信息与档案管理案复习资料

第一篇：信息与档案管理案复习资料

信息与档案管理课程考试复习资料

“ 档案 ” 在商代称为册。

按信息的传递方向，信息传递分为内向传递和外向传递两种。信息存储的程序是登记、编码、存放排列、保管。

电子文书是指具有参考价值和利用价值，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

信息工作的程序包括收集、整理、传递、存储、利用和反馈。分类目录是按照体系分类法的基本原理划分的。档案收集工作包括档案的接收和档案的征集。文书处理必须遵守及时、准确、统一、安全的原则。

要销毁的档案在未批准以前应当单独系统保管，以便领导审查检查和不批准时放回库房。

各级国家档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。档案目录是决定档案价值最重要、最本质的因素。不属于外向传递的形式的是通知。

关于信息反馈的形式不正确的是集中反馈和分散反馈 公文的特点是作者法定性、作用权威性、效用实现性。公文从来源上划分为收文和发文。

常见的信息资料编码的方法包括顺序编码法和分组编号法 档案的本质属性是原始记录性

文书处理包括收文处理、发文处理和文书管理三个环节。电子文书所依赖的系统具有不稳定性。档案发挥作用的规律是档案机密程度递减 档案保管工作最终是为了立足长远，保证当前。“八防”不正确的一项是防虫、防震 立卷环节的选择是立卷工作开展的前提。

销毁失去保存价值的档案必须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由2人人在指定地点监销，并在销毁册上签字。

电话不属于文字传递

属于信息分类方法的是信息分类。

信息存储主要由录入、编码、存放排列、保管等工作环节构成。档案包装材料中的卷盒的规格一般为300mm×220mm。

文书的立卷有其特定的程序，这对于有效管理档案、保证档案质量和提高档案开发利用的效率有很重要的作用

信息筛选程序的是看来源、看标题、看正文

信息资料加工的形式有综合加工、提炼加工、推导加工

适用性、系统性、合法性是制定档案管理制度的基本原则所应当坚持的。档案保管期限表的类型有通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表。

档案阅览服务应该注意哪些事项、不得借阅尚未整理编目的零散档案、爱护档案,不得在档案上做标记、严禁在阅览室吸烟、喝水、阅毕档案要认真检查、清点，发现问题要妥善处理

1．只有经过归档的文件才能是档案。

2．有些文件不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。3．允许利用者摘抄、复制开放的档案，也可在研究著述中引用或通过刊物、广播等媒体向社会公开档案的全部或部分原件。5．制发档案复制本包括内供复制和外供复制。

6．鉴定工作的组织包括建立档案鉴定工作机构、由档案工作人员和形成部门联合提出鉴定意见，送交鉴定委员会审查后呈报上级机关领导者批准。7．对于珍藏档案、残破易损档案、稀有文本以及声像档案原件，概不外借。8．维护档案的安全包括维护档案的实体的物质不是安全和机密内容的政治安全两个方面。

9．档案收集是档案工作的首要环节。

10．年度问题分类法不适用于内部机构比较稳定的单位或撤销单位的档案分类。

信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容.分发是文书人员依照一定的分文原则，区别不同情况，把经过登记的收文发往领导人阅批，或转往有关部门办理。

档案统计分析是对统计资料进行综合归类，比较研究以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。高质量，准确而又及时统计数据和高层次，有一定深度、广度的统计分析报告是统计分析的产品。

编制项目总平面图和综合管线竣工图，应由建设单位负责或委托有资质的单位编制。

国外引进的项目或由外方承包的建设项目，如由外方提供竣工图的，应由外方签字确认。

1．信息筛选的方法：(1)复印、剪裁

对能满足需求的相关信息进行阅读，将阅读到的有价值的信息做记号、复印或剪裁。(2)摘记

将有保存价值的信息摘录到手册或卡片上。(3)标记说明

对筛选后的信息进行标注、注释或说明，注明已被建材的信息的日期、出处。

文书立卷的原则应遵循一下几点：

(一)保持文件之间的历史联系

这是文书立卷工作的基本前提。文书是历史纪录的真实写照，文件之间的联系是自然的、历史的、客观的联系。文件的形成处理过程反映了文件形成和处理过程中的各种关系，反映了不同机关之间的行政关系和工作关系，反映了每一级机关的工作状态和工作效果，还反映了领导的职权、权责和能力素质。这些要素在档案的利用过程中必成为重要的参考和借鉴。所以，文书立卷的时候必须要考虑到文书的历史的、自然的联系。

(二)区分文件材料的保存价值

这是文书立卷工作的具体依据。文件本身的价值决定了文件的保存价值。文件所记载和反映的内容不同、重要程度不同，这份文件所起的作用和保存价值也

不同。一般来说，那些反映社会发展和记录主要工作活动的重要文件，其保存价值相对较大。文书立卷的第二条原则就是必须保存有价值的文书。

(三)方便保管和利用

这是文书立卷工作的基本原则。文书立卷的根本目的，就是方便文件的保管和日后的利用。文书立卷是对文件进行的分门别类的工作。每一个案卷一般就是一个小的类别，需要概括出案卷中文件的主题内容和案卷标题，使文书管理人员通过标题即可了解卷内文件的大致内容，并能准确、迅速地查找所需要的文件，方便文件的查找、保管和利用。为了方便文书的保管和利用，案卷内文件的数量不能因过多而导致装订和翻阅不便，也不能因为数量过少、案卷太薄，导致设备利用率降低。

会议文书管理的种类

区别对象，按需传递信息

信息传递要根据对象不同而区分对待，高层次决策者需要综合性和预测性具有前瞻性的信息，基层管理者需要具体的经营信息和实施步骤。秘书应针对不同对象因人而异即使准确传达相关信息。(2) 做好例行信息的传递工作

信息工作是秘书日常工作的重要部分，信息的上传下达都要经过秘书。秘书应做好信息的传输和接收工作。(3) 加强非例行信息的传递工作

领导及有关人员在工作中急需某些信息时，秘书要及时收集信息并及时传递。秘书从收集到的信息中发现重要情况时要立即传递，如本企业所用材料的价格即将下跌，公司发行的股票突然被人大量抛售等。秘书一旦获取这类信息，必须迅速向决策者或有关部门传递。(4) 运用现代化信息传递方式

