第一篇：外贸部门工作流程和职责
外贸部工作流程和制度
1． 客户的询盘，一般在下订单之前，都会有相关的询盘给业务员。在收到客户询盘后，需在第一时间里回复，若有客户需求具体提供报价或需找样的询盘，需在收到询盘后马上发函于客户，告知客户会在什么时候报价，何时能够提供样品，原则上应在半小时内报价，最迟不能迟于下半个工作日，找样最迟不低于一天时间，以此高效服务才能赢得客户。
2． 对于客户需求打样的，要按具体要求，制出书面打样单，打样单上严厉清楚概括，货号，原料，颜色搭配和做法，打样单由外贸部经理签字后，方能布置打样。样品完成后需细心审核样品，寄出前，必需摄影存入电脑档案。若是新客户，样品能否向客户收费，收多少，快递费是预付照样到付，需请示经理，由经理决议。总的原则是：若是少数样品，样品免费，运费到付。如样品数目较多，应思索样品收费，运费到付。3． 严厉掌握核价单，准备地报出美金卖价，需制作一份报价单，详细列明布料的规格递交业务部核算坯布价格，报价单为一式二份，业务，外贸部各存底一份以备订单签署后作为与业务核算依据。美金卖价确定后，准则上必需经外贸部经理审核后，方能对外报价，单个客户提出佣金要求的，业务员必需把工作前因后果向直属总经理汇报请示清晰，由总经理决义可否操作。4． 积极主动与客户坚持联络，促使客户及早下订单，样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否收到样品，确认客户收到样品后，应立刻发信给客户，十分谦让的讯问客户对样品的评价，讯问客户能否有下订单的意愿。5． 确定付款方式：汇付，托收和信用证三种。如果是T/T付款，要确认定金已经到账，要坚持30%预付定金的原则，如果是放帐或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需公司领导确认同意，在考虑是有长久贸易伙伴可以实行。如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员应该仔细审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客户改证。采用LC收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付，采用TT收汇的，在取得提单后马上传真给国外买方付款，确认收到余款后再将提单正本及其它文件寄给国外买方。如果TT收汇的，要求收全款才能做装箱，要等收款后再安排装箱，拿到提单后可立即寄正本提单给国外客户。6． 外贸部收到订单后，首先要做出业务核表，按出口合同审核表的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明，合同审批需附上客户认单件。审核表由业务员签名，部门经理审批，再交总经理审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经总经理与外贸部洽谈审批后才行。合同审批后制成销售订单，交给跟单员跟进。业务人员在收到及确认预付订金到款后方可下达生产通知，通知生产部门排产。
7． 业务员应一直树立“订单就是敕令的企业理念，客户下单后，业务员应在第一时间整理出订单，并立刻下发到有关部门。组织安排货源和跟踪生产进度，及时汇报给客户生产进度，产前色样最终与客户核对，由客户签字后发放于染厂。若有客户交待不清的，应立刻发电子邮件与客户书面确认。8． 对于客户的款项安排，严格要求控制在30%及30%预付定金，以减少不必要的风险，客户的货款必是在收到已扣除银行手续费的货款，在客户汇款前需跟客户阐明。
9． 验货：在交货期前一周，通知跟单员验货，如客人自行验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知仓库。如果客户指定由第三方验货公司验货的，在交货两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货前安排好时间。
10． 进出仓：货物到达公司仓库前，通知仓管到货时间和递交送货清单，仓管员凭送货清单核对商品点数进仓，并由仓管指示并协助搬运工按已定的位置将商品逐一摆放好。货物出仓前递交仓库一式二分发货清单，并同仓管协助安排搬运工及点数。货物装卸完毕后，由仓管开具放行单，放行单上注明货总数量，出仓时间和发往地，注明装柜柜号，司机姓名和联系方式，必要时需要司机签字。
11． 应在出货前一个星期内，制备基本文件，装箱资料，制作出口合同，商业发票，装箱单等文件，如果没有收完货款，经有总经理与客户商量批准后方可出货，在做商检之前，需与总经理协商该批货物的单价，米数和金额，以求最大化的取得出口货物的价值。
