财务档案管理操作规范（推荐阅读）

第一篇：财务档案管理操作规范

财务档案管理操作规范

总体要求：

一、财务档案的内容及分类

二、会计凭证的管理

三、账册的打印装订及存档

四、档案归档管理

五、电子档案的管理

六、档案室的管理

七、档案的保密制度

八、档案的借阅

九、档案的移交及销毁

档案管理应当遵循《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及地产《财务档案管理办法》。

为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范。

一、财务档案的内容及分类

1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；

2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。

3、报告类。主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；

4、银行资料；

5、税务资料；

6、各类合同；

7、财务人事档案；

8、公司制度文件；

9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。

二、凭证的管理：

1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。

2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。

三、账册的打印装订及存档

1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。

2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。

3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。

4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号

5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。

6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。

7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”。

8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM为宜。

四、档案归档管理

1、财务档案归档总体要求

1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准

1.2归档分类及顺序，参照总部的《财务档案归档目录》，详见附件。1.3归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。

1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一标准，严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。

1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。

1.6财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。

2、各类档案的归档要求举例

2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以《纳税申报资料档案》为例，所需档案资料说明如下： 1）封皮；

2）目录（若资料较多）； 3）纳税申报表； 4）各税种税款计算清单（若有）； 5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件； 6）付款审批单、纳税ＯＡ审批（若有）复印件。2.2装订要求

2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订。2.2.2按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”。

2.2.4此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。2.2.5图片

3、各类档案的存档方式

根据财务档案的零散程度以及查阅频度，可采用不同的存档方式： 3.1订本式。零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。

3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。

3.3盒装式。零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。

3.4袋装式。零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。

4、经济合同档案管理 4.1 经济业务合同存档分类业务分类 编号合同类型备注收入 01 物业管理合同

02 多种经营合同

03 广告位合同

04 租赁合同支出 05 物管部合同

06 工程部合同

07

企划部合同

08 行政部合同

09 保险合同 资本性支出合同其他 11 其他合同

4.2 合同接收前的审查

1）使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批；

2）审查公司法律顾问出具的书面意见。

3）经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致；

4）合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕； 5）合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页； 6）当事人主体名称与印章是否一致； 7）如有授权代理人，则需查验是否有授权文件； 8）合同内容是否完整； 9）附件是否完整； 10）签署时间是否填写等。4.3 合同归档

4.3.1 财务部必须以合同原件归档；

4.3.2 按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案，合同文本超过一个档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类；

4.3.3合同补充条款或补充文件，必须同主合同一起保管； 4.3.4直接委托审批资料附在合同后面，招投标合同仅把合同审批OA附后，其他招标资料单独存放。

4.4采购合同的档案要求

4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1）合同审批OA； 2）符合制度的直接委托审批表（原件）； 3）《询价函》（三方比价为所有供方反馈的《询价函》）（原件）； 4）《三方比价会签表》（2万元以上直接委托业务）（原件）； 5）价格及合同谈判会议纪要（原件）； 6）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）； 7）外聘律师审核意见。

4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1）不符合制度的直接委托审批表（原件）； 2）市场调研报告（原件）；

3）拟委托单位原始报价单（盖章）（原件）； 4）价格及合同谈判会议纪要（原件）； 5）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）； 6）外聘律师审核意见。

4.4.3招投标合同的后附要件： 1）后附合同签订审批OA； 2）合同谈判记要（原件）； 3）合同审批表（原件）； 4）中标单位调整报价（若有）； 5）律师审核意见书（原件）。4.4.4续签合同后附要件： 1）合同续签审批OA； 2）履约评估表（原件）；

3）价格及合同谈判会议纪要。

4.5招投标采购档案管理招投标资料分类单独存档： 4.5.1年度招标采购计划

1）审批OA； 2）年度招标（采购）计划审批表（各公司）（原件）； 3）年度招标（采购）计划调整表。4.5.2入围单位及招标文件审批资料

4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1）入围单位及招标文件审批OA；

2）招标小组成员审批表（原件）； 3）单项招标计划倒排表；

4）入围单位评定资料，包括：投标单位推荐表，拟入围单位基本信息评审标准，投标单位基本信息调查表（加盖投标单位公章），拟入围单位评审表，现场考察计划，现场考察评分表，拟入围单位现场考察评定表，投标承诺函，入围单位评定会签表；

