存货采购、验收及领用管理制度

第一篇：存货采购、验收及领用管理制度

存货采购、验收及领用管理制度

四川豪意木制品制造有限公司 存货采购、验收及领用管理制度

（试行）

第一章 总则

第一条 为加强公司存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货使用效率，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业内部控制规范》以及国家有关法律法规结合公司实际，特制定本制度。

第二条 本制度的存货指公司在生产经营过程中必须储备的主要原燃材料、包装物、辅助材料、低值易耗品、设备及配件，以及已完工入库的产成品、自制半成品。

第二章 存货采购

第三条 存货采购由公司采购部负责。存货使用部门提交采购申请，生管中心核实后拟定采购计划经审批后交采购部门组织采购，采购部需对购买物资的规格、型号、数量和质量要求进行核实后进行询价。向供应方询价时应选择不少于三家进行比选，经审定后及时与供应商签订采购合同。签订合同时应按《合同法》的规定对数量、质量、规格、型号、供货时间、提货方式、验收标准、运费承担、结算付款方式

第 1 / 6页

存货采购、验收及领用管理制度

等有利于公司的条款进行约定，签订的合同必须有部门负责人和公司法人代表或授权委托人签字并加盖合同章后方为有效。

第四条 对于无法签订采购合同的小额急需物资或备品备件，采购部在确定供应商时应就需购买的物资数量、质量、规格、型号和价格进行约定后制定简易订单。采购员在采购物资时应要求供应商出具随货同行依据，明确所购物资的时间、规格型号、质量、数量和价格，以便保管验收入库。第三章 存货验收

第五条 公司采购物资应按照采购计划和采购合同在实物到厂时按下列要求进行验收：

1、核对审批的物资采购计划、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货单、随货同行通知单等原始单据与待入库货物是否相符；

2、对拟入库物资的交货期进行检验，确定该货物的实际交货期与合同订购单中的交货期是否一致；

3、对待验物资进行型号、数量、质量的复核。

4、质量验收合格的物资应于物资到厂当日以实际数量及时办理入库相关手续；对经验收不符合要求的物资，应及时办理退货和暂缓入库，办理退货和暂缓入库时应由对方经办人、采购部人员和保管共同签字。

5、因特殊原因无法入库而直接投入生产使用的物资，第 2 / 6页

存货采购、验收及领用管理制度

由采购人员（送货承运人）通知库房保管共同与实际使用部门进行物资交接，办理交接手续，然后再由使用部门按正常程序办理领用手续。保管应按正常入库和领用程序进行处理。

6、保管在对所有进厂物资验收时,对需要过磅的存货必须查验公司指定过磅单位磅秤房出具的过磅单，无过磅单不得验收入库。

7、保管每日须将上一日已入库物资的验收单据与供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货单、随货通知单等原始单据一并上报公司采购部，由采购部汇总核实后提交相关单证按审批程序及时将相关结算票据报财务部进行审核入账。

第六条 公司自制存货应由生产部门组织专人对其进行检验，存货保管凭检验合格手续办理入库。第四章 存货保管

第七条 存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。

第八条 存货的存放和管理由库房保管负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，保管应建立健全存货登记薄，对存货的收、发、存及时进行登记，存货摆放处应有登记卡片，并详细标明规格型号。

第 3 / 6页

存货采购、验收及领用管理制度

第九条 库房保管应当定期对存货进行检查，保证账表与实物一致，发现存货损坏、变质等情况及时向主管部门报告。

第十条 存货核算员（开票员）应对已领用到生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资进行控制管理，存货的使用部门应对所领用存货的安全负责，防止浪费、被盗和流失。

第十一条 存货核算员应正确核算存货采购成本。采购成本按不含税价计算。

第十二条 公司财务部应当加强与仓储部门经常性账实核对工作，定期进行实物盘点，做到账实相符，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账的情况发生。第十三条 公司每年应结合年度决算的要求对所有存货进行盘点，盘点前由财务部制定盘点计划，明确盘点时间、范围、方法、参盘人员等。

第十四条 公司需盘点时，保管员应提前进行整理，盘点时应保证存货有序摆放、保持盘点记录的完整。对于特殊存货，可以聘请专业人员采用特定方法进行盘点。

第十五条 存货的盘盈、盘亏应当及时编制盘点表，盘盈、盘亏应分析原因，分清责任并提出处理建议，报经公司总经理批准后，及时进行账务处理。

第十六条 库房保管应通过盘点、清查、检查等方式全

第 4 / 6页

存货采购、验收及领用管理制度

面掌握存货的状况，及时发现并报告存货的残、次、冷、背等情况。

第十七条 公司主材发出计价使用全月一次加权平均法，辅助材料及低值易耗品发出计价使用移动平均法，设备的计价使用个别计价法，未经批准不得随意变更。

第十八条 采购部与财务部应结合盘点结果对存货盘亏、毁损原因进行分析，明确相关人员责任。报经批准后，进行会计处理。第五章 存货发放

第十九条 生产车间存货领用时，必须有当班领用部门负责人（车间主任、班组长等）签字才能开据领料单，保管凭领料单发货。豪意车间、豪虹车间领用豪森产品，应由生管中心开据产品调拨计划单，保管凭调拨计划单开据产成品出库单后，由领用经办人签字后发货，分公司门卫见单放行。

