秘书文秘论文：从利用工作谈文书材料的分类与组卷

第一篇：秘书文秘论文：从利用工作谈文书材料的分类与组卷

秘书文秘论文：从利用工作谈文书材料的分类与组卷[1] 【网络综合-管理学论文】

分类是文书材料立卷的核心，立卷质量的高低很大程度上取决于分类方法是否科学、合理。在近几年对机关文书材料立卷的检查、指导工作中，笔者发现，这始终是机关文书部门或档案部门无法逾越的鸿沟。因此，笔者想就这一问题浅谈个人之见解，以求与同行共同探讨。

一、分类和组卷的基本含义

分类是人们认识思维的结果，是对客观事物认识的一种基本方法。客观事物有从少到多、从简单到复杂的不断变化发展的过程。当事物发展得越来越多、越来越复杂时，为了能更准确地认识和掌握事物的本质，人们便按一种标准或一个角度来对事物进行划分。划分出的每一类都从属于这一事物，都是从不同的侧面反映了事物的属性，种类之和正好等于这一事物。例如，从性别分，人可分为男人和女人，从所有制形式分，企业可分为国有企业、集体企业、私营企业、股份制企业、三资企业等。根据分类逻辑性规则，按同一标准所划分出来的类，类与类之间必须互相排斥、不能交叉、重复或包含，下位类之和等于上位类，并且同一次分类只能采用一种标准。

在档案工作中，有许多分类概念，如信息分类、概念(种类)分类、实体分类、全宗分类、年度分类、组织机构分类和问题分类等等。这里，笔者所着重谈的是在档案实体分类中，经过了全宗和年度分类后的组织机构和问题分类是以一个单位一年的文件为整体，根据文件内容特点，把文件划分成若干类别和层次的过程。组卷是指在分类的基础上把具有共同特点或密切联系的文件组合成案卷的过程。这就是文件分类和组卷的一般含义。

二、分类与组卷的关系

在文书立卷理论中，分类与组卷的方法、原则各自不同，不难区分。但在立卷实践工作中，常出现对文件分类与组卷方法中采取的分级别、作者、文种、保管期限等分类在概念上模糊不清，运用起来前后冲突，使案卷质量大打折扣。因此，正确理解文件分类与组卷的关系对立卷工作是至关重要的。

1、分类是组卷的前提

首先，分类是档案管理的基础。在档案管理工作中除了进行全宗区分、档案门类区分、年度区分外，还必须对档案划分“类别”，因为文件在经过全宗、门类、年度分类后、文件依然是一堆杂乱无章的材料，此时组卷，结果必然造成案卷内容混杂，也使日后案卷的排架、编目等许多工作难以进行，这对规范管理极为不利。其次，分类的类目是档案馆(室)检索文件的第一要素。一般情况，利用者查询档案，提供线索往往是一份文件的具体作者或内容或时间或文种等特征，而案卷很少能直接反映某份文件的具体特征，因为案卷是一组文件的集合，案卷反映的只能是一组文件的共同特征而非一份文件的具体特征。因此，档案馆(室)检索文件的第一步只能从这份文件所从属的类的一至几个案卷中去查找，也就是说第一步工作是先判定文件从属的类，然后，在确定的类中再通过其他特征检索文件。因此，类目成为检索文件的第一关口，如果在文件集合前，没有明确的类目统帅，检索文件只能是大海捞针。

2、组卷是在分类的基础上文件的组合即再次分类

文件按一种标准分类后，在几个大类之间，应该是互相平行的关系，其内容互不交叉、重复或包含。在这个基础上，才能进入组合案卷的过程，组合案卷时一个类接一个类进行。在一个类内，可以按文件作者(级别)、问题、名称等特征组合(再分类)或几个特征联合运用。最后，根据保管期限和文件数量的多少，在一个类内组合成一卷或数卷。然后依次进行，直至完成每个类内文件的组合。

由此可见，分类与组卷实质是立卷工作中一前一后的两个步骤，是对文件进行分类 R>

中共海南省委、省政府关于刑事犯罪、计划生育、×××工作的通知、办法(卷2)

中共海口市委、市政府关于边境检查、城市规划、×××工作的通知、办法(卷3)

