档案管理培训讲义

第一篇：档案管理培训讲义

档案管理培训讲义

培训目的：

通过培训，提升各单位档案管理人员的专业知识水平和档案处理工作效率，规范各级档案管理流程，为公司建立规范化、科学化的档案管理体系夯实基础。培训要点：

一、档案管理的基础知识

二、公司档案管理的内容及要求

一、档案管理的基础知识

1、什么是档案？

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、什么是档案工作？

管理档案和档案事业的活动。

3、什么是档案统计？

对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

4、什么是归档？

办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

5、什么是案卷？

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

6、什么是档案整理？

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷？

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

8、什么是档案实体分类？

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

9、什么是档号？

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、什么是文件？

国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11、什么是文本？

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

12、什么是归档文件？

在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

13、什么是归档文件管理？

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

14、什么是全宗号？

全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

15、什么是全宗指南？

介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

16、什么是专题指南？

介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

17、什么是检索工具？

检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

18、什么是索引？

索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

19、什么是编目？

按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。

20、什么是案卷目录？

案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

21、什么是全引目录？

全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。

22、什么是分类目录？

分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排 3 而成的一种档案目录。

二、公司档案管理的内容及要求

1.档案管理的范围

本公司所有需要归档的文件资料，包括：公司在经营活动中形成的行政事务、党群工作、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备管理等方面有保存价值的原始材料。

2.档案的管理部门

公司各职能部室为档案管理的职能部门，按业务范围负责公司档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

3.档案的分类

根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为九大类：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）财会档案、（D）生产经 4 营管理、（E）技术质量安全管理、（F）外来文件、（G）声像档案、（H）实物档案、（I）其他档案。

财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上九类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

4.归档要求

4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。

4.2归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。

4.5档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在 5 前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

4.6文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

4.7归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）应将立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

5.档案的查阅和借阅

5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

5.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门领导签署意见后方可复制。

5.3原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门领导签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；

5.3.2按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；

5.3.3要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；

5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；

5.3.5借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；

5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；

5.3.7调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

6.档案的移交

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

7.档案的保管

要 做 好 档 案 的 防 火、防 虫、防 盗、防 尘、防 阳 光 直 射“五 防”工 作。档案 柜 所 在 办 公 室 严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

8.档案的销毁

公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁

9.责任

有下列行为者，将 根 据 公 司 有 关 规 定 和 国 家 法 规，给 予责 任 行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。

9.1擅自涂改档案。

9.2未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。9.3未按规定向他人提供档案。9.4造成档案遗漏、损毁、丢失的。

第二篇：2011居民健康档案管理服务规范培训讲义

城乡居民健康档案管理服务规范讲义 •

一、健康档案管理 2011版规范对健康档案的样式作出了变动，相对农村来说变动的不大，只是增加了部分内容；相对城市来说变动的较大，取消了城市的以家庭为单位的档案模式，变为以个人为单位的档案模式，体现了人性化的管理要求。具体要求就是已经建立好的档案就不要求更换为新的档案样式，但城市社区的原有档案中无身份证号码信息，需要进行信息补充。•

二、健康档案的考核

1、档案合格率和使用率 要求就是不能有空项，特别是必填项，在录入电子档案时有提示。一个正常人的合格健康档案包含个人基本信息表、健康体检表，如果有接诊记录更好（使用率）；一个重点人群的合格健康档案需增加健康管理记录。合格率要求达到95%，档案使用率不低于30%。

2、档案建档率 2012年的建档率要求达到95%，电子档案要与纸质档案同步更新。城乡居民健康档案管理服务规范 •

三、考核的方法 需被检查单位现场提供健康档案目录。如果不能当场提供纸质的档案目录，本项考核视为0分。在我们之前的检查中出现过 我们要求提供档案目录的时候，告诉我都在电脑里。对于检查来说，档案管理的要求是纸质目录是必须要有的的。如果大家对健康档案怎么管理不清楚，可以参照病历管理的要求。根据被考核单位提供档案目录，随机抽取10份档案，根据在规定的时间内提交抽取档案数量的多少核定建立健康档案数。对档案目录要有汇总数据，农村可以以村为单位汇总，城市可以按照片区进行汇总，要求汇总数据必须清楚，依据要充分。建档人数=在规定的时间内找出的档案数/10×档案目录人数 检查人员对抽取的档案进行检查，并计算建档率、合格率、使用率和电子建档率 城乡居民健康档案管理服务规范 •

四、其他注意事项 •

1、重点人群的不同标识管理 •高血压红色、糖尿病蓝色、老年人绿色、精神病人黄色四种重点人群的健康档案需要用不同颜色的标识进行标记。各单位也可根据实际情况自行规定标识颜色。•

2、健康档案号码的编排 •农村以村为单位进行档案号码编排 •城市社区档案号码的编排如果以居委会为单位进行编排的话，会出现一个号段内人数过多的现象。主张将居委会进行分片管理，以片区（小于100幢楼）为单位进行号码编排。好处是档案编码的时候，可以将一个楼的档案编排在一起，且不受此楼人员增加的影响。0-6岁儿童健康管理服务规范 •

一、服务对象要求 辖区内居住的 0-6岁儿童。我们首先要理解什么是辖区内居住，很多单位的人都向我反应没有那么多的儿童可管理，根据荣成市的出生人口统计每年约有3000多个新生儿，但是按照目前我们各单位上报的数据合计远低于这个数据。孩子都哪里去了？这也许是大家都疑问的问题。唯一的答案就是现在的人口流动性太大，造成儿童在每个地方的时间都不长，给人一种找不到的感觉。为解决这一问题，市妇幼保健院规定了一个土办法就是以户籍为标准，户籍在哪里就归哪个医院管理，虽然给儿童管理带来一定的难度，但保证了无遗漏现象，对农村地区来说效果尤为突出。2012年的儿童管理对象要求按照市妇幼保健院确定管理对象的办法进行管理。对于城市社区来说，此办法实施起来非常困难，因为市妇幼保健院没有对市区的新生儿按照区域进行划分，而且实际划分起来也很麻烦。这就要求城市社区加强与居委会的联系，加强走访力度，保证儿童管理到位。0-6岁儿童健康管理服务规范 •

二、服务管理要求 全程共13次保健。新生儿访视1次，入户访视；新生儿满月管理1次，在医疗机构内进行；婴幼儿健康管理8次，在医疗机构内进行，6、8、18、30月龄分别一次血常规检测，6、12、24、36月龄进行听力筛查；学龄前儿童健康管理3次，一般在托幼机构内进行，散居的在机构内进行。

