第一篇：交通事故案卷的制作详解
交通事故案卷概述和制作
第一节
交通事故案卷概述
交通事故案卷是在处理交通事故过程中建立的，是处理交通事故工作的重要环节，也是衡量处理交通事故工作的重要标志。
一、交通事故案卷的基本概念
交通事故案卷指处理交通事故过程中汇集的案件材料。它全面客观地记载和反映了交通事故处理的全过程。交通事故处理结束后，将所有材料按程序分类整理，装订成册，作为档案保存，以备复核检查。
二、交通事故案卷的作用
交通事故案卷是分析交通事故的基础，检验交通事故处理工作的依据，其主要作用有以下几个方面：
(一)起到固定证据的作用。处理每一起交通事故都要依靠充分可靠的证据。可以说交通事故处理过程就是收集应用证据的过程，比如当事人的询问、车辆技术和伤情伤残的鉴定以及尸体检验的报告等等，都是交通事故案卷所要收集的内容，这些内容的收集和制作，不但关系到双方当事人的利益，还对民警办案的作为有了证实，因此，事故案卷的制作在法律上起到证据的作用。
(二)起到处理交通事故的凭证作用。在处理交通事故过程中，分析交通事故的成因和当事人的过错，以及所承担的责任，必须依据交通事故案卷，因为交通事故案卷中汇集了现场处理、当事人陈述、询问及讯问笔录、现场图、现场照相、检验及鉴定等材料，这些都是能客观、准确地反映交通事故全貌的凭证。(三)起到复查交通事故处理工作的依据作用。交通事故办理结束以后，评价交通事故处理工作水平的重要依据就是交通事故的案卷。案卷材料是否客观、准确、完备，直接影响到交通事故处理工作的质量，特别对于我们事故处理大队来说，事故案卷的质量更是重中之重。
(四)起到提供典型事故案例，及时进行交通安全宣传教育的作用。交通安全宣传教育是交通管理工作的一项重要内容，我们不能光处理事故，更应该宣传教育，维护良好的交通秩序，提高广大群众的交通安全意识，从根本上创造良好的交通环境，起到良性循环。交通安全宣传教育的形式多种多样，其中利用典型交通事故案例是最常见，也是最有效的宣传形式之一，真实的案卷材料更加能让群众信服。
(五)起到了为预防交通事故提供基础资料的作用。预防和减少交通事故发生，是公安机关交通管理部门乃至政府部门的重大课题。如何制订预防对策和措施，就必须通过对大量的交通事故案卷的统计分析，从而才能找出交通事故的发生规律和影响因素，因此大量的案卷就是大量的资料。
三、建立交通事故案卷的基本原则
（一）统一管理原则。交通事故案卷应由各地公安机关交通管理部门集中统一管理、统一编号、专人负责，以便更好地为交通管理工作服务。
（二）便于利用原则。建立交通事故案卷，不仅对于促进交通管理工作有着重要的作用，而且对加强交通管理科研工作也有着十分重要的意义，但案卷众多，如何高效准确的调取案卷是。
（三）安全原则。交通事故案卷是处理交通事故的重要证据，是交通管理的重要史料。因此，要注重案卷的安全，做到不丢失、不损坏、不失密、防止虫蛀、防止水火。
四、案卷的要求
（一）案卷的基本要求
1、使用能够长期保存字迹的钢笔、毛笔等填写，书写工整、清晰，各项内容填写完整、准确。
2、印制文书、表格及打印文件使用的文字符合国家发布的标准。交通事故认定书、交通事故车辆技术检验报告等叙述式文书宜打印。正式印制时，本标准文书中标明的(印章)、(签名或盖章)、(签名捺指印)以及文书制作应含内容说明不印出。
3、文书的编号，填写在该文书名称下居中位置。
4、案卷的统一页号标注在每页文书正面的右上角，背面有内容的，标注在背面的左上角。
（三）立卷方法
1、适用简易程序处理的交通事故，可根据具体情况定期归为—个案卷。适用一般程序处理的交通事故分别立卷，结案后随时归档。
2、适用简易程序处理的交通事故案卷包括：事故认定书，公安交通管理简易程序处罚决定书或者公安交通管理行政处罚决定书。
3、适用一般程序处理的交通事故档案分正卷和副卷。
（四）装订方法和要求
1、交通事故案卷应用防腐防锈的线材装订。材料中不能有大头针、回型针等。
2、案卷材料以右页边和下页边为准，叠放整齐；对于大于或小于文书用纸幅面的案卷材料，按A4纸型规格折齐或粘贴成相应尺寸的纸张。
3、对横排A4纸型图、表，图、表的上方应在订口一边。
4、胶粘文书、软卷皮，粘合剂粘度要适当，粘贴牢固、平整、无空泡、无皱折，无粘合剂溢出。案卷材料装订后粘贴软卷皮，粘贴软卷皮要包紧、包平，浆口≤7mm。
（五）保管期限
立卷时划定的案卷的存留年限，保管期限从结案后第二年开始算起。
1、永久保管：
对交通肇事逃逸人员吊销驾驶证处罚的，使(领)馆官员、使(领)馆车辆发生死亡1人以上及其他死亡3人以上的交通事故。
2、定期保管
（1）适用简易程序处理的交通事故：保管期为2年。
（2）适用一般程序处理的交通事故(4.5.1和4.5.2.3中规定的除外)：保管期为5年。
（3）致人伤残、死亡l至2人和交通事故(4.5.1中规定的除外)：保管期为20年。
3、对保管期满的，案卷须复查一次，有保存必要的可延长保管期限或转为永久保管。销毁的案卷须经过审批，并保留审批件及案卷索引目录。
第二节
交通事故案卷文书
交通事故案卷文书是由公安机关交通管理部门依法制作，使用的法律文书，具有法律效力，是国家强制力在交通事故处理活动中的具体体现，其具体的表现形式就是通过交通事故案卷文书的制作使用过程，确定公安机关交通管理部门和交通事故当事人之间，当事人与当事人之间的法律关系。
一、适用简易程序处理交通事故的文书
（一）事故认定书
（二）公安交通管理简易程序处罚决定书、公安交通管理行政处罚决定书
二、适用一般程序处理交通事故的文书
（一）正卷内容（证据卷）:包括受理案件表，移送案件通知书，立案表，现场勘查笔录，现场图，事故照片，行政强制措施凭证，传唤证，当事人身份证明、驾驶证、行驶证复印件，视听材料目录，讯问笔录，询问笔录，谈话记录，当事人陈述材料，人体损伤程度鉴定书，伤残评定书，尸体检验鉴定书，未知名尸体信息登记表，死亡证明，车辆技术检验鉴定书，其他检验、评估、鉴定书，交通事故认定书，行政处罚告知笔录，听证文书，行政处罚决定书，撤销决定书，转递通知书，行政复议文书，暂缓执行行政拘留通知书，执行通知书(回执)，委托书，损害赔偿调解申请书，调解终结书，调解记录，尸体处理通知书，抢救费支付(垫付)通知书，交通事故处理通知书(包括不立案、不受理、不调解等)，送达回执，其他行政法律文书；
