市政府办公系统公务活动组织管理 1.会议管理

第一篇：市政府办公系统公务活动组织管理 1.会议管理

市政府办公系统公务活动

组织管理汇编

(内部资料注意保密)

市政府办公厅秘书处 二O一O年十一月九日

目录 第一章 会议管理

第一节 市政府常务会议................................1 第二节 市政府专题会议·..............................10 第三节 全市性会议.....................................15

1、全市性会议的主要类型·..............................15

2、全市性会议的管理制度及办理程序...................16

3、全市性会议的召开原则·..............................17

4、市政府全市性会议的前期准备·.......................18

5、市政府全市性会议的组织实施·.......................28

6、市政府电视电话(视频)会议有关制度要求·..........36 7,币政府办公楼会议室分布及功能·.....................37 第二章大型活动及市领导调研

第一节大型活动·.....................................38

1、大型活动基本定义及分类·............................38

2、策划大型活动的基本要素·............................39

3、活动方案的制作及报审程序·.........................qp

4、大型活动的组织实施·................................56 第二节市领导检查调研活动·.........................61 第三章公务接待

1、公务接待的基本定义和构成要素..............................66 2,币政府公务接待活动的制度、原则及任务分类·.....,.68

3、公务接待活动的组织实施..............................73 4.需玻交流探讨的几个问题....................,..--,82

第一章

会议管理

交流目的：通过交流，明确政府相关会议的基本概要和组织程序，进一步熟悉各类会议的组织流程，做到会前安排科学、会中组织严密、会后落实及时，真正提高办会效果、效率。

第一节市政府常务会议

一、市政府常务会议概要

(一)会议的组成。

市政府常务会议由市长、副市长、秘书长组成，组成人员达到半数以上方可开会。

市政府常务会议由市长或委托常务副市长主持。根据议题需要，相关的副秘书长以及市政府部门、县(市)区人民政府主要负责人可列席会议。特殊情况下，可邀请市 委、市人大常委会、市政协、市纪检委、军分区、人民 团体、民主党派负责人、人大代表、政协委员和新闻单位记 者列席会议。

(二)会议的任务。

市政府常务会议讨论的问题，是事关市政府工作全局或 涉及多个部门和单位，必须由市政府议决的重大事项，其主要任务是：

1。贯彻、落实上级机关的方针、政策和重要决议； 2．讨论通过报请上级审定的重要事项，提请市人表大会审议、向市政协通报的政府工作报告草案；

3、讨论通过提请市人民代表大会及其常务委员的地方性法规(草案)、市政府关于议案办理工作报告；

4、讨论通过市人民政府发布的重要决定、命令和地方性行政规章；

5、讨论审定全市国民经济和社会发展长远规划、年度计划、预决算与执行情况；

6、讨论决定市政府各部门、各县(市)区人民政府的重大请示和报告事项；

7、讨论和决定人事任免和奖惩事项；

8、审定市政府全体会议及市政府召开的全市性会议、部门以市政府名义召开的全市性会议和日程；

9、研究其他须经常务会议讨论、决定的事项。(三)议题的协调。

市政府常务会议的议题由市长、副市长、秘书长提出。提请市政府常务会议讨论的议题，主办部门要做好充分准备，并在会前通过召开协调会等形式征求有关部门和单位的意见，经有关部门和单位会签后，由主办部门责人签字并加盖公章。按照精简会议和提高效能的原则，凡市政府已有原则规定或市长和分管副市长职权范围内能解决的事项、分管副市长之间能够协调，解决的事项、主管部门能够通过协调解决的事项不列入会议。

拟提请市政府常务会议讨论的事项，主办部门要严格按照市政府常务会议方案关于时间限制的要求，精减篇幅，形成简明扼要的汇报提纲，同时对拟采取的措施、需市政府解决的问题和承办单位，要提出明确意见，并如实汇报议题协调中的分歧意见。汇报材料需经分管副秘书长审核后，报分管副市长审定方可上会，未经协调和领导批示的议题不列入会议。

