船舶设计中的有效信息沟通.

第一篇：船舶设计中的有效信息沟通.

船舶设计中的有效信息沟通

关键词:船舶设计 信息沟通 沟通障碍 克服 1.引言

现代船舶制造系统就是在信息的推动下,制造过程中所涉及的硬件(物料、设备、工具和能源等)、软件(设计信息、加工工艺、管理理论等)和人员组成一个将制造资源转变成产品的有机整体。现代船舶制造的实质就是在能量的协助下将信息作用于无序无规律的物质,使其有序有规律,产品越复杂需要的信息量便越大。伴随着现代科学技术的发展,信息在制造过程中所起的作用越来越大。而在现代船舶制造系统中,设计作为整个系统中信息的整合者、生成者、传递者,对整个制造系统信息流发挥的作用也愈来愈大。因而如何提高船舶设计工作中的有效信息沟通,具体十分重要的实际意义。本文将对船舶设计工作中的有效信息沟通,进行初步的探讨。

2.船舶制造系统的信息流和信息沟通过程的模型 2.1船舶制造系统的信息流

信息在制造系统中的作用过程称为信息流。在现代船舶制造系统中,设计作为整个系统中信息的整合者、生成者、传递者,通过不断地与制造过程的各种状态进行信息交换,并综合、分析来自各方面的信息,从而有效地控制制造过程,以保证制造过程的正常进行,提高制造系统的效率和产品质量。从制造系统的信息流图表,见图1,我们可以看出设计信息起着上承下达的作用,只有保证设计信息的畅通,才能够以正确的方式、在正确的时间、向正确的信息流节点传输所需的正确信息,并支持分布式制造环境下信息和人员的分布性以及信息流动过程的时序性。

2.2船舶设计中信息沟通过程的模型

信息沟通过程是指信息的发送者通过选定的渠道把信息传递给接收者,如图2所示。

2.3 信息沟通过程模型的说明 1)设计

信息的生成者和发送者。信息是数据经过加工处理后得到的结果。数据是记录客观事物的性质、形态和数据特征的抽象符号,如文字、数字、图形和曲线等。因为数据的确切含义往往不明显,所以不能直接为制造所用。设计将数据经过加工处理后生成信息,然后按设计和制造双方都能理解的方式进行信息编码,产生如图纸、文件、报表等。信息被用来反映客观事物的规律,从而为制造工作提供依据。2)信息的传递

指信息发送者将信息通过适当的方式和正确的渠道传送给接收者。对信息的传递而言,渠道和方式是最重要的问题。设计选择正确的渠道和适当的方式,将生产制造信息传递给制造,使其理解信息的含义和内容。3)制造或其他部门

信息的接收者。制造将接收到的信息进行翻译,并将回译的信息作用在原料上,最终生成产品。4)噪声

信息沟通经常受到“噪声”的干扰。无论是在发送者方面,在传递中,还是在接受者方面,噪声就是妨碍信息沟通的任何因素。例如:发送者使用了模棱两可的符号;用词不当和错用符号;将正式信息以非正式的渠道进行传递等。5)反馈

设计通过反馈来了解他所传递的信息是否被对方准确无误的理解。通过反馈,使设计和制造之间的信息变成了双向流动。对消除沟通中的干扰和扭曲,提高沟通的效率是十分必要的。3.造船设计中信息沟通的特点

1)设计与制造的矛盾。设计是想的过程,是理论的东西,而制造是做的过程,是实践的过程。二者间的差异就是矛盾,它决定了设计和制造需要进行沟通:制造需要设计的及时指导以保证实践顺利进行;设计需要制造的及时反馈,以便不断完善理论。

2)分工不同带来的矛盾。现代化的生产要求我们通过分工来完成任务和提高效率,但分工造成组织结构中垂直方向和水平方向各系统、各层次、各部门、各岗位的分化。组织愈庞大、愈复杂,组织分化愈细密、组织整合愈困难。一方面,我们为提高生产效率,希望尽可能细的进行分工;另一方面,分工愈细,就会给我们带来更多的沟通需求和沟通障碍。

3)沟通过程中存在的矛盾。在沟通过程中,由于各种因素,一般存在着以自己为中心,忽视对方的倾向;而沟通的实质是让对方接收我们发出的信息,只有考虑到接收者的具体情况,才能达到沟通的目的。“忽视对方”和“重视对方”导致的矛盾,在沟通过程中是很常见的。

造船设计工作中的许多信息沟通障碍,都是由以上三个矛盾决定和产生的。4.设计工作中信息沟通的障碍 4.1信息发送者造成的障碍

1)设计者对问题不做全面的、系统的、深入的调查研究,所得到的数据是不全面的,更未对数据进行应有的处理,使之成为真正有用的生产指导信息。2)设计者头脑中对信息的想法很明确,但由于表达方法不当或表达混乱,而造成接收者理解的困难。

3)设计者对相关信息不了解或不知道的情况下,就发表意见,没有实事求是,使得息沟通从源头上造成障碍。4.2 信息传递中造成的障碍

信息从一个人传到另外一个人的一系列传递过程中,由于损失、遗忘、和曲解等造成越来越失真。特别是在当企业的组织层次过多或传递环节过多的情况下,信息传递过程中造成的信息失真就更严重。