(二)副卷内容（文书卷）：包括审批表，报告书，呈请(回避、拘留、提请批准逮捕、变更强制措施、侦查终结、起诉、撤销案件)报告书，交通事故处理工作记录，交通事故逃逸案件协查通报、公告或者撤销通知，与损害赔偿调解有关的材料(如被抚养关系证明，户口证明等)，交通事故遗留物品清单，司法机关调卷公函，消除安全隐患通知书，涉嫌酒后驾车驾驶人血样提取登记表，认尸启事，其他与交通事故处理有关的文书材料，交通事故案卷材料粘贴纸。
（三）办理涉嫌交通肇事罪的文书 包括：
接受刑事案件登记表、立案决定书、移送案件通知书(回执)；
传唤通知书(副本)，拘传证；
取保候审决定书(副本)、取保候审保证书、收取保证金通知书(回执)、对保证人罚款决定书(副本)、退还保证金决定书(副本)、没收保证金决定书(副本、回执)、解除取保候审决定书(副本)、不予取保候审通知书(副本)；
监视居住决定书(副本)、解除监视居住决定书(副本)；
拘留证、拘留通知书(副本)、延长拘留期限通知书(副本)；
提请批准逮捕书、批准逮捕决定书、不批准逮捕决定书、逮捕证、逮捕通知书(副本)，变更强制措施通知书(副本)；
提请批准延长侦查羁押期限意见书(副本)、批准延长羁押期限决定书、延长侦查羁押期限通知书(副本)、重新计算侦查羁押期限通知书；
释放通知书、释放证明书(副本)；
安排律师会见非涉密案件在押犯罪嫌疑人通知书；
其他刑事法律文书；
案件需要的其他文书。
第三节 主要法律文书的使用
一、受理交通事故案件登记表
《受理交通事故案件登记表》是公安机关交通管理部门接受交通事故当事人或者其他公民报告发生交通事故时使用的文书。
本文书是公安机关交通管理部门接受交通事故报案的重要原始材料。《公安机关办理行政案件程序规定》第40条规定，公安机关对单位和个人报案或者违法嫌疑人投案的，应当接受，并登记备查。《交通事故处理程序规定》第九条规定，公安机关交通管理部门接到交通事故报警的，应当登记备查，记录报警时间，报警人姓名、单位，联系电话，发生交通事故的时间、地点、车辆类型、车辆牌号，是否载有危险物品、人员伤亡等简要情况。因此，公安机关交通管理部门应当受理交通事故报案，并作好相应的登记。
除适用简易程序处理的事故外，接受其他交通事故的报警都必须使用《受理交通事故案件登记表》，不论最后是否立案，只要接受交通事故报案，均应填写本文书，由领导审批后，再决定是否立案或者移交其他有关部门。
二、交通事故立案登记表
《交通事故立案登记表》是公安机关交通管理部门决定对交通事故进行立案调查时使用的文书，本文书是对发生的涉及到车辆的人员伤亡或财产损失事故是否作为交通事故立案的依据。
《交通事故处理程序规定》第二十条规定，公安机关交通管理部门对属于本规定第十九条规定的交通事故，填写《交通事故立案登记表》。所以，凡作为交通事故立案的，均应填写本文书。
适用简易程序处理的交通事故不制作本文书。对于是否立案，应当是在制作本文书后由领导审批决定：同意立案的，按交通事故一般程序进行调查处理；不予立案的，书面通知当事人并将案件移送有关部门或者告知当事人处理途径。
该文书为填充型文书，应按文书中所列各项由接警人员逐一详细填写，由公安机关交通管理部门分管事故工作的负责人或者事故处理部门的负责人进行审批，决定是否受理。也可在现场勘查后再根据实际情况作出相应的批示。属于交通事故，批示“立案调查”的，制作《交通事故立案登记表》，开展调查工作：不属于交通事故，需移送其他单位的，制作《移送案件通知书》，移送有管辖权的单位处理，并用《交通事故处理通知书》书面告知有关人员处理途经。
三、交通事故处理通知书
《交通事故处理通知书》是公安机关交通管理部门通知事故当事人、有关人员及单位，参与交通事故处理有关活动的文书，包括不立案、不受理、不调解以及指定管辖等事项的通知。该文书是一种多用途的通知书，对参与事故处理的人员及单位进行书面通知，均可采用本文书。
《交通事故处理程序规定》第十一条、第二十条均规定了有关事宜必须书面通知当事人。另外，在事故处理过程中有许多需要告知或通知参与处理交通事故的人员或单位的，最好采用书面通知的形式，以便使被通知人(单位)更明白无误。
在处理交通事故的过程中，除《公安机关刑事法律文书格式(2002)版》和《公安行政法律文书》所规定的通知书以及本标准中规定的《尸体处理通知书》和《交通事故抢救费支付(垫付)通知书》外，其他需要通知事故当事人、有关人员及单位参与交通事故处理的，均可使用本文书。
因本文书是一个多用途的通知书，在使用时应注意：每份通知书只能针对一个通知对象，不能将几个被通知人罗列在一起：每份通知书只通知一件事，不能将几件事合并在一张通知书上；
在填写具体的通知内容时应力求简单、明了。另外，发出通知书后，应留送达回执，以备查。
四、移送案件通知书
《移送案件通知书》是指公安机关接报案件后将不属于自己管辖的案件移送有关单位或者部门处理的法律文书，分别有办理刑事案件和行政案件的移送通知书。
《刑事诉讼法》第84条第3款规定，对于不属于自己管辖的案件，应当移送主管机关处理，并且通知报案人、控告人、举报人；《行政处罚法》第20条规定，行政处罚由违法行为发生地的县级以上地方人民政府具有行政处罚权的行政机关管辖。
《公安机关办理刑事案件程序规定》第159条规定，经过审查，认为有犯罪事实，但不属于自己管辖的案件，应当在24小时内，经县级以上公安机关负责人批准，签发《移送案件通知书》，移送有管辖权的机关处理；《公安机关办理行政案件程序规定》第二章对行政案件的管辖作了明确详细的规定，其中第15条第1款对移送管辖作了明确规定。
使用《移送案件通知书》应当符合两个条件：一是公安机关交通管理部门已经接受的案件；二是经审查后认为不属于交通管理部门管辖，并且需要移送其他部门处理的案件。
本文书属多联式填充型文书，由存根、正本和回执三部分组成，在制作本文书时应严格按照《公安机关办理刑事案件程序规定》和《公安机关办理行政案件程序规定》中对《移送案件通知书》的要求认真详细填写，不同联中的相同栏目填写内容应当一致，不同联应分别送达不同的受送单位或受送人。
