第一篇：招商接待流程
一、接待
1、准备工作 1）、以良好的形象和服务态度建立客户对招商人员良好的第一印象，进而由招商人员这一窗口开始树立对夜市的信心，使客户感觉宾至如归。2）、掌握夜市自身的素质、（项目及摊位分布情况设备实施的完善情况）周边夜市的情况以及所处的环境。熟悉及理解租赁资料，确立租赁信心。3）、熟悉并遵守现场的管理和公司的规章制度。4）、租赁资料和工具的准备，例如：资料夹、计算器、名片、签字笔、铅笔、工装、工牌等；必备的租赁工具放在适当位置，方便取用。如笔不可随意放在衣襟处，可卡在资料夹封面或放于衣袋内，计算器、名片及派发给客户的租赁资料（招商手册，夜市摊位平面图）放于资料夹内。
2、接待规范
招商人员在接待桌前，当客户进入招商处，应进行好登记手续，为以后电话联系和拜访做准备。招商人员侧手夹资料夹，3、夜市情况 1）、摊位介绍
指引客户到摊位平面图，介绍周围情况，现在所处的地理位置在哪里，方向方位，夜市位置、路名、周边建筑物、附近配套设施、公交网络等等；介绍完，指引客户到夜市实地介绍，推荐优点，结合现场实景，人文景观，扬长避短，强化夜市优势和周边配套。
二、现场的基本动作
夜市招商，现场接待是主战场。如何将产品尽可能快地、尽可能全面地被客户接受，招商人员的基本动作是关键。下面，我们按照招商流程，将几个最基本的招商动作及其注意事项作详细介绍。
（一）接听电话
1、基本动作
（1）接听电话态度和蔼、语言亲切。一般先主动问候“您好！请问有什么可以帮到您”，而后开始交谈。
（2）通常，客户在电话中会问及价格（租金、管理费、电费、水费等）地点、周遍配套、招商人员应扬长避短，在回答时应将产品的亮点巧妙地溶入。（3）在与客户交谈中，设法取得我们想要的资讯。
第一要件：客户的姓名、目前办公地址、联系电话个人背景等。第二要件：客户能够接受的价格、面积、等对产品具体要求的资讯。（4）最好的做法是，直接约请客户来现场看或者协商相关事宜。（5）马上将资讯记录来电登记表上。
2、注意事项
（1）当正式接到求租者第一个电话开始，应统一说词。（2）电话接听时，尽量由被回答转为主动介绍，主动询问。
（3）约请客户应明确具体时间和地点，并且告诉他，你将专程等候。（4）将自己的热忱与诚恳推销给客户，努力与其建立相互信任的关系。（5）通过交谈正确把握客户的真实需求，并据此迅速制定应对策略。（6）当客户超过一人时，注意区分其中的决策者，把握他们相互的关系。
（二）意向洽谈
1、基本动作
（1）倒茶寒暄，引导客户在招商桌前入座。（2）在客户未主动表态时，应该立刻主动地选择一个单位作试探性介绍。（3）根据客户所喜欢的摊位，在肯定的基础上，作更详尽的说明。（4）针对客户的疑惑点，加以相关解释，帮助其逐一克服租赁障碍。（5）适时制造现场气氛，强化其租赁欲望。
（6）在客户对产品有70%的认可度的基础上，设法说服他签订租赁意向书并交纳定金。
（三）带看现场
1、基本动作
（1）结合现况和周边特征，边走边介绍。
（2）按照建筑物平面图，让客户切实感觉自己所迁入的感觉。（3）尽量多说，让客户绐终为你所吸引。
2、注意事项
（1）带看的路线应事先规划好，注意沿线的整洁与安全。
（四）暂未成交
1、基本动作
（1）将招商手册等资料备齐一份给客户，让其仔细考虑或代为传播。（2）再次告诉客户联系方式和联系电话，承诺为其作义务租赁咨询。（3）对有意的客户再次约定时间。
2、注意事项
（1）暂未成交或未成交的客户依旧是客户，招商人员都应态度亲切，采取相应的补救措施。（2）及时分析暂未成交或未成交的真正原因，记录在案。
（3）对暂未成交或未成交的原因，报告现场经理，视具体情况，采取相应的补救措施。
（五）填写客户资料表
1、基本动作
（1）无论成交与否，每接待完一组客户后，立刻填写客户追踪表。（2）填写的重点：
A、客户的联络方式和个人资讯。B、客户对产品的要求条件。C、成交或未成交的真正原因。（价格或是结构不适合客户）
（2）根据客户成交的可能性，将其分类为：A、很有希望，B、有希望，C、一般这三个等级，以便日后有重点的追踪访询。
2、注意事项
（1）客户资料表应认真填写，越详尽越好。
（2）客户资料表是招商人员的聚宝盆，应妥善保存。（3）客户等级应视具体情况，进行阶段调整。
（4）每天或每周，应由部门经理定时招开工作会议，依客户资料表检讨招商情况，并采取相应的应对措施。
（九）成交收定
1、基本动作
（1）客户决定租赁时。（2）恭喜客户。
（3）视具体情况，收取客户小定金或大定金到财务，并告诉客户对租赁双方的行为约束。（4）从柜台领取租赁协议书，详细解释租赁协议书填写的各项条款和内容。A、租赁保证金栏内填写的各项条款和内容； B、定金栏内填写实收金额，若所收的定金为票据时，填写票据的详细资料； C、若是小定金，与客户约定大定金补足日期及时应补金额，填写于租赁协议上； D、与客户约定签约的日期及签约金额，填写于租赁协议上； E、其他内容依租赁协议的格式如实填写。
（5）请客户、经办招商人员、部门经理、财务四方签名确认。
（6）将定单第二联（客户联备案）交客户收执，并告诉客户于补足或签约时将其带来。（7）确定定金补足或签约日，并详细告诉客户各种注意事项和所需要带齐各类证件。
2、注意事项
（1）与部门经理和其他招商人员密切配合，制造并维持现场气氛。（2）正式定单的格式一般一式三联:客户联、公司联、财务联。（3）注意各联各自应该所被持有的对象。
（4）当客户对某楼层单位稍有兴趣或决定租赁但末带足足够的金额时，鼓励支付小定金是一个行之有效的办法。
（5）小定金金额不在于多，三五佰至几千元均可，其主要目地是使客户牵挂我们的夜市。（6）小定金保留日期一般以一天为限，时间长短和是否退还。可视租赁状况自行掌握。（7）定金（大定金）为合约的一部分，若双方任一方无故毁约，都将按合同约定承担违约责任。
（8）定金收取金额的下限为1000元，上限为房屋一个月租金款的10%。原则上定金金额多多益善，以确保客户最终签约成交。
（9）定金保留日期一般以15天为限，具体情况可自行掌握，但过了时限，定金没收。（10）小定金或大定金的签约日之间的时间间隔应可能地短，以防各种节外生枝的情况发生。（11）租金价格或其他附加条件，应报部门经理同意备案。
（12）定单填写完后，再仔细检查楼层单元、面积、定金等是否正确。（13）收取的定金确实点收。
（十）定金补足
1、基本动作
（1）定金栏内填写实收补足金额。
（2）再次确定签约日期，将签约日期和签约金填写于定单上。（3）若重新开定单，大定单依据小定单的内容来填写。
（4）详细告诉客户签约的的各种注意事项和所需带齐的各证件。
2、注意事项
（1）在约定补足日前，再次与客户联系，确定日期并作好准备。（2）填写完后，再次检查户别、面积、总价（月租金和租赁保证金）、定金等是否正确。（3）将详细情况向现场经理汇报备案。
