第一篇：合同管理系统
SY-004:企业合同管理系统(ECMS)EnterPrise Contract Management System
－、客户的业务问题
随着竞争越来越激烈，很多企业在提出优化管理的同时意识到信息化工作的必要性，如何尽快、迅速提高公司业务和人员运作效率，增强公司的生命力和竞争力，成为公司全体员工、特别是管理层所共同关注的焦点！合同管理涉及到企业与外界经济活动的最直接前沿，如何有效的管理合同，是合同管理按企业规则有效运行，是每个企业在新经济环境中取得有利位置的重要手段。在企业的合同管理过程中，主要涉及：
项目管理 招标申请 合同申请 合同审批 合同招标 合同执行 合同付款 合同档案
八个大的方面，合同管理过程其实是企业管理中合同信息流的完整流动过程，当一个合同管理信息流流动完成后，也就表示一个合同生命周期的完成。
二、产品满足客户的业务需求能力
企业合同管理系统(ECMS)能有效的将解决企业，机关等用户的合同管理的需求，主要表现在：
1）以工作项目为数据的源头，使企业的所有合同必须约束在以批准的项目基础上，有效制约了合同签订的随意性，使任何合同均有据可依。
2）以工作流为基础，将合同的审批纳入企业规定的工作流范畴，避免手工办理合同时审批过程的随意性，不同类型的合同自动按规定的审批路径进行流转。
3）在自动审批过程中，节约了大量的人力时间，避免因签字不断追找领导的繁琐手续。
4）合同执行过程透明公开，每一合同的签订到执行完成均可有相关部门全程监控。
5）合同执行过程中实现合同金额的上限控制，有效的解决合同付款过程中的资金控制。
6）完善的合同台帐，提供了企业每年成本控制的基本数据。
7）可与成本控制系统无缝集成。
8）支持企业所有合同的管理：材料采购合同，承包合同，承揽合同，对外承包合同，服务合同，基建合同等。
9）材料采购合同可与物质管理系统进行集成，基建合同可与基建管理系统进行集成，承揽合同可与项目管理系统进行集成。
三.产品功能简述
工作项目管理
企业计划部门或综合管理部门对批准实施的工作项目进行下达，同时可以下达项目资金作为执行的控制依据。对项目进行合同执行过程管理，一个项目可以对应多个合同
招标申请
执行部门对需要进行招标的项目首先申请招标，通过工作流审批完成后，执行部门进行招标环节，如果不需要招标可直接进入合同申请环节。
合同申请
项目执行部门或项目主管部门对需要签订合同的工作项目起草合同文本及技术协议等文档附件，通过工作流在网上进行会签。
合同招标
如果需要招标的合同，记录合同招标过程文档，如乙方评价记录，乙方资质文件，招标会签记录等。如进行议标记录议标记录。
工作流
根据合同管理的生命周期，对应的工作流有：招标申请工作流，合同会签工作流，合同变更工作流，乙方资质审查工作流（备选），合同付款申请工作流，合同验收工作流（备选） 合同审批
合同起草后，工作流自动实现网上流转，合同审批工作流能完成各类复杂的审批流程。
合同执行
合同批准后，进入合同自行阶段，包括大量的执行过程文档记录。如：阶段验收文档，合同变更文档，合同索赔文档，合同验收文档等。
合同付款
合同执行阶段，可以分阶段进行付款，付款前必须进行付款申请，系统自动计算本次付款的最大金额，同时提醒质保金和付款历史。如果启用项目资金控制，在付款申请提交前还将检查本合同对应项目的可用资金情况，如资金不足，则不能提交付款申请。
合同档案
合同执行完毕，合同管理部门对本合同进行归档管理，修正存档号。归档的合同进入合同档案管理，可以对合同进行全面的合同管理，同时提供合同台帐供合同管理人员使用。四.产品功能详解
系统组成
项目管理
项目招标管理是指针对成本中心下达的项目及项目预算进行招标活动进行的管理，主要功能包括：项目立项、项目预算、供应商及承包商、合作企业管理、评委专家库管理、招标准备管理、招标实施管理、招标结束管理等，需要特别说明的是，项目必须来自成本中心下达的项目，而预算可能分为两种情况：一种是带预算的招标，一种是不带预算的招标。带预算的招标结算时可以在可用预算范围内直接办理结算，而不带预算的招标在结算时必须先追加预算才能办理付款手续。项目准备
项目准备是合同管理的基础，企业必须先对企业的所有工作进行规划，建立企业工作项目树，然后各工作部门对企业下达的工作进行项目申请和合同申请。
项目准备按如下步骤进行： 企业工作规划类型管理 定义企业工作规划模型 企业工作管理中心定义 工作管理中心工作规划 各部门申请项目 项目下达
项目申请
项目申请是各承担部门对企业规划的工作分类进行明细项目的申请，批准后完成立项，然后才可以进行合同准备工作。
招标管理
项目招标管理将企业的招标过程进行全过程管理，项目的资料准备开始，这项工作一般由各申请部门完成，通常也称为企业内部立项过程。立项资料准备完毕后，由企业主管部门办理相关的审定手续，并将审定手续登记到软件系统中，批准手续完成后，就可以确定本项目的资金来源了，至此为止，企业内部的立项过程才可以正式结束。
根据不同部门、不同性质的项目，可以灵活地选择和组织不同的临时招标机构或小组，招标机构确立时，也可在专家库中随机选择专家评委，专家评委可以选择企业内部专家，也可以选择外面的专家，至此，招标工作正式启动。
招标机构着手准备招标文件，确定出台或直接分发或网上发布的方式进行标书传递。
