论文—浅谈秘书的职责[5篇]

第一篇：论文—浅谈秘书的职责

浅谈秘书的职责

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【摘 要】——秘书工作在本质上是综合辅助管理，它是各级各类的企业、政府部门以及社会组织等这些管理系统中不可或缺的有机构成部分。总体来说，秘书工作主要作用就是为领导工作服务，为领导以及各下属部门之间起着中枢纽带的作用，为跟部门之间搭建起了一座沟通的桥梁，促进企业、政府以及社会组织在管理过程中发挥整体效益。具体来说，秘书在管理系统中的作用主要体现在参谋咨询、沟通协调、督促检查等方面，我将从这三个方面来阐述一下我对秘书工作职责的理解。

关键词：秘书工作；辅助管理；参谋咨询；沟通协调；督促检查

秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。辅助领导是秘书在工作生活中的显著特点，又是秘书在工作、活动中所要遵循的重要原则；同时，秘书的参谋咨询职责在很大程度上是对领导决策的有效辅助，这既是秘书的一项职责也是秘书的一项重要权利，秘书工作人员在使用这一项职责和权力的时候，必须谨慎，要做到不越位、不越权；秘书人员的全面辅助作用，不仅体现在协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中，还体现在对突发事件的处理上；秘书工作岗位是领导和其他部门工作人员以及下属之间的沟通桥梁，所以秘书人员的沟通协调作用显得格外重要；委婉合理的督促领导的工作也是秘书人员的一项重要服务工作。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导参谋、协调和检查决策工作过程，确保秘书工作的顺利开展。因此，秘书工作的综合辅助管理特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、沟通协调和督促检查的重要作用。

一、参谋咨询

现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳，所以领导们就不得不依靠秘书人员为他们分担部分工作。秘书人员就此担任起助手的重要角色，同时还要充分发挥参谋助手作用。参谋咨询工作的开展，是秘书职能自我完善的需要，是促使领导努力工作提高科学化水平和效能的需要，是不断发展变化的新形势的需要。所以秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。

（一）参谋咨询工作的特点

在当今社会，领导的重大决策一般都离不开智囊团的智力支持。在西方发达国家，自20世纪上半叶起就出现了专门为各级各类领导提供智力服务的专门的商业性咨询公司，最著名的有美国的兰德公司、日本的野村研究所等。同样，为企业提供信息调查等智力服务的信息公司、点子公司更是比比皆是。

在我国，国家和省市社科研究机构也承担为领导机关重大决策提供智力服务的职责，市场经济体制建立以后，商业性咨询公司开始大量涌现。然而，秘书职责中的参谋咨询作用却比他们更具有优势。

与那些自发的社科研究机构、商业性点子公司相比，秘书的参谋咨询具有主动性、综合性、从属性、直接性、随机性等特点。

所谓主动性，是指秘书部门不能等领导提出研究任务后才开始收集信息、分析情况，而是应该积极主动地为领导工作提供各方面的支持，包括体力、智力服务。

所谓综合性，是指秘书部门参谋咨询是全方位的，不是仅限于某一专门领域。秘书在工作、活动中的上传与下达对领导与各职能部门之间的沟通起到重要作用。

所谓从属性，是指秘书部门必须根据领导工作的需要进行研究，不能自作主张，偏离领导工作的重心，不能越位、越权，要做好秘书的本职工作。不能像专业研究机关或咨询公司那样完全自主地进行独立的科学研究。

所谓直接性，是指秘书提供的建议、方案等是直接提供给领导的，不需要经过任何中介环节。这就为秘书的工作提供了一个很高的上升空间。

所谓随机性，是指秘书除了通过会议、文稿等正规形式外，还可以在出差途中、午餐桌上等非正式场合向领导提供参考意见。秘书人员必须随时随地地做好为领导全方位服务的准备，不能再领导最需要你的时候掉链子。

（二）参谋咨询工作的作用

秘书的参谋咨询工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋咨询工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。

其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。秘书工作者的参谋作用往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成；就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导在做决策时全方位的权衡利弊，作出一项最优的决策；及时有效的为领导提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。

再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没想到但却需要提出的问题以及秘书部门每天经过精选的有用信息，这些工作都能够提醒领导者注意社会时事发展倾向，提醒领导在解决某一事件时要从全局考虑；或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。

参谋咨询工作的这三种作用，有时是独立发挥的，但更多的时候是同时发挥。参谋咨询工作的作用大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣还有秘书人员提供解决方法的时机是否得当。

（三）注意参谋咨询工作的方法

1.重在调查研究。秘书人员在参谋咨询工作中，一定要做足充分的调查研究，争取掌握最接近问题本质的信息，这样，领导在利用秘书人员提供的信息做决策时的偏差才会减小，充分提高领导的工作效率。因此，事关谋略的调查研究应从宏观、政策、对策上考虑全局，努力寻求解决问题的上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

2.善于分析形势。秘书工作者学会分析客观形势，了解把握事物发展的趋势，增强对事态发展的预见性，是做好参谋咨询工作的重要一环。因此，秘书工作人员要学会分析事态的利弊，用马克思主义辩证唯物主义的立场和联系、发展的观点来分析问题、把握住对事态发展的有利动态。

3.加强组织领导。秘书直接为领导机关服务，要经常接触各级领导。所以秘书工作者在参谋咨询工作中，要形成良好的组织形式，广开言路，集思广益，发挥出参谋咨询工作的最高效能。为了完善参谋咨询活动，秘书工作者需要建立健全参谋咨询工作体系、组织全面合理的工作要求寻求体制、形成完整的成果评审系统以及合理的奖励制度等，促使参谋咨询工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。4.学会谋略比较。参谋方案应多而好，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。对于不同的方案，不能妄加评说她的优劣，要通过计算分析取得的最后数据作为评判方案好坏的根据。因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

