烟草专卖案件案卷制作注意事项

第一篇：烟草专卖案件案卷制作注意事项

案卷制作的标准化、规范化，不仅是执法文书的制作标准、规范、整洁、美观的体现；而且是执法队伍的精神风貌、能力、素质、斗志的体现。专卖执法人员不仅要严肃、认真、客观、公正的履行好每一次职务；而且还要标准、规范、科学、合理的制作好每一份案卷。尽可能地把“事实清楚、证据确凿、定性准确、处理恰当、手续完备、程序合法”的执法全过程通过案卷以文字的形式给予酣畅的表现。案卷制作要按照“繁出精品，简出效率”的原则实施，要充分体现烟草专卖行政执法管理的改革方向，要做到叙述事实客观，适用法律具体，处罚结果恰当，文书规范整洁，卷宗完整无缺，印章齐备清晰。

近年来，国家局对专卖管理工作的要求越来越严，地区间的年度专卖管理工作质量评比要求也越来越高，其中的案卷质量失分现象还较为普遍。案卷制作是专卖队伍精神升华、形象提升、效率提高最有影响的因素。笔者结合本人所在地区烟草专卖执法实践，对烟草专卖行政处罚案卷的制作提出以下看法：

一、案卷制作依据和基本原则

1.案卷制作依据

案卷制作依据是指，烟草专卖行政处罚案卷制作必须予以考虑的各种权变因素，包括烟草专卖行政处罚工作的外部因素和内部因素。

（1）与法律制度相适应

法律制度，是指一切影响到烟草专卖行政处罚案卷制作的上位法规范，既包括法律规范，也包括政策性规范；既包括实体法规范，也包括程序法规范。具体而言，有下列几个层面需要考虑：一是法律渊源。法律渊源是指烟草专卖行政处罚赖以存在并作为直接或间接处罚依据的法的表现形式。包括法律、法规、有关法律解释等。只要是法律渊源作出的硬性规定，必须遵照执行，并在案卷中得到合理体现。二是参照性规范。实践中，烟草专卖行政处罚可以参照适用的规章、规范性文件等。尤其是应特别要重视程序性规范。三是内部管理机制规范。这主要是指，烟草专卖行政主体内部职位、岗位的设立和职责的确定，尤其是内部机构工作任务和制度分工。

（2）与执法实践相结合

烟草专卖执法实践已经走过了二十多个春秋，烟草专卖执法工作也已取得了长足进展。烟草专卖行政处罚制度的实施，与烟草专卖行政处罚案卷管理工作要同步推进。首先，充分发挥案卷制作要求对烟草专卖行政执法的服务功能。必须针对烟草专卖行政处罚工作的难点，进行调研，力求重点突破。其次，烟草专卖行政处罚案卷制作的现实基础在于案卷管理工作积累的丰富经验和较为成熟的标准化处罚文书，执法人员素质逐步提高。因此，在现有条件下，要不断进行改进和充实，同时还要必须注意到上级有关部门对处罚案卷的要求，尤其是要将上级部门对案卷考核的标准纳入案卷制作范畴。

（3）案卷制作基本原则

在明确了案卷制作依据之后，应重视案卷制作基本原则。案卷制作基本原则是指贯穿于案卷制作要求全过程的，通过具体案卷制作要求体现出来的一般准则。

（4）合法性原则

合法性原则是指案卷材料的提供与制作必须符合法定程序，并能在记录内容上充分支持与体现烟草专卖法的规定。一是

要符合法定程序的要求。二是要符合法定内容。案卷制作必须遵守法律规范的要求进行，不能随意更改、遗漏。如，处罚决定书的记载，处罚事先告知书的记载，勘验和询问笔录的有关记载，当事人的诉讼权、陈述权的记载等等。三是要符合法定形式。如，各种处罚文书（包括告知）应以书面形式作出，鉴定结论要有鉴定人签名，内部呈批文书应逐项填写，并具备较为完整的申报、审批意见和当事人签名意见等等。

（5）规范性原则

规范性原则是指，案卷制作应充分体现烟草专卖管理的有关要求，以达到管理规范。一是案卷制作总体的规范化。如，案卷总体要反映办案全过程，案由统一，一案一号、案号一致，案卷卷宗封封庄重，卷内目录清晰、对应页码正确，卷内材料排列有序、保证整洁、使用原件，文字记录清晰、无错别字、涂改，以及更改记录有责任人签字等等。二是具体材料制作的规范化。如，现场勘验笔录中现场方位应图示说明，案件处理审批表应有明确审批意见，结案报告表应做到事实清楚、证据确凿、意见鲜明等等。

（6）严谨性原则

严谨性原则是指案卷制作要尽量做到无懈可击，不能投机取巧、随意应付或片面行事。主要体现在以下几个方面：其一，重要材料要完备。如处罚的证据材料要能充分证明案件的合法性问题，必要时，可以补充取证；其二，不可忽视案件材料细微处。要让当事人对调查笔录签字认可，在笔录记载实践中，当事人可能提出不利于处罚的意见，因此要仔细核对调查笔录等有关材料。其三，模糊处不模糊。这是指对尚无定论的材料制作要在思想上高度重视，尽量做到圆满。勘验笔录也必须要有当事人签字认可或有第三人旁证；对拿不准的法律依据，应多加研究和讨论，选择确定最适合的条款和用词。其四，文字要准确简练。案件材料文字必须高度准确、恰当，力求自然、易懂，切忌内容夸张、虚构，用词含糊，术语要规范。其五，制作要务实。任何一项案件材料都有其不可替代的法律意义或效力，其制作目的都是为了解决一定的法律事实，多属于叙事性和说理性公文，均有明确的针对性，制作过程应该客观公正，一旦制作完毕，就会对特定相对人的权利义务产生影响，因此，制作办案文书要防止随意性。

（7）积极性原则

积极性原则是指，烟草专卖行政处罚案卷的制作要求要因应法律秩序的变化，并积极作出相应调整。伴随法律机制的逐步健全和完善，有关处罚制度也会随之产生适应性应变。新的需求必然刺激案卷制作要求的质量提升。