5）入围单位营业执照及资质证明（加盖对方印鉴的复印件）包括但不限于：有效的营业执照（复印件加盖单位公章），税务登记证（复印件加盖单位公章），组织机构代码（复印件加盖单位公章），有效的企业资质等级证书（复印件加盖单位公章），企业近三年的财务报表（如有）（复印件加盖单位印章），企业安全生产许可证（如有）（复印件加盖单位公章），质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）（复印件加盖单位公章），近三年内所承揽的类似项目业绩清单，并附主要项目合同复印件； 6）招标文件会签表（原件）； 7）招标文件。

4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1）入围单位及招标文件审批OA； 2）招标小组成员审批表（原件）； 3）邀请投标的合格品牌库名录； 4）邀请单位投标承诺函（原件）； 5）招标文件会签表（原件）； 6）招标文件。4.5.3定标审批资料要求： 1）定标审批OA； 2）定标审批表（原件）； 3）评标报告（原件）包括：（包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件）； 4）各单位投标文件（包括技术标和商务标）（原件）； 5）对招标过程的特别说明（会议签到表、会议纪要等）。

五、电子档案的管理

1、财务部须购置专用移动硬盘，用于电子财务档案的备份管理。

2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档。

3、电子档案目录的建立参照附件：《财务档案归档目录》

4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》，该表与电子文件同时保存。重要书面文档需要进行扫描存档。

5、电子文档归档前，档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验，验收合格后存入相关档案目录。

6、归档载体的保管。归档载体应由兼职档案管理人负责保管，防止丢失；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。

7、电子文档的利用。归档电子文件的封存载体不应外接；未经相关批准不得擅自复制电子文件。

六、档案室的管理

1、档案室要求 1.1财务部争取设立部门独立的档案室。1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗。窗户不易过大，保持通风。1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施。1.4不得使用木质档案橱柜。1.5环境温度选定范围：14-20℃；相对湿度选定范围：50%-60%。

2、档案管理员的岗位职责

2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员，出纳不得兼任档案管理员。2.2按照本指引要求建立财务档案。

2.3要求兼职档案管理员，了解一定的档案专业知识。负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。2.5按规定向公司档案室移交应相关档案。2.6办理领导交办的其他档案业务工作。

3、档案室安全规范

3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人。

3.2档案库房要保持干燥清洁，做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变，应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。及时清理杂物，保持室内整洁卫生。

3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品，严谨任何火种带入室内，严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具，不准使用蜡烛照明。室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

3.4除财务装订机和室内空调外，严谨在档案时内使用其他任何电气设备，装订机使用完毕必须拔除电源。

3.5档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁，钥匙应制定专人负责保管，工作人员随手关窗锁门。非档案管理人员不得擅自进入档案室。

3.6各类资料进入档案室，必须严格登记制度、偿还制度，机密资料、人事档案严防丢失，严防泄密事件的发生。

3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

3.8下班前或工作结束时，做全面安全检查，切断电源、关好门窗、消除一切隐患。假期、节日要特别加强看护、确保安全。

七、档案的保密制度

1、档案管理人员必须树立高度的保密观念，遵守公司各项保密制度。

2、凡未经公布的统计数字，未作结论的事项，应作内部管理，不得擅自扩散。

3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

4、不得泄露所管理档案内容，不将档案借给无关人员，不准无关人员进入档案室。

5、定期检查不安全因素，发现问题及时补救，保证保密档案的绝对安全。

6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据，应作秘密保管并严格控制查阅范围，需要查阅者，须经公司相关领导批准。