海口市××局(本单位)关于扫黄打非、拨付经费、×××工作的通知、办法(卷4)

从卷1到卷4中，同样发现，禁毒扫黄、刑事犯罪、边境检查、扫黄打非是同属于政法类，却分别组合在四个案卷中，同样犯了例1的错误。

以上两例案卷中之所以存在问题的交叉、重复，关键就在于没有明确的分类思想和在同一次分类中采取了两种标准。例1，既有按问题分类，同时又有按文件名称分类。例2，既有按问题分类，又有按作者分类。其共同点是把组卷方法中的文种和作者特征作为另一部分文件分类的标准，把文件的名称即总结、计划(例1)和文件作者的级别(例2)直接作为另一部分文件分类的标准。这违背了原来整体文件应以一种标准即问题标准划分类目的逻辑性要求，不懂得按文种或作者特征的组卷方法只能在同一个类别(问题)内的文件组卷时使用，而不能跨类使用。不懂得组卷只能以分类为前提的要求，把属于第二步骤的组卷方法直接应用到属于第一步骤的分类方法中，结果造成案卷内容重复、交叉，最终会导致检索文件的繁琐和遗漏。

四、以类为先、兼顾其他

在实践过程中，还经常会出现这种情况，就是有些单位，其文件数量少而文件内容多，并且同时又有不同的保管期限。如果按分类的理论，首先就必须进行大类划分、然后在各大类之下根据文件特征组合案卷，这时，类内文件必然很少，甚至组成一个案卷都很难，如果先照顾保管期限，那么，卷内文件内容必然很杂，如：

例3：

×××局关于一九九七年度目标责任制工作、人员任免、×××问题的总结、通知(永久)(卷1)

×××局关于一九九七年半年度目标责任制工作、人员任免、×××问题的总结、通知(长期)(卷2）

第二篇：文书档案的收集整理分类组卷鉴定统计方法

文书档案的收集、整理、分类、组卷、鉴定统计方法

第一节 文书档案的收集工作

一、文书档案收集工作的内容，重要性(一)内容

广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围，归档时间和归档要求。

1.归档范围

(1)确定归档范围需考虑三个因素 a本机关的职能活动 b公文办理完毕 c具有查考利用价值(2)内容

a上级针对本机关的指导性公文

b本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c下级机关呈送的报请类公文

d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文(3)注意问题： a 联合办理的公文；

B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时 C 本机关内部的公文如计划，总结，会议记录

2.归档时间 一般在第二年6月底之前

3.归档要求

a 种类，份数以及每份文件的页数

b 案卷封面填写，卷内文件排列，编页，目录及备考； C 案卷要系统排列，交接时履行手续； D 字迹材料要符合耐久性要求； E 公文必须是正式的生效的公文

(二)收集工作的重要性

1.收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 2.收集质量决定文书档案管理的质量 3.充分发挥档案作用的保证

二、文书档案收集工作的要求

(一)归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求 1.齐全完整是指归档文件材料在种类，份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整

2.质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观，真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。

(二)归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能(三)档案部门要加强收集工作的调查和指导

三、文书档案收集工作的方法(一)严格按归档制度规定进行接收(二)建立相关制度加强零散文件的收集

1.将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制.2.建立外出开会人员带回材料归档制度.3.保证工作变动人员手中材料归档制度

(三)明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整

1.通过公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集.2.对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交.3.本单位的综合性文件，如规章制度，计划，总结，报表等应由文书人员负责收集.一般指不走收发文程序的文件.4，对于各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交.第二节 文书档案的整理工作

一、文书档案整理工作的内容和原则

(一)整理工作的内容

通常分为系统化和基本编目两个部分.系统化指档案的分类，案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录

(二)整理工作的原则 1，充分利用原有的整理基础.2，保持文件之间的历史联系.3，便于保管和利用.二、文书档案整理工作的方法和步骤

文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法.(一)组卷整理法.1.鉴定

此时的鉴定工作包括两方面的内容：

一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件.鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限.这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》.文书档案的保管期限有三种：永久，长期，短期，学校有永久，50年，30年，15年，5年5种期限，社区有永久，30年，15年，5年4种期限 2.分类(1)分类的要求 首先，要结合本单位实际，采用适当的分类方法，一经确定，不能随意变动