第二十条 保管应根据核算员开据的领料单与存货进行核对，确保与存货品名、规格、型号、数量、价格一致，防止人为错发。

第二十一条 公司各管理部门领用材料，应由部门负责人签字。

第二十二条 公司已完工库存商品销售的发出，必须经生管中心签字批准后，填制产品出库单，出库相关单据应及时传递到财务部进行核算。仓库保管应当根据经审批的销售

第 5 / 6页

存货采购、验收及领用管理制度

出库单发放货物，并定期将发货记录同销售部门和财务部核对。

第六章 附则

第二十三条 违反本制度之一的，处具体经办人100元罚款，处主管负责人200元罚款。

第二十四条 因违反本制度规定，造成公司资产损毁、缺失，由经办人承担赔偿责任。

第二十五条 本制度同时适用于公司控股各子公司。第二十六条 本制度解释权归公司财务部，从2013年1月1日起执行。

二〇一二年十二月三十一日

第 6 / 6页

第二篇：存货领用管理制度

8．4．11 存货领用管理制度

为规范企业存货领用作业，确保存货使用于企业规定的领域或范围，提高存货管理作业效率，企业应建立存货领用管理制度，具体示范如下。

存货领用管理制度

第1条 为了对存货领用过程进行规范和控制,特制定本制度。

第2条 本制度适用于企业各类原材料和辅助材料仓库存货的领用管理。第3条 企业材料使用部门负责本部门所需材料的领用。

第4条 生产部等材料使用部门领用材料时,须填写“领料申请单”并办理相应的审批手续,并凭借经过审核审批的领料申请单到仓库领料。超出存货领料限额的,应当经过特别授权。

第5条 “领料申请单”上应填明材料名称、规格、型号、领料数量、图号、零件名称或材料用途,并经车间负责人签字。属计划内的材料应有材料计划,属限额供料的材料应符合限额供料制度,属于必须审批的材料应由审批人签字。

第6条 仓库工作人员对“领料申请单”进行审核,审核内容包括材料的用途、领用部门、数量以及相关的审批签字信息等,审核无误后才能发料。

第7条 领用材料时,领料人必须同发料仓库工作人员办理交接,当面点交清楚,并在领料申请单上签字。

第8条 材料仓库按“先进先出,按规定供应”的原则发放材料。发料应坚持核对单据、监督领料、汇总剩余材料库存量的原则。对由于违规发放材料造成材料失效、霉变、大料小用、优料劣用以及差错等损失的情况,仓库工作人员除承担全部经济损失外,还要接受行政处分。

第9条 材料仓库工作人员根据材料领用情况编制“材料出库单”,并在出库单上加盖“材料发讫”印章,同时需有仓库库管员、统计员的签章。

第10条 仓库工作人员应妥善保管所有发料凭证,避免丢失。

第11条 仓库工作人员及时将材料领用的单据交财务部,财务部会计根据加盖“材料发讫”章后的“材料出库单”登记库存材料明细账,并在材料出库单上签字。

第12条 对领用原材料进行核算时,根据领料材料汇总表借记“生产成本”、“管理费用”、“制造费用”等科目,贷记“原材料”、“包装物”等科目。

第13条 本制度由仓储部负责制定与修订, 其中核算、账务处理的条款由财务部解释。

第三篇：采购存货管理制度

jin10．存货管理制度

为了加强存货管理，减少浪费，规范存货的采购、耗用、销售，特制定本规定：

一、存货的范围

凡在盘点及所有权归属企业的存货，不论其存放地点如何均应做为企业存货，商家代销或铺底销售产品也应作为存货单独管理。

二、存货分类

企业存货分为：原材料（酒水、饮料、鲜活食品、佐料、回收菜、成品菜、干杂等），低值易耗品（办公用具、用品、一次性餐具、厨房用生产工具等），凡不属于公司财产目录的其他物品。

