如何撰写高质量的审核报告

第一篇：如何撰写高质量的审核报告

如何撰写高质量的审核报告

［ 信息来源：HXQC 宋治民 点击数：1066 2010-4-10 ］

--------------HXQC 宋治民

笔者获悉，近期某国外认可机构对国内××管理体系认证机构进行了认可评审。在末次会议上，评审组长谈到：对××认证机构实施第三方认证审核所发出的审核报告的内容感到很是失望。就××认证机构目前所使用的格式化的审核报告而言，报告的内容并没有给受审核方提供任何有价值的信息，主要的审核过程或审核结果实际上并没有被放到审核报告中，而是都放在了审核人员自己的现场审核记录中，受审核方根本无法看到。因此，评审组不得不强烈建议××认证机构修改审核报告的格式设计，并且要对审核员进行培训，让审核员知道有哪些内容需要把它写进审核报告中去，以及应该怎么样去写。

常识告诉我们，在证明申请组织满足ISO9001要求的过程中，审核报告是一个重要的工具。GB/T27021-2007 idt ISO/IEC 17021：2006《合格评定

管理体系审核认证机构的要求》的第9.2.5.1条规定，为使认证机构作出认证决定，审核报告是审核组至少应向认证机构提供的信息之一。

毫无疑问，审核报告的质量关系到认证决定的正确性和有效性。因此，审核组在报告中应既包括申请组织的体系运行与相应管理体系标准要求的正面和负面的符合性评价，也包括对申请组织体系运行有效性的具体、全面和系统的评价。

GB/T27021-2007中概述了对审核报告的最低要求，但是，并没有规定ISO 9001管理体系审核报告具体的格式和内容。实践表明，审核报告的格式和内容有可能因受审核方的规模和性质以及审核目的和范围的不同而各异（某些领域还可能策划要求使用特定的报告格式）。审核报告的格式和内容可以多种多样，可依据接受审核的组织不同的规模和类型确定。它也取决于审核的目的和范围（例如：第1阶段审核、第2阶段审核或监督审核等）。

为总结在编制审核报告方面范围广泛的经验，以满足所有有关各方的需要，“ISO 9001 审核实践组”于2009年 3月20日发布了题为《撰写审核报告（Writing Audit Reports）》的指南文章。（笔者注：2009年9月，笔者曾在HXQC网站“航星快讯”栏目发布了该指南文章的译文）

该指南文章对审核报告中包含内容的建议如下： a）引言 审核报告的这一部分应该参照 ISO/IEC 17021 的强制性要求（见条款 9.1.10）和 ISO 19011：2002 “质量和/或环境管理体系审核指南”中提供的指导（见条款 6.6）进行编写。

b）完成概述：

这一部分应该集中于提供质量管理体系（QMS）总体有效性的概要描述，包括以下信息：

— 管理体系的长处和弱点； — 持续改进的机会；和 — 其他关键业绩指标。

当评论审核的时候应该特别强调，对象征不符合和/或重要的“令人担心的领域”的任何一个审核发现除非得到妥善解决，否则可能成为不符合。

对组织的质量管理体系与标准要求对比的符合性的结论和任何建议应该予以说明。应该对受审核组织为审核组提供适当地食宿招待、合作与开放表示感谢。c）管理承诺、目标和指标：

这一部分应该提供组织对过程确定的解释、背景和沟通方针和目标。它应该包括监视、测量、报告和对关键绩效目标的审查。还应该包括自上一次审核以来，就组织制定的目标所取得的进展进行适当的评论（不过，初次认证审核时，对于审核目的而言，本节可能需要承认，组织还没有显现出取得如此成绩的足够的历史）。

d）对以前审核结果所采取的措施：

这一部分应该形成有关组织对先前发现的任何质量问题确定其根源的能力，以及为纠正这种情况，防止问题重复发生而采取措施的有效性的适当评论。还应该评论组织正式采取的纠正措施和预防措施过程的充分性。对于先前已经确定的那些不符合，也应该提供评论，组织自己在能力上是否已经增加了识别潜在的不符合，并防止发生不符合的信心。

e）内部审核、管理评审和持续改进过程：

这一部分应该提供对内部审核的及时性和有效性的评论和关于管理评审及持续改进过程与质量的实现和保持相关联的风险。

此外，还应该就组织的以下发展方面提供评论：

— 针对持续改进的措施计划，和

— 与监视顾客满意度相关的资料和与组织的质量成就相关的顾客感受。

f）重大变化的冲击（如果有）：

这一部分适用于任何类型的审核，不过它更适用于监督审核和再认证审核，而不是初次审核。应该记录包括变化的影响在内的详细信息，例如：所有制、设施和设备、工艺过程、关键人员、管理体系、认证范围的变化等。

g）体系要求和相互关系、职责、过程、审核领域：

这一部分的标题（或副标题）在一份报告中可能需要固定的模式以明确提及具体职能、区域、过程等，例如“销售”，“仓库”，“培训和人员能力”，“顾客感受/满意”等。

这一部分应该确定以下：

 被用作审核基础的质量管理体系标准（如 ISO 9001、ISO/TS 16949 等）；  正在被审核的情况；

 审核过程中所使用的记录和主要文件，例如：

— 检查数据记录纸； — 审核计划； — 审核履历； — 审核跟踪。

这一部分可以用来提供组织的管理体系与‘体系要求’，即标准条款或质量管理体系标准的具体要求的一致性方面的评论。同样地，它也可以用来提供关于组织质量管理体系中共同工作的不同方面‘体系相互影响’方式的评论（无论是合成还是分离），与此同时在质量管理体系实现其预期的输出的能力上，它们各自的积极或消极的影响。这些意见应该集中在标准要求之间联系的效果和要素，例如组织的方针、行为目标、任何适用的法律法规要求、职责、人员的能力、操作、程序、性能数据、或内部审核结果和结论。