4.3信息接收者造成的障碍

1)由于部门和专业分工不同,在信息传递过程中,存在着接收者有选择地接收的现象,即接收者只对自己的专业或自己相关的信息感兴趣,拒绝或片面地接收与他们的期望不相一致的信息。人们往往听或看他们感情上有所准备的东西,或他们想听或想看到的东西,甚至只愿意接收中听,拒绝不中听的东西。

2)不善于聆听别人的意见及过早的评价,也是常常造成接收沟通障碍的重要因素,尤其是在听取下属意见时。普遍的倾向是,对别人所说的要加以判断,表示赞成或不赞成,而不是试图去理解谈话者的基本内容。4.4 人际关系对信息沟通的障碍

1)上下级关系造成的信息沟通障碍。信息沟通是发送者和接收者之间的“给”与“受”的过程,信息传递不是单方面的,而是双方的事情。因此,沟通双方的诚意和相互信任至关重要,上下级之间的猜疑只会增加抵触情绪,减少坦率交谈的机会,也就不可能进行有效地沟通。

2)同事关系造成的信息沟通障碍。在实际工作中,设计提供的图纸难免出现小的瑕疵,现场制造人员将存在的问题反馈给设计时,如设计不能虚心接受或不能与现场制造就问题展开积极的沟通,以期很好的解决问题。反而以傲慢的态度对人往往造成了信息沟通的障碍。4.5 过量的信息造成的障碍

有人也许认为比较多的且不受限制的信息会有助于克服信息沟通中的问题,但事实恰恰相反,过量的信息会淹没真正有价值的信息,使接收者无所适从。人们可能会用多种方式对付超负荷的信息。

1)接收者可能无视某些信息,如要回的信件过多,干脆把某些信件搁置不顾。2)人们可能会对信息进行过滤,先处理容易对待的事项,可能把难度较大但也许是关键性的问题忽视了。

3)人们可能会采用逃避的方法,把信息束之高阁或不进行沟通。4.6 沟通中产生许多冲突

由组织结构产生的结构差异,会在沟通中产生许多冲突。人与人之间在利益、观点、掌握的信息或对事件的理解上都可能存在差异,有差异就可能引起冲突。由于信息不对称和利益不一致,人们之间在计划目标、实施方法、资源分配等许多问题上都会产生不同的看法,这种差异是由组织结构本身造成的。为了本单位的利益和荣誉许多人都会理直气壮地与其他单位甚至上级组织发生冲突。5.设计工作中信息沟通障碍的克服 5.1信息发送者障碍的克服

1)对信息沟通中的问题,要作深入和全面的调查,并据此拿出切实可行的解决方案信息。

2)对要传递的信息,要有明晰的想法,要有认真的准备和明确的目的性,并制定实现预期目的的计划。同时,沟通的语言要简明、准确、通俗化、具体化。3)设计工作是老老实实的学问,不能有丝毫的马虎,所以作为信息生成者、发送者的设计人员,应有科学的、谦虚的、实事求是的态度,知之为知之,不知为不知。

5.2 信息传递中障碍的克服

在信息传递过程中,最为重要的是选择恰当的传递方法和正确的传递渠道。1)信息传递的方法,一般可分为书面沟通和口头沟通。在船舶设计中,通常采用书面的方式进行信息传递。船舶设计中采用书面方式,主要由以下特点决定: 首先,由于设计信息编码的符号一般采用文字、图表、或照片等,所以用书面方式。其次,设计所传递的是正式的生产信息,必须保证其的正式性。同时,也必须有可追溯性,以便今后的制造或维修等对信息的需要。

再次,制造过程中,会有许多人都需要使用设计提供的生产信息,必须保证其的唯一性,以使大家所努力的方向是一致的。

最后,因有许多人使用,需避免口头等方式在传递过程中产生的损失、遗忘、和曲解等信息失真。2)传递的渠道: 船厂根据工作需要,划分为许多职能部门,就是在设计内部也有明确的分工;对于部门之间或个人之间相互的信息传递,都有明确的传递渠道。对于我们得到的信息,我们一定要明确区分其得来的渠道,因为只有渠道正当,我们得来的信息,才能作为正式的输入和输出信息,才能作为我们工作的依据。而对于非正式渠道得来的信息,只能作为我们工作的参考。对此我们一定要严格的区分和注意。在组织内部,应明确各岗位的信息传递职责,落实各部门各岗位获得相关信息的权力,明确组织内信息沟通的规则,建立尽可能短的信息联络线,以确保信息能够促进组织内的分工协作,并有助于问题的迅速发现和及时解决。5.3 信息接收者造成障碍的克服;1)应树立全局的、联系的观念。船舶制造系统是一个整体,不应有狭隘的个人观念和以自己为中心的观念,对接收者来说,对信息这种资源,应力求事事关心,胸怀全局才能更好的接受信息。

2)尊重他人的观点。在与他人沟通时,一定要充分听取对方的观点,本着尊重对方,事实求是的态度进行沟通,这样才能避免信息接收障碍。5.4人际关系对信息沟通障碍的克服

1)态度诚恳,使对方成为信息接收者。人是有情感的,在沟通中,当事者之间所采取的态度对于沟通的效果有很大的影响。由于态度决定沟通行为,且人们常常会对不可知的东西抱有戒备心理,因此只有当双方坦诚相待时,才能消除彼此间的隔阂,求得相互间的合作。