三、注意事项

1、机构必须有开展儿童管理的能力，人员、设备和条件。所有的机构都必须开展，镇卫生院和社区中心无任何条件都要开展，社区服务站可做摘录和督促工作。

2、开展儿童管理服务工作应与孕产妇产后访视和儿童预防接种相结合。

3、注意免费的监测项目，公共卫生服务表格中都是免费。

4、注意开展工作的场所，除第一次在家中外，其余都在机构内

5、注意健康管理率与系统管理率的区别 孕产妇健康管理服务规范

一、服务对象 辖区内居住的孕产妇。基本和儿童一个管理要求，通过孩子 找父母。

二、服务的内容 全程共7次，产前5次，产后2次。产前访视均在医疗机构内进行，最后两次的产前访视要督促去有助产资质的医疗卫生机构进行1次随访并做好记录。前3次产前访视的化验检查要免费，后两次的因不在本机构内进行，需做好随访情况的记录工作。第一次产前访视的免费化验项目较多。第一产后访视入户访视，产后42天访视在机构内进行，最好都到分娩机构内进行，做好信息的记录工作。

三、注意事项

1、与儿童访视相结合

2、注意健康管理率与系统管理率的区别 老年人健康管理服务规范

一、服务对象 辖区内65岁及以上常住居民（截止到2012年的12月31号），也就是当年内满65周岁都是范围之内的。简单的计算方式就 是2012-65=1947，也就是1947年及之前出生的都是服务对象。

二、服务内容 就是每年一次的体检 今年的关爱老年人免费查体工作将完全按照公共卫生服务项 目的要求开展。大家在开展工作的时候，千万别只重视辅助检 查，生活方式评估、体检检查的工作同样重要。在检查的过程中就没发现过生活不能自理的老年人，说明大家 都在糊弄。

三、老年人管理率和健康体检表完整率，只要查体了就是管理，但是体检表的完整情况也要考核。老年人的花名册（当年查体）高血压患者健康管理服务规范（含减盐防控）

一、服务对象 常住居民，包括居住半年以上的户籍及非户籍居民。以0～6岁儿童、孕产妇、老年人、高血压患者及高危人群等为重点。

二、服务内容 1、35岁及以上居民首诊测血压。（看当年的门诊日志）

2、对居民食盐摄入量相关因素调查。在健康档案中增加 食盐摄入情况调查表

3、高血压高危人群干预。对筛查确定的高危人群每半年测量1次血压，询问了解食盐摄入量及饮食习惯，填写记录表，对其食盐摄入量等高血压危险因素水平作出评估，指导制定控制食盐摄入量、膳食改善及身体锻炼的目标及计划，并在下一次随访时评估变化及进展情况。高血压患者健康管理服务规范（含减盐防控）高血压高危人群的界定标准为：具有以下≥1项危险因素：①收缩压介于130-139mmHg之间和/或舒张压介于85-89mmHg之间；②血脂异常。具有以下≥2项危险因素：①男性≥45岁，女性≥55岁；②肥胖（BMI≥28kg/m2）；③早发心血管病家族史（一级亲属，男性<55岁，女性<65岁）；④长期过量饮酒（每日饮白酒≥100ml，且每周饮酒在4次以上）；⑤吸烟（每日吸烟≥15支，且连续吸烟在10年以上）。对高血压高危人群的健康档案需添加随访表 高血压患者健康管理服务规范（含减盐防控）

4、高血压患者的管理 高血压花名册是指当年管理的高血压人员名单，每年不同。一个规范管理的高血压患者，是指当年不少于4次随访记录，且至少有一次入户记录和当年的一次查体记录。如果少于4次或者没有查体就只能说是管理了，不能达到规范管理的标准。

三、考核指标 花名册（否定项）如果没有花名册，本项工作就不得分。健康管理率=高血压花名册人数/辖区高血压患病总人数测算 规范管理率=规范管理的高血压人数/高血压花名册人数，考核方法就是从你提供的高血压花名册中随机抽取10人，测算规范管理率。血压控制率=最近一次随访血压达标人数/高血压花名册人数，考核方法也是从随机抽取的10个人中，测算血压空置率。

四、随访记录不需测血糖值了，只需血压值。且需要添加个人膳食表 糖尿病患者健康管理服务规范 要求基本与高血压一致，注意体检表的足背动脉。随访记录表中的足背动脉和空腹血糖值必填 影响考核成绩的几个注意事项

1、健康档案的管理：外观、空项、字迹、逻辑性

2、重点人群花名册：必须清晰且分更新，注意保存

3、健康教育材料：相片必须真实，有日期。文字材料同等重要

4、指标率必须完成

5、工作人员必须熟知工作流程和要求

6、各种随访表需放到档案中，长期保存。

7、档案的真实性非常重要。特别是录入管理系统的档案信息一定要真实。传染病及突发公共卫生事件报告和处理服务规范

一、服务对象 辖区内服务人口。

二、服务内容

（一）传染病疫情和突发公共卫生事件风险管理 在疾病预防控制机构和其他专业机构指导下，乡镇卫生院、村卫生室和社区卫生服务中心（站）协助开展传染病疫情和突发公共卫生事件风险排查、收集和提供风险信息，参与风险评估和应急预案制（修）订。突发公共卫生事件是指突然发生，造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。

（二）传染病和突发公共卫生事件的发现、登记 乡镇卫生院、村卫生室和社区卫生服务中心（站）应规范填写门诊日志、入/出院登记本、X线检查和实验室检测结果登记本。首诊医生在诊疗过程中发现传染病病人及疑似病人后，按要求填写《中华人民共和国传染病报告卡》；如发现或怀疑为突发公共卫生事件时，按要求填写《突发公共卫生事件相关信息报告卡》。

（三）传染病和突发公共卫生事件相关信息报告 1.报告程序与方式。具备网络直报条件的机构，在规定时间内进行传染病和/或突发公共卫生事件相关信息的网络直报；不具备网络直报条件的，按相关要求通过电话、传真等方式进行报告，同时向辖区县级疾病预防控制机构报送《传染病报告卡》和/或《突发公共卫生事件相关信息报告卡》。2.报告时限。发现甲类传染病和乙类传染病中的肺炭疽、传染性非典型肺炎、脊髓灰质炎、人感染高致病性禽流感病人或疑似病人，或发现其他传染病、不明原因疾病暴发和突发公共卫生事件相关信息时，应按有关要求于2小时内报告。发现其他乙、丙类传染病病人、疑似病人和规定报告的传染病病原携带者，应于24小时内报告。3.订正报告和补报。发现报告错误，或报告病例转归或诊断情况发生变化时，应及时对《传染病报告卡》和/或《突发公共卫生事件相关信息报告卡》等进行订正；对漏报的传染病病例和突发公共卫生事件，应及时进行补报。