关于‘过程’的评论可能会占到报告篇幅的大部分。报告应该写上对质量管理体系标准所覆盖的每个过程的适用的要求，例如，策划、过程目标、文件和记录的控制、职责和权限、能力和意识、过程确认、可追溯性、测量、监视、校准、不合格品控制、过程改进等，并且应该将焦点放到促进或阻碍一致性和/或输出的改进的过程要素上。

h）现场观察：

这一部分应该提供现场审核状况的评论，并且应该突出任何有害的状况或罕见的发现或观察到的生产数据。

i）对遵守法律、法规、规章和其他要求的评价和沟通：

这一部分应该提供的有关评论：

— 确认适用于组织体系的法规/规章或行业有关活动的具体要求； — 用于定期评估这些要求的一套方法；和 — 适用于他们沟通任何更改的系统。j）管理体系的继续有效：

这一部分应该对组织的质量管理体系提供一个总体上持续有效的评价，并且考虑到自上次审核以后有可能发生的任何有关内部和外部变化的陈述，说明“认证的范围”是否将继续是实事求是的、适宜的和有利的（注：这一部分对初次审核不适用）。

k）标志和/或其它任何认证证明的使用：

这一部分应该记录受审核方使用认证或认证机构标志的方式（例如，在包装物上，在宣传资料中，在其车辆上），并且应该强调他们正在使用的方法中任何使人担忧的问题。

l）需要进一步关注的问题：

这一部分应该记录任何需要进一步注意的问题，和（适当的）完成措施计划的日期，例如，关闭不符合以后仍然遗留的问题，其它使人担忧的区域等。

m）免责声明：

报告中应该包括一个声明，声明审核是一个基于现有信息的抽样过程，因此审核证据存在一定的不确定度，并会对审核结论造成影响。那些信赖或根据审核结果和结论行事的人们，应该意识到这种不确定性。

还应提醒受审核方的是，在最终授予或保持认证的决定确定前，审核组的推荐意见还需要认证机构进行另外的评审。

以上所列出的话题并非适用于每一个审核活动，审核报告的话题顺序也可以有所不同。

笔者之所以要撰写此文，重复大家可能都已经很熟悉的提法，无非是想为认证机构撰写高质量的审核报告提供一点个人的意见而已。

第二篇：如何撰写高质量论文

如何撰写高质量论文

一看论文的选题是否有创新

所谓选题，就是要确定文章的主题，明确文章要写些什么，要阐述什么思想观点。古人说，“意在笔先”，也就是说，只有确定好了主题。才好动笔。还有人说，“确定一个好的主题，等于完成论文工作的一半”。因此，确定论文主题是撰写论文的第一要务。

那么，怎样才能选好主题呢?最关键的就是主题要有新意。创新是文章的灵魂，论文的好坏就取决于此。我们评价一篇文章有没有价值，就看这篇文章有没有新意。“文贵出新”，这是最根本的要求：那么，什么是“新”呢?主要表现为新的思想、新的见解、新的视角。一是观念要新。就是说，文章写作的指导思想要正确，要符合新的教育思想和教育观念。如果你文章讲的仍然是旧的观念、旧的培养模式、旧的教学方法，那就不行了。比如，我们对教学观的探讨，就经历了一个从“知识本位”到“能力本位”，再到现在的“以人为本”的过程。现在，你写文章讲教学观，就要讲以人为本，以学生为本，千万不要讲以知识为本位。二是角度要新。就是说，论文选题的角度要别具一格。“一树梅花万首诗”，“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”，讲的就是观察事物的新视角。选题同样有个角度问题、找切入点的问题。同样的问题，同样的材料，不同人来选就有不同的感受、不同的主题。因为他们看问题的角度不同。我们在选题时必须坚持：“老问题要有新角度，常规的东西要有特色。”如《融“逗”于数学教学中》一文，通过相声能逗大家乐这二现象启示，把相声“逗”的艺术应用到数学教学中，来激发和保持学生的学习兴趣，作者选题的角度就比较独特。又如《在数学教学中如何培养学生的阅读能力》、《浅谈在课堂教学中合作技能的培养》，选题也比较好，很有新意。

在选题时，中小学教师要注意两个问题．一是陈旧雷同，二是贪大求全。选题陈旧雷同和贪大求全都有悖创新，写出来的论文也谈不上有什么价值，论文题目小，观点集中，以小见大，就容易做到厚积而薄发。题目小的对立面就是大而空，贪大求全。如《素质教育浅谈》、《素质教育中的数学教育》、《职业教育之管见》、《谈语文教育中的思想教育》、《浅谈创新教育》等。这些题目的概念外延都很大、很全，尽管有的在“谈”前冠以“浅”字，或者缀以“之管见”，但那都是客套话。关键是贪的面大，要谈的问题根本没谈清楚。在实际中，初学写作的人比较喜欢用全景式、统览式、鸟瞰式的题目来写文章，这些文章可能涵盖的内容多，比较容易写。殊不知，有不少这类文章，因为没谈清楚而被编辑“枪毙”。

二看论文的题目是否恰当

题目是什么?《说文解字》中是这样解释的：“题”，就是额头，“目”，就是眼睛。人们常说，器宇轩昂、眉目清秀是帅哥靓女的“题目”，给人留下的印象是潇洒和漂亮。文章的题目亦然。如果第一眼见你的文章题目不行，那就完蛋了。如《抓关键，提质量》一文，明显缺少一个副标题，一看题目，不明白文章的主题到底是什么。

“文章要好，题目要巧”。有的文章题目好，令人拍案叫绝，过目不忘，甚至终生难忘。例如，马克思的《哲学的贫困》、《路易.波拿巴十八日》，恩格斯的《反杜林论》、《社会主义从空想到科学的发展》，列宁的《宁肯少些，但要好些》、《进一步，退两步》，毛泽东的《星星之火，可以燎原》、《反对本本主义》、《别了，司徒雷登》，邓小平的《两个“凡是”不符合马克思主义》、《尊重知识，尊重人才》、《科学技术是第一生产力》，江泽民的《创新是民族进步的灵魂》、《面向新世纪的中国共产党》等等，都是十分好的题目。有些理论家、学者的文章题目也起得非常好，如胡乔木的《西藏的革命和尼赫鲁的哲学》、《中国共产党怎样发展了马克思主义》，胡绳的《马克思主义是发展的理论》，郭沫若的《甲申三百年祭》、《科学的春天》等等，堪称题目的典范。至于鲁迅先生，更是文章高手，他的文和题，极具创造力和个性，诸如《一件小事》、《辱骂与恐吓决不是战斗》、《战士与苍蝇》、《中国人失掉了自信心了吗?》、《骂杀和捧杀》、《老调子已经唱完》等等，清新隽永，回味无穷。