12． 租船订仓：如果跟客户签订的是FOB 条款，通常由客户指定运输代理公司或船公司，应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少三天以前，以及船期能否达到客户要求的交货期。应在交货期一周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船三天前可拿到定仓纸。
13． 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人，如客人不同意时要另选客人认可的船公司，开船前两周书面定仓，程序同上。如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位，拿到入仓纸时，还要了解结关时间，入仓报关要求等内容。14． 安排拖柜：货物做好后并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜，拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料： 定仓确认书，放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行及装船口岸等。船公司或其代理人必须在收取运费后发给托运人运费预付的提单，如属到付运费货物，则在提单上注明运费到付，由船公司卸港代理在收货人提货前向收货人收到。
15． 收取海运提单及其它运输文件： 最迟在开船后二天内要将提单补料内容传真给船公司或货运代理，补料要按L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。督促船公司尽快出提单样板及运费帐单，仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。及时支付运杂旨，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件，支付运费应做登记。货物发柜后七天后，向货代公司索取报关单,与出口代理协商需开票总金额, 向财务部递交开票资料.16． 制单结汇交单给出口人，在信用证到期前和交单期限内向指定银行提交符合信用证条款规定的单据。这些单据经银行确认无误后，根据信用证规的付汇条件，由银行办理出口结汇。货物装运后，由进出口公司即应按照信用证的规定缮制和备妥各种单据，包括汇票，出口发票，运输单据和保险单以及其它合同或信用证规定的所需结汇单证单据。在信用证规定的交单有效期内，将各种单据和必要的任证送交指定的银行办理要求付款。承兑或议付手续，并在收到货款后向银行进行结汇。
第二篇：法务部部门职责和工作流程
法务部部门职责和工作流程
一、法务部岗位职责(一)预防纠纷
1.协助总部及各部门、各电厂建立、完善各项规章制度。
规章制度起草部门根据讨论或征求的意见对规章制度草案修改后，将规章制度草案连同征求的意见等资料送法务部，由法务部出具审查意见法务部对规章制度草案就下列主要方面进行审查：
(1)规章制度是否符合法律、法规的基本原则，是否符合国家政策；(2)规章制度草案与公司现行规章制度是否协调，如果要改变现行规章制度的，理由和依据是否充分；
(3)规章制度草案体例结构、条款、文字等是否符合规章制度的要求。规章制度打印成文后，应转送一份给法务部登记备案。
2.制定梳理各类业务合同范本。（待向运营部了解业务模板和类型）3.审查、修改、会签合同，协助和督促公司对重大合同的履行。合同管理实行会签、审核责任制原则和安全、效益原则。
原合同管理办法规定：各电厂、项目部需签订合同，作为经办部门，《合同签订审批单》经股份公司业务主管部门、规划管理部审核后报总裁室和有权人审核审批。股份公司各部门需签订合同，作为经办部门，《合同签订审批单》经规划管理部审核后报总裁室和有权人审核审批。
(1)合同评审流程：建议将法务部添加到评审流程汇总。常规类合同/非常规类合同规定不同流程？常规合同的范围：
a)成熟的合同范本； b)业务类型限于（待分析现有合同后进行补充）： c)合同价款：
d)合同期限：少于3年。
e)其他条款：无苛刻的违约责任、保修期等。PS: 1.承办部门须将与本合同有关的资料作为附件供会签审核部门参考。2.在会签审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在会签审核意见或法律意见中予以明示并提出修改意见。
3.法务部可以对重大合同的立项、签订、履行、审核进行全程参与。重大合同为合同标的超过人民币___万元，或其他重大复杂的，对公司有重大影响的合同。4.法务部对于参与评审的合同保留签章版复印件。
(2)合同的履行监督
合同履行指合同签订后，各承办部门应通过合同分析、交底及控制等来组织完成合同内容，法务部配合。合同履行结果，应与绩效考核挂钩。
a)合同分析：a.分析合同风险，执行风险对策，分解、落实合同任务；b.分析
合同中的漏洞，解释有争议的内容；
b)重大合同交底：在对合同的主要内容进行分析的基础上，组织项目有关人员