(四)会议的要求。

1、市政府常务会议实行例会制度，一般每月召开一次。

2、会议议题一经确定，主办单位要在会前5天将上会材料按标准格式印制60份送至市政府办公厅，办公厅在会前分送有关领导审阅。

3、提请市政府常务会议讨论的议题，由主办单位主要负责人汇报，除法规、规章外，一般不通读全文。

4、与会人员接到通知后要认真准备，讨论发言要言简意明，突出重点，一般不超过5分钟。

(五)会议的组织。

1、市政府常务会议由秘书长组织，由办公厅主任或分管副主任调度，常务秘书组织承办。市政府常务会议实行方案制，常务会议方案由常务秘书起草，经办公厅分管副主任 和主任审核后，报秘书长审定。

2、接到会议通知后，与会单位要按要求在会前上报参加会议人员名单。由秘书长将人员出席情况整理后，向秘书长和会议主持人报告。

3、市政府常务会议实行候会制度，常务秘书根据议题内容预计汇报和讨论的时间，并根据预计的时间通知各议题的列席人员分批到候会室候会，待进行下个议题时，及时组织入会，以保证会议有条不紊地进行。

4、市政府常务会议由常务秘书负责会议记录并进行录音，会议记录要完整、准确、字迹清楚。

5、市政府常务会议纪要应内容准确，文字简炼，便于执行和操作会议纪要由常务秘书起草，经办公厅分管副主任和主任审核后，报秘书长审定签发。

6、市政府常务会议结束后，常务秘书要及时将会议讨论的文件、签到单、会议纪要、会议记录(录音)等文件立卷存档

7、市政府常务会议新闻报道经办公厅分管副主任审阅，由秘书长审定签发。

(六)会议的落实。

市政府常务会议决定的事项和部署的工作，市政府领导同志要按照工作分工抓好落实，有关单位要将工作落实和任务完成情况及时报告市政府，市政府秘书长和各位副秘书长以及办公厅要协助领导做好督促检查工作，确保会议决定事项真正落实。

(七)其他有关事项。

1、与会人员必须按规定和要求到会。严格控制与会人员，会前已协调过的问题或议题协调中已达成一致意见的，相关部门一般不再列席会议。汇报和列席单位都应派主要负责人参会，一般不要带助手，部门主要负责人不能到会或需要带助手的，必须事先申请；市政府办公厅及有关部门工作人员要严格按方案要求参会，并根据议题要求候会，会议方案中未规定参会的，不准到会。

2、要遵守会议纪律，不准迟到、早退。会议期间，与会人员不要随意交谈和走动，不要办理与会议无关的事项。

3、会议讨论的文件、材料涉及机密的，会后原则上退回。如工作需要带回使用，须经秘书长批准，并妥为保管。对会议讨论的重要问题、决定的重要事项，要注意保密，议定的事项以会议纪要或其它正式文件为准。

4、树立政府权威，市政府常务会议决定的事项和部署的工作，市政府各部门必须坚决贯彻，抓紧督办，不打折扣，迅速落实。

第二篇：市政府办公管理系统解决方案

1.1.1 公文管理

公文一般分为收文（外来公文）和发文（自制公文）两大类，公文管理的功能包括：收文登记/发文起草、收文转发/发文转发、校对公文、公文审核、退回处理、代办公文、公文查询、流程跟踪等。

公文的流转基于灵活的流程定义，主要实现的功能包括：  用户可自定义审批流程  在公文流转过程中，可以根据办事需要，将公文内容转交，不记录流程；  具有流程跟踪功能  具有自动催办功能  支持短消息提醒跟踪

 实现全过程记录，痕迹保留  可以通过电子邮件方式分发文件  拥有公文处理人员的代办机制，解决人员暂时不在岗时，公文也能及时处理的问题

 在任意一个流转过程中的任意一个环节，都可以添加意见和修改文稿内容

 公文管理中，可以对收发文登记自动编号、生成办文单或发文处理笺  支持标准格式的公文打印。

公文的编辑，系统可以封装Office应用软件功能，用户可以在线对公文文档进行编辑和保存，提供的功能有：

 Office软件的所有编辑功能，如复制、粘帖、对齐等，可插入图片、表格、批注。

 具有原文修改功能，并保留修改人、修改时间等痕迹。 具有红头文件和加盖电子公章功能。 公文在流转中提交前均有文件预览功能

公文管理从逻辑上可划分成收文管理、发文管理、督办管理和立卷归档，同时，与医保业务相关的审批工作，也可以转入OA系统，通过预定的流程，进行处理。

1.1.1.1 收文管理

收文管理包括来文登记、批办、批示、传阅、归档等处理。系统可以对流转过程进行监督。从收文（进行电子扫描）、拟办、核办、业务部门处理及各直属单位处理、领导批示至归档，各流程都要能提供打印功能。