5.掌握参谋咨询时机。秘书工作者的参谋咨询工作要把握好时机，言当其时，不要再领导心情坏或者在气头上的时候去禁言献策，那样会取得相反的效果。所以，秘书要：①选择恰当的时机，不要在领导工作繁忙或心情烦躁时进谏；②选择恰当的场合，避免在正式场合进行劝谏，而应在无他人在场时与领导交流；③要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故，学习“邹忌讽齐王纳谏”的高超技巧；④不要一味说“不”，要正面提出建设性的意见。

二、沟通协调

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。

秘书是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织上下级以及同事间的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通协调，使各有关方面了解事情的真相，促进上情下达，下情上达，相互理解、信任和各相关方面的配合与合作，维系组织和谐运转。

怎样才能做好协调工作，要注意秘书工作中的沟通协调艺术：

（一）秘书的沟通协调既重要又微妙，必须遵循协商办事的原则

1.把握身份，不以势压人。把握身份，动之以情，晓之以理，以情感人，以理服人，在日常生活中真诚的对待领导和同事，在沟通协调工作中是十分重要的。如果只凭自己的身份和领导的看重就居高临下，盛气凌人，甚至以势压人，不仅无助于问题的解决，反而会使矛盾激化，最坏的结果会使自己丧失民心的。

2.公正处事，不偏心偏爱。在日常工作中，上级与下级，部门与部门之间出现意见或分歧是难免的。秘书在协调这类问题时，应依据分歧的客观情况，从维护大局、有利于工作出发，客观公正地协调，把领导的指示与客观实际结合起来，把对上负责与对下负责统一起来，在充分沟通协商的基础上搞好局部之间的关系，并认真听取各方的意见，从中找出矛盾的导火线，并以“参谋”的角色，提出容易被双方接受的意见和建议，使他们逐步取得共识，以达到令人满意的结果，从而既保证领导意图的落实，又符合客观实际，能够被群众所接受。3.诚实为本，不欺骗他人。沟通协调时，要光明磊落、实实在在，不要在牵头承办一项重大活动，开始沟通协调时，需要别的部门出钱出力，就陪着笑脸与大家商量，一旦大功告成，就一人独揽功劳，翻脸不认人。这种过河拆桥的做法，不仅不利于调动方方面面的积极因素，也有损秘书工作者的形象。在与同级部门进行工作协调时，首先要想一想自己能够做些什么，怎样才能为对方完成工作创造便利条件；在与下级部门协调时，首先要想一想怎样帮助下级解决困难，是不是理解了下级的苦衷，是不是调动了下级的积极性。

（二）秘书的沟通协调既琐碎又繁杂，必须强化主动办事的意识

1.准备预案，确保沟通协调的超前性。“凡事预则立，不预则废”，秘书只有不断提高超前思维能力，才能把握协调的主动权。对一个时期和一个阶段的工作，从上级指示要求、本级机关工作内容到所属单位工作动态，以及领导当前思考的问题、思路等，都要进行全面的考虑和思索，从中预测出下一步工作形势的发展变化及可能要做的协调工作。

2.信息畅通，确保沟通协调的及时性。信息沟通是整个协调工作的主线，任何协调无不以信息为依据，达到认识的统一和行动的一致。首先，秘书要了解和收集各部门的工作动态和短期内的工作安排，为领导安排近期工作和调整各部门之间的工作提供依据；其次，传达和通报领导的指示和各部门的工作进程，使各部门了解整个机关工作的全局，明确自己所负责的工作与全局是否协调，并以领导指示和各部门工作情况为向导，调整和确定自己的下一步工作。

（三）秘书的沟通协调既必办又难办，必须探索科学办事的方法

1.讲究语言艺术。语言是沟通协调的重要媒介和基本载体。沟通协调工作能否顺利进行，语言艺术是关键。常言道：“良言一句三冬暖”，得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图，又能使对方愉快地接受。要发挥好语言在沟通协调中的作用，除加强语言修养外，在应用中还要注意区别对象选择适宜的说辞，多用商量征询的口气，态度要随和、平易近人。

2.做到灵活应变。凡事因人、因事、因时而异，要善于捕捉时机，根据不同人的不同特点，有针对性地进行沟通协调，不同的事情也要用不同的方式解决。

三、督促检查

检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。秘书是领导人的助手，直接受命于领导人，于领导人保持着密切的信息沟通，所以领导经常把督促检查的任务委派给秘书去执行，从而直接将督促检查的情况，反馈给领导人，以避免贻误时机，反馈信息失真或受到干扰。

秘书参与了决策指令形成前后的全过程，因此对决策指令的背景、目的、内容和实质，能够全面深入的理解，有利于督促检查中把握目的、标准，分析执行决策指令的状况和发现存在的问题以及评价执行决策指令的效果。秘书具有熟练高效的信息处理手段和丰富的经验，在督促检查中，秘书能够迅速准确捕捉信息，了解情况，摸清执行决策指令的情况，发现执行决策指令的差距和问题，起到督查作用。

（一）督促检查的目的

督促检查的目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。秘书督促检查不仅有明确的督促检查对象，而且在内容上也是以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。秘书工作者督促检查的内容是执行上级决策指令的系统情况。催促办理，不是简单地检查是否办理，而是系统地督查对上级决策指令执行的情况，包括决策指令是否办理、怎样在办理，以及办理的效果怎样等，形成层次分明紧密联系的督办内容体系。

秘书代表上级机关到下级单位督办，但并不是上级领导人。一方面，秘书要严肃认真，实事求是，深入具体的了解情况，不能弄虚作假；另一方面，秘书必须平等待人，态度谦和，行为检点。

（二）督促检查包含以下三个内容：

1.督查内容与领导决策相联系。秘书督查的内容，无论是重大事项，还是领导批办专项，都与领导决策密切相关。因此，秘书在督查工作中，必须把领导决策事项作为督查的重点，跟踪追击，检查督促，狠抓落实。