对通过资质审查的承包商所提交的招标文件进行管理，投标文件包括：封面，招标文件目录，商务文件，技术文件，商务文件又包括：招标函、招标授权、招标报价表、分项报价一览表，货物说明一览表，偏差表，招标保函，资格证明文件，招标文件修正文件，制造厂家资格及授权，交货进度表，招标人现场代表派遣计划表，超重或超尺寸货物清单，主要设备、部件制造商名单及分包商名单，培训计划，安装，须调试和调试中提供安装和相关服务，产品样本，承诺书，备品备件制造构件等。
而技术文档则包括：技术说明，设备性能，参数保证，业绩证明，质量认证证明文件，生产许可证明文件，标准检测报告，技术规范/规格和图样，设计联络会安排，技术文件提交进度表，施工计划，工程机械设备清单等。
资料准备完毕后，招标机构即可办理招标手续，开标，评标和定标。招标记录文件有：供应商评价记录表，供应商资质审查表，招标记录表，谈判记录表，招标结果记录表，招标结果会签表，供应商评分记录表等。将相关记录登记到软件系统中，最后进入合同签订手续 合同会签
合同文书是在招标工作完成后进行的后续工作。本模块主要完成合同法律文本的相关管理功能。包括合同规范文本，格式合同文本，合同文本起草，合同文本审批纪录，合同文本鉴定等功能。
企业合同文本可以分为两大类，一类是规范文本，一类是格式文本。两类文本均可采用模板管理方式，以合同类型为基础，将行业内通用的规范文本作为标准合同文本，起草部门从模板中取得标准文本稍加修改后即可形成一个合同草本。
合同文本起草 待办事宜 已处理任务 任务监控 挂起任务
根据合同管理要求，可以设定很多网上审批的工作流，对需要的合同审批事项先定义号各类word 文档的模板，然后企业人员需要申请时只要将内容填好，然后有工作流自动完成网上审批工作。在网上起草申请，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公。审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批，注明审批意见，并盖章或签名。申请内容在多个审批人之间按顺序自动流转，审批过程即可以在建立审批模板时设定，也可以由起草者设定。可以在审批管理中根据单位要求设置模板的统一格式，可以设置每个模板的使用者、管理者和修改者。具有使用权限的用户能够使用模板起草申请；具有管理权限的用户能够在表单管理中管理使用该模板起草的申请；具有修改权限的用户能够对模板进行维护。
审批的流程即可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。
在审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。
流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人.在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。可以实现催办，督办，统计。合同执行管理
合同执行管理是指自合同登记之日起到合同结束这一时间段的合同状态。合同执行管理主要就是对这一阶段一个合同形成的各类状态变更记录，招标记录，验收记录，工作进度信息，通过进度监控，可以全面掌握一个合同的执行情况，对合同的进度进行有效监督，对合同付款进度进行有效管理。
项目合同和非项目合同均直接起草合同文本，合同文本可以直接手工输入，也可以直接从合同模板中导入。合同模板管理可以有效地对企业的规范合同文本进行管理，所有起草合同的部门均可直接使用合同模块进行合同起草。
合同文本必须登记到软件系统中，在登记合同正本的同时，也必须将合同的所有附件同时进行登记。
合同正文登记之前，由于管理的需要，必须将合同的基本项信息抽取出来，录入到或补录到合同信息主表中，常见的如合同乙方、合同金额、工程明细、合同进度等。
合同各类信息登记完成以后，合同管理人员或承担合同的部门必须编制合同进度计划和合同付款进度表，以利用合同执行阶段的监督。
合同文本起草：项目承担部门或上级主管部门起草合同文本，提交到系统中，系统自动选择工作流进行网上流转，起草人只需要监控流转进度即可直到合同目前审批的进度。
合同会签：工作流自动找到相应的审批人，完成自动流转，不可人工干预审批过程。
合同变更申请：当合同执行阶段需要进行合同变更时，相关部门提交变更申请，网上审批。合同变更审批：审批合同变更申请，批准后变更有效，可依驳回申请。合同执行文档管理：管理合同执行过程中的各类文档，如阶段验收报告，阶段付款文档，合同变更文档等。
合同索赔管理：当合同出现纠纷时，需要进行合同索赔管理，记录合同索赔相关文档。
合同验收申请：合同验收申请，可选功能。合同验收审批：合同验收申请审批，可选功能。合同付款
可以对成本中心的付款申请功能进行改造和加强，付款申请时必须附带上合同号，经审批后财务办理付款时必须根据合同号结合付款计划进行付款，否则不予付款。
合同费用管理主要是针对合同的预付款、阶段付款、质保金、索赔收款等进行全面管理。同时对各类合同进行费用统计，费用分析，追加减少预算资金等。
如果企业的预算工作很细，则可以结合预算管理，在成本中心软件中直接下达和变更预算，而付款时财务也可直接利用原有的预算控制合同的付款。