五、事故认定书
《事故认定书》是指公安机关交通管理部门及其交通警察适用简易程序处理事实清楚、权利义务关系明确、当事人之间争议较小这类事故的专用文书。包括：在道路上发生的未造成人身伤亡或者仅造成轻微财产损失、当事人对事实或成因有争议；当事人自行撤离现场后，经协商未达成协议；受伤人员认为自己伤情轻微，当事人对事实及成因无争议，但是对赔偿有争议的交通事故。
《道路交通安全法实施条例》第八十九条第二款规定：对属于前款规定情况的道路交通事故，交通警察可以适用简易程序处理，并当场出具事故认定书。《交通事故处理程序规定》第十五条规定：发生《中华人民共和国道路交通安全法》第七十条第二款、第三款规定的交通事故，当事人不撤离现场的，交通警察应当记录交通事故发生的时间、地点、天气、当事人姓名、机动车驾驶证号、联系方式、机动车牌号、保险凭证号、交通事故形态、碰撞部位等，由当事人签名后，责令当事人撤离现场，恢复交通。
对拒不撤离现场的，予以强制撤离。并根据当事人的行为对发生交通事故所起的作用以及过错的严重程度，确定当事人的责任，当场制作事故认定书。当事人自行撤离现场后，协商损害赔偿未达成协议报警的，应当向交通警察提供有当事人签名的交通事故文字记录材料。交通警察予以记录，由当事人签名，并根据当事人的行为对发生交通事故所起的作用以及过错的严重程度，确定当事人的责任，当场制作事故认定书。
根据《交通事故处理程序规定》第十四条规定，适用简易程序的交通事故，也就是使用《事故认定书》的范围应当符合：《中华人民共和国道路交通安全法》第七十条第二款、第三款规定的交通事故和《交通事故处理程序规定》第十六条所规定的内容。
《事故认定书》属于多联式填充型文书。该文书存档一份。交付各方当事人各一份。可使用无炭复写纸制作。简要叙述交通事故发生时间、当事人及车辆情况、事故发生经过、事故形态及后果等内容，并由当事人签名予以确认。根据当事人的行为对发生交通事故所起的作用以及过错的严重程度，确定当事人的事故责任。受当事人的共同请求，事故处理民警应当当场进行调解，并在事故认定书上记录调解结果，民警和当事人签名予以确认，将事故认定书交付当事人。
如果当事人拒绝在认定书上签名，则表明当事人不同意交通管理部门对事故事实的认定，那么这种在事实认定上所存在的分歧，也不能适用调解，如果当事人一方以上不同意进行调解，依据调解自愿原则，则不能适用调解。交通警察可以在事故认定书上载明有关情况后，将事故认定书交付当事人，当事人可以直接向人民法院提起民事诉讼，叙述责任时引用法律条文要使用全称，以免发生歧义。如果引用不全，法院审判时会以适用法律不当的理由给予否定的判决或裁定。在适用简易程序处理交通事故中，对当事人有违法行为需要给予行政处罚的，依照《道路交通安全违法行为处理程序规定》办理。有两方以上当事人时，《事故认定书》当事人姓名一栏要“扩容”。另外，如果事先印制的《事故认定书》份数不够，可以在原件复印件上加盖印章后送达当事人，但要简要说明事由并注明原件存放处。
六、交通事故视听材料目录
交通事故视听材料目录，是公安机关交通管理部门交通警察在交通事故处理过程中，对事故现场、调查取证等情况进行录像、录音后，进行清点、登记，以便查找、保管的文书。
《交通事故处理程序规定》第二十七条第一款：“勘查交通事故现场，应按照有关法规和标准的规定，拍摄现场照片、绘制现场图，采集、提取痕迹、物证，制作现场勘查笔录。一次死亡三人以上的交通事故应当进行现场摄像。”第二十八条规定：“对可能因时间、地点，气象等原因，导致痕迹或证据灭失的，应当及时测试、提取、保全。”
本文书属填充型文书，包括首部和正文。文书正文包括序号、内容摘要、录音、录像承办人及制作时间。交通事故视听材料目录适用于公安机关管理部门交通警察在处理交通事故过程中对收集的视听材料进行登记。文书备注栏中应注明视听材料存放情况。
七、交通事故抢救费支付(垫付)通知书
交通事故抢救费支付(垫付)通知书，是公安机关交通管理部门通知保险公司或者道路交通事故社会救助基金管理机构，支付或者垫付交通事故受伤人员抢救费用的文书。
《中华人民共和国道路交通安全法》第七十五条规定：“医疗机构对交通事故中的受伤人员应当及时抢救，不得因抢救费用未及时支付而拖延救治。肇事车辆参加机动车第三者责任强制保险的，由保险公司在责任限额范围内支付抢救费用；抢救费用超过责任限额的，未参加机动车第三者责任强制保险或者肇事后逃逸的，由道路交通事故社会救助基金先行垫付部分或者全部抢救费用，道路交通事故社会救助基金管理机构有权向交通事故责任人追偿。”《中华人民共和国道路交通安全法实施条例》第九十条第一款规定：“投保机动车第三者责任强制保险的机动车发生交通事故，因抢救受伤人员需要保险公司支付抢救费用的，由公安机关交通管理部门通知保险公司。”第九十条第二款规定：“抢救受伤人员需要道路交通事故救助基金垫付费用的，由公安机关交通管理部门通知道路交通事故社会救助基金管理机构。” 本文书属填充型文书，包括首部、正文和尾部三部分。被通知单位应当填写保险公司或道路交通事故社会救助基金管理机构的名称，而不能填写当事人或车主等，通知为受伤人员支付(垫付)抢救费用应通知向相关医疗机构为某某受伤人员支付或垫付。填写文书制作时间、印章应按要求端正、居中下压成文日期、印章红色。“交通警察”栏填写两名办案人员姓名。“电话或通讯地点”栏填写办案单位地址和办公电话。
八、报告书
《
报告书》是公安机关交通管理部门在办理交通事故案件过程中，对于除追究刑事责任和办理行政处罚外，其他事项依法需呈报领导审批时使用的文书。
