纪检监察公文写作与范例之方法技巧

第一篇：纪检监察公文写作与范例之方法技巧

纪检监察公文写作与范例之方法技巧-避免歧义的方法要点

作者：bondeit | 来源：本站整理 | 日期：2009-05-12 15:04 | 点击

歧义是指语言有两歧或多歧意义，可同时形式两种或多种可能解释的一种语言现象。比如，“我还要学习文件”这句话，就有三种理解：一是我们打算学习一下文件；一是我们索要供学习的文件；三是我们应当学习一下文件。

对于自然语言而言，歧义本是一种正常现象，难以简单地说好与不好，更不能一概视为语病，全面禁绝。在一些文体中歧义甚至被作者有意识地加以运用，如在相声作品中，歧义就常被用来制造包袱。一些日常口语交际、书面交际中使用频率很高的修辞格，如“双关”之类，在一定意义上也可以视作在积极地应用“歧义”。但我们不得不指出的是，在更多的情况下，歧义现象确实有害。这在主要用于事务处理的应用文件中，特别是公文中，其危害的程度尤深。

公文的语言是一种非常讲究精确性的语言，因为公文的使用目的就是要使对方接受作者的影响，而且是对方行为的强制性影响。要使这种影响有效，一个重要的前提条件就是使意思的表达高度精确。每一个词，特别是每一个句子必须保持意思的惟一性，以避免对方“见仁见智”按各自的理解而不是作者的意图去行事。

从这样的意义上，歧义对公文当然就是百分之百的有害。能对这一点提供证明的实际例证举不胜举。在日常生活中，公文中的歧义不但给人们带来麻烦，诸如在保险合同中将保险范围：“包括家用电器、床具、卧具等各种生活资料”；在政策规范中将惩罚规定写作：“我们要严厉打击少数犯罪分子”等带歧义的表态，就经常把公文作者“等”到被动局面中，甚至“等”到自己的利益白白遭受损失的境地；经常使公文作者的真实意图令人费解，甚至使作者尴尬地被理解为：“严厉打击少数，对多数则..”

歧义对公文是有害的，是撰写者所不需要但又往往无意之中造成的。那么，如何才能避免公文中的歧义呢？其实，克服歧义的方法并不复杂，有针对性地对句子成分予以调整，创造必要的语言环境等做法都十分有效。而这其中，困难的和起关键作用的是要能发现歧义的存在。为此，我们必须了解歧义的发生规律，对歧义保持警惕。

一般情况下，当公文中出现选词不当，词序失当，滥用省略，略用数量词，语句中有词性不明的成分，语言成分间的语法关系不明，语调附加的语义不能被准确读出，忽略对含义不确定的词、词组的有效限定修饰，错用标点符号，滥用修辞格等现象时，都会形成歧义。

一、选词不当，造成对概念的曲解而引起歧义

与歧义出现有关的选词不当，主要表现用在滥用方言词、口语词和土俗俚语，使用不规范的简称，误用褒贬词语等。

我国的当代公文在文体方面的一个重要特点，就是以现代汉语的书面形式（即白话文）作为标准和符号系统，除极特殊情况外，禁绝使用未列入普通话规范的方言词、口语和土俗俚语。如果我们在撰写公文时不懂得，或者不尊重这一规律，滥用这些词语，就经常因此而使公文出现歧义。因为这些词语不仅应用范围窄，词义不为多数人所理解，而且往往与普通话中的规范词有差异。如长沙话中的“蚊子”还兼指“苍蝇”在内；吴、粤方言和客家方言中的“脚”相当于普通话中的“腿”；口语词中的“咬耳朵”，除了有普通话书面词语中的真切地用嘴咬住耳朵的意思之外，还可以表示窃窃私语。如果我们在公文中随意使用这类词语，当然难以避免使阅文者“仁者见仁，智者见智”，把作者的本意被一部分人歧解甚至是曲解。

不规范简称给公文带来的歧义主要源于这些简称词本身在脱离语境和精确背景资料情况下的高度不确定性。“南大”则需要在更精确交代背景的情况下才能被界定清楚是指“南京大学”还是“南开大学”。不规范简称给公文造成的歧义，往往不仅仅是出点笑话，如果用“国家人事部”去称呼“中华人民共和国人事部”，在法律意义上，公文作者对其所作的有关意思表示就会是无效的，因为在法律上不存在这样一个“部”，谁也不能、不需要用这样的名义去承担责任，履行义务，行使权利。

公文中错误地选用了褒义词或贬义词也会造成歧义。公文中使用带褒贬色彩的词语是为了更鲜明、简洁地表达作者的立场，如果出现误用，会使阅文者难以准确理解作者的真正立场。如“小王革新了工作方法，许多人知