合同付款申请：可以对合同进行多次付款，单合计付款不能大于合同总额。合同付款审批：对付款申请进行审批。合同归档
合同管理部门定期对自行完毕的合同进行归档处理，归档时校正合同号和合同归档号。归档后的合同自动结束，不可对本合同进行任何操作。合同工作流
本系统涉及工作流如下：
招标申请工作流（可选） 招标资料准备工作流（可选） 供应商推荐工作流（可选） 标书审核工作流（可选） 合同会签工作流
合同变更申请工作流（可选） 项目开工申请工作流（可选） 项目验收工作流（可选） 合同付款申请工作流
在每个工作流中，都包含了各种类型的分支处理，如合同付款申请工作流，在定义时将材料采购合同，燃料采购合同等多种判断条件同时设置在一个工作流中即可，没有必要对每种类型的合同单独设置一个工作流，这样将不利于工作流的管理，也不利于以后工作流的改变。合同台帐
综合查询时针对领导和专业合同管理人员进行的功能设置，主要对合同的原始资料，合同执行进度，合同的付款，合同的结束资料进行全面综合的查询。
五.产品独特之处
顺宇ECMS系统是一个技术先进、功能强大的网络化合同管理平台。它集成了目前主流的计算机与通信技术科学、管理与行为科学、系统工程与人机工程学、数据库技术、多媒体技术以及图文处理技术，可以综合处理合同文本中涉及到的各种格式的语音、数据、文字、图像等文件。
同时，本系统结合客户的实际需要，进行了一系列改进和创新，使之无论在技术架构、系统结构、管理思想、使用性能上都达到了国内先进水平，并具有一些特色鲜明的优势：
内嵌基于角色的工作流引擎，国内唯一在工作流中转移条件无需编程； 采用横纵向相结合功能菜单，符合人的视觉流程； 引入portal技术，实现用户主页面的内容个人定制；
引入sybase 公司的datawindow技术，全面解决中间层的技术难题； C#成熟架构，全面支持WebService，跨平台、扩展无极限；
根据不同级别设置权限管理，用户权限设置简单灵活，确保信息安全； 首创基于合同生命过程的全过程管理思想，真正实现了合同从需求，生成，执行，结束完整周期的管理，使企业的合同管理跨上了一个可以信赖，实用完善的工作平台；
合同相关文档在线编辑，支持WORD/EXCEL、审批过程痕迹保留、支持电子印章、手写签名。
系统中首次引入文档服务器，将合同文档和数据库分离，避免数据库处理大量文档数据而引起的拥塞。
首次在合同管理软件中引入工作执行追踪思想，实现工作任务从指派到合同执行到合同完成的全过程管理。
支持用户自定义WEB服务器集群，用户可以根据系统的实际负载随时改变web服务器的配置。
六.主要技术参数
本协同办公系统可以分布式运行方式进行程序运行以及数据传输。本协同办公系统支持服务器集群、分发式服务器和二级服务器，系统兼容性好，系统能够运行于Windows98、Windows2000、WindowsXP、Windows2003、LINUX、Unix及小型机操作系统等各种操作平台上。
七.我们的服务
购买顺宇ECMS系统只是我们合作的开始，山东顺宇的“五八六三”管家式服务（“五心”服务精神、八项服务承诺、六大服务内容、三级服务体系）尽可以使我们的客户安枕无忧，尽享软件系统带来的无限办公乐趣，而无任何后顾之忧。
7.1 “五心”服务精神：
7.2八项服务承诺：
提供1小时内的服务请求响应，省内24小时到达现场，省外三天内到达。简单问题8小时内提供解决方案。复杂问题24小时内提供解决方案。终身免费维护升级及终身免费技术支持。终身免费协助重装软件系统、数据恢复工作。
专心、耐心、细心、贴心、放心 终身免费指导数据备份、二次开发。
终身免费指导涉及到本系统的软、硬件及计算机网络技术。实现7X24小时的在线服务。7.3六大服务内容： 7.3.1定制服务
根据客户的具体工作模式，我们会与客户共同分析工作流程和其中的数据逻辑变化，以及特殊业务规则，免费把这些具有客户行业特征、日常运作特性的管理功能整理成适合客户的实用、贴身、低成本的解决方案，并将方案配置实现，即根据客户的需求定制系统。7.3.2升级服务
对于购买产品的客户，我们提供免费升级服务，在系统升级之后的3-6个月，各版本的客户享受随系统升级而升级的服务，将使自己的系统保持在最先进的状态。
7.3.3二次开发服务
随着用户使用的深入和企业的发展，客户往往需要对系统进行二次开发乃至多次开发，我们将根据用户的需要提供相关服务。对于有技术条件的用户，我们将提供二次开发接口和必要的技术支持，使客户能够自行开发。7.3.4咨询服务
在客户的整个实施、使用服务中，我们提供随时的咨询服务。这些咨询服务包括对系统的使用、对新系统分析，对现有系统的调整等，我们的系统工程师随时恭候。
7.3.5跟踪服务
一般来说，客户在系统使用中，会随着对系统的了解和实际中的运行发现各种问题并提出对系统优化需求，我单位为每一个客户提供跟踪服务。包括指导系统管理员进行系统规划、定制和实施，以便更好、更灵活地发挥系统功能优势和特点。协助系统管理员诊断各种故障，制定维护和故障处理方法，协调并解决系统日常维护及管理期间出现的各种问题。7.3.6更高层次的合作