收文流程示例

收文管理从功能上划分出子模块：  收文登记  公文处理  流程跟踪

1.1.1.2 发文管理

发文管理包括发文拟稿、核稿、会稿、批示、编号登记等处理。系统可以对流转过程进行监督。

发文流程示例

发文管理从功能上划分出以下子模块：  发文拟稿  公文处理  流程跟踪

1.1.1.3 督办管理

催办管理系统是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快速反应，以解决应急事务的全过程处理和控制，确保在限定的时间内完成任务。系统具有自动催办功能，对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、邮件等功能实现。对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询。

1.1.1.4 立卷归档

无论是收文或者发文，文件办理完毕后都需要进行归档，通过与系统文档管理的连接，对于已完成流转办理的公文，可以进行相应的归档。归档后的公文在档案管理中能进行查询立卷等操作。

文档或者档案管理人员查询出流转结束的文档，选择已经著录的案卷进行归档。

1.1.1.5 业务受理

OA系统可以通过网闸等方式实现与政务网互动，政务网受理的定点医药机构审批、特定诊疗项目审批等医保业务，可以转入OA系统的公文审批，按照用户自定义的流程，进行类似于公文的流转，完成业务受理。业务受理的结果，可以传回政务网，进行展现。

所有信息的传递，均采用XML格式，且保持政务网和OA系统的弱耦合关系，使某个系统的改变不会影响其他系统。

1.1.2 个性化办公

个性化办公为用户提供有效管理个人相关事务的功能。

个性化办公包括电子邮件、个人通讯录、个人日程安排、待办事宜、外出登记、文件到达提醒、短信息提醒、在线联络等功能模块。个性化办公的各个功能，可以灵活配置，给使用者提供最大的方便。

1.1.2.1 电子邮件 邮件系统可用于单位内部外部，每个用户可以拥有一个电子信箱，可以接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件；用户拥有树状的邮箱目录；可结合通讯录来选择邮件地址，实现单发或者群发邮件。

1.1.2.2 个人通讯录

每个用户可以管理自己的通讯录的信息，系统中还可保留公用通讯录的信息。用户可以通过多种查找方式，查找个人通讯录和公共通讯录的内容。

1.1.2.3 个人日程安排

每个用户可以对自己的日程进行管理，实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。

用户可以通过日历的视图，方便的设置日程内容，设置日程类型。对于需要提醒的日程，系统通过提醒功能通知用户。

系统还提供日程查询的功能，可以通过组合条件查询已设置的日程。

1.1.2.4 待办事宜

待办事宜是整个办公自动化系统的重要组成部分，实现收文系统、发文系统、业务受理等信息的传递，通过统一的窗口，给使用者展示所有需处理工作的列表，便于使用者掌握自己所有的工作。

1.1.2.5 外出登记

用户离开办公区域时，可以进行外出登记，记录离开时间、事由、预计返回时间、联系方式等，可以供其它用户了解其动向。同时，提供返回登记，也即取消外出的登记。

1.1.2.6 提醒功能

系统提供了多种方式的提醒功能，如果滚动方式的提醒区、弹出窗口式的提醒等。

系统可以进行日常按时提示、备忘提示等功能。用户可以自行设置提醒能容，也可以从日程安排中设置。

系统还可以根据设置自动进行文件到达的提醒、短消息提醒等。

1.1.2.7 在线联络

系统提供了在线联络的工具，用户之间可以通过在线联络的工具进行工作交流。

通过在线联络工具，用户可以给其他用户发送在线消息，也可以实时接收其他用户发来的消息，即使接收方不在线的情况下，消息也可以被发送，当接收方一登录OA系统，就可以收到发来的消息。利用在线联络，方便了不在同一地点办公的人员之间的联系。