2)注重双向沟通,及时纠正偏差。由于信息接收者容易从自己的角度来理解信息而导致误解,因此信息发送者要注重反馈,提倡双向沟通,要善于体察别人,鼓励他人不清楚就问,注意倾听反馈意见,或者请信息接收者重述所获得的信息或表达他们对信息的理解,从而检查信息传递的准确程度和偏差所在。5.5 过量的信息造成障碍的克服

在信息传递量上,要合理利用,避免滥用。在信息传递量上,我们要明白的是:过犹不及。在今天,信息传输手段和方式愈来愈多和越来越方便的情况下,我们要避免信息传递的随意性,不给他人带来信息接收和利用的困难。5.6 冲突的解决: 1)首先要正视冲突,只要由于分工产生的组织结构存在,这种冲突就会存在。2)其次,在有冲突发生时,切忌不要在沟通中采取过激的行为和言辞,致使冲突升级。要积极看到双方的共同点,都是为了更好的完成企业的目标,从而采取妥善的、实际的方法来解决冲突。6.结语

船舶设计工作中的信息沟通有其自身的特点,而且由于船舶设计工作所涉及的信息大和需要处理的情况较多,因而常常会产生许多沟通障碍。我们思想上要承认这些存在的障碍,并积极的认识和寻求解决这些障碍的方法。通过培养整体的观念,树立开阔的心胸和积极的沟通态度,锻炼沟通的技巧,最终达到有效信息沟通的知行合一,逐步解决船舶设计工作中的信息沟通障碍,提高有效信息沟通的效率和效果。◆ 参考文献: 1.赵汝嘉.先进制造系统导论 [M].北京:机械工业出版社,2002.2.汪克夷.管理学[M].大连:大连理工大学出版社,2001.3.周三多.管理学—原理与方法[M].上海:复旦大学出版社,2003.作者简介:李江波(1981-),男,汉族,陕西省勉县,大连中远造船工业有限公司,大学本科,助理工程师。

第二篇：浅谈大学生求职过程的有效信息沟通

浅谈大学生求职过程中的有效信息沟通

【摘要】：信息沟通是人们日常生活中非常重要的部分。大学生的求职就业过程需要与用人单位进行有效沟通。从大学生在求职过程中与招聘单位信息沟通的有效性角度,探讨大学生在求职择业过程中与用人单位进行有效信息沟通的途径,以期提高大学生求职的成功率。

【关键词】： 大学生 求职择业 有效信息沟通

随着我国经济体制和教育体制的不断改革, 大学生就业竞争愈显激烈,“就业难”问题尤为突出。为什么有的大学生苦苦求职屡屡碰壁? 为什么有的大学生却能抓住机遇,脱颖而出,实现成功就业?专业知识与综合素质薄弱、求职技巧缺乏、对用人单位与工作岗位缺乏了解等三个问题是求职面临的最大障碍。调查表明, 大学生熟练掌握求职技巧会使求职活动更有效、更有益, 会在激烈的求职竞争中脱颖而出,稳操胜券。

一、对大学生开展求职技巧训练的重要性

求职是一门学问, 也是一门艺术,有许多技术和技巧。对大学生进行求职技巧的训练与指导非常必要, 这也是提高大学生就业竞争力, 实现成功就业的有效途径。

1.求职技巧的训练和指导

(1)端正求职心态。大学生求职心态是成功就业的第一步,做到理性客观地评价自我和社会环境,才可能找到适合自己的工作岗位。

(2)乐观向上。如果在激烈的竞争中,没有乐观向上的拼搏精神以及强烈的进取欲望,是很难获得成功的。

(3)直面面对。直面面对是一位成功者的基本素质,无论是成功还是失败,只要自己付出了,努力了,就肯定会有收获,哪怕是拿钱买教训,吃亏长见识也是值得的。

(4)不卑不亢。

2.采集招聘信息

据就业调查显示,互联网招聘信息、学校就业信息平台、各类招聘会、报纸杂志是大学生获取就业信息的主要渠道, 占80%以上。面对求职信息流量大、更新快、种类多、范围广的特点, 高等院校必须加强大学生就业信息素养的培养, 提高大学生利用就业信息的能力。

3.撰写求职文书

(1)必须安排专职职业指导老师负责指导大学生填写《大学生就业推荐表》, 保证推荐表填写的准确性和规范性。

(2)开设公文写作、写作技巧、英文简历制作等相关的课程或讲座, 提高大学生写作水平。

(3)开展大学生诚信教育系列活动,提高学生诚信意识, 倡导大学生“诚信就业、诚信工作、诚信做人”。

4.求职面试的应对

(1)面试前准备。首先,应充分了解、分析用人单位和应聘岗位的情况,问问自己能否胜任应聘岗位的要求,做到知己知彼,以便面试时有针对性地推销自己。其次,根据面试的一般内容,分析面试时可能提到的问题,精心备好答案,以免面试时仓促应对,出现失误。第三,形象准备。良好的形象能给招聘方留下良好的印象。求职者的形象要自然、得体、整洁、大方,既符合个人气质,又符合招聘岗位、面试环境要求。

(2)面试中的表现技巧。首先,求职者要做到文明有礼、态度诚恳、沉着自信。其次,要做到注意倾听、仔细观察、机智应变。这既是对考官的尊敬,更是推销自己的重要手段。第三,扬长避短,显示潜能。常言