三、存货采购

1、存货的采购必须以审核有效的申购单购货。（严格按照申购单的质量，等级、数量、品名购买）

2、存货采购必须按有关部门制定的质量标准采购。购买量不得超过最高储备量。

3、（原材料）原则上实行滚动结算采购方式。

4、供应商应趋于集中化、固定化、长期化、合同化。

5、定期谈判制度。

四、存货入库

1、存货验收人员以质检人员、库管人员、加工车间负责人（或实物负责人）。

2、验收时应注意验收货物的名称、型号、规格、数量、质量标准、金额。

3、验收时还应注意申购程序是否合法和齐备。

4、以上2、3条中应同时齐备，库管应严格把关，对不符合规定的拒绝入库，如遇争议，应汇报基地负责人或上级分管领导。

5、酒水、饮料、部分鲜活食品在店面验收，干杂、佐料在库房验收，大部分鲜活食品在基地加工车间验收，低值易耗品在使用部门（或库房）验收。

6、成品菜、回收菜、按菜品质量等级分别计价回收，成品菜原则上不回收，如须二次加工的按出厂价回收。并办理相关入库手续。回油按油的成品率计算入库数量。

7、数量、质量等有不符，应按实物入库，并填写货物溢余（短缺）单。

8、以实物数量、质量登记相关明细账。

9、月终所有入库单（连同申购单存根联）存根归类建档，装订成册，以便查阅。

10、入库名称应公司统一标准称谓为准，有俗称的备注俗称。

11、存货的损耗及报损处置

①鲜活食品入库时合理损耗按相关部门制定的采购标准执行，同时计入采购成本；入库数量以实物为准。价格重新计算。金额以实付为准。

②所有存货经营过程中的报损应有实物报告书（说明原因、数量等），报损报告书由实物负责人书写，部门负责人签署报损性质和初步处理意见，执总复核，最后呈总经理签署处理意见后，库管和财务才能作为账务处理依据。

③存货废品能统一回收处理（例如：酒类包装物、生产用工具废品需经库管统一回收处理。无处理价值的直接报损，废品销售应由店长和基地负责人同意后方可处理，处理明细单由库管填写，经部门负责人签字执总复核，出纳开具收据，事后呈总裁复核。会计上将此项目纳入部门成本核算范围。④所有存货的报损属于正常报损的计入部门费用，非正常报损的，由实物负责人承担经济责任，实物负责人不明确的由部门所有人员共同承担经济责任。

⑤采购过程的损耗要制定合理的量化标准，经营过程中的损耗也要制定量化标准，低值易耗品损耗要制定定性标准。

五、存货出库

1、出库以部门领料人员（或库管）开具并经领用部门领导签字后，库管才得出库。

2、按领料单登记相关明细账，低值易耗品还应建立部门实物卡。

3、月终所有领料单（包括部门负责人指令出库指令手续），归类建档装订成册。

4、代销商品、铺底销售商也应按第四、第五程序办理。

5、退库、退货分别以红字办理领料单、入库单。

6、在加工车间、直接办理入库的鲜活食品可不再办理领用手续，加工车间负责人应在该入库单的领用签字栏目签字，直接在使用部门入库的低值易耗品可同时办理入库和领用手续。

7、领料单上的名称栏应以公司统一标准称谓为准，有俗称的注明俗称。

六、存货管理

1、库房和实物负责人应按存货的特性、注意事项，做好存货管理（防潮、防电、防火、霉烂、变质、堆放要求等）。

2、原材料应制定存放数量标准（最高储备、最低储备等），以便销售和资金管理。低值易耗品的管理：部门负责人要把每件物品落实到人头（岗位），同时保管要建立部门区域物资卡片。

3、存货应按要求分类，分区域摆放，并且标上存放标签，如有堆放，应摆放整齐，以便点数管理。

4、存货发放以先进先出为准则，以便实物质量管理。

5、存货中的原材料应每月对存货的质量进行详细检验，以防存货受损或霉烂变质。

6、库管人员应注意以下事项： ①保持库房清洁、卫生、整齐；

②注意库房通风设备等环境设施的运行状况； ③金额较大的存货应摆放在库房最里边；

④平时注意库房的门窗是否完好，做好库房防火、防盗工作。

7、任何人、部门未具有相关合法手续，库房或实物负责人不得借用和领用存货。

8、平时应加强实物、卡片、实账的核对工作（可每日核对）。

9、成品菜回收菜（需二次加工的）严格以先进先出的准则，每日对菜品质量进行检验，严格按照成品菜摆放规则摆放（新、陈摆放规则等）。

10、店面（桌、椅等设施）的管理 ①参照财产管理方式管理。

②平时应加强桌椅等的清洁、卫生、安全管理，加强巡场工作，如遇顾客损坏设施设备的员工应有礼貌的寻求解决方式，并让顾客承担相应责任。

③店面经营设施者出现损坏，而员工未发现者或未有任何处理结果的，一切损失由店面全体员工负责赔偿。

④出现损坏应立即书面报告，并立即修理，修理费用扣除可收回金额（赔偿）后由部门承担费用，纳入部门核算方案。⑤报损执行相关报损程序。

七、存货实物账务（库管账务）

1、所有存货均建立存货明细账。

2、部门区域使用存货（办公用品、厨房生产工具、店面经营设施）应汇总填制实物卡，实物卡应登记本区域名称实物名称、数量等。

3、所有存货收发登记明细账均有相关合法手续为依据。①入库登记应以入库单、申购单、货物溢余（短缺单）为依据；②出库登记应以领料单（部门负责人出库指令、有效的报损报告书）为依据。直接在加工车间入库的食品根据月底的盘存数量来凳记材料明细账。