2.督查方法与秘书工作性质相一致。督促检查本是一种领导行为，具有很大的权威性。但是，秘书的辅助性质，要求秘书督查不能采用领导督查的方法，而必须采用秘书督查的方法，即协助领导者进行督查，在督查活动中，其所做所为以及方式方法和语言都必须符合秘书的身份。否则，将会出现越位、擅权和独断等错误行为。

3.督查效果与决策落实相一致。检验秘书督查效果的惟一标准，就是看领导决策落实情况如何。因此秘书的督查必须看实绩，重实效，绝不能摆花架子走过场。这就要求秘书在督查工作中，必须坚持把推动领导决策落实作为出发点和归宿点。

综上所述，研究和探讨秘书工作在辅助管理中的作用，既有利于进一步认识和把握秘书工作的特点和规律，也有利于全面认识秘书工作的情况，有针对性地做好秘书工作。随着信息网络环境的普及和社会的不断进步发展，秘书工作的内容将不断扩大，秘书工作也将呈现出新的作用。在综合辅助管理中，只有了解秘书工作的特点和作用，秘书人员在不断学习、实践与创新的过程中才能取得更大的进步，以适应新形势下的现代社会高效率的管理，使秘书工作更好地开展，充分发挥其职能作用。

【参考文献】①杨树森，《秘书工作》 2007.第2期；

②杨树森，《秘书》 2007.第6期；

③杨树森，《秘书学概论》 安徽人民出版社.，第八章； ④李欣，《中国现代秘书工作基础》，高等教育出版.1989年。

随着社会经济的发展，秘书已经发展成为了一种独立的职业。对这会经济的发展起着越来越重要的作用。到今天，秘书已成为整个社会不可缺少的一部分。无论是在各企事业单位，还是在个党政机关。秘书职业已经成为整个、社会不可缺少的力量，正在为社会经济的发展做着巨大的贡献。

就中国来看，现代秘书学的产生、发展历程却仅仅有几十年的时间，在短短的几十年里，秘书就已经发展到了比较完善的程度，足见秘书职业对于现代社会的重要程度。

我国的现代秘书学产生于上世纪８０年代，现代秘书学一产生就表现出巨大的发展潜力并蓬勃发展起来。我国秘书学的产生有其独特的历史原因。在中国刚成立的几十年间，由于西方国家的封锁和我国经济发展的落后，不具有现代秘书学产生和发展的条件。随着８０年代以来改革开放的进行和深入，我国社会经济的大发展，秘书便日益表现出其重要性。现代秘书学便应运而生，并表现出蓬勃的生机。

秘书学发展到今天，已经形成为包含秘书人员、秘书机构、秘书工作三大部分的完整学科。所以，秘书对当今社会的重要性自然体现在秘书人员、秘书机构和秘书工作三大方面。

（一）、秘书人员的重要作用

现代秘书学将秘书人员定义为：秘书人员指为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。由定义中“辅助管理”和“综合服务”可见秘书学是一门综合性、时间性都很强的学科。作为一名合格的秘书人员应该兼具管理、领导、文书、挡案、信息处理、写作等技能。

同时还可以从定义中看出，秘书的服务对象几乎包括了当今社会中的所有的单位、组织。所以秘书的分类也日益细化。依据其经济来源可以将秘书分为公务秘书和私人秘书，依据其所属经济部门可以将其分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书等。秘书职业如此细化的分类是由客观原因决定的。当代社会中任何单位、组织及领导者本身，其工作量都是非常庞大而复杂的。作为一个单位和组织，其繁杂的内部日常事务都需要有条不紊地进行和有效地解决，这个单位或组织才能够存在和发展下去，很显然这是需要秘书的。一个领导要想有效地管理一个单位或一个组织，同样也必须有秘书的有效的辅助和对日常杂务的处理。在中国，领导人设秘书可追溯到孙中山同志，可见秘书对于一个领导的重要性。

总地看来，秘书已经成了所以单位、组织和机关不可缺少的构成。正是由于社会的需要，秘书人员一般都具有较高的职业道德修养和工作能力。作为最接近高层领导、管理和内部秘密的秘书人员，理所当然应具备更高的职业道德修养：热爱工作，甘于平凡；自尊自爱，克己奉公；谦虚谨慎，平等待人；严守秘密，提高警惕。另外还具备良好的政治修养。初此之外，秘书一般具有教强的办事能力、交际能力和操作能力等。这一系列的个人素养与能力正是作为一个秘书的意义之所在。这对于一个机构或领导的作用都是巨大的。一个组织如果拥有一队高素质的秘书人员，便会秩序井然；一个领导如果能有一位高素质的秘书在身边辅助，便可轻松领导他的企业或组织。

看以下我们的实际社会生活中，上至国家中央组织的工作事务安排，下至一所学校的教学事务安排，全是由秘书来操作完成。

（二）、秘书机构的重要作用

秘书机构在狭隘意义上仅制担任文案性工作、并直接为领导工作服务的办事部门。但从广义上讲凡具有参谋、助手、分工协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。

一个有效的组织单位和团体，必定要有一个相应的秘书机构为之服务。原则上讲，只要是一个独立的单位必定要设置相应的秘书机构。从一个企业到一个国家，其秘书机构的设置也由简单到复杂，秘书人员也由几人到几千人，秘书机构内的分工也随之越来越细。一个国家由于其系统的庞大和中央工作的复杂，必然要有一个与之相适应的秘书机构，要有严密的分工的秘书人员各司其职。一名秘书人员是一位领导是必不可少的辅助者和服务者，同样，一个秘书机构也是一个独立单位必不可少的服务机构。例如一个中型企业，各个部门各个层次的工作，均需要秘书来辅助，企业职工人员的工作安排，企业日常事物的处理，当领导不在时一些突发事件的处理，领导办公室内的各项事务，挡案、资料的处理，以及领导的日程安排、会议安排等，需要不同层次，不同结构的秘书人员。这些企业内部的秘书人员高效合理地组合在一起便成为一个有效率的秘书机构。而有的高层领导，可能同时需要多名秘书处理不同的事务。这相同层次不同分工的几个秘书人员又需要合而有效地搭配组合在一起，就又够成了一个有效的小的秘书机构。