《交通事故处理程序规定》第七条，对管辖权发生争议的，报请共同的上级公安机关交通管理部门指定管辖，上级公安机关交通管理部门应当在二十四小时内作出决定，并通知争议各方。”第三十九条第二款规定：“检验、鉴定应当在二十日内完成；需要延期的，经设区的市公安机关交通管理部门批准可以延长十日。检验、鉴定周期超过时限的，须报经省级人民政府公安机关交通管理部门批准。”第四十一条第一款规定：“交通事故造成人员死亡的，由急救、医疗机构或者法医出具死亡证明。尸体应当存放在殡葬服务单位或者有停尸条件的医疗机构。检验尸体不得在公众场合进行。解剖尸体需征得其亲属的同意。检验完成后，应当通知死者亲属在十日内办理丧葬事宜。无正当理由逾期不办理的，经县级以上公安机关负责人批准，由公安机关处理尸体，逾期存放的费用由死者亲属承担。”第四十一条第三款：“核查出未知名尸体身份的，通知其亲属或者单位认领并处理交通事故。经核查无法确认身份的，应当在地(市)级以上报纸刊登认尸启事。登记后十日仍无人认领的，由县级以上公安机关负责人或者上一级公安机关交通管理部门负责人批准处理尸体。”第四十四条规定：“当事人对公安机关交通管理部门的检验、鉴定结论有异议的，可以在接到检验、鉴定结论复印件后三日内提出重新检验、鉴定的申请。经县级公安机关交通管理部门负责人批准后，应当另行指派或者委托专业技术人员、有资格的鉴定机构进行重新检验、鉴定。”等规定。
九、交通事故认定书
交通事故认定书是公安机关交通管理部门根据交通事故现场勘验、检查、调查情况和有关的检验、鉴定结论，制作的作为处理交通事故的证据的文书。交通事故认定书应当载明交通事故的基本事实，成因和当事人的责任，并送达当事人。
《中华人民共和国道路交通安全法》第七十三条规定：“公安机关交通管理部门应当根据交通事故现场勘验、检查、调查情况和有关的检验、鉴定结论，及时制作交通事故认定书，作为处理交通事故的证据。交通事故认定书应当载明交通事故的基本事实、成因和当事人的责任，并送达当事人。”《交通事故处理程序规定》第四十六条规定：“公安机关交通管理部门对经过勘验、检查现场的交通事故应当自勘查现场之日起十日内制作交通事故认定书。交通肇事逃逸的，在查获交通肇事逃逸人和车辆后十日内制作交通事故认定书。对需要进行检验、鉴定的，应当在检验、鉴定或者重新检验、鉴定结果确定后五日内制作交通事故认定书，除未查获交通肇事逃逸人、车辆的或者无法查证交通事故事实的以外，交通事故认定书应当载明以下内容：
（一)交通事故当事人、车辆、道路和交通环境的基本情况；(二)交通事故的基本事实；(三)交通事故证据及形成原因的分析；(四)当事人导致交通事故的过错及责任或者意外原因。交通事故认定书应当加盖公安机关交通管理部门交通事故处理专用章，分别送达当事人，并告知当事人申请公安机关交通管理部门调解的期限和直接向人民法院提起事诉讼的权利”。
本文书属叙述型文书。包括首部、正文和尾部三部分。正文应当包括：事故发生时间、地点、天气，交通事故当事方基本情况，交通事故道路、环境，交通事故的基本事实，交通事故证据及形成原因的分析，当事人导致交通事故的过错及责任或者意外原因以及办案人、办案单位交通事故处理专用章印、日期等。尾部告知当事人申请公安机关交通管理部门调解的期限和直接向人民法院提起民事诉讼的权利。
交通事故认定书制作时间必须严格遵守《交通事故处理程序规定》第四十六条规定时限。对未查获交通肇事逃逸人和车辆，交通事故损害赔偿当事人要求出具交通事故认定书的，认定书中应当载明交通事故发生的时间、地点、受害人情况及调查得到的事实，有证据证明受害人有过错的，确定受害人的责任；无证据证明受害人有过错的，确定受害人无责任。对无法查证交通事故事实的，公安机关交通管理部门制作交通事故认定书，载明交通事故发生的时间、地点、当事人情况及调查得到的事实。
十、交通事故损害赔偿调解书
交通事故损害赔偿调解书，是指公安机关交通管理部门对经调解达成协议的交通事故案件，制作的包含有交通事故的简要情况和损失情况、各方的损害赔偿责任、损害赔偿的项目的数额、当事人自愿协商达成的一致意见、赔偿方式和期限、调解终结日期等内容的文书。
《中华人民共和国道路交通安全法》第十五条规定：“公安机关交通管理部门调解交通事故损害赔偿争议的期限为10日。调解达成协议的，公安机关交通管理部门应当制作调解书送交各方当事人，调解书经各方当事人共同签字后生效；调解未达成协议的，公安机关交通管理部门应当制作调解终结书送交各方当事人。”
《交通事故处理程序规定》第五十九条规定：“经调解达成协议的，公安机关交通管理部门制作调解书，各方当事人签名，分别送交各方当事人。”
本文书属于填充型文书，由首部、正文和尾部三部分组成。正文包括事故时间、事故地点、当事人姓名、性别、年龄、单位或住址(职业)、交通方式及车牌号、交通事故的基本事实、赔偿的项目和标准、各方的损害赔偿责任、赔付的方式和日期。尾部包括当事人或代理人签名捺指印、主持调解人签名、制作该文书的时间、加盖公安机关交通管理部门的公章。
交通事故损害赔偿调解书是对当事人双方自愿达成一致意见的文字体现，应当按照调解过程的顺序用准确、清楚的语言客观记录。对所需要赔偿的项目，应当应用准确、没有遗漏、不虚增费用，使之条理清晰，计算准确。当事人请求公安民警帮助转交金钱的财务的，应当在调解书上注明。
第二篇：交通事故案卷概述和制作（本站推荐）
交通事故案卷概述和制作
第一节
交通事故案卷概述
交通事故案卷是在处理交通事故过程中建立的，是处理交通事故工作的重要环节，也是衡量处理交通事故工作的重要标志。
一、交通事故案卷的基本概念
交通事故案卷指处理交通事故过程中汇集的案件材料。它全面客观地记载和反映了交通事故处理的全过程。交通事故处理结束后，将所有材料按程序分类整理，装订成册，作为档案保存，以备复核检查。
二、交通事故案卷的作用
交通事故案卷是分析交通事故的基础，检验交通事故处理工作的依据，其主要作用有以下几个方面：
(一)起到固定证据的作用。处理每一起交通事故都要依靠充分可靠的证据。可以说交通事故处理过程就是收集应用证据的过程，比如当事人的询问、车辆技术和伤情伤残的鉴定以及尸体检验的报告等等，都是交通事故案卷所要收集的内容，这些内容的收集和制作，不但关系到双方当事人的利益，还对民警办案的作为有了证实，因此，事故案卷的制作在法律上起到证据的作用。
(二)起到处理交通事故的凭证作用。在处理交通事故过程中，分析交通事故的成因和当事人的过错，以及所承担的责任，必须依据交通事故案卷，因为交通事故案卷中汇集了现场处理、当事人陈述、询问及讯问笔录、现场图、现场照相、检验及鉴定等材料，这些都是能客观、准确地反映交通事故全貌的凭证。