7、严格档案借阅审批手续，因工作需要，须复印、摘抄相关保密档案时，必须经相关领导批准。

八、档案的借阅

1、公司内部借阅会计档案，需填写《档案借阅审批表》，经部门负责人签批后报财务负责人审批，审批通过后方可进行借阅；

2、公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明，填写《档案借阅审批表》，经公司业务经办部门负责人、公司总经理及财务负责人批准同意后，方可借阅；

3、借阅人员不得将会计档案携带外出，特殊情况需带出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期归还；档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续；

4、应设立《财务档案借阅登记簿》，登记借阅档案名称、借阅时间、归还时间、备注等内容，借阅人应在登记簿签字。

5、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打钩、做记号、折角等，严禁涂改和拆、撕档案。

九、档案的移交及销毁

1、财务档案的移交 1.1会计档案归档应填写《档案移交清册》，一式两份，双方各留一份，以便备查。

1.2超过两年的会计档案，财务部每年统一移交到行政部公司档案室，移交时须填写好《档案移交清册》，双方应就移交档案进行核对，并在移交目录上签字确认。

1.3部门员工调（离）职时，应交档案手续整理好后填写《财务工作交接单（含交接清册）》进行移交。

2、财务档案的销毁 2.1财务档案一般保管期限为15年，期满后可根据具体情况办理销毁手续。

2.2档案销毁首先须经过鉴定，确认已无查证和保存价值之后，列出清单，登记造册，由存档部门提出申请和分管领导审批同意后，同意销毁。

2.3对批准可销毁的档案，要填写好《档案销毁清册》再销毁。2.4 销毁工作应由鉴定小组监销，并在《档案销毁清册》签字。

2.5档案销毁后，要及时在相应的查询工具中予以注销，并保存好销毁记录。附表2-4 财务档案归档目录

编号

档案名称存档内容存档方式

（一）工商税务资 料

1、工商年检资料；

2、验资报告（原件）；

3、税务登记证；

4、税务登记及变更文件；

5、发票领购薄；

6、税收优惠批复文件；

7、审计报告 盒装

（二）税务申报资料

1、地税税务申报资料；

2、国税税务申报资料；月度盒装年末装订成册

（三）银行相关资料

1、开户许可证；

2、申请开立、变更账户资料；

3、银行印鉴卡、贷款卡；

4、现金/转账支票领用登记薄；

5、支票领购登记薄（指对银行）；

6、银行余额调节表、对帐单

7、现金盘点表

盒装/保险柜

（四）制度法规文 件

1、集团财务部下发相关制度及通知

2、万达商管财务部下发相关制度及通知

3、上报集团相关申请的批复文件 月度盒装年末装订成册

（五）预算考核文 件

1、月度预算执行分析资料

2、资金类报表

3、租金类报表

4、筹备期专项资金使用情况资料

5、上级考核报告及整改报告 月度盒装 年末装订成册

（六）财务人员档案

1、财务人员入职、转正、晋级、调

薪等审批手续；

2、财务人员考核资料

3、财务人员交接资料月度盒装年末装订成册

（七）核算附件档案

1、每月工资报表；

2、月度工资发放表；

3、人员调薪相关文件

4、业务招待费申请单月度盒装年末装订成册

（八）日常经营合同

1、各业主物业管理合同