4、存货明细账采用活页三栏式材料明细账，应对明细账标明页码，不得撕毁和涂改。

5、登记明细账时，应注明收发凭证证号（领料单号、入库单号）存货购进日期，摘要写明“主要事项、采购人、货物批号、保质期”等。存货存放地点应详细载明。

6、月末应清理业务数据，将本月末最后一笔业务登记账薄。

7、月末应将本月领料单、入库单存根连同其附件（申购单等）按号码顺序装订成册，并在封面上按会计规定注明相关事项，以便查询。

8、年末应在账、账证、账实核对后、结账、新账，并将账薄装订，在封面注明会计规定相关事项。

9、年末财产管理员要编制低值易耗品部门分布表。

八、存货盘点

1、存货盘点、采取每月盘点、不定期抽检制度。

2、盘点人由：实物负责人、财务（或库管）、部门负责人组成。

3、应将本月所有业务登记在账，货物已到库但未办理相关手续的，应做好账务金额调整表，已办理相关手续且已入账的，但货物仍然在库的应另行办理调整表。

4、盘点时应注意：实物与实物卡的核对。

5、部门应准备好盘点计量工具。

6、编写盘点报告，如有溢余（短缺）应填写报告书，经总经理签署处理意见后作为财务账务处理依据。

九、本制度暂适用于分公司。

11．申购、入库、出库结算制度

为了对公司物资采购、物资入库、物资领料、贷款结算规范管理，特制定本规定。

一、申购程序

本程序包括：鲜、活、食品等申购、佐料及辅料申购、特菜佐料申购、酒水饮料申购、低值易耗品申购，小额零购物品申购、财产申购。

1、鲜、活食品申购

①店面销售经理（店长或相关人员）根据销售情况预计销售情况开具次日需要菜单，菜单一式三份，由店长签字后留底一联，其余两联传递基地。

②基地负责人，采购，库管根据实际情况审阅菜单，如需调整数量的应与店长协商一致，征得同意后适当调整菜单数量（在调整数后签字），签字后将两联传递行政厨师长。

③基地行政厨师长根据厂长调整后的菜单，添加随菜品一起购买的辅料和佐料，在原来的菜单份数后填写原材料申购数量。然后留底一联，剩下一联交给采购员实施采购。

④采购需将申购单和菜品经厂长再次审阅后方可制定实施采购计划。

2、佐料及辅料申购

①常规佐料在库房设定最高储备量，最低储备量。

②当佐、辅料降至最低储备时，库管开具申购单，申购单经厂长和行政厨师长签字后交付采购部实施采购。

3、特菜佐料申购

①特菜佐料可由特菜部自行购买或由指定人员购买。

②特菜部需将每种特菜的成本整理资料传递厂长和财务室，资料只需说明每种特菜的最后总成本（成品菜成本）。

4、酒水饮料申购

①店面有关人员（店面负责人指定人员）根据平日销量，制定酒水最高储备量，最低储备量，以便库存管理。

②当酒水饮料降至最低储备量时，有关人员（店面负责人指定人员）开具申购单，申购数量加上库存，不得超过最高储备量，经店面经理、总经理签字后交由采购部实施采购。

5、低值易耗品申购

①店面经营用低耗品（一次性餐具等）执行酒水饮料申购程序。

②其作低易耗品由相关使用部门开具申购单，经总经理签字后交由采购部实施。③各部门可根据实际情况开具批量申购单，经总裁批准后交由采购集中采购。

6、设备设施（包括桌椅）

设备设施（财产管理中的财产）、桌椅等，可不办理申购单，但必须草拟或口头呈报总经理后由采购部执行，执行过程应随时向总经理汇报。

7、临时急购物品申购

店面及基地急购小额物品由基地和店面分别申购，由执总签字后交由采购员执行。

8、所有存货的最高储备量和最低储备量（铺底销售量）需提供书面申请，书面申请呈总裁批准后部门采购、库管、财务各留一联。

9、以上申购单可手工填写，可电脑填写，验收应注意与申购单的稽核数量、质量，不符规定不得入库。验收人由：质检员、库管、行政厨师长组成，验收后不再办理领料手续，入库单一式三联，加工车间一联，结账员（采购或供应商）一联，财务一联。如是供应商送货上门应将送货单附在入库财务联后一并由保管传递财务室。