秘书应当发挥现代化的信息技术在信息传递中的作用，利用全球联网的电话、电视、数据传递网络、光盘和新的多媒体技术等传递信息，弥补目前在获得信息方面存在的地理的、社会的和经济的差距，使信息产生更大的社会效益和经济效益。

与纸质文书相比，电子文书的特点如下。

(1)虚拟性和依赖性。电子文书的全部信息是以电子字节bit(1和0)作为记录形式的，它必须通过计算机及其相应的软件系统处理后，才能被人们阅读和识别，它对计算机软、硬件系统有很强的依赖性。计算机屏幕上呈现出来的文件及其格式，是经过计算机程序处理过的，同一电子文书可以被显示成各种不同格式，所以它只是一种虚拟的文件。

(2)不稳定性。电子文书所依赖的系统具有不稳定性。目前计算机软、硬件系统的迅猛更新换代，都会产生电子文书存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换的问题。电子文书的载体具有不稳定性。用以存储电子文书的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短，不易长久保存。同时，电子文书具有可变性，其真实可靠性远不如纸质文书，随时面临被修改、盗窃、丢失甚至销毁的危险。(3)信息共享性。电子文书信息不一定具有固定的物理位置，可以非实体状态进行加下和管理，电子文书存到计算机网络上之后，可以不受时间和空间限制随时随地被查阅和利用。这种信息和载体的可分离性，为信息的共享提供了条件。

第二篇：信息与档案管理

信息与档案管理

一、什么是秘书？秘书是从事办公室程序性工作的人员。协助上司处理政务级日常事物，并为决策提供服务的行业。包含了从企业文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。

二、现代秘书应具备的条件有哪些？

1、树立信息意识。

2、创新档案管理经验

3、提高信息素养

4、增强对信息的获取、预测、开发、利用

5、熟悉和掌握信息智能工具

6、提高信息化服务水平

三、信息的含义：1.信息是客观世界中各种事物运动状态的反映 2.信息是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或见解的表征。3.信息是经过传递再现客观事物的状态。

四、信息的特征：客观性、无限性、时效性、开发性、共享性、传递性

五、信息的特性：1.无限性； 2.客观性； 3.与感知主体的关联性； 4，时效性； 5，共享性；6，可开发性

六、信息工作的概念：信息工作是组织信息有序化交流和利用的活动，是对各种信息进行系统处理的工作，她包括搜集、加工、传递、利用、反馈和储存等一套工作程序。简单的说，就是以信息为对象，并发挥以有用性为目的的工作。

七、信息工作四在特点：A.服务性：秘书部门信息服务的多向性。其中最直接最主要的是为领导决策服务；B.综合性：秘书部门提供信息种类非常广泛；其内容具有综合性；C.针对性：同一信息对于不同的对象，其有用性即价值各不相同；D.适时性：秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率。

第三篇：文书处理与档案管理复习资料

第二节 收文办理、公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理

收文办理是机关单位对来自外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

一、收文的范围

上级来文、下级来文、不相隶属来文

1.上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。

二、收文的程序

（一）签收

1.1.签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。3.注意事项：认真清点检查（封口，份数）

（二）登记

1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。2.收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用 3.登记的范围：

（1）上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件（2）下级机关的请示性、报告性文件（3）重要的、带有密级的刊物、资料

（4）机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等

不必等级的文件、材料包括：

（1）各种公开的和内部不保密的出版物（2）一般性的简报

（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等

4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。手续简便，环节少，但不方便查找。B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下级、平行），查找、使用方便。5.登记的形式：

薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记

（三）初审 初审的重点：

1.是否应当由本机关办理 2.是否符合行文规范 3.文种、格式是否符合要求

4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签 5.是否符合公文起草的其他要求

补充：

份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100 密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字之间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。B密级：绝密、机密、秘密。C紧急程度：顶格编排在版心左上角第一行，两字之间空一字，如“急件”。如有密级则标识在下一行，目前分为“特急”、“急件”两类。

注意：如只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度在第二行。紧急程度中间是否空一字，与“密级”保持一致，没有密级时，中间空一字。

（四）承办

承办指机关领导人的批办意见和公文本身的要求进行具体的办理。承办是收文办理的核心。关系到公文内容的落实和问题的解决，是一个关键环节。

包括两方面的工作内容：1，从业务部门工作：针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理；2.从文书工作：对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。1.承办方式

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。紧急公文应明确办理时限。

2.拟办：是文秘人员对应如何办理提出初步意见供领导批办时参考的工作过程。拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期。3.承办的注意事项

A．注意是否属于本部门的职权范围 B．注意批办意见与公文内容是否一致

C．注意区分承办目标，即区分提出拟办意见还是贯彻执行。一般情况下，秘书部门的拟办意见在前，承办部门的拟办意见在后。D．注意时限要求。

（五）传阅

指由文书处理部门负责组织，将公文在多个部门或多位领导（工作人员）之间传递、运转，使其了解、知悉公文所述内容的活动。1.传阅的方式

A．轮辐式。优点：有效的控制公文，随时掌握公文的行踪；避免公文中途积压或丢失；随时调整传阅人员的次序，保证公文尽快阅完。B．专人送传式：特急件，绝密件。优点：顺序、准确、保密、高效。但占用专送人员的时间较多，如果使用过于频繁，将会干扰领导人正常工作。C．接力式：使用这种方式，须严格填写文件传阅单，保证文件不会丢失和应传阅人员范围的覆盖。

D．集中传阅式：适合在紧急事件中运用 2.传阅的要求

第一，掌握传阅范围

第二，传阅文件尽量不要“横传”。应以文秘人员为中心，组织传阅路线 第三，控制文件运行

第四，积极利用并发展多种传阅方式。开辟阅文室，设置内部布告栏，应用传真机、计算机网络等通信手段，以及以会议形式集中送达文件。

第五，建立必要的传阅手续和制度，要随文附传阅文件单。

（六）催办

指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，秘书部门要随时掌握公文的办理进展情况，并对文件承办的情况进行及时监督和检查以确保公文得以落实的环节。