2、广告合同；

3、停车场管理合同；

4、工程合同（包括已交易公司资本 性支出类合同）；

5、保洁外包合同

6、多种经营合同 按合同类别/具 体情况归档

7、保险合同

8、租赁合同

9、其他类

（九）台账档案

1、停车场收费台帐；

2、物业管理费台帐；

3、多种经营收费台帐。

4、纳税统计台帐

5、租金台帐

6、固定资产台帐

7、专项资金使用台帐（开办费、招商费、庆典费、宣传推广费等）

8、其他类 月度盒装年末装订成册

（十）公司会计报告

1、月度会计报表；

2、季度会计报表、附注及审计明细表；

3、年度会计决算报表

4、清产核资报告

5、审计报告 月度盒装年末装订成册

（十一）公司会计账 薄

1、现金、银行日记账；

2、科目余额表；

3、总分类账、明细分类账；

4、其他与会计凭证、会计账薄相关的档案资料 月度盒装年末装订成册

（十二）培训资料文

件

1、万达商管培训资料；

2、各地方公司培训资料；月度盒装年末装订成册

（十三）其他类资料

1、其他财务应存档的资料月度盒装年末装订成册

（十四）内部管理文

档

1、管理建议书（内部稽核报告）

2、停车场稽查报告

3、资金安全专项稽查报告

4、资产盘点报告及盘点表

5、多种经营巡场报告及巡场表

6、收据发票稽核报告

7、库存材料盘点表 月度盒装年末装订成册

附表2-5 财务档案保管期限 序号档案名称保管期限 备注 一会计凭证类

原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年二会计账簿类

总账 15年明细账 15年 日记账 15年现金和银行存款日记账保管25年 固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年 5 辅助账簿 15年

三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告 1 月、季度财务报告 3年包括文字分析 2 年度财务报告永久包括文字分析四其他类

会计移交清册 15年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久银行余额调节表 5年银行对账单 5年计算机备份软盘及磁带 25年 计算机运行日志 5年

第二篇：财务操作规范及公司要求

财务操作要求

1、报销：必须提供发票及报销单上的报销人（既经办人）的所属部门经理、厂长、财务经理、方可报销；出纳报销后，请一定要在报销单上注明是现金付讫还是银行付讫的章。并当天计入现金流水或银行流水日记账。

2、员工暂支款项：要填写暂支说明、若为采购暂支要提供采购清单，且清单要有部门经理、厂长、财务经理签字方可暂支。暂支单要原单入账不得用复印件。

3、归还暂支；要提供购货发票、出入库单据（要有经办人签字方可）；出纳登记采购物资清单并与仓库核实。

4、工厂报销；话费厂长200元/月、经理100/月、主任及业务采购等其他对外岗位50/月。特殊岗位要厂长书面申请方可。

车辆要有出发地及目的地相应的公里数（每次出车必有相应记录）车辆违章罚款一律由司机自行承担。每月10日前整理好上月出车明细提交财务。

私车公用要有申请日期及时间、出车事由、行车里程、申请人、驾驶员、审批人签字（1.6排量0.6/km、1.6-2.0排量0.8/km、2.0以上1.0/km）以上包含所有费用且所发生的违章等其他一切费用由驾驶员自行承担。