进行交底，学习合同条款和合同分析结果，并将各项任务和责任分解，落实到具体部门、人员或外包供应商，明确工作要求和目标；
c)合同控制：在合同履行过程中要对合同的履行情况进行跟踪和控制，并加强项目或工程的变更控制。公司合同履行情况的监督、检查采取自动报告与不定期检查相结合的方式。合同承办部门负责人应加强对本单位部门合同实施的监管，以保证合同的完全履行及合同缔约各方的合法权益。发现问题应及时纠正、处理，对合同在履行过程中所发生的严重瑕疵应立即书面报告部门负责人和法务部，并在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出异议或予以答复。发出的异议文函或答复材料需经法务部审核、备案。在合同纠纷处理过程中，PS:承办部门或承办人不得以对方的口头（包括电话）答复作为合同变更的依据。未经法务部审核和承办部门负责人同意，不得向合同另一方作出实质答复、提供文件资料。
(二)解决已发生法律问题（诉讼/非诉讼）
诉讼是指以本公司为一方当事人或作为第三人，采用诉讼、仲裁方式解决纠纷的法律事务活动。包括：民事诉讼案件（包括不服劳动仲裁裁决的诉讼）、行政诉讼案件、刑事及刑事附带民事诉讼案件、仲裁类案件等。非诉讼是指以本公司为一方当事人，采取协商、调解、仲裁、复议等方式解决有关纠纷或争议的法律事务活动。
法务部应遵循有效维护公司合法权益和充分协调必要关系相统一的原则处理已发生的法律问题。
(1)案件起因人与起因部门负责人负有配合、协助法务部处理案件中的相关问题、收集和提供案件的原始证据及相关依据的责任。
(2)公司所有员工在经营管理活动中发现公司的利益可能或正在受到损害，有义
务及时向所在部门、单位的负责人反映；部门、单位的负责人应在得知情况之日起五日内以书面形式呈报法务部，需要采取紧急处置措施的，部门、单位的负责人还应及时采取紧急处置措施。
(3)法务部应在 2 日内对呈报单位书面答复，法务部认为有必要采取诉讼措施 的，应立即告知公司总裁或公司负责人，并评估诉讼风险。法务部认为不需采取诉讼措施，应书面通知呈报单位并告知如何避免公司利益受损。
法务部可根据案件具体情况对外委托律师进行法律协助。
(4)在公司的经营、管理或其他活动中，被其他组织或个人起诉而被动参与（包
括可能涉及）诉讼活动的，当事人、有关责任人和所在部门、单位应及时向法务部说明案情并提供相关材料，以备应诉工作的顺利开展。
(5)对于案件处理进程中所需要的必要条件和关系协调，案件关联单位及相关人
员应积极、主动配合法务部开展针对性工作，保证案件处理的顺利进行。(6)在案件审结后，依据人民法院的生效判决，法务部应继续作好执行阶段的工
作，对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，承办部门或承办人应及时向公司负责人汇报，并报法务部在法定申请执行期限内，向人民法院申请强制执行。
(7)案件处理完毕后，由法务部负责对全案情况进行总结，形成材料向公司领导
汇报，并向有关部门、人员酌情通报，条件允许可作为法制宣传教育材料加以运用。
(8)法务部应当系统全面地对案件材料进行整理并编撰成卷，建立案件归档制度。
(三)提供各部门的法律问题咨询
1.公司法律事务的咨询、指导以公司各职能部门及公司经营管理人员主动咨询 与法务部及时解答或主动指导相结合的方式进行。
2.公司法律事务的咨询、指导以法律事务咨询单和法律意见书的书面形式进行。
3.公司各职能部门及公司经营管理人员对在公司经营管理活动中遇到的需要
咨询的事项，应主动以法律事务咨询单的形式向法务部寻求法律咨询。法务部接到法律事务咨询单，必须在合理期限内做出解答，针对所咨询的事项出具法律意见书。
4.法务部有权主动对公司各职能部门及子公司的经营管理活动提出法律意见，出具法律意见书。(四)法律法规调研
1.收集、整理、保管与公司经营管理有关的法律、法规、政策文件资料，以定
期法务通讯、法律意见书、政策法规速递等形式输出法律调研成果，为公司经营管理决策提供法律上的可行性、合法性分析和法律风险分析以及法律政策依据。
2.梳理公司运营资质类文件、优惠政策等，定期向各电厂普及。(五)法律培训
为了提高公司人员的法律意识和法律素质而进行法律知识培训，由法务部负责，由公司行政部门及相关部门协助。
法律培训应结合业务工作实际，进行案例分析和工作研讨，解决业务工作中的重点、热点、难点问题；对各电厂、项目部人员加强合同法律意识，对新颁布或修订的和业务工作有密切联系的法律、法规、规章，应及时组织学习、培训。(六)处理公司领导交办的其他事务。
二、法务部工作流程
1.合同类业务：拟定/送审/修改通知—当事人沟通—合同拟定/审查/修改（目 的性、完整性、明确性、合法性、风险程度等方面）--提交成果---反馈（新业务类型进行范本化/相关问题处理）。
2.咨询类业务：咨询请求—搜索信息—准备答复—答复—反馈（形成建议/意