次 道后纷纷效尤”一句，“革新”与“效尤”一褒一贬，阅文者对作者的态度的理解，就既可以看做肯定，也可以看做是否定。而作者的真实态度很可能是肯定，或者是否定，甚至是目前不必、不能置可否的中性态度。这种歧义带来的当然往往是相应的错误行为。

二、语序不当，造成被限定说明的对象不明而引起歧义

语序是指各级语言单位在组合中的排列次序。语序不当，特别是在有多项定语存在的语句中不恰当地排列了语序，常常会有歧义产生。请见以下例句：

在主席台就座的还有几个技术革新小组的代表。

这里，定语“几个”的位置不当造成歧义，既可以理解为就座有若干个小组代表，也可理解成就座的是一个小组的几个代表。

三、语句中个别的词性不明，也会引起歧义

请见下面的例句：

作者分析了A企业集团和" 企业集团在各个时期进行竞争时，所采取竞争策略的特点。

在这里，由于“和”字的词性究竟是连词还是介词很难分辩，因此语句就同时有了完全不同的意思：如果作连词用，其句义就是作者分析了A、B 两个企业集团双方的竞争策略特点；而如果作介词用，则句义为作者分析了!企业集团的竞争策略特点。

四、忽略对含义不确定的词或词组的限定修饰而引起歧义

自然语言中总有一部分词或词组的含义是非确定性的，但在公文语句中如果不能以有效方式对它们加以限定或说明，就很容易因此而出现歧义。如在公文中常常因界定事物不同性质、不同程度和范围的需要使用“以上”、“以下”、“以内”之类的词语。实际上，这类词语的含义就很不确定，处理上不讲究，就会出歧义，而且往往是关系是非界限、政策界限的歧义。这些歧视义主要出自人们对“以上”、“以下”、“以内’，是否包含本数在内的理解不一。请见下面例句：

参加工作15年以上的职工一年可享受10天以下的带薪旅游假。

对这一规定，至少两处不确定，执行过程中很可能会因此有纠纷：15年以上是否包括15年？10天以下是否把10天也包含在内？

了解上述现象我们就可以理解为什么《中华人民共和国刑法》会有第九十九条的规定：“本法所称以上、以下、以内，包括本数。”

五、滥用省略，造成语句成分残缺而引起歧义

语言运用过程中，恰当地使用省略确实可使语句简洁明快，但如果超过必要限度，滥用省略就会走向反面，成为语病并可能因此而形成歧义。与歧义有关的不恰当省略主要是：

1、省略必要的虚词。请见例句：

经研究，县政府同意**乡政府报告。

这里，“报告”前的助词“的”被略去后，句义至少有两个：一是同意**乡的那份报告；一是同意** 乡做出报告。

2、省略必要的虚词。请见例句：

受托单位误期，委托单位罚款。

这里，因为省略了表示复句内部关系的关联词语，句义既可以理解为因为误期，所以罚款；也可以理解为如果误期，就要罚款。而这种差别会给文件发行结果带来完全不同的影响。

3、省略必要的主语、宾语。请见例句：

局里调拨给市纺织工业总公司一台小型计算机，又拨给了精纺分公司。

这里，由于主词或宾语的残缺，使句义至少有三种：局里拨给总公司一台，总公司又转而拨给予了分公司；局里拨给予总公司、分公司各一台；局里拨给总公司一台，又调回拨给了分公司。

4、盲目套用口语中的省略句式。人们在口语中常使用一些结构简单的省略句式，在面对面交际的特殊语境条件下，这种省略并不影响表意的精确，但如果盲目将它们套用在书面交际的公文中，就不可避免地出现歧义。如口语中可以把“我非去一趟不可”省略为“我非去一趟”，但如果把“非坚决按市政府的指示办不可”在公文中省略为“非坚决按市政府的指示办”就会有歧解。

六、多义词、多词组造成语句中有关成分间的语法关系不明而引起歧义

有时候我们会在公文中看到与“我们要严厉打击少数犯罪分子”相类似的句子，实际上它们也都是歧义句。这里的歧义源于对数量词“少数”的误用。撰稿人要表示的“少数”是指参与犯罪的是少数人，对占社会性少数的这些人要严厉打击，但实际上这句话中的“少数”却还含有犯罪分子中的少部分人的意思，句义中也就有了严厉打击犯罪分子中的少数人，对多数犯罪分子不打击，或者不严厉打击的意思。