正是由于秘书机构是由一个个高素质的秘书人才构成，这决定了秘书机构的精简性、合理性和高效性。不同的机关在工作性质上也是不同的，这也必然要求要有一个与其工作性质相适应的秘书机构。国家机关、行政单位的秘书机构，必然要有一定的政治性，而一个经济组织内的秘书机构，必然要具有经济事务上的经验。但无论什么样性质的单位和组织，秘书机构的设置是不可少的。

（三）、秘书工作的重要作用

秘书工作是作为秘书人员和秘书机构所要进行的各项具体的事务，它是以秘书人员和秘书机构为基础，是在此基础上的具体事项处理。虽然具体，但显得更为重要。

虽然秘书工作的根本属性是辅助性，但具体到一个单位或以为领导的某项具体活动中，如果没有这样的辅助性的秘书工作，整个活动便无法进行。例如一项会议的进行，有关会场布置的各项事情需要秘书去做，有关会议的各项事务需要秘书去综合全面地协调，参加会议的不同人员需要秘书去沟通，另外还要秘书对突发事件作出迅速地反应。只有靠秘书工作的准确性和迅速性，一项活动才能顺利圆满地完成，领导才能达到满意的效果。

秘书工作的重要性具体体现在人、事和会议的处理上。

作为一个单位例如一个企业，必然要与其他各种各样的组织单位有着这样那样的关系；作为一个领导，必然要与无数形形色色的人有着复杂的联系。这所有本单位和领导的人际关系，都需要秘书来辅助领导或单独来处理。也正式秘书对这无数的人际关系是合理处理，给外界留下了良好的印象，从而为企业的良好形象的树立作出了巨大的贡献。同时，一个企业、组织单位内部的人员关系的处理也需要秘书来完成。对于单位内部的复杂人员关系，只有巧妙地处理好，人员关系融洽，这个单位的办事效率才能提高起来，这个企业才能持续地保持高的经济效益。就对一个企业的领导来说，秘书能够及时发现其错误和不合理的决策，从而使企业免受损失。领导与内部职工之间的关系需要秘书去沟通，也只有使企业上下的关系融洽，才能更大地增强企业的凝聚力。试想一个企业的干群关系不够融洽，处处存在着敌对情绪，那么这个企业怎样还能有经济效益可言，又怎样能够发展下去呢？更不要说有什么市场竞争力。企业与外界的人员关系，也是不容忽视的，它关系到企业的形象与声誉，这需要秘书的迎送与恰当处理。总而言之，这所有的企业单位内外的关乎企业命运的一系列关系，均需要秘书来全面协调和合理处理。

处理人际关系的处哩外，日常事务中秘书要处理的具体事务也是繁杂的，看似繁杂琐碎的工作，对整个组织单位来讲也是十分重要的。迎送宾客自不必说，办公室内的接打电话对企业和领导来说是十分重要的。另外对领导办公室的摆设以及领导日程的安排，更是与领导密切相关，更需要秘书的有力辅助、合理安排与妥当处理。

秘书工作更重要的该是会议的安排与管理。一个企业会议，特别是与外部人员的会议，其举行的成功与否更是关乎企业的命运、声誉和形象。从会议前的筹备工作，会议中的服务工作，到会议后的落实工作，均需要不同秘书人员的有效处理、合理安排，整个会议过程没有一项工作不需要秘书去完成。

可见，现代的社会中，任何一个单位和领导，都离不开秘书人员及秘书机构的有效辅助，秘书人员及秘书机构所进行的具体工作更是发挥着不可替代的作用。

不难看出秘书在现代社会中的作用是举足轻重的。小至企事业单位，大到国家政府的组织机构，无一不需要秘书及秘书机构的辅助性工作。今年来，个大高校愈来愈重视高素质秘书人才的培养。秘书学作为一门独立的学课也正在个高校普及开来。秘书人才的培养也正在向细化方向发展，这更表明秘书对于社会的重要，并将发挥更加重要的作用

第二篇：秘书职责

秘书职责

基本职责：

一、负责制定单位各项制度并予以实施。

二、负责起草及打印各类文件，报经上司审阅签发后分送有关部分落实与执行。

三、负责起草及打印各类函电，报经上司审阅签发后进行处理。

四、负责利用各种技术手段维持单位信息畅通和信息的搜集、整理、归档及利用。

五、负责安排各类会议，准备资料，做会议记录或主持会议，并且整理会议纪要，做好会议接待。

六、负责办公室内的日常接待和函电文件的处理。

七、负责处理单位的公共关系和外联事务。

八、负责选择和采购办公用品和办公设备。

九、负责办公室环境整洁与内部安全。

十、负责监督单位内各部门落实各项行政制度与管理制度。

十一、协助上司处理其交办的事务。代理职责：

一、在上司授权下，负责审核有关文件资料，并签署意见。

二、在上司授权下，负责出具有关证明，并使用单位印信，做好登记。

三、在上司授权下，负责上司外出期间的单位内日常管理工作，并对授权范围内的事做出自己的处置。

四、在上司外出期间，对超出授权范围的事情及时向上司汇报，根据上司的指示进行处理。

五、在上司的授权下，审核各类合同并作出正确的处理。

六、在上司的授权下，协调与平衡单位内各部门之间的工作关系。专业职责：

一、管理自己与上司的办公室及有关资料设备，保持办公环境的整洁。

二、为上司接听电话、接待客户、处理各类函件、起草文件、减少外界和一般事务对上司的干扰。

三、安排上司日程，为上司准备好有关活动所需资料，陪同上司参见有关活动，担任助手或参谋。

四、领会上司意图，协助上司思考，用正确的思维方式和有效的解决方案为上司出谋划策。

五、了解上司性格，容忍上司的缺点，采用适当的方式影响与改变上司的不良习惯。但在众人面前，即时上司做出错误决定，也只能婉转提醒，而不能公然抗命或者违反上司意志。在分清责任的前提下，有时还必须为上司承担责任或后果。