二、入库

①基地所购鲜活食品，随原材料购进的辅料，直接在加工车间验收入库。

②佐料及辅料在库房验收入，酒水饮料，一部分鲜活食品，一次性用餐具，门店申购物品在门店验收，其余部门申购物品在本申购部门验收。

③特殊佐料办理费用报销制度由相关部门制定相关报销标准，暂不办理入库手续。④小额办公用品（I工作笔记、笔、墨水、笔蕊、账页等）在总部集中领用，购进时只办理验收手续I（验收单），领用时在领用薄上签字。

⑤装修等项目购进不可移动（或拆除移动后无使用价值）的物资，只办理验收手续（验收单、验收报告），不再办理出库手续。

⑥所有入库单均为一式三联，保管一联、财务一联、入库单位一联（采购或供应商），所有入库单必须分为两部份，一部分电脑填写，另一部份由手工填写。

三、出库

①除鲜活食品、特殊佐料不需办理出库外，其余均需办理出库。②所有领料单一式三份，财务一联、保管一联、领料部门一份。③领料单需经领料部门负责人、领料人、保管签字。

四、货款结算

1、采购结账按如下程序办理结算 ①采用备用金制度；

②每周（暂定）到财务室结账；

③结账单据：审核有效的入库单、发票或收据，同时办理出库手续，购进物品还应附上领料单；不需办理入库的要有有效的验收单或验收报告。

④单据审核过程：先由店面经理或基地厂长在发票或收据签字，会计复核、执总签字、总经理签字，然后到财务室结账。

2、供应商结账。

①每月25日——月末结算；

②结账单据及程序与采购员结算一致。

12．采购工作制度

为了有效控制采购成本，规范采购工作，为企业创造更好的效益特定本工作程序。

一、市场调查

1、调查方式：全面采取询问法、报价法、咨询法。

2、商家调查：①鲜活商家主要调查商家实力背景、商家货源（供应商）、是否充足、渠道是否畅通、商家资金实力、经营年限等；②佐料干杂商家调查，除以上几种情况需调查外，还需调查其是否有长期一级供应商。

3、产品调查：根据本公司常期需用品，消耗易比较大的品种（如：鸡精、花椒等），调查原材料品种本身的销售渠道。由此选择某种产品的供应商，产品本身的季节应对价格和货源的影响。

4、价格调查：主要是供应商以外的价格调查，以评估供应商价格高低。

5、区域市场调查：各大市场和周边市场货源和价格调查，以便对采购订价做参考。

6、调查报告：①价格调查（价格变动表）至少每三天出具一次；②商家调查、产品调查、区域市场调查每年（或季度）出具一次；③某项商品（原材料）因季节不等，控制因素影响价格波动较大应及时做出价格变动报告。

二、采购价格组成

1、商家报价：商家每月报价一次，主要原材料，大宗原辅材料，受季节影响较大的原材料商家应每十天报一次价。

2、质检、财务、等相关人员组成价格调查小组，不定期的组织市场调查，包括市场价格调查，商家调查等

3、采购要随时对市场进行调查，每周至少要进行一次全面的商品价格调查。

4、商家报价与市场价格小组询价相比由此确定供应商和供应商价格。

5、平时，商家供应价（入库价）要与采购市场调查价相比，发现问题，即时协调供应商，调整当期和后期商品价格，差距较大的，应查明原因，如是供应商原因（欺诈等）立即终止合作，并按协议追回经济损失。

6、平时，市场价格调查小组的市场询价要采购的采购价和供应商的供应价相比较。如有差距，应查明原因，并即时处理，针对不同的情况采取以下两种不同的处理方法：（1）调整价格（2）追究采购责任。

7、所有价格比较要在商品同等同级的情况下进行。同时考虑影响价格的几个主要因素（采购时段、季节因素等）。

三、供应商确定

1、根据以上调查确定商家（考虑综合因素）。

2、市场调查报告（商家）经执总审阅后，确定商家。

3、每类商品最低确定三个供应商（一主、两次）。

4、能签订合同的签订合同，不能起草合同的，质检部门需对供应商加以调查和确认，并做出确认书。

5、签订合同按照合同管理制度执行。所有和供应商均须与公司签订业务承诺书后才能签订供应合同。在供应合同中要有有关于因质量、价格、数量、时效等问题给我方造成损失或负面影响时，商家应承担的责任和赔偿内容。