催办是收文办理的重要环节，对于提高办文效率，加速文件运转，避免推诿拖沓具有重要作用。1.催办的范围

从收文的来源上分，催办主要有以下三种：

第一，下级主送机关的请示，需要对审批的领导或主管部门催办 第二，上级机关主送机关需要承办的公文，对承办单位进行催办 第三，平行或不相隶属的机关与本机关商洽有关事宜的公文，也对承办单位进行催办。凡需催办的收文，必须在收文处理单上盖“催办”或“重点催办”戳，以示区别。从催办的范围上分，可以分为两个方面： 第一，针对收文的催办，称对内催办 第二，针对发文的催办，称对外催办 2.催办的方法

（1）电话催办，口注办

（2）书面催办、催办通知单、催办函（3）登门催办（4）会议催办 3.催办的注意事项

（1）要有组织上的保证

（2）要有制度上的保证：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办

（3）及时向领导汇报汇报催办情况（4）定期公布催办后果。

（七）答复

答复指承办部门把领导批办的胡搜文办结后，将承办情况和办理结果向交办领导人和来文单位汇报或回复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位，根据需要告知相关单位。按答复时间分：定期答复和不定期答复，指随办随复，多用于紧急公文 按答复的方向：向上答复、向下答复和平行答复 答复的原则：谁批办（交办）答复谁；谁来文答复谁。

对承办的公文件件有着落，事事有回音（包括不同意的或办不了的）

第三节 发文办理

一、含义

发文的办理是指对本单位对外发文拟制（草拟，审核，签发）后所需要履行的一系列处理环节，包括公文的复核、登记、印制和核发。

审核：一般由办公室（厅）的负责人，有时也由资深的人审核，一般事务性文书也可由秘书人员自己审核。

二、发文的程序

（一）复核

1.复核的含义

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审 2.复核的内容

公文复核的重点有以下几个方面：

（1）复核审批签批签发手续是否完备（签发人是否合法，有无越权）（2）复核公文体式是否完整、规范（3）复核公文附件材料是否齐全（4）复核行文关系是否正确

（二）登记

对复核后的公文，应当确定发文字号，分送范围和印制份数并详细记录

（三）印制

公文的拟制经过有关部门、领导签发后交印制部门进行印制，进入印发阶段。拟稿只有通过印制，才能最终成为正式的文件。印制需注意：

（1）要符合规定的公文格式（公文一律左侧装订）（2）印制人员要对原稿负责

（3）印制机密性文件必须在机关打字室或特定的保密印刷厂或保密车间进行，不得乱在外边印刷。

（4）凡翻印机密性文件均需取得原发文机关同意，否则不得翻印（5）发文单位应在印好的公文上加盖发文单位的印章。不用加印章：有特定版头的普发性公文；纪要

（四）核发

公文印制完毕，应当对公文的文字，格式和印刷质量进行检查后分发，是发文办理的最后一个环节。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发文件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第四节 公文的管理

一、公文管理的原则

（一）统一管理的原则

党政机关公文由文秘部门或人统一管理。党委（党组）县级以上的公文要设立机密部门。公文管理的统一，就是统一到文秘部门一个机构运转到公文上面来，这是规范公文运转程序、防止多头管理带来的混乱和无序，提高公文处理工作效率和需要。机关合并时，全部公文应当随之合并管理；

机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案部门； 工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

公文有文秘部门统一管理，是国家党政机关公文处理工作的一贯要求。长期以来，这种管理方法得到了较好的施行。凡是统一管理原则执行的好的地方或单位，公文处理的规范化程度就比较高，运转更顺利。反之，多头管理的地方和部门容易造成公文处理的扯皮、推诿，影响工作质量和效率。

（二）保守秘密的原则

对公文进行管理的目的之一，就是保证国家秘密的安全。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者某上级机关决定。公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式、渠道，由发文机关确定，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

（三）便于利用的原则

管理好公文，是为了利用好公文，使公文最大限度地发挥其效用。在公文管理中要正确处理好加强管理与发挥效用的关系。在严格执行管理规定的前提下，充分开拓公文使用的渠道，提高公文的公开度和透明度。

二、收文办理中的公文管理

1.在受理文件时要注意报送份数，对下级机关报送文件份数不足的，要及时要求呈报单位按规定报送，以便满足运转和存查的需要。2.在公文运转中，要密切跟踪公文去向，保证登记在册的公文齐全收回。特别是对上级机关发送的仅有一份的公文，要随时记录运转情况。3.对已经转出办理或办结的文件的留存件，要有序存放。或按来文单位分类保存；或按收文排序保存；还可按是否已办结分别保存。总之，根据有利于查找利用的原则确定适当的存放、保存方式。4.对于查用率高的公文，不要急于归档，应当在经办人员处专门存放 5.对本机关报出的请示及函件获得的回复性来文（批复或复函），运转完毕后，要查找对应的呈报文件，将来问原件及已存档的呈报件合并归档。

三、发文办理中的公文管理

1.文件的保存

底稿、会签意见、签发及审签意见、联合行文等文稿要注意保存 2.送印文稿的管理

公文文稿送厂印刷文件时，印刷单位应保存好文稿。公文印刷完毕后，随正文一起交文秘部门保存。文秘部门经办人员应负责检查文稿是否完整，无误后保存以备归档。未经制发机关文秘部门的允许，不得将文稿和印成件交给其他人员取走。3.文稿的撤销和废止

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自妨无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。4.发文立户申请

《条例》规定，新设立的机关应当向本机党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或撤销的，相应进行调整。

四、办毕公文的处置

（一）整理归档

（二）销毁

按有关规定，对办理完毕，不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，拟撤销。撤销完毕公文，其意义在于防止失密，避免过时无用信息的干扰，减少文书管理的工作量，提高工作效率。1.销毁范围：包括所有办理完毕，经过清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的公文材料。具体包括：（1）重份公文，多余副本；（2）临时性、事务性公文；（3）外出参加会议带回的无留存价值的公文。（4）一般公文的草稿、校样与其他使用过的会议讨论稿、征求意见稿等。(5)不销毁即会失密或泄密造成严重损失的各种公文材料。2.销毁程序