道,寸有所长,尺有所短。每个人都有自己的优势与不足,求职者要根据应聘岗位的要求,充分显示自己的潜能,消除求职的不利因素。

二、积极开展各种活动,促进学生就业能力的提高

把大学生求职技巧的训练和指导作为大学生课程的重要组成部分。除了采取课堂讲授的方式,还积极开展各种活动,以促进学生就业能力的提高。

1.邀请成功就业的优秀大学生回校言传身教。邀请成功就业的优秀大学生回校言传身教,让他们讲述他们曾经的面试经验和技巧,这种方式对学生掌握招聘技巧特别有启发性,学生非常乐意接受。

2.聘请资深经理人剖析求职与面试技巧。通过经理人对面试常见问题的剖析,能够帮助学生做到知己知彼。

3.开展校内模拟招聘会。通过这种形式,消除面试前的紧张和恐惧,锻炼学生的语言表达能力,从而提高学生的求职技巧。

三、大学生求职怎样成功展示个性

大学生在求职中应该怎样才能体现出个性呢？总结起来主要有以下四点：

（一）到单位应聘不要“成群结队”

结伴求职、情侣求职使大学生在求职中的胜算大打折扣。

首先，同一学校、同一专业的同学扎堆，人为加剧竞争态势，造成无谓“内耗”。其次，情侣结伴找工作，企业不喜欢，当事人也易受牵制。此外，家长陪同求职也不一定是好事，由于他们对就业形势不了解，往往出的主意或提的建议不是很符合市场需要，反而影响孩子就业。一些用人单位还表示，如今人才市场中信息多而杂，需要学生按自己的实际情况，独立思考。与人结伴同行，易让用人单位产生此人“性格不独立，依赖性强”的印象，从而导致对其能力的怀疑。

（二）面试交谈不要“盛气凌人”

有的大学生想当然地认为，只有“摆酷”才能凸显个性，于是谈吐张扬甚至盛气凌人。殊不知这样反而暴露了自己的幼稚及修养的欠缺。也有的大学生一看面试官就怯场、心虚，因此不免显得举止猥琐，难讨招聘人员喜欢。真正“个性化”的面试态度，是用落落大方的举止、衣着、谈吐，实实在在地体现自己的内在“个性”。

（三）看招聘信息不要“望文生义”

解读招聘广告是求职的重要环节。如今，“个性化”招聘广告也层出不穷，有的头衔很新，还有的是岗位描述十分独特。而很多大学生对职位一知半解，甚至还在“云里雾里”就急忙忙上前应聘，结果只能是失败。

（四）简历不要“千人一面”

西南交通大学宣传部副部长王永杰说，有的大学生“一份简历走天下”，不论职位不看行业，统统是网上下载的标准简历格式外加一张标准照。

王永杰介绍说，一份个性化简历首先需量体裁衣，针对不同企业、职位撰写简历，对症下药，投其所好。每一份简历只适用于一个单位或者一个职位，根据职位的要求取舍素材，确定重点。针对职位突出自己的优势，淡化不足，在内容的分布顺序上可以突破时间上的倒叙等常规，要先重后轻，突出你与别的竞争者的不同，重要内容可加黑突出关键词等。此外在简历形式上也要做文章，要突出个性化色彩。

四 本人的成功求职经历

为了给自己一个锻炼的机会，2013年9月，我抱着试试看的态度面试了萨尔图区长虹电视临时促销职位，没想到成功了，回想我的成功经历，我做以下总结：

1、面试心理调节技巧

（1）端正求职心态。求职心态是成功就业的第一步,做到理性客观地评价自我和社会环境,才可能找到适合自己的工作岗位。

(2)乐观向上。如果在激烈的竞争中,没有乐观向上的拼搏精神以及强烈的进取欲望,是很难获得成功的。

(3)直面面对。直面面对是一位成功者的基本素质,无论是成功还是失败,只要自己付出了,努力了,就肯定会有收获,哪怕是拿钱买教训,吃亏长见识也是值得的。

面试礼仪技巧

大学生可以从着装吻合自身气质、举止切忌紧张与慌张、自我介绍重点突出、肢体语言表现自身风貌方面把握。同时注意语言礼貌问题。

3、向过来人请教

多向过来人和专家请教。对于过来人来讲，在求职方面都有一定的切身经历，能够提供一些经验给自己参考，所以向师兄师姐大哥大姐请教咨询也非常必要，但最终的选择一定还是自己，不要完全相信别人的看法，因为只有自己知道自己到底想要什么。

4、面试前要搞清楚对方的需求。

通过各种渠道尽可能多的了解用户单位是非常必要的。我在面试长虹电视之前在网上了解了一下长虹电视的一些促销常用的问题策略。

总结

大学生与招聘单位间的有效沟通可以最大限度地实现沟通双方的目标。因此，大学生求职前不仅要提前练好个人“内功”，从根本上提高自身的就业能力，包括适应社会生活的基本素质、能力和作为专业人才应具备的专业素质及各项综合能力；还要做好个人的职业生涯规划，对自己进行科学的职业定位，重视信息沟通能力的作用，特别是在当今知识经济信息时代，只有更好地利用信息沟通的作用，才能使自己的求职意愿与用人单位的招聘要求达成一致、有效的目标，提高求职应聘的成功率

参考文献

[1] 吴宗宅.大学生求职择业方法与技巧指导探索[J].科技致富向导.2012(20)