其次，文书档案的分类应采用统一的原则，一个单位内部不能采取两种以上的分类方法.最后，文书的分类应遵循一定的逻辑原则，类目之间不得交叉(2)分类方法

文书档案常用的分类方法有三种：分类法，组织机构分类法和问题分类法.A，分类法 B，组织机构分类法 C，问题分类法

(3)文书档案的复式结构分类法

A，——组织机构分类法 即将全宗内的档案按不同分开，在每一内再按立档单位内部的组织机构分类.这种方法只适用于机关单位，并且是内部组织机构变化不大的单位.B，——问题分类法 即将文书档案先按分开，在每个内再按问题分类.机关采用问题分类法时通常分为党群工作类，行政管理类，业务工作类；企业单位只有这一种分类方法，通常分为党群工作类，行政管理类，经营管理类，生产技术管理类.C，——机构——保管期限分类法 这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位.D，保管期限————组织机构分类法 这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位.以上类别(文件所属的机构和问题)，归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范围和保管期限表.各单位在修订归档范围和保管期限表时，一定要报区档案局审批备案。3.组卷(1)方法

公文的主要特征：问题，时间，责任者，名称

公文类型：会议，案件，信访，简报

我们工作中通常采用在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷，通常一个问题组成一卷，但不同保管期限的文件不能组在一起。4.卷内文件排列

通常采用时间排列法.一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，结论在前，依据在后，批复在前，申请在后，原文在前，复制件在后.5.卷内文件编号

对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，有字的页就编，正面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角.6.抄写卷内目录

按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文件最前边，用钢笔填写.说明：正文与底稿算一份，转发文整体算一份，批复与请示算作两份文件，会议要抄到议题.7.填写卷内备考表 8.填写案卷封面 9.案卷装订 三孔一线法 10.案卷排列及编号(1)案卷排列方法

A 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列.即保管期限————问题排列法.B 按照文件的作者，收发文机关及文件内容所涉及的地区排列，即保管期限————组织机构排列法.C 按照案卷所属的时间顺序排列.(2)案卷编号

按排列好的顺序每个保管期限大流水编号，到1000卷左右断号，注意不能有重号.11.装入档案盒 12.编制档案检索工具

(1)案卷目录 著录案卷内容及成份的一览表，常采用保管期限——的编制方法，案卷号一般不突破四位数.(2)全引目录 又称案卷文件目录，是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇编成的检索工具.(3)专题目录 是以专门问题为线索而编制的检索工具，与全引目录编制方法类似.(二)归档文件整理法 1.鉴定 同组卷整理法.2.分类 ——问题分类法和——保管期限分类法两种.3.装订 装订前要先检查文件的齐全完整，对不符合长期保管要求的要采取补救措施，如裱糊，复制等.4.文件排列 采用保管期限————问题(机构)法排列.具体要求同组卷整理法.5.加盖归档文件章并填写档号章内容 一般在文件首页上边的空白处，使用红印油.6.文件编号 包括件号和页号，件号按保管期限————类别的顺序大流水编号，填在归档文件章内.7.填写归档文件目录 按编好的文件顺序抄写，具体要求同卷内目录填写，时间项采用8位数字.8.文件装盒 按文件顺序装入，装满为止.9.填盒内备考表

(三)档号的编制原则与方法 1.档号的编制方法

档号通常包括全宗号，案卷目录号(文件目录号)，案卷号()，件号(页号)(1)全宗号 每个立档单位全部档案的代号

(2)案卷目录号(文件目录号)每本目录的排列顺序号，通常按目录产生的时间顺序排列.(3)案卷号()组卷法每本目录内案卷的排列顺序号，每本目录均从“1”开始，并做到不重，不空，不漏.归档文件整理法因不用组卷，此项添文件所属.(4)件号(页号)件号是针对不装订的案卷，一份文件编一个号，页号是针对装订的案卷，一本案卷编一个流水号.2.档号的编制原则