见）。
3.建议、意见类业务：自主观察/信息收集/反馈—形成建议/意见（法律/管理
角度）--反馈（制度化/移交其他部门）。
4.争议处理/诉讼辅助类业务：部门反馈/公司指令—根据法律要求/外部律师 要求收集整理材料—提供证据材料支持/法律支持—参与具体过程—结案/争议进展动态报告—反馈（规范化措施建议/预防意见）。
第三篇：电子商务部门工作流程及职责
电商部岗位流程及职责
一，部门经理：
需负责网店的整体运作、营销、运营推广和分销客户关系。
1，整体运作：产品的策划、店铺改版、组员工作分配等管理工作，保证部门正常运作；
2，营销：制定销售计划，收集市场行业信息，策划店铺促销活动方案，带领团队完成业绩目标；
3，运营推广：收集同类目市场行业信息，策划营销推广方案、策划淘宝官方的相关活动。
4，分销客户关系：已有分销客户维护、开发新网络分销、分销授权管理等 二，客服：
1，熟悉各种操作、熟悉本店所有产品；及时、耐心的回答客户提出的各种问题，引导购买，促成交易提高转换率，通过技巧销售提高客单价；及时处理订货信息，处理客户要求（如修改运费、修改地址等）；提供售后服务并处理一般投诉。
2，分销客户日常接单客服、传单到物流部配货、及时处理跨事业部调货调单； 三，美工摄影：
1，产品的摄影，产品的拍照，美图处理、新产品上架。
2，店铺视觉规划、设计、修改；宝贝页面图片处理排版和产品描述文字撰写（根据产品特性做出有吸引力的描述）；促销活动文案的构思和撰写等； 四，物流及商品：
1，订单产生后及时核对订单信息，确认货物打包发货，录入物流编号，物流异常情况及时处理，退换处理；定期盘点库存产品，缺货登记（及时下架网店上的缺货产品及更新店铺库存）。
2，每月快递费用对账结算。
3，分销客户销售日常打单、网店零售打单、财务对帐。
部门经理
【岗位职责】
1.负责统筹本部门各岗位（运营策划、摄影美工、客服、物流商品等）的整体工作
2.负责将上级领导分配下来的任务，按下级岗位进行分配，并监督执行
3.负责与其他部门协作的任务，按下级岗位进行分配，并监督执行
4.在职责范围内，协调下级岗位与其他部门岗位的工作
5.在职责范围内，对下级岗位不能处理的问题进行处理
6.对于不能在职责范围内处理的问题，上报上级领导进行处理
7.负责本部门岗位人员规划，拟定招募计划与需求，并在人事行政人员协助下，对空缺的各岗位人员进行招募
8.负责对下级岗位人员工作绩效的考核和评审，以及转正解职、升职降级的申请
9.负责本部门各项制度（岗位职责、工作流程、KPI指标等）的制定
10.负责网店运营相关各项申报工作（如：官方活动申请、品牌授权申请等）
11.负责与公司各事业部门进行沟通：协同各事业部的库存清仓，以网络渠道达成库存品的分销或买断。
12.负责与品牌厂商进行沟通：达成品牌网络分销授权方式得以实现；如安之伴授权。
13.负责与公司采购部门沟通，达成网络客户订单、补货订单的采购，14.在下级岗位（运营策划、摄影美工、客服、物流商品等）空缺时，临时代理下级岗位工作。
15.上级领导安排的其他相关工作
……………………………………………………………………………………………………… 运营策划
【岗位职责】
1.根据销售需求：定期或不定期策划网店及分销客户线上专题活动或节日活动。
2.协助美工编辑，完成网站线上专题设计制作和上线。
3.将整理好的策划信息提交上级审核，通过后在网站平台进行发布。
4.产品信息在网络的推广（官方活动、淘宝客、直通车、钻展、百度推广等）
5.根据季节销售特点，参照采购部门、网络同类目、同品牌等汇总的信息，已经发布的商品信息进行价格调整。监督商品人员执行：库存调整、下架删除、分类调整等管理。
6.负责产品在网店的陈列展示、产品促销等，确定在推广过程中的策略，确定营销策略，促销产品和促销资源的调配；
7.根据库存异动及销售情况，对网店展示的商品进行更新调整优化等，提升店铺PV/UV及转化率。
8.根据产品销售季节特点，制定产品展示规划，将美工编辑设计制作完成的广告图片，对网店广告信息进行定期更新调整。
9.在下级岗位（摄影美工、客服、物流商品等）空缺时，临时代理下级岗位工作。
10.上级领导安排的其他相关工作；
……………………………………………………………………………………………………… 摄影美工编辑
【岗位职责】
1.网店页面设计：网店页面包括首页、详情页以及分类页的设计及修改；
2.产品基础信息采集：款式、面料、售价及产品拍摄（平铺拍摄及模特造型等）；
3.产品文案、产品描述（包括产品细节、整体、面料搭配等）；
4.拍摄完成后，将产品原片整理归类，按品牌、年份、货号等分类存档；
5.完成产品的图片处理、数据包上传到网店；
6.促销活动、节日活动海报制作，提交上级审核通过后定稿；
7.宝贝页面图片优化处理排版和产品描述文字优化修改；
8.促销活动文案的构思和撰写；
