采购、报销管理

第一篇：采购、报销管理

采购（外协）付款、费用报销管理办法

1、目的

针对公司目前情况，为了统一采购（外协）付款、费用报销标准和流程，完善财务内部控制制度，特制订本管理办法。

2、适用/报销范围

2.1、实物形态的物品采购，包括原材料、成品/半成品、生产设备、低值易耗品、办公用品及办公设备等的采购和报销。

2.2、产品外协加工费用，包括外协加工费、运费等。

2.3、公司管理费用，包括差旅费、业务招待费、燃油费及过路过桥费、办公费、租赁费、快递费等。

3、采购（外协）及报销基本要求

3.1、采购（外协）原则为物美价廉，满足各项使用要求为标准，严禁残次品和不切实际高标准采购的发生。

3.2、采购或外协厂家的选择：在产品满足质量、价格等各项要求的情况下，把对方开票类型作为重要选择指标。优先选择能够提供增值税专用发票（对方为一般纳税人或可代开）的厂家，无法开具增值税专用发票的，索要普通发票（对方为小规模纳税人）。不具备开票能力的厂家，原则上不予选择。

3.3、原材料等大宗商品的采购费用、加工费用等以转账支付方式为主，尽量避免大额现金支付。

3.4、原材料的采购，如铝棒、管材（无缝管）、圆钢等，由车间主任建立《原材料购买与使用登记表》台账（代入库单和出库单），并负责管理，随时接受技术部门和财务部门的调阅。

3.5、原材料的付款，要求和厂家沟通，采取高效简从原则，定期、统一付款，降低财务工作量。

3.6、在公司没有出台出差管理规定以前，出差（食宿和交通）费用采取实报实销的方法。

4、采购（外协）付款及费用报销的一般流程

4.1、采购（外协）付款：付款前，经办人详细填写《用款申请单》，申请单上必须填写齐全。如填写信息不全，不予申请。《用款申请单》需经总经理签批后方可付款，如时间或地点不允许，可写好申请单拍照传给总经理，同意后转会计付款，申请单上注明已电话沟通。

4.2、采购（外协）付款经办人负责对方发票、出库单、购买明细等的收集并及时转交会计。

4.3、零星物料采购时可提前填写《用款申请单》预支现金,定期（7个工作日内）与会计核对账务，平所借款项。实在无法取得正规单据的，可以持经总经理签字同意的替代发票报销所用款项，严禁白条报销。

4.4、差旅费、业务招待费、燃油费及过路过桥费、办公费、快递费报销，必须索要正规发票进行报销；要求填写《报销申请单》，后附发票粘贴单，要求粘贴规整。报销标准和方法按照公司相关制度执行，如公司没有规定，经公司协商后予以报销。需用款时，可填写《用款申请单》，经总经理签批后到会计处预支付。

第二篇：采购报销制度

采购报销制度

根据现行公司财务管理的有关政策规定，结合本公司实际情况，对公司审批日常工作中所需物品的采购、报销按以下规定执行。

1．因公司市场推广或其他工作所需拟购买物品时，应由市场部或相关部门根据市场实际情况预算事先提出申请计划，征得主管部门的同意后，填写《工作申请单》（应注明物品名称、规格、数量和用途及相关资料等），经主管部门审核后报总经理审批，大额或非常规性申购计划需提请总经理讨论决定。申购计划获批准后，由采购部统一安排采购。

2．采购物品的经办人员应本着勤俭节约、质优价廉的原则实施采购，谨防假冒伪劣和以次充好。采购物品必须取得如实的合法的购物凭证。

3．采购人员购回的物品，应按物品管理规定，连同合法购物凭证和请购单及所列多种物品清单，交有关管理人员或物品保管员验收入库。对所购物品与购物凭证内容不符，或者物品短少、损坏、变质劣质等情况，管理人员应严格把关拒绝验收。对未经申购擅自购买或擅自改变申购计划购买的物品，管理人员不得验收。