凡需销毁的文件，均需登记造册，经主管领导审查签字、监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。

3.销毁方式

对于纸质公文可以采取粉碎、焚烧、送指定造纸厂化成纸浆德国方式销毁；对于确认销毁的电子公文，直接永久删除。

销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监督销毁，保证不丢失，不漏销。

（三）清退

1.含义

公文的清退，指按照有关规定或要求，将办毕公文经过清理，退还原发机关或指定机关。2.意义

公文清退工作的意义在于保证机密公文重要公文信息内容的安全，避免公文的丢失或泄密现象的发生。

保证公文的严密性、权威性和有效性，避免无用信息的扩散。3.范围

公文清退的范围具体包括：

（1）上级组织下发的绝密文件（下级组织报送的绝密文件一般不予退还，由上级组织暂存备查）；

（2）限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文稿（3）未经本人审阅的领导人的内部讲话稿

（4）上级组织或本单位制发的供内部传阅的公文，如重要的情况通报、有关统计资料，重要简报和信息等。（5）发文机关明确要求退还的公文材料（6）规定回收的会议文件

（7）有重大错误的公文或明令撤销的公文

公文清退要建立严格的制度。在清退中如发现丢失或公文不完整的情况要及时报告主管领导和保密部门，及时追查处理，禁止将保密公文作为废品出售。清退公文时交接双方应履行交接手续，清退人、收文人双方均应在《公文请退单》上签注姓名和时间，以示对清退工作负责。

（四）暂存

公文的暂存，指对既不应归档或清退，又暂时不宜销毁的公文，暂时留存一定时间以备查用，以后再作处置。

将一部分公文暂时留存保管，便于机关日常工作中的查阅参考，可以减轻业务部门频繁查找归档文件带给档案部门的压力。暂存公文的范围，主要包括：（1）频繁查阅的已归档的文件副本

（2）现行机关需要反复利用的简报、报表等（3）一时难以准确判定是否留存或者销毁的公文等

暂存公文应由各机关的文书部门统一、集中保管，并按照相关规定加以管理，保证公文的完整、安全。

第四篇：信息与档案管理(无纸化)

信息与档案管理-----P1

档案管理工作的性质：:管理性,服务性,政治性,文化性

档案收集的方式有:平时收集,定期收集,年终收集,公文处理的特点是:政治性,时限性,机要性,规范性

公文写作不同于其他文种的写作，其主要特点是:被动写作，遵命性强,对象明确，针对性强,决策之作，政策性强,讲究格式，规范性强 开放档案的条件包括:物质条件,检索条件,制度条件,社会档案意识条件,收文登记可分为:簿册式登记,联单式登记,卡片式登记,书文办理程序有:签收、拆封与登记,拟办、批办与承办,分发与传阅,催办、查办与注办 写作“报告”应注意的问题是:陈述事实要清楚扼要,语言要简洁朴实,引文不能断章取义, 档案工作现代化的主要内容包括档案工作技术现代化、档案工作组织与管理现代化,档案资源管理信息化,档案工作人员现代化,档案数字化应遵循基本原则:实用性原则,价值性原则,特色性原则,档案提供利用的途径和方式有哪些:阅览室阅览,档案外借,制发档案复制件,举办档案展览与陈列服务,档案信息化建设的基本原则包括:统筹规划、分步实施,需求导向、注重效益,持续发展、保障安全,档案信息具有信息的一般属性，如中介性、可代替性,可传输性,可分享性等 档案信息具有自身的某些特征，主要表现为：原始性,回溯性,档案作用的发挥受到制约有:社会发展水平的制约,人们对档案和档案工作认识水平的制约,档案管理水平的制约,答复上级机关的询问，向上级汇报工作，反映情况应适用():报告

党内法规的制定主体是:省级以上党组织 对某一项工作做具体规定应使用的文种是办法

分散式文书工作组织形式适用于:规模较大且业务职能较复杂的机关

公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项应适用:通告

公文的体式是指:格式和文体

行政法规和地方性法规的专用文种是:条例 会议纪要属于:会议的主旨文书 会议议案属于:会议提议审批文书 会议指南属于:会务管理文书

具有法定效用的公文稿本是:暂行本 决定属于:领导指导类文书

某省人民政府向该省一县政府行文是:下行文

某省人民政府向另一省人民政府行文是:平行文

目前公文处理工作中使用最为普遍、使用频率最高的介质是:纸质介质

档案收集是决定档案存在和发展的前提条件1951年3月，主要收藏明清档案的故宫博物院文献馆改称为档案馆。

分散式档案事业管理体制是指国家档案馆或国家档案行政管理机构，只管理中央或联邦政府机关的档案和档案事务，不过问地方档案的管理和档案事务。

“大事突出、要事不漏、小事不要”是大事记的编写要求。

《档案法》第六条规定，县级以上地方人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导

《档案法》规定国家档案馆保管的档案，一

信息与档案管理-----P2 般应当自形成之日起满30年向社会开放。《上海市县级机关文书档案保管期限表》是一种机关档案保管期限表 《浙江省改革开放三十年大事记》属于国家或地区大事记 《浙江省国家档案馆管理办法》规定，国家档案馆保管的重大活动档案，进馆满6个月，应当向社会开放。《政府信息公开条例》于2008年5月1日正式实施，馆成为政府信息的查阅场所，依法为社会提供政府信息公开的查阅服务。《中华人民共和国档案法》于1988年1月1日正式实行。坚持党政文件分开制发，属行文规则 精简原则属于文书工作的基本原则 绝大多数大中型社会组织，特别是办公地点不够集中或文件数量在各分支机构分布不均衡的，多采用的文书工作组织形式是复合式 可不加盖公章的文种是会议纪要 可以联合行文的机构是国家财政部与四川省人民政府 联合行文时发文机关标识排列在前的应是:主办机关 联合行文时作者应是无隶属关系机关，并在行文前就有关问题协商一致。每份公文的主题词一般不超过7个 某行政机关的一份公文的成文时间是2002年4月30日，其标写方式应为:二00二年四月三十日 同级或不相隶属的机关之间互相行文应采用:直接行文 为了加强对政府信息公开工作，2007年1月国务院常务会议通过了《中华人民共和国政府信息公开条例》，自2008年5月1日起施行。文书的接收登记、分装、投送及其渠道的选择等环节属于:文书的传递 文书的拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印等环节属于:文书的撰制 文书工作现代化是一项系统工程，涉及方方面面的诸种因素，概括起来可归纳为：管理机制、技术设备和人员素质三个方面。文书工作专门机构的主要职责是:负责机关文书的制发和管理 我国自2000年1月1日起开始至今仍在实施《国家行政机关公文格式》国家标准是由国家质量技术监督局正式批准发布的下行文是指:向所属下级机关或业务指导机关发出的文件 下列文书工作人员中属文书工作的执行层的是文印室主任 下列文书工作人员中属于文书工作的控制层的是办公室主任 新国标规定带有密级的公文应当编制份数序号。新国标规定公文的印发时间以付印的时间为准。一份文件的发文字号:只能编写一个 在公文中常用于交代问题，说明原委或列举事例的表达方式是:叙述 只用于上行文的数据项目是:签发人标识 下列哪些机构不属于档案行政管理机构:省档案馆,单位档案室,专业档案馆, 2004年12月召开的全国档案局长馆长会议提出要把档案馆真正建成:档案安全保管基地,爱国主义教育基地,已公开现行文件集中向社会提供利用的中心,档案信息服务中心,案卷归档的主要内容有:归档范围,归档时限,归档要求, 常用的档案包装材料有：卷皮,卷盒,包装纸, 电子文件的技术鉴定包括:真实鉴定,可读性信息与档案管理-----P3