[2] 颜金.高等院校大学生就业指导工作新思路探讨[D].湘潭大学 2008

[3] 王晓娟.高校大学生就业问题研究[D].西北农林科技大学 2006

[4] 尚慧敏.谈大学生求职应聘中面试的技巧[J].安阳工学院学报.2005(02)

[5]《有效沟通技巧》.时代光华图书编辑部.中国社会科学出版社.2003年07月

第三篇：信息沟通控制程序

1． 目的对本公司质量、环境、环境、职业健康安全管理体系所要求的外部、内部信息沟通予以控制，以确保各类信息正确、方便、及时、高效地传递，充分和有效的与相关方沟通，以满足质量、环境、职业健康安全管理体系运行的需要及顾客的需要。

2． 适用范围

本程序适用于公司内部和与公司外部相关方的信息沟通。

4． 职责

4.1 市场部负责建立信息网络，向营销总经理、事业部及时正确反馈收集到的产品信息和市场动向。

4.2 事业部商务人员负责合同开始执行前与顾客和其他外部单位的信息沟通。

4.3 项目经理负责合同开始执行至产品交付后与顾客和其他外部单位的信息沟通。

4.5法律事务部负责与法律部门和其他外部单位的信息沟通。

4.6 证券办负责与上级相关部门的沟通和准备对股民披露的信息。

4.7 各相关部门在信息沟通中，按各自的职责范围落实信息的传递、分析、处理和反馈。

5． 工作程序

5.1外部信息，但“不限于”

a）国家政策、法律、法规和标准类信息，如国家法律、质量标准、产品标准、环境标准等； b）钢结构产品市场信息；

c）顾客问询、招标书、合同或订单及其更改信息；

d）相关方反馈意见，特别是相关方的抱怨；

e）顾客满意程度调查表；

f）外部审核报告。

5.2内部信息，但“不限于”

a）质量、环境、职业健康安全目标实施情况、内审报告、管理评审报告、质量、环境、职业健

康安全管理体系的运行记录。

b）会议纪要、口头指示、谈话、书面传真、告示、杭萧杂志、意见箱、接待来访、网络版员工

意见与建议等。

5.3外部沟通

5.3.1市场部、事业部通过促销等形式正确收集、反馈产品市场动向、发展趋势为公司进行市场规

划、市场开发提供可靠依据；在合同签订后还应对重要的顾客进行信息跟踪。市场部负责发出和及时收回“顾客满意程度调查表”，及时向质管部、事业部等有关部门传递与催办、检查、处理顾客意见和投诉，确保顾客满意。