（十一）签订合约
1、基本动作
（1）验证身份证原证，审核其租赁资格。（身分证、营业执照等）
（3）领取档案袋,填写签约小贴士(客户姓名、身份证号、地址、邮政编码、联系电话、摊位号、付款方式及金额)（4）出示租赁合同示范合同文本，逐条解释合同的主要条款。A、双方法人的姓名或名称； B、违约责任；
C、争议的解决方式。（5）合同录入、提交。（6）签约成交，并按合同规定收取首月租金和租赁保证金，同时相应抵扣已付定金。（7）将定单收回，交回财务。
（8）打印合同，客户先签字。后续我司相关负责人签字或法人签字。（9）登记备案，办理工商注册手续等。
2、注意事项
（1）示范合同文本应事先准备好。
（2）事先分析签约时间可发生的问题，向部门经理报告，研究解决的办法。（3）签约时，如客户有问题无法说服，汇报经理研究解决的办法。
（4）签合同一定要其法人签名或者出据法人证明书或者法人授权委托书签名、盖章。（5）由他人代理签约，法人给予代理人的委托书需经过公证。
（6）解释合同条款时，在情感上应侧重于客户的立场，让其有认同感。（7）签约后的合同，应迅速房屋租赁管理所登记备案。
（8）签约后的客户，应始终与保持接触，帮助解决各种问题并让其介绍客户。（9）及时检讨签约情况，若有问题，应采取相应的应对措施。
第二篇：招商接待流程
一、接待
1、准备工作
1）、以良好的形象和服务态度建立客户对招商人员良好的第一印象，进而由招商人员这一窗口开始树立对楼盘的信心，使客户感觉宾至如归。
2）、掌握楼盘自身的素质、（项目及楼层分布情况设备实施的完善情况）周边楼盘的情况以及所处的环境。熟悉及理解租赁资料，确立租赁信心。
3）、熟悉并遵守现场的管理和公司的规章制度。
4）、租赁资料和工具的准备，例如：资料夹、计算器、名片、签字笔、铅笔、工装、工牌等；必备的租赁工具放在适当位置，方便取用。如笔不可随意放在衣襟处，可卡在资料夹封面或放于衣袋内，计算器、名片及派发给客户的租赁资料（招商手册，建筑物楼层平面图）放于资料夹内。
2、接待规范
招商人员在接待桌前，当客户进入大厦时，应要求门卫进行好登记手续，方便知道是什么公司，和了解该公司的情况和电话号码。为以后电话联系和拜访做准备。招商人员侧手夹资料夹，近门侧手拉门，脸带微笑，主动迎上前去对客户说：“欢迎光临”，请教客户姓名，伸右手指引客户进入，客户内侧走，招商人员在外围带动，同时其他招商人员及时补位。
3、楼盘情况
1）、模型介绍
指引客户到模型旁，介绍外围情况，现在所处的地理位置在哪里，方向方位，楼盘位置、路名、周边建筑物、附近配套设施、公交网络等等；介绍完，指引客户到楼盘实地介绍（本阶段为了体现大厦的人气，建议在上楼看房时征求一下客户对数字楼层有没有特别的需求。），已出租及自用部分不方便带客户看的楼层，尽可能的要回避。重点的眼见为实，推荐优点，结合现场实景，人文景观，扬长避短，强化大厦优势和周边配套，要注意工地现场的安全。
2）、基本要素介绍
大厦占地规模、层高、大厦配套设施、开发商、建筑单位、物业顾问单位、面积、起价、均价、建筑风格风水、同时询问客户需求，了解客户想法。
3）、参观样板房、示范单位（可以带客户参观高科办公室以显示我司实力重点突出“示范”性，指引客户如何二次装修，办公家私如何布局，间隔开间如何改动等等。
4、洽谈
带客户到洽谈桌，让客户背对门，最好面对模型效果图，同时其他招商人员应及时倒水，询问客户有无这方面的意向，倾听客户对大厦的整体印象，了解客户需求及公司规模情况，给以合理化的建议等。
5）、送客
客户起身时，恭迎客户下次到现场做指导，并送客户到门外，目送远去。
6）、及时填写来人条，并做好登记。
二、现场的基本动作
写字楼招商，现场接待是主战场。如何将产品尽可能快地、尽可能全面地被客户接受，招商人员的基本动作是关键。下面，我们按照招商流程，将几个最基本的招商动作及其注意事项作详细介绍。
（一）接听电话
1、基本动作
（1）接听电话态度和蔼、语言亲切。一般先主动问候“您好！松日高科，请问有什么可以帮到您”，而后开始交谈。
（2）通常，客户在电话中会问及价格（租金、空调费、管理费、电费、水费等）地点、周遍配套、能否注册、免租期多长时间等方面的问题。招商人员应扬长避短，在回答时应将产品的亮点巧妙地溶入。在介绍中谈及价格时不得提周边楼盘名称及价格，可以介绍科技园中区整体的租金水平，如果客户对本大厦满意可以建议见面谈或者经授权上门拜访客户商谈相关事宜。
（3）在与客户交谈中，设法取得我们想要的资讯。
第一要件：客户的姓名、目前办公地址、联系电话个人背景等。
第二要件：客户能够接受的价格、面积、等对产品具体要求的资讯。
（4）最好的做法是，直接约请客户来现场看楼或者协商相关事宜。
（5）马上将资讯记录来电登记表上。
2、注意事项
（1）当正式接到求租者第一个电话开始，应统一说词。
（2）电话接听时，尽量由被回答转为主动介绍，主动询问。
（3）约请客户应明确具体时间和地点，并且告诉他，你将专程等候。
（4）应将客户来电信息及时整理归纳，与现场经理，广告制作人员充分沟通交流。
（二）迎接客户
1、基本动作
（1）客户进门，每一个看见的招商人员都应主动招呼问候，提醒其他人员注意。
（2）招商人员立即上前，热情接待。
（3）帮助客户收拾雨具，放置衣帽等细节动作。
2、注意事项
（1）招商人员应仪表端正，态度亲切。
（2）接待客户或一人，或一主一付，以二人为限，绝对不要超过三人。
（3）若不是真正客户，应照样提供一份资料，作简洁而又热情的招待。
（4）未有客户时，应注意现场整洁各个人仪表，以随时给客户良好印象。
（三）介绍产品
1、基本动作
（1）交换名片，相互介绍，了解客户的个人资讯情况。
（2）按照招商现场已经规划好的招商动线，配合灯箱，模型，看样板等招商道具，自然而又突出重点地介绍产品地段、环境、交通、生活机能，产品机能等重点，着重于突出大厦所处位置和科技园的特色和优势。
2、注意事项
（1）此时侧重强调本大厦和高新技术产业园的整体优势点。
（2）将自己的热忱与诚恳推销给客户，努力与其建立相互信任的关系。
（3）通过交谈正确把握客户的真实需求，并据此迅速制定应对策略。
（4）当客户超过一人时，注意区分其中的决策者，把握他们相互的关系。
（四）意向洽谈
1、基本动作
（1）倒茶寒暄，引导客户在招商桌前入座。
（2）在客户未主动表态时，应该立刻主动地选择一个单位作试探性介绍。
（3）根据客户所喜欢的单元，在肯定的基础上，作更详尽的说明。
（4）针对客户的疑惑点，加以相关解释，帮助其逐一克服租赁障碍。
（5）适时制造现场气氛，强化其租赁欲望。
（6）在客户对产品有70%的认可度的基础上，设法说服他签订租赁意向书并交纳定金。
2、注意事项