六、熟悉上司的亲朋好友和单位的重要客户及社会关系，掌握他们与上司交往的深浅程度，根据上司的习惯安排主次和轻重缓急。对上司与他人的恩怨是非保持距离，在维护上司利益的同时，以职业性的方式处理。懂得和颜悦色地编故事打发上司不愿见的客人，必要时也为上司承担些委屈甚至责骂。

七、组织安排各类会议，做到万无一失。

八、协调上司和部下的关系，协调部门主管之间的关系，协调单位和社会各方面的关系，使单位在良性氛围和状态中有效运作。

九、接受上司授权处理的有关事务，根据上司的要求，参与决策，提供意见或建议，并对自己的主张和行为承担责任。

十、根据上司的正式授权或非正式授权，参与单位的经营或管理，在授权权限内尽职尽责，发挥作用，承担责任。

十一、作为上司的代表和发言人，在正式或非正式场合，默契的配合上四，帮上司打圆场，为上司树立良好形象和营造丰富有价值的人脉。

十二、作为上司的私人助理，在上司的要求下，适当的帮助上司处理一些私人事务。但必须与上司在互动中坦率地界定范围，避免设计敏感问题而带来不必要的麻烦。

十三、作为上司的参谋和助手，妥善处理公司与股东大会、董事会、其他上司之间的关系，创造和谐共存和双赢的效果。

权限原则：

一、不能代表上司作决策，否则就是越权。

二、不能代表上司发好施令，否则遭致同事反感。

三、不能代表上司放松对自己的约束，否则会让上司讨厌。

第三篇：秘书职责

董事长秘书岗位职责

一、处理董事长总经办日常工作事务

1、董事长办公室文件分类整理。

2、完成董事长交办工作的督办、协调及落实任务。

3、注重个人素质、着装形象，言谈举止，讲话时注意场合地点。

4、手机必须保持24小时开机，因公事随叫随到。

5、负责及时传达董事长的各项指示安排，起草董事长交办的信函、演讲稿、报告、文件等各类文件。

6、董事长出差期间随行，并安排好吃、住、行的全部工作。

8、掌握好董事长的日常安排，做好接见访客预约及登记工作。

二、正式文件的处理。

1、汇总各部门的月工作所完成的下达任务完成的准确性。

2、起草、打印、登记和存档总经办签发文件。

3、收发传真，并及时交由总经办处理。

4、汇总各部门报销单等相关文件定时交由董事长签字确认。

三、组织安排及接见事项

1、协助的协调和工作任务下达的作用。

2、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系。

3、协调部门与部门之间的矛盾，并进行临时处理。

4、下传董事长下达的月任务目标及上传各部门情况、问题及意见。

5、配合董事长处理外部公共关系，必要时出席适量的宴会应酬, 做好公司来宾的接待工作，并及时做好登记。

四、相关会议工作

1、跟进落实公司董事会总经办会议等公司会议纪要。

2、起草整理公司董事会会议材料，及开会前必要的布置准备工作。

3、做好会前准备工作。

4、根据保密守则保守公司秘密。

六、协助董事长进行部门协调

1、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系。

2、协调部门与部门之间的矛盾，并进行临时处理并上报。

第四篇：秘书职责

秘书职责

负责总经理办公室日常管理工作，对公司机密文件进行保管，做好各高层领导者的辅助性工作及文秘档案管理工作。

1.2.负责总经理办公室综合性事务工作；

3.对公司重要文件的编档及保管工作；

4.对总经理办公室的来访人员的接待工作；

5.对总经理办公室待交打印文件进行打印、复印工作； 总经理临时交办的其它工作。

1.负责公司员工的日常招聘工作。

2.负责执行和规划员工培训工作。

3.确保有关人事规章制度规定，遵循政府相关部门的劳动法规。

4.负责起草公司人事方面的规章制度，草拟有关人事薪资等文件。

5.负责员工档案资料的建设，办理员工的劳动合同签订、职务任免、调配、解聘等手续。

6.做好员工社会保险的缴纳工作。

7.完成领导临时交办的其他任务。

8.人力资源花名册的建立健全。

9.新入场员工的人事手续的办理。

10.离职员工的人事手续的办理。

11.每月各部门员工考勤表的汇总统计及报送。

12.统计每月员工的人事变化情况并汇总上报相关领导有部门。

13.在职员工的请销假、休假手续的办理。

14.公司人力资源库的收集及建档。

15.协助员工劳动合同的签订及建档。

16.做好员工人事档案的建立与日常的管理。

17.做好员工胸卡的发放、制做与管理。

18.做好领导交办的其它事宜。

执行人力资源日常性事务工作，辅助行政后勤部主任完成人力资源目标规划。组织员工的培训工作，薪资改革、社会保险等工作。

第五篇：秘书论文

毕业设计（论文）

目录

毕业设计（论文）

秘书的性别差异对秘书工作的影响

摘要：秘书的性别差异其对工作的影响，从各方面对秘书性别的不同对工作的影响进行深层探讨、分析、对比。秘书工作一直是国家行政机关和企事业单位正常运转的一个不可或缺的部分。本论文主要通过对男性秘书和女性秘书在心理、思维、语言、行为等几方面的性别差异的进行讨论，总结出性别差异对秘书工作的影响，以及男女秘书各自的优势和劣势，提出男女秘书如何正确认识自身的优缺点并扬长避短，提高工作效率的方法。同时，在结合国内外研究状况及相关文献进行探讨的基础下，结合本身的实际情况、实际事例提出自己的一些见解、观点。