4．购回物品验收后，采购人员应及时办理报销审批手续。经审批后的《工作申请单》和购物凭证，应交主办会计复核，然后由出纳会计办理报销。办理报销的购物凭证必须有经办人员、验收人员、审批领导和主办会计的签名。对每次采购物品的金额原则上在2个工作日之内以转账方式支付。如需支付现金，则应在报销审批手续中说明情况并经总经理同意。（备注：在采购物料中如需打预付款，财务部门则应根据相关部门审批手续在一个工作日之内完成）

5．主办会计复核购物凭证时，应查核和收存申购单，对不符合有关财政法规的支出，应及时向总经理汇报，妥善处理。

6．采购物品时，如有手续费、差价补贴等情况发生，采购部经办人员应立即向公司领导说明并交财务部门入账，由公司统一处理。经办人员不得擅自截留或自行处理，否则按贪污论处。

7．本制度由采购部负责解释，未尽事宜由公司会议研究决定。

第三篇：材料采购及报销流程

材料计划、采购及报销流程

一、材料计划审批流程：

1、由现场施工员提出材料采购供应计划；

2、库房复核；

3、安全生产经理审核；

4、项目经理审核；

5、项目负责人审批；

6、审批后的计划表交采购员采购，同时送一份财务备案。

7、日常采购计划需提前5日申报采购计划，大宗材料的采购计划需提前15日上报计划同时交一份与采购员先期进行询价。

二、材料采购流程：

1、采购员凭审批后的材料计划表采购；

2、采购员凭材料计划表、采购发票（送货单）办理入库验收手续；

3、特殊情况：

（1）采购金额在5000元以下（含5000元），可先行采购，后补办材料计划手续（时间控制在2天以内）；

（2）采购金额在5000元以上10000元以下（含10000元），须电话告知项目负责人，经同意后予以先行采购，后补办材料计划手续（时间控制在2天以内）；

（3）采购金额在10000元以上的，一律必须先办理材料计划手续，否则采购员不予采购；

对于提前采购的，没有及时补办材料采购计划手续的以及大宗材料采购未经审批的，项目部财务有权不予以认可，所造成的损失有采购员自行承担。

4、对于大宗材料的采购，采购员在接到采购计划后，立即进行询价，采购员在询价过程中应尽可能多的进行询价，同时将询价结果以及询价单位的资料（包括但不限于营业执照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证等）报项目经理及项目负责人审批；采购员须按审批后的核价单、供应商及计划表进行采购。

三、采购专员根据材料采购计划，填写“借支单”，由安全生产经理、项目经理及项目总负责人审批签字后由会计主管确认，然后到出纳处办理借支；

四、库房管理员依照采购计划及采购发票（或送货单）及时对采购物品进行分类入库，开具入库单。

五、采购员执采购计划、采购发票、入库单及送货单等按照日常费用报销签字流程报销采购费用，采购员须在采购后3天内完成签字报销手续，并交财务进行冲帐（特殊情况除外）。

六、对于未付款材料应及时将送货单及入库单交财务部门挂账，并定时协助财务部门进行往来确认。

第四篇：材料采购报销制度

材料采购报销制度

一、采购流程

1、仓库根据工程部制定的用料表，结合原材料库有数量，填制《采购申请单》，报送采购部。

2、采购部根据《采购申请单》制定《采购合同》，经部门经理、总经理批准后，采购部门方可进行采购，原则上不见单不采购。

3、审批后的采购申请单交采购员采购，同时送一份财务备案。

4、采购物品的经办人员应本着勤俭节约、质优价廉的原则实施采购，谨防假冒伪劣和以次充好，必要时可请专业人员一同前往把握质量、技术关，采购物品必须取得如实的合法的购物凭证。

5、日常采购计划需提前5日申报采购计划，大宗材料的采购计划需提前15日上报计划同时交一份与采购员先期进行的询价表。

6、对于大宗材料的采购，采购员在接到采购计划后，立即进行询价，采购员在询价过程中应尽可能多的进行询价，同时将询价结果以及询价单位的资料（包括但不限于营业执照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证等）报项目经理及项目负责人审批；采购员须按审批后的核价单、供应商及采购申请单进行采购。