1.1.3 专项管理

主要包括日常办公中，各种行政事务或特殊业务的管理，包括信访管理、会议管理、领导日程安排、车辆管理、人事信息、物品管理、接待管理、外出情况查询等。

1.1.3.1 信访管理

系统为信访管理提供包括收文（扫描）、登记、拟稿、领导审批、发文、归档等一整套管理，处理的方式类似于公文管理中的收文处理，信访流转的流程，也是可以由用户进行设置的，同时系统也提供了流程监控的功能。

1.1.3.2 会议管理

会议管理包括从会议计划的制定、会议通知发送到会议召开后的会议记录整理的全过程，主要包括会议议题、会议安排、会议通知、会议纪要等功能。

本系统以工作流方式把会议管理从会议计划、会议审批、会议通知、会议纪要所有步骤纳入了网络信息化管理。会议召集人在会议计划审批通过并确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后，可将此会议通知发送给所有与会人员，系统将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录。届时，系统将会自动提醒每一位与会者参加会议。

会议流程示例

 会议室管理

维护会议室的基本信息，包括会议是地点、大小等。用户在会议安排的时候，可以查看会议室的使用情况。

 会议安排

从会议计划、会议审批到会议通知，均以流程控制，系统自动将审批工作发送给相关人员，协同完成会议的安排。

 会议计划  会议审批  会议通知  会议统计  会议查询  会议纪要

相关人员可整理每次会议，对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上传管理。可以使单位会议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。

 会议查询 根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议的纪要等，便于对会议执行情况的跟踪管理。

1.1.3.3 领导日程安排

相关人员协助安排领导或特定人员的日程。

领导日程安排的功能和个人日程安排类似，只是安排的对象不同。领导日程安排实现对领导或特定人员日程的安排、提示备忘等功能。目的在于协调工作安排、进行工作提醒。

1.1.3.4 车辆管理

管理车辆基本信息，管理车辆使用的整个过程，从车辆的申请、审批、通知等进行统一管理。车辆管理的流程也是可以通过流程自定义来进行统一设置和规范。

车辆管理示例

主要的功能包括：

 车辆基本信息管理  用车申请  用车审批  用车情况管理

1.1.3.5 人事管理

系统可以管理单位员工的人事信息，上传员工的照片，可以通过组合条件查询员工的人事信息。员工的人事基本信息，包括部门、姓名、性别、民族、出生日期、政治面貌、职称、职务、学历、毕业院校、工作经历、备注等，上传照片的路径。

用户可以通过部门、姓名、政治面貌、学历等查询条件，查询员工的人事信息。有些人事信息是保密的，只有人事部门能看，即人事信息只有人事部及相关领导有才有查看权限。

1.1.3.6 物品管理

系统可以管理固定资产、办公用品、图书资料的信息，系统记录各种物品的名称、类别、编号、所属部门、购买时间、备注等。

系统同时对物品的使用情况进行登记，包括领用人、领用时间、责任人、归还时间等。

系统可以通过组合条件查询出物品当前的使用情况和历史使用情况。

1.1.3.7 接待管理 系统提供对来宾接待情况进行相应的登记管理，可以登记来宾的情况、事由、接待时间等，并可以通过组合条件查询来宾接待情况的历史信息。

1.1.3.8 外出情况查询

系统根据个性化办公中的外出登记，为各级负责人提供外出情况查询。负责人可以查询自己下属职工的在岗信息，了解职工工作情况，为领导掌握下属工作提供方便。

1.1.4 决策支持

本系统主要提供了报表功能，数据存储，内容管理，数据集成和知识管理作为决策支持系统的数据信息资源支撑，提供给决策者所需的信息资源，帮助其实现决策支持系统中的信息流程，工作流程，决策步骤的完整运行。

1.1.4.1 动态报表

动态报表主要指局各部门及三个中心提供给领导的动态工作报表，包括总控、医保支付结算情况、窗口结算数据等。根据系统管理中权限的设定，领导的权限不同，所能查看的报表也不同。