关键词：秘书性别 性别差异 工作影响 表现

Abstract The secretary works always is the country administrative organ and a business unit normal work indispensable part, in recent years, because of the particularity of the secretary works, the secretary sex becomes a sensitive topic.The present paper mainly through to the masculine secretary and the feminine secretary in psychological, the thought, the language, the behavior four aspects sex difference discussion, summarizes displays temper other difference the influence which works to the secretary, as well as the male and female secretary respective superiority and the inferiority, proposed how the male and female secretary correctly did know own good and bad points and enhance strong points and avoid weaknesses, enhance the working efficiency the method.At the same time, also put forward a series of proposals in the secretary staff's raise.Key words : sex difference ,secretary works ,the talented person, raise working efficiency

一、引言

在现代社会，秘书已成为一种职业，和许多工作一样，秘书工作也可以由不同性别的人来做，但由于秘书角色的特殊性，更因领导干部及其秘书中出现了一些不良现象，使秘书的性别有时成为一个敏感话题。2003年，四川省委办公厅发布过两份针对领导干部身边工作人员的文件，其中“男领导不能配女秘书”的规定，曾引起广泛关注和争论。直到今天，可不可以使用异性秘书仍然是令一些领导头疼的问题，尤其是男领导对与女下属，任何关注都有可能被误认为不怀好意。由此可见，进行秘书性别的研究确有必要。

首先，秘书性别研究可为领导合理使用秘书提供理论依据，领导如能成分认识男女秘书的各自特点，从性别角度来安排工作、考虑问题，使用秘书就会得心应手，秘书工作也会提高效率，否则，不顾性别特点，为了避嫌而不敢使用异性秘书，势必会影响工作。

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其次，秘书性别研究可为秘书人才的选拔与培养提供依据。目前，我国机关、企业事业单位的秘书主要是高校毕业生，但未必全部出自文秘专业。实际上近些年高校秘书专业教育与社会需求之间存在着严重脱节的想象：一方面，学秘书专业的可能不做秘书，做秘书的可能没学过秘书专业；另一方面，许多单位为找不到称职的秘书发愁。这种情况固然是多方面因素造成的，但在秘书培养中不重视性别差异是不容忽视的原因之一。如果培养秘书注重激发其性别优势，相信提高秘书自身素质会有帮助。曾有用人单位建议，高校秘书专业的培养计划中对女生应适当增加女性修养课程，如花道、茶道等；对男生适当增加驾驶、武术等方面课程。

再次，秘书性别研究为秘书学发展开辟了新的领域。目前的秘书学教材多是泛泛而论秘书的素质，如能从性别差异角度揭示男女秘书各自应具备的能力素质，无疑会增加秘书学研究广度和深度，使其内容更充实、更科学。秘书性别的比例情况及原因；

改革开放以来，秘书队伍中女秘书的比例上升迅速，这有深刻的社会、经济、文化等方面的原因。

二、秘书性别的比例情况及原因；

改革开放以来，秘书队伍中女秘书的比例上升迅速，而男秘书却持下降的趋势，这有深刻的社会、经济、文化等方面的原因。

(一)“三资”企业、私营企业、乡镇企业剧增，这类企业在使用秘书方面受港澳台地区秘书职业妇女化的影响，多喜欢聘用女秘书。(二)女性社会地位、文化素质的提高。

(三)秘书工作事务性强，女性更适合干这项工作。(四)人们择业观的变化及市场经济条件 下价值取向的影响。市场经济条件下，经济收人的高低是人们择业时考虑的一个重要因素。在计划经济时期，机关、企事业单位秘书的地位及收入相对较高，许多大专院校的男性毕业生愿意担住秘书工作，但在市场经济条件下他们则愿意从事收人更高的管理、营销方面的工作。而女性出于对秘书工作环境较舒适、工作相对容易胜任的考虑，愿意当秘书的比男性更多。从孙彤、李悦主编的《职业设计与优选人才》一书中对大学生择业情况的调查结果来看，愿意选择文秘工作作为自己职业的女性占6..4纬，而男性几乎是零。我最近对四个秘书专业班进行了调查，毕业后打算从事文秘工作的男生为23人，占接受调查的男生总数的31.08%;女生为36人，占女生总数的48.62%。从北京160就业信息台发布的信息来看，没有专业技能的男性求职者倾向于做推销员，有中专以上学历的年轻女性则愿意做秘书。这种状况无疑会导致女秘书比例大大提高。(五)精简机构及男秘书改行或“下海”的影响。政治经济体制改革和建立现代企业制度促使各机关、企业精简机构，减少办公室人员。如1995年湘钢党政办公室就精减了19人，这些富余人员有的另谋高蔚孙有的下海经商，其中大多是男秘书。这也是造成女性在秘书队伍中比例上升的一个原因。(六)错误的用人观的影响。一些企事业单位的领导把秘书当成“花瓶”，只聘请年轻靓丽的女性;一些人对“公关”工作有误解，非女性不要;一些“三资”企业、私营企业的领导或个体户用人动机不纯，用女不用男，据调查，合资企业有半数女秘书遭受过性骚扰。

三、男女秘书对工作影响的表现；

（一）心里差异的表现；

第一,女秘书自信心不如男秘书强。心理学家布劳克等人通过对学生考试后估计分数的心 理分析发现,女生的自我评估往往低于男生。这种性别差异在学龄前就十分明显。一项以4 岁儿童为测试对象的实验发现,小女孩对自己成绩的期望明显低于男孩子。这种性别差异会延续至成人的工作中。我们常常发现,男秘书惯于主导职场环境:一有机会便很自然地推荐