(三)起到复查交通事故处理工作的依据作用。交通事故办理结束以后，评价交通事故处理工作水平的重要依据就是交通事故的案卷。案卷材料是否客观、准确、完备，直接影响到交通事故处理工作的质量，特别对于我们事故处理大队来说，事故案卷的质量更是重中之重。
(四)起到提供典型事故案例，及时进行交通安全宣传教育的作用。交通安全宣传教育是交通管理工作的一项重要内容，我们不能光处理事故，更应该宣传教育，维护良好的交通秩序，提高广大群众的交通安全意识，从根本上创造良好的交通环境，起到良性循环。交通安全宣传教育的形式多种多样，其中利用典型交通事故案例是最常见，也是最有效的宣传形式之一，真实的案卷材料更加能让群众信服。
(五)起到了为预防交通事故提供基础资料的作用。预防和减少交通事故发生，是公安机关交通管理部门乃至政府部门的重大课题。如何制订预防对策和措施，就必须通过对大量的交通事故案卷的统计分析，从而才能找出交通事故的发生规律和影响因素，因此大量的案卷就是大量的资料。
三、建立交通事故案卷的基本原则
（一）统一管理原则。交通事故案卷应由各地公安机关交通管理部门集中统一管理、统一编号、专人负责，以便更好地为交通管理工作服务。
（二）便于利用原则。建立交通事故案卷，不仅对于促进交通管理工作有着重要的作用，而且对加强交通管理科研工作也有着十分重要的意义，但案卷众多，如何高效准确的调取案卷是。
（三）安全原则。交通事故案卷是处理交通事故的重要证据，是交通管理的重要史料。因此，要注重案卷的安全，做到不丢失、不损坏、不失密、防止虫蛀、防止水火。
四、案卷的要求
（一）案卷的基本要求。
1、使用能够长期保存字迹的钢笔、毛笔等填写，书写工整、清晰，各项内容填写完整、准确。
2、印制文书、表格及打印文件使用的文字符合国家发布的标准。交通事故认定书、交通事故车辆技术检验报告等叙述式文书宜打印。正式印制时，本标准文书中标明的(印章)、(签名或盖章)、(签名捺指印)以及文书制作应含内容说明不印出。
3、文书的编号，填写在该文书名称下居中位置。
4、案卷的统一页号标注在每页文书正面的右上角，背面有内容的，标注在背面的左上角。
（二）立卷方法
1、适用简易程序处理的交通事故，可根据具体情况定期归为—个案卷。适用一般程序处理的交通事故分别立卷，结案后随时归档。
2、适用简易程序处理的交通事故案卷包括：事故认定书，公安交通管理简易程序处罚决定书或者公安交通管理行政处罚决定书。
3、适用一般程序处理的交通事故档案分正卷和副卷。
（四）装订方法和要求
1、交通事故案卷应用防腐防锈的线材装订。材料中不能有大头 针、回型针等。
2、案卷材料以右页边和下页边为准，叠放整齐；对于大于或小于文书用纸幅面的案卷材料，按A4纸型规格折齐或粘贴成相应尺寸的纸张。
3、对横排A4纸型图、表，图、表的上方应在订口一边。
4、胶粘文书、软卷皮，粘合剂粘度要适当，粘贴牢固、平整、无空泡、无皱折，无粘合剂溢出。案卷材料装订后粘贴软卷皮，粘贴软卷皮要包紧、包平，浆口≤7mm。
（五）保管期限。立卷时划定的案卷的存留年限，保管期限从结案后第二年开始算起。
1、永久保管：对交通肇事逃逸人员吊销驾驶证处罚的，使(领)馆官员、使(领)馆车辆发生死1人以上及其他死亡3人以上的交通事故。
2、定期保管
（1）适用简易程序处理的交通事故：保管期为2年。
（2）适用一般程序处理的交通事故(4.5.1和4.5.2.3中规定的除外)：保管期为5年。
（3）致人伤残、死亡l至2人和交通事故(4.5.1中规定的除外)：保管期为20年。
3、对保管期满的，案卷须复查一次，有保存必要的可延长保管期限或转为永久保管。销毁的案卷须经过审批，并保留审批件及案卷 索引目录。
第二节
交通事故案卷文书
交通事故案卷文书是由公安机关交通管理部门依法制作，使用的法律文书，具有法律效力，是国家强制力在交通事故处理活动中的具体体现，其具体的表现形式就是通过交通事故案卷文书的制作使用过程，确定公安机关交通管理部门和交通事故当事人之间，当事人与当事人之间的法律关系。
一、适用简易程序处理交通事故的文书
（一）事故认定书
（二）公安交通管理简易程序处罚决定书、公安交通管理行政处罚决定书
二、适用一般程序处理交通事故的文书
（一）正卷内容（证据卷）:包括受理案件表，移送案件通知书，立案表，现场勘查笔录，现场图，事故照片，行政强制措施凭证，传唤证，当事人身份证明、驾驶证、行驶证复印件，视听材料目录，讯问笔录，询问笔录，谈话记录，当事人陈述材料，人体损伤程度鉴定书，伤残评定书，尸体检验鉴定书，未知名尸体信息登记表，死亡证明，车辆技术检验鉴定书，其他检验、评估、鉴定书，交通事故认定书，行政处罚告知笔录，听证文书，行政
处罚决定书，撤销决定书，转递通知书，行政复议文书，暂缓执行行政拘留通知书，执行通知书(回执)，委托书，损害赔偿调解申请书，调解终结书，调解记录，尸体处理通知书，抢救费支付(垫付)通知书，交通事故处理通知书(包括 不立案、不受理、不调解等)，送达回执，其他行政法律文书；
(二)副卷内容（文书卷）：包括审批表，报告书，呈请(回避、拘留、提请批准逮捕、变更强制措施、侦查终结、起诉、撤销案件)报告书，交通事故处理工作记录，交通事故逃逸案件协查通报、公告或者撤销通知，与损害赔偿调解有关的材料(如被抚养关系证明，户口证明等)，交通事故遗留物品清单，司法机关调卷公函，消除安全隐患通知书，涉嫌酒后驾车驾驶人血样提取登记表，认尸启事，其他与交通事故处理有关的文书材料，交通事故案卷材料粘贴纸。
（三）办理涉嫌交通肇事罪的文书包括： 接受刑事案件登记表、立案决定书、移送案件通知书(回执)；传唤通知书(副本)，拘传证；取保候审决定书(副本)、取保候审保证书、收取保证金通知书(回执)、对保证人罚款决定书(副本)、退还保证金决定书(副本)、没收保证金决定书(副本、回执)、解除取保候审决定书(副本)、不予取保候审通知书(副本)；监视居住决定书(副本)、解除监视居住决定书(副本)；拘留证、拘留通知书(副本)、延长拘留期限通知书(副本)；提请批准逮捕书、批准逮捕决定书、不批准逮捕决定书、逮捕证、逮捕通知书(副本)，变更强制措施通知书(副本)；提请批准延长侦查羁押期限意见书(副本)、批准延长羁押期限决