系统可以收集报表数据，并提供通用的报表设计工具，用户可以根据需要设置报表的样式，生成报表。

1.1.4.2 常规报表

系统可以按照用户的设定，生成各部门向信息中心或有关部门要求的月报等常规报表，有权限的领导或工作人员，可以查看这些报表。

1.1.4.3 专项报表

系统可以生成一些特定的报表，如因工作需要，向有关领导提出的专题报表。有权限的领导或工作人员，可以查看这些报表。

1.1.5 公共信息

公共信息是对公共信息的集中管理，并且向用户提供共享信息服务，主要包括电子公告、共享文件、网上论坛、电子刊物、大事记、领导信箱、公用通讯录、规章制度、政策法规、常用信息、常用软件更新等几个部分。

1.1.5.1 电子公告

用于发布单位的公共信息如局内新闻、他局动态、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目维护公告。1.1.5.2 共享文件

系统可以将一些可共享的文件组织起来，供工作人员方便快捷的查询利用或者下载，免去了资料查找的繁琐过程，提高工作效率和文件的利用率。

可共享的文件主要包括：

 正规文件：历年编医保局发文号的文件；

 其他文书：历年各部门定制的内部业务操作口径、问答、指南等资料；  信息资料：历年计划总结（季、年）、专报、简报、医保研究、会议纪要等资料；

 大事记：历年局及各直属单位大事记；  局内新闻：当前各部门工作动态；

 他局动态：劳保局、卫生局、药监局、民政局、市总工会等相关单位发送我局的信息资料摘编；

 文献检索：购买相关文献检索光盘载入系统，如国家有关法规、政策，医保相关资料等；

 视频、音频：历年医保工作大会市领导讲话录音、相关宣传电视片、其他视频音频等。

1.1.5.3 网上论坛

网上论坛提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。

1.1.5.4 电子刊物

电子刊物提供给职工一个快速了解局内事务和相关行业动态的窗口。电子刊物采编人员在系统中选择重点信息，产生电子刊物采编稿，添加在办公系统的待发表的电子刊物中，每一期电子刊物发表后，可供员工阅读。

用户还可以根据电子刊物的标题或者文章的标题，以及文章的时间、作者等信息对刊物和刊物中的文章进行查询。

1.1.5.5 大事记

大事记记录单位历年来发生的各类事件，授权专人维护，其他员工只能查看。

1.1.5.6 领导信箱

领导信箱是开设一个专用信箱，用来收集用户提出意见或建议。类似于网上论坛，用户可以发表意见或建议，通过本信箱系统直接传递给系统设置的领导人员，领导人员公开回复，供员工方便的查看。1.1.5.7 公用通讯录

类似于个人通讯录，有通讯录管理功能和通讯录查找功能，只是这里维护的通讯录内容是所有用户可以公用的。

1.1.5.8 规章制度

规章制度系统用来管理与本部门有关的各种规章制度，信息内容由专人录入，供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。

1.1.5.9 政策法规

政策法规系统用来管理与本部门有关的各种法律法规及政策，信息内容由专人录入，供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。

1.1.5.10 常用信息

为了便于用户的日常工作，系统设计还提供了飞机航班、火车时刻、邮编区号、长途区号等查询管理功能。

系统中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置，方便日常工作中迅速准确的连接。

1.1.5.11 常用软件下载

系统可以提供常用软件的下载的功能，管理人员可以在下载列表放入常用的软件，工作人员可以随时下载系统下载列表中的软件，如图片处理工具、视频播放工具、杀毒软件、最新病毒库等，免去了工作人员在网上查找、下载软件的时间和精力，提高工作效率。

1.1.6 系统管理

系统管理是为保证整个办公系统正常运行所设置，管理的范围包括部门及人员管理、用户权限管理、公文模板制作、工作流定义、对外信息发布管理、基础信息维护、系统日志等。以达到配置系统和改变工作流程可适应各种不同应用环境的目的。