我们希望能通过我们的产品为您提供深层次、全方位的信息化服务，包括为您提供满足企业发展需要的各种解决方案和软件产品，为您提供咨询、分析、测试、开发等全方位服务，构建您的综合性信息化管理系统。我们热诚希望不只是您的一个供应方，而能成为您可以信赖的战略合作伙伴。7.4三级服务体系
第一级：电话、邮件、MSN、QQ支持。通过电话、邮件、MSN、QQ等通讯工具实现远程即时通讯，在第一时间解答、解决客户使用OA过程中遇到的各种技术问题。
第二级：远程访问软件支持。经过客户许可后，通过远程登录软件直接连接用户的系统，进行“远程手术”式的在线维护，实现比上门更及时、更方便、更低成本的远程服务。
第三级：上门支持。根据客户的具体要求。
八.联系我们
中国·山东顺宇信息科技有限公司 电话：0531-86516526 ,86516527 转8079 传真：0531-88876186 网址：http://www.xiexiebang.com 邮箱：jnhp456@163.com
第二篇：合同管理系统
工程管理（2）09550222
合同管理系统
合同管理系统，是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。
合同分类：合同依其标的不同，划分为一定的类型，包括：转移标的物所有权的合同(买卖合同、供用电水气热力合同、赠与合同)；转移标的物用益权的合同(租赁合同、融资租赁合同、完成工作的合同、承揽合同、建设工程合同)；给予信用的合同(借款合同)；提供服务的合同(运输合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同)；转移智慧成果的合同(技术合同)。
功能：业务管理是合同管理的核心需求，合同管理软件必须解决实际业务管理中的问题，专注于企业合同管理的动态化、智能化、网络化，为企业提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能，包括合同起草、合同审批、文本管理、履约监督、结算安排、智能提醒合同收付款、项目管理、合同结款情况统计分析、报表输出和决策支持等。各项子系统:
合同起草：提供合同示范文本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式。
合同审批：根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单。
工程管理（2）09550222 合同文件：管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中。
结算管理：解决企业的资金管理，为合同细化了何时应该结算账款，无论是对收款还是付款均有重要意义，可以及时安排资金调度及收回款项，既保证按时守信，又合理充分利用资金，降低执行风险。
实际进度：明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，方便领导随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便领导调整进度，安排下一步的工作。
商品管理：采用合同商品清单、询价、报价表单管理对应标的物型号、规格等明细，可以按商品类型、交货期等信息统计合同商品数量和金额，为公司市场策略、财务规划、招投标管理等提供依据。
合同变更：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。
预警系统：系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策。
报表：从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策，多样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形。
第三篇：合同管理系统需求分析（定稿）
1.1.1 合同管理
1.1.1.1 管理思想及综述
可实现多种合同类型的管理，可实现对合同在集团内部的多级审批。并可实现对项目类合同进行合同录入、合同变更、合同结算管理。并可实现对合同附件的管理。可实现项目月度资金计划的录入，并可实现与进度相结合的项目款的支付管理，最后实现付款记录自动生成凭证到总账系统。
1.1.1.2 管理流程
1.1.1.3 系统功能 1.1.1.3.1 合同订立
合同录入
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织
可以修改和删除“保存”或者“提交”状态下的合同；单击【【】，就可以上传“合同文本”和“工程附件”；单击【
】和】，就可以对审批后的合同进行“责任部门”移交；单击【同所有相关的信息。
合同录入完毕后，点【
】，就可以查看该合】，然后在序时簿界面进行审批，合同审批支持工作流。
合同修订
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织
进入“合同修订”主界面，选中需要修订的已审批合同，单击工具条上【就可以修改和删除“保存”或者“提交”状态下的合同修订；
】和【
】，合同查询