(1)唯一性原则 即四不重原则

(2)合理性原则 即与文书档案的分类体系相适应(3)稳定性原则

(4)简明性原则 易记，易写，易识

第三节 文书档案的鉴定和统计工作

一、文书档案的鉴定工作

(一)文书档案鉴定工作的内容和标准 1.文书档案鉴定工作的内容

包括真伪和价值的鉴定，基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定.2.文书档案鉴定工作的原则 从社会的总体需求出发，用全面的，历史的，发展的观点判定档案的价值.(二)文书档案的价值鉴定 1.文书档案价值鉴定的标准

主要有档案来源标准，内容标准，形式特征标准，相对价值标准，效益标准.2.文书档案保管期限的确定

档案的重要程度越高，发挥的作用越大，它的保管期限越长.根据国家档案局的规定，文书档案的保管期限分为永久和定期.有关永久和定期档案的保管范围

(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤

1.文书档案鉴定工作的方法 就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地身，从文书档案的内容，作者，名称，可靠程度等方面审查.2.文书档案鉴定工作的步骤 文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行.具体分为三个步骤：第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门一，二年后销毁；第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定归档文件的“生存期”，这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施；

第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审.复审主要采取两种形式，即移交复审和到期复审.3.到期档案的复审工作(1)档案鉴定销毁原则

贯彻“审查从细，留存从宽”的原则.(2)档案鉴定销毁工作组织形式 档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导，档案员和相关职能部门的兼职档案员组成.(3)档案的鉴定方法

采取直接鉴定法，以案卷(件)为单位，根据文件内容逐卷，逐件，逐页的进行审查鉴定.(4)档案鉴定的标准，依据

文书档案应按照本单位制订的保管期限表进行；(5)档案销毁工作

a，档案销毁手续：对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁.b，档案销毁方法：销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，到指定地点，二人以上监督核销，监销人在销毁清册审批表上签字.(6)文书档案鉴定销毁程序

a，组成鉴定小组对档案进行价值鉴定.b，对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表.c，鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见.d，将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销.e，监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导.f，将销毁清册归档保存.鉴定销毁指导手册

鉴定销毁表格

二、档案统计工作

主要介绍统计工作的内容：数量统计，业务管理工作质量统计(归档率，完整率，准确率)，开发利用工作统计，档案工作条件统计。

第三篇：文秘工作与文书档案管理一体化刍议

文秘工作与文书档案管理一体化刍议

摘要：文字秘书是掌管文书并协助机关或部门领导处理日常工作的人员，也是党政部门和企、事业机关必备的工作人员，是领导的参谋和助手。文书档案管理是行政机关及企事业单位一项必不可少的特殊工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质。文书工作和档案工作有着各自不同的内容和特点，二者是行政管理工作的主要组成部分，有效地将文书、档案实施一体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。

关键词：文秘档案 管理 一体化

一、文秘人员素质

作为专业工作人员，文秘人员必须有较高的政治思想理论素质。坚决执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于机关文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质；文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。

科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同机关单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。现代诗会是信息时代，这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术，这样才

能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速接收信息，安全保护信息，准确提供信息，最大运用信息，更好地服务于文书档案工作。

文秘档案人员还应给具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是份十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作，需要一种高度负责的精神，工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实，要求文字秘书不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬、而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能，成为优秀的档案管理者。

二、文秘与档案管理工作的衔接

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上承下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办，归档，会直接影响整个单位的工作效率，能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门精神。因此说文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。以基础档案管理为起点，规范运作方法才能有效推动文秘工作规范有序地健康发展。

搞好档案管理关系到文秘工作的科学性、全面性、档案资料的准确性和科学性。建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是重要的管理手段和工作任务。档案的利用能

够推动文书处理的再生工作。档案管理是一门专业性很强的学科它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、处理纠纷、落实政策是相互制约、相互依赖的。搞好档案工作不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供服务，促进改革发展发挥作用。

文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。强化“文档一体化”意识，把文书处理规范化的入口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作，是切实推进文秘工作和文书档案管理工作一体化的重要途径。

三、加强档案现代化管理进程，实现文秘档案电子一体化。加强硬件建设，是档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否，直接关系到文秘和档案工作的成效。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文字秘书同时因该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要归历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作。次那个信息时代的需求来看，档案信息必须上网其价值才能充分体现。文档一体化的实现，使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询，通过网络进