第三篇：案卷制作注意要点
案卷制作注意事项：
1.移送工商处理的无证户案件，在询问笔录描述完销售情况后要加上一句概括性语句，即：当事人销售总额为XX 元，获利XX元。
2.照片提取：个别案卷照片对执法过程反映不够准确。原则：从大到小，从前到后且注意照片的挑选。贺城烟立[2015]第33号黎福辉案共5张照片，有2张是签字和按手印照片，1张是店面照片，1张卷烟照片，1张是亮证(补照)
地点写完整，如“贺州市八步区信都镇朝阳街10号”，不要直接写“信都镇朝阳街10号”
3.送检机构名称写正确：广西壮族自治区烟草产品质量监督检验站
4.终结报告：处罚幅度对应自由裁量权基准表来填写，处罚种类写齐全，如：销售非法生产的烟草专卖品的：1.责令停止销售；2.没收违法所得；3.处以销售非法生产的卷烟总额25%的罚款;4.将非法销售的烟草专卖品公开销毁。
5、卷烟抽检：查获1个品种卷烟20条，有3种激光喷码，只抽检1条卷烟不妥，今后注意这种情况要对应每个喷码分别抽检1条。
6.询问笔录非当事人来接受询问调查，表述卷烟应表述卷烟为当事人陈民庆所有，并且要体现当事人陈民庆知道其妻子购进和销售卷烟的情况。
第四篇：谈案卷制作1
谈案卷制作
今年以来，我们已经组织过两场专门关于案卷制作的法制培训：3月份组织各单位分管执法的副职、法制员和新进人员学习了《案卷的制作和整理》；8月份又组织法制员学习了案卷制作实务操作。同时，法规股和全体法制员对2011的行政执法案卷进行了自查，通过学习，和对案卷的自查，我们可以发现：广大执法人员，尤其是各单位法制员，案卷的制作水平和制作的案卷质量有明显提高，经县法制办评查，中队被抽查的案卷基本合格（主体、客体和程序有一项不合格即视为不合格案卷）。
尽管如此，我们所制作的案卷还不是很满意，离优秀案卷的要求标准还有较大差距。根据本次评查的结果，及案卷制作中存在的不足，我认为很有必要再谈一下案卷的制作。
一、执法案卷（行政处罚）合法的基本要求
（一）行政处罚合法的要件：
1、主体合法：包括执法机关和执法人员是否构成主体资格，有无法律依据和法律规定。
2、客体合法：要准确确认违法主体，主体是个人（自然人）、法人还是其他组织；违法行为（主要事实）是不是我们所执行的法律、法规和规章范围之内（在职权范围内），法律运用是否准确，法律是否有明确的规定等。
3、程序合法：严格遵守法定程序，并遵照法定程序办理、办结。[案件来源（巡查发现）、停止违法行为、立案审批、复查、调查取证、处罚告知、处罚决定、各种文书送达、执行、结案等必须符合法定程序。]
（二）行政处罚的基本要求
1、事实确凿：就是违法事实确实存在 并有明确的法律规定，法律没有规定的，不能给予行政处罚（有意向，没有实施的，不构成违法事实；没有足够证据证明的，违法事实不能成立。）
2、证据充分：收集的证据必须合法；所有证据要形成证据链（而不是单一的证据），各证据之间能相互映证，足以证明违法事实的存在（违法情节及造成的社会危害程度）。
3、应用法律准确：行政处罚必须有法律依据，法律、法规、规章没有规定的不予处罚。
4、程序合法：行政处罚最容易违法的就是不遵循法定程序，不遵循法定程序做出的行政处罚决定都是无效的。
5、处罚（种类、幅度）适当：针对当事人违法事实的情节和造成的危害程度，依据法律规定，并结合行政处罚自由裁量权基准做出适当的行政处罚种类和处罚幅度，任何人不得擅自改变。
二、目前我局案卷制作存在的不足
（一）违法主体确认把握不准，不能确认违法主体是个人，单位，还是组织。
（二）执法程序把握不准，特别是当事人申请尽快处理的案件，不注意时间上的吻合，而造成程序上的违法。
（三）案卷材料复查不细，前后文书内容描述不一，文书上容易留下空白，有执法人员签字的，只有一个人签字的现象较多（基本概念上的错误）。
（四）个别案卷证据比较单一
（五）案卷整理归档不及时，三、改正措施
1、加强公共法学习熟练掌握法律基础
《行政处罚法》是行政执法的母法，任何行政执法行为不能违背《行政处罚法》的基本原则，根据我局行政执法的实际，执法人员要着重加强以下法律条文的学习、理解和运用。
《行政处罚法》
第三条 公民、法人或者其他组织违反行政管理秩序的行为，应当给予行政处罚的，依照本法由法律、法规或者规章规定，并由行政机关依照本法规定的程序实施。
没有法定依据或者不遵守法定程序的，行政处罚无效。
第四条 行政处罚遵循公正、公开的原则。
设定和实施行政处罚必须以事实为依据，与违法行为的事实、性质、情节以及社会危害程度相当。
第三十一条 行政机关在作出行政处罚决定之前，应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据，并告知当事人依法享有的权利。
第三十二条 当事人有权进行陈述和申辩。行政机关必须充分听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行复核；当事人提出的事实、理由或者证据成立的，行政机关应当采纳。
行政机关不得因当事人申辩而加重处罚。
第三十七条 行政机关在调查或者进行检查时，执法人员不得少于两人，并应当向当事人或者有关人员出示证件。当事人或者有关人员应当如实回答询问，并协助调查或者检查，不得阻挠。询问或者检查应当制作笔录。
行政机关在收集证据时，可以采取抽样取证的方法；在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或 3
者有关人员不得销毁或者转移证据。
执法人员与当事人有直接利害关系的，应当回避。
第三十八条 调查终结，行政机关负责人应当对调查结果进行审查，根据不同情况，分别作出如下决定：
（一）确有应受行政处罚的违法行为的，根据情节轻重及具体情况，作出行政处罚决定；
（二）违法行为轻微，依法可以不予行政处罚的，不予行政处罚；
（三）违法事实不能成立的，不得给予行政处罚；
（四）违法行为已构成犯罪的，移送司法机关。
对情节复杂或者重大违法行为给予较重的行政处罚，行政机关的负责人应当集体讨论决定。