2．基层案卷制作存在的问题

目前，基层烟草专卖行政处罚案卷制作还存在一些问题，如：法律文书不全。部分案卷现场堪验笔录不足；证据收集缺乏第三证人签字；案卷中缺乏张贴式公告影印件证据；案卷呈批件类文书审批项填写不齐全；法律文书填写不规范。个别案件案由填写错误，数字大小写分不清，项目内容填写不规范，经办人、见证人、审批人填写不全，落款日期不完整等；不能严格遵守办案时限。先行登记保存单7日内不能更换，个别案件不能在法定期限内结案；案卷装订不规范。缺项、少码、无页码之间骑缝章、时序颠倒等现象还较为普遍，证据使用和纸张规格使用不一致现象在案卷中也时出现；案件承办人报结案后，不能在当月及时归档。无案卷交接手续和借阅手续等等。

（1）关于检查(勘验）笔录

司法解释对现场笔录作了规定：“应当载明时间、地点和事件等内容，并由执法人员和当事人签名。当事人拒绝签名或者不能签名的，应当注明原因。有其他人在现场的，可由其他人签名。”由于勘验笔录和现场笔录并列，严格说来，对二者的要求应有所分别。但并不排除司法机关对二者作同样要求，因为，在一定意义上，二者都是现场检查的形式。所以，如果当事人不签字，可由其他人签字。实在不能签的，则注明当事人不签的理由。应当说明，司法解释规定，“法律、法规和规章对现场笔录的制作形式另有规定的，从其规定。” 2002年《烟草专卖行政处罚案件标准》对检查（勘验）笔录、调查报告等证据的制作，均要求询问人（被检查人）在检查（勘验）笔录上签名盖章并注明“情况属实”，被检查人拒绝在笔录上签字或不在现场的，应在笔录中注明，由见证人或两名执法人员签名盖章。

（2）关于“调查询问笔录”

目前，基层在执法实践中还存在以下两个问题： 一是没有出示有效执法证件，即亮证程序缺失，没有载明执法证号。2002年《烟草专卖行政处罚案件标准》均要求在制作“调查询问笔录”时“对案件当事人应表明身份，并告知证人不得提供伪证或隐匿证据的义务”。据此，在“调查询问笔录”

中，要依法载明“亮证”程序，可以采用记录调查人员执法证件号码的方式。二是没有执法人员的签名。司法解释第十条第一款第（四）项规定，“被告提供的被诉具体行政行为所依据的询问、陈述、谈话类笔录，应当有行政执法人员、被询问人、陈述人、谈话人签名或者盖章。”如果不把“调查询问笔录”作为书证，而是作为调查笔录，则要符合2002年《烟草专卖行政处罚案件标准》的要求：“应当载明时间、地点和询问内容，并由执法人员和被询问人签名。被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名执法人员签名”；为稳妥起见，“调查询问笔录”最好同时符合司法解释对书证和调查笔录的要求。一般认为，调查询问笔录同时具备书证和调查笔录的特性。

（3）关于“鉴定结论”

鉴定结论是烟草专卖行政管理部门有效实施烟草专卖行政处罚的有力证据。司法解释对鉴定结论的要求之一是：“被告向人民法院提供的在行政程序中采用的鉴定结论，应当载明委托人和委托鉴定的事项、向鉴定部门提交的相关材料、鉴定的依据和使用的科学技术手段、鉴定部门和鉴定人资格的说明，并应有鉴定人的签名和鉴定部门的盖章。通过分析获得的鉴定结论，应当说明分析过程。”委托人和委托鉴定 的事项、向鉴定部门提交的相关材料、鉴定的依据和使用的科学技术手段、鉴定部门和鉴定人资格的说明等，可以事后补正。但鉴定结论切不可少。

（4）案卷制作要求

案卷制作要注意的细节

立案登记表①明确案件来源和收案日期；②明当事人基本情况（姓名或名称、住所、法定代表人等）；③载明基本案情；④载明处理意见和建议；⑤承办人签字并签署申请立案日期；⑥领导签署意见并签署批准立案日期；需要注意：有明确的违法嫌疑人； 有客观存在的违法事实；属于行政处罚的范围；属于本部门管辖；批准立案后应当确定2名以上的具有行政执法资格的专卖人员为案件的调查人员。

先行登记保存批准书①当事人的名称（姓名）；②登记保存物品的理由及法律依据；③登记保存物品的名称及数量、规格；④登记保存物品的方式、期限和地点；⑤当事人、见证人、执法人员分别签名或印章，注明批准时间；⑥行政机关印章及日期。需要注意：要如实填写先行登记保存通知书：包括先行登记保存物品的名称、生产单位、规格和数量，尤

其要注意有关数字的大小写；先行登记保存批准书要注明执法人员执法证件号码及签名，并经被保存物品当事人签名或盖章确认；先行登记保存通知书、先行登记保存物品处理通知书、先行登记保存物品发还清单,三种文书配合使用；先行登记保存的物品7日内依法作出处理决定，调查询问笔录①询问起止时间和地点；②询问人和记录人姓名；③被询问人的基本情况。应记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职务等；被询问人是当事人还是证人必须记录清楚；④询问内容。包括反映本案事实的时间、地点、行为及行为人、情节、后果等；⑤被询问人对笔录的意见。应有“记录属实”的字样并由被询问人逐页签名或印章；⑥询问笔录记录的被询问人问答的问题有修改的，应由被询问人在修改处压指印；⑦被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名执法人员签名；⑧笔录中应有告知当事人享有陈述和申辩权利的记载（使用专门告知文书的除外）。并记录当事人对违法行为的辩解意见。需要注意：案卷中要有两名以上具有执法资格的专卖人员共同执法的文书记载或在卷内调查取证文书中有两名以上执法人员的签名；笔录以调查和证明违法事实与情节为主要内容；包括表明身份、说明执法依据、注明或询问违法事实与情节等（如无其他专用文书，笔录内容中还应有告知当事人陈述申辩权利和当事人陈