行广泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制，并实现文件，图像，声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等，共享档案信息资源。目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索，先确定自己要查找的文件年代或类别，然后调出该或类别的内目进行查找，非常繁琐，费时、非礼效率很低，但如果实现文档一体化，就可以采用计算机检索，只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机，计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时，可以利用计算机直接查询，甚至将所需文件内容直接打印出来。

结语：文书档案管理师一项特殊的工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质积极鼓励文秘人员不断拓宽知识层面，创新工作思路，实现文书档案管理工作现代化和一体化，科学手机整理，开发利用好档案资源，高质量做好文书档案管理工作，更好地服务于事业发展。

参考文献：

曹瑞玲《文秘人员素质与文书档案管理刍议》，《工会论坛》2007年第3期。

马燕《谈文秘人员素质与文书档案管理》，《管理观察》2010年第19期

刘蕴璞《论文秘工作与文书档案工作的一体化》，,《现代商贸工业》2009,21（8）.

第四篇：秘书论文：谈如何做好机关协调工作

秘书论文：谈如何做好机关协调工作

协调工作，是各级机关的一项基本职能，也是机关工作人员的一项基本职责。武警部队的双重领导管理体制，对做好机关协调工作提出了更高的要求。实际工作中，协调工作名目繁多、林林总总。如何做好机关协调工作呢？

一、吃透任务。主要做到“五清”。一是搞清协调范围，明确协调对象，这是做好协调工作的前提。二是搞清协调事项，明确要协调的问题，这是做好协调工作的核心。三是搞清协调目标，明确要达到的目标，这是衡量协调成功与否的关键。四是搞清协调时间，明确时间节点，这是调控协调进度的尺码。五是搞清上级意图，明确对协调工作的具体要求，这是确保协调工作顺利进行的重要依据。做到这“五清”，协调者对协调任务就有了总体把握，具体协调时就能做到心中有数。

二、系统谋划。常规谋划好两个系统：一是谋划好与协调任务密切关联的工作大局，就是找准协调任务在整个工作系统中的位置、所发挥的作用以及与之直接关联的其他工作事项，确保协调任务与全局工作同频共振、浑然一体。二是谋划好协调任务本系统。遵循系统论原理，按照事理逻辑规律，将协调任务分解细化成若干事项。情况简单事项的协调，拉出工作纲目即可；复杂事项的协调，应视其为一项工程，并将其分解，依时间次序排列，经过综合统筹形成协调工作方案。为形象直观、条理清晰、一目了然地展示协调工作流程，常常附以表格或流程图。在系统谋划中要特别注意，分解细化协调任务时应当考虑周延、全面，不漏项。

三、择优方法。协调工作的方法多种多样、不计其数，具体情况具体运用；老方法不适应了，应当在实践中创新新方法。常规的协调方法有以下五种：一是电话协调法。适用于简单的、一事一结的工作协调。二是单独当面协调法。适用于协调面小、情况需要当面说清楚并表示尊重协调对象的事项。三是书信协调法。适用于情况较复杂、电话里一时说不清或不便当面协调的事项。四是公文（公函）协调法。适用于机关与机关之间协调重要事项、明确协调身份，并以此作为协调依据的公务协调。五是会议协调法。适用于协调面大、协调事项多等综合性工作的协调。实际工作中常常诸法并举，择优而用。

四、信息贯通。实际工作中，情况在不断发生变化，保持协调中的信息畅通十分重要。实践中应当把握好三点：一是密切关注和了解掌握来自上下接口的各种信息，切实把握住各种变化了的情况以及协调中遇到的新情况新问题。二是依据变化了的情况及时修正工作方案，相应调整协调内容、方法和步骤。三是第一时间将调整后的工作方案传达到各有关协调单元，确保协调工作同步整体推进。协调者应充分发挥枢纽作用，及时做好上情下达、下情上报，确保协调信息全程、全方位畅通。