（四）传染病和突发公共卫生事件的处理 1.病人医疗救治和管理。按照有关规范要求，对传染病病人、疑似病人采取隔离、医学观察等措施，对突发公共卫生事件伤者进行急救，及时转诊，书写医学记录及其他有关资料并妥善保管。2.传染病密切接触者和健康危害暴露人员的管理。协助开展传染病接触者或其他健康危害暴露人员的追踪、查找，对集中或居家医学观察者提供必要的基本医疗和预防服务。3.流行病学调查。协助对本辖区病人、疑似病人和突发公共卫生事件开展流行病学调查，收集和提供病人、密切接触者、其他健康危害暴露人员的相关信息。4.疫点疫区处理。做好医疗机构内现场控制、消毒隔离、个人防护、医疗垃圾和污水的处理工作。协助对被污染的场所进行卫生处理，开展杀虫、灭鼠等工作。5.应急接种和预防性服药。协助开展应急接种、预防性服药、应急药品和防护用品分发等工作，并提供指导。6.宣传教育。根据辖区传染病和突发公共卫生事件的性质和特点，开展相关知识技能和法律法规的宣传教育。

（五）协助上级专业防治机构做好结核病和艾滋病患者的宣传、指导服务以及非住院病人的治疗管理工作，相关技术要求参照有关规定。

三、服务流程

四、服务要求

（一）乡镇卫生院、村卫生室和社区卫生服务中心（站）应按照《中华人民共和国传染病防治法》、《突发公共卫生事件应急条例》、《国家突发公共卫生事件应急预案》等法律法规要求，建立健全传染病和突发公共卫生事件报告管理制度，协助开展传染病和突发公共卫生事件的报告和处置。

（二）乡镇卫生院、村卫生室和社区卫生服务中心（站）要配备专（兼）职人员负责传染病疫情及突发公共卫生报告管理工作，定期对工作人员进行相关知识和技能的培训。

（三）乡镇卫生院、村卫生室和社区卫生服务中心（站）要做好相关服务记录，《传染病报告卡》和《突发公共卫生事件相关信息报告卡》应至少保留3年。

五、考核指标

（一）传染病疫情报告率＝报告卡片数/登记传染病病例数×100％。

（二）传染病疫情报告及时率＝报告及时的病例数/报告传染病病例数×100％。

（三）突发公共卫生事件相关信息报告率＝及时报告的突发公共卫生事件相关信息数/应报告突发公共卫生事件相关信息数×100％。

健康教育服务规范

一、服务对象 辖区内居民。

二、服务内容

（一）健康教育内容 1.宣传普及《中国公民健康素养——基本知识与技能（试行）》。配合有关部门开展公民健康素养促进行动。2.对青少年、妇女、老年人、残疾人、0～6岁儿童家长、农民工等人群进行健康教育。3.开展合理膳食、控制体重、适当运动、心理平衡、改善睡眠、限盐、控烟、限酒、控制药物依赖、戒毒等健康生活方式和可干预危险因素的健康教育。4.开展高血压、糖尿病、冠心病、哮喘、乳腺癌和宫颈癌、结核病、肝炎、艾滋病、流感、手足口病和狂犬病、布病等重点疾病健康教育。5.开展食品安全、职业卫生、放射卫生、环境卫生、饮水卫生、计划生育、学校卫生等公共卫生问题健康教育。6.开展应对突发公共卫生事件应急处置、防灾减灾、家庭急救等健康教育。7.宣传普及医疗卫生法律法规及相关政策。

（二）服务形式及要求

1.提供健康教育资料（1）发放印刷资料 印刷资料包括健康教育折页、健康教育处方和健康手册等。放置在乡镇卫生院、村卫生室、社区卫生服务中心（站）的候诊区、诊室、咨询台等处。每个机构每年提供不少于12种内容的印刷资料，并及时更新补充，保障使用。（2）播放音像资料 音像资料包括录像带、VCD、DVD等视听传播资料，机构正常应诊的时间内，在乡镇卫生院、社区卫生服务中心门诊候诊区、观察室、健教室等场所或宣传活动现场播放。每个机构每年播放音像资料不少于6种。2.设置健康教育宣传栏 乡镇卫生院和社区卫生服务中心宣传栏不少于2个，村卫生室和社区卫生服务站宣传栏不少于1个，每个宣传栏的面积不少于2平方米。宣传栏一般设置在机构的户外、健康教育室、候诊室、输液室或收费大厅的明显位置，宣传栏中心位置距地面1.5～1.6米高。每个机构每2个月最少更换1次健康教育宣传栏内容。3.开展公众健康咨询活动 利用各种健康主题日或针对辖区重点健康问题，开展健康咨询活动并发放宣传资料。每个乡镇卫生院、社区卫生服务中心每年至少开展9次公众健康咨询活动。4.举办健康知识讲座 定期举办健康知识讲座，引导居民学习、掌握健康知识及必要的健康技能，促进辖区内居民的身心健康。每个乡镇卫生院和社区卫生服务中心每月至少举办1次健康知识讲座，村卫生室和社区卫生服务站每两个月至少举办1次健康知识讲座。5.开展个体化健康教育 乡镇卫生院、村卫生室和社区卫生服务中心（站）的医务人员在提供门诊医疗、上门访视等医疗卫生服务时，要开展有针对性的个体化健康知识和健康技能的教育。

三、服务流程

四、服务要求

（一）乡镇卫生院和社区卫生服务中心应配备专（兼）职人员开展健康教育工作，每年接受健康教育专业知识和技能培训不少于8学时。树立全员提供健康教育服务的观念，将健康教育与日常提供的医疗卫生服务结合起来。

（二）具备开展健康教育的场地、设施、设备，并保证设施设备完好，正常使用。

（三）制定健康教育工作计划，保证其可操作性和可实施性。健康教育内容要通俗易懂，并确保其科学性、时效性。健康教育材料可委托专业机构统一设计、制作，有条件的地区，可利用互联网、手机短信等新媒体开展健康教育。

（四）有完整的健康教育活动记录和资料，包括文字、图片、影音文件等，并存档保存。每年做好健康教育工作的总结评价。

（五）加强与乡镇政府、街道办事处、村（居）委会、社会团体等辖区其他单位的沟通和协作，共同做好健康教育工作。

（六）充分发挥健康教育专业机构的作用，接受健康教育专业机构的技术指导和考核评估。

（七）运用中医理论知识，在饮食起居、情志调摄、食疗药膳、运动锻炼等方面，对城乡居民开展养生保健知识宣教等中医健康教育，在健康教育印刷资料、音像资料的种类、数量、宣传栏更新次数以及讲座、咨询活动次数等方面，应有一定比例的中医药内容。