鉴定,完整性鉴定, 电子文件管理应当遵循以下原则:前端控制原则,真实性保障原则,技术与管理手段结合原则, 电子文件由以下基本要素构成:结构信息,背景信息,内容信息, 非纸质档案，又称特种载体档案，有古代纸张发明以前的()等，也有胶片、磁盘、光盘等新型载体材料，还有印石、锦旗、金属物等各种实物形态档案:甲骨档案,金石档案,简牍档案,锦帛档案, 根据《电子文件归档与管理规范》，扫描型电子文件的通用格式为:JPEG,TIFF, 根据电子文件的概念，电子文件具有以下特征:是以数码形式记录的,记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖于计算机系统阅读、处理,可以在通信网络上进行传输, 根据国家档案局2001年发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》，以下属于档案管理软件应具备的基本功能:数据管理功能,整理编目功能,辅助实体管理功能, 根据国家电子政务基本构架，档案网络环境建设可分为三个层次:档案部门内部网,与政府连接的政务网,与互联网连接的公众网, 国外早期档案常用的载体材料有:贝叶,纸草,羊皮纸, 鉴定档案价值的内容标准，要求鉴定人员分析档案内容的：重要性,独特性,时效性,真实性和完备性, 鉴定档案价值的形式标准，要求鉴定人员分析档案形式特征包括：:文件名称,文件形成时间,文本,文件的外型特点, 科技档案包括科研档案、生产技术档案,基本建设档案,产品档案,设备档案等 科技档案具有成套性、专业性,多样性,通用性等特点 科技文件鉴别工作的主要内容包括：归档文件完整性鉴别,归档文件准确性鉴别,文件属性鉴别,保存价值和保管期限鉴别, 承担划分文书工作中心机构、专门机构以及专兼职文书人员的权限，负责重要文书的签发、批办和承办工作职责的是文书工作的控制层 从总体上讲，公文的标题要做到:显旨、简洁、得体 催办属于文书工作基本内容中:文书的管理 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距，使印章与正文同处一面方法加以解决。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7个字 电子档案的管理需求应放在:电子文件的形成阶段予以考虑 符合行文规则的做法是:党政机关可以联合行文 各级党政机关内的文印室、收发室、保密室等负责文书的拟制、传递、办理和处置工作的机构是文书工作的:专门机构 各类各级办公室是社会组织内部文书工作的总枢纽，是文书工作的:中心机构 根据《公文格式》，公文的成文日期一般以领导人签发日期为准 公文的表达方式中，处于从属地位的是议论 公文兼用的表达方式是议论、说明、叙述 公文如需同时标识秘密等级与紧急程度，则秘密等级 顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行

公文写作过程中，叙述表达方式是指以记载和陈述人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式。公文写作过程中，议论表达方式是指运用事实材料和逻辑推理的思维形式反映客观事信

息与档案管理-----P4

物，分析其内在联系，提示本质与规律，直接阐明作者主张的一种表达方式。

专门档案馆，是管理特定范围专业档案的档案馆。

1979年5月，中央办公厅发出《关于为“档案工作中反党反社会主义黑线”等错案彻底平反的通知》。

总是为一定的政治服务不是档案工作的基本原则

灵活性不是制定档案管理制度的基本原则所应当坚持的档案保管制度的内容包括：档案安全问题、进出库房登记、库藏档案定期检查、设备管理、清洁卫生等方面

信息与档案管理-----P5 信息与档案管理-----P6

文书的发展和进化表现在两个方面，其一是成立:南京史料整理处 文书的制成材料，其二是:文书用途、种类和1952年11月15日，中共办公厅、中央组织制度的变迁 部和中央宣传部委托中国人民大学举办了档文书的加工编辑、组织传阅、催办、查办、案专修班 各环节的登记以及对文书的日常管理、提供1955年8月24日，《中共中央关于迅速清理利用等环节，属于文书管理 敌伪政治档案资料的通知》指出：全部敌伪文书的凭证作用主要取决于:文书的内容的档案“经过初步分类登记以后，应妥善地保权威性 管起来，片纸只字也不得再有损毁或遗失”。文书学产生的必要条件是:文字的形成 1996年9月，我国成功地在北京主办了第13文书学的形成阶段是指:从20世纪初到20世届国际档案大会，并成为国际档案理事会主纪40年代末 席国。档案人员应具备以下素质:政治素质,专业素1996年9月在我国北京召开的第13届国际质,知识素质,身体素质, 档案大会上通过了《档案工作者职业道德准则》档案行政管理机构是档案事业的组织和指挥中心。

人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录。

档案目录中心是指按照一定历史时期、区域、专业系统汇集档案目录信息，以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。

档案咨询机构是指国家行政当局为征求档案工作意见建议而依法设立的顺间性组织。联合档案室是指同一地区，特别是同一城区内办公地点在同一个大院内的若干个机关单位共同建立的档案管理机构，负责保存和管理这些机关单位形成的档案并提供档案利用服务。

1987年9月5日，第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》，档案事业开始步入依法治理的轨道。