五、谦恭友善。协调者谦恭友善的态度，对被协调者保持应有的尊重，对保证协调工作进度和质量起着重要作用。工作中应当做到：第一，要态度和善，切忌盛气凌人。盛气凌人不仅有损自身形象，而且不易被别人所接受，会增加协调工作的难度。第二，要文明用语，切忌出语伤人。文明用语，既表现了对别人的尊重，也体现了自身的素质、涵养，协调中容易赢得对方的理解、尊重和支持。第三，要不厌其烦，切忌急躁、抱怨。协调中情况总在发生变化，有时变化还非常快，协调方案势必要随之修改和调整，工作就会出现反复和忙乱，也容易引起协调者的急躁和埋怨情绪。因此，必须清醒地认识到，变化是绝对的，不变才是相对的，从而在实际工作中主动去适应这种变化。

（作者单位：武警总部司令部）

第五篇：从办公室工作的特点谈秘书的职业道德

从办公室工作的特点谈秘书的职业道德[1].txt我们用一只眼睛看见现实的灰墙，却用另一只眼睛勇敢飞翔，接近梦想。男人喜欢听话的女人，但男人若是喜欢一个女人，就会不知不觉听她的话。........年..月南京机械高等专科学校学报第!卷第.期 从办公室工作的特点谈秘书的职业道德 张相琼

摘要办公室工作具有全局性、机要性、事务性、周密性等一系列的特点, 这些特点要求作为办公室 的秘书必须具备忠于职守、胸有全局、严格保密、谦虚谨慎、严谨细致、无私奉献的职业道德。

关键词办公室工作特点职业道德

无论是党政机关, 还是企事业单位, 一般都设有办公室这个部门。办公室作为一个综合 部门, 在一个单位或一个部门中所处的地位十分重要, 起着上传下达的重要作用, 是一个单 位或一个部门的工作枢纽。同时, 它又是一个单位或部门的窗口和门面。办公室工作的好坏 直接关系到一个单位或一个部门的形象和工作的正常运转, 关系到上级的决策能否及时传 达到基层各部门, 基层情况和问题能否及时反馈到上级领导层。办公室秘书是办公室人员结 构的重要组成部分, 是办公室开展工作的直接组织者和参与者, 他们的素质直接关系到办公 室工作的质量和水平, 而在秘书的素质中起决定作用的当是秘书的职业道德。

一、忠于职守, 忠诚可靠

忠于职守、忠诚可靠是秘书首要的职业道德, 秘书应具有较强的敬业精神, 做好本职工 作, 把自己的职业活动同领导层的需要和社会利益紧密结合在一起。要有对组织、对工作的

耿耿忠心, 认真负责, 做一个可以信赖的人。秘书人员还应勤学习。一是结合工作学习。高校

办公室的工作人员大多是从其它部门调进来的, 没有受过专职秘书的系统训练, 刚到办公室 这样的综合部门, 工作很难开展。为了很好地工作, 必然要主动去学习有关方面的知识。二是

学习各种理论知识。邓小平理论是指导我们工作的强大思想武器, 要原原本本地读原著, 在 学好原著上下功夫。还要及时学中央文件,平时多看一些报刊, 多看一些历史、科技、市场经

济理论等各个方面的书籍。三是熟练掌握计算机操作。计算机的操作使用是一个办公室工作 人员的必备技能, 现在许多的信息、资料均可从网上得到, 为搜集资料节约大量时间和精 力。尽管工作忙, 业余时间有限, 但还是要挤出时间来补充一些新知识。二、胸有全局, 贯彻意图

办公室是一个综合部门, 是一个单位或一个部门的中枢。它处于上情下达、下情上报、承 上启下的地位。这个地位决定了办公室工作具有全局性的特点。办公室秘书在工作中, 要从 全局出发, 办事、做工作不能站在部门的立场, 成为部门的代言人。办公室工作的全局性要求

办公室秘书要胸有全局, 要有很强的集体主义观念和无私奉献的精神# 同时, 必须坚决服从 领导, 体现领导活动的要求, 严格按照领导意图办事。

三、严格保密, 守口如瓶

办公室直接同领导层相联, 主管着本单位的机要工作。具体体现在.一是领导们和部门 的涉密事件# 二是负责机要文件的管理。这就决定了办公室是接触机密最多、最广的办事机 构, 因此, 办公室的一项重要工作就是保密工作。办公室秘书要增强保密观念, 对自已听到和