五、考核指标

（一）发放健康教育印刷资料的种类和数量。

（二）播放健康教育音像资料的种类、次数和时间。

（三）健康教育宣传栏设置和内容更新情况。

（四）举办健康教育讲座和健康教育咨询活动的次数和参加人数。

六、附件 健康教育活动记录表 附件 健康教育活动记录表 活动时间： 活动地点： 活动形式： 活动主题： 组织者： 接受健康教育人员类别： 接受健康教育人数： 健康教育资料发放种类及数量： 活动内容： 活动总结评价： 存档材料请附后 □书面材料 □图片材料 □印刷材料 □影音材料 □签到表 □其他材料 填表人（签字）： 负责人（签字）： 填表时间：

****年**月**日

预防接种服务规范

一、服务对象 辖区内0～6岁儿童和其他重点人群。

二、服务内容

（一）预防接种管理 1.及时为辖区内所有居住满3个月的0～6岁儿童建立预防接种证和预防接种卡等儿童预防接种档案。2.采取预约、通知单、电话、手机短信、网络、广播通知等适宜方式，通知儿童监护人，告知接种疫苗的种类、时间、地点和相关要求。在边远山区、海岛、牧区等交通不便的地区，可采取入户巡回的方式进行预防接种。3.每半年对责任区内儿童的预防接种卡进行1次核查和整理。

（二）预防接种 根据国家免疫规划疫苗免疫程序，对适龄儿童进行常规接种。在部分省份对重点人群接种出血热疫苗。在重点地区对高危人群实施炭疽疫苗、钩体疫苗应急接种。根据传染病控制需要，开展乙肝、麻疹、脊灰等疫苗强化免疫、群体性接种工作和应急接种工作。1.接种前的工作。接种工作人员在对儿童接种前应查验儿童预防接种证（卡、薄）或电子档案，核对受种者姓名、性别、出生日期及接种记录，确定本次受种对象、接种疫苗的品种。询问受种者的健康状况以及是否有接种禁忌等，告知受种者或者其监护人所接种疫苗的品种、作用、禁忌、不良反应以及注意事项，可采用书面或（和）口头告知的形式，并如实记录告知和询问的情况。2.接种时的工作。接种工作人员在接种操作时再次查验核对受种者姓名、预防接种证、接种凭证和本次接种的疫苗品种，核对无误后严格按照《预防接种工作规范》规定的接种月（年）龄、接种部位、接种途径、安全注射等要求予以接种。3.接种后的工作。告知儿童监护人，受种者在接种后应在留观室观察30分钟。接种后及时在预防接种证、卡（簿）上记录，与儿童监护人预约下次接种疫苗的种类、时间和地点。有条件的地区录入计算机并进行网络报告。

（三）疑似预防接种异常反应处理 如发现疑似预防接种异常反应，接种人员应按照《全国疑似预防接种异常反应监测方案》的要求进行处理和报告。

三、服务流程

四、服务要求

（一）接种单位必须为区县级卫生行政部门指定的预防接种单位，并具备有《疫苗储存和运输管理规范》规定的冷藏设施、设备和冷链管理制度并按照要求进行疫苗的领发和冷链管理，保证疫苗质量。

（二）承担预防接种的人员应当具备执业医师、执业助理医师、执业护士或者乡村医生资格，并经过县级或以上卫生行政部门组织的预防接种专业培训，考核合格后持证方可上岗。

（三）基层医疗卫生机构应积极通过公安、乡镇（街道）、村（居）委会等多种渠道，利用提供其他医疗服务、发放宣传资料、入户排查等方式，向预防接种服务对象或监护人传播相关信息，主动做好辖区内服务对象的发现和管理。

（四）根据预防接种需要，合理安排接种门诊开放频率、开放时间和预约服务的时间，提供便利的接种服务。

（五）应按照《疫苗流通和预防接种管理条例》、《预防接种工作规范》、《全国疑似预防接种异常反应监测方案》等相关规定做好预防接种服务工作。

五、考核指标

（一）建证率=辖区内建立预防接种证人数/辖区内应建立预防接种证人数×100％。

（二）某种疫苗接种率=辖区内某种疫苗实际接种人数/某种疫苗应接种人数×100％。

六、附件 1.疫苗免疫程序 2.预防接种卡 附件1 疫苗免疫程序 疫 苗 接 种 对 象 月（年）龄 接种剂次 接 种 部 位 接种途径 接 种 剂 量 /剂次 备 注 乙肝疫苗 0、1、6月龄 3 上臂三角肌 肌内注射 酵母苗5μg/0.5ml，CHO苗10μg/1ml、20μg/1ml 出生后24小时内接种第1剂次，第1、2剂次间隔≥28天 卡介苗 出生时 1 上臂三角肌中部略下处 皮内注射 0.1ml 脊灰疫苗 2、3、4月龄，4周岁 4 口服 1粒 第1、2剂次，第2、3剂次间隔均≥28天 百白破疫苗 3、4、5月龄，18～24月龄 4 上臂外侧三角肌 肌内注射 0.5ml 第1、2剂次，第2、3剂次间隔均≥28天 白破疫苗 6周岁 1 上臂三角肌 肌内注射 0.5ml 麻风疫苗（麻疹疫苗）8月龄 1 上臂外侧三角肌下缘附着处 皮下注射 0.5ml 麻腮风疫苗（麻腮疫苗、麻疹疫苗）18～24月龄 1 上臂外侧三角肌下缘附着处 皮下注射 0.5ml 乙脑（减毒）8月龄,2周岁 2 上臂外侧三角肌下缘附着处 皮下注射 0.5ml 流脑A 6～18月龄 2 上臂外侧三角肌附着处 皮下注射 30μg/0.5ml 第1、2剂次间隔3个月 流脑A+C 3周岁,6周岁 2 上臂外侧三角肌附着处 皮下注射 100μg/0.5ml 2剂次间隔≥3年；第1剂次与A群流脑疫苗第2剂次间隔≥12个月 甲肝（减毒）18月龄 1 上臂外侧三角肌附着处 皮下注射 1ml 出血热疫苗（双价）16～60周岁 3 上臂外侧三角肌 肌内注射 1ml 接种第1剂次后14天接种第2剂次，第3剂次在第1剂次接种后6个月接种 炭疽疫苗 炭疽疫情发生时，病例或病畜间接接触者及疫点周围高危人群 1 上臂外侧三角肌附着处 皮上划痕 0.05ml（2滴）病例或病畜的直接接触者不能接种 钩体疫苗 流行地区可能接触疫水的7～60岁高危人群 2 上臂外侧三角肌附着处 皮下注射 成人第1剂0.5ml，第2剂1.0ml 7～13岁剂量减半，必要时7岁以下儿童依据年龄、体重酌量注射，不超过成人剂量1/4 接种第1剂次后7～10天接种第2剂次 乙脑灭活疫苗 8月龄（2剂次），2周岁,6周岁 4 上臂外侧三角肌下缘附着处 皮下注射 0.5ml 第1、2剂次间隔7～10天 甲肝灭活疫苗 18月龄, 24～30月龄 2 上臂三角肌附着处 肌内注射 0.5ml 2剂次间隔≥6个月 注：1.CHO疫苗用于新生儿母婴阻断的剂量为20μg/ml。2.未收入药典的疫苗，其接种部位、途径和剂量参见疫苗使用说明书。附件2 预防接种卡 姓名 编号□□□-□□□□□ 性别： 出生日期： 年 月 日 监护人姓名： 与儿童关系： 联系电话： 家庭现住址： 县（区）乡镇（街道）户籍地址：1同家庭地址 2 省 市 县（区）乡镇（街道）迁入时间： 年 月 日 迁出时间： 年 月 日 迁出原因：