1.1.6.1 机构及人员管理

 机构管理

添加、修改机构信息，设定单位树状组织结构。 岗位管理

在选定的机构中添加、修改岗位信息，一个机构中可以有多个岗位。 人员管理

在选定的机构中添加、修改人员信息，一个机构中可以有多个人员。1.1.6.2 用户权限管理

系统中的用户岗位可以自由定义。在给用户分配岗位时可以与实际情况一一对应，也可以给用户对应一个或多个已定义好的岗位。

系统中的权限已经预定义好，包括公文处理类权限（如添加文件、修改文件、否决、处理意见等）和系统功能类权限（如案卷立卷、公文处理、电子公告、车辆管理等）。

权限管理

 公文处理类权限管理

给岗位分配该岗位的公文处理权限，从所有的公文处理权限中选出该岗位的权限。

 系统功能类权限管理

给每个岗位分配该岗位的功能权限，从所有的功能权限中选出该岗位的权限。

 用户权限的授权

有特殊权限的用户（如各科室领导及中心主任等），可以对其他下属人员进行授权，被授权人将得到相应的权限进行相关操作，同时可以取消该人的权限。

1.1.6.3 电子印章管理

管理公文审批流程中，需要用到的电子公章和电子手写签名。电子公章或者手写签名通过图片的方式由使用者保存在系统中并设置调用密码。调用时必须先通过密码的验证才能显示出正确的图片。

1.1.6.4 公文模板制作

办公系统的公文大都有固定的格式，系统可以预先设置好公文的模板，公文处理前的拟稿过程中，可以根据公文的类型套用固定格式的电子文档，如会议通知、车辆申请等；红头文件也可现制作好，发文时调用电子版的红头文件直接填写内容即可。

1.1.6.5 工作流定义

工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

系统内部各种工作流转的工作流程可以由用户根据实际情况自行定义。通过流程设置，可以将单位日常办公管理中的管理流程在系统中得到完整体现。实现各种文件、请示、报告的流转自动化。极大提高了工作效率，同时也强化了办公工作的规范性。

工作流定义

 流程分类

办公系统中的很多功能都是工作流，本系统中将工作流分类，包括收文流程、发文流程、会议申请流程、用车申请流程，以及各科室的工作业务流程等。工作流定义分类进行，每一类流程中可以定义多个流程，流程发起者可以选择通过那种流程处理业务。 操作管理

管理每一类流程中的操作，也就是某一步骤需要进行的处理。每一个操作可以包括多个公文处理权限，拥有这些权限的用户进行该步操作时，就可以进行相应的处理工作。

流程定义

定义具体的工作流程，可以添加、修改、删除步骤，设置每个步骤的操作、执行人。其中，操作来自操作管理中定义的操作，执行人可以是某个岗位，也可以是具体人员。如果执行人是具体人员，可以为具体人员设置代办人员，具体处理时，由前一步的操作人员指定具体处理人员；如果执行人是一个岗位，则系统会自动将工作分配给隶属于岗位的某个人员。

1.1.6.6 基础信息维护

系统提供方便简单的编辑界面，使用户可以对系统运行中的基础数据进行初始化设置和更改。如办公系统中各种文档的类型、任务类型等。更改的信息将即时的在系统中展现出来，做到各种参数的灵活设置。

用户通过数据字典管理，可以方便的对规则、代码等进行业务逻辑上的变更，而不需要直接面对数据库。

1.1.6.7 系统日志

系统可以对所有的系统操作记录日志、保留痕迹。可以通过记录在系统中各种操作的日志查询了解用户和管理人员的行为，查出和解决安全隐患，或进行服务内容的改进。

日志的管理主要包括：  日志查询/统计  日志导入/导出

第三篇：办公总务管理系统——会议管理制度（范文模版）

会议管理要领

(一)提高会议成效的要领

1.要严格遵守会议的开始时间。

2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

4.在会议进行中要注意如下事项：

(1)发言内容是否偏离了议题?

(2)发言内容是否出于个人的利害?

(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?

(4)是否发言者过于集中于某些人呢?

(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?

(6)是否某个人的发言过于冗长呢?

(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?