七、忽略语音同语义之间的可能影响，产生“语音性”歧义

语言是人的发音器官发出的声音和意义的综合体，一定的意义是通过一定的声音形式表达的。这些语音同语义在人们并不直接张口说的写作过程中也同样存在。为此，如果在公文写作中忽略语义同语音之间可能的相互影响，就会出现同一句话可以“读出”几种不同意思的现象，我们姑且将其称之为“语音性”歧义。

1、语调附加语义引起歧义

在一些场合，同一语句，讲话时的语调不同，语义会有很大差异，这是由于语调附加了语义的缘故。这种现象会造成公文中的歧义，特别是当撰稿人在对此没有意识的情况下。如下例：

他说不下去了。

这句话可以有至少两个意思，它们分别来自于不同的读法：读作“他说———不下去了”时，表示他说自己不下去了；而读作“他———说不下去了”时，则表示他激动地无法把话讲完。两种读法的差别只是重音的位置不同，如果撰稿人写作时边写边默读其中的一种，忽略另外一种读法的存在，歧义就会发生。这种在最不经意中产生的歧义最隐蔽，危害也最大。

2、同音异义在特殊情况下引发歧义

汉语语音系统的特点之一就是自身日趋简化。据统计，如果不将声调计入，大量书面材料中实际出现的音节只有400个左右，而其中的47个音节又占了总出现率中的50%以上。这些音节用于表示绝大多数常用字，这就使汉语词汇的同音异义现象比较普遍。本来，公文作为一种书面的交际工具，在人们主要靠“看”而不是“听”接收信息的情况下，同音异义现象不会给准确理解带来困难和问题，但如果一部公文在其传递中也存在一段以声波为载体的运动过程，同音异义就会给对方造成理解上的困难甚至会有歧义形成。

电话通知、会议报告以及经计算机处理的以语音形式传递处理的文件，都可能存在同音异义带来的歧义问题。“3日内，油轮不准进港”的电话通知很可能会造成一个海滨城市断邮3天，或者对该城市的旅游业造成不良影响。因为“油轮”与“邮轮”、“游轮”发音完全相同，而含义却相差甚远，如果不作特别说明或其他处理，收文（实际上是“听”文）各方很可能分别将其记录为不同的词，从而做出不同的理解。类似现象在领导者所作的各种会议报告中也会出现。

八、错用标点符号，改变了词语间的关系，而引起歧义

标点符号与句法结构有密切关系，如果错误地使用了标点符号，就有可能改变词语间的本来关系，从而引起歧义。请见例句：

3日内蒙古人民共和国有暴风雪。

本来，在“3日内”后边应当有一逗号，如此，其语义会十分明确。但缺少了这样一个逗号之后，只因念读时的停顿有可能发生一点点改变就使语句的意思表示大变，歧义产生，而且带来严重的政治性错误。类似的例句还如：

我们一定要以实际行动反对，A国侵略者支持B国人民的正义斗争。

这里是因为逗号标错了位置（应在侵略者后）而使语句产生了非常有害的歧义。只有修正了这个错语，句子才能还原成包含两分句的复句。歧义才不复存在。

九、滥用修辞格，破坏文体风格的统一而引起歧义

公文需要修辞，公文甚至很讲究修辞，公文的使用目的决定了这种修辞主要是在更有效地选词、炼句方面下功夫。可以运用一些修辞格，但必须慎之又慎，不能采用有碍于庄重、准确、直接表意的方式，如夸张、拟人、反语双关等。就是使用比喻、借代、对偶、排比、反问、引用等方式时，也必须符合公文文体的特殊要求。背离了上述原则，滥用修辞格，不仅会使表达冗繁，还会因破坏公文文体风格的统一，无限制地扩大了阅文者的联想范围而形成歧义。请见下面例句：

你校《关于装修招待所问题的请示》收悉，经研究，不同意你校拟定的装修方案。其理由主要是目前拟定的装修标准偏低。请参照国际五星级饭店总统套间的装修标准对这一方案做出修订后再行请示。

这是在公文中滥用修辞格引起歧义最极端的一例，公文对一个县处级招待所准备超标准装修的问题没有正面批评，而是用一个“反语”的修辞格，通过旁敲侧击、讽喻等间接表达了作者的意思。如此表达不仅破坏了公文所特别需要的郑重严肃的色彩，而且给阅文者以过宽的联想余地，使其或者真的不明所以，或者可以借此故意曲解。规范的公文文体是不允许间接表意的，因此，如果对方将上述例文视为一份“规范”的、直接表意的公文，从正面去理解其含义，当然看不出，至少可以说看不出文中有什么批评之意。由此可见，这种歧义的危害性很大，而且它往往成为“曲解”保护伞