疫苗异常反应史忌：：

接传

种染

禁病史:

建卡日期： 年 月 日 建卡人： 疫苗与剂次 接种 日期 接种 部位 疫苗 批号 接种 医生 备注 乙肝疫苗 1 2 3 卡介苗 脊灰疫苗 1 2 3 4 百白破疫苗 1 2 3 4 白破疫苗 麻风疫苗 麻腮风疫苗 1 2 麻腮疫苗 麻疹疫苗 1 2 A群流脑 疫苗 1 2 A+C群流脑疫苗 1 2 乙脑（减毒）活疫苗 1 2 乙脑灭活 疫苗 1 2 3 4 甲肝减毒活疫苗 甲肝灭活疫苗 1 2 其他疫苗 填表说明 1．姓名：根据儿童居民身份证的姓名填写。可暂缺，儿童取名后应及时补充记录。2．出生日期：按照年（4位）、月（2位）、日（2位）顺序填写，如19490101。3．监护人姓名：只填写一个，并在“与儿童关系”中注明母亲、父亲或其他关系。4．家庭现住址：只填写至乡级。5．户籍住址：若同家庭现住址，则在“同家庭现住址”前数字1上划“√”，若不同，请具体填写只填写至乡级。6．异常反应史、接种禁忌和传染病史：在每次接种前询问后填写。7．每次完成接种后，接种医生应将接种日期、接种部位、疫苗批号、生产企业、接种单位等内容登记到预防接种证中，并及时签名；同时将接种日期、接种部位、疫苗批号、接种医生等内容登记到儿童预防接种卡中。其中，“接种部位”只填写注射用疫苗的接种部位：左侧用1表示，右侧用2表示；“有效日期”指有效截止日期。8．“备注”栏用于记录某疫苗某剂次接种的其他重要信息,例如：接种乙肝疫苗的种类（酵母苗/CHO苗）、接种百白破疫苗的种类（全细胞苗/无细胞苗）、特殊情况下的不同接种剂量等等。9．接种其他疫苗时，按上述内容进行登记。

第三篇：公文办理与档案管理培训讲义(20171015)

公文办理与档案管理培训讲义

第一部分 公文办理

1、公文的涵义。

公文是公务文书，或称公务文件的简称，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

2、公文处理程序

公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。

3、公文的主要特点

（1）法定性；（2）政策性；（3）实用性；（4）时效性；（5）规范性。

4、公文的功能

（1）决策作用；（2）强制执行和处理的作用；（3）依据和凭证作用；（4）工作联系与沟通作用；（5）宣传与教育作用。

5、教会常用公文文种

（1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关教会及人员，变更或者撤销下级教会不适当的决定事项等。

（2）通知：适用于批转下级教会的公文，转发上级两会（单位）和不相隶属单位的公文，传达要求下级教会办理和需要有关教会周知 1 或者执行的事项，任免人员等。

（3）报告：适用于向上级两会（单位）汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（4）请示(申请)：适用于向上级两会（单位）请求指示、批准。（5）批复：批复是用于答复下级教会请示事项的公文。（6）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

（7）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

6、公文的表达方式：叙述、说明

7、公文写作的基本要求

语言要求：规范、准确、科学、简练、得体

领导意图：领导在布臵工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。

8、公文常见结构：开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。

9、常见公文写作特点和方法

10、公文拟写的一般格式

（1）秘密等级（密级）；（2）紧急程度；（3）发文机关标识；（4）发文字号；（5）签发人；（6）公文标题；（7）主送单位；（8）公文正文；（9）附件说明；（10）发文单位署名；（11）成文日期；（12）用印（骑年压月）；（13）主题词；（14）抄送单位；（15）印制单位与日期。

正式公文用纸采用A4210mm×297mm(宽×长)。一般使用60g/m2-80g/m2胶版纸。左侧装订。文字一律从左向右横排。公文用纸开头（上白边）为：37mm ±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm 2 ± 1mm，版心尺寸为：156mm×225mm。

公文的密级分为绝密、机密、秘密三个等级，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级标第1行，紧急程度标第2行。

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，即发文机关位臵应自上页边起留出天头62mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即发文机关位臵应自上页边起留出天头117mm。发文机关标识使用小标宋体字，红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。正式的公文标题一般由三部分组成：制发机关、公文内容、文种。如《屏南县基督教两会关于同意举办培灵会的批复》。“屏南县基督教两会”是制发单位，“同意举办培灵会”是公文内容，“批复”是文种。公文标题中一般一加标点符号，但标题中的法规、规章名称要加书名号。

正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

主题词。主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。

一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。主题词标在文件的抄送栏上，用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。标引顺序是先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式（文种）的词。如《宁德市人民政府关于落实消防安全责任制的意见》，先标类别词“公安”，再标类属词“消防”、“责任制”，最后标上“意见”。例如，《中共福建省委关于进一步学习与贯彻实施<中华人民共和国宪法>的意见》这一公文，主题词就有“宣传工作”、“宪法”、“学习”、“意见”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。

公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一 4 个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。抄送单位名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。“印发单位”和“印发时间”，放在抄送单位细实线下。

11、公文写作常见问题解析

标题使用标点符号：如关于税、费问题的请示。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

结构层次序数混乱：经常直接用“1.”、“2.”…..；正确的结构层次应为“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”等；

生造文种：如把“批复”改成“批示”，把“请示”改成“申请”，如《××同志在员工大会上的讲话》，《关于加强思想政治工作的措施》等；

数字使用不当：

（1）该用汉字表示的错用阿拉伯数字：

成文日期：2004年7月5日（二○○四年七月五日）； 定型的词组：如第3（三）季度，星期

5（五）；

邻近数字并列表示概要：如4、5（四五）点钟，今年7、8（七八）月份。

（2）该用阿拉伯数字的错用汉字

世纪、年代、年、月、日等：二十世纪九十年代（20世纪90 5 年代），二○○四年七月五日（2004年7月5日），2003年五月（2003年5月），下午三时三十分（下午3时30分）；