（1）入座时，注意将客户安置在一个视野愉悦的便于控制的空间范围内。
（2）个人的招商资料和招商工具应准备齐全，随时应对客户的需要。
（3）了解客户的真正需求，了解客户的主要问题点。
（4）注意与现场同仁的交流与配合，让现场经理知道客户在看哪一层或者哪个单位。
（5）注意判断客户的诚意，租赁能力和意向概率。
（6）现场气氛营造应该自然亲切，掌握火候。
（7）对产品的解释不应有夸大，虚构的成分。
（8）不是职权范围内的承诺应报现场经理通过。
（五）带看现场
1、基本动作
（1）结合工地现况和周边特征，边走边介绍。
（2）按照建筑物平面图，让客户切实感觉自己所迁入的感觉。
（3）尽量多说，让客户绐终为你所吸引。
2、注意事项
（1）带看工地的路线应事先规划好，注意沿线的整洁与安全。
（2）嘱咐客户带好安全帽及其他随身所带物品。
（六）暂未成交
1、基本动作
（1）将招商手册等资料备齐一份给客户，让其仔细考虑或代为传播。
（2）再次告诉客户联系方式和联系电话，承诺为其作义务租赁咨询。
（3）对有意的客户再次约定看楼时间。
（4）送客至大门或电梯间。
2、注意事项
（1）暂未成交或未成交的客户依旧是客户，招商人员都应态度亲切，采取相应的补救措施。
（2）及时分析暂未成交或未成交的真正原因，记录在案。
（3）对暂未成交或未成交的原因，报告现场经理，视具体情况，采取相应的补救措施。
（七）填写客户资料表
1、基本动作
（1）无论成交与否，每接待完一组客户后，立刻填写客户追踪表。
（2）填写的重点：
A、客户的联络方式和个人资讯。
B、客户对产品的要求条件。
C、成交或未成交的真正原因。（价格或是结构不适合客户）
（2）根据客户成交的可能性，将其分类为：A、很有希望，B、有希望，C、一般这三个等级，以便日后有重点的追踪访询。
2、注意事项
（1）客户资料表应认真填写，越详尽越好。
（2）客户资料表是招商人员的聚宝盆，应妥善保存。
（3）客户等级应视具体情况，进行阶段调整。
（4）每天或每周，应由部门经理定时招开工作会议，依客户资料表检讨招商情况，并采取相应的应对措施。
（八）客户追踪
1、基本动作
（1）繁忙间隙，依客户等级与之联系，并随时向专案口头报告。
（2）对于A、B等级的客户，招商人员应列为重点对象，保持密切联系，调动一切可能，努力说服。
（3）将每一次追踪情况详细记录在案，便于日后分析判断。
（4）无论最后是否成交，都要婉转要求客户帮忙介绍客户。
2、注意事项
（1）追踪客户要注意切入话题的选择，勿造成销售不畅，死硬推销的形象。
（2）追踪客户要注意时间的间隔，一般以二、三天为宜（视具体的情况，由招商人员自定。）。
（3）注意追踪方式的变化：打电话、寄资料、发信息。以德高望重拜访，邀请参加各类活动等等。
（4）二人或二人以上与同一客户有联系时，应该相互通气，统一立场、协调行动。
（九）成交收定
1、基本动作
（1）客户决定租赁时。
（2）恭喜客户。
（3）视具体情况，收取客户小定金或大定金到财务，并告诉客户对租赁双方的行为约束。
（4）从柜台领取租赁协议书，详细解释租赁协议书填写的各项条款和内容。
A、租赁保证金栏内填写的各项条款和内容；
B、定金栏内填写实收金额，若所收的定金为票据时，填写票据的详细资料；
C、若是小定金，与客户约定大定金补足日期及时应补金额，填写于租赁协议上；
D、与客户约定签约的日期及签约金额，填写于租赁协议上；
E、其他内容依租赁协议的格式如实填写。
（5）请客户、经办招商人员、部门经理、财务四方签名确认。
（6）将定单第二联（客户联备案）交客户收执，并告诉客户于补足或签约时将其带来。
（7）确定定金补足或签约日，并详细告诉客户各种注意事项和所需要带齐各类证件。
（8）再次恭喜客户。
（9）送客户至大门外或电梯间。
2、注意事项
（1）与部门经理和其他招商人员密切配合，制造并维持现场气氛。
（2）正式定单的格式一般一式三联:客户联、公司联、财务联。
（3）注意各联各自应该所被持有的对象。
（4）当客户对某楼层单位稍有兴趣或决定租赁但末带足足够的金额时，鼓励支付小定金是一个行之有效的办法。
（5）小定金金额不在于多，三五佰至几千元均可，其主要目地是使客户牵挂我们的大厦。
（6）小定金保留日期一般以一天为限，时间长短和是否退还。可视租赁状况自行掌握。
（7）定金（大定金）为合约的一部分，若双方任一方无故毁约，都将按合同约定承担违约责任。
（8）定金收取金额的下限为1000元，上限为房屋一个月租金款的10%。原则上定金金额多多益善，以确保客户最终签约成交。
（9）定金保留日期一般以15天为限，具体情况可自行掌握，但过了时限，定金没收。
（10）小定金或大定金的签约日之间的时间间隔应可能地短，以防各种节外生枝的情况发生。
（11）租金价格或其他附加条件，应报部门经理同意备案。
（12）定单填写完后，再仔细检查楼层单元、面积、定金等是否正确。
（13）收取的定金确实点收。
（十）定金补足
1、基本动作
（1）定金栏内填写实收补足金额。
（2）再次确定签约日期，将签约日期和签约金填写于定单上。
（3）若重新开定单，大定单依据小定单的内容来填写。
（4）详细告诉客户签约的的各种注意事项和所需带齐的各证件。
（5）恭喜客户，送至大门或电梯间。
2、注意事项
（1）在约定补足日前，再次与客户联系，确定日期并作好准备。
（2）填写完后，再次检查户别、面积、总价（月租金和2个月的租赁保证金）、定金等是否正确。
（3）将详细情况向现场经理汇报备案。
（十一）签订合约
1、基本动作
（1）恭喜客户选择我们的大厦。
（2）验证身份证原证，审核其租赁资格。（身分证、营业执照、法人证明书、法人证明委托书等）
（3）领取档案袋,填写签约小贴士(客户姓名、身份证号、地址、邮政编码、联系电话、房号、付款方式及金额)
（4）出示租赁合同示范合同文本，逐条解释合同的主要条款。
A、双方法人的姓名或名称；
B、房地产的坐落、面积、四周范围；
C、土地所有权性质；
D、房地产规划使用性质；
E、违约责任；
K、争议的解决方式。
（5）合同录入、提交。
（6）签约成交，并按合同规定收取首月租金和租赁保证金，同时相应抵扣已付定金。
（7）将定单收回，交回财务。
（8）打印合同，客户先签字。后续我司相关负责人签字或法人签字。
（9）登记备案，办理工商注册手续等。
2、注意事项
（1）示范合同文本应事先准备好。
（2）事先分析签约时间可发生的问题，向部门经理报告，研究解决的办法。
（3）签约时，如客户有问题无法说服，汇报经理研究解决的办法。
（4）签合同一定要其法人签名或者出据法人证明书或者法人授权委托书签名、盖章。
（5）由他人代理签约，法人给予代理人的委托书需经过公证。
（6）解释合同条款时，在情感上应侧重于客户的立场，让其有认同感。
