

④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案

盒（或文件夹内）。

(2)编制目录：

①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；

②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档

编号、备注等项目）中，以便查阅。

4、档案的保管期限

(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档

案的保存价值进行鉴定及标注。

5、档案的保管

(1)档案保管的工作任务是：

①便于查阅；

②保证档案的安全；

③防止档案的损坏；

④采取修复技术，延长档案寿命。

(2)档案保管的责任部门：

①财务部保管财务档案；

②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租赁和多种经营资料；

③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职

能部门需要保管的其他档案；

④各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

(3)档案的保管程序：

①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；

②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；

③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；

④档案原则上保管原则件。

6、档案的密级

(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；

①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；

②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他

属机密的档案；

③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

7、档案的查阅权限

(1)总经理可查阅公司所有档案。

(2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。

(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。

(4)其他人员根据审批查阅有关档案。

8、档案的查阅/借阅/复制

(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

(2)档案管理员审核其查（借）阅资格：

①权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；

②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人

办理审批手续：

③属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理

审批。

9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审

批；普通档案由部门负责人审批。

11、档案的销毁

(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。

(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。

(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。

(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

第四篇：档案编号规则（定稿）

档案编号规则

(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)

1、主题内容与适用范围

本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。本标准适用于档案馆(室)编制档号。

2、术语 2．1 档号

档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2 全宗号

档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3 案卷目录号

全宗内案卷所属目录的代码。 2．4 类别号

馆(室)藏档案类别的代码。 2．5 项目号

产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6 案卷号 案卷排列的顺序号。 2．7 件号

案卷内文件的顺序号。 2．8 页(张)号 案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9 代码

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3、档号编制原则 3．1 唯一性原则

档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3．2 合理性原则

档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3 稳定性原则

档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4 扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3．5 简单性原则

档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

4、档号的结构 档号结构分为三种： 4．1 第一种结构为：

全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。即：×××× „„××× ××× ××× 全宗号 案卷目录号 案卷号件号 页(张)号

4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号

即：×××× ××× „„n ××× ××× 全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号

4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即：

×××ׄ„ n ××ׄ n ××× ××× 类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号

4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。

4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

5、档号的编制方法 5．1 全宗号的编制方法

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。全宗号的格式是： × ×××

全宗属类代码 全宗顺序号

5．1．1 全宗属类代码的编制方法 5．1．1．1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。 5．1．1．2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。 例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。

例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。 例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。

例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074””

5．1．2 全宗顺序号的编制方法

5．1．2．1 全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。5．1．2．2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。 5．2 案卷目录号的编制方法 案卷目录号以三位阿伯数字标识。

5．2．1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

5．2．2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。

5．2．3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。 5．3 类别号的编制方法

5．3．1 类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。

5．3．2 不同级位的类别之间可用间隔符“•”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

5．3．3 在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。5．4 项目号的编制方法

项目号引用有关管理部门编制的项目代号。 5．5 案卷号的编制方法

5．5．1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。

5．5．2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。5．5．3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。5．6 件号的编制方法

5．6．1 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。5．6．2 件号用阿拉伯数字标识。

5．6．3 卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。5．6．4 件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。5．7 页(张)号的编制方法。

5．7．1 页(张)号用阿拉伯数字标识。

5．7．2 卷内文件各(页)张按排列次序流水编号。不应有空号。

第五篇：iso900档案编号)

一、目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

二、适用范围

适用于物业部各类档案的管理。

三、职责

1、总经理审批档案的借阅申请及清单。

2、行政部经理监督档案管理的实施工作。

3、档案管理员负责档案的日常管理工作。

四、程序要点

1、档案的编号

(1)公司、物业部编号：

①物业部 编号为：W•Y（英文缩写）。

(2)部门编号：

①办公室 ；

②财务部 ；

③事务处 ；

④工程处 ；

⑤护卫处 ；

(3)年份编号：引用年份序号—2000、2001、2002……。

(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。

(5)档案编号举例：

①物业部编号：

※※※—※※—※※※—※※※

档案序号

类别编号

部门编号

物业部编号

②物业部编号：

※※※—※※—※※※—※※※

档案序号

类别编号

部门编号

物业部编号

2、档案的分类

(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：

①行政、人事类；

②财务类；

③公共事务类；

④保洁类；

⑤园林绿化类；

⑥机电维修类；

⑦经营类；

⑧品质类。

(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩

性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如：

收文类

发文类

合同类

① 办公室

员工人事档案类

图纸类

后勤类

收文类

发文类

报表类

② 财务部

帐册类

凭证类

合同类

工程图纸类

合同类

收文类

发文类

业主档案类

③ 事务部 员工档案类

维修类

投诉类

回访类

有偿服务与多种经营类

计划总结类

……

3、立卷与编制目录

(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档

案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般

是由组织机构、名称组成，如：

——物业行政部、人事部收文：※※※—X•Z—收文；

——物业财务部报表：※※※—C•W—报表；

——物业部服务处业主档案：

※※※—※※※—F•W—业主档案。

③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM

位置处，并排列在档案柜中；

④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案

盒（或文件夹内）。

(2)编制目录：

①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档

编号、备注等项目）中，以便查阅。

4、档案的保管期限

(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档

案的保存价值进行鉴定及标注。

5、档案的保管

(1)档案保管的工作任务是：

①便于查阅；

②保证档案的安全；

③防止档案的损坏；

④采取修复技术，延长档案寿命。

(2)档案保管的责任部门：

①财务部保管财务档案；

②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记

录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租赁和多种经营资料；

③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职

能部门需要保管的其他档案；

④各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

(3)档案的保管程序：

①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；

②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；

③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；

④档案原则上保管原则件。

6、档案的密级

(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；

①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管

理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；

②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他

属机密的档案；

③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

7、档案的查阅权限

(1)总经理可查阅公司所有档案。

(2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。

(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。

(4)其他人员根据审批查阅有关档案。

8、档案的查阅/借阅/复制

(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

(2)档案管理员审核其查（借）阅资格：

①权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；

②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人

办理审批手续：

③属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理

审批。

9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审

批；普通档案由部门负责人审批。

11、档案的销毁

(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。

(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。

(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管

理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。

(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。