正负整数、分数、小数、百分比、比例等：如十八个月（18个月）、二十四小时（24小时）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2万3千（2.3万）。

12、公文办理

（1）发文办理： 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核（核稿）、会稿、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（2）收文办理：收文办理是指对收到的公文的办理过程，包签收、登记、分送(先送主要领导)、传阅、审核（对收到的需要办理的公文进行审查核实）、拟办（文秘人员）、批办（领导）、承办、催办、注办等程序。

13、公文管理

（1）公文管理原则：统一管理；保守秘密；便于保存和利用；注意书写材料。

（2）收文办理的文件保管：注意公文报送份数；密切跟踪公文去向；保管领导批示原件；妥善存放、适时归档。

（3）发文办理的文件保管：底稿的保存；会签意见的保存；签发及审签意见的保存；联合发文的文稿保存（文稿原件应保存在主办机关，会办单位保存复印件）；送印文稿的管理；文稿与印成件一并保存。

（4）公文的日常管理：公文翻（复）印（要经单位负责人或文秘部门负责人批准并做好登记）；公文传递；公文清退；公文用印（公 6 文用印需经本单位负责人批准。公文用印须与公文首页的发文机关标识一致）；公文销毁与移交。

第二部分 档案管理

1、档案涵义：（1）涵义：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（2）档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动；（3）档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的；（4）档案的形式是多样的（5）档案是原始的历史记录。

2、档案种类

3、档案工作

4、教会档案工作

（1）涵义：教会档案工作就是管理教会档案和教会档案事业的工作。

（2）机构的设臵和人员的配备

①教会要设臵档案室，以对本教会不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理。

②有条件要配备专职档案人员

（3）教会档案工作各项规章制度的内容(供参考)：①归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。②档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续。③档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，7 职责分工不同。④档案保管制度：包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。⑤档案保密制度：包括档案保密措施和对档案人员的保密要求。⑥档案管理办法：包括档案工作的体制、机构、人员配臵及档案收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交等内容。可以制定成一个各种门类及载体档案的管理办法，也可以各种门类及载体档案的管理办法分别制定。

（4）档案保管的基本物质条件

两个方面：一是有适宜保存档案的库房；库房的选择：①承重负荷要符合要求，地面、墙壁要坚固、平整、光滑；②库房的门窗要小、少，密封要好；③库房应远离火源。库房中的电器、照明导线应采用芯导线，并用铁管保护暗敷。库房不要靠近锅炉房；④不能选择在水房旁，也不能选在无地下室或防潮结构不好的底层，更不能选在地下室。随着照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案数量的增加，有条件的教会档案室还应设立专门存放的库房。无专门库房也可在库房内设臵防磁柜，把磁性声像档案放入其中减少外界磁场对它的影响；⑤库内照明使用白炽灯，不用日光灯；⑥要做好库房清洁卫生工作；⑦放臵防虫、鼠药剂；⑧要配备测量温湿度的仪表，自动记录更好，人工记录的要按时登记。

二是档案保管所必须的设施设备：①档案装具（五节柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去湿、空气调节和空气处理设备、吸尘器、防火装臵（含防火报警器和灭火装臵）、档案库房门窗上要安装防盗门和防护栏、计算机、录音机、扫描仪、光盘、刻录机、复印机、打印机等设施设备。②库房中的档案柜、架应排列一致，如有大小样式不一的柜架，应分开排列，尽量做到整齐、美观、一致。装具的排放，8 既要充分利用空间，又不能太拥挤，主要通道宽度不应少于1米；装具与装具之间的间距为80厘米左右；有窗的库房，装具应与窗垂直排放，以便通风和防止阳光直射；柜架不应紧靠墙壁，柜架与墙之间的距离在10厘米以上，以防潮湿。③所有装具应统一编号。在一间库房内，档案装具的编号顺序是：自门口起，从左向右，回行时从右至左编顺序号，一套档案箱的上下也要编号，其方法是从上而下逐个编号。

5、文件材料的归档

（1）涵义：文件材料的归档，就是将具有保存价值的文件材料移交档案机构（室）保存。

（2）文件材料的归档范围和档案保管期限表（见文件）（3）归档的要求：①归档份数：各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的可以适当增加归档份数，如基建档案，为满足日常需要，向有关单位、专业档案馆报送的需要，归档可适当多几份。新型文件材料的归档份数按有关规定执行，如磁性载体文件归档一式两份，电子文件归档一式三份。②归档的质量要求：i.归档的文件材料的种类、份数以及每份文件的页数必须齐全、完整、保证内容的准确性、完整性、原始性、真实性，能正确反映本单位各项活动的基本面貌和历史过程。ii.归档文件材料要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的历史联系，区分不同价值，经过系统分类，整理编目，以件或立成案卷均可，质量要符合规范要求。Iii.归档的文件材料应符合形成过程中的质量要求，以利长久保存。③归档的时间：单位文书在形成的第2年6月底前归档，科技档案在任务完成或告一段落后归档。会计档案在会计终了后暂由会计部门保管一年，期满后归 9 档，照片档案冲洗加工后及时归档或随其他载体档案一起归档，磁性载体文件待项目结束后转换成标准格式及时归档。④归档（接收）手续：i.编制归档文件材料案卷目录或移交清单，一式两份，移交时按目录或移交清单点交清楚，交接双方签字后各留一份，以便查考。ii.归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料，以备日后查阅。Iii.在档案工作与文书处理工作由一人兼管的单位，虽不存在办理归档手续的问题，但在档案工作人员调动工作时，需参照上述办法办理交接手续。

6、归档文件的整理

（1）装订；（2）分类；（3）排列；（4）编制档号；（5）编制目录；(6)装盒；(7)备考表

7、教会档案管理（供参考）

（1）归档范围：①重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。②上级教会发来的与本教会有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件材料。③本教会对外的正式发文与有关单位来往的文书。④本教会的请示与上级教会的批复。⑤本教会反映主要职能活动的报告、总结。⑥本教会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。⑦信徒信访工作材料。⑧本教会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。⑨本教会教牧人员任免的文件材料以及关于教牧人员奖励、处分的文件材料。⑩本教会教职人员劳动、工资、福利方面的文件材料。⑾本教会的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（2）平时归卷：①各教会都要建立健全平时归卷制度。对处理完 10 毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。②各教会应根据本教会的业务范围及当年事工任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。③公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交专(兼)职文书归卷。④专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