第四十一条 行政机关及其执法人员在作出行政处罚决定之前，不依照本法第三十一条、第三十二条的规定向当事人告知给予行政处罚的事实、理由和依据，或者拒绝听取当事人的陈述、申辩，行政处罚决定不能成立；当事人放弃陈述或者申辩权利的除外。
2、掌握部门法规定，依法处理违法行为
发现违法行为时，应该按照法律规定和法定程序即时予以制止，不能立即停止的，依法责令限期改正，并出示相关文书（按文书制作和送达要求），经复查，在规定期限内整改到位的，免予处罚；期限内未能改正的，按照相应的法律、法规和规章的规定依照法定程序给予适当行政处罚，每一过程必须有相关文书，确保程序合法。
3、了解掌握各种法律期限
法律期限是法定的，执法过程中不遵守法定期限也是违法的，准确地说，是一种程序违法。一般的法律期限有：限期改正：视具体情况而定（可以立即停止的立即停止，不能立即停止的视情况确定）；
先行登记保存：7天以内；陈述申辩：自知道告知事项后三天内；行政 复议：60天以内；行政诉讼：30天以内。（具体时间从签字签收时算起。）
4、规范各类文书的制作
目前，我局各类执法文书都是固定格式的，也就是说，都是一些格式文书，由法规股统一制作，各单位只是根据具体的案例填写，但作为一名执法人员，应该每个人都会制作，也必须会做，否则，对大家的执法能力和执法水平没一点提高。
巡查笔录的制作
巡查笔录重点是案情简介：对违法事实的时间、地点、违法事实（必须有法律规定的）及违法情节和其社会危害程度等进行准确的描述，执法人员必须有两个人的签字，并注明证件号码，当事人的意见尽量要有手模。巡查笔录是案件（案卷）的第一份文书，是以后的文书 基础，以后的文书都有与此项内容相同的描述，所以在制作中一定要注意。
停止违法行为通知书（限期改正通知书）
这类文书是对违法事实定性的前提性文书，根据违法事实的表现，准确运用正确的法律，并根据法律的规定采取相应的法律措施，及时填写送达回证。在这里，违法事实必须要与巡查笔录的案情简介中的描述相一致，运用的法律依据也要和以后的立案、处理、告知、处罚决定相一致。
立案审批
这类文书属内部审批文书，相关人员会严格把关，需要注意的是违法事实与巡查笔录相符，并写清违反的具体法律条文（定性）。同时把握好签字和时间的合法性。
案件处理审批
基本上与立案审批相同，要注意的就是根据具体法律的规定和违法行为的事实，情节及社会危害程度，对照城市管理行政处罚自由裁量权基准，确定拟做出的行政处罚的种类和幅度，由相关部门依法审批。
处罚告知
处罚告知是行政执法合法的必经程序，告知的内容一定要与案卷中描述的违法事实、违反的法律规定、拟处罚的种类幅度相一至。
处罚决定（书）
根据《行政处罚法》规定，行政处罚一旦作出，即有法律效力，必须严肃对待。目前，行政处罚决定书的制作是完全由法规股制作的，而且是普通的格式文书，这种文书已不适宜当前行政执法的要求，需向说理式行政处罚决定书转换，行政处罚的幅度和种类，应与行政处罚告知的内容基本相同，不同的就是：当事人是否进行陈述和申辩，陈述和申辩是否被采纳，有陈述和申辩的且合理的应当采纳，在处罚种类和幅度上应该有所变动；没有陈述、申辩或者当事人放弃陈述、申辩权利的，行政处罚种类和幅度与行政处罚告知应该是一致的。
送达回证
送达回证是各类文书是否当事人签收、确认的证明，（当事人自知道之日起的“知道之日”以当事人签收时间为准，）需要注意的就是以下几点：
当事人：必须是案件中确定的当事人，（分清个人、组织、法人）
签收方式
正常签：就是当事人本人签，没有其他问题。
代 签：必须是具有行为能力的人签字，并注明签字人与当事人 6 的关系。所谓有行为能力就是能独立承担法律责任的正常人。
拒 签：这种方式是执法过程中很常见的，也是比较难处理的，根据法律规定，拒签的，要说明理由，还要有除两名执法人员以外的有行为能力的第三人签字证明，第三人很难找，所以在执法实践中操作起来很麻烦。一不小心就会使文书送达“失效”，造成执法违法，最好的办法就改变送达方式，改“直接送达”为“邮寄送达”，凭邮局回执做为当事人的签收确认。送达方式
送达方式有直接送达、邮寄送达、公告送达、留臵送达等方式，没有法律规定的方式不要想当然。比如“面交”等意思相近的不合法 描述等。其他文书
除以上文书外，还其他的文书,大家都用过，也很简单，这里就不多讲了。
以上是我今天和大家共同学习的内容，有不正确的请大家指正，以便共同提高。
谢谢大家。
第五篇：案卷制作归档程序
一、总 则
第一条 药品监督行政处罚文书，是实施行政处罚活动的真实记录，反映了药品监督行政机关执行药品监督管理法律法规等部门法律和《行政处罚法》等基础法律的基本职能，各级食品药品监督行政机关必须严格按照药品监督行政处罚文书立卷的要
求，做好立卷归档工作。
第二条 药品监督行政处罚文书，根据案件办理、适用程序，坚持一案一号的原则，单独立卷。一个案件从立案、结案到归档保管以及所有的法律文书和公文、函电，都使用收案时编定的案号。听证的案件另行编号。
第三条 药品监督行政处罚文书，必须用钢笔或碳素笔书写、签发，由经办案件的部门负责整理立卷归档，归档前由案件主要承办人负责立卷质量的检查。
二、材料的收集
第四条 药品监督行政处罚立案以后，案件承办人员应立即着手收集本案有关的各种文书材料。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。第五条 卷内各种文书材料，一般只保存一份，重份的文书材料一律剔除。多余的处罚决定书，以备日后查考，可将其夹在已装订好的卷内。
第六条 具有下列情况之一的来信，可以不立卷归档。（1）不属药品监督行政处罚范围，归口交办的人民来信；（2）答复来信来访人向有关部门投诉的信件或记录；（3）询问一般法律手续问题的来信来访；（4）没有参考价值的信封；（5）内容、地址不清的申诉信件；（6）确系精神病人的来信。上述各项由
相关业务部门处理。
三、材料的排列
第七条 行政处罚文书材料的排列顺序，总的要求是，内部程序性文书按照倒序进行排列，证据性文书按照行政处罚程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。