看到的很多机密情况, 即使对自已最亲的的人也不能说。这就要求办公室秘书具有好的政治

第.期张相琼.从办公室工作的特点谈秘书的职业道德

素质, 认真学习党和国家有关保密工作的政策和法规, 不该说的不能说, 不该传的不能传, 做

到守口如瓶。和平时期不松懈, 警惕敌对分子窃密活动。领导同志之间有不同意见, 讨论问题

出现不同意见是正常现象, 决不能去传播, 在办公室保密工作中, 一个重要组成部分就是秘 密级文件的管理。对秘密级文件的印制、收发、登记、阅读、传递、保管、清退、销毁等各个环节

要采取必要的防范措施, 确保无失、泄密事件的发生。

四、严谨细致, 迅速敏捷 处理大量繁杂、具体的日常事务, 是办公室日常工作的重要内容之一, 这些日常工作如 办文、办会、电话、接待等, 范围广、头绪多、难度大# 同时, 办公室工作是周密性的工作。无论 是领导政务活动的安排, 办会、办文、档案收集整理等都要做到周密细致, 丝毫不可大意, 否

则, 可能就会发生问题, 甚至使工作无法开展下去。如办公室办会就要周密的筹备和组织, 会

前, 要明确会议主题、时间、地点、参加人员, 拟发通知书, 准备文件材料, 会议议程、日程和程

序的安排, 车辆的配备及会议物资购置、会场的布置、会场上的设备及主席台人员座位的规

划安排及会场工作人员的安排等, 每个环节都不可大意疏忽。再如办文, 在公文的形成过程 中, 文件的起草、审核、签批、打印、发出, 每一步骤和环节都要做到细致、周到, 马虎不得。因

此要求办公室秘书人员必须养成全面周密、井然有序的良好习惯, 切忌粗枝大叶、马马虎虎、丢三落四。一丝一毫的粗心, 都可能给学校工作带来严重的后果。优秀的秘书不仅严谨细致、一丝不苟, 而且迅速敏捷、注重效率, 在秘书活动中处处体现一个“ 快”字.反应快、理解快、行

动快, 在快节奏中适应现代社会的发展, 在快节奏中跟上领导工作的需要。五、埋头苦干, 默默奉献

办公室的工作大部分是服务性工作, 为领导服务, 为部门服务, 为广大群众服务。秘书的 劳动成果具有潜隐性, 所做的是大量幕后工作, 没有必要到处出风头, 更不能有名就沾, 有利

就抢。因此, 作为秘书, 一定要增强服务意识, 要有奉献精神, 要有一颗寻常心, 对工作不躲、不推、不拖, 知难而进, 勇于负责, 互相协调, 保证办公室各项活动能顺利进行。另外, 在办公 室工作要做到宠辱不惊、淡泊名利。做秘书的经常跟领导在一起, 看到的、听到的都很多, 有

些事情不一定都很合理, 一定要以平常心待之。如果心里老想到不平, 心理难免失衡。做秘书

工作的必须做到任劳任怨。办公室工作需要的是默默无闻地埋头苦干# 需要的是名利面前让 一分, 退一步# 需要的是无名英雄。

六、谦虚谨慎,平等待人

办公室是领导机关的“ 窗口” 和“ 门面” , 秘书的一言一行直接关联着领导机关的作风和

领导者的形象。对此, 秘书不应产生一种优越感、特殊感, 而应时时处处从严要求自已, 特别

要注意谦虚谨慎、平等待人。办公室虽然处领导的身旁, 但和同级仍然是平等关系, 不是领导

和被领导关系。遇事要协商解决, 不能以我为是, 唯我是从。秘书要密切联系群众, 做领导与

群众沟通的纽带与桥梁。秘书谦虚谨慎、平等待人的道德规范, 还要求当代秘书强化公关意 识, 言谈适度而得体, 举止文雅而优美, 体现修养, 展示风度, 通过自已的努力, 为领导和机关

树立良好的形象。

参考书目

《现代秘书学》史玉娇主编青岛出版社% 《业务通讯》中共江苏省委办公厅主办% &张相琼本校学校办公室秘书.