那么，怎样的题目才算好呢?有三点是共识的：第一，贴切、醒目、生动，不能太平淡；第二，题目要小一些、短一些、简洁-些，题目不能太长，不要超过20个字。第三，要有爪．1生，切忌似曾相识，人云亦云。总的来说，文章的题目要令人耳目一新。如，《融“逗”于数学教学中》、《课堂导语的设计》、《班主任的“糊涂艺术”》等，就是很好的题目。

三看论文的观点是否有吸引力

在中小学教师撰写的论文中，很多观点都是照搬有关杂志上文章的观点，没有自己的体会和特色。也就是说，观点一般化，没有吸引力。如《让学生主动参与学习，真正成为学习主人》一文，写了四个观点：创造情境；动手操作；质疑问难；交流讨论。主题很好，但观点缺乏新意，太一般化了。又如《在创新中求发展----对小学数学课堂教学的几点探讨》一文，讲了四个观点：改进课堂教学结构；改革课堂教学方法；改进课堂教学的组织形式；突出学生的主体作用，优化课堂练习过程。观点覆盖面太大，每一个观点都可以写一篇大文章。又如《浅谈数学课堂教学与素质教育》一文，讲了5个观点：素质教育的主体性；素质教育的发展性；素质教育的差异性；素质教育的创造性；素质教育的渗透性。虽然作者结合教学实践谈了素质教育的“五性”，但以这“五性”为二级标题，就不贴切，针对性和吸引力都不强。

一篇优秀的教学论文，它的观点应该语言精练，紧扣中心，并且能准确地概括自己所写的内容。有一位同志写了一篇《写字教学断想》的文章，这篇文章总共谈了三个观点。原先的三个观点是：1．重视教师的写字基本功；2．平时写字也要有练字意识；3．抓好“一寸”是关键。这三个观点概括每段的内容本来是准确的，但他觉得比较一般化，不能给人留下深刻的印象。于是，他反复琢磨，作出了如下修改：1．打铁还得自身硬；2．提笔即是练字时；3．牵牛要牵牛鼻子。意思还是那个意思，但用的是熟语。熟语大家经常说，生动形象，表现力强，读者看一篇就记住了，表达的效果就不一样。

四看论文是否有自己的感受

写论文要有自己的感受和个性，千万不要盲目地照搬照抄。教学论文如果写得实在，让人读后就会感到所举例子来自自己的教学实践，不虚假且操作性强。这样的文章，读者读起来才有亲切之感，才会津津有味，永读不厌。因此，教学论文的“实”主要体现在实践性和应用性上。如有篇《感受古诗语言的精练与优美》的论文，讲了五点：一是比较辨析，感受语文的精确性；二是品味推敲，学习语言的精练性；三是拓展描述，体悟语言的丰富性；四是朗读背诵，体会语言的音韵美；五是角色表演，体会语言的情感性。文章从五个方面来论述古诗语言的精练与优美，一看感受就很实在，又让人知道怎样操作。每一点下面又都有具体例子，一点也不空洞。这是一篇既有实践性，又有应用性的好论文。

每年中小学教育教学优秀论文的评选，发现不少论文纯粹是定义、概念、观点加上一些例子的简单组合，缺乏自己的分析、综合、提炼、推理，看不出到底是作者本人的感受，还是别人的感受，不能给人以深刻的印象。有的论文引用经典和名言过多，缺乏自己的见解和分析。诚然，恰当地引用经典和名言能给文章起到画龙点睛的作用。但引用要恰到好处，适可而止，如果过多过滥，则适得其反。一篇教学论文真正能打动读者、启迪读者的，往往并不一定是经典和名言的力量，而是论文作者对教学领域中某些方面、某些问题深邃而独到的见解和缜密精辟的分析。因此，教学论文要反映对教育或教学现象的一些真实认识和感受。只有认识深刻，感受才能新颖；是自己的感受，才能有个性，才能给人以新知。

五看论文的思路是否清晰，结构是否严谨

许多中小学教师的论文存在论述欠完整，层次不清，思路混乱，缺乏逻辑性的现象。这是撰写教学论文最忌讳的。要克服这一毛病，写论文时就必须重视布局谋篇。所谓布局谋篇。就是筹划采用怎样的结构，选择哪些材料，才能有效地表达主题。布局谋篇，是写好文章的一个重要问题，是必不可少的一个准备过程。如果说一篇文章的主题犹如人之“灵魂”，一篇文章的材料好比人之“血肉”，那么一篇文章的结构，正恰似人之“骨骼”。没有灵魂只能是一个躯壳；没有血肉就只剩了一个空架子；而没有坚实、健壮的骨骼，血肉就无所依附，灵魂也无处寄托。因此，布局谋篇这个工作做好了，就会思路畅通，顺理成章．否则，心中无数，边想边写，就难以写好文章。

第三篇：内部审核总结报告(报告撰写范本)

EDOC

口口口口有限公司

200X第次(月)内部审核总结报告(报告撰写范本)

报告人：(审核组长)报告日期：年月 日本次内部审核已于年月日 ~年月日，按《内部审核计划：E11-QMS-09-003》执

行完毕。本次内审共计对个部门，个主题(查检表张数)，个查核项进行抽样调查。3 审核发现：符合项数项，不符合项数项。总体符合率。(详见附表一)4 对照此前内审，原先存在而于本次审核无发现的不符合项有：… … …

(若首次内审，无此项，删除)对照此前内审，原存在而于本次审核依然发现的不符合项有：… …

(若首次内审，无此项，删除)对照此前内审，原不存在而于本次内审新发现的不符合项有：… … …

(若首次内审，无此项，删除)综合本次内审各部门的所有符合项，获得有效实施和维持的管理课题(即该课题没有发现不

符合事项或仅发现零星的偶发性不符合者)计有：(1)xxxxx，(2)xxxxx，… …等方面。综合本次内审各部门的不符合项，本公司质量管理体系的实施，目前存在有以下几个主要的问题，值得关注：

8.1 在制度的建立方面：… … …

8.2 在制度的落实方面：… … … …

8.3 在制度的有效性方面：… … …

(注： 陈述制度体系所存在问题的分段条陈形式，不必拘泥上述示例，任何分段分类模式只要

逻辑条理明晰皆可。如以P/D/C/A分4段8分条陈之，按产/销/人/发/财等管理职能分

段条陈之。)其它综合评论(或若干“观察事项”说明)：… … …本报告汇集此次内审不符合项(见附录一)和内审查检表及审核记录(见附录二)，报请管理评

审会议审议。

以上报告完毕

审核组长：

EDOC

附表一：口口口口有限公司

附录一：不符合报告(按部门别排序)附录二：内审查检表(按部门别排序)