述申辩意见的记载）；笔录出现更改时，要经被询问人以压指印的方式确认；注意对行为人违法行为主观上的“明知”确认在调查询问笔录中的体现。

检查（勘验）笔录：①被检查人的基本情况。被检查人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况。被检查人是法人或其他组织的，要记载其名称、法定代表人或负责人姓名、职务。其他有关人员在场的记载其姓名、职务情况；②检查（勘验）的时间、地点；③现场情况。应准确、客观地记载违法事实或违法行为，包括有关数据、位置、状态、情节、程度等。对现场情况附以图示或照片，必须要有相应的文字说明；④检查（勘验）、记录人员签名；⑤被检查人对笔录的意见。应注明“情况属实”的字样并签名或印章；⑥被检查人拒绝签字或不在现场的，应在笔录中注明，由见证人或两名执法人员签名或印章。需要注意：有两名以上具有执法资格的专卖人员共同执法的文书记载；勘验笔录文书中有被检查人、见证人或两名以上执法人员签名或印章；注意收集与立案和案件定性有关的合同、发票、单据、帐册和经营记录；案卷中所引用的复印件不仅要正确使用证据复制（提取）单，还要说明出处，并经出处方以签名或印章的方式确认； 现场照片重要性

抽样取证①当事人的名称（姓名）；②取证的事由；③取证物品的名称、数量、规格等；④取证的时间、地点；⑤取证的法律、法规依据，写明名称和具体条款；⑥当事人签名或印章。当事人拒绝签字的，应在清单上注明；⑦行政机关印章及日期。需要注意：抽样取证物品清单要有两名以上办案人员签名；有领导审批记载

调查终结报告①载明承办（报告）人，并由承办（报告）人签名；②载明当事人基本情况、案件来源和调查经过；③载明违法事实、性质和违法程度；④载明认定的违法事实、证据和处罚依据；⑤载明承办（报告）人处理意见；⑥载明部门审查意见，并有部门负责人签名； ⑦载明领导签批意见、签名和签署日期； 需要注意：有报送对象；有对案件来源的简介；有对有关证据的说明；有案件调查人员的签名；

案件处理呈批文书 ①案由；②当事人的基本情况。当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况。当事人是法人或其他组织的，要记载其单位的名称、法定代表人或负责人姓名、职务；③违法事实。认定的违法事实、情节、后果、法律依据，及当事人的申辩意见；④承办人意见。承办人员对该案处理适用的法律依据和意见、签名及日期；⑤行政机关负责人审批意见。行政机关负责人同

意或不同意处罚的意见、签名及日期；需要要素：有违法事实和处罚依据；有明确的被处罚主体；有承办人具体的处罚意见；有行政机关负责人审批意见及签名。

案件集体讨论记录①时间、地点；②案由；③主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及职务；④承办人员汇报的案情；⑤参加讨论人员的主观意见及签名；⑥结论性意见。需要注意：如实记载与会人员案件讨论的主观意见；结论性意见形成后参会人员必须签名认可；

行政处罚事先告知书①当事人姓名；②案由；③拟作出行政处罚的事实、理由及依据；④告知当事人享有的权利；⑤告知当事人在收到告知书后进行陈述和申辩的期限及地点；⑥行政机关印章及日期。需要注意：有告知对象。包括单位全称或个人姓名（含法定代表人）； 有告知时间。卷中文书中记载告知内容的以该文书的签署日期为准；告知文书有行政机关名称及印章，通过笔录等文书反映告知内容的以调查人或询问人签名为准；

听证文书的规范①当事人的姓名或名称；②当事人主要违法事实和理由；③拟作出行政处罚的依据、种类、数额；④当事人依法享有的权利和提出听证的法定期限；⑤告知的行政

处罚实施机关及告知的时间、地点。需要注意：行政机关作出责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，必须告知当事人有要求举行听证的权利；当事人放弃听证权利的，应当在《行政处罚告知书》的回执上确认或者签名；当事人拒绝确认或者签名的，由2名以上行政执法人员注明情况。

行政处罚决定书①当事人的基本情况。当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况。当事人是法人或其他组织的，要记载其名称、地址、法定代表人或负责人姓名、职务；②违反法律、法规、规章的事实、依据；③实施行政处罚的依据及种类；④行政处罚的履行方式及期限；⑤不服行政处罚决定，申请行政复议，行政诉讼的途径和期限。应分别注明复议机关及复议期限、诉讼机关及诉讼期限；⑥作出行政处罚决定机关的名称及日期（日期以行政机关负责人批准或决定处罚的日期为准）；⑦行政机关印章。需要注意：案件的定性和法律条款准确性的应用；处罚金额在3万以上（含3万元）8万元以下的案件和暂扣烟草专卖许可证的案件以及移送司法机关追究刑事责任的案件，报市级烟草专卖行政主管部门备案；处罚金额在8万以上（含8万元）或违法经营金额50万元以上（含50万元）的案件和吊销烟草专卖许可证的案件以及移送司法机关追

究刑事责任的案件，报省级烟草专卖行政主管部门备案；违法经营金额100万元以上（含100万元）的案件，报国家烟草专卖行政主管部门备案；

送达回证①送达文书的名称；②受送达人的名称（姓名）；③送达的时间、地点；④行政机关印章；⑤送达人签名；⑥收件人签名；⑦代收送达，留置送达的应在备注中注明。公告送达应将公告文书归档入卷。邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中。委托送达的受委托机关应备注中盖上印章。需要注意：送达文书和送达程序要规范。包括有送达文书名称、送达地点、送达方式、被送达人签名、送达人签名等；代收的应当注明代收理由及代收人签名；受送达人拒收的，应注明拒收理由和日期，有见证人的，应由见证人签名或盖章；行政处罚决定或者其他法律文书无法直接送达当事人的，可以适用公告送达，适用公告方式送达行政处罚法律文书的，应当将已经发布公告的事实证据收入行政处罚案卷。

结案报告 ①当事人的姓名或名称；②案件的由来和调查经过。案由：包括发案经过，立案时间和批准立案的机关；调查经过：包括承办人员的组成，调查时间、范围、方法、步骤和主要问题及结果等；③违法事实。写明已查清的违法事