租房补贴;原则上不提倡但确实需要按级别分厂长500/月、经理300/月、主管200/月。其他人员费用自理。

差旅费（外籍人员）厂长1000-1500/年、经理600-1200/年、主管400-800/年。主管及以下人员需工龄满一年且凭来回火车票报销。

外出餐费及住宿费厂长住宿150-200、餐费50-100

经理住宿100-150、餐费30-80

主管住宿80-120、餐费30-50

招待费；乡镇50/人、县市级80/人（较高及特殊100-120/人）

单次招待费用超过1500要公司备案批准。且凭票报销涉及烟酒礼品等要批发购买。

本规定涉及费用按月度、季、年。由当事人按规定，凭票向所有工厂申请报支，工厂财务及厂长审核。2000以下生产部门经理审核安排。2000以上由王总审核。

工厂财务经理、行政经理产生的报支费用及补贴均需总公司生产部经理审批。涉及到岗位调整、待遇变更、申请审核时要付请况说明。

5、每周五下午3点前向公司提交现金及银行流水日记账。

6、每月20号前提供当月开票明细台账给公司财务。（财务报表、生产报表、工资单）

7、若有款已付单供应商或其他单位或个人没有及时开票的要催开。若2个月未果的以邮件形式征询并提交公司财务。

8、备用金提取额度（根据需采购或款项用途向总公司财务申请后拨付）款项用途要注明且要有相关部门经理、厂长、财务经理签字有效。

9、外发单或水洗要有发票及相应款号，购线也需要备注款号。

10、所收到的发票抵扣联要建立台账并把发票拍照备份给公司。（每月提交应付账款科目余额表与公司核对。）

11、网银支付供应商货款要当日把明细提交公司以回单入账。

12、每月水电费及其他固定费用（社保）要提前申请以免产生滞纳金。

13、面辅料，机器配件（机物料）、低值易耗品等都需要登记台账出入库明细表每月第二次采购前提交库存明细及采购明细。

14、发放工资在批量代付网银操作进行。

15、销售发票入账（后附工厂业务和公司业务双方签字对账明细单、转开清单、开票明细、面辅料领用及消耗及费用明细。）

16、月末整理实际完工产品入库情况和已完工产品出货未开票情况明细。并合算每款产值及制造成本。

17、宿舍出每间水电费补贴外超出部分（工厂会补贴其中一部分）由住宿人自行承担。

18、成本管理：月末按每款实际发生的成本费用制作成本分析表（数据真实有效且贴合实际），按每款工价（既*/件）合算实际人工费用最终结算毛利。

19、成本核算；按款号结转成本，直接材料按实际收到的面辅料发票结转（以免产生剩余库存）。直接人工按实际用工工资（既制造费用），月末制造费用按每款实际消耗的工时（按比例进行分配）

20、每季度进行固定资产、剩余物资、原材料辅料、现金盘点。

21、设立应付福利费二级科目食堂费用、员工医药费、员工实际福利节假日礼品、宿舍房租、水电费、招工费等。

22、应收账款；制作应收账款明细表。

23、差旅费与招待费要分开贴发票不能合并报销。、24、工厂车辆按号牌登记每辆车油费、过路费、保养费、保险费等所发生费用。

25、每季度进行库存盘点、且将盘点数据汇总上报公司生产部（抄送公司财务部报备）。

第三篇：档案管理规范

档案管理规范

1.目的

为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。2.适用范围

DXC集团有限公司及下属各控股子公司。3.定义： 4.职责： 4.1.综合管理部

4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。

4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。4.2.集团各职能部门及各子公司

4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。

4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。5.程序和内容：

5.1.档案立卷范围

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程类文件。5.1.3.公司管理规章制度。5.1.4.重要会议记录、会议纪要。5.1.5.经营计划、工作总结；

5.1.6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。5.1.7.重要的来往信函。

5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。5.2.档案立卷要求：

5.2.1.各部门立卷要求 5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。

5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。）

5.2.2.综合管理部立卷要求： 5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。拟订案卷标题要简明、准确。

整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。

5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的规章制度类文件材料。

公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。公司职能活动中形成的重要业务文件材料。

公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司机构演变、人事任免等文件材料。

公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。

公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

公司一般性事务管理文件材料。

公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。

上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。5.2.2.4.2.9.下属机构报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

5.2.2.5.5.2.2.6.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件按上述要求进行统一整理。5.3.档案存档程序

5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的资料进行整理，提交集团综合管理部，并提出存期建议。

5.3.2.集团综合管理部收集归档资料，审核归档资料及手续的完备性。5.3.3.集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期，对资料进行分类立卷、存档，做好存档登记（附表1）。5.4.档案借阅

5.4.1.需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求，填写《档案借阅/复印审批单》（附表2），经部门负责人同意后报总公司综合管理部。5.4.2.总公司综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求，报综合管理部负责人审批。

5.4.3.审批通过后，综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记（附表3），并要求借阅人签字。

5.4.4.借阅档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。

5.4.5.对于需要复印的资料，由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅人/承办人。

5.4.6.如不需复印，借阅人可在档案室查阅资料。

5.4.7.对于需要归还的档案资料，综合管理部要登记明确的归还日期，借阅人需要在期限内归还资料，综合管理部负责在档案到期前催还。5.4.8.档案资料归还后，集团综合管理部登记销帐。5.5.档案销毁

5.5.1.对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料，总公司综合管理部定期进行整理，并提出销毁申请（附表4：《文件资料销毁请示》）。