第四篇：如何撰写高质量的基金申请书2011

如何撰写高质量的基金申请书 精选

已有 4073 次阅读 2011-7-26 12:04 |系统分类:科研笔记|关键词:申请书 2011国家自然科学基金评审结束了，获没获得资助，消息灵通人士应该已经知道了，消息不灵通的，等待8月中旬左右也可以知道了。在这个时候来放一个“马后炮”，好像时机选择不对，不过迟早会用得到的，所以趁现在时间比较宽松，将自己的思路整理出来供大家参考。

本文拟投稿基金委的《中国科学基金》管理人员征稿，版权归作者本人所有，可参考但不同意抄袭，特此告知。

依托单位基金管理人员与申请人互动，提高基金申请书的质量

刘

强

（中国科学院地质与地球物理研究所

北京 100029）

国家自然科学基金是中国支持基础研究和应用基础研究的主渠道，同时也是全国广大科研人员赖以生存和发展、获得学术成长的最重要的资助来源。除了“杰出青年基金”、重点项目等资助名额有限的项目之外，基金委的面上基金、青年基金因为覆盖面广、获资助者多，是与广大普通科研人员最密切相关的项目，同时也是获得认同感最高的项目类型，被中国科学界视为最公平、公正的资助体系。

基金申请既然是最公平公正的，那么申请书的质量就是决定成败的最关键因素。而申请书的质量，其实质反映在科学问题是否凝炼到位，研究内容和研究目标是否切中科学问题，技术路线和研究方案是否具体可行，申请人是否具有前期良好的研究基础，研究条件是否具备等各方面的综合体现。申请书是科研人员根据自己的研究基础和思考进行撰写的，是基金申请的主体，但是，依托单位的基金管理人员在基金申请书的审核阶段也可充分发挥主观能动性，一方面为基金申请书的真实性把关，另外一方面可以根据自身的经验给申请人特别是年轻的科研人员提出修改意见，完善申请书的内容和形式，提高成功率。

作者本人曾经经历过四个角色（基金申请人、基金委兼聘人员、基金申请书函评专家和依托单位基金管理人员），对基金申请和评审过程有一些心得体会。作为基金申请人，经历过前两次申请均无功而返但最终“事不过三”，在第三次申请时终于申请成功；作为基金委兼聘人员，曾经参与过基金委基金管理的全过程，对申请书审核、专家遴选、综合排名等过程比较清楚；作为基金申请书函评专家，对评审和评语撰写有自己的理解；作为依托单位基金管理人员，对申请书的审核、提交、基金过程管理比较熟悉。正因为自己的经历比较丰富，所以作为一个依托单位基金管理人员，常常在审核本单位提交的申请书时容易“错位”，不仅对申请书的形式负责，还对申请书的内容和质量比较在乎，常常提出一些修改意见。这样做虽然增加了自己的工作量，但是成效还比较显著。2008-2010年我所申请到的基金资助经费连续三年排名所有科研院所的第一名，面上基金和青年基金的资助率基本上都在50%左右。通过2008-2011年4个年头依托单位基金管理人员的工作，现将在基金申请书审核过程中发现的常见问题、需要注意的事项归纳总结如下。为便于叙述，特以一份申请书为蓝本从头到尾进行阐述。

一、仔细阅读项目指南和申请书撰写提纲

一年一度的《项目指南》，是基金委资助思路和政策的体现，因此认真阅读“申请须知”和“限项申请规定”以及欲申请项目类型的情况介绍，对于申请人来说，了解限项规定和资助强度等信息对撰写申请书非常重要，不能忽略不看。对于依托单位基金管理人员来说，则更是掌握政策、全面把关的根本，因此，每年的《项目指南》出版后，管理人员都应该通读一遍，对“申请须知”和“限项规定”了如指掌，对每一类型项目的具体要求心中有数。这样，才能在审核申请书时有根有据。前几年，基金委对限项规定比较复杂，导致管理人员和科研人员把握不准，从2011年开始，基金委对限项规定进行了大幅度精简，掌握政策相对而言简单了很多。

基金委现在资助的项目类型分为研究项目类、人才项目类和环境条件类等三个大类20多个小类，因此每一类的申请书内容要求就不可能一样。在开始撰写申请书之前，依托单位管理人员可以将每一类申请书的撰写提纲打印出来，以备审核基金申请书撰写是否规范时查阅。2011年基金申请书上明确写明“在撰写过程中，不得删除系统已生成的撰写提纲”、“本要求将作为申请书正文撰写是否规范的评判依据”，这样做的目的，一是规范了申请书的形式，二是可以让评审专家根据提纲来更好地判断申请人是否按要求进行了撰写（如申请人简介里除了申请人本人以外其他项目组成员的情况是否齐全等）。

二、认真准确填写基本信息表，高度重视摘要撰写

基本信息表不是申请书的正文，但却是一个很重要的组成部分。依托单位管理人员通常要关注“职称”填写对不对，不能填报虚假信息，否则一旦被举报填写不实，基金委会做出处罚的。常见的错误是将“博士后”填写为“助理研究员”等。“每年工作时间（月）”填写也要讲究技巧，既不能填得太满（12个月），也不能填得太少（<4个月），如果申请人的项目不太多，任务不饱和的话，填8个月左右比较合适。

另外一个容易出问题的地方是“合作研究单位信息”。如果项目组主要参与者中出现了非本单位人员名单，那么就必须将该单位视为合作研究单位，要在这个地方选择或者填写单位的相关信息。在基金委注册的依托单位必须填写与注册单位公章一致的名称，比如“吉林大学”，而不能填写“吉林大学地球科学学院”。如果不是在基金委注册的依托单位，则必须填写单位的全称并保证与法人单位公章一致。