（3）立卷(案卷质量要求)：①归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。②不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。③卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。④卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。⑤

5、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。⑥有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应臵卷尾。⑦案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。⑧案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破 11 坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结、或钉不锈钢钉的方法装订。⑨案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，臵于档案柜内保存。

第四篇：干部人事档案管理 岗位培训讲义

干部人事档案管理岗位培训讲义 干部人事档案整理工作

干部人事档案整理工作的概念、类型、要求 干部人事档案材料鉴别的意义、原则和要求 干部人事档案的分类和干部人事档案材料的归类 干部人事档案材料的排序与编目 干部档案材料的复制与加工 干部人事档案材料的装订与入库 向外传递、报送干部人事档案的要求

第一节干部人事档案整理工作的概念、类型、要求

干部人事档案的整理工作是档案建设的基础工作

干部人事档案的整理，是按照一定的规则方法和程序，把收集来的干部人事档案材料进行系统化条理化的加工过程。我们平常通过各渠道收集上来的干部人事档案材料，是分散的和零星的，要想把它转化为成档案，必须按照一定的规则方法和程序进行整理，中组部颁布的《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》等，就是我们干部档案整理工作的依据与准绳。

干部人事档案整理的程序一般分为以下八个步骤： 干部人事档案材料的鉴别 干部人事档案材料的分类 干部人事档案材料的排序 干部人事档案材料的编目 干部人事档案材料的复制 干部人事档案材料的技术加工 干部人事档案材料的装订 干部人事档案材料的验收入库

干部人事档案材料的整理，并不是一次性整理之后就一劳永逸，而是要随着新材料的不断补充要经常性地进行续整。

二、干部人事档案整理的类型

常规整理，就是对新建档案的整理。新建档案是指本 单位新吸收进来的干部档案，它的来源一般有下列几个 渠道：

大中专毕业分配当干部，从学校寄来的学生档案。

国家人事部门按计划在社会上招录的干部，这些一般是电大、自学考试、业大等毕业生，他们的档案是从人才流动中心转递来的。

从外单位调来的干部，档案随人寄来。

从工人中提拔来的干部，其档案从工人档案转为干部档案。从部队复员转业的干部，档案从部队转来。

局部整理，也叫续整。所谓续整就是因补充新材料而对原有整理过的档案进行部分整理，其特点是：针对性强（哪份档案有新材料就整理哪份，是第几类的材料，就续在第几类后面）；有基础（在原已整理好的基础上作局部的整理）；但很麻烦（这是因为续整时要拆卷，加入新材料，补登目录，再装卷，因反复拆卷，使装订孔增大、移位，装订不整齐）。

三、整理工作的基本要求

整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。

整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。

四、干部人事档案整理前的准备工作

干部人事档案材料的准备。在整理之前所管理的干部人事档案材料应收集齐全。

人员准备。管档卷较多，人员配备少的单位，整理任务重的，单靠干部人事管理人员自己整理是不行的，必须挑选政治素质和业务素质较好的党员干部来集中整理，并对他们严格进行培训，学习文件，熟悉业务，掌握有关政策规定，明确工作的要求和整理工作的各道工序、步骤和实际操作技术，可采取先试行整理，达到标准后，再正常的开展整理工作。

经费的准备。整理工作需要一定的费用，购买工具、用品，在整理工作前要申请解决专项经费。

物资准备

五、整理工作应注意的事项 必须认真做到以下几点：

在整理档案时，严禁抽烟，以确保档案安全。不得私自涂改、抽取或伪造材料。

不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，需进行登记，经主管领导批准后分情况予以处理。在整理档案的过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部人事档案内容。

第二节干部人事档案材料鉴别的意义、原则和要求 干部档案材料的鉴别，是干部档案管理部门对收集起来准 备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保 存价值，确定是否归入干部档案的工作。鉴别工作的意义

鉴别工作是干部档案材料进入干部人事档案的最后一道关口，是系统整理的基础和前提。鉴别工作是保证干部人事档案完整、真实、条理、精炼、实用的总要手段。

鉴别工作是正确贯彻党的干部政策、彻底肃清干部人事工作中“左”的影响，调动干部积极性的措施。鉴别工作的要求

归入的干部人事档案材料，必须符合真实标准，手续完备 的要求。

材料要真实准确。凡诬蔑不实和虚假的材料，模棱两可、含糊其辞、自相矛盾的材料，一律不得归档。准确是指材料的 归属要准确。首先，要判定是否属于所管干部的材料，其实，要判定是否属于归档范围，发现同名异人，张冠李戴的，或不 属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其有保 存价值的文件可交文书档案保存，不属于干部档案的内容，比 较重要的证件、文章等，组织还需要保存的，退还本人。无保 存价值又不能退还本人的，应登记报主管领导批准销毁。

材料要完整、齐全。一个干部人事档案不是孤立的，相互之间有着历史的内在联系，互相依存，互相补充，构成一个完整的有机体。如：五类政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人交待材料等。上述材料，属于成套的，必须齐全，每份归档材料，必须完整，对头尾不清，来源不明的材料，要查清注明后再归档，否则，不能归档。

材料手续要完备。凡规定需要由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。第三节干部人事档案的分类和材料的归类

一、干部人事档案内容的分类

干部档案内容分类的意义

对干部档案进行分类，是使干部人事档案内容、系统的一个 重要手段。是整理干部档案材料的一个重要工序，整理过档 案的同志知道，干部人事档案的内容十分浩繁，它包括几十 种甚至更多，如果不将它们划分成统一的若干类别，仍是一 堆杂乱无章的集合体，那么，利用起来，就相当困难。另外，再从整理档案的整个过程来看，对内容进行分类，是继材料鉴 别之后必须先进行的一道工序，这道工序不但直接决定着以后 几道工序的进展，而且又直接决定着整个整理工作的质量。如 果不预先对档案内容进行分类，那么以后的归类、排列和目录 登记就很难做到系统条理。

干部档案分类的要求

干部档案分类必须科学

科学的分类方法，是按照干部档案的特点和规定进行分类，它有利于保持干部档案的完整性和档案材料之间的联系，方便保管利用。

干部人事档案的分类必须统一

要做到这一点，必须是按照中组部《干部档案工作条例》中颁发的统一分类，不能各分其类，这样全国就都统一。干部档案分类的方法

中组部1991年制定的《干部档案工作条例》，把干部人事档案材料按其内容性质分为十大类：

干部人事档案材料内容复杂，名称繁多，要想做到分类准确，不但要熟悉有关分类的要求和规则，而且还要掌握和正确运用分类的方法。常见的有：

1.按材料的名称分类。这是一个比较简单而又快速的分类方法。材料的名称，也叫材料的标题。一般地说，材料的名称是材料内容的概括和反映，只要看材料名称，就基本上能判断出它属于哪一类。比如：“鉴定书”，就归三类；干部任免表，就归九类，但是在实际工作中，我们常常会遇到一些材料没有名称或一种名称的材料内记载着几种不同的内容，遇到这种情况如何分类呢？