7、特殊情况：

1、采购金额在5000元以下（含5000元），可先行采购，后补办采购申请单（时间控制在2天以内）；

2、采购金额在5000元以上10000元以下（含10000元），须电话告知项目负责人，经同意后予以先行采购，后补办采购申请单（时间控制在2天以内）；

3、采购金额在10000元以上的，一律必须先办理材料计划手续，否则采购员不予采购； 对于提前采购的，没有及时补办材料采购计划手续的以及大宗材料采购未经审批的，项目部财务有权不予以认可，所造成的损失由采购员自行承担。

二、借款：

采购员根据采购申请单，填写“借支单”，由项目经理及项目总负责人审批签字后由财务部负责人确认，然后到出纳处办理借支。

三、入库：

1、购回材料先交项目部库房办理入库手续，必要情况下可让质检员协同监督；在双方或三方的对票清点后归类存放，同时，库管员必须按所采购材料的清单、发票或收据内容 据实填写《入库单》，并将《入库单》的第三联交与采购员。

2、对所购物品与购物凭证内容不符，或者物品短少、损坏、变质劣质等情况，库管人员应严格把关拒绝验收。对未经申购擅自购买或擅自改变申购计划购买的物品，库管人员不得验收。

四、费用报销的规定及流程

1、《采购合同》确认后的预付款支付：

1.1 财务部门凭《采购申请单》、《采购合同》或《付款清单》，办理预付款的支付工作。

1.2 审批流程：部门经理审核→财务部负责人复核→ 财务付款

1.3 完成以上审批程序后，方可安排付款。

2、原材料现金采购费用的报销：

2.1 财务部凭《采购申请单》、《费用报销单》、《采购合同》、《送货单》、《入库单》，发票办理报销业务。

2.2 审批流程：部门经理审核→财务负责人复核→总经理复核审批签字。2.3 财务付款：报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续。

2.4 采购员须在采购后3天内完成签字报销手续，并交财务进行冲帐（特殊情况除外）。

2.5 对于未付款材料应及时将送货单及入库单交财务部门挂账，并定时协助财务部门进行往来确认。

2.6 办理报销的购物凭证必须有经办人员、验收人员、审批领导的签名；对不符合有关财政法规的支出，应及时向总经理汇报，妥善处理。

3、采购物品时，如有手续费、差价补贴等情况发生，采购部经办人员应立即向公司领导说明并交财务部门入账，由公司统一处理。经办人员不得擅自截留或自行处理，否则按贪污论处。

4、为了便于财务部及时安排款项，采购部经办人员必须至少提前3个工作日向财务部提出申请。

5、发票报销时需提供的附件：

附件1：采购申请单

附件2：采购合同

附件3：借款申请单

附件4：费用报销单

附件5：送货单

附件6：验货单

附件7：入库单

第五篇：食堂采购验收报销管理流程

食堂采购验收报销管理流程

一、采购流程

1、对面粉、花生油、大豆油、猪肉、酒水等大宗物品由招标办按采购计划进行招标采购。

2、对木耳、腐竹、刀鱼、鲅鱼、生鸡、鸡蛋、调味品等可集中采购，由采购监督和食堂采购员（厨师兼职）进行定点现场采购。

3、对青菜及招待用原材料等零散、不易集中采购物品由以上二人进行现场采购。

4、食堂所有常用物品由食堂负责人每月列出采购计划，经相关领导签字审批后采购，采购清单必须由采购员及采购监督共同签字确认。

二、验收流程

1、现场采购物品由食堂负责人和食堂保管员逐一进行数量清点、过磅计量、质量确认，验收合格后由食堂负责人、采购监督、保管员签字确认。

2、招标采购的物品由食堂负责人和采购监督员进行监督验收，验

收完合格后由由食堂负责人、采购监督、保管员签字确认。

3、保管员对物资办理入库手续，不合格的物品拒绝入库。

三、付款流程

1、现场采购物品由采购员、采购监督员现场付款，单据由食堂负

责人、财务科审核，由食堂报相关领导签字审批后到财务报销。

2、大宗物品月底付款手续由食堂办理，经相关领导审核签批后由

财务付款。

3、后勤综合办负责对食堂每月报销的单据进行统计汇总。