第八条 简易程序行政处罚文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）处罚决定书；（4）现场检查笔录、检验报告书、调查笔录等证据材料（按时间顺序排列）；（5）行政处罚结案报告；（6）罚款上缴收据复印件；（7）备考表；
（8）卷底。
第九条 一般程序行政处罚文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）处罚决定书（含没收物品凭证及清单）；（4）行政处罚结案报告；（5）举报登记表或案件移送书；（6）现场检查笔录、检验报告书等证据材料（按时间顺序排列）；（7）立案申请表；（8）调查笔录等证据材料（9）先行登记保存物品审批表；（10）先行登记保存物品通知书；（11）先行登记保存物品清单；（12）查封扣押物品审批表；（13）查封扣押物品通知书；（14）查封扣押物品清单；（15）行政处理通知书（包括立案告知书）；（16）解除先行登记保存物品审批表、通知书；（17）解除查封扣押物品审批表、通知书；（18）案件调查终结报告；（19）重大案件集体讨论记录；（20）案件合议记录；（21）行政处罚事先告知书；（22）陈述申辩笔录（或者陈述申辩材料）；（23）案件复核表；(24)行政处罚审批表；（25）送达回证；（26）没收物品处理审批表；（27）没收物品处理清单；（28）延期缴纳罚没款审批表（延期缴纳罚没款申请书）；（29）行政处罚强制执行申请书（法院裁定书及相关执行文件）；（30）罚没款上缴收据复印件；（31）备考表；
（32）卷底。
第十条 行政处罚听证程序案件文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）处罚决定书（含没收物品凭证及清单）；（4）行政处罚结案报告；（5）听证意见书；（6）听证笔录；（7）听证告知书；（8）听证申请书；（9）听证通知书；（10）听证人员组成审批表；（11）重大案件集体讨论记录、案件合议记录；（12）举报登记表或案件移送书；（13）现场检查笔录、检验报告书等证据材料；（14）先行登记保存物品审批表；（15）先行登记保存物品通知书；（16）先行登记保存物品清单；（17）查封扣押物品审批表；（18）查封扣押物品通知书（包括已经或可能危害人体健康的证据）；（19）查封扣押物品清单；（20）立案申请表；（21）行政处理通知书（包括立案告知书）；（22）调查笔录等证据材料；（23）解除先行登记保存物品通知书；（24）解除查封扣押物品通知书；(25)案件调查终结报告；（26）行政处罚事先告知书；（27）陈述申辩笔录；（28）案件复核表；（29）行政处罚审批表；（30）送达回证；（31）没收物品处理审批表；（32）没收物品处理清单；（33）延期缴纳罚没款审批表；（34）行政处罚强制执行申请书；（35）罚没款上缴收据复印件；（36）备考表；（37）卷底。
第十一条 本办法第八条、第九条、第十条的规定中没有列举的法律文书材料，可以根据实际情况，按形成的顺序排列。
第十二条 行政处罚案件文书材料为一卷装订，不分立正卷、副卷。但是，案件合议记录、重大案件集体讨论记录、行政处罚决定书审批表等内部形成的材料，未经局长批准不得向当事
人及其委托代理人提供。
四、立卷编目
第十三条 一个案件的文书材料经过系统排列后，要逐张编号。卷宗封面、卷内目录、卷底、备考表不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。字体要整齐、清楚。
第十四条 卷内目录应按卷内文书材料排列顺序逐件填写，标明起止页码，字迹要工整、清晰。
第十五条 卷宗封面所列的各个项目，用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写工整。其中结案日期填写处罚决定履行完毕日期。
五、卷宗装订 第十六条 装订前要做好处罚文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，可加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。外文材料应当译成中文附在后面。药品包装等原始证据材料，加贴衬纸，展开平放，并有当事人签字。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉。材料上的全部金属物都要剔除干
净。
第十七条 一个案件的文书材料，每卷以二百张为限，超过时应按形成的顺序分册订卷。
第十八条 卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在十八公分左右。
第十九条 卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并用案件承办人员名章加盖骑
缝。
六、归 档
第二十条 案件结案以后应在一个季度内归档。凡立卷不符合规定要求的，应重新整理。提出保管期限意见后，向本机关档案管理部门移交，并办好交接手续。
第二十一条 归档的录音带、录像带、影片等声像档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、案号，承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档。第二十二条 归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷。不能附卷保存的，可拍照附卷，证物另行保管，待诉讼期满后，经领导批准可将不能附卷保存的证物销毁或处理。第二十三条 已归档的行政处罚卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得档案管理人员同意，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。
第二十四条 本归档办法自2007年10月1日起实施。
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