实和证据。主要写明当事人实施违法行为的具体过程，包括违法行为发生时间、地点、原因、目的、经过、手段、情节、违法行为造成的危害后果等；④案件性质。通过对当事人所实施的违法事实和证据的综合分析，指出当事人的违法行为违反了某个具体法律、法规、规章的规定，确定其违法性质；⑤认定的违法事实、情节、后果以及依法应当从重、从轻、减轻或者不予行政处罚的相关证据；⑥当事人陈述、申辩意见以及案件调查人员的复核意见；⑦当事人在听证会上陈述的主要内容、证据及听证主持人对听证内容的复核意见；⑧案件调查人员对该案处理、适用的依据和给予行政处罚的建议及理由。如有意见分歧，也应叙述，以供行政处罚实施机关负责人审批案件时参考；⑨案件调查人员签名并注明日期。⑩附具罚款票据。需要注意：结案文书和结案程序要规范。包括有送达情况、执行情况及其结果、承办人意见及签名、行政机关负责人意见及签名、结案日期等。

计算机数据、视听资料和相关证据①注明制作方法、制作时间、制作人和证明对象等；②声音资料有该声音内容的文字记录；③附具视听资料的原始载体。④价格认真证明书的制作要经物价部门认可；⑤ 现场照片和声像资料的收集；⑥无个体许可经营证明说明书的开据；⑦身份证的查验与核实；⑧房屋居住证明的查验与复印。⑨相关证据与格式文书 的签署盖章和日期。

案卷装订要求①一案一卷；②使用统一规范的卷皮；③卷内目录填写规范；④卷内材料排列有序。原则上按办案过程顺序排列文书，也可将处罚决定书和结案报告放在卷首；⑤卷内材料有页号；⑥装订整齐无金属物；⑦纸张无破损、大小规格统一；⑧卷内文字应当使用钢笔、签字笔或毛笔，当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印。需要注意：每份案卷的卷宗封面上应当载明：类别、案号、案由、当事人姓名或名称、立案时间、结案时间、处理结果、承办案件的行政执法人员姓名、卷内终止页号、制作案卷时间、保存期限等内容；调查取证收集的文书材料按照办案程序的客观进程所形成文书材料时间的自然顺序，兼顾文书材料之间的内在联系进行排列；不能随案装订立卷的证据材料，应放入证据袋中，并在证据袋上注明证据名称、数量、种类、制作的时间、地点和所在案件卷宗号；卷宗装订前，要对文书材料进行检查，材料不完整或者破损的，要补充或者修补完整；文书材料中的文字不能耐久保存的，要进行复制；文书材料过小或者过大的，要进行衬贴或者折叠；需要附卷的信封，要展开并加贴衬纸，邮票不得取掉，文书材料上的金属物应当剔除干净。

案卷装订次序①行政处罚决定书；②送达回证；③勘验笔录；④先行登记保存单；⑤查扣卷烟入库单；⑥立案报告表；⑦询问笔录；⑧ 提取样品烟申请单；⑨检测报告 ；⑩卷烟暂扣通知单：⑾ 卷烟价格测算表；⑿行政处罚事先告知书：⒀案件处理呈报审批表；⒁ 调查终结报告；⒂没收物品收据；⒃罚款收据：⒄查扣卷烟出库单；⒅结案报告表；⒆当事人身份及有效证件复印件。注意：其他案卷资料如举报记录、现场记录、询问通知书、听证告知书、听证通知书、案件移送函、案件材料移送表、移送财务清单、物品保存清单、撤消案件报告表、案件告发人兑奖表、证据复印（提取）单（录像等）、协助办案有功人员呈报等等的装订则按形成文书材料时间的自然顺序就可以了。

三、烟草专卖行政处罚案卷制作水平作为执法能力建设的重要组成部分

执法能力建设包括领悟制度能力、适用法律能力、执法过程的应变能力、调查取证的技艺以及总体的协调、组织等能力。烟草专卖行政处罚案卷制作的重要性，决定了必须把烟草专卖行政处罚案卷制作水平作为执法能力建设的重要组成部分。具体可以通过案卷制作经验交流、组织专门培训等形式提高案卷制作水平。

（1）加强案卷管理制度建设

案卷管理制度建设应和行政处罚执法工作、案卷行政管理工作紧密结合。案卷管理制度建设具体包括：制定案卷制作技术性规范、建立案卷检查与评比制度、加强案卷档案管理制度建设以及建立处罚案卷及时归档制度等。

（2）全面推进烟草专卖行政执法工作

烟草专卖行政处罚案卷管理是整个烟草专卖行政执法管理工作的重要组成部分，建立健全良好的内部执法体系可以优化执法结构，并使各构成要素互动共赢。要紧紧围绕烟草专卖行政执法责任制的实施，全方位加强烟草专卖执法工作，为烟草专卖行政处罚案卷管理提供动力和支持系统。

（3）加快案卷管理网络化建设

案卷管理网络化是必然的趋势。党的十六大报告指出：网络信息化是我国加快实现工业化和现代的必然选择。运用网络技术，不仅可以打破行政上、区域上的界限，构建涉及决策层到各基层的巨大网络，还将彻底摆脱传统的层层上报，及

书面审核的方式，达到对网内每个单位都能立即调阅案卷的境地，有利于快速从基层了解各种烟草专卖行政执法管理工作的动态，从而分析原因，研究办法，最终作出正确决策。

第二篇：烟草专卖行政处罚案卷管理办法

XX 省 烟 草 专 卖 局

XX省烟草专卖行政处罚 案件档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条【制定依据】 为规范行政执法行为，加强烟草专卖行政处罚案件档案管理，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国烟草专卖法》、《烟草专卖行政处罚程序规定》和《XX省机关文书档案保管期限表》等有关规定，结合本省烟草专卖行政执法工作实际，制定本办法。

第二条【名词解释】 本办法所称烟草专卖行政处罚案件档案（下称案件档案）是指本省各级烟草专卖行政执法机关依据国家有关法律、法规、规章，在行政处罚工作中直接形成的文字、图表和声像等材料。