（7）签约后的合同，应迅速房屋租赁管理所登记备案。
（8）签约后的客户，应始终与保持接触，帮助解决各种问题并让其介绍客户。
（9）及时检讨签约情况，若有问题，应采取相应的应对措施。
第三篇：大型招商会议组织接待流程实施办法
大型招商会议组织接待流程实施办法
大型招商会议（简称“会议）是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。第一章
会前筹备
会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：
一、大型招商会议时间的确定
确定大型招商会议时间要考虑单位的工作任务周期，选在周末的时候，大家相对不太忙，争取应参加会的人员都能够参加。为使大型招商会议有充分的准备，一般至少给出2-5周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，大型招商会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。
二、大型招商会议议程的安排
大型招商会议议程是会议要讨论的项目列表，大型招商会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是大型招商会议是否能够成功的关键。因此，议程是整个大型招商会议筹备前需要最早确定的事情之一。
大型招商会议通常的内容包括：企业概况、企业文化、企业发展战略、行业趋势、市场分析、技术介绍、成功案例、推广方案（营销策略或模式）、合作前景、合作优势、公司支持、合作方式及费用、合作流程、盈利分析、权益分配、代理商感言、商户感言等。
在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些内容是一定需要的，哪些内容是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。
三、大型招商会议的三类相关人员
大型招商会议通常有三类相关人员：
1、领导小组、2、筹备与接待人员
3、参会人员（嘉宾和员工）。
1、领导小组
领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；
2、筹备与接待
筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供大型招商会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在大型招商会会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会大型招商会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。①精心策划
要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。
在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。②规范运作
每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。
在接待过程中，要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连。细节决定成败，接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有损企业形象的问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。
筹备与接待人员要有明确的职责分工，①要设定一个负责人；②要有人专门负责日程安排及与各部门协调；③要有人专门负责联系场地、布置会场；④有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、参观安排；⑤要有人专门负责设计招商与其他活动；⑥要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。③参加人员
会义要邀请哪些人参加同样需要考虑周全，员工是全体参加吗？不是的话，该哪些人参加？其他分公司领导人员邀请吗？外地分公司的员工参加吗？合作伙伴参加吗？客户邀请吗？主管部门的领导、专家、学者是否邀请？等等，都要想周全了。
在制订参会人员名单的时候，有这样一个原则：“宁拉一群，不拉一人”，意思是某一类人都不参加是可以的，但如果某类人中有人参加，这类人都应该邀请，不然会伤害未被邀请的人的感情。
3、制定接待程序，落实各项细节：
在确定了参加人员名单后，要明确参加人员中，谁坐主席台；谁是会议的主持人；谁要在会议过程中发言或演讲；谁是嘉宾；谁是参与讨论的人；谁要代理等等，要针对不同参会人员的需求，给予不同的事先准备和制定接待计划。
(1)、根据来宾的基本情况制定合理、舒适、安全的接待计划，做到让客人高兴而来，满意而归。
(2)、根据来宾级别确定接待规格和接待方式。
(3)、详细了解酒店及酒店设施，包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知领导，提供分析及使用建议，以便领导选择酒店。(4)、客人抵达前，必须在醒目处悬挂好欢迎词。
(5)、做好接待前的准备工作，根据来宾身份预定房间，会客室（会议室），确定接待人员，相关资料、接待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼品等。
(6)、提前召开有关部门协调会，明确任务分工，落实到人（会议记录、照相、摄像）(7)、领导审批接待计划，申请接待费用。
5、安排食宿
（1）、提前办理好住房手续（房间号应尽量避免带4或其他不吉利的数字），将房卡拿到，以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。
（2）、熟知房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员房间）及同行卡。客人用房： 各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层房间号），工作人员用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。同行卡可随乘车号一同发放，也可以在前往下榻宾馆的途中发放。同行卡可以使来宾清楚自己所住的房间，也便于来宾入住客房后相互之间联系。（3）、房间布置：客人抵达前必须保证房间清洁卫生，同时检查房间内设施是否能正常使用，按照要求为房间配水果(需每天更换)。
