服务规范化和标准化工作机制11.17

第一篇：服务规范化和标准化工作机制11.17

第三章

服务规范化和标准化工作机制

第一节

管理架构

我们拟通过全公司范围内推行项目管理体系的建设，缩短管控流程，加强服务规划化、标准化的复制效应，提高客户建议、应急、投诉等事件的处理效率，使服务更直接、更高效。（如下图）

原架构：

项目制架构：

第二节 质量管理体系的建立和持续改进 在公诚物业，服务的规范化和标准化，是以ISO9001国际标准及本公司质量体系来实现。我们将严格按照ISO9001国际标准及本公司质量体系文件要求，对【广东电信2014年物业管理外包项目】实行规范化、标准化管理。公司将设置服务产品多层质量检查和控制环节，定期对其有效性进行审核，上图可说明公司服务产品如何进行质量管理和控制：

同时，我们将在ISO9001的基础上，拟定相应的规章制度，进一步加强管理，提高管理质量，改善环境和预防环境污染，实现社会效益、环境效益和经济效益。同时，我们将依托管理体系不断的持续的分析和改进，使体系有机运作，令所有的体系文件更符合客户的期望。（见下图）

附：部分服务制度及工作规范

一、公众制度  业主公约；  精神文明公约；

 楼宇使用及维护管理规定；  装修管理规定；  装修管理公约；  装修人员管理规定；  物品进（出）管理规定；  治安管理规定；  清洁卫生管理规定；  园林绿化管理规定；  交通车辆、停车场管理规定；  环境保护管理规定；  电梯使用管理规定；  智能化设施使用管理规定；

二、内部岗位制度

 经理岗位职责；  副主任岗位职责；  事务助理岗位职责；  综合管理部主管岗位职责；  综合事务员岗位职责；  会计员岗位职责；  出纳员岗位职责；  仓管员岗位职责；  工程技术部主管岗位职责；  工程技术部工程师岗位职责；  智能设备管理员岗位职责；  水电设备管理员岗位职责；  电梯管理员岗位职责；  工程维修员岗位职责；  保安部主管岗位职责；  保安部班长岗位职责；  保安部保安员岗位职责；  保安部安全巡查员岗位职责；  保安部车辆管理员岗位职责；  各级人员在火灾扑救中的主要职责；  义务消防员岗位职责；  环境管理部主管岗位职责；  绿化班长岗位职责；  保洁班长岗位职责；  园艺工程师岗位职责；  保洁员岗位职责；  绿化员岗位职责；  会务接待员岗位职责；  餐饮部主管岗位职责；  餐饮部厨师岗位职责；  餐饮部服务员岗位职责。

三、管理运作制度

 管理人员文明服务准则；  管理员工办公制度；  管理员工办公制度；  部门月计划、月总结制度；  廉洁制度；  员工培训制度；

 财务管理制度及会计核算制度；  档案资料管理制度；  值班管理制度；

 办公用品申请、购买、领用制度；  投诉制度、回访制度；  机电设备维修回访制度；  机电设备编号方法；  机电设备统计制度；  智能化信息管理制度；  消防控制中心管理规定；  水泵房管理规定；  配电房管理制度；  防火安全检查制度；  地下车库灭火应急方案；  电梯值班检查制度；  电梯机房管理制度；  物业维修保养规范；

 公共设备、设施日常运行、保养；

 供配电系统日常运作、保养、维护操作规范；  给排水系统日常运作、保养、维护操作方案；  电梯系统日常运作、保养、维护操作方案；  空调设备日常操作、保养、维护操作方案；  消防系统操作方案；  整体运作流程；

 业主（住户）投诉处理流程；  回访管理规程；  投诉处理工作管理规范；  物业验收与接管流程；  档案建立流程；  档案管理规程；  工作督察流程你；  物料控制流程；  房屋管理养护操作规范；  房屋室内维修流程；  公共设施维修养护流程；  机电设备维修流程；  社区文化活动开展流程；  治安管理运作流程；  保安服务工作规范；  保安人员交接班制度；  保安员值班规程；  安全值守服务工作规范；  安全保卫人员培训工作规范；  车辆停放管理操作规定；  突发事件的处理程序；  消防应急处理流程；  室内安防报警应急反应流程；  园林绿化管理流程；  绿化养护作业规范  室内观叶植物管理工作规范  保洁管理流程；  清洁服务操作细则  办公场所清洁操作规范  雕塑艺术品清洁作业工作规范  高空作业工作规范  前台接待服务规范  会议服务工作规范