9.在同级岗位（客服、物流商品等）空缺时，临时代理岗位工作。
10.上级领导安排的其他相关工作
………………………………………………………………………………………………………
客服
【岗位职责】
1.熟悉客服工作平台操作、熟悉本店所有产品；
2.通过阿里旺旺与客户沟通，在线解答客户的咨询并进行合理引导，促成销售订单的完成。
3.处理订单信息，处理客户要求（权限范围内议价、修改运费、修改地址等）
4.确认客户资料及订购信息，及时准确回答客户提出的问题，在解答过程中要文明用语，提高客服水平。
5.对公司分销客户QQ群进行维护与管理（库存表更新、政策文件下达等）
6.分销客户日常接单客服：传单到物流部配货、处理跨部门调货及调单；月底导出当月销售明细，次月5日前与分销客户对帐，跟进回款进度。
7.店铺中差评修改：48小时内联系买家修改中差评；
8.在不违反公司制度的前提下让客户感受到最大程度的满意
9.在同级岗位（物流商品）空缺时，临时代理岗位工作。
10.上级领导安排的其他相关工作
………………………………………………………………………………………………………
商品管理
【岗位职责】
1.商品需求：根据销售订单，与物流部或事业部交接商品（数量、款号等）
2.参与各季节选款搭配组合，参与主推款及推广款确定；
3.实时关注网购市场动向，市场竞争对手销售情报的跟踪，销售数据的统计分析，收集网络畅销商品资料；搜索同品牌最新流行、最畅销的款式；（每周汇总一次，提报上级主管）
4.主推款商品，人为刷单提升销量及收藏率。
5.网店零售及分销客户销售打单（今日事今日毕）。店铺零售物流单号录入及物流费用对帐结算（月结）。
6.商品库存管理：每月定期盘点（财务部协助）；
7.分销客户回款，24小时内，通知财务记帐（周天顺延）。网店流动资金及往来帐与财务部对帐（每周一次）；
8.根据季节销售及库存异动特点，并参照采购部门、网络同类目、同品牌等汇总的信息，落实：已经发布的商品信息进行价格调整、库存调整、下架删除、分类调整等管理。
9.在同级岗位（客服）空缺时，临时代理岗位工作。
10.上级领导安排的其他相关工作
………………………………………………………………………………………………………
第四篇：外贸跟单员的工作职责及工作流程
外贸跟单员的工作职责及工作流程
跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。
外贸跟单员的职责：跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企 业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。
外贸业务员的工作内容和职责：
1、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照大 货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的 人签字。如涉及XX模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报 外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。
样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。
2、严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价 单”。核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。拿到计划部提供的核价单后，业务员 应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通知 计划部，要求计划部立即改正错误。
当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。
业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。利润=美金卖价X汇率X0.96-成本
销售利润率=利润÷（美金卖价X汇率）X100%
美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。
3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。
4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。客户下订单 后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核 对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中 文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过48个小 时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立 即做两