（4）、根据来宾职务、性别、习惯、年龄安排房间。贵宾客人有专人引领至房间。安排房间的原则：根据不同层次安排不同规格的房间。
（5）、根据来宾的生活习惯、饮食爱好、民族特点，结合本地饮食特色定餐。要求餐厅整洁、环境舒适、干净卫生、食品价廉物美。
（6）、根据接待的不同档次菜品、酒水可请客人点或预先点好。所用餐具必须要求做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。（7）、宴请时根据需要安排打印席卡。（8）、逐一落实各项细节。
6、接待车辆
（1）、接待用车：保证车辆必须是干净、整洁车。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富、服务态度好，有一定的接待经验和礼仪知识。
（2）、用车接客时，应主动打开（右侧）车门，以手示意请客人上车（小车后排右侧为主，后排左侧为次，司机右侧由随从人员乘坐）下车时，接待人应先下车由车后绕过为客人开门，有随同人员时，由随同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处，提示客人勿碰撞。
（3）、根据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座一般不安排坐人。如果来宾行李数量较多，应该安排专门的行李车。如果是车队行进，出发前应明确行车顺序，并通知有关人员，事先讲明路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，以免行进中发生错位。每台车都将有明显的标志 — 号码；每台车安排一名陪同人员，负责提醒客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数；
（4）、现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，实施并执行； 如有任何特殊情况改变行程，应及时通知相关人员和司机。（5）、根据来宾的其他需要安排相应车辆进行服务。
（6）、如果来宾 人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号和住房号，并打印成表格。在来宾抵达时，将乘车表格发至每一位来宾手中，使之明确自己所乘的车号。同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。
四、大型招商会议日程范文
大型招商会议日程，是大型招商会议开始前要发放的关于大型招商会议安排的重要文档，让所有参会人员了解会议的地址、详细内容及时间安排，因此，大型招商会议日程是非常关键的应用文，在这里提供一个集团使用的日程模板供大家参考。
大型招商会议日程与会议议程的主要区别是：是否有具体的时间安排。会议议程是在会议前期准备过程中，让会议及活动的参加人员了解会议项目的文件，在会前发放，让相关的参会人员进行相应的准备。大型招商会议日程与议程的内容相似，但有更加详细的会议地址、会议内容的具体时间安排。
五、会议管理_会议预算的5项内容
会议预算是会议管理与策划的重要内容之一，会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算，因此，筹备时，会议预算要进行精心核算，筹备人员应及时将会议预算范本或会议预算报告上报会议领导小组，并根据领导的决策用好会议预算。会议预算包括以下6项内容：
1、交通费用
交通费用可以细分为：
①出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
②会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
③欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、场地费用
具体可细分为：
①会议场地租金：通常而言，场地的租赁已经包含某些常用音像设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、鲜花、水果、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
②会议设施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备（一般都自带）等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
③会场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。
④其他场地费用：这些费用通常包括：广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐、媒介服务等，可视会议需要进行采购。
对于这些单项服务支持，筹办者应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议
3、住宿费用
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、客房水果、鲜花提供等服务是否开放有关。会议筹办者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的在会议的食品饮料安排中，已有详细介绍。
茶点基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。
正餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用）
5、其他娱乐、演出、参观、旅游项目费用
会议室、住宿费用中可能含一部分娱乐项目的费用，会议期间可以利用，但有些项目需要根据活动安排另行准备预算。
6、杂费
杂费是指会议与活动过程中，产生的一些临时性费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
六、会议物品采购清单与采购人员安排
在会议的三类相关人员中，会议筹备人员往往还要负责所有会议相关物品的采购、订制与租赁，在采购前列一个采购清单，并安排好会议采购人员，会使采购进行得有条不紊，且不会产生遗漏。
会议物品采购、订制及租赁主要包含的11项内容：
1、会议场地租用，可参考：会议地点的选择
会议地点的选择与会议议程、参会人员、预算密切相关。会议场所的费用，通常在整个预算中占比较大，同时，场地对参会人员的感受影响也较大，因此，对于筹办人员来讲，场地选择是个重要的事情。