五、员工考核制度

 员工工作考核及奖励制度；  员工岗位责任年考核表；  员工岗位月考核成绩表；  员工岗位责任月考核成绩汇总表；  经理、副主任岗位月考核表；  事务助理月考核表；  综合管理部主管月考核表；  综合事务员月考核表；  会计员月考核表；  出纳员月考核表；  仓管员核表；

 工程技术部主管月考核表；  工程技术部工程师月考核表；  智能设备管理员月考核表；  水电设备管理员月考核表；  电梯管理员月考核表；  工程维修员月考核表；  保安部主管月考核表；  保安部班长月考核表；  保安部保安员月考核表；  保安部安全巡查员月考核表；  保安部车辆管理员月考核表；  环境管理部主管月考核表  绿化班长月考核表；  保洁班长月考核表；  园艺工程师月考核表；  保洁员月考核表；  绿化员月考核表；  会务接待员月考核表；  餐饮部主管岗位月考核表；  餐饮部厨师岗位月考核表。

第三节

编制各岗位作业手册

以标准化创建活动为抓手，全面梳理现行管理体制机制，通过梳理各岗位职能、职责，岗位工作规范、岗位职责说明书、岗位设置图、岗位流程图等，编制各岗位的工作手册。手册如下图：

第四节

可视化培训课件的推广

我们通过对各专业服务流程、规范的梳理、优化，制作成可视的培训课件，更清晰和直观，同时以公司的内训师为辐射中心，以日训、周训和月训的方式，向各专业各一线岗位员工不断推广、深化，以达到公司统一的服务规范和服务标准。

例1：会议服务的《毛巾制作规范》 例2：专项服务的《送水服务流程》 例3：专项服务的《市电停电处理流程》

值班人员发现停市电（双回路全停）报告主管联系供电部门查明停电原因及恢复供电时间通知管理员主管或领班现场指挥检查电梯是否困人检查电梯是否困人（有电梯物业）（有电梯物业）电梯困人应急处理电梯困人应急处理通知业主和各使用单位开启柴油发电机（按手动操作方法进行）手动拉下不能自动跳闸的各配电柜开关发电机自起动是否正常启动N抢修发电机观察设备运行情况Y检查三相电压监控发电机运行情况合发电机总开关检查三相电压合消防开关柜总闸合各动力柜总闸合其它照明等开关总闸合其它照明等开关总闸12小时内书面报告服务中心

第二篇：服务标准化工作材料

老君山创建服务标准化示范景区材料

老君山风景原为国有林场，公司自2007年组建以来，逐步完善了各项服务设施，目前已投资5个多亿元，景区得到迅猛发展，2010年接待量已达到65万人次，景区综合收入达到1800多万元，被评为：“伏牛山世界地质公园，国家AAAA级旅游景区，国家级自然保护区，省级风景名胜区，省级文物保护单位”等；我们以科学发展观为统领，认真贯彻《河南省服务标准化示范（试点）单位管理办法》的规定，在省、市、县技术监督局的帮助和指导下，完善各项配套设施、丰富景区内涵、加大宣传力度，在提高接待档次、优化服务环境、规范内部管理上狠下功夫，把标准化服务建设作为一项重点工程来对待，全面实施“标准提升服务质量行动”，使老君山景区的服务水平大大提高，经济效益和社会效益日益攀升，我们主要做了以下几方面工作。

一、强化领导，落实责任。

景区领导班子对景区服务标准化示范单位创建工作高度重视，成立了以董事长为组长，班子成员为副组长，各部门经理为成员的领导小组，并成立了以总经理牵头，行政办公室、质监部等相关部门参加的景区标准化服务调研组。全景区统一行动，密切协