项目基本信息这一栏中，重要的是要根据《项目指南》选择好“亚类说明”和附注说明。另外一个值得重视的是要选择好申请代码。第一个申请代码是决定了申请书投递到哪个学部的某一学科来受理评审，是最重要的选择。不同的学科竞争激烈程度不同，同样一份申请书，在某一学科可能因为申请书质量都比较高，竞争激烈而难以提交到会议评审，但如果换一个竞争稍微弱一点儿的学科，就很可能被提交到会议评审了。所以，申请代码1的选择要特别重视，可能的话可以打听一下各学科的竞争程度。申请代码2相对而言就不是那么重要了，最多会在遴选同行专家时参考。

“摘要”是对申请书的高度概况，包括选题的依据、研究的主要内容与目标，研究的方案和路线，以及预期的成果与意义等等。很多申请人不太重视“摘要”的撰写，其实这一短短的400字信息非常重要。有些比较有名的专家一年会收到近30份的申请书，让他们从头到尾将每一份申请书都认认真真地看完，既不现实也不可能。因此，这短短的摘要就显得异常重要，根据摘要函评专家就可以大概知道这份申请书想做什么，能不能做，有多大意义。而且专家在写评审意见时，很大程度上也会参考摘要内容，因此，在这里多费点儿功夫，将申请书的精华浓缩在一起，不仅是对自己的锻炼也有助于专家的评审。

最后，科研人员常常犯的错误是关键词之间不是按照要求用分号（；）分开，而是想当然的用逗号（，），这个虽然不是什么大事，但往往却要基金管理人员指出来进行修改，既浪费时间又浪费纸张。

三、项目组主要参与者要填写准确，与申请人简介部分要呼应

“项目组主要参与者”表中需要注意总人数是根据高级、中级、初级、博士后、博士生、硕士生等数据自动统计的，但常常出现的情况是表中填的人员少，而统计的数据多，究其原因是实名的参与者人数较少，担心被评队伍薄弱，就在研究生一格多填点儿数。其实，这两者应该是一致的。此外，为便于评审专家核对参与者的信息，表中姓名的排序与申请人简介中应该顺序一致。

四、经费申请表填写清楚，注意管理费的计算技巧

经费申请表，是评审专家评判经费设计是否合理的第一印象，申请人要根据科研任务的需要实事求是的填写。需要注意的是在每一笔经费后面要附上简短的计算依据与说明，“备注”一栏不能为空。其次就是要注意“国际合作与交流费”、“劳务费”是有上限规定的，不同类型的项目规定不同，要根据基金委的规定填报。最常见的问题是在“管理费”上，基金委规定管理费的上限为5%，一般的单位估计都是以上限来要求的。这个5%是指总经费的5%，也就是说是“合计”的5%，但很多申请人通常是认为是“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和的5%，结果造成管理费总是超过“合计”的5%。这个其实有一个小技巧，就是在大体确定了“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和后，将总申请经费确定下来，再乘以5%将管理费确定下来，微调一下研究经费中的某一科目，所有数据就比较一致了。

五、项目的立项依据是立项的根本，突出科学问题且简洁明了很重要

每一个申请人在申请基金之前都需要回答“3W”问题（Why—为什么要申请基金项目，即为了解决某一科学问题，这是选题依据；为什么要解决该科学问题，有什么科学意义？这是立论依据；What—为了解决该科学问题，应该做什么？这是研究目标和研究内容；How—如何做？这是研究方案和技术路线）。如果申请人能够很好地回答“3W”问题，那么申请书写起来就不费劲，而如果没有充分思考，那么很可能会出现：（1）对创新性科学问题把握不准，对选择研究的科学问题缺乏有效的论述，导致研究目标不明确；（2）对拟开展的研究工作缺少清晰的构思，也没有准确地提出拟解决的关键科学问题，使人怀疑申请人是否可以解决问题；（3）对拟采取的研究方案和技术路线缺少可行性论证，特别是对拟使用的仪器设备是否落实缺少说明，使评审专家难以确定其可行性；（4）对申请项目拟定的预期成果过高、过多，评审专家基于研究队伍以往的学术积累、学术信用提出疑问，认为其难以实现预定目标；（5）经费预算不严谨，有时为了达到申请强度而拼凑预算经费，与研究方案中的设计不相称，与实际经费需求差距过大。

项目的立项依据是决定申请是否能够立项的根本。基金资助的是基础研究和应用基础研究，因此是针对科学问题而不是技术问题来进行资助，所以，找准科学问题，围绕科学问题来设计研究内容和研究方案是获得立项的前提条件。但是，科学问题有大有小，基金委坚持有限目标的资助方式，即使是重点项目也不能提太大的科学问题，资助面更广的面上项目，则更是要具体到一个明确的科学问题，切忌题目太大，研究内容过多，否则评审专家会给出一句“研究内容和研究目标太大，难以完成，不予资助”。

在立项依据的撰写过程中，应该首先提出存在的科学问题，然后阐述国内外针对这一科学问题的研究现状，再根据前人的问题提出自己的解决思路。在国内外研究现状的撰写过程中，经常看见一些申请书人为地将科学问题和研究现状割 裂开来进行撰写，其主要表现是先提出一个未解决的科学问题，然后将国外同行和国内同行做过的相关工作像写读书报告一样罗列出来而没有任何评论或者归纳总结。这种写法，虽然让评审专家知道申请人看过了很多文献，但却无法说服专家相信申请人已经知道了前人的优劣，从而对申请人的立项依据是否充分存有怀疑。一个好的立项依据，应该是针对存在的科学问题，高度概括国内外同行对这一科学问题做了某一或某些方面的工作，但仍然因为某种原因而没有解决，从而提出自己对这一问题的思考和解决思路（切入点和创新性的体现）。这样写，评审专家会觉得申请人既抓准了科学问题，又对国内外研究现状非常了解，在此基础上提出的立项依据是站得住脚的。

申请人在撰写立项依据的时候，除了要清晰地阐述拟研究的科学命题之外，还可以采取合理的、醒目的论述方式，包括重要的句子加黑加粗，明确拟开展研究工作的地区，提供研究区的图件、照片等资料。总之，申请人要站在评审专家的立场上去撰写申请书，让评审专家可以更准确、高效地把握和理解申请人的选题。

在申请书提交到科技处审核的时候，依托单位基金管理人员会面对着大量的申请书，并且通常是在截止时间之前几天集中送来，因此很多时候基金管理人员没有太多的时间仔细看申请书的内容，更多的注意力是放在形式审查上，但如果能够从头到尾将申请书看一遍，特别是针对立项依据的撰写提出中肯的意见，对年轻的科研人员来说可能会起到“四两拨千斤”的作用，一旦领悟、受益终身。