5.3.2 事业部负责与顾客对产品标书、合同、订单的落实处理进行沟通。

5.3.3 事业部负责合同开始执行后有关的外部沟通，在出现不符合合同规定或任何方提出合同更改

时，负责按《与顾客有关的过程控制程序》规定，与外部相关单位进行联系处理；在竣工验收

时协助市场部做好顾客满意度调查，及时处理顾客意见和投诉，确保顾客满意。

5.3.4 采购部、执行部按《采购控制程序》规定，对原材料、外协相关方进行信息沟通。

5.3.5 事业部、采购部和其他各部门必须识别相关方提供的产品和服务中的环境因素和风险，并把

运行控制的要求通知相关方；在公司或施工现场从事涉及重大环境因素的相关方的工作人员应按《人力资源控制程序》实施培训。

5.3.6 证券办、总经办主动进行与政府、新闻等单位的信息沟通。

5.3.7 总经办是环境、职业健康安全信息与政府和周遍单位交流沟通的归口部门：

5.3.7.1 按政府部门和法规要求负责整理、递交、保存申报资料；

5.3.7.2 接受政府部门和周遍单位的通知、要求、投诉等，及时在内部传递和处理，并根据要求回

复，对于涉及重大环境因素的沟通过程和结果应予以记录，保持“对外重大环境信息沟通登记表”。

5.4内部沟通

5.4.1 会议沟通，是指召开部门、工段、班组的执行性、专题性的工作会议。用以下达任务、贯彻

决议、落实工作计划、通报信息、统一认识、协调行动、作出决策和部署贯彻等，使上情及时下达，下情准确上报，确保质量、环境、健康安全管理体系活动的顺利展开。

5.4.1.1 会前，会议主办部门应确定会议目的和预期要达到的效果：

a）首先应拟定会议方案，包括会议主题、开会日期、时间、地点、与会人员、发言安排、文

件准备和会务分工等。

b）其次，要安排具体的议题，包括有关领导提出的议题、反映下级要求的议题和应提交会议

研究的议题，一次会议主要议题不宜过多，重大议题应一会一题。

c）最后，拟发会议通知。重要会议，发书面通知；一般会议，直接电话或口头通知。通知发

出后，应对被通知人是否收到、能否如期参加会议进行查询落实。

5.4.1.2 会上，会议主持人要掌握会议的进展：

a）重要的工作会议，主办部门应做好会议点名（签到）工作；

b）掌握会议进展情况，防止发言脱离会议主题，讨论内容应有决议；

c）指定专人做好会议记录。重大决定，要记录清楚，并请领导过目；一般会议，采用摘记； d）控制会议时间不要过长，保证会议的效率和效果。

5.4.1.3 会后，会议主办部门要落实会议决议：

a）做好需要编写的会议纪要、决定、报告等文字工作，并及时送发有关部门执行；

b）进行会后执行情况的检查催办与信息反馈的收集工作；

c）公司级会议和其他重要会议的纪要和会议文件，应立卷归档。

5.4.2 文件沟通，是指通过上级书面文件的发放和流转，使下级部门及时接到上级的决定和要求，保证上级决定的有效贯彻，以及部门间工作的协调配合。

5.4.2.1 总经办接受上级文件，并根据总经理及相关主要领导批示，送有关部门阅办，阅办部门负

责人根据文件要求，指定专人承办。

5.4.2.2承办人应仔细阅读文件内容，准确领会批示精神，迅速确定执行的具体措施，并组织力量

落实文件的全部办理要求。承办人将文件办理情况书面告知总经办，总经办应在“文件处理单”上注明办理结果。

5.4.3 信息沟通，是指部、处室、工段和班组管理工作和日常业务工作情况的反映和沟通，它包括

对信息的收集、传递、加工、反馈等过程。

5.4.3.1 总经办是公司内部沟通过程的信息收集中心，负责信息的收集、分类、加工和传递；

5.4.3.2 信息的收集

通过电话、传真、接待来访人员以及公司员工等收集信息，尤其对突发性质量、环境、安全事件等，要及时收集。

5.4.3.3 信息分类为：

a）重大信息：发生严重的突发性事件，如较重大的质量、环境、人身、设备事故；

b）一般信息：没有引起严重后果的信息，如发生单件废品、轻伤事故等；

4.4.3.4 信息的加工和存储

a）对信息中的定量部分进行统计、归纳；

b）对各种有用的信息进行存贮，以便随时调用；

c）对收集到的信息要在数量上加以压缩，在质量上加以提高，在形式上加以编排，并把它

编制成适合于传递的形式。

5.4.3.4 信息的传递

整理过的信息，经公司领导批示后，以电话、传真、文件、通报或会议等方式传递给接收单位和人员，承办部门签署处理结果后，送回总经办。

5.5工程（业务）联系单

5.5.1 工程（业务）联系单是本公司用于与外部沟通及内部沟通的重要文件（格式见本程序附件A）。

5.5.2 工程（业务）联系单的填写

a）工程（业务）联系单编号，由工程项目名称缩写-发出部门名称缩写-该工程项目本部门发

出的联系单序号组成。如综计办对“武汉证券”项目发出的第三份工程（业务）联系单的编号为：“武汉证券-综计-03”；

b）填写联系单事由的同时，应根据联系事项涉及的方面，是否涉及修改设计、或修订进度、或影响费用，在对应的 口 内标上“√”，影响几个，标上几个。例如，联系事项同时涉及修改设计和影响费用，则在“设计”和“费用”对应的 口 内分别标上“√”；如联系事项对设计、进度和费用均不涉及，则在与“其他”对应的 口 内标上“√”；

c）应写明工程（业务）联系单的回复限期；

d）工程（业务）联系单的联系内容应明确清楚，发出前必须有经办人和主管人签名及签署日

期。

5.5.3 工程（业务）联系单回复意见的跟踪

经办人或主管负责跟踪回复内容，根据联系事项的回复和处理结果，分别在回复验证栏的“完成”、“再发联系单”的 口 内标上“√”，并签名确认；如属其他情况，在“其他”口 内标注时，应同时在旁边简要用文字说明处理情况。

5.5.4 工程（业务）联系单的存档保管和移交

5.5.4.1 工程（业务）联系单的发出单位，负责按工程项目及其联系单的发出序号保管原件；

5.5.4.2 回复文件应与原发出的工程（业务）联系单放在一起保管；

5.5.4.3发出部门应按工程项目编制工程（业务）联系单清单，放在保管联系单的文件册内。清单

应有项目名称、联系单编号、联系事项、经办人、发出时间、回复限期、收到回复日期、回复验证结果、验证人及日期内容；

5.5.4.4 项目经理准备工程竣工验收资料时，应向工程（业务）联系单的发出部门收集工程（业务）

联系单及回复文件的原件。发出部门应向项目经理移交，同时要求项目经理在工程（业务）联系单清单（作为移交依据）上签收。

5.5.4.5项目经理负责将该项目对外发出的所有工程（业务）联系单收集、汇编在项目竣工验收档

案内。

5.6 工作函

工作函是本公司用于与内部沟通的重要文件，具体使用按表格规定，主要用于各部门非工程业务方面的沟通交流。

6． 记录表式

“工程（业务）联系单”

“工作函”

“重大环境信息沟通登记表”

第四篇：关于在《船舶设计实用手册(第三版)》

关于在《船舶设计实用手册（第三版）》

刊登单位和产品介绍的函

各有关单位：

上世纪末，原中国船舶工业总公司组织修订、国防工业出版社出版的《船舶设计实用手册》（以下简称设计手册），对我国船舶工业发展发挥了很好的作用，成为船舶设计人员必备的工具书。近十余年来，全球十分注重海上的安全、环保及节能减排，国际有关组织对船舶设计和建造提出了一系列新的公约、规范和标准，对船舶设计和建造有重大影响，原手册与此相关的部分已不符合这些新标准的要求。因此，修订一本具有一定前瞻性、实用性和权威性的高质量设计手册作为我国造船界的指导和参考十分必要。