本功能用来自定义条件查询合同，双击查询出来的合同，可以看到该合同相关的执行信息，包括合同信息、拆分信息、结算信息、变更信息、成本信息、付款信息、付款计划等信息。
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织 用户可以根据需要选择界面上的选项进行查询。合同执行
“合同执行”包括六个方面的内容：合同变更发起、变更审批单查询、变更签证确认、变更指令单查询、结算单录入、结算单查询。
合同变更发起
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织
进入“合同变更发起”主界面，选中最明细工程项目，单击工具条上的【】进入“变更审批单-新增”界面；单击工具条上【或者“提交”状态下的变更审批单；
变更审批单录入完毕后，点【进行审批，该审批支持工作流。
】和【】，就可以修改和删除“保存”
】，单据状态变为“已提交”，然后在序时簿界面
1.1.1.3.2 变更签证确认
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织
该功能是用来登记变更指令单的“下发”、“签证”以及“变更结算”等信息。如下图：
填写完毕之后，点“确定”，则该变更指令单的状态变为“已签证”。点【可以进行签证的反向操作。
系统支持批量签证的功能，点【
】
】，则自动将选择的项目分期下的所有“已下发”状态下的变更指令单列示出来，供用户逐一签证确认。如下图所示：
选择“已签证”状态的变更指令单，点【结算金额。如下图所示：
】，就可以录入变更指令单的1.1.1.3.3 结算单录入
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织
进入“结算单录入”主界面，选择需要录入结算的合同，单击工具条上的【入“结算单-新增”界面；单击工具条上【或者“提交”状态下的结算单；
】和【
】进
】，就可以修改和删除“保存”
1.1.1.3.4 无文本合同
“无文本合同”包括两个内容：无文本合同录入、无文本合同查询。无文本合同录入
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织 “无文本合同-新增”编辑界面如下，黄色部分为必录字段。
1.1.1.3.5 扣款及奖励
“奖励及扣款”包括六个方面的内容：违约金录入、奖励单录入、扣款单录入及三种单据的查询。
1.1.1.3.6 违约金录入
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织
1.1.1.3.7 奖励单录入
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织 “奖励单-新增”编辑界面如下，黄色部分为必录字段。
1.1.1.3.8 扣款单录入
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织
“扣款单-新增”编辑界面如下，黄色部分为必录字段。
1.1.1.3.9 违约/奖励/扣款查询
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织
用户可以根据需要选择菜单，实现对违约、奖励、扣款的分别查询。点开相应菜单后，用户可以按照界面上的选项进行查询。
用户也可以通过设置“自定义”页签里条件进行组合查询。
1.1.1.3.10 付款计划
合同付款计划
“付款计划”包括七个内容：合同付款计划、月度付款计划、项目计划执行表、项目月度计划申请表、项目计划申报表、付款计划查询、付款计划执行表。
操作组织：实体成本中心组织。
该模块的功能为：按照“单一合同”为纬度，编辑每个合同的付款计划。进入“合同付款计划”主界面，选中相应的合同，单击工具条上的【
】进入“合同付款计划”编辑界面；
月度付款计划
操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心。
该模块的功能为：按照“合同”为纬度，查询每个责任部门的付款计划（默认为三个月）。
计划申报
该模块的功能为：按照“成本科目-合同”为纬度，编辑工程项目的（12个月）付款计划。
月度计划申报
该模块的功能为：按照“成本科目-合同”为纬度，编辑工程项目的月度（3个月）付款计划。
如下图所示:
该表录入完毕后，点【
】，然后在序时簿界面进行审批，该审批支持工作流多级审批。当该表审批之后，自动将3个月内的付款计划反写到对应的“合同付款计划”。
付款计划查询
该模块的功能为：通过条件设置来查询合同付款计划，每一行显示一个合同的一个月计划。数据来源于“合同付款计划”。
付款计划执行表
该模块的功能为：以合同为纬度，汇总展现工程项目下合同的月度付款计划执行情况。示例如下：
项目计划执行表
该模块的功能为：以成本科目为纬度，将“项目计划申报表”、“项目月度计划申请表”以及月度实际付款等信息结合起来应用，通过层层累计的方式综合展现“项目周期”、“本”和“本月份”三个不同的时间纵深的付款计划的执行情况。因此，本表的数据来源为：“项目计划申报表”、“项目月度计划申请表”以及月度实际付款等信息。如下图所示：