六、项目的研究内容、研究目标，以及拟解决的关键科学问题要清楚

项目的研究内容和研究目标，是一个申请书的主体部分。科学问题抓准了，国内外的研究现状也清楚之后，如何通过自己的研究去解决科学问题就是这部分应该阐述的内容。任何一项研究都有一个研究目标，但要达到这个目标是要通过几个方面的工作（研究内容）才能完成的。因此，针对科学问题而设计的研究目标，以及为达到这个目标而设计的研究内容是一个互为关联的有机整体。在撰写的时候要有层次感和递进感，要给评审专家一个深刻印象即研究内容都是围绕研究目标而设计的，而完成这些任务之后就能够为解决存在的科学问题提供帮助。

“拟解决的关键科学问题”是否能抓准也是申请人能力的体现。围绕研究目标开展的几个方面的研究内容，哪1-2个问题是对完成任务达到预定目标来说是最关键、最难以突破的问题。比如，要根据某一湖泊沉积物来反演过去1万年来的高分辨率古气候变化，定年问题可能就是最关键的科学问题，因为年龄不准，反演的时间就不准，难以与别的记录进行对比。因此，根据各申请项目的实际情况，找出最困难而不得不突破的科学问题就能写好这部分内容。千万不要将研究内容重复一遍或者将只要去做实验分析就能得到结果的研究内容列为“拟解决的关键科学问题”，否则会让评审专家感觉申请人抓关键问题抓不准。

总之，研究内容、研究目标和拟解决的关键问题，体现的是申请人解决科学问题的学术思路。包括：需要用基金资助的经费去做哪些主要的研究工作（需要具体阐述，不能笼统）；具体的研究对象是什么（是否适合开展此项研究）；具体做哪些研究，可能会做到什么程度（根据所涉及的研究内容，拟达到什么样的研究目标，研究目标不是越高越好）；拟解决的关键问题（关键的突破口）。如果按照这个思路写下来，就非常具体而清晰，如果不这么写，评审专家就会给出“研究内容不具体”或者“太简单，内容空泛”；“关键科学问题不明确”；“科学思路不清楚”等评语。

七、拟采取的研究方案及可行性分析要具体

一份好的申请书，在有了顶层设计之后，剩下的就是让评审专家觉得申请人能做好、能完成任务。因此，拟采取的研究方案一定要具体且让人感觉切实可行。

研究方案和技术路线的撰写一定要紧紧围绕研究内容来写，每一个研究内容通过哪几个方面的实验分析去完成，包括用到的方法和理论基础、需要的仪器型号和实验流程、测试分析的样品数量和分析地点等信息都尽可能写详细一些。有些申请书这个部分写得非常简略，通常是几句话就带过去了，让评审专家不知道他到底去哪里测试分析，分析的理论基础是否可行，分析的数量是否满足需求。因此，这部分如果不详细阐述，就通常会得到“研究方案不具体”、“技术路线粗略”、“关键仪器设备不落实”等评语。此外，这部分内容与经费预算其实是紧密相关的，做多少分析才能预算多少经费，如果没有一个数量的表述或者数量有误，评审专家还会给出“分析/试验内容与经费预算不匹配”的评语。

八、本项目的特色与创新之处要画龙点睛、简单明了

很多人写申请书，生怕别人看不明白，将项目的特色和创新之处从立项依据到研究内容、研究方案等等重复一遍写得太多、太复杂。其实，这部分内容应该尽量写得精炼一点儿，一个申请书有2-3个特色和创新之处就很不错了，多了就让人觉得不是创新或者太平淡了。另外，评审专家在撰写评语时，通常要参考这部分内容，因此，申请人自己将申请书的精华凝炼出来，其实也有助于评审专家去写评语，如果自己都整理不清楚，非得让评审专家去慢慢抠出来，对评语的撰写不一定有利。

九、研究计划及预期研究成果要实事求是

研究计划要根据研究工作的预期计划进行撰写，虽然申请人常常不把这个当成重点而且写得有点儿“八股”风范，但是写得通顺流畅而不做作才是本事。其实一个好的研究计划应该是根据研究方案和路线来写，最终的目的是通过几年的研究工作，完成研究内容达到研究目标。所以，围绕这个中心来安排计划才是让人觉得可行的。如果照抄别人的“第一年上半年收集整理文献、准备……”，实在是让人感觉是为了凑时间和凑文字在写。

另外，虽然科学探索允许失败，但是自然科学基金资助的毕竟是基础研究和应用基础研究，因此，研究结果总得让人感觉可量度可考核，因此，预期发表**篇论文（包括SCI论文、中文核心期刊论文等）、取得几个软件著作权或者专利的情况还是要写出来，含混不清的表述给人印象不好，至少让人觉得投入几十万，科研成效比较低的话还是不资助了。当然，预期成果要根据前期基础和工作潜力来适度表述，预期成果写得太多也不好，以免最终达不到目标。

十、工作基础与工作条件

此部分主要是看申请人前期是否做过相关的工作，具有前期的工作积累经验。另外还要看看研究方案和技术路线中设计的实验条件、仪器平台等是否满足要求。因此，可以将前期与申请项目相关的工作经历进行简单的阐述。而工作条件则要紧扣申请项目的研究内容与研究方案设计所需的实验条件去写，有些人简单地罗列研究单位所有的实验仪器，既没必要也没扣题，效果不一定好，所以最好是将完成项目研究内容所需的实验条件进行一一阐述就好。总之，这两部分简明扼要地阐述清楚就行，一页纸足够了。

十一、申请人简介要按照要求完整而详细列出

除了青年基金等项目外，大部分类型的项目在“申请人简介”部分要求列出项目申请人和项目组主要参与者的情况。这一部分的目的一是让基金委管理人员和评审专家认识了解申请人和参与者的情况，另一方面也是为了基金委管理人员遴选评审专家时起到回避与项目申请人和参与者有关系的评审专家作用。在这个部分要求申请人和参与者的信息要完整，包括学历和工作简历，这样曾经学习和工作过的地方的评审专家是需要回避的。主要论著目录和获得的学术奖励情况要求列出所有作者名字和所有获奖人员名单，其目的也是为了列出所有与申请人和参与者曾经共同发表过论文和合作过的人员，供挑选评审专家时回避人员所用。申请人往往不按照基金委的要求将所有参与者（特别是博士生、硕士生）的信息都完整地写出来，或者不将论文的全部作者列出来，因此，依托单位基金管理人员就要严格按照要求提醒申请人将此部分写完整，并且参与者的顺序应该与“项目组主要参与者”表中列出的顺序一致。此外，有些申请人会因为前期发表的论著较少，感觉份量不足，就将一些审稿中或刚投稿的论文题目也列出来，这个会给评审专家一个不好的印象，感觉是在凑成果，还不如不写，即使是有接收待刊的论文，如果不附上证明材料，别人也没法评判，所以应该尽量减少这些不加分的内容。