件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。
中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是“发：沈阿瑟（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七（1）、李八（1），共23份。”中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。
当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知”。
简要的说,外贸业务员主要负责联系客户,签订合同。外贸跟单员主要负责合同的执行，主要包括（但不限于）备货、租船订舱、报验、报关、制单结汇、收汇核销、退税等。外贸业务员的工作挑战性大，机遇也多，工作压力大，前途远大，对从业水平要求比较高，待遇比较好；外贸跟单员工作要求认真仔细，有责任感，专业水平好，但工作压力相对较小，挑战性也差，前途一般，待遇不会有大的发展，但是，外贸跟单员往往是业务员的基础
其实跟单很简单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作，把信息即时地在两者之间进行反馈。
第1步：
当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单(打样单要复印一份，正本留自己保存)。给打样室，打样。第2步：
样品出来后通过快递寄给客户，注意即时向快递询问UPS号。
第3步：
客户确认样品并将样品寄回，同时下单。
第4步：
根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。
第5步：
之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品3样物品，下正式的订货单。订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部，副本自己留着。
第6步：
将合同复印2份，正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。
第7步：
即时反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己，副本传达。第8步：
快出货时，联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题，导致不能即时出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。
第9步：
若即时完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知单复印3份，传生产-品管-出货部。正本留己。
第10步：
即时做好已付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下，则先传副本给对方，要其付款。L/C项下，则交由财务部到银行进行相关事项。
第11步：
到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续
第五篇：外贸工作流程（定稿）
工作流程
跟单流程：
客户下PO（Purchase Order）→ 制作合同给工厂（确认价格、交货期）→ 做PI（Proforma Invoice 给客户）→通过邮件向客户催款 → 向工厂付货款 → 向工厂催货（电话或QQ）
单证流程：
将出口货物明细单给货代，向货代订仓 → 货代发进仓通知 → 给工厂
↓+ 出口货物报关信息表（进仓前2~3天）给一达通
↓
从这里开始是报关：出货后一周内，问货代拿报关预录单给一达通
↓
一达通提供开票信息给工厂
↓
催工厂开发票
↓
拿到发票后，核实发票的信息
↓
寄给一达通（让其认证）
↓
出货后一个月，催货代给报关单
↓
原件寄给一达通，办理出口退税
清关：
第一种情况：①确认提单（货代签发）
②催款：将提单、发票、装箱单的扫描件寄给客户
③确认收到货款
④将清关文件（提单、发票、装箱单的原件）寄给客户
第二种情况：已经确认客户付清款项
①确认提单，给货代电放保函、电放提单
②把电放提单、发票、装箱单的扫描件给客户
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