在项目执行情况表中，展开“项目成本执行情况”，显示的是项目累计发生的成本、付款、欠款以及待发生情况。如下图：
在项目执行情况表中，展开“预算执行情况”，显示的是本成本、付款预算的执行情况，如下图：
在项目执行情况表中，展开“本月计划执行情况”，显示的是查询当月的成本/付款计划、成本/付款实际发生、以及计划与实际的差额情况，如下图：
1.1.1.3.11 付款管理
“付款管理”包括四个内容：付款申请单录入、付款申请单查询、付款单录入、付款单查询。
付款申请单录入
付款单录入
1.1.1.4 系统应用价值和特点
本系统应用价值和特点有如下几点： 1.涵盖合同管理全周期和合同管理全要素（合同订立过程、合同内容、合同主体（缔约方）、合同标的、合同变更与索赔、合同结算与支付、履约风险、履约联系、合同终结与总结等）；
2.3.4.5.6.7.8.9.支持各类合同的业务流程灵活匹配；
能够根据投资预算和项目管控要求，进行合约规划； 按照权责体系和绩效考核要求，实行合同的分级分类管理； 承接招评标数据，全面登记合同事务；
提供完整的合同录入、变更、结算、付款管理流程；
根据合同付款计划，严格控制合同付款申请，保障项目现金流； 实现项目资金计划申报和资金全面预算管理； 有效实现变更管理，掌控项目过程成本发生；
10.实现合同文档管理、分次结算管理；
11.通过数据一体化功能，全面掌握合同执行情况； 12.通过流程管控实现企业内部控制以及工作流驱动。
第四篇：合同管理系统需求文档
合同管理系统需求文档
一、开发前提：
合同系统的开发在原资金系统的基础上，人员组织结构、系统角色设置与资金系统基本一致或做少量修改。
合同系统审批方式采用类似于资金系统的网上审批。系统可以满足各种复杂的审批流转规则，尤其是满足集团公司多个子公司多种不同审批流程（同一模块每一个子公司一个流程）的需求。
合同系统中的合同隶属于资金系统中的项目，合同审批签订后占用项目的预算。通俗的讲，项目的预算是通过项目所对应的合同执行的，合同的签订、金额变更受到项目预算的制约。
二、详细需求：
1.供应商管理：
系统需求：
对供应商的基本信息进行管理，通过一个页面直观的展示合同对方的信息。 可以方便的增加、修改、模糊搜索供应商的信息。
系统提供上传供应商的资质信息等附件功能。
提供EXCEL导入导出供应商信息功能。
报表需求：
可以按照各种条件查询供应商的相关信息。
可以链接到供应商相关项目、相关合同和已经签署资金统计等内容。
2.合同管理（基础数据）：
系统需求：
可对多种合同类型进行管理。如：设备合同、建安合同、服务合同、租赁合同等。 合同一定是和资金系统中的项目关联的。
合同分为开口合同和闭口合同。
合同金额分为合同金额（标的金额）、预算金额（计划金额）、实际结算金额三种。 合同保证金（尾款）。合同保证金的金额由录入合同的人计算填写，保证金交付
日期由合同录入人计算录入。
系统提供附件的上传和下载。
各式的合同系统提供填写模板、默认一些合同信息、校验一些合同信息输入的合法性。
系统提供合同样本的打印功能。并提供合同样本的导出为EXCEL功能。报表需求：
根据检索条件快速、准确找到合同资料，支持关键字模糊搜索、分组显示等。 提供合同按照类型、按照单位、按照项目的一些统计图表。
3.合同建立与审批管理（略）。
系统需求：
合同签订/变更是需要审批流程的，可根据合同类型、合同金额等条件自动匹配
合同审批流程。实现并签、串签、按条件跳转等功能。
合同的审批具有短信通知功能。
系统提供合同存档功能。
4.合同的变更管理。
系统需求：
系统提供合同基础信息变更的流程。可变更合同金额等基础信息。
报表需求：
提供合同具体的变更记录。
5.合同系统与资金系统的深度关联，预算管理。
系统需求：
任何合同都隶属于资金系统中的一个项目。
合同的建立、变更（金额）都受到项目预算的控制。在新增合同时如果合同所
属项目的资金不足则不允许新建合同。在最后的领导审批后，再次进行项目资
金进行是否满足合同资金的验证。验证复核后合同正式建立。合同变更中，如果合同金额增加同样需要验证其金额是否超出项目总金额。
合同的执行。合同的执行是在资金系统中填写合同报销单。以合同资金的支出
进度判断合同的执行进度。
合同保证金只有在合同保证金交付日期到达之后进行交付（报销）。报表需求：
项目报表中，分为项目预算、已签署合同金额、已执行合同金额、项目可签署
余额、项目实际剩余金额等字段。
项目报表中可以链接到支出类型表。
项目报表中可以链接到合同信息表。
项目报表提供按照供应商的统计报表及图表。
项目报表中提供按照时间的资金支出统计及报表。
预警提醒。报表提供合同进度逾期和资金逾期等提示。
6.系统设置。
填单权限设置。
报表查看权限设置。
组织结构、角色、等同资金管理系统。
中科普达软件公司
第五篇：合同管理系统详细设计说明书
合同管理系统详细设计
2013.11.27
系统欢迎界面
待办信息
要求：根据角色不同，能不能提供个性化的页面，比如今日商务待处理事宜等，任务根据实际情况指派，由当前角色进行任务或下一流程指派。
1、客户基本资料管理
客户为创建合同时的必选对象，基本资料共有两个部分：客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等。对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。