如果公司内部有合适的地点选择，会议地点可以安排在公司内部。由于减少了租用场地与设备，选择内部地点开会可以节省费用，适合于中、小型招商会议与活动。
由外部的服务商提供的会议场地，通常有三类地点：①宾馆、酒店、②会议中心、③饭店这几类场所。①宾馆、酒店
许多宾馆有专门接待商务会议的业务，由于宾馆同时能够提供住宿和餐饮，因此，对于有食宿需求的会议，是很合适的选择。②会议中心
会议中心属于专业从事会议服务的场所，通常有适合各种规模的会议室；有专业的会议相关设施；精通会务服务的服务人员；大部分的会议中心也提供餐饮与住宿服务。③饭店
饭店有适合大型活动的房间，同时也提供餐饮服务。
会议场地如果由外部提供，会议筹备人员有可能对场地不是非常了解，有些会议场地甚至会选在与公司不同城市、不同国家的地方，因此，事先踩点就很重要了，不然，等大队人马过去开会时，才发现地点与想象的不一样就来不及了。
如果由于各种原因无法亲自去踩点，也就由熟悉会议需求的人，帮助观察，或了解熟悉场地的其他用户对场地的评价，了解场地的设施等级。可以通过16个项目评估会议地点。
1、住宿预订
2、车辆使用及租赁安排
3、票务预订提供机构选择
4、音像辅助设备租赁
5、会场布置所需物品订制，如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅等等。
会场布置虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。会场布置总体要求：
会场布置要与会议的内容相匹配，根据会议内容可把会场布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的等等。
会议场所的室外布置——会议场所的室外及入口布置可根据需要选择：
1、主会标
2、欢迎拱门、条幅
3、彩球、鲜花、氦气球
4、地毯
5、展架、易拉宝、广告板
6、引导牌
7、灯箱
8、签到台
9、休息座椅等
会议场所的室内布置——会议场所的室内布置可根据需要选择：
1、会标、背景板
2、主席台、听众席、演讲台的布置
3、鲜花、彩球、彩带等装饰
4、音像辅助设备
5、灯光、电源设备
6、茶点
7、礼品、奖品、纪念品、演出道具采购清单
8、餐饮、水果、饮用瓶装水等
9、接待物品采购，包括：吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品
10、会议相关印刷品需要提前确实内容，提供印刷服务供应商，以确保在会议召开前印刷完成。会议相关的印刷品，包括：请柬、会议宣传单、代表名录、会议日程表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿安排表、居住区域地图、城市地图、广告材料等
11、与会议相关的其他物品
各类物品的采购、订制、租赁，都要选择可靠的供应商，以免出现产品质量达不到要求、送货不及时、售后服务跟不上等问题
七、请柬、邀请函的7项信息
有些会议或活动需要邀请某些特定的人来参加，因此，要给他们发送请柬或邀请函，请柬与邀请函的内容为被邀请者提供了会议的相关信息，为了让被邀请者了解会议信息，请柬与邀请函的内容应体现7类信息，在此提供请柬与邀请函范文供参考。请柬与邀请函具备的7项信息：
1、活动类型
2、活动日期、时间 与会期
3、会议邀请者与被邀请者
4、会议地点
5、是否需要回复
6、提供的餐饮
7、其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等
请柬与邀请函要提前发出，以便参考者提前安排时间；请柬与邀请函的样式、纸张取决于会议与活动的类型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的会议，请柬与邀请函的预算越高；对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪，对回复要及时登记，以便统计精确的人数，人数在预定餐饮、住宿等项时，非常重要，也与会议的预算密切相关。
第二章
会议地点的选择
会议地点的选择是属于会前筹备的一部分，但单独作为一节来讲，是因为会议地点选择的非常重要，甚至是影响会议成败的关键因素，参会人员对会议感受、会议预算都与会议地点的选择关系密切。
一、会议地点评估的几个项目
在选择会议地点后，要对会议场地进行评估，可参考如下几个项目：
1、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费
2、停车场
3、安全情况、保安服务质量
4、电信联络便利性
5、装修与外观
6、清洁程度
7、大堂、卫生间装修、设施、清洁
8、食品、茶点（可参考：会议的食品饮料安排）
9、餐饮服务水平
10、工作人员表现
11、服务水平
12、供暖、空调、照明设施
13、住宿设施
14、音像辅助设备
15、休闲设施
16、其他设施与服务
以上项目最好能列个表，逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段，先选择2-3个备选地点，逐一列出其优劣，提交会议的领导小组决定最终的会议地址，以将保障会议地点与会议要求相符合。
会议座位安排，如何安排会议座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节，会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。
二、会议的食品饮料安排
会议筹备过程中，一定要事先确定各类用餐的次数，把每次用餐都考虑周全，并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。
安排食品饮料时，需要了解是否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。会议的食品饮料有两类：
1、茶点
茶点包括会中茶点、咖啡、茶，在会议期间提供。茶点的种类可分为西式与中式2种：西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
可以放在会议室内的桌上供参会人员享用，也可以放在会议室外部，由参会人员外出休息时享用，具体提供时间、种类、数量、服务要求，需事前则会议筹办人员与会议场所提供商协商。
2、正餐