5.5.2.销毁申请经资料存档提交部门进行审核，对是否销毁或延长保管期限提出建议，并提交分管副总裁审核，总裁审批。

5.5.3.对审批未通过的档案，由总公司综合管理部延长保管期限，并办理相关手续。

5.5.4.审批通过的档案，总公司综合管理部造具清册，由档案交存部门负责人和总公司综合管理部负责人现场监督，对档案进行销毁。

5.5.5.档案销毁后，由见证人在《档案销毁证明书》（附表5）上签字确认。6.支持性文件：无 7.相关记录： 7.1.7.2.《档案保管登记台帐》 《档案借阅/复印审批单》

7.3.《档案借阅/复印登记台账》

7.4.《文件资料销毁请示》 7.5《档案销毁证明书》

档案管理流程总部各部门/项目公司及其他子公司各部门A提交归档文件资料及存期建议总部综合管理部B收集各种归档资料并审核资料完备性总部分管副总C总裁D根据保管期限、类别分类立卷、归档存档存档提出借阅需求经部门负责人审批汇总借阅/复印资料需求N综合管理部经理审批Y结束借阅/复印登记Y是否需要复印NY是否需要归还复印资料发放给承办人N查阅人在档案室查阅资料档案借阅借阅人使用后归还资料归还登记结束多余存档资料超出保管期档案资料提出销毁或延期保管建议档案资料整理并提出销毁申请汇总形成销毁文件资料清单N延长档案保管期并办理相关手续造具清册提出销毁报告N审核Y审批YN审批档案销毁结束销毁档案Y