第二篇：公文写作与处理的方法与技巧

公文写作与处理的方法与技巧

公文写作与处理的方法与技巧 第一部分：公文写作的基本要求和常识

一、秘书与公文的关系

秘书与公文的关系，是人与物的关系，秘书是办理公务的人，公文是涉及公务的文书。“领导面前是红人，工作上是忙人，经济上是穷人，身体上是病人，家庭上是罪人”就是对秘书这个“人”的形象刻划。公文与秘书有着密不可分的关系。“热爱公文岗位，热爱公文写作”是作好秘书工作的必要条件。写好公文，还具有以下四个作用：

1．写好公文可以使秘书胜任工作。特别是在机关工作，在政府工作，如果不会写公文，就没有地位，就没有作为，至少说是不能胜任工作。毛泽东同志的秘书田家英，跟随主席18年，靠着自己的努力，由从事事务性工作最终成为主席的文字秘书，他起草的八大开幕词中“谦虚使人进步，骄傲使人落后”，至今为大家所熟知和常用，催人警醒，影响深远。

2．写好公文可以使文秘人员提高水平。人的大脑经常思考问题，越思越灵。一个人经常写作公文，水平自然也会提高。在写作公文的过程中，人需要构思和布局，需要分析和判断，需要思考解决问题的方法和措施，在这个过程中，一个人的能力得到全面锻炼，他的综合分析能力、驾驭全局的能力和解决问题的能力相应都会得到提高。

3．写好公文可以使公务员不断进步。人们常说，不想当将军的士兵不是好士兵。同样，不想当领导的秘书不是好秘书。在秘书岗位，通过写作公文，基础就会打的比较牢，能力提高的比较快。自然，接触领导的机会就比较多，进步的机会就比较多。国家领导人许多都是秘书出身，比如毛泽东、邓小平、杨尚坤、胡锦涛等。可以说，秘书这个岗位锻炼人，也造就人。

4．写好公文可以使公务员终生受益。文章写的多，积累就会多，千年文章会说话。许多人退休后，都爱写回忆录等书籍，这是对人生的一个总结，是一件很有意义的事情。大家在工作中，一定要注意加强工作积累和生活积累。瑞士人一生有三件事“生一个孩子，栽一棵树，写一本书”，把写一本书和生孩子相提并论，可见写作的重要性和它不寻常的意义。

二、什么是公文

（一）公文的含义

国家行政机关的公文（包括电报）是国家行政机关进行行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的工具。

中国共产党机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

一般来说，只有具备了以下几个条件才能算作公文：

首先，公文是在公务活动中使用并形成的，是为了处理公务，不是办理私事的。

其次，公文的使用范围一般限于行政机关，人民团体、企事业单位也常根据情况比照使用，个人不得使用公文。

第三，公文是具有特定格式的文字材料。它不同于普通的文字材料，从标题到落款，从内容到文面，从用纸到标记都有特定的要求。公文也不同于公务活动中使用的其它材料，如图片材料、音像材料、电讯材料等。

（二）公文的形成

公文的形成已经有两千多年的历史，“公文”一词最早见于《后汉书〃刘陶传》，“但更相告语，莫肯公文”。另有一说见于《三国志〃赵俨传》，“公文下郡，绵绢悉以还民”。公文是时代的产物，是阶级的产物，反映了国家的意志。公文的形成受社会形势发展、工作需要、国家利益、社会需求、人民呼声等条件的影响或制约，在不同的社会发展时期，有不同的公文，以下是公文发展的一组史料：

甲骨文公文＿殷商时期 青铜器公文—周朝时期

石刻公文—春秋时期

简册公文＿秦汉时期

绢帛公文—晋朝时期

纸质公文＿现存唐朝

电子公文—现代

目前我们现行公文处理办法，是2000年8月24日国务院发布新的《国家行政机关公文处理办法》，该办法自2001年１月１日起施行。办法规定现行公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三类十三种。

（三）公文的特点

1．公文具有鲜明的政治性

公文产生于阶级、国家出现之后，是统治阶级贯彻其指挥意志、行动意图的系统记录，直接反映国家政权的意向和阶级的根本利益。

2．公文具有严肃的法定性

公文具有法定性，这主要表现在公文必须有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

3．公文具有特定的权威性

法定的作者在法定范围内行使职权制作和发布的公文，就具有法定的权威性。公文内容具有约束力是公文权威性的具体体现。

4．公文具有对现实工作的指导性

公文是在现实工作中形成和使用的，目的在于推动现实工作。一项工作一旦完成，在开展这项工作中形成并使用的公文的作用也随之结束。

5．公文具有一定的规范体式

公文写作讲求格式规范，任何行政机关和单位必须执行国家规定的统一公文格式，不得另搞一套，自行其是。现阶段，党政机关的公文写作与处理，必须严格遵守《国家行政机关公文处理办法》和党的公文规定。