总之，此部分内容是体现申请人的学术积累、学风和学术信誉，必须客观和实事求是。要严格按照撰写提纲的要求来写，既不能过分发挥也不能自行简化，更不能将申请别的部门的申请书内容直接拷贝过来而不加修改。如果不注意规范填写，评审专家会给出“只有负责人的简历而没有其他成员的信息”、“所列发表论文情况不规范”等评语。

十二、承担科研项目情况

除了青年基金等项目外，其他类型项目通常要求列出申请人和项目组主要参与者正在承担的科研项目情况。既然是限定在“正在承担”的项目，就是目前在研尚未结题的项目，其目的一是看看申请的项目是否存在重复资助的现象，另外也可以看看申请人和项目组主要参与者是否承担了太多了的项目而没有时间和精力投入到本申请项目中。因此，在这个部分如果写出太多的项目肯定不一定有利，但如果不诚实填写而被评审专家发现，也会起到不好的作用，评审专家给出“隐匿所承担的项目情况”就麻烦了。项目太多的申请人固然有这方面的顾虑，但项目太少的人也容易出现问题，为了让评审专家觉得自己有主持科研项目的经历，把已经结题的项目也列出了，让人感觉不按照撰写提纲来写，反而不一定起到正面作用。

十三、完成自然科学基金项目情况

完成自然科学基金项目情况是给基金委管理人员和评审专家参考的一个指标，如果申请人原来承担过基金项目，那么过去做得如何，对评审专家了解申请人的能力和信誉是一个参考指标。同时也可以看一看现在的申请项目与前期工作是不是有联系。因此，如果前期完成了基金项目，可以在这个部分将成果展示一下。但是，在相关成果的详细目录中，最好不要出现未发表的论文目录，因为未发表也没法评判，反而让人觉得有不实的成分。

十四、经费申请说明要详细而合理 因为在申请书的前面有一个“经费申请表”，而且申请书的正文撰写提纲“经费申请说明”中也仅写明“购置5万元以上固定资产及设备等，须逐项说明与项目研究的直接相关性及必要性”，因此，很多申请人往往忽略了这个部分。依托单位基金管理人员因此要耐心地告诉申请人需要补充这一部分，而且应该是将每一科目的详细计算依据和说明写出来。比如稳定碳同位素分析费用，200元/样品，需要200个样品分析满足需求，则总预算为4万元。详细的计算依据和说明，是评审专家判断经费预算是否合理的前提条件，“经费申请表”是一个概算说明，正文中的“经费申请说明”才是详细的说明，因此这个部分不仅不能省略，还应该做到合理、明晰和准确。

十五、其他附件清单和附件材料

其他附件材料指一些特殊情况下申请人需要提供的证明材料，如在职研究生申请的导师同意函、既无高级职称又无博士学位的申请人提交的推荐信等。如果项目组参与者中有国外研究结构的人员，其本人没法在申请书中签字，应该提供一个有其本人签名的证明函，包括同意参与该申请项目，并承担具体的研究工作。以传真件（复印件）或者原件附在申请书的后面作为证明。

申请重点项目，通常指南要求附上5篇代表性论著的首页，这是看看申请人是否具备一定的科研能力。因此在申请书打印出来之后，一定记得附上5篇论著的首页复印件，这是依托单位基金管理人员审核内容之一，如果因为遗忘了这个部分被初筛，也太冤枉了。

十六、申请人签字、盖章必不可少

基金委的管理非常规范也非常严格，因此申请人在将申请书纸质材料交到依托单位基金管理人员之时，应该特别注意检查申请人、项目组主要成员是否都有亲笔签字；依托单位公章和合作研究单位公章是否齐全且符合要求。这一部分尽管看似简单，但忙中出错的几率还是有的，这就要求基金管理人员认真负责、耐心细心，发现问题及时补正，否则因为这么一个不该有的失误耽搁一年，申请人会懊恼很久。

综合以上这些内容可以发现，如果一份申请书能够做到申请人提前酝酿、构思，科学问题抓得准，研究内容和研究方案明确可行，并且在内容和形式方面都很规整，那么顺利通过函评的可能性就比较高。在这个过程中，依托单位基金管理人员的审核和指导，申请人的配合和理解，将形成良性互动，一方面有助于提高申请人的认识理解、提升申请书的质量，另一方面也会提高整个单位的资助率、让管理人员心里有一种成就感。如此良性循环下去，科研人员会越来越有信心撰写出高质量的申请书，而管理人员也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服务工作，单位进入一个良好的轨道运行。

第五篇：如何撰写高质量的业务需求说明书

如何撰写高质量的业务需求说明书

作者：渤海银行资讯科技部张保军 原文刊登于《金融电子化》

在日常工作中，银行业务部门经常提出不同的业务需求，有新产品研发需求，有对现有系统功能改 进需求，有提取数据需求，有反映生产问题需求。这些需求提交给科技部门在信息系统中实现，科技部门经常说业务部门提交的业务需求涵义表达不清、内容描述不 完整等，科技人员难以按照业务部门要求实现。业务需求说明成为业务与科技经常扯皮、推诿、口舌之争之标靶，影响了软件项目研发进度和质量。

撰写一份高质量的业务需求说明书真的很难吗？本文就此与大家探讨如何撰写高质量的业务需求书。

一、说明书常见问题

（1）需求过于简单。有的只是一句话，如在现行的企业网银系统中增加批量代发工资功能，可以说，只给了一个需求题目，没有内容描述，具体业务处理流程和要求没有任何说明。

（2）需求内容不完整。业务需求书洋洋洒洒写了不少，但仔细一看，整个需求说明书内容缺东少西，不是少了会计分录，就是少了统计分析;不是少了界面输入项目，就是少了业务处理过程及要输出的结果等。