受中国船舶工业集团公司、中国船舶重工集团公司共同委托，中国造船工程学会组织有关专家修订第三版设计手册，计划于2012年上半年陆续出版发行。为了增强设计手册的实用性，在各分册中仍保留相关单位和产品介绍的附录，以方便船舶设计人员在工作了解有关信息。现将刊登介绍的有关要求说明如下：

1、第三版设计手册仍分为总体、结构、轮机、电气、舾装五个分册，16开精装本，正文部分为黑白印刷，附录部份可酌情增加彩色印刷。各单位根据需要选择适当的分册刊登介绍，内容应反映单位目前的实际情况和客观评价，反映产品的主要技术性能和特点，不宜使用广告类夸张用语。刊登页数可按照收费标准增加。

2、介绍分为单位和产品两种类型，单位介绍每个黑白版面收费1万元，内容可包含本单位总体情况、联系方式、主要产品等；产品介绍每个黑白版面收费０.５万元，内容只介绍单位名称、联系方式以及产品技术性能、规格等信息。如需刊登彩色介绍，按0.5万元／版面标准加收彩印费。

3、有意在设计手册上刊登介绍的单位均需和学会签订协议书（文本附后，可登录学会网站ｗｗｗ.ｃｓｎａｍｅ.ｏｒｇ.ｃｎ下载），在约定的时限内提供刊登介绍的文稿或版式、本单位登记注册以及产品认证等方面的文件、证书，学会保留刊登版面的最终审定权。

4、设计手册出版后，将向刊登介绍的单位按每刊登一个版面赠送一册的方式赠送印有该单位介绍的手册。

联系人：造船学会，刘蕾，电话：010-59517925

总体分册，梁启康，电话：021-63145478

结构分册，梁启康，电话：021-63145478

轮机分册，黄恒祥，电话：***

电气分册，黄建章，电话：

舾装分册，叶邦全，电话：021-63161688/1419

***

中国造船工程学会

二〇一一年九月

第五篇：公关心理学在信息沟通中的运用

公关心理学在信息沟通中的运用

摘要：

随着社会的迅速发展，随着经济的飞快运转，信息沟通在公共关系方面大展光芒，扮演着越来越重要的角色。从分析2010上海世博会入手，进一步讨论关于公关心理学在信息沟通中的运用。

关键字：信息沟通 对称信息 增进感情 化解矛盾 激发动力 组织 公众

引言：

近些年来，不少研究者对如何提高员工绩效进行了大量的研究和探讨，他们的研究主要集中在如何改进绩效考评方案，加强绩效考核。然而大量的实践证明，大部分企业的年终绩效考核是流于形式，对提高员工绩效毫无帮助。究其原因，我们认为是沟通不够。绩效管理是一个完整的系统，其各个环节环环相扣、相辅相成、缺一不可，而串联起整个系统的工具就是贯穿始终的持续不断的信息沟通，沟通才是整个链条上最重要的一环，研究统计表明，企业中的管理者在信息沟通方面用掉的时间占全部时间的50%~90%，而在有些企业还是最薄弱的一环。因此，本文探讨了沟通在管理尤其是绩效管理中的应用，旨在为管理者总结有关信息沟通经验，提高员工绩效提供参考。

正文：

上海2003年底在中国成功申办2010年上海世博会一周年之际成立了上海世博会事务协调局。该局暂设办公室，联络部，公共关系部，市场开发部，建设协调部，人力资源部，计划财务部，法律事务部8个职能部门。随后面向国内外公开招聘部分工作人员。上海世博会事务协调局副局长周汉民在接受《解放日报》记者采访时表示：上海世博会所需的人才结构呈现“漩涡型”，其中会展运作人才是漩涡型结构的中心，包括会展，语言，公关，会展营运服务等方面的人才；在漩涡型人才需求结构中，规划设计人才，项目管理人才，高级公共关系人才，精通国际商务的专门人才，法律人才，超大型项目组织人才等6大类人才最为紧缺；在未来7年筹办世博会的过程中，开始阶段更多的需要从事规划设计的工作人员，接下来则是从事招商，招展工作的高级公关人员，通过他们把2010年世博会的概念推销出去，并且把世界各国的客人吸引到中国来，而对于商务人才，法律人才的需求则相对稳定，贯穿于筹办世博会的全过程。

通过这个案例可以明显的看出，现代社会的发展，是公关关系和公关心理学实践和研究发展的第一推动力。现代社会越发展，公关和公关心理学也越显其重要。商品经济的社会形态本身是发展的，商品经济也不可能是最终的社会形态。因此，公关心理学在商品经济社会

中产生，而商品经济，市场经济和现代社会的发展则是公关心理学实践研究的第一推动力。这也就是为什么最近20多年中国和世界在日新月异地向前发展，公关关系和公关心理学也在深入发展的根本原因。正是在今天经济全球化，信息全球化的时代背景下，正是在中国政府提出“以人为本，全面，协调，可持续发展”的科学发展观的历史条件下，公关关系和公关心理学才进一步得到了发展的动力，其态势正在形成新的高潮。