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作，确保服务标准化示范单位的创建工作顺利圆满完成。

二、召开会议，制定科学合理方案。

老君山景区多次召开了景区调研会对旅游景区标准化服务进行专题研究。为把今年老君山景区创建服务标准化示范单位工作落到实处，提高我景区的服务质量和市场竞争力，由服务标准化办公室，给各部门下达了景区创建服务标准化示范单位工作的职责和任务，要求各部门拿出各自职责任务的详细方案，送交标准化办公室，并由标准化办公室进行督办落实。全面部署景区服务标准化示范单位创建工作，老君山景区借鉴其他先进景区经验，结合景区自身实际，制订了创建服务标准化示范单位工作实施方案。以老君山景区创建服务标准化示范单位为契机，掀起景区标准化服务创建工作热潮。

三、明确目标，积极工作。

为确保老君山景区的服务标准化工作的有序开展，我们对服务工作进行了严格的质量控制、要求，约束景区按服务标准进行服务，消除不按标准服务的盲点，通过加强服务标准化管理，实行标准化服务、优质化服务、人性化服务，严格按标准进行服务，使我景区服务水平不断提升，经济效益和社会效益日益攀升。

1、培训学习。一是根据景区培训计划，筛选学习内容，印制

学习、培训内容，分别邀请北京未来之舟礼仪培训机构到我景区进行为期一月的专业标准化礼仪培训，使广大职工对礼仪有了更高层次的认识，在工作中服务更规范、动作更标准；二是邀请郑州旅游学院到我景区进行为期20天的旅游管理课程讲解，让景区的职工充分认识到景区的经营管理等内容；三是邀请北京华夏基石咨询公司对我景区管理机构、部门设置、管理模式等进行培训指导；四是实行“走出去，请进来”的办法。采取学习与参观考察相结合、专家授课与专业教师讲解相结合。景区全体导游到陕西师大艺术院进行专业技能培训。景区职工分别到少林寺、龙门石窟、皇城相府、广西桂林等景区参观学习，五是邀请北京专业管理博士为景区标准化授课。并到黄山和云台山进行标准化观摩学习提；高了景区管理人员、服务人员、市场开发人员的标准化服务水平和服务质量。

2、严格按照景区开发建设，规划先行的原则。老君山景区总体规划由上海同济大学规划设计院规划设计；老君山金顶庙宇群由北京清华古建研究院规划设计。老君山景区严格按照建设必须规划先行的开发理念，严格按照总规设计要求的明清风格进行开发建设。

3、升级更新景区标识系统。景区内原标识系统不统一，按照

《旅游景区质量等级评定管理办法》的有关标准，聘请专家做指导，对景区内所有标识系统进行全面升级改造，由郑州领跑标识公司根据国家标准设计、制作出符合老君山特色的标志、标识系统共计860余块。

4、规范景区工作人员服务技能。针对接待服务语言不规范、服务标准不同意的问题，景区聘请专业人员进行授课、并建立长期有效的监督约束机制，使景区的整体服务更加规范标准。

5、加强景区安全管理。增强景区全员安全意识，牢固树立“安全无小事，事事必规范”的思想。严格制定和执行景区各项安全预案，健全景区各项安全生产责任制，投资500余万元，实现全景区26.7平方公里数字化监控全覆盖、广播系统全覆盖。达到管理自动化、现代化。

6、健全综合管理机构成立质检部。为切实规范全体员工在日常工作中的标准化进程的执行情况，抽调优专业技能、能力强、素质高的人员组成质检部来监督落实各项工作的标准化实施。

7、推广落实科学管理体系。邀请专业机构对我景区进行ISO9001质量管理体系、ISO14001环境保护体系、ISO18001职业健康安全管理体系的认证工作。通过认证全面规范了景区的服务、管理、环境保护、安全工作；景区星级厕所建设严格按照GB/T

18973-2003标准建设；景区家庭宾馆按照河南省星级评定标准进行管理。

8、经过科学论断和实践形成标准体系。景区服务标准化办公室通过调研、调查问卷、征询部门及员工意见，并召开专题会议讨论，形成初稿，在各部门试实施三个月，经过实践修改不合理标准59条，改进标准34条，最后经全员认可，形成公司内部企业标准650余项，涵盖企业通用基础标准、服务提供标准、服务保障标准、景区工作标准、服务标准和技术标准等。