第四篇：财务支出审核审批操作规范

财务支出审核审批操作规范

财务支出审核审批操作规范

为了加强本公司财务管理和内部控制，保证财务支出审核审批管理健康、有序的运行，根据国家有关法律、法规和本公司的有关规章制度，制定本规范。

一、财务支出审核、审批岗位分工

1、总经理：行使审批人职能，公司的一切财务支出事项必须经总经理审批后出纳人员方可付款。

2、会计主管：行使审核人职能，掌管本公司的财务专用章，根据本公司的规章制度规定，审核生产

经营各环节上报的财务支出事项，经审核无误后上报总经理审批。

3、助理会计：行使复核人职责，根据本岗位的职责分工，复核本岗位对应环节上报的财务支出事项，经复核无误后上报主办会计审核。

4、出纳：行使付款人职能，根据签字手续齐全付款凭证，具体承办本公司的财务支出事项。

5、业

务部门负责人：行使复核人的职责，根据本岗位的职责分工，复核本岗位对应环节上报的财务支出事项，经复核无误后上报财务部门审（复）核。

5、业务经办人：行使经办人的职责，对于每笔财务支出事务根据本公司财务制度规定的要求取得付

款凭证并签字确认。

二、财务支出审批权限

1、总经理根据董事会的授权，负责统一管理本公司财务支出的审批事务，总经理外出时，根据工作

需要可以书面或临时口头授权指定人员代行审批事务。

2、公司对于对外投资、房屋建筑及机器设备购置、单笔付款金额在10万元以上等重要的财务支付

业务，实行董事会集体决策和审批。

3、为提高工作效率，本公司分别指定两名总经理分工负责供应、销售业务线的财务支出审批事务。

为加强财务控制，两名分工负责审批事务的总经理本人经手的财务支出报销事项应实行交叉审批的方式。

4、员工（包括股东）个人因私借款原则上不得办理，对确有必要并经本公司董事会决议同意的员工

（包括股东）因私借款，按董事会决议办理。

三、审批及操作规程

1、审批流程

业务经办人——部门负责人（复核）——会计（复核）——会计主管（审核）——审批人（批准）——出纳（付款）

2、操作规程

（1）外购材料物资应根据供货商出具的发票、收到货物的入库单、现款采购的加附《请购单》，赊销

采购的加附《挂账结算单》，经有关部门复核、审核，报总经理核准后出纳方能付款。具体执行本公司公布的《物资流转管理制度》相关规定。

（2）预付、暂付性质的付款项目应根据合同或批准文件（指董事会决议），由经办部门填写请款单，注明合同文件字号，经有关部门复核、审核，报总经理核准后出纳方能付款。

（3）一般性质的费用应根据发票、收据，经有关部门复核、审核，报总经理核准后出纳方能付款。

（4）税款、行政规费的支出可由经办部门签字后，直接报经总经理批准付款。

（5）总经理直接支付报销的费用经交叉审批后直接报销。

（6）工程承包款、机器设备购置等大额付款项目应根据合同或批准文件（指董事会决议），附发票、工程完工进度确认书，经有关部门审核（必要时经董事会决议委托社会中介机构审计），报总经理核准后出纳方能付款。

财务支出审核审批操作规范

（7）出差人员借款，必须首先填好“预借差旅费申请单”，详细列明出差事由、目的地、出差路线、拟搭乘交通工具、预计出差时间、借款金额等内容，经有关部门审核、总经理批准后方予借支。出差人员回公司应按规定期限报销旅差费，报销后借款余额应及时归还公司；其他借款经办人员在借款业务完成后在规定期限内必须办理报销结算手续。具体执行本公司公布的《差旅费报销制度》相关规定。

（8）出纳支付（包括因公借用）每一笔款项，不论金额大小均需总经理批准签字。总经理或其授权

人员外出应由出纳设法通知，同意后可先付款后补签。

（9）所有支出凭证由出纳严格审核其内容与金额是否与实际相符，票据是否合法、合规，收款单位的印章是否合法有效、领款人的签字是否相符，审核、审批手续是否完备，如有疑问必须先查询并得到确认后方能支付。

（10）涉及银行转账、银行承兑汇票背书转让支出事务，会计主管在银行付款凭证上加盖财务专用

章时必须认真审核，并履行最后付款经办人的职责。

四、违规处罚

审批人、审核人、付款经办人未按照本规范办理财务支出付款事务的，在分清责任的前提下，承担经济损失的赔偿责任，情节严重的予以除名处理。

第五篇：供应商档案管理规范

供应商档案管理规范

1、目的

为促进采购信息管理的规范性和ERP信息管理的安全性，制定本规范。

2、范围

本规定适用于供应商信息及ERP相关采购业务执行过程的供应商信息管理，是ERP系统中采购业务相关的所有职能部门执行规范之标准。

3、职责

3.1 采购部是供应商信息的归口管理部门，负责公司所有供应商信息的整理、规范、ERP信息处理。

3.2 各职能部门，需要使用ERP相应采购功能的都需按此规定执行供应商信息管理的相应流程

3.3 公司ERP系统管理员负责相应权限的调整和控制。

4、程序

4.1 采购员需在样品检验合格以后，向供应商档案管理员提交《供应商档案表》，由管理员审核后录入ERP系统中，以供采购业务执行过程的使用，完成供应商信息的新增工作。

4.2 《供应商档案表》填写规范：

a.表中分类和供应商编码由管理员填写

b.表中供应商简称对应ERP系统中信息需填写全称，产品名称、规格需按实际送样产品进行填写详细内容，由相应采购员填写

c.需填写联系人、公司地址、联系方式，由采购员填写

d.表中账户类型、账户名称、账号（银行）、开户行，必须填写准确，由采购员填写。

e.表中付款方式、是否含税、发展日期、业务员需由采购员与供方确认后填写，如有修正需及时与管理员沟通修改相应信息。

4.3 供应商信息管理员需在新增供应商信息时确认系统内有无重复，供应商档案表中内容填写是否完整，必要时要求提供供应商相应证明文件，确认无误后方可录入ERP系统。管理员需在12小时工作时间内完成信息录入工作。

4.4 供应商信息修改。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写相应修改的内容，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内变更。

4.5 供应商信息删除。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写删除原因和供应商编码，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内删除。

5、相关文件

《采购过程控制程序》 《供应商管理规定》

6、相关记录

《供应商档案表》