（3）需求内容描述不清晰。想要什么，业务流程如何处理，定义不清，概念界定模糊，有很多疑问。如需求书中对于统计报表只是画出一个大概表样，没有给出统计口径、数据来源等详尽资料。

（4）业务需求说明书本是很严谨的文书形式，但撰写人重视程度不够。需求说明书普遍存在错别字、语句涵义表达不清楚，口语化浓厚，引用图表不准确，主题表达不够清晰。

（5）需求说明书照搬照抄。为了图省事，把一些软件公司提供的产品功能介绍文档改头换面，作为业务需求说明书提交，业内人员一看就知道不是自己写的，很多地方根本不符合本行业务处理流程和系统功能。

（6）需求说明书没有统一撰写格式，不管是研发新产品、对现有系统功能改进、还是提取数据和生产问题需求，都没有一个简单实用的需求格式，随意书写，或者提供的格式完全不符合业务人员要求，大家不愿意或根本无法使用。

二、质量不高原因分析（1）撰写业务需求说明书时，业务部门没有很好组织人员对其需求进行认真讨论、分析，匆忙撰写，完成后没有很好斟酌修改完善，又匆匆忙忙提交给科技部门研发，事先也顾不上与科技部门做沟通，多听听科技人员的意见。（2）业务需求通常由银行各个职能部门提出，业务部门只从自己负责的业务角度出发考虑，缺乏与其他业务部门之间必要的沟通交流，缺少整合 性。许多需求仅仅是出于单个专业的需要，而不是全行整体需要，造成业务做法不能很好相互借鉴，有的甚至产生矛盾。在信息系统中相互制肘，重复又各成体系，形成不必要的内耗。

（3）业务人员对信息系统及整个银行业务处理流程及制度要求，缺乏深入了解掌握，造成撰写的需求内容描述不清楚，不准确。

（4）需求说明书没有模版，业务部门没有参照，或是科技部门提供的模版实用性不强，不符合业务要求。或更多是科技部门从技术要求方面出发，按照软件功能说明书内容格式让业务部门撰写需求。业务部门对很多技术要求不熟悉，不知道如何下手撰写。再有，模版过于教科书化。文档模版编写时，没有很好 依据公司自身现状，从实际出发并实地征求业务部门意见，造成业务部门不愿意或无法按照科技部门提供的需求撰写模版撰写需求，达不到预期效果。（5）业务与科技部门缺少需求交流机制、交流平台，大家都无法积极主动交流，无法倾听相互之间的意见。

三、提高撰写质量的措施

提高业务需求撰写质量，就要真正反映业务真实想法，和业务保持一致，并能提供科技部门软件研发需要的业务需求，确保在软件项目研发过程中，各项研发工作和需求之间的一致性，是需求管理的一项重要内容。

（1）业务与科技要建立良好的交流与合作关系。优秀的软件产品是建立在优秀的业务需求基础之上的，高质量的软件产品来源于业务人员和技术人 员相互之间有效的交流与合作。业务与科技部门要建立一个良好的业务需求交流沟通渠道和机制，解决工作中有关需求不清、推诿扯皮现象的发生，以面对面交流为 主，邮件、电话为辅。业务人员撰写完成业务需求后可以通过邮件的形式发给科技人员，让科技人员提出修改完善建议，相互之间交流沟通后，经过对业务需求说明 书反复多次修改后再提交。

（2）科技部门要做好角色的转变，帮助业务部门其实就是帮助自己，不要认为业务需求与科技部门无关。科技部门不能只关心技术，更应该关心产 品，跟踪产品应用情况，参与业务需求制订，与业务部门一起做好市场调研，参加前端性产品的研究和发展，帮助业务部门优化需求，可以提供业务需求说明书样本 让业务人员参照学习。

（3）业务需求要分类管理。业务需求通常可以分为新产品研发需求、功能变更需求、数据提取需求、生产问题需求等，针对不同业务要求设计不同 的业务需求撰写格式。新产品需求需要设计详细的需求撰写格式。功能变更需求、数据提取需求和生产问题需求要专题专述，变更那里则提出那里的数据，哪个系统 出现了问题、出现的问题现象是什么等内容，要重点突出，内容描述简单明了。（4）业务需求说明书撰写基本要求。①标准化：他山之石，可以借鉴，善于学习运用CMMI标准及其他软件公司好的做法，针对不同的业务需 求，都要给出一个符合公司实际，行之有效的撰写标准。②易用性：业务部门撰写的业务需求说明书要便于不同岗位人员进行阅读、理解、学习和使用。③简洁性： 业务需求书中描述的内容要突出主题，只反映要描述的问题，不包含其他不必要的东西，语言表达简明扼要，一清二楚，可以配以适当的图表，以增强其清晰性。④ 针对性：业务需求说明书要按不同的需求类型、面对不同的业务对象，实行差异化编制，根据实际需要进行编写。⑤一致性：业务需求说明书中的文字描述应当十分 确切，对于同一业务描写，不能出现多义性的描述，应当是一致，相互之间没有矛盾。⑥完整性：业务需求说明书都应当是完整的、独立的，没有遗漏和丢失的内 容。对于需求内容相同的部分，这种重复是必要的，不要图省事避免在文档中出现“见XX文档XX章节"的现象。⑦灵活性：不同的新产品研发需求，因其复杂程 度和规模不同，在保持需求格式不变的情况下，也需要对需求说明书内容中不同部分描述详细程度做调整。⑧可追溯性：业务需求说明书作为软件项目研发的一个重 要文档，并不是孤立的，而是与各个阶段完成的工作有密切的关系，随着研发工作的逐步延伸，具有一定的继承关系，体现出了可追溯的特性。如需求变更说明是在 原来业务需求说明书基础之上的变更，软件需求说明书会在详细设计说明书、测试案例等文档中有所体现。

（5）做好业务人员的培训学习。在工作交流过程中，业务人员经常讲，“科技人员总说业务需求写得不清楚，怎样写才能符合科技要求？”因此，针对如何撰写高质量的业务需求设计开发培训课程，有针对性地对业务人员进行培训，引导和教会业务人员撰写业务需求说明书，通过工作不断沟通交流、完善修 改，写出一份业务与科技都满意、高质量的业务需求也不是一件难事。