正餐分为午餐、晚餐、早餐。午餐因会议通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性质，以安排自助餐为主；晚餐系主要用餐，通常是会议程序的一部分，拥有较正式的规格，期间可能会安排领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节；早餐除非是安排好的早餐会，通常是非正式的，仅为住宿人员提供，费用包含在住宿费用中，在预定住宿时，要与住宿提供者协商早餐的安排。食品饮料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：
1、内部食堂；
2、外部餐饮提供商，包括小型餐饮公司、饭店；
3、会议或住宿场所提供；
4、自行采购，有些茶点、饮料可自行采购。
三、音像辅助设备
安排任何会议与活动，都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备，由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容，会议室设备是否准备妥当会影响会议的效果，所以，使用音像辅助设备有以下几个优点：①可事先准备图片与图表，便于观众理解演讲的内容；②运用音像辅助设备能够显示专业的演讲与报告水平；③音像辅助设备可显示现场书写的内容，方便与观众沟通；④帮助观众集中精力听讲与讨论，而不需要做笔记。
会议常用的音像辅助设备有以下7类：
1、白板
白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。
2、计算机
有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。
3、投影仪
投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。
在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。
4、画架、活动挂图
画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。
5、展板
展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。
6、音响设备
视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。
7、其他设置
会议时，要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求准备。如果会议场地没有足够的音像辅助设备，就需要会议筹备人员通过其他方式，如租赁、借用，事先事先在会议场地布置好。第三章
会议过程控制
一、会议接待的2点注意事项
会议接待是参会人员对会议评估的重要要点之一，会议接待是整个会议过程中重要的一个环节，会议接待方案准备、会议接待礼仪、会议接待注意事项，也是学习组织、筹备一个会议的重要内容，对于大型招商会议，应该准备专门的会议接待方案。
会议接待中要注意的事项为：
1、妥当安排接待人员
会议的接待人员一定要安排好，保证在会议开始、中间休息、就餐、结束的时候，都有接待人员为参会者提供服务。为保证安排好接待人员的工作，会议筹备的时候要准备一个接待人员排班表，把各个时段的接待人员都妥当地安排好。
对会议接待人员要进行培训，使他们熟悉会议的日程安排、会议场地情况、意外情况处理办法案等。
2、充足准备接待资料
在接待处应该准备充足的接待资料，一方面保证每个参会人员都能领到资料；另一方面保证每个人领到的资料都是全面的。接待处应该准备的资料和材料如下：
1、胸卡或吊牌
2、参会人员名单
3、参会人员登记表、签到表
4、办公用品，如铅笔、纸张、记录本
5、会议日程
6、关于会议地点、卫生间设施、停车、用餐地址等信息
7、会议相关印刷品
8、会议评估反馈表
9、其他会议信息
为每个参会人员准备的资料要集中放入一个资料袋中，方便参会人员领取。会议接待前注意了这2个问题后，会议的接待就能圆满地进行。
二、会议意外事件处理、意外事件处理预案
会议过程千头万绪，方方面面的事情很多，参会的人员较多，组织者要对会议过程进行控制，需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。意外事件易发生在哪些地方呢？怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢？
会议前详细的筹备，可使意外事件的出现降低到最小程度，紧急事件、意外事件还是有可能会发生，以下几个方面最有可能出现问题：
1、人员
会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通问题，而无法准时到达会议现场。
处理预案：
1、为每个重要角色准备后备人选；
2、会议前与他们联系，以确保无缺席情况出现，安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化；
3、及时调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。
2、场地
会议场地可能会出现的意外情况有：因其他紧急安排，使预定的会议室无法按时提供；为参会人员预订的客房不足；会议场地的设备突然出现故障，如空调系统故障、网络系统故障等；停车场不足，等等。
处理预案：大型会议的场地出现意外，最难处理，因为会议通知已经发出，大量参会人员已经汇集过来了，很难准备一个备选地点，因此，会议场地在选择时，一定要选择有信誉的地方，以降低出现意外事件的可能性，一旦出现意外，要能为大家及时提供备选场地，或者是备选日程安排。
3、音像辅助设备
音像辅助设备也较易出现问题，如投影仪的灯泡突然不亮；电源不足；音响系统故障，等等。
处理预案：在会议筹备时，一定要了解会议的音像辅助设备的状况，保障设备能够运转，确保能及时找到设备维护的人员或服务商，必要的情况下，要准备备选设备。组织者在参会时，要携带一些必要的备用品，如：白板、白板笔、胶片，等。
4、会议资料
会议资料可能会出现短缺；或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供；会议相关印刷品的供应商，可能无法按时将资料送达等等。
处理预案：要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所；会议组织者确保自己携带有原始稿件；如资料短缺一时无法解决，要及时向参会人员进行解释，并说明能够提供资料的时间或备选方法。
5、其他意外情况
其他可能存在的问题，如参会人数不足，或超过预期；突发安全事故，等等。第四章
会议总结
会议记录与会议纪要，同样作为会议情况的记录方式，会议纪要与会议记录有什么不同呢？
一、会议记录格式的2个部分