第三条【适用范围】 案件档案的收集、整理、归档、保管、使用，应当遵守本办法。

第二章 管理

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第四条【管理原则】 各级局的案件档案管理工作实行统一领导、归口管理、分级负责的原则：

专卖监督管理部门负责案件档案材料的收集、整理、归档立卷。

档案管理部门负责案件档案的集中保管及对内使用管理。

法规部门部门负责案件档案的对外使用管理。第五条【配备要求】 各级局应设置案卷管理人员，配备专柜负责案件档案的制作和存放。

第六条【人员要求】 案卷管理人员应熟悉档案管理工作业务，忠于职守，遵守纪律，定期检查案件档案的保管情况，做好各项管理工作，提高管理水平。

第六条【培训要求】 各级局应对案件档案制作和管理人员定期进行业务培训。

第七条【硬件要求】 各级局应确保硬件设备数量适应案件档案保管需要，并符合防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的要求，以确保案件档案的安全，延长案件档案的使用年限。

第八条【信息化建设要求】 各级局要适应案件档案管理信息化建设和发展的要求，使案件档案信息化建设和办公自动化同步规划、同步发展。

第三章 保管

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第九条【保管原则】 案件档案应当分类存放、集中移交、安全管理，严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和上级有关档案、案件档案管理的规定，严防遗失和泄密。

第十条【制档原则】 烟草专卖行政处罚案件实行一案一卷、一卷一号制度。

第十一条【保管期限】 已结案的一般程序案件、处罚完毕的简易程序的案件档案为永久保存档案，不得损毁。

第十二条【制档前保管】 案件办理人员应在办案过程中随时做好案件材料的收集、保管、整理工作，不得污损或丢失。

第十三条【制档规范】 案件办理人员应当规范制作处罚案件文书，法律法规对案件档案内文书格式有要求的，应当符合法定的格式；如地方相关部门有其他要求的，可参照地方的案件档案规范要求。

第十四条【制档及移交时限】 案件办理人员应在三十个工作日内对已办结的处罚案件进行立卷装订，并移交至案卷管理人员，如有特殊原因需要超过三十个工作日的，应当由分管领导批准。

第十五条【移交方式】 案件办理人员应及时编制移交清册，并在移交案件档案时一并将移交清册移交给案卷管理人员保管。

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第十六条【送档时限及规范】 案卷管理人员应在次年的3月31日前将上一已完结的案件档案及相应的移交清册移交给档案管理部门集中保管。

第十七条【工作交接】 案卷管理人员工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，经双方核对无误并经有关部门确认移交完毕后方可办理离岗或离职手续。

第十九条【档案保护】 档案管理部门要定期检查案件档案保管状况，及时对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施。

第二十条【应急工作】 各级局要制订案件档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害应有相应的应急抢救措施，确保案件档案的实体安全。

第四章 使用

第二十一条【对内使用】 本单位有关部门或工作人员因工作需要查阅案件档案应先办理使用登记手续，经案件档案保管部门同意后在指定区域内进行查阅。

第二十二条【行业内使用】 上级机关或行业内其他单位因案件复议、诉讼、检查等特殊情况需借用案件档案时，需经分管领导同意。

第二十三条【对外使用】 外部单位或个人需要查阅、摘录和复制案件档案有关资料的，应当出示有效证明，由法

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规部门统一受理，符合条件的，经分管领导批准后，填写案件档案使用登记本，按照相关规定进行查阅、摘录和复制，但不得外借案件档案。

第二十四条【使用限制】 使用案件档案时，阅卷人不得在案件档案上作任何标注、修改、污损，不得抽取、拆散案件档案材料，应主动维护案件档案的完整。

第二十五条【保密要求】 依照有关规定应当保密的实名举报、涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私等案件档案材料，借阅人不得查阅。

第二十六条【公开例外】 案件档案原则上不向社会开放。如公安因刑事侦查、法院因行政诉讼等特殊原因需要部分或全部公开案件档案时，需经分管领导批准。

第四章 监督

第二十七条【监督原则】 各级局依职权对同级或下级局的案件档案管理工作进行监督检查，并接受同级人民政府及有关行政部门的监督。

第二十八条【禁止行为】 各级局相关人员出现下列行为之一的，由上一级或同级管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：

（一）未按照规定期限移交案件档案的；

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（二）故意瞒报、漏报有关材料、证物，将文件、资料据为己有，拒绝移交档案管理部门归档的；

（三）违反相关规定擅自扩大或者缩小案件档案接收范围的；

（四）未经同意公开或借阅案件档案并造成重大影响或损失的；

（五）明知所保存的案件档案面临危险而不采取措施，造成损失的；

（六）因玩忽职守造成案件档案材料遗失、丢失、毁损的；

（七）应当处理的其他情形。

第二十九条【考核监督】 开展案件档案监督检查和评议考核的人员，在监督检查、评议考核工作中弄虚作假、徇私舞弊、玩忽职守，构成行政违纪的，应按照给予行政处分。

第三十条【涉刑移送】 行为责任人触犯刑法，构成犯罪的，应依法移送司法机关追究刑事责任。

第五章 附则

第三十一条 行政处理、行政复议、行政赔偿案件的案件档案管理参照本规定执行。

第三十二条 各级局应当依照本办法制定《烟草专卖行政处罚案卷管理办法实施细则》，如按照当地工作实际情况需对相应条款进行变通的，需报省局备案批准。

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第三十三条 新的法律、法规及规范性文件对本办法所列内容另有规定的，依新规定执行。

第三十四条 本制度由XX省烟草专卖局负责解释。第三十五条 本办法自印发之日起施行。

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第三篇：制作行政执法案卷的注意事项

执法文书是执法行为的有效载体，执法案卷又是执法水平的直接体现。我们在执法实践中，往往因为文书制作不规范，程序不合法，导致行政复议被撤销或变更，甚至在行政诉讼中败诉。为此，认真制作执法案卷显得尤为重要。笔者就执法检查中发现的一些问题，谈一点粗浅的认识。