1.1客户资料
1.1.1、客户基本信息
对客户基本信息进行增、删、改、查功能。
查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。
相关字段：
客户id，客户名称、客户类型、客户编号(自动生成)、行业（选择）、省（选择）、市（选择）、联系地址、邮编、公司网址、首要联系人、办公电话、职位、移动电话、传真、E-mail、QQ、法定代表、注册资本、币种、实收资本、公司类型、成立日期、经营范围、营业截至日期、负责人，备用1，备用2。（*红色为必填项）tip：
客户类型：行业客户、普通客户、渠道合作伙伴【用户添加时，以下拉列表选择】 客户编号：规则LJKJ+4位年份+2位月份+2位日期+001～999【系统根据改天客户排序自动排好，此项可手工修改】
营业截至日期：客户管理自动判断营业日期是否过期，如过期，则在页面进行提醒，及时更换营业附件或进行相关更新。
1.1.2、开票信息
每个客户设置一条开票信息，并设置修改权限。在打印发票时，自动调取开票信息。相关字段：名称、纳税人识别号、地址、电话、开户银行及账号（必填项）功能：修改，添加（附：可与客户基本资料设置同一张表）
1.1.3、客户附件
客户附件是对有经营单位的客户上传三证（营业执照、税务登记证,机构代码证）和直接负责人员。并设置增、改、删功能。如图所示管理：
相关字段：附件名称、附件类别、附件说明、上传日期、附件文件名、上传人。
1.1.4、联系人
管理客户的相关联系人，并设置增、改、删功能。
相关字段：姓名、职务、办公电话、移动电话、传真、E-Mail、备注。
1.1.5、客户备忘
对客户设置备忘录，并设置增、删功能。
相关字段：说明事项、内容、提交人、提交日期。
1.2 关联信息
根据客户合同内容关联客户其他信息，并可打印客户信息单和导出客户信息表
1.2.1 打印
可对该客户的各项资料进行打印客户信息单。
打印内容：客户基本资料、开票信息、相关项目、资金统计等
1.2.2导出信息
对所选择的客户导出.xls表
2、合同管理
合同基本资料共有两个部分：合同资料和关联信息。基本信息包含合同基本信息、合同文本、合同标的、合同附件、计划资金、资金条款、合同备忘等。
关联信息有多项内容，含实际资金、发票、资金统计、进度、合同变更、审批记录等。对于合同的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。
2.1基本属性
对合同基本信息进行增、删、改、查及合同复制功能。查询条件：合同名称、合同编号、合同对方、签约日期等。
相关字段：
合同名称、合同编号、对方合同编号、合同类别，签订日期、生效日期、计划完成日期、合同金额、币种、印花税额(可改为选填发票类型：增值税普通、增值税专用)、合同对方、所属项目、负责人、审批状态、合同状态、盖章状态、借阅状态 tip：
合同类别：采购合同、直销合同、分销合同
合同编号规则（默认，可修改）：LJCG（采购）/LJZX（直销）/LJFX（分销）+年（2013）+月（11）+日（04）合同排序（001），例：LJCG20131104031 共15位
审批状态：未提交0，审批中1，审批通过2，审批拒绝-1，已作废-2，已盖章3，已归档4，合同执行5，已开票6，完结10.借阅状态：默认（在库）0，空缺-1 除此之外，设置合同复制功能，点击已有合同复制后，新增一条除编号，状态不同其他内容都相同的合同。
2.2关联信息
根据合同内容需要设置其他相关信息
2.2.1合同文本
设置合同文本信息的增、删功能
相关字段：文本名称、文本类别、文件、文件说明、建立人、建立日期。
Tip:文本类别：合同正文、补充协议、会议纪要、设计方案、合同盖章扫描件、其他合同附件 2.2.2合同标的
设置合同标的信息的增、删功能
相关字段：名称、规格、数量、单价、添加人、添加日期
2.2.3计划资金
设置合同计划资金信息的增、删功能
相关字段：名称、金额、结算方式、计划完成日期、备注 Tip: 结算方式：现金、支票、电汇。
2.2.3资金条款
资金条款管理。
相关字段：资金条款，合同id
3、合同执行
3.1 合同审批及调整阶段
对于已拟定无误的合同有以下操作 提交审批、合同作废、合同盖章 3.1.1 提交审批
提交审批后，审批状态更改为审批中（1）提交审批：默认（0）—>审批中（1）
3.1.2审批通过及拒绝
审批拒绝后，审批状态由审批中（1）审批拒绝（-1），拒绝可填写拒绝理由。 审批同意后，审批状态由审批中（1）审批通过（2） 审批通过的合同自动进入盖章环节
3.1.3 合同作废
合同作废，合同状态由默认（0），审批中（1），审批通过（2）--已作废-2 注：合同作废环节可由领导操作或者销售人员操作。在归档之前，均可作废
3.2、盖章管理
3.2.1合同盖章
合同审批通过后，由相关人员（商务）将合同文件盖章，将纸质合同扫描为pdf文件，上传服务器进行归档。用章的同时，记录用章信息。此处仅记录我公司盖章状态