5.应当引导在预定时间内做出结论。

6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

(二)会议禁忌事项

1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)

2.不可从头到尾沉默到底。

3.不可取用不正确的资料。

4.不要尽谈些期待性的预测。

5.不可做人身攻击。

6.不可打断他人的发言。

7.不可不懂装懂，胡言乱语。

8.不要谈到抽象论或观念论。

9.不可对发言者吹毛求疵。

10.不要中途离席。

企业会议管理制度

(一)总则

为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。

(二)会议分类及组织

第一条全厂会议归纳为四类：

1.厂级会议：主要包括党政领导(扩大)会，全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。

2.专业会议：系全厂性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等)，由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。

3.系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会(如车间办工会、科务会、支部会、车间(科室)职工大会等)由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。

4.班组(小组)会：由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。

第二条上级或外单位在我厂召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或厂际业务会(如联营洽谈会，用户座谈会等)一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。

(三)会议安排

第三条例会的安排。

为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：

1.行政技术会议

(1)厂长办公会：

研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。

(2)厂务会：

总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。

(3)班组长以上干部大会(或全厂职工大会)：

总结上季(半年、全年)工作情况、部署本季(半年、新年)工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

(4)经营活动分析会：

汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。

(5)质量分析会：

汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。

(6)安全工作会(含治安、消防工作)：

汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

(7)技术工作会(含生产技术准备会)

汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。

(8)生产调度会：

调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。

(9)科务会：

检查、总结、布置工作。

(10)车间办公会：

检查、总结、布置工作。

(11)班组会：

检查、总结、布置工作。

(12)班组(科室)班前会：

对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。

2.各类代表大会

(1)职工代表大会：

(2)车间(部门)职工大会(或职工代表小组会)：

(3)党员代表大会：

(4)团员代表大会：

(5)科协会员代表大会：

(6)企协会员代表大会：

3.民主管理会议

(1)工厂管理委员会：

(2)厂长、党委书记、工会主席联席会：

(3)生产管理委员会：

(4)生活福利委员会：

4.论文、成果发布会。

(1)科协年会：

(2)企协年会：

(3)政治思想政治工作研究会年会：

(4)厂qc成果发布会：

(5)科技成果发布会：

(6)信息发布会：

(7)企管成果发布会：

第四条其他会议的安排：

凡涉及多个车间(科室)负责人参加的各种会议，均须于会议召开前××经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。

第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。

第六条凡厂办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排。

第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安排合并召开。

第九条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

(四)会议的准备

第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等)。

第四篇：会议管理系统

一、问题陈述

有一个对外营业的会议中心，有各种不同规格的会议室，为用户提供以下服务：

１、用户可以按照会议人数、会议时间预订会议室。可以只预订１次，也可预订定期召开的会议。

２、开会前允许修改会议时间、人数，重新选择会议室，甚至取消预订的会议。

３、确定会议预订后，会议中心负责会务管理：包括通过邮寄或电子邮件，通知开会人员有关会议信息，制作代表证等。

４、系统根据会议室的使用情况（紧张与否），调整、更改会议室和会议时间，并调整修改预订会议的时间。

找出所有可能与系统发生交互行为的外部实体、对象、系统。

考虑系统的主要功能的使用者，就会想到用户和系统管理者，但如果直接将用户定义为角色，系统的所有功能几乎都由用户使用。根据问题的描述，系统要求将会议和会议的召开分开来。

从会议的角度看，允许用户定义、更改或删除一个会议。

从会议召开的角度看，允许用户为某个会议定义召开时间、参加人数、更改相应的数据或删除已定义的会议召开。

因此，将用户识别为“会议管理者”和“会议申请者”两个角色。

本系统定义以下角色：

会议管理者（Meeting Administrator）

会议申请者（Meeting Instance Requester）

邮局（Post Office）

会议人员管理（Attendee Management）

系统维护者（System Maintainer）

⑴ 与会议管理者相关的用例：

定义一个会议（Define Meeting）

更改一个会议（Alter Meeting）

删除一个会议（Remove Meeting）

⑵ 与会议申请者相关的用例：

申请会议召开（Request Meeting Instance）

更改申请（Chang Request）

取消申请（Cancel Request）

定义参加人员（Add Attendee）

归还会议室（Release Room）

⑶ 与邮局相关的用例：

申请会议召开（Request Meeting Instance）

更改申请（Modify Request）

取消申请（Cancel Request）

⑷ 与会议人员管理相关的用例：定义参加人员（Add Attendee）取消申请（Cancel Request）

申请会议召开（Request Meeting Instance）更改申请（Modify Request）⑸ 与系统维护者相关的用例：

会议室维护（Meeting Room Maintenance）设定预定时限（Set Reservation Tome Limit）在确定角色和用例的基础上，画出用例图（图１）。