2.材料内容分类。这是最基本的分类方法，它是把材料所记载的内容作为分类标准的，这种方法虽然比名称分类法复杂点，但却比较准确，而且适用面广，几乎所有材料都可以采取这种方法，当我们整理档案时碰到没有标题的材料或一种标题的材料内记载着两种以上不同的内容时，注意掌握两条原则：一条是，看材料内所记载的内容，以哪一类为主，就归那一类，比如说有的材料标题是“学生鉴定表”，如看标题应归三类，但看其内容，里面除了鉴定评语外，还包括学习各科科目的成绩，从内容上分析，学习成绩占的比重大，那就应归四类；第二条原则是，看整个档案材料的分布情况，哪一类材料单薄，就归哪一类。比如，有的学生登记表，里面即有个人简历，还有各学期的评语和鉴定，这种材料可归一类，也可归三类，到底归哪一类更妥当呢？这时就看一类和三类材料的多少来决定。如果一类已有了简历表，而三类中缺少鉴定材料，那就归入三类，相反，如果三类中已有了鉴定，而一类中材料太少，那就归一类为好，总之，以平衡档案内容，提高材料利用率为原则。

二、干部档案材料的归类 干部人事档案材料归类的概念

干部人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴别的档案材料归入所属类别，通俗地说，就是将材料“对号入座”。归类是按照每份干部档案材料的内容或其名称归入相应的类别。分类的对象是干部档案内容，而归类的对象则是干部档案材料；分类带有法规性、依据性（干部档案工作条例），而归类是把分类的规定和原理运用于具体材料的一项实际工作。

干部人事档案材料归类的一般原则和方法

怎样按照各类材料的范围和有关规定，做好每份干部档案材 料归类的判定工作呢？一般的方法和步骤是：首先看材料的 名称，其次看材料的内容，这两种方法和前面讲过的干部分 类方法基本一致，不再解释了。第三种方法是看材料的价值 作用，一方面是参考作用。那么体现在档案的价值上也是两 种，一种是具有凭证价值的材料，另一种是具有参考价值的 材料，因此在进行干部档案材料归类时，不可忽视档案材料 的价值因素。干部档案的第九类都是具有凭证价值的材料，第十类是具有参考价值的材料，比如死亡生平、残疾鉴定表 等。

常见的干部档案归类

第一类履历材料：干部履历表（书）、简历表、干部、工人、教师、军人、学生登记表，应征公民入伍登记表、退伍登记表、接受再教育审批表、招工登记表等各类人员 登记表，更改姓名材料。

第一类在进行干部档案归类时，还应注意以下几点： 带自传的履历表与其他自传内容不重复的归二类； 涉及干部政历问题或记载审查情况的登记表归五类； 有任免职务内容的登记表归九类。

第二类自传及属于自传性质的材料

第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主 要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表 现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察材料；年 终考核登记表（工作总结可不归档），公务员考评表，干部 考核和审计考核的综合材料。

第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申批表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表；套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。

下列材料不应归入本人档案：评定专业技术职务时干部本人写的论文、技术报告、技术设计及图纸；报考和毕业的各科试卷、毕业设计、实习报告、毕业证、学位证、准考证、结业证。

第六类加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书（1－2份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。一般性的入党思想汇报不归档。

第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料；各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。荣誉证书不归档。第八类干部违犯党纪、政纪、国法等材料，处分决定（免于处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料，甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。

第九类干部工资级别登记表，职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表；聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。在第九类任免材料归档中应注意：以红头文件下的任免通知不属于干部档案材料的收集范围。但在实际中，有些单位由于干部档案中缺少“任免呈报表”，而将任免通知归入干部个人档案，按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，对已归档的任免通知可根据不同情况进行处理：(1)凡近几年内任免职务的，应填写“干部任免表”，同时将任免通知抽出转交文书档案或销毁；(2)因年代久远或单位变迁等原因无法补填“任免呈报表”的，任免通知可留在档案中。

第四节干部人事档案材料的排序与编目 干部档案材料的排序

干部材料的编目 目录登记的方法

每类条章盖在每类的卷首，暂时没有材料的也要盖上类目名称，以固定类目的位置，待以后再有新材料时“对号入座”。顺序号书写的位置，每份材料从1号开始往下编写，有多少份材料，就编多少号码。需要注意的是，每类后面都要留出适当的空格。一般来说，年龄小的多留些，年龄大的多留些。要求每一类约占目录一面，注意三类、四类、九类可适当多留出一面，每人至少要留 6-7页目录。

第五节干部档案材料的复制与加工

第六节干部人事档案材料的装订与入库

第七节向外转递、报送干部人事档案的要求

接到干部人事任免通知、干部调动或催要档案的通知后，要将干部人事档案及时转递或报送干部人事主管部门。转递或向上级部门报送档案必须是按规定经过整理的，新的零散材料也要及时装进档案。不得扣留有关材料或分批转出报送。

转递或报送档案时，应将档案材料与目录检查核对一编，防止张冠李戴或缺少材料，对原件上出现的缺页、少份、被烧、被损等情况要说明。

对未按照要求整理过的档案，要重新进行整理，勉强上报后，接收单位有权予以退回。

第五篇：档案管理培训

积极参加档案培训 推进档案规范化管理

档案管理是企业管理的基础性工作，也是行政系统亟待规范的一项工作。行政部于 3月22—30日组织各子公司档案管理人员分两批参加市档案局举办的档案工作人员岗位培训。本次培训是市档案局新管建成后组织的最全面、系统的一次专业培训，课程涵盖了档案管理的系列课程，包括《档案材料归档范围与标准》、《会计、声像、实物等各门类档案管理》、《企业档案管理》、《档案室信息化建设及软件的应用》、《电子文档管理》、《档案实体及数据的安全管理》、《家庭建档》等内容，第一批参加培训的有的档案工作人员。

档案管理与利用是目前我企业管理工作的薄弱环节，通过参加此类专业培训、参观档案管理工作的优秀企业，有助于提升我们对档案管理工作系统、直观的认识，不仅使大家了解了档案在企业管理中的重要作用，也系统学习了档案收集、整理、立卷、归档等基础知识，通过此类培训，加强了企业与档案管理部门的联系，我们将借助专业的工作指导，进一步提升企业档案管理工作的标准化，进而推进此项工作的规范化进程。