装订整齐、条理清楚

案卷应由封面、封底、罚款票及各种实用文书组成。案卷装订应用装订机和线绳；卷内文书应按事情的发生、发展、时间顺序排列；在每页文书右上角用阿拉伯数字标明页码，逐项登记在“目录”内，尤其注意罚没款统一收据应贴在一张白纸上标明页码装订入卷，以免丢失；案卷封面按要求逐项填写，案由要求写得简单明了，处理结果按处罚决定书内容填写，办案日期写清起止日期，保存年限及文书的件数、页码、归档号及结案日期，做到条理清楚，便于查阅。

必用文书不能省略

新修订的执法文书共有43种，但在执法案卷中必须使用的文书有9种，即现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知、送达回证、行政案件审理记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书、行政案件结案报告。这是一般立案案件必用文书，缺少任何一种，执法案卷不完善，执法实践中往往是办、审不分离，不履行告知程序，这样做既不符合《技术监督办案程序》的规定，也不符合《行政处罚法》原则；既影响了执法文书的严肃性，也直接影响到行政执法的有效性。

填写执法文书应仔细认真

文书制作必须使用水笔或签字笔，不能用铅笔或圆珠笔，涂改处应有当事人签字或压印认可，空白处应当填写空白符号或用文字说明，记录违法事实字迹工整，条理清楚，认真填写文书每项，不能忽视任何细节。如被检查单位(人)全称，法定代表人的姓名、职务、地址、企业代码、行政相对签字人与法人的关系等应交待清楚。在任何环节上出现问题，哪怕是一个字的误差，都有可能导致行政处罚无效，案件无法执行，在执法实践中，其教训也是很深刻的。

两种笔录使用应准确、规范

现场检查笔录是把执法人员在检查中发现的情况作如实记录，调查笔录则是把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录。两种笔录的作用、程序、意义不同，不能混为一谈，相互取代。使用现场检查笔录应抓住被查物品的细节特征，客观、准确、全面地记录，如检查依据、检查方式、检查范围及检查内容，物品进价、销价、数量、库存等有关情况，绝不能盲目对当事人行为或案件性质进行定性，如“目测”含量不够，即定性为该产品不合格。这是现场检查笔录中不允许出现的。调查笔录应根据案情事先拟定调查主题，避免调查偏离目标，使用多个调查笔录应互相印证其有效性，相对人应在两种笔录中文书结尾处签属“情况属实”字样，执法人员在笔录中未签字，或调查人、记录人是同一人现象不允许存在。笔录应写明）并在各页右边中间处加盖骑缝章。如排版后所剩空白处不能容下落款及印章位置时，可适当调整间距，保持页面美观。

”。

4.条款项的表述方式：条款项的序号用中文数字表述，其中款的序号不加圆页”。

4.条款项的表述方式：条款项的序号用中文数字表述，其中款的序号不加圆括号，项的序号必须加圆括号。如第一条第一款第（一）项。

5.除行政处罚决定书的文号自动生成外，其它行政处罚文书的文号中发文机关代字为“海”，序号由行政处罚专用章编号+三位数顺序号组成。如由城区分局承办的案件行政处罚告知书的文号应为：海工商案告字〔2010〕第01-001号。

第五条 文书正式印制前应当进行复核，重点是审批签发手续、文书内容及格式等。未经签发的行政处罚文书不得印发，严禁越权签发和先印发后补签。

第六条 行政处罚案卷装订应遵循的技术规范：

（一）行政处罚简易程序案件可数案一卷。一般程序案件一案一卷，并应当按正卷和副卷分别装订；个别案情复杂的可一案数卷。

（二）卷内文书材料应当使用打码机依次标注。页码标注通常采用三位数标注法，如第1页标注为“001”；卷宗材料超千页的，采用四位数标注，如“0001”。页码标注在每页的右上角（如有反页在左上角标注）。封面、卷内目录、封底不编页码。

（三）案卷封面一律打印，目录及卷内文书材料应当使用钢笔书写，字迹要工整、规范、清楚。

（四）案卷装订还应当注意以下问题：

1.文书破损的，应当进行修补或者复制，复制件放于原件之前；

2.文书纸面超过A4纸的，按卷面大小折叠整齐；

3.文书纸面过小或者装订后影响字迹的，以A4纸进行粘贴；

4.以视听资料、计算机数据为证据的，应当在案卷中标明载体的形式、录制的时间和地点，以及载体的数量、内容、责任者、存放地点等；

5.不能附卷保存的物证可拍摄成照片附卷。

6.案卷一般采用三孔一线的方法用线装订，左侧装订，文书材料的左边和下边必须对齐。案卷厚度以不超过2厘米为宜。

第七条 有关行政处罚文书的文号、内容填制一律按照国家工商总局2009年版《工商行政管理机关行政处罚文书使用手册》的规定及及本局制定的格式文书示范文本手册的具体要求填制。

为了使行政机关及其行政执法人员严格履行法定职责，规范行政执法行为，保证法律、法规及规章的全面、正确实施，提高依法行政水平，石景山区政府连续15年开展了行政处罚案卷评查工作。近五年以来，共抽取279卷开展集中评查，其中优秀卷180卷，占总抽卷数的64％，及格卷97卷，占总抽卷数的35％，不及格2卷，占总抽卷数的1％。

一、行政处罚案卷评查发现执法中的问题

1、主体资格问题

实施处罚主体身份不清。行政执法中存在着行政处罚主体不适格，处罚不成立，以及执法人员忽视亮明身份、出示证件等环节，导致执法主体不清等问题；行政执法文书未加盖行政机关印章的情况时有发生，导致处罚不成立。

在被处罚主体方面，因疏忽造成记述名称前后不一致或用简称等，导致无法确认被处罚主体资格，被处罚主体不合法；有的混淆了公民与法人或其他组织的概念；被处罚主体同缴款人不一致，又无说明，也是引起被处罚主体不清的原因之一。