1959年6月24日，经中共中央、国务院批准，中央档案馆正式成立。

文书档案保管期限分为永久和定期两种，而定期一般分为10年和30年

我国档案部门开展编研工作的最基本形式是:档案文献汇编

我国甘肃省发现的放马滩纸为西汉初期的纸质地图，不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸，也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。

我国人事档案工作目前仍实行分块管理。我国于1980年正式加入国际档案理事会。下列不属于发文处理程序的是:注办 下列不属于专门档案的是:科技档案

下列哪项不属于数据库系统的特点:数据的冗余度少、耦合度高

下列文种不属于党或国家行政公文的是:简报

下列选项中不属于归档手续的是:查看档案类目

下面最符合电子文件载体保护的环境要求:温度：17℃～20℃、相对湿度35%～45% 下面哪个存储设备适宜作为大容量离线存储备份:磁带库

下面哪项不属于档案数字化的管理流程:档案数字化前处理

在试行期间具有法定效用的公文稿本是:试行本

在文书工作的演化历史上，首次出现了公文写作理论总结是在:魏晋南北朝

在一定时期、一定条件下，将文书与文书工作中具有多样性、相关性的各种概念、事物合而为一或限定在一定范围内的措施，此称文书工作标准化的统一原理

文书产生的充分条件是社会组织的出现 文书的定义包括了下面哪一项基本内容:文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录

信息工作一般由存储,传递反馈,开发与利用,收集整理等组成。以下是档案装具的是:档案箱,档案架,档案夹, 下列选项中属于归档手续的是:清点核对,填写档案交接文据,完成实体移交, 信息资料加工的形式有综合加工 ,提炼加工,推导加工 , 以下关于信息反馈的形式正确的是:正反馈和负反馈,纵向反馈和横向反馈,前反馈和后反馈, 以下属于文字传递的有:图表,文本,表格, 在制发档案副部文件的时候应该注意事项:严格控制复制珍贵及易损档案,履行审批手续,复制后与原件认真校对,必要时说明出处,盖章, 科技文件与政务文件的区分原则包括：内容原则,整体原则,职能原则, 文书的档案的鉴定原则要求坚持哪些基本点:全面的观点,发展的观点,历史的观点,效益的观点, 狭义的档案工作就是指档案管理，即档案的收集、整理、保管,鉴定,统计，编目与检索、提供利用、编研等活动。下面属于综合布线系统的独立子系统有:工作区子系统,干线子系统,设备间子系统, 以下是档案管理软件应具备的一些基本要求:符合标准规范要求,具有一定的灵活性和可扩充性,具有较高的数据处理和检索性能,安全性和可靠性, 以下属于档案信息安全管理应遵循的基本原则:预防原则,均衡防护原则,分权制约原则,灾难恢复原则, 以下属于网络连接设备的是:网卡,中继器,路由器, 专业档案具有专业性强,文件格式统一,程序规范等特点，有其独特的管理方法和要求。我国档案人员职业道德规范主要应包括:忠于职守、遵守法纪,爱岗敬业、无私奉献,求真务实、维护史实,文明管档、优质服务, 下列哪些属于档案初级专业技术职务资格:助理馆员,管理员, 文书处理包括收文处理、发文处理和文书管理三个环节。编制检索工具即对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入计算机，建立机读目录和数据库。立卷环节的选择是立卷工作开展的前提。档案室指南是全面、系统介绍机关档案室及其收藏档案情况的工具书。方便保管和利用是文书立卷工作的基本原则，是文书立卷的根本目的。目录是一系列相关信息的系统化记载及内容的揭示。简讯是一种以简明扼要的语言报道最新动态信息的三次信息产品。目录号是指该案卷所在案卷目录的编号1951年2月，中国科学院历史研究第三所在原“中国国民党党史史料编纂委员会”旧址2000年12月6日，中华人民共和国档案行业标准《档案工作者职业道德准则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措2000年4月，广东省深圳市档案馆试办了全国首家文件档案资料服务中心。20世纪30年代，国民政府在国家机关开展“行政效率运动”，视文书档案为推行政令的重要工具，把“文书档案改革”作为“行政效率运动”的重要组成部分爱国主义教育基地应具备开展一定规模的社会教育活动所必需的场所和设施，按照《国家档案馆爱国主义教育基地规范》的要求，展厅面积一般不低于200m2 按照我国档案工作的有关规定，长期保存的文件的具体时间是16—50年 本机关单位召开的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料的保管期限为永久 不需加盖公章的公文是《国务院三峡工程建设委员会第八次全体会议纪要》 材料的真实性是保证档案编研工作质量的生命线。从档案价值主体对象来看，可分为第一价值、第二价值 档案收集工作是档案由分散到集中的过程，它是档案工作的起点，也是档案工作的首要环节档案保管工作中常说的“八防”，一般是指防火、收集、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗档案编研工作的首要环节是选题 档案的价值实际上指档案是否具有被保存的意义，档案保存价值的外在体现就是档案的()。:保管期限 档案工作的根本宗旨是:便于社会各方面的利用 档案柜架的排列要求中档案柜的走向跟窗户面要求垂直档案室的任务是集中统一管理本单位的全部档案 档案业务工作的起始环节是档案收集 档案业务工作中，八环节之说是在六环节之说的基础上加上档案收集 电子文书所依赖的系统具有不稳定性 建国后的档案分为撤消机关档案和现行机关档案 鉴定档案价值的基本方法就是直接鉴定法企业决策的基础和依据是信息 为维护档案的完整与安全，档案保管工作必须做好三项工作，以下哪个不属于这三项工作:制定严格的档案保管期限 维护档案的完整，从质量上要:保持有机联系文书按档案工作中通行的方法分，分为文书档案、科技档案和:专门档案 文摘的类型分为:指示性文摘和报道性文摘 我国从中央到地方，设置了各级各类档案工作机构，下列各选项中，档案协会不是档案工作机构。

信息与档案管理-----P7 信息与档案管理-----P8 信息与档案管理-----P9

后，由2人在指定地点监销，并在销毁册上签字

要求做到“从宽防漏”原则的是选材的:初选 以下不属于公文格式中眉首部分的是:公文标题

以下不属于归档制度内容的是:归档数量 以下属于档案的间接利用的是:大事记 以下属于会计凭证类的档案是:发票

优化档案馆()藏的标准，1、内容标准；

2、发票；

3、层次标准；

4、类型标准。

在档案实体管理过程中应遵循来源原则、全宗原则、有机联系原则以及保管和利用方便原则。

在档案事业各组成部分中，档案管理工作是重点，是档案事业的业务系统。:

在工作进行之前写的，有明确的请求，要求上级机关答复的公文是请示

我国现存最早的古老的档案殷商时期的甲骨档案计算机检索系统由硬件、软件和数据等档案部分组成信息存储主要由登记、编码、存放排列、保档案人员政治素质是指档案人员的政治态管等工作环节构成。度、政治品质和思想作风 信息工作一般由收集、整理、存储、传递反档案人员职业道德建设通过自律和他律两种馈、开发与利用等组成。形式实现，自律指的是自我修养，他律指的信息筛选的主要内容是:信息鉴定和信息选是教育与监督 择 档案文献汇编一般由汇编题名、编辑说明、以下哪点不是人事文书具有以下主要特点原目录和正文等构成，而正文以全录式转录为则性 主，按一定体例进行编排。以下哪项不是声像材料特点易于保存 档案室指南是全面、系统介绍机关档案室及综合档案库主要用于保存文书档案。其收藏档案情况的工具书。中国照片档案馆属于专门档案馆 编制检索工具即对著录标引后形成的条目加文书学的研究对象是文书和文书工作 以系统排列，组成各种检索工具，或输入计文书学的酝酿阶段指:自从文书及文书工作算机，建立机读目录和数据库。的形成到20世纪初漫长历史过程中 行文关系可分为上行文、下行文和平行文三个方向。行文关系可分为三个方向:上行文,下行文,平行文, 外借是档案利用的服务方式，下列哪些档案不能外借:珍藏档案,声像文件档案原件,残破易损档案, 下列哪些方式是正确的档案公布方式:通过各种出版物发表档案的全部或部分原文,通过新闻媒体播放档案的全部或部分内容,散发或者张贴档案复制件,在公开场合宣读、播放档案内容, 由于档案具有机密性，在档案的利用过程中哪些类型的档案需要控制使用:凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案,凡对社会开放有损害个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案,凡对社会开放影响政党之间、国家之间关系的档案,会削弱我国经济、科技实力的档案。《档案法》第五条以国家法律的形式确定了档案工作的基本原则：“档案工作实行统一领导、分组管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用 按电子文件的功能划分，可将电子文件分为:辅助性、工具性文件,主文件,支持性文件, 从标准规范的适用范围和应用层次看，可以将档案信息化标准规范分为:管理性标准规范,业务性标准规范,技术性标准规范, 从档案信息化建设的目标和主要任务看，档案信息化建设是:以国家信息化建设和档案事业发展的要求为导向,以档案信息化人才队伍为依托,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标, 档案的收集、整理、保管,鉴定,统计,编目与检索等各个环节，属于基础业务工作范畴。档案发挥作用的规律主要表现为：档案作用范围的递增律,档案机密程度递减律,档案作用的转移律,档案发挥作用的条件律, 档案概念的含义包括:形成主体是国家机关、社会组织和个人,是有保存价值的文件,实存形态是多种多样的,是直接形成的历史记录, 档案工作是一项服务性,政治性机要性,科学管理性的工作。国家综合档案馆的基本功能可以归纳为:国家档案资源积累、存储和安全保管功能,国家档案信息服务功能,国家档案信息社会教育功能,已公开现行文件和政府信息查阅服务功能, 档案管理工作包括:档案馆工作,档案室工作, 下列哪些档案馆构成了我国从中央到地方的档案馆网:国家综合档案馆,专门档案馆,部门档案馆,企业事业单位档案馆, 下列哪些属于档案科学研究机构:档案研究所,档案科学技术研究所,档案学会, 档案法制建设包括:档案立法工作,档案行政执法,档案行政救济,档案普法教育, 档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。立卷环节的选择是立卷工作开展的前提。方便保管和利用是文书立卷工作的基本原则，是文书立卷的根本目的。目录号是指该案卷所在案卷目录的编号.卷皮指用于直接存放档案案卷的纸质或其他质地的包装物.简讯是一种以简明扼要的语言报道最新动态信息的三次信息产品档案柜架的层号编号顺序哪个是错误的:从右向左 中国第一历史档案馆，收集管理明、清两朝及以前各朝中央机构形成的档案。1959年1月7日，中共中央《关于统一管理党、政档案工作的通知》又确定了党、政档案和党、政档案工作实行集中统一管理的原则，实现了对全国档案和档案工作的集中统一管理，标志着我国档案事业集中统一管理体制的正式建立。汉代以后，逐步由简、帛、纸并用过渡到以纸张作为撰写文书的主要载体记录符号的产生是档案产生的客观条件国务院《关于加强国家档案工作的决定》对国家档案实行集中统一管理作了第一次表述。《中国共产党中央和省()级机关文书处理和档案工作暂行条例》对我国档案工作基本原则作了第一次表述。档案科学研究工作是档案事业进步的动力，是档案事业可持续发展的重要条件。档案专业技术资格即档案专业技术职称，也称档案专业技术职务。求真务实、维护史实是档案人员职业道德的特殊要求。法律手段是档案事业管理的根本手段。文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案公共档案是国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为国家所有的档案夏婷是长兴县惜越电动车公司办公室秘书，在进行文书归档时，她不确定以下哪份文件是不需要归档的。请你告诉她:《长兴县公安局关于加强开发区企业社会治安工作的通知》 现行档案是指1949年10月1日新中国成立以来形成的档案。现行机关档案在本机关的保管的期限，《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》规定为省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20 年左右。现行文件汇编，选材时应特别注意文件的:时效性 销毁失去保存价值的档案必须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准

在加工过程中必须忠于原文，注意维护档案内容的历史真实性，保存档案文献的原文原意，切不可妄行增删改易，这是存真原则的要求。

在缮印《市政府关于我市严重缺电影响居民生活的紧急请示》一文时，标识紧急程度应选用:3号黑体字

照片档案保存的适宜温度为:14℃—24℃ 下列机关，不能联合行文的是:政府的综合部门()与同级的其他职能部门之间 下列文种中属于上行文的是:请示

以下不具备正式公文法定效力的稿本是:草稿

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文种是:通报

用于答复下级机关的请示事项的是:批复 用于批转下级机关公文的文种是:通知

第五篇：文书与档案管理复习资料整理

文书与档案管理复习资料整理

绪论

第一章

1、文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。

2、档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各方面活动直接形成的历史记录。

3、文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，有两层意思：

一、文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源；

二、文书有条件地转化为档案（对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存，另外要按照一定的规律集中保存起来）