三、公文的分类

（一）公文的种类 1．规范性公文

行政公文13种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；党的公文14种，包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

2．法规和规章性公文

共11种，包括条例、办法、规定、章程、细则、规则、规程、规范、公约、守则、纪律。

3．通用性公文

共14种，包括计划、规划、工作安排、工作要点、方案、调查报告、简报、总结、述职报告、提案、讲话稿、书信、布告、导词。

4．执法公文

共12种，包括行政处罚决定书、行政强制执行申请书、行政强制执行决定书、行政复议申请书、行政复议答辩书、行政复议决定书、行政起诉状、行政上诉状、行政答辩状、行政赔偿申请书、行政

（二）行政公文与党的公文的异同

1．从作用方面看相同点：都是传达、贯彻党的路线、方针、政策的工具，都具有领导、指挥、联系、沟通和宣传教育作用。不同点：在于公文的性质、内容、行文对象和指向不同。行政公文是国家意志和权力的体现，是行政行为和行政管理措施的手段，行文对象和指向是国家各级行政机关、企事业单位以及人民群众。党的公文是党的意志和权力的体现，公文内容主要是传达贯彻党的路线、方针、政策，实施党的领导；行文的对象和指向是各级党的组织和党员。

2．从行文方面看相同点：二者的同级机关及其同级机关之间可以联合行文。不同点：行政公文是按照行政隶属关系行文。党委一般不直接对行政机关行文，通常是通过对设在行政机关的党委或党组行文，实施对行政机关的领导；行政机关对党委行文也要通过党委或党组的公文，而不是用公文直接行文。

3．从文种上看有9种相同的，是决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。有9种是不同的，公文多了命令（令）、公告、通告、议案4种，党的公文多了决议、指示、公报、条例、规定5种。

四、公文格式

（一）公文的一般格式

根据国家标准，公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。

1．眉首

臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。

2．主体

臵于红色反线（不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素统称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识、附注。公文正文从主送机关下一行开始，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。公文印刷中字体字号的选用：公文标题用2号小标宋体，正文一级标题用三号黑体，正文二级标题及主题词用3号宋体，正文一般用3号仿宋体。每页排印22行，每行28个字。公文文字表达应力求简明扼要，层次分明，力求说短语、行短文，避免多层次结构。多层次结构的正文分条标识方法为：

第一层用：一、二、三、……

第二层用：

（一）（二）

（三）……

第三层用：1.2.3.……

第四层用（1）（2）（3）……

个别出现第五层时用：①②③……

3．版记

臵于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（二）公文的印刷格式

1．用纸格式

公文用纸格式，指公文用纸幅面尺寸。目前我国公文纸采用国际标准A4型（297mm×210mm）。布告、公告、通告等公布性公文用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。

2．印装格式 公文的印装格式，指公文排版、装订形式与字体字号的选用。公文使用的汉字按国家规定的标准方案执行，并从左至右书写、排版。少数民族文字按其习惯书写、排版。公文一律左侧装订。公文数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的都应当使用阿拉伯数字。在同一公文中数字的使用应前后一致。公文中应采用国家法定的计量单位。

（三）主题词的标引与制作

1．主题词的标引依据

目前，行政公文主题词标引的依据主要是国务院办公厅秘书局制订的《国务院公文主题词表》，共由十五类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有十三类751个主题词，附表有二类298个主题词。

2．主题词的标引程序和方法

主题词的构成要素有三个方面：一是体现公文归属类别的词，二是体现公文内容特征的词，三是体现公文文种的词。标引时可据其涵义，按“一类别、二内容、三文种”的顺序依次排列。类属词标引时如无十分贴切的主题词，可按“宜宽不宜窄”的原则，选择相近的主题。每份公文一般以标引四至五个主题词为宜，除类别词外，最多不要超过五个。

第二部分 常用公文的写作方法

一、怎样写好公文

（一）目前公文的现状和问题

应该说，目前公文的现状不容乐观，问题很多，形象不佳。归纳起来，主要表现在以下四个方面（抄、长、假、乱）：

1．“文抄公”主笔，大抄特抄。这种现象很有的普遍性。2．“懒婆娘”当家，又臭又长。经常在稿中“首先一个，其次一个，再者一个，另外一个，还有一个，其他一个，最后一个，补充一个”，越看越不愿意看。

3．“贴膏药”盛行，无病呻吟。不管发文有用没有用，无事找事。

4．“我说算”上岗，乱用文种。主要表现在“报告请示乱上，通知意见乱发，公告通告乱贴”。

以上这些问题，大家在写作公文时一定要注意，至少不会走弯路，对提高公文写作水平大有帮助。

（二）怎样才能写好公文

1．领会意图——公文撰制的“奠基工程”