2、事实证据问题

在调查取证方面认定事实不清。发现了违法事实，却未进行取证或取证不全或丢失关键证据的问题，在行政处罚案卷中表现十分突出。

事实证据前后矛盾。在检查笔录、询问笔录、行政处罚决定书等不同法律文书中，对违法事实的基本要素记述不一致等问题，时有发生。

事实证据缺乏质证。同一事实证据，当事人双方提供的证据不同，采信一方，作出的行政处罚决定，证据不足。

事实证据材料不齐备。被询问人笔录的意见，未顶格签字，缺少“以上情况属实”或“和我说的一样”的意思表示，询问笔录中有改动处，未加盖当事人指印，无法认定其笔录的真实性。

主要证据缺失。行政处罚案卷中缺少被处罚当事人身份证明材料，无法确认其合法身份；违法当事人不能亲自参加处罚、委托接受处罚的，无授权委托书或授权委托书要素不全、制作不规范，等等。

3、法律适用问题

适用法律法规条、款、项不准确、不完整。处罚案卷中，适用法律，或款项不分，或没有具体到款项，占整个抽查案卷的20%；有个别部门把未修改的法律、法规适用在法律、法规修改后的行政处罚上。

超越法律规定处罚。如处罚明显低于法律规定最低限额。

4、程序问题

时间倒置。如有的单位处罚还未履行，在结案报告中负责人已签字同意结案；处罚决定书日期和行政机关负责人批准或决定日期不一致。

未履行告知程序或告知不全面、不准确。行政处罚中有的未告知陈述权、申辩权，有的符合听证条件的未告知听证权；有的未告知复议、诉讼的期限和途径，复议和诉讼期间等。

未按法律规定的时限送达。在行政处罚中，忽视七日的送达时限，超期送达，或因找不到当事人不能送达的情况，依然存在。

审批程序不严格。行政处罚审批中，未实行承办人、科室、领导三级审批程序，特别是缺少主要领导的审批意见；有争议案件或重大处罚案件，无集体讨论记录；领导同承办人意见不一致，无原因、理由的说明。

限期整改后无复查。在行政处罚中，往往下达责改通知书的同时，作出处罚决定，处罚执行完毕，便申请结案，忽视整改措施落实情况，以罚代管。

5、规范性问题

主要存在：卷内文件目录与卷内文书名称不一致；当事人的基本情况填写不全，当事人未签字，未说明拒绝签字理由及证明人；勘验的时间、地点、内容和方式填写不规范，特别是现场的关键细节记录不够详细；多名当事人和证人的，未逐一进行询问，分别制作笔录；当事人对违法事实的供认，或证人对违法事实的指认，事实的时间、地点、行为和行为人、数量、情节和后果等情况记述不全；取证文书上未注明取证的原因、地点、依据，取证人和被取证当事人未签名或盖章，取证文书未加盖行政机关印章；先行登记未填写物品清单，或物品清单记载的要素不全或记载错误，或未经审批，或未做处理决定；文书装订不整齐，排列不规范，无目录和页号，页码编写有漏页等问题。

6、行政不作为问题

在有行政处罚权的38个机构中，2005年发生行政处罚行为的单位仅有20个。近一半的具有行政处罚权的单位没有实施行政处罚，除去机构设置、法律设定等客观原因外，存在着行政不作为的问题。

二、执法中存在问题的原因分析

1、行政执法人员不熟悉行政处罚的业务知识，是出现上述问题的基本原因。机构改革以后，领导干部、中层的业务骨干和执法人员，都做出相应的调整，熟悉业务的人员出现断档。有的领导干部提出政府能否作为拆迁的主体；罚款、罚金、滞纳金不分；法律的条、款、项、目不分等，都说明最基本的法律素质不具备。

2、执法人员数量相对不足。如：城管行政处罚权相对集中后，200多名行政执法人员，具有300多项处罚职能，城市道路建设，交通管辖的道路、路口急剧增加，而人员相对固定，加上行政处罚量大，很难作到件件案件精益求精。

3、行政执法人员的培训不能及时到位。石景山区共有执法人员2600余人，且人员流动快，很难使每一个执法人员都经过严格的上岗培训后再执法，加上新法相继出台，全员培训不能及时到位。

4、法律设定与地区经济差异的矛盾。建筑施工、无照经营取缔等法律法规，对违法行为的处罚，低限也是几万元的罚款，对小型企业、个体经营户，因资金短缺，很难承受巨额罚款，导致依法处罚难以到位。

5、执法中的新情况、新问题不断出现。通讯、网络等现代科技发展，出现许多新的问题，找不到合适的法律依据，凭习惯做法办事，对一些新类型的疑难案件把握得不够准确。

6、条块标准不一。市区案卷评查，依据《北京市行政处罚案卷标准》，但一些垂直领导的部门，因上级业务主管部门统一印制的文书格式，有的不符合《行政处罚法》要求，评查标准不统一。

7、不作为。一是机构改革后，行政执法人员严重不足；二是执法相对人是党政机关的，处罚很难落实，故多采用协调办法，督促整改；三是一般行政处罚程序复杂，易导致行政复议、行政诉讼败诉，为了不影响部门荣誉，慎重处罚；四是处罚管理与建设服务型政府的矛盾，以指导、督促整改代替处罚的现象越来越明显；五是不举报不处罚的管理模式，因种种原因，当事人不愿举报，致使侵权现象严重存在。

三、提高行政执法水平的建议

1、加强对领导干部、业务骨干、一般执法人员分层次的培训。要采取多渠道、多形式进行培训，鼓励自学，不断提高执法人员的法学理论水平。要采取“走出去，请进来”等多种方式，通过听辅导讲座、观摩交流等途径，提高执法人员的办案能力。

2、强化行政执法监督检查。各执法部门法制机构要严格审核案卷，发现问题及时纠正。要充分发挥行政执法责任制和错案追究制的功能作用，奖优罚劣，增强执法人员的责任心。区政府法制办在搞好案卷集中评查的同时，还要进行个别检查和指导，及时纠正行政处罚案卷中存在的问题。