6、所有供应商原则上采取送货上门，月终结算方式。

7、每半年对供应商调查一次，不行的另选商家，其资格合乎条件的继续签订合同。

四、物资采购

1、根据合同法的申购单，咨询三家报价，选择价低厂家采购，自行购买也需先咨询价格再确定商家采购。

2、商家送货上门的，采购应和质检、保管及验收相关人员一起，对其商品价格、数量作验收，价格、数量不符者要提出退货或补货。

3、相关部门验收合格后，采购应在验收入库单上签字，必须认真核对货物的价格和数量、金额，如有不符，不得签字。

4、平时采购要拟定采购计划，先购急需用品和原材料，后购其他物品，切实保障生产经营正常进行，如影响营业，造成损失的，采购部承担相应责任。

5、平时应主动了解商品库存量及部门需求，当经营用原材料达到最低储备量时（酒水、佐料、一次性餐具、店面消耗大的其他物品），应提醒相关部门办理相关申购手续。

6、供应商因送货时间过长(影响到营业为标准)和价格与市场价不符者，采购应按合同有关合同规定追究其经济责任或寻求解决办法。

7、如因质量问题与其他验收人员意见不一致的，应已不影响营业为前提，口头汇报执总或相关部门经理，寻求解决方式，事后可书面呈报总经理。

8、采购对购进物资的质量应严格按照有关质量标准检验。

9、如有问题立即退货，不得姑息供应商，如采购和其他验收人员认定物资品质等级有问题的，应按实物等级入库和计算金额。

10、采购的要求：

（1）准确性；数量和价格不得超过或低于申购数量的标准浮动比率。在验收时，相关部门负责人（基地负责人、门店负责人、库管等）要严格把关，不得随意入库或接收货物。（2）质量等因素要严格执行采购执行标准。误差不得超过标准误差率。误差太大要立即退货。质检等相关部门要严格把关，如因质量等问题造成损失的要追究相关部门的责任。（3）及时性：采购过程中，不能出现缺货，供应时间要及时，如因采购不及时造成的经济损失由采购和供应商负责。（4）采购的准确性和及时性做考核采的一个参考。

四、采购结算

1、采购采用备用金制度，备用金管理遵照公司备用金制度。

2、备用金用专用于购买，除送货上门以外的原材料，备用金不得支付送货上门货款。

3、备用金采取每周结算一次(根据实际情况确定报账周期)。

4、采购结账时应凭合法的单据结账。

①入库单有以下人员签字：质检、保管(或监职)、部门负责人(或技术负责人)、采购； ②发票或收据(包括内部费用报销单)需经部门负责人、会计、执总、总经理。

5、结算时，公司出纳应核对其单据和现金是否足额。

6、每月末应协助供应商办理结算手续，对手续不全的，应提醒或协助其办理。每次结算时应核对当次所供应的商品有无价格质量等问题，如有应先处理问题，再按规定的手续结账。

五、采购计划成本制定

1、每月末应清理、整理当月价格变动表，填写价格变动报告。

2、根据区域市场调查，产品调查预测下月价格变动趋势。

3、会计部、质检部、采购部每月末负责制定采购计划成本，计划成本分为两部分，一部分为价格变动不大的，制定平均价，一部分变化大的，制定基准价格，同时制定浮动率(或浮动额)。

4、每月初根据财务室出具上月采购差异单(超支和节约)对差异进行分析，书面呈报部门负责人，最后传递财务室归档。

六、供应商洽谈

1、根据调查价格差异，与供应商协商解决。

2、季节性，热销产品的增加和减少应及时提醒供应商我方需求量，以便供应商做好准备。

3、在合同执行过程中，如出现意见分歧，应做好供应商协调工作，确保企业损失降低最低，协调不力而影响营业的，造成的可量化损失由采购部承担相应经济责任。

4、每半年应做出供应商合作评价书，对半年来供应商价格、服务(供货服务)等做出综合评价，上呈执总，以便确定下半年是否再与其合作。

5、取消合作的供应商，应做好各部门与供应商协调工作，并协助其办理结算手续(主要指售后服务)。

注：采购部应对代销产品的质量作严格认证和检验。并要求其提供相应的法律文本。

第四篇：存货及采购管理制度

存货及采购的管理制度

一、本公司所指存货包括为生产销售而储备的原材料、包装材料、辅料、自制半成品、低值易耗品、在产品、产成品等。

二、本公司仓库存货的日常管理专责部门为行政部，为加强存货的日常管理。行政部应督促采购部和营销部根据存货用途和特点，对存货进行合理分类，给每种存货冠以编号，编制存货档案目录，固定存货名称，明确统一计量单位，编列计划价格等。

三、财务部必须以提高存货资产的使用效果并保证生产销售需要为原则，督促营销部、采购部制定合理的物资储存定额，以加强存货的控制。

四、物资采购

1.常规性生产物料（A类）的采购由采购员根据每种材料最低和最高库存,以及最低采购批量等资料，填制采购申请单一式三联,交行政副总经理审核批准后订购;2.非常规性物料（B类）,如新品专用物料、季节性物料等，由采购员根据现有库存和营销部制定的生产通知单等。填制采购申请单一式三联、交行政副总经理审核批准后执行，3．虽是常规性物料，但不设或不能设置最低和最高库存的原材料，如辅助材料、配料等（C类），由生产部根据生产通知单计算需用量，直接填制采购申请单一式四联（纸箱等包装物料仍由采购员制单请采购），经生产部经理审核，行政经理批准后，交采购部执行。