公文撰制在思维方式上，有别于文艺创作等“有感而发”，而是“遵命行事”，必须秉承领导旨意，领会领导意图，根据工作需要而撰制。

一是积极扩展领导意图。秘书要善于从更多的层次和角度去思考问题，保证制发的公文具有一定的思想内涵。

二是善于挖掘领导意图。秘书应当主动和领导同志商量研究，深化领导的意图。

三是努力完善领导意图。秘书要注意与领导沟通，并注意联系实际情况，从而比较全面体现领导意图。

四是及时捕捉领导意图。要做一个“有心人”，手脑勤快，及时掌握领导的思想脉搏。

2．构思准备——公文撰制的“设计蓝图”

要认真构思，做好准备工作。在构思过程中，要掌握三个基本环节：

第一，要确定好公文主题。公文主题应做到“一文一题”，即只能突出一个中心，不能搞多中心，切忌主题不明或多主题。

第二，要合理安排结构。最好先拟个写作提纲，对公文通篇布局进行安排。

第三，要精心选择材料。对材料必须经过一番去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。

3．拟写文稿——公文撰制的“施工阶段”

一是必须扣紧主题。写作提纲就是按主题而设想的思路，对紧扣主题的材料要下功夫挖掘。

二是要详略得当。做到布局合理，层次分明，重点突出。三是要一气呵成。拟写文稿的路子定好了，材料选好了，最好一气呵成。

4．认真修改——公文撰制的“整修装璜”

修改是公文撰写过程中不可缺少的一环，如何进行修改，如何掌握正确的修改程序，可以从以下几个方面入手：

第一，先看主题。进一步挖掘和深化主题，使主题更深刻、明确、集中。第二，审改观点。主要看文稿的观点和提法是否有错误，能不能站住脚，是否经得起推敲和实践的检验；文稿中的概念、判断和论证是否符合客观实际情况，是否符合中央和上级规定的方针政策。

第三，调整材料。如果文稿使用材料过多，淹没或冲淡了观点，应该加以修整和剪裁，留有最有用的材料；如果文稿有言之无物之处，要补充必要的材料；如果材料不准确，要重新核实更正；如果材料的观点不一致，要服从观点，删节材料或选择更换新的材料。

第四，理顺结构。主要是检查文稿框架是否合理，层次是否分明，段落是否得当，过渡照应是否自然周全等等。

第五，推敲文字。公文语言力求精益求精。修改中要采取逐字逐句仔细推敲的办法，对文字进行加工润色。

二、常用公文写作

（一）通知

1．通知的概念

通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。

2．通知的种类

从内容、性质上大体可以划分为：发布性通知、命令性通知、事务性通知、批转性通知、会议通知。

3．通知的写作要求（1）明确行文目的

首先明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题，根据客观情况和开展工作的需要确定写作的范围和对象，以明确行文目的，有针对性地写好通知。

（2）抓住主要内容

不同种类的通知，有不同的规范体式，但是，紧紧把握住主要内容，是写好通知的关键，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如命令性的通知，一般要讲清情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。

（3）文字表述准确

首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

（二）报告

1．报告的概念

报告，是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文。

2．报告的种类

报告的种类较多，可以从用途、性质、内容等方面进行划分。从用途上可以分为情况报告和随文报告两类。从性质上可以分为工作报告、问题报告、会议报告三类。根据报告内容还可以分为综合报告和专题报告。

3．报告的写作要求

（1）主题要明确，思路要清晰

一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的路子，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。

（2）重点要突出，文字要简练

报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要引起上级行政机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。

（3）观点要鲜明，材料要真实

向上级行政机关报告工作，反映情况，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。

（4）不要夹带请示事项

在公文处理中，收文行政机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。

（三）请示 1．请示的概念

请示，是适用于向上级请求指示、批准的公文。

2．请示的种类

从内容、目的的角度，请示通常可分为：请求批示性的请示、请求批准性的请示、请求批转性的请示。

3．请示的写作要求

（1）坚持一文一事。一份“请示”要由上级行政机关同一个部门批复。反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。

（2）不能越级请示。各级行政机关都有一定的权限，上下级行政机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。

（3）不要多头主送。一般只写一个主送行政机关，如需同时送其他行政机关应用抄送形式。有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请示，会引起重视，殊不知都管都不管，都不予批复反而误事。

（4）不宜将请示同时抄送下级行政机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效。所请示的事项也常有不予批准的，如果同时抄送给下级行政机关，会造成不应有的混乱，甚至造成工作上的被动。