3、积极开展调查研究。对执法中遇到的疑难问题以及因执法环境变化而出现的新情况、新问题，注重调查研究，努力探索解决问题的有效途径。

4、狠抓行政处罚文书的规范化。《北京市行政处罚案卷标准》有明确规定的，各部门在制作文书时要严格遵照执行；个别业务系统使用的与上述“标准”要求不符的，要尽快予以修改；对“标准”没有明确规定的，要按照《行政处罚法》和《北京市行政处罚案卷标准》，在执法工作中根据具体情况逐步加以完善。

5、加大行政处罚力度。这次案卷评查中几个部门未能送出参评案卷的原因，主要是其中一些部门虽有行政处罚权，但迄今未行使或至少是一年内未行使，对发生的违法问题只采用协调处理的途径解决，甚至大事化小，小事化了，处罚力度不够。各执法机关要积极运用行政处罚手段，加大执法力度，以保证国家法律的充分实施。

6、发挥法制机构的作用，加强监督。注意发挥法制科长或法制干部的监督作用，加强日常监督检查和培训，做好部门案卷评查工作。

7、正视问题，积极整改。各行政执法机关要针对本部门案卷评查中检查出的问题，认真总结，加强培训与考核，从强化依法行政程序意识入手，确保行政处罚的及时、合法、有效，并作为依法行政的一项重要工作来抓，真正做到有法必依、执法必严、违法必纠，不断提高依法行政能力和文书制作水平。

第四篇：执法案卷案件调查报告

附件十八

案件调查报告

调查时间： 201X 年 月 日 至 201X 年 月 日 调查机构： XX城市管理行政执法大队 身份证号吗：XXXXXXXXXXXXXXX联系电话： XXXX 调查经过和事实：201X年X月X日，XX县城市管理行政执法局执法大队执法队员XXX、XXX巡查发现XX镇XX村XX组X号院内正在建设房屋。现查明：当事人王某某，于201X年X月X日未经规划主管部门批准擅自在XX镇XX村XX组X号建设房屋，占地面积X平方米，建筑面积X平方米，一层四间，砖混结构，目前行砖X米高，做附属房使用。工程总造价人民币X万X元。王某某的行为违反了《中华人民共和国城乡规划法》第四十条第一款之规定，属违法建设。上述事实有王某某本人陈述、承建该工程人员李某某询问笔录、现场勘案由： 王某某涉嫌未经规划审批擅自建设房屋案

当事人： 王某某 住址: XX县XX镇XX村XX组X号

验笔录、现场平面图及现场照片等证据予以证实。处理意见: 依据《中华人民共和国城乡规划法》第六十四条之规

调查人 日期： 年 月 日 定，建议对当事人王某某处以人民币壹仟伍佰元整的罚款。

第五篇：行政处罚案卷制作实用提醒

行政处罚案卷制作实用提醒

案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。

一、注意“涉嫌”两字要写明

从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。

二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写

目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。

三、注意“案由”要写清

在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。

四、注意“日期”要一致

案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。同时要注意案件各阶段的法定办理时限。如调查取证要在30日内完成，立案要在7日内完成等，不可超时、过期，注意法律效力。

五、注意“骑缝章”要加盖

目前，发现部分单位烟草专卖行政处罚案卷未加盖骑缝章，这也是一种不规范行为。骑缝章的加盖能防止案卷掉页、被抽页、丢失证据等情况的发生，保护案卷的完整性，因此一定要加盖，如果单位没有章，可以用行政处罚机关的公章代替，但一定要经部门负责人批准。

六、注意“证据”要签名按手印

证据是行政处罚案件中能证明当事人违法事实的资料，但在复制、提取证据时发现部分案件承办人只将证据复印件粘贴在了《证据复制（提取）单》上，没有任何说明，这就没有法律效力。不管采取哪种方式取得的证据，只要是复制的都要在复印件上加上当事人的手印与签名，并要注明“与原件一致”。如当事人的身份证复印件、进货发票等。同时建议证据提取尽量在现场进行，这样更有说服力。如果出现文书记录有误，在修改后一定注意加按手印，以确保信息的准确、合法。

七、注意“数据”要准确

在行政处罚案卷中一定会涉及到数字问题，如在《先行登记保存通知书》、《询问笔录》等文书中都会出现卷烟品牌、数量。但在实际操作中发现存在不同文书中数据不符的情况，如近期在案件审查时发现查扣了5条假冒卷烟，《先行登记保存通知书》的卷烟也是5条，由于有1条进行了抽样签定，案件承办人在没收物品收据中开据了4条，前后数据不一致。因此案件承办人员在开据票据、填写文书时一定要核对清楚数量，如遇到特殊情况要及时与部门负责人沟通，提高准确性。

八、注意“人称”要统一

随着办案信息平台的使用，现在部分单位用电脑打印文书代替手工填写，但随之也出现了人称先后不统一的问题。如在《行政处罚决定书》中，在写违法行为基本情况时使用的人称是“你”，而在作出行政处罚决定告知当事人权利时使用的人称是“当事人”，同一文书前后人称不统一，案件承办人一定要注意这一细节。

九、注意“执法证”要有效

目前，在《检查（勘验）笔录》、《询问笔录》、《抽样取证物品清单》、《证据复制（提取）单》、《先行登记保存处理通知书》等文书要求注明执法人员的“执法证号”而且要2名以上人员。现在我们的行政执法人员中聘用员工占据一半，而这部分人员的检查证件有效期一般为两年，因此一定要注意证件的有效性，否则会出现程序上的不合法，影响行政执法效力。

十、注意“印章”要与行政执法机关一致

经过近期的案卷合法性审查，发现有部分单位文书的落款与印章不符，如行政执法单位落款为“清徐县烟草专卖局”，而印章为“山西省清徐县烟草专卖局”两者不符，没有使用全称。虽然是同一个执法部门，但只有印章具有法律效力，且受法律保护，因此，希望各部门在制作案卷时落款一定要按印章全称来写。

十一、注意“两人签名”要写全

在我们目前使用的文书中，只要涉及到检查人员、见证人等签名的部分，一定注意签署两个人的姓名，规范我们的行政执法行为。同时也要注意，两个人的签名一定不能出现代签情况，否则同样没有法律效力。