会议记录对于会议来说，是会议最重要的成果之一，甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议记录工作，写好会议记录是会议组织者的一项重要工作。会议记录怎么写？本文提供会议记录的范文与会议记录格式供参考。会议记录格式包括3个部分：
1、会议组织情况
要求写明：会议名称、会议时间、会议地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。
2、会议过程及发言内容
记录会议的实际过程，有时候会与《会议日程》的安排不同，需要通过会议记录记录下来。
对于发言的内容，可以详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言；也可以摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。
除发言外，会议记录还应忠实记录会议上的有关动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时加入的环节、会议的中断、休息以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。
会议记录还要将会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况进行详细的记录。
二、会议纪要与会议记录的区别
会议纪要对于会议来说，是会议最重要的成果之一，甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议纪要工作，写好会议纪要是会议组织者的一项重要工作。会议纪要怎么写？本文提供会议纪要范文与会议纪要格式供参考，并说明会议纪要与会议记录的不同。
会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。会议纪要与会议记录的主要区别有2点：
1、性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。
2、功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档，而会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
第四篇：接待流程
接待流程
第一步：迎客——寒暄
新顾客接待流程及话术：
A． 迎客：看见顾客进门，小跑步主动上前迎接顾客，要面带微笑说：“您好，欢迎光临唐米美容”。
B． 请坐：站在顾客的侧前方说：“您这边请，您请坐”。C． 自我介绍并问是通过什么途径来到店的：“您好，张小姐，我是唐米美容师，我叫XX，请问您是怎么知道我们美容院的？”
D． 问称呼：先赞美再问称呼（从顾客的发型，服侍，妆容，气质等进行夸奖）：“您的发型很漂亮，这个颜色很适合您，请问怎么称呼您呢？” E． 送茶：望着顾客微笑着说：“请稍等，我为您倒茶，请问您是喝茶还是温开水”。一手托杯底一手扶着杯子轻放到顾客面前的桌面上，微笑着说：“您请喝茶”。
F． 让顾客产生信任感及亲切感：带顾客参观美容院，并详细介绍每个房间及功能区，是增加顾客信任感及亲切感的最佳方法：“张小姐，您是第一次来我们美容院，我先带您周围参观一下，您请这边请，这台仪器叫（魔力天使仪）是我们欧洁蔓公司自己专项研发的，它用于做面部护理和身体护理，效果非常的棒，我们这里的顾客每个人都喜欢，这边是我们的SPA贵宾房…….第二步：满足顾客需求：体验
进入服务区：张小姐，我 现在帮您做的是我们欧洁蔓的皇牌项目——瑜伽面部拔经。第一次带您服务，不知道什么样的力度比较适合您，所以在做的过程中，我们力度过大或者过轻，请您直接告诉我，我及时调整。希望我今天的服务，能让您满意。为了让您感受到它的价值，所以在操作的过程中我会一一向您介绍、讲解我们的这个项目，希望您不要嫌我烦。敷面膜的时候，是皮肤吸收的黄金时段，所以面膜的时候我不会打扰您，让您好好休息。
第五篇：接待流程
接待工作流程
为进一步提高接待效率，规范接待业务程序，特制定接待办接待工作流程。
一、客情批办流程
1.接到客情后，确定来访人员名单、职务、到达时间、来访目的及日程安排。
2.填写接待通知单，上午11:30之前、下午5:00之前报办公室存档备案。
二、客情承办流程
（一）接待准备
1.客情确认。接到通知后，接待员要及时与对口负责人确认客人到达时间、人数和到达方式，是否需要接送如接站接机，并按接待工作规范准备车辆迎接。
2.活动确认。与负责人对接接待要求，如是否安排敬酒或演出相关事宜，准备好银碗、哈达。
3.宴请准备。确定参加宴请人员名单、职务及排序，确认我方参加宴请的人员名单，制作座签和客情提示卡。及时与酒店联系安排好饭菜和雅间，如有其他需求及时准备菜单、节目单，并联系乌兰牧骑做好演出准备。
4.大型接待务必通知食品药品监督管理局派相关人员做好监督工作。
5.提前告知负责人用餐地点，检查雅间餐厅、卫生间设备设施及
卫生情况。
6.如有参观、考察时需提前熟悉线路，如需沿途布警，联系开道车辆做好准备。线路如有限高杆，需提前联系相关人员处理。
7.参观考察点上提前联系解说员做好解说准备。
8.制作接待手册。
（二）接待流程
1.小型接待提前1小时到达接待地点，大型接待提前一个半小时到达接待地点。对接饭菜、烟酒相关事宜。
2.摆放客情提示卡、座签，认真核对，名单顺序如有变化，及时调整。
3.提前半小时告知酒店起凉菜。
4.宴请过程中，密切注意客人用餐情况，及时反馈并作出调整。
5.接待时间保持在40-50分钟结束。
（三）宴会布置
1.根据要求设计演出舞台、发言席、主副桌鲜花摆放。
2.与对接负责人确定LED屏幕显示的宴会主题。
3.准备宴会开始前宣传片的播放并调试。
4.领导致辞前准备红酒，并安排专人负责。
5.对接主持人及致辞领导。
三、接待后的处理
1.接待完后，认真核对本次接待的消费明细，确认无误后给酒店开结算单。
2.填写接待宾客审批单，报对口副主任、主任审批。
3.录入接待系统，接待完毕。
注：1.此期受训人员为政府接待办的服务专员，主要负责省部级领导到所在地参加会议期间的全程安排及接待。此批人员为已在接待办有过工作经验的本科学历大学生，素质较高，希望通过此次培训能够提高服务理念，规范服务标准，掌握礼仪规范。
2，培训期间：计划为10月20日—11月5日，共10—15天，根据培训计划及教学需求制定。
3，课时费：每天上午三小时（8:30—11:30），下午二小时（14:00—16:00）100元/小时。（适当可请一两个好的专业讲师。课时费可上浮。
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