（5）除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。凡属上级行政机关已有明确规定，下级单位职权范围内能够解决的问题，应当自行解决，不应将矛盾上交。

第三篇：常用公文写作格式与技巧(精品免费下载)

常用公文写作格式与技巧

（一）上行文种的写法

1、请示

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成： “三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

（1）情况——做法——问题（意见）；

（2）情况（做法）——问题——今后意见；

（3）情况——原因（责任）——下步做法；

（4）情况——原因——责任及处理意见；

通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；

（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；

（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；

（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。

要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。

（三）公布性文种的写法

1、公告和通告

公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。

（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。

2、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。

报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：

（1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。

（2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。

（3）文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。

（4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。

报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的（5）情况——问题——建议等。

（二）下行文种的写法

１、通知

通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。

通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。

2、通报

通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。

3、会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也

通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。两者的不同点主要有三条： 一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；

二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；

三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用；

四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。

两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。文字简要，才便于人们牢记、遵守。

（四）信函性文种的写法

1、函

函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：（1）标题

函的标题有两种形式：发文机关名称＋事由＋文种，如，苏州大学关于ＸＸＸ的复函；事由＋文种，如“关于恳求ＸＸＸ的函”或“关于申请ＸＸＸ的函”；“关于请求批准ＸＸＸ的函”。

（2）受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。（3）正文：

开头概括交代发函的原因和目（1）存根部分简填，以便日后查考。

（2）本文部分要填写详细些。（3）派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。

（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。

（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。

（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

（3）最后写订立计划的日期。工作计划的内容。一般地讲，包表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

（3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。（4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。

结语。根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致．敬礼”等敬语。

落款。在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。

（五）其他常用应用文的写法

1、介绍信

介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。介绍信通常有两种形式： 普通介绍信。用公文纸书写：（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。（2）联系单位或个人的称呼。（3）被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。

（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。

（5）本单位名称和写信日期，加盖公章。

带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。公章。

2、申请书

申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。

（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。

（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。

（3）写申请书的具体内容： 申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。

（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。

3、工作计划

工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。工作计划的格式：

括：

（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。

（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。

4、工作总结

总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。基本情况。

（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

（2）成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。写好总结需要注意的问题（1）总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。

（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。（3）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。（4）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

（5）总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。

第四篇：常用公文写作格式与技巧

常用公文写作格式与技巧

（一）上行文种的写法

1、请示

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成：

（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；

（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。

2、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。

报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：

（1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。（2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。

（3）文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。

（4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。

报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：（1）情况——做法——问题（意见）；

（2）情况（做法）——问题——今后意见；（3）情况——原因（责任）——下步做法；（4）情况——原因——责任及处理意见；（5）情况——问题——建议等。

（二）下行文种的写法

１、通知

通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。

2、通报 通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；

（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。

3、会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。

一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。

（三）公布性文种的写法

1、公告和通告

公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。两者的不同点主要有三条：

一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；

二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；

三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用； 四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。

两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。文字简要，才便于人们牢记、遵守。

（四）信函性文种的写法

1、函

函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：

（1）标题

函的标题有两种形式：发文机关名称＋事由＋文种，如，苏州大学关于ＸＸＸ的复函；事由＋文种，如“关于恳求ＸＸＸ的函”或“关于申请ＸＸＸ的函”；“关于请求批准ＸＸＸ的函”。（2）受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。（3）正文：

开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。

主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。

结语。根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致．敬礼”等敬语。

落款。在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。

（五）其他常用应用文的写法

1、介绍信

介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。介绍信通常有两种形式： 普通介绍信。用公文纸书写：

（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。（2）联系单位或个人的称呼。

（3）被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。

（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。

（5）本单位名称和写信日期，加盖公章。

带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。（1）存根部分简填，以便日后查考。（2）本文部分要填写详细些。

（3）派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。

2、申请书

申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。

（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。

（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。（3）写申请书的具体内容：

申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。

（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。

3、工作计划

工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。工作计划的格式：（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。

（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后写订立计划的日期。

工作计划的内容。一般地讲，包括：（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。

4、工作总结

总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。基本情况。

（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

（2）成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

（3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

（4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。写好总结需要注意的问题

（1）总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。

（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。

（3）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。

（4）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

（5）总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。

第五篇：常用公文写作格式与技巧

常用公文写作格式与技巧

（一）上行文种的写法

1、请示

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成：

（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；

（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。

关于启动宁汉沪宁杭光缆线路工程的请示

张继平副总经理：

宁汉、沪宁杭光缆线路工程的可行性研究报告已于2001年3月批复，中讯邮电咨询设计院和浙江省邮电规划设计院已分别完成初步设计。由于当时处在南北拆分阶段，故而未进行初步设计的会审及相关后续工作。