进口物资的采购直接由总经理审核批准。

2．采购部门应积极了解适应本公司生产需用的材料，了解供应市场。在采购过程中坚持货比“三家”的原则，在质量档次相同的前提下，坚持成本孰低原则，开发确定供应商，并保持良好的业务关系。

3．凡批量采购材料5000元或以上,或需预付款采购订货，以及生产设备采购、办公用品定点采购，必须与供应商签定采购合同，采购合同经行政副总经理审核报总经理批准后签订，经签订的所有采购合同正本存财务部，副本采购部留存。合同必须明确以下条款:(1)合同供需双方详细名称、地址和电话;(2)采购物料名称,计量单位、型号及规格；(3)品质要求,如卫生标准、产品质量档次等；

(4)单价要清晰,合同不能确定单价的,必须明确实际交易价格确定方式,绝对不能出现由供方自行确定以及其他含糊字样;(5)运输方式、费用承担、交货地点、验收方式、要分清数量验收和质量验收；(6)货款结算方式和期限、汇款指定帐户;(7)合同出现纠纷的仲裁方式,地点等;(8)其他需要说明的条款。

4．采购部在根据已批准的采购申请单向供应商订购物资时，必须根据合同的有关条款出具订购单，订购单必须清楚注明订购的物资名称、规格型号、数量、单价和金额，经行政副总经理批准盖章后执行。

采购部根据行政副总经理审核并盖章的订购单，要求供应商能否按订购单的内容供货进行签章确认，经确认的采购订单送一份财务。

5．采购部应定期将供应商的报价资料进行分析、整理一式二份，报行政副总经理审核，总经理批准后，应将报价资料分送财务部一份。报价资料应根据存货品种类别，并分一定时效，如季、半年或年等。时效过后，采购部应按以上程序重新拟定一套。

6．采购部应定期组织有关部门召开供应商评估分析会议，对供应商的供货信用条件、供货价格等进行评估分析，以加强采购资金和采购成本的控制。

7．采购部按合同规定需要预付款的，在申请预付款时应注明合同号，在申请支付欠款时，应注明发票号，或入库单号，经行政副总经理审核、总经理或董事会财务总监批准后交财务部安排付款。

8．仓库根据已检验合格的材料物资进行验收入库，按实际收到的数量填制采购入库单一式三联，相关人员签字后，留一联，一联交采购员，另一联交财务。

9．每月结束后，采购员应于一周内与供应商核对当月的采购数目，和应付款余额，无误后与对方签章确认，经双方签章确认的对帐结果应送一份财务备查，以保证帐帐相符。

10.采购价格管理，凡物资采购价格单次或累计上调10%以上，或上调价格影响金额月度达3万元的，必须报经营班子审批。

五、采购入库

仓库在收到供应商送来的物资，应按经审批的请购单或采购订单，检查采购的物资及其规格型号、数量等是否与请购单一致，如无误则办理入库手续，如需要送检的则待检验合格后根据已检验合格的材料物资进行验收入库，按实际收到的数量填制采购入库单一式三联，相关人员签字后，留一联，另二联交采购员，采购员根据发票或合同按仓管员实际验收的数量填入价格后,将一联留存,另一联连同发票一

齐交财务。

如发现供应商送来采购物资与请购单或订单不相符时，应及时告知采购员，由采购员与供应商协商处理。

为保证公司采购数据的连续和完整，要求所有的材料采购申请、采购订单、材料到货送检单、采购入库单必须通过用友软件制单。其中：

（1）采购申请单由采购员负责制单，行政副总经理审核批准后自行在电脑审核。（2）采购订单由采购员制单，行政副总经理审核批准，财务部根据批准的订购单进行电脑审核。

（3）材料到货送检由仓管员开单，经品管部检验合格后由仓管员办理入库（此单无须电脑审核）。

（4）采购入库单由仓管员根据采购订单参照生成采购入库单，采购部电脑审核。

六、发料和退料。

1．生产部根据营销部的制定的生产通知单，并计算生产通知单的生产用料限额，经生产部经理审核批准后，通知生产车间和仓库按核定的限额耗料领料和发料；

2．各生产车间根据生产通知单和限额用料表，填制限额领料单一式三联，经生产工场主管审核后到仓库办理领料，领料单一联车间留存，一联给仓库，另一联定期送财务。

3．生产车间因工废或料废需超限额领料的，应出具书面说明或分析报告，经生产经理审核，报总经理经理批准后交车间凭以领料；

月末，车间应将产品已完工，但未用完的材料退回仓库。4．对产品开发、试制，应有生产经理批准，5．对各种发料，要求仓管员严格把关。

6．每月最后一日为结帐日，各仓库管理员、车间统计员必须于结帐后3天内将有关统计报表报财务部。

七、成品出库审批权限

1．促销试食品、销售样办等与销售业务活动直接有关的出库由营销总监审批；正常销售出库由营销跟单组长审核后出库。

2．礼仪赠送、报废、盘亏出库由副总经理以上人员审批； 3．与生产有关的出库由生产经理审批。

八、各项存货的收、发、存，根据实际数量登记反映。在途物资要按产品明细登记，经常检查到货情况，督促有关部门人员采取措施，对已到达未入库的材料要及时办理检验入库手续。