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自己,争取扮演火车头的角色;在会上总是踊跃发表意见,俨然成竹在胸;接受领导交办的 任务时大都充满信心,相信自己能做好。这种心理暗示可以使他们把工作做得更出色。与此 相反,女秘书往往低估自己,不敢接受挑战性工作,给人一种没有气魄的感觉。第二,女秘书比男秘书显得胆小、怯懦、多虑。早期的有关研究证明,女孩子比男孩子容易出现恐惧情绪。男性在恐惧时会报告自己并不恐惧,女性常在自己并不恐惧时却报告自己恐惧。女性通过报告自己恐惧获得社会宠爱, 男性通过报告自己不恐惧获得社会对其坚强性格的赞扬和认同。第三,女秘书更为细心。女秘书能细致周密地为领导安排好工作日程,认真负责地管理 好资料文档,会用委婉、温和的口气恰到好处地拒绝领导不愿见的客人,还会在领导疲倦时 端上浓茶和咖啡。这些男秘书较难做到。第四,女秘书容易情绪化。女性多是感性的,较容易被情绪左右。相对而言,男秘书往往不拘小节,对小事不会耿耿于怀,不会过于计较得失,在处理事务时较少情绪化。第五,女秘书更善于理解他人。女秘书在工作中更能体谅别人,能为领导、同事着想,能拉近与领导的距离,因此也就更容易沟通。男秘书往往不懂得体贴,没有耐心做倾听者,有时还会顶撞领导。第六,女秘书更容易产生从众心理。这与女性独立性相对较弱有关。因而女秘书常常不敢进谏,凡事按部就班随大流,对领导的指示不愿提出异议。男秘书则喜欢打破常规,敢于提出不同见解,能为领导决策提供更广阔的思路。第七,女秘书权力欲没有男秘书强。有些男秘书为了取得权力有时会不择手段,不惜牺牲身边人的利益。相反女性对权力看得较淡,对利益的要求也不是很强烈,喜欢助人为乐,这极有利于团队工作的开展。

(二)思维差异

第一,在思维品质上,两性差异明显:女性有较强的记忆能力,善于形象思维,富于想象力,但思维的灵活性不够,理解力较差;男性更善于抽象思维,长于判断和推理,有较强的演绎、归纳能力,思维的灵活性较强,理解力较强。所以,男秘书做事脑子更冷静、更富有条理而且更果断,较少优柔寡断、拖泥带水,这是女秘书难以企及的。第二,在思维方式上,女性倾向于模仿,处理问题更注意部分和细节,对全局与各部分之间的关系把握较差;男秘书更善于独立思考,分析综合能力较强,处理问题更重视全局与各部分之间的联系,但对细节注意不够。女秘书做事大多谨慎仔细,很少出差错,但是难以给领导出谋划策;男秘书多半注重全局,但是对细节常考虑不周,所以容易出现疏漏。(三)语言、行为差异 首先,语言风格不同。男人的闲言碎语永远比女人少,这一点是公认的。但是在语言风格上,女性比男性占有优势。因为男性喜欢发号施令,常用命令式口气,既不和善也不温良;而女性说话较含蓄,在表达反对意见时也多用委婉的方式,不会过于尖锐。比如,公司要解聘一些员工,若让女秘书去讲,通常会用同情的语气,这样就不会引起大的矛盾。所以,女秘书是软性调节剂。其次,女性更具利他行为。利他行为是一种助人为乐、公而忘私、无私奉献的行为,是人际关系中的一种积极因素。男性则有以自我为中心的倾向。再次,支配欲望不同。一个人的支配欲望表现在两个方面:其一是支配他人,以获得别人的顺从为满足;其二是对他人所施加的影响予以抗拒。实验研究证明,男性较女性具有更强烈的支配欲望。最后,创造能力不同。受思维差异的影响,男秘书比女秘书有更强的动手能力,也乐于探索,有强烈的创造欲望。而女秘书对创造活动不太感兴趣,也很少探索,动手能力相对较差,更愿意从事规定性的工作。

四、男女秘书在日常工作中的分配情况；

如前所述,男女秘书在心理、思维、行为上的差异是客观存在的,因此领导在岗位安排、任务调配以及培训培养等方面要考虑这些性别特点。首先,在岗位安排上,要注意将男性秘书放在具有挑战性、需要胆量和魄力的部门,如需经常陪领导外出并身兼保安、司机等多重角

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色的岗位。其次,在任务调配上,应视具体情况合理安排工作。例如,女性秘书的机械记忆力比较强,对单位的常用电话号码、主要文件文号和各种大事都能熟记于心、脱口而出。因此,在中小规模的单位可将文件和档案管理工作交给女秘书做。男性的逻辑思维能力较强且具创新精神,因此诸如公关策划、企业策划方案可让男秘书参与完成,企业的危机公关处理由男秘书来做会更有效率。再次,在培训培养上,领导可针对男女秘书的某些性别弱点指导他们在工作中进行锻炼提高,有人将此称为“双性化人格”培养。即有意识地让男性多做女性有优势的工作,让女性多做更适合男性做的工作,久而久之双方都会得到锻炼,形成性别互补。

五、男女秘书在工作中的优势；（一)男秘书有自己的优势。

与女性相比，一般说来男秘书在如下几方面占有优势:一是思维更活跃填密，应变力更强，更能适应变幻莫测的竞争环境;二是想象力丰富，综合分析问题的能力及预测能力更强，能更好地利用信息辅助决策者;三是独立处理事务的能力强，往往比女性更果断坚决，更能抓住稍纵即逝的市场机会，稳妥地处理好突发事件;四是更富于理智，坚持原则，不感情用事;五是精力充沛，能连续作战，适合出差和出外调查。男性和女性在从业上各有千秋，能力才是职业适应性首要的和基本的条件。实际上，在市场经济中大显身手的男秘书是很多的。四川长虹电器有限公司在社会主义市场经济大潮中乘风破浪，成为我国最大的彩电生产基地，其总经理办公室的秘书是清一色的男子汉，谁又能说男秘书缺乏竞争力呢? 从我国企事业单位近年招聘秘书的情况看，招聘的女秘书在数量上占绝对优势，招聘的办公室主任则大部分限于男性。目前我国各行政机关、企事业单位的高层秘书绝大部分也是男性。