用例

1、定义会议（Define Meeting）输入会议名称确定会议规模确定会议类型

其中会议规模是指参会人数范围。

用例２、更改会议（Alter Meeting）改变会议名称改变会议规模改变会议召开频度

用例３、删除会议（Remove Meeting）如果该会议没有召开申请从会议列表中删除如果该会议有召开申请

取消与之相关的会议召开信息删除该会议使用：

用例8 删除参加人员（Remove Attendee）用例6 取消申请（Cancel Request）

用例

4、申请会议召开（Request Meeting Instance)确定召开时间（年、月、日）确定参加人员确定侯选会议室发会议通知使用：

用例11 发会议通知（Inform of Meeting）

用例13 选择参加组（SelectGroup Attendee）扩展：

① 如果召开时间在申请时限之外

用例12 申请拒绝(Request Rejection）②如果还没定义参加人员

用例7 定义参加人员(Add Attendee)

用例5：更改申请（Modify Request）更改召开时间更改参加人员更改取得会议室发会议更改通知使用：

用例13 选择参加组（Select Group Attendee）用例11 发会议通知(Inform of Meeting)扩展：

① 如果更改的时间不合法

用例12 申请拒绝（Request Rejection）② 用例7 定义参加人员(Add Attendee)

会议管理系统

管理者

申请者

邮局

人员管理

系统维护者

定义会议更改会议删除会议

申请会议召开

更改申请取消申请

义参加的人归还会议室

申请会议更改会议取消会议

定义参加人员

取消申请

申请会议债开

更改会议

会议室的维护设定预定时限

第五篇：会议组织与管理

导航

通过学习，你将能够： ● 了解和正确认知会议；

● 掌握保障会议成功举办的准备工作； ● 了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1.会议的现状

研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”

大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。

通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2.会议的重要性

会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。

3.会议的定义

会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括：

第一，会议能够为企业提供信息； 第二，汇聚信息；

第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；

第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递； 第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；

第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

5.会议的影响

会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。

所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。

6.会议的频率

不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。

7.会议的规模

根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。

8.会议的结构

会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。事前

事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。

事中

事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。

事后

事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。

9.会议的成本

会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。

时间成本

会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。

直接会议成本

直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。

效率损失成本

效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。

会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。

二、成功会议的准备工作

一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。

1.会议政策

会议政策包含：

第一，寻找解决会议的其他方法； 第二，会议的管理机构和机制； 第三，了解会议的目的； 第四，选择适合的参会人员； 第五，合理安排会议的时间和地点；

第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；

第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。

会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。

2.会议程序

企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。

会议的主题、目标、形式

会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。

咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。

会议具体议程

谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。议题。议题是要议论的话题或主题。

议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。

日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。

许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。

议题排位顺序的原则 议题排位顺序的原则主要包括：

第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；

第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论； 第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；

第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。人的选择需要遵循的原则

任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：

第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场； 第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；

第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。

会议的时间、地点选择

关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。

时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。

地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。

会议座次安排

会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。

图1 会议座次安排（奇数）

图2 会议座次安排（偶数）

当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。

会议可能的结论

会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。

会议文件准备

会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。

3.会议文化

会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。

4.场外工夫

场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”

要点提示

保证会议成功的准备工作包括： ① 会议政策； ② 会议程序； ③ 会议文化； ④ 场外工夫。

三、大型会议活动的组织和策划 一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。

1.签字仪式

签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。

人员准备

人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。

礼仪准本

礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。

2.庆典活动

庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。

3.新闻发布会

随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。

新闻发布会的关键是人选和文稿的准备：

人选

人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。

文稿

文稿包括硬文稿和软文稿，需要提前准备，然后跟记者沟通，使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放