信息被认为是现代文明的三大文明支柱之一。在现代社会里，人们生活的信息海洋中，天天与信息打交道，一时一刻也离不开信息。信息把许多人独立的人，团体，组织联系起来。使他们成为一个整体。在公关关系活动中，组织与公众处于不同的位置，信息的分布也表现出不对称性。公众是公关关系工作的对象，是组织认识和行为的客体。一切具体的公共关系工作都必须落实到公众身上，公关关系工作效果怎样，最终是看公众反应如何，因而公众在公关关系中占据十分重要的地位。从这个角度看，组织对于来自公众方面的信息时必须给予高度重视的。相反，公众对于组织也存在较多的依赖，希望能够获取更多的关于组织的信息。这种信息的互补性，是组织与公众得以紧密的联系在一起。组织与公众信息沟通可以通过很多方法进行。如：市场广告沟通，民意调查沟通，互访联谊沟通等。

组织在进行公关活动中，必须考察作为客体的公众，了解他们丰富的情感和变化多样的情绪。情感对公关活动的影响尤为重要。从某种意义上说，公关活动是一门关于情感的学问，它是公关人员在做人的情感工作的同时，也在做自己的感情工作。公众情绪的状况对组织整体的运行效率会产生很大的影响。如果公众保持良好积极的情绪，组织的目标就会比较顺利的实现；否则，组织的正常秩序可能受到影响，严重的时候还可能根本无法展开工作。美国某公司雇佣了数十名打字员在同一间办公室并派有专人监督管理，但最初3个月内就频频出现事故20余起。经有关人员分析，由于打字的噪音高达80分贝，在这样的噪音影响和专人监督下，女打字员易产生烦躁不安的情绪，工作差错率也最高。后来公司相应采取了一系列隔音，吸音和消音的措施，将室内噪音减少到64分贝以下，使人的情感处于平和，稳定，愉快的心理状态，基本改变了不良情绪，从而杜绝了工作差错。

当然，公众也分为好几种类型，有愿意沟通的，有不愿意沟通的，有难以沟通的。不同的公众对组织有不同的要求，作为组织就要努力使他们各自的需求得到满足，只有这样才能激发他们的动力。这里有个典型的例子：宝洁公司为推广“护舒宝”品牌的妇女产品，自1997年起针对中小学女生，同教育部合作开展了“护舒宝青春期教育”活动，用适合该年龄段女生认知能力的授课方式，很好的树立了品牌形象。2003年宝洁公司又在北京大学开展了一项在大三学生中招聘实习生的公关活动，提出如果招聘的学生表现优越，将毕业时考虑招聘进入宝洁。通过提供这种企业中短期见习岗位的方式宝洁公司将企业理念和形象在青年学生中进行了有力的推广。

组织与公众的沟通不仅仅意味着用沟通对称信息，用沟通激发动力，用沟通增进感情，同时还要用沟通化解矛盾。要想化解矛盾，首先，要正视公众意见。公众能对组织提出某些

看法或者主张，在某种程度上表明组织受到了公众的关注。因此，组织对于公众的不论是正面还是负面的意见都应当先认真的分析研究，然后再决定是否予以采纳。组织在处理这些意见的时候要具体情况具体分析，不能拘泥于意见的表达形式或者只从意见公众的地位来判断。其次，要及时进行意见沟通。在组织内部，组织可以通过多种渠道，多种方式与内部公众进行沟通。例如，组织可以定期举办座谈会，邀请公众代表参加会议，对组织工作提出自己的看法和主张，然后组织对提出的意见进行分析整理，并将意见处理结果公之于众。最后，要在沟通中化解矛盾。这点分为5个环节：从意见出现到意见不通，从意见不通到意见互通，从意见互通到意见分歧，从意见分歧到意见冲突，从意见冲突到意见调停。通过沟通引起了第一个环节即意见的出现，最后也是通过沟通完成了意见的调停，如此循环往复，组织与公众之间的矛盾就得以化解。当然在现实的公关关系活动中情况要复杂的多，但最基本的原则却是不变的，那就是坚持与公众保持密切及时的沟通。只有不断的沟通才会发现矛盾的所在，也才能在矛盾暴露后找到合适的解决办法。

信息沟通时组织存在的重要条件，是组织与外界保持密切联系的重要方式。组织为了在公共关系的各种活动中能够始终获取最新，最全面的信息必须不间断地与各类公众进行信息沟通。这种信息沟通一方面会增加公众对组织的了解，信任乃至亲近，另一方面公众从组织发送出来的信息中获得了求知的满足。组织就是通过这种反反复复的信息沟通保持组织系统的良性循环。组织与公众信息沟通时组织决策和计划的基础，是组织领导和控制的手段和工具，是组织保持内外平衡的重要条件，也是组织收集资料的重要方式。通过这种信息沟通，组织可以获得大量的有关外部环境的各种信息和情报，有利于促进组织与外部公众之间的了解和合作，协调组织与外部环境的相互利益关系，消除可能出现的各种矛盾和冲突，促进彼此之间的了解和信任，树立良好的组织形象，为组织的生存和发展提供良好的环境。

任何一个组织只有通过信息沟通才能成为一个与其外部环境发生相互作用的开发系统，而只有与公众进行信息沟通才能获得有关外部环境的各种变化的信息，从而实现信息的合理利用，从而加快组织的发展，使信息沟通的系统构架更加完善。

参考文献

1.张云 公关心理学教程.北京：首都经济贸易大学出版，2004

2.[美] R·勒德洛，F·潘顿 有效沟通.北京：中信出版社，1998

3.唐月娥 管理心理学.长沙: 湖南教育出版社，2000

4.[美]斯蒂芬·P·罗宾斯 管理学.北京：中国人民出版社，1996

5.何娟 人力资源管理.天津：天津大学出版社，2000