（二）女秘书也有自己的优势；

头脑灵皓，待人热情，办事干练，打扮得体，加上美丽的外表和非凡的气质和一定的文化素养，无论是为老板办事，魅是与客户洽谈业务，往往都能收到事半功倍的效果，也是一 般男秘书所不能做到的。古代有言叫阴柔之美，阳刚之美，什么叫美?和谐为美。什么叫和谐呢?阴阳调顺也。试想一个男企业家，饱尝经营过程中的酸甜苦辣，忽有一日遇到愤怒、挫折之事，抬头看见的偏偏又是阳刚之气的男人，好比人在其热无比的时候，看见了太阳，他会怎样呢?如果面前站着一位女性，他的气怒可能会烟消云散，或者转而成为倾诉，就如吹来了温柔和煦清凉的风，可能使他获得意外的顿悟。业家拥有一位高层次的女秘书，会很容易提高素质，特别是做人的素质。一个事业家，会找一个精明强干的女秘书，因为 他需要事业;一个发明家，会找一个悟性极高的女人做秘书，因为他需要创造;一个好色之徒，会找一个放荡女人做他的秘书，因为他需要的是性，这是我们所鄙视的。一个优秀的企业家期望寻找一位更全面的女秘书，甚至对她的相貌、气质也有相当的要求，因为秘书工作本身就是全方位的，需要应付多种多样的人，操作各种各样的事。从思维角度看，男企业家有个女秘书，可以在观点上达到融合。男人看问题的方法和女人往往是有区别的。如果是位能听得见别人意见的企业家，女秘书的意见往往可以补其未料之不足。

六、男女秘书如何正确认识自身的优缺点并扬长避短；

（一）对女秘书而言,应做到以下几点:第一,培养独立性和创造性。在日常工作中,女秘书要有意识地克服依赖性,培养独立自主的思维品格,要勤于思考并在观察中发现和提出新问题;还要注意创造性思维的培养,提高多角度思考的能力。同时,要多参加一些野外拓展活动,培养过人的胆量。第二,培养保密意识。要时刻注意自己的言行,该保密处要严格保守秘密。第三,语言行为得体。语言要文明、得当,切忌粗俗、浅薄;态度要谦和、诚挚,切忌孤傲、毕业设计（论文）

虚浮;举止要端庄、文雅,切忌拉拉扯扯、打打闹闹;服饰要庄重、得体,切忌奇异、袒露。第四,锻炼心理承受能力。女秘书要时刻保持平和的心态,不能被情绪所左右。一个有心理障碍的人、一个喜怒无常的人是做不好秘书工作的。第五,改掉爱抱怨的坏毛病。尤其要注意的是,不要和同事一起议论别人的是非,受到挫折时不要过多地向朋友或同事倾诉烦恼。

（二）对男秘书而言,要注意以下几点:第一,要学会积极的聆听。与领导沟通时,聆听是尊重领导的表现,也是秘书的本分,要克服自以为是的毛病。女同事遇到困惑时,男秘书更要设身处地为其着想。根据两性专家朱丽亚丝的分析:女性在倾诉抱怨时,重点并不在解决问题,而是希望你同情她的处境、了解她的心情。第二,克服以自我为中心的坏毛病。男秘书要像女秘书一样多关心别人,拉近与他人的距离,这样才能更有效地开展工作。第三,培养温和的语言风格。男秘书在沟通时要多借鉴女性语言风格,遇事不顶撞,不口气粗鲁、大喊大叫、态度蛮横。和女性沟通时不要专谈以“事件”为主的政治或经贸话题,应多谈人的感情和人际关系,寻求与女性语言的契合与共鸣。第四,降低权力欲望,培养奉献精神。按照传统观念,秘书的发展目标就是做领导,但随着秘书国际化、职业化的深入发展,做一名终身秘书的观念已越来越被人接受。秘书要正确看待自己的角色,不能挖空心思往上爬,尤其不要官欲膨胀,更不能利用秘书工作的便利条件腐败弄权。

七、国内外研究状况；

八、提出自己的论证观点或解决方法，简述初步理由。

九、结论；

不管是男秘书还是女秘书，在认识到自己的优点和缺点后，能扬长避短，才是一个优秀的秘书。本文章通过对秘书性别差异的研究、探讨，让广大从事秘书行业的人们，正视自己的自身情况，通过本文结合实践，培养自己的长处。我个人认为，市场经济的资源最佳配置原则和男女平等竞争原则应成为我们考察社会主义市场经济条件下秘书性别角色差异的根本出发点。当然，在现实生活中我们不能完全排除用人单位的认识、情感等多种因素对秘书人才性别选择的影响。

十、相关文献；

致谢

本论文是在导师袁思强老师的悉心指导下完成的。导师渊博的专业知识，严谨的治学态度，精益求精的

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工作作风，诲人不倦的高尚师德，严以律己、宽以待人的崇高风范，朴实无华、平易近人的人格魅力对我影响深远。不仅使我树立了远大的学术目标、掌握了基本的研究方法，还使我明白了许多为人处世的道理。在此，谨向袁思强导师表示崇高的敬意和衷心的感谢！

本论文的顺利完成，离不开各位老师、同学和朋友的关心和帮助。在此对他们表示感谢。

同时感谢河源职业技术学院人文学院全体老师，感谢他们对于我在学校学习、生活等各方面的关心和帮助。

最后，我要向在百忙之中抽时间对本文进行审阅、评议和参加本人论文答辩的各位老师表示感谢！