4、文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用，凭证作用、参考作用和教育作用。

5、文书、公文和文件之间的关系：广义文件>文书>公文>狭义文件

6、档案的定义包括要素：1）档案的本质属性；2）档案的来源；3）档案形式的多样性

7、公文的分类：第一，按作用可分为通用公文（可分为法定公文和非法定公文）和专用公文；第二，按行文方向可分为下行文、平行文、上行文；第三，按来源和使用范围可以分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件；第四，按功能性质分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、执照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文；第五，按时限要求可分为紧急公文和普通公文；第六，按机密程度可分为机密公文和普通公文

8、档案的种类：可以根据形成的历史时期、档案内容、载体形式、档案的所有者、内容体式进行分类

9、文书和档案的作用。基本功能是记载信息。具体作用：1）规范作用；2）指导作用；3）联络作用；4）凭证作用；5）参考作用；6）教育作用

第二章

1、文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理（文书的三项基本内容或基本任务），为组织工作服务的工作。

2、文书工作的原则：及时、准确、安全、精简

3、文书工作组织机构分为三种类型，1）中心机构；2)专门机构；3）分支机构

4、文书工作组织方式的类型分集中形式和分散形式

5、档案工作的性质有：1）管理型2）服务性3）政治性

6、狭义的档案工作也就是档案业务工作，包括八个环节：档案收集、档案整理、档案坚定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研

7、档案工作的基本原则：1）集中统一地管理国家全部档案；2）维护档案的完整与安全；3）便于社会各方面的利用

8、文书工作与档案工作的联系与区别。联系：1）文书工作和档案工作的对象有交叉；2）文书工作和档案工作前后相继；3）文书工作和档案工作相互影响；4）文书工作和档案工作长期处于“一体化”的状态；区别：1）工作对象不同。一是文书，一是档案；2）工作任务不同；3）服务对象和工作目的不同；4）工作机构不同

第三章

1、制文阶段包括环节：1）交拟2）拟稿（P68发文搞纸样式以及熟读《国家行政机关公文处理办法》）3）核稿4）签发5）复核

2、签发的种类：正签、代签、核签（又叫加签，由部门领导签字后再送主管领导签发）、会签（两个以上社会组织联合发文时，各组织的负责人共同签发）

3、签发内容包括：签发意见、签发人姓名、签发日期

4、制发阶段：1）打字排版2）校对3）印制4）用印

5、文书制作的要求：1）真实反映法定作者意图；2）严格遵守公文格式要求；3）准确把握公文写作特点；4）严格控制公文制作程序

6、第二节P76~97熟读

第四章（重要）

1、狭义的文书办理主要是指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节

2、文书办理的特点：1）连续性2）失效性3）保密性4）集成性5）规范性

3、办文可以按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保管四个阶段

4、行文方式：1）逐级行文。指直接向所属的上一级组织或下一级组织行文，或者说是按层次一级级行文的方式；2）多级行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或同时直接和更基层的下级组织行文的方式；3）直达行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式；4）越级行文。指下级组织在非常必要的时候，越过自己的直接上级领导机关向更高层的上级组织直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同级或没有隶属关系的组织之间的行文；6）联合行文

5、行文规则包括以下几个方面：1）行文要尊重社会组织的隶属关系；2）行文要尊重组织职权；3）行文要考虑是否确有必要；4）行文要明确发文权限；5）同级社会组织可以联合发文；6）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力

6、收文办理的程序，就是收文处理的运转流程，即收文处理的方法、步骤，由收进阶段和阅办阶段组成。

7、收文办理流程：详见P120始

8、收文登记的种类主要有：1）簿册式登记；2）卡片式登记；3）联单式登记；4）计算机登记。（P124 收文登记簿）

9、文件处理单：P125

10、文件阅办阶段包括环节：1）拟办；2）批办；3）分发；4）承办；5）注办；6）催办；7）归卷

11、承办是文件处理的核心和关键环节，分为传阅、传达、拟稿几种。做好承办工作，应注意一下几点要求：1）承办上级文件，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是承办任务的基础；2）承办下级的轻视、报告，首先，对请示要着重审核所请示问题的事由、依据情况、要求是否符合实际，是否正确；3）统筹规划，妥善安排

12、内部文件特点：1）实用性；2）保密性；3）多样性

13、内部文件的分类：1）日常事务类；2）原始记录类；3）核心信息类；4）规范制度类

14、内部文件管理的内容： 1）制发与传递；2）整理与分类；3）保存与保护；4）利用与查询

第五章

1、文书管理的意义：1）有利于提高文书工作的质量和效率；2）有利于保证文书的安全；3）为档案工作奠定坚实基础

2、文书管理工作的原则：1）统一管理原则；2）分类管理原则；3）安全保密原则；4）方便利用原则

第六、七章

1、文书终结处理的主要内容：立卷、案卷、归档文件整理、归档

2、立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。

3、《归档文件整理规则》

4、档案收集主要有两个方面内容：1）社会组织档案室对本组织需要归档的档案的收集工作；2）档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案以及历史档案的征集和接收工作

5、文书立卷的要求：1）保持文件之间的内在联系与完整；2）正确反映本组织工作的历史面貌；3）要区分文件材料的保持价值；4）要方便保管、检索和利用

6、文书立卷的步骤：编制立卷类目→平时归卷→年终调整定卷组卷→卷内文件的排列和编号→拟写案卷标题→填写卷内文件目录和备考表→填写卷案封皮→装订案卷

7、立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成

8、立卷方法：立卷（组卷）的基本方法是通过分析、研究，找出文件的特征，再将具有某方面共同特征和密切联系的文件组合成案卷，这种方法称作“特征立卷法”。按六个特征立卷，就有六种方法：1）根据问题特征立卷；2）按时间特征立卷；3）按文种特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通讯者特征立卷；6）按地区特征立卷

9、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》