四、示范带动，效果明显

通过实施标准化服务，使老君山景区的整体服务质量有了明显提高。由于我们适时将服务标准引入具体的工作中去，控制了几个关键点，使景区的整体服务质量大幅度提升，从而提高了景区从业人员对标准化服务的认识和理解，带动整个景区实施标准化服务。

1、服务质量明显提升。老君山景区通过服务标准化示范单位的创建和后续工作的开展、贯彻、落实，使景区的引导标识、标牌更加规范统一，景区满意率大大增加，服务标准得到了持续改进。尤其是，老君山景区在服务标准工作中实施十分考核制以来，员工的积极性、主动性、自觉性得到进一步的体现和展示，广大

员工都能从大局出发，自觉遵守景区各项服务标准，并相互监督，向违反服务标准的行为作斗争，职工的综合素质明显提高。通过市场调查和随机测评，顾客满意度比以前有明显的增加，达到了95%，景区的知名度和市场竞争力明显提高，规范化、标准化程度明显得到提高，使景区的服务走上了标准化轨道，发展势头良好。

2、经济效益明显增长。实施服务标准化前，我景区的月收入不足几十万元，实施标准化后，服务质量有了明显提高，月收入超过200万元，旅游旺季有望达到300万元。

3、辐射带动效应明显。随着老君山景区服务标准化示范单位的创建，示范单位的辐射带动效应收到了良好的成效。目前，家庭宾馆、购物市场、生态停车场、餐饮行业等客源量比以往有明显增长，景区的附近村民也受到创建工作的实惠，增加了200多个岗位，解决了当地村民的就业问题，实现了农民持续增收，加快了我县的新农村建设步伐。

河南老君山生态旅游开发有限公司

二〇一一年十二月二十五日

第三篇：标准化建设、规范化管理、信息化服务

吉木萨尔县社保局积极开展“标准化建设、规范化管理、信息化服务”活动，努力实现“提高服务效率、提升服务质量，健全完善服务体系”的总体目标。

一是窗口服务满意化。以“方便、快捷、高效、务实”为基本要求，以“增强服务意识、改进工作作风、提高办事效率、严格依法行政、确保群众满意”为目标，内强素质，外塑形象，把社会保险服务窗口建设成为“学习之窗、服务之窗、创新之窗、效率之窗、协作之窗、清廉之窗”。

二是内部管理科学化。完善社保基金预决算管理，加强内控制度建设。切实加强社保基金的管理和运用，以深化内部控制为重心，促进经办能力全面提升。进一步规范了业务经办流程，审计稽核部门对业务经办各环节的全程监控。进一步强化稽核检查，实行举报奖励制度，加大对冒领、骗取社保基金等违法欺诈行为的打击力度，确保社会保险基金安全完整。

三是数据处理信息化。加强“社保业务经办和社保业务全程电子化”建设，做好基础数据的采集工作和基础数据的管理和运用，并与。进一步强化信息查询、统计、分析、收费等功能，为社会保险业务、公共服务提供可靠的数据分析依据，以信息化促进管理工作的规范化。截至目前，四是员工队伍全能化。窗口建设关键是人的建设，要造就一支工作作风硬、能够适应形势发展需要、担当社保重任的职工队伍，不仅需要加强业务能力的培训、培养、提高，实现由精通单一业务向熟悉全能业务转变，也需要切实改进服务，努力建设一支特别能吃苦、特别能忍耐、特别能拼搏、特别能创新、特别能奉献的干部职工队伍。

截至目前，基本养老保险参保人数16307人，基金收入4679万元；职工医疗保险参保人数16726人，基金收入2982万元；居民医疗保险参保人数17156人，基金收入79万元。工伤保险参保人数15657人，基金收入313万元；失业保险参保人数9954人，基金收入559万元；生育保险参保人数12091人，基金收入213万元。

第四篇：如何推行档案工作规范化标准化

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作 实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，本文来自文秘之音，海量精品免费文章请登陆 www.xiexiebang.com查看而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

第五篇：如何推行档案工作规范化标准化

如何推行档案工作规范化标准化

在我国进行文档一体化改革和建立文件中心是十分必要和可行的。文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时的一种有益补充。它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法，文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设

臵将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文体一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要

牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资

料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

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