九、对各项存货进行定期实地盘点，本公司定于半年一次，即年中和年末各进行一次全面盘点。发现盘盈盘亏、毁损、变质情况，由相关部门查明原因，书面报总经理，并按有关审批权限进行处理。财务部除正确核算各种存货、发、存的数量和金额外，还应随时对仓库实物进行抽查、核对，保证帐实相符。对各种存货的采购、使用、消耗和库存等进行定期汇总分析，为管理决策提供有效建议。

十、购入的物资材料，按买价（发票价，不含增值税）、加采购运输费、装卸费、保险费等作为物资材料的进价，未收到发票的按合同价进行估价入帐，待发票回来再调整。报废产品的残值入库、盘盈材料入库参照同类存货帐面价格作价入帐。

2006 年1 月1 日

第五篇：物资采购领用管理制度

物资采购领用管理制度

为了进一步加强公司物资管理制度，健全物资采购流程，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

第一条 本管理制度的物资是指：固定资产、办公用品、电子电器、电脑及耗材、印刷品、低值易耗品等。

第二条 公司设置专职仓库保管员，该保管员隶属公司综合部管理和领导，其职能是对公司所采购的物资验收入库、领用发放实施监督和管理。

第三条 采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

第四条 综合部指派专人负责具体考查采购事宜。第五条 根据公司的实际情况，结合所采购的物资用途和范围，公司的采购业务统一由综合部负责具体办理，其他部门或人员未经批准不得自行采购。

第六条 公司各部门根据工作实际需要，填写物资申购单（原则上每月申购一次，每月5日前上报，急用的可以中途申购应注明急用）。并由部门仓库保管员审核库存签字，由部门负责人签字后递交公司综合部审核，报总经理批准后进行实际采购。

第七条 对于无法按时购置的物资综合部应及时通知申报部门；对于专业技术性强的采购事项，综合部应结合申购

部门共同商讨后进行共同采购，第八条 如遇公司急需的物资且公司领导不在公司的情况下可以电话或其他形式请示，征得同意后提报综合部填写申购单，由综合部负责人签字确认，手续后补。

第九条 单

一、固定或长期合作的采购或指定采购厂家及品牌的产品，由申购部门作出书面说明或向综合部提供该供应商的详细资料，与其建立长期合作关系（综合部存档）。打印图纸或零星印刷，电脑耗材须持有综合部开具的证明方可办理。

第十条 所有采购项目须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介机构询价。

第十一条 公司所有采购均须按以下流程完成：收集信息、询价、比价、议价、评估、索样、决定、申购、定购、协调与沟通、催交、收货检验、入库、整理付款（特殊情况汇报领导可机动执行）。

第十二条 物资采购回来后首先办理入库手续，由采购人员向仓库保管员逐件交接。仓库保管员要根据申购单或采购合同中项目认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种，价格准确无误，质量完好，配套齐全，并填写入库单。

第十三条 物资入库，要按照不同的类型、规格、功能和要求，分类、分别放入货架或相应位置储存，在储存时注意

做好防火、防盗、防潮、防蛀工作，严禁无关人员进库。

第十四条 物资办理入库后，由采购人员通知物资申购部门及时领用。由申购部门填写领用单并经相关责任人签字后自行到仓库领取。

第十五条 仓库保管员严格执行凭领用单出库，无单不出库，并做好出库登记，并定期会同财务进行盘库。

第十六条对于急需使用的物资，可由综合部在入库前通知申购部门共同核对申购单中采购项目，经确认无误后直接办理出入库手续后领用。

第十七条 各部门所领取的物资，由本部门负责管理，并登记造册，责任到人，随时接受检查。对易损易耗的办公用品、工具或可回收的物品，实行缴旧领新的原则。如若有关人员岗位调动，需有与本部门的交接手续，及时履行交接手续后，方可离岗。发现有人为的损坏或丢失等，由其本人照价赔偿。

第十八条 所有物资发出后，经检查发现有领取部门或有关人员对所属物资的用途不符，或假公济私者，公司将按照该领取物资的总价值进行加倍处罚，以儆效尤。

第十九条 财务部结合公司财务制度每月应对公司仓库进行盘点，并监督各部门仓库的盘点。

第二十条 物资采购及盘点表每月月初第一周上报总经理查阅。总经理不定时抽查采购事项，发现违规事项，对相

关责任人进行经济或行政处罚。

第二十一条 各部门须严格按上述审批手续和流程执行。

第二十二条 本制度经总经理审批核准后实施。