基本属性：用章人、用章日期、用章申请人、盖章份数、每份盖章数量、用章状态、盖章数量 Tip: 执行条件：审批通过（2），盖章操作后，更改合同状态为已盖章（3）合同状态：审批通过（2）已盖章（3）
3.2.1合同归档
合同用章后，执行操作“合同归档”,由商务人员将纸质合同扫描成pdf文件，上传系统归档。归档后，可进行在线合同查询合同。合同状态：已盖章（3）已归档（4）
归档人、归档日期、归档份数、归档说明，档案柜编号
3.2.2合同借阅
记录纸质合同借阅记录，合同新建借阅前，判断合同借阅状态。借阅状态：默认（在库）0，空缺-1，并可查询合同借阅记录 查询条件：借阅日期，借阅人，合同名称 功能：借阅增、删操作。
相关字段：借阅人、借阅日期、借阅说明、借阅份数、借阅经办人、归还日期、归还人、归还经办人
3.2.2 其他用章管理
记录非合同类用章情况。用章记录增、删、查 查询条件：印章名称、用章日期、用章申请人
相关字段：用章人、用章日期、印章名称、盖章总量、用章申请人、用章情况说明。
3.3、合同执行进度
执行条件：合同归档
合同归档后，由销售人员决定何时提交执行合同，合同执行后，更改合同状态。合同归档（4）合同执行（5），采购合同、直销合同类合同提交执行合同后，直接进入申请发货进度页面。进度提交后，由商务处理
3.3.1计划进度（供货、收货、资金）
合同归档后，销售人员制定相关的计划执行进度，进度属性包含三类：供货、收货、资金。对于供货进度，设置提交审批动作。提交审批后为商务人员待处理事宜。制定计划：销售人员制定不同的进度计划，用于完成规定期限内的合同内容。
相关字段：进度名称、金额、进度描述、执行人、进度属性，计划开始日期、计划完成日期、备用，提交审批后，进度状态为1，升级为商务待处理状态。提交人可见。进度属性：资金（勾选后），自动出现资金额度文本框，填写资金额度。同时设有进度附件。
相关字段：附件名称、附件类别、上传日期、附件说明、附件文件
3.3.2供货进度
销售人员根据既定的供货进度计划，对合同进度的执行详细情况做进度明细登记。商务人员对已提交的供货申请，商务批复有三种：A库存
B需采购 C已到货。商务可对提交的供货申请做多次批复，以通知货物状态。回复内容销售可见。
相关字段： 进度执行情况、开始日期、完成日期、累计完成，审批状态、提交人。Tip: 系统根据进度执行情况，自动计算进度状态。非资金类的按进度执行天数。资金类的按资金完成计算完成百分比。
对于采购合同、直销合同，商务可直接处理发货等操作；
对于分销合同，商务在处理时，系统提醒，需收款额度>0时，才可对提交的进度申请处理。
3.3.3收货进度
当库存不足时，商务自行提交定货合同，商务收货后，可直接登记明细。修改合同状态
3.3.4收（付）款进度
合同归档后，对每次的收（付）款记录收（付）款操作
合同收（付）款，选择合同，提交资金金额、结算方式、票据号码、结算日期提交收（付）款，收（付）款后，显示已完成、可核销余额、本次核销、全部核销金额等内容。
在合同资金进度中，根据合同实际的收（付）款金额，自动计算合同款项完成情况和完成比例。
合同完成100%时，自动提醒合同已完成，提交完成合同报送，合同执行结束。相关字段：
资金金额、票据号码、结算方式、结算日期、备注
4、创建采购合同
参照2 合同管理
5、发票管理
5.1发票管理
发票管理用于发票在系统上的记录。发票按来源分为两类，接收、开具。
接收类的发票根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票接收后，商务确认后，记录接收发票记录即可。
开具类发票，根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票经领导审批后，才可开具，审批的同时登记开具发票记录。相关功能：发票增、删、改、查
查询条件：发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号
相关字段：发票类型、发票来源、相关合同、发票金额、开票日期、发票号、发票对方、备注、备用1 Tip: 发票类型（增值税发票14%，增值税专用发票7%,普通发票6%）发票来源（开具、接收）相关合同：设置合同选择框，发票合同字段为空的为未关联合同，不为空的为合同类发票。（可选）。
选择合同后，页面下方发票内容自动关联合同标的。否则，用户可增加、删除相关发票内容。（发票内容：名称、规格、单价、数量、金额）
发票对方：设置选择框及可输入框。选择对应客户（供应商）时自动关联纳税人识别号、地址、电话，开户银行及帐号信息。否则，可手工录入。
创建完成后，确认,可提交审批。发票审批后，更新合同发票状态。合同完成。
5.1发票审批（确认）
开具的发票审批后，系统自动记录审批时间，审批通过后，系统自动提醒相关人，待处理发票，可对发票进行打印操作，对于合同类的发票，自动关联合同中开票单位、标的等信息，发票打印后，可更新合同中发票状态。
接收类发票经商务确认发票后，系统自动记录确认时间及相关信息。 系统提供发票的不同查询方式。
6、合同完成处理
合同完成：收（付）款完成、收（发）货完成，发票完成 完结10.合同状态-10
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