目前南北拆分工作已基本完成，根据沿途业务发展的需要，特别是长江航运局急需租用光纤，因此我部建议启动该工程，抓紧时间进行初步设计会审及相关后许工作。

以上妥否，请批示。

网络发展部

二OO二年七月三日

2、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一

种文种。

报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：

（1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。（2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。

（3）文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。

（4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分

肯定。

报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

（1）情况——做法——问题（意见）；

（2）情况（做法）——问题——今后意见；（3）情况——原因（责任）——下步做法；（4）情况——原因——责任及处理意见；

（5）情况——问题——建议等。

关于报备与中国联通互联协议的报告

信息产业部:

为促进电信市场的有效竞争，规范电信网间的互联互通关系，确保联通CDMA网按计划开通运营，中国电信集团公司与中国联合通信有限公司经过友好协商与合作，于2001年9月30日签定了《中国联合通信有限公司与中国电信集团公司电信网网间互联及结算框架协议》、《中国联合通信有限公司陆地蜂窝移动通信网与中国电信集团公司固定本地电话网、国内长途电话网、国际电话网、IP电话网网间互联及结算协议》。根据《中华人民共和国电信条例》，现将以上两个协议报送信息产业部备案。

在信息产业部有关领导及主管部门的关心和具体指导下，中国电信与中国联通在网间长途呼叫路由组织等问题上达成了一致意见，为协议的最终签定创造了有利条件。双方总部间互联协议签定后，下属企业的省级协议也在积极协商之中，中国电信PSTN与中国联通CDMA网的网间互联测试等工作也将随即启动。中国电信与中国联通将继续加强合作，为国家的通信事业做出更大的贡献。

中国电信集团公司

二００一年十月十七日

（二）下行文种的写法

１、通知

通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。

关于印发中国电信集团公司 公文处理办法的通知

各省、自治区、直辖市电信公司，集团公司各部门、各直属单位:

现将《中国电信集团公司公文处理办法》印发你们，请遵照执行。2000年7月10日集团公司印发的《中国电信集团公司公文处理办法（暂行）》（中国电信办[2000]355号）及2000年11月1日集团公司综合部印发的《中国电信集团公司公文实施细则（试行）》（综合[2000]3号）同时废止。

二００二年五月二十日

2、通报

通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；

（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。

关于2002年1至5月服务质量情况通报

中国电信集团各省、自治区、直辖市电信公司：

现将2002年1—5月用户投诉处理情况通报如下：

一、电信用户申诉总体情况

据部申诉中心通报，今年第一季度向部申诉中心投诉共1271件，正式立案的案件有46件，回函率为100%。其中申诉中国电信14件、申诉中国联通15件、申诉中国移动17件。

与2001年同期相比，中国电信的申诉从65件下降到14件，下降幅度为78.4%；中国移动的申诉从33件下降到17件，下降幅度为48.5%；中国联通的申诉从13件上升到今年的14件，上升幅度为7.6%。

从各运营企业用户申诉占总申诉比重看，中国电信由58.6%下降到30.4%；中国移动由29.7%上升到今年的37.0%；中国联通由11.7%上升到今年的32.6%。中国电信的申诉下降幅度最大。

1—5月用户以各种渠道越级投诉共计39件，其中4—5月份11件，比1—3月下降了39％。其中涉及南方的18件，涉及北方的21件。

二、电信用户申诉的分类情况

（一）服务质量问题……

三、申诉中国电信服务的具体内容

（一）反映服务质量问题一季度共有7件, ……

（二）话费争议问题…… ……

3、会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。

一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。

通信机房防火安全工作交流会会议纪要

为了贯彻国务院召开的全国安全生产电视电话会议精神，落实开展安全生产专项整治工作要求，2001年8月1－3日，中国电信集团公司在福建省召开了通信机房防火安全工作交流会，目的是进一步促进通信机房规范化建设，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。参加会议的有各省（区、市）电信公司安全保卫和运行维护部门的领导。现将会议纪要如下：

一、会议基本情况……

二、福建机房标准化改造的经验

（一）领导挂帅，部门协作，齐心合力抓机房改造。……

（二）因地制宜，积极稳妥，推进老机房改造。……

（三）执行规范，控制源头，抓好新机房建设。……

三、加强通信防火工作要求

（一）提高认识，切实加强通信防火工作。……

（二）相互协作，通过综合治理实现机房无火灾隐患要求。……

（三）源头堵漏，新机房建设必须严格执行防火规范。……

（四）根除隐患，老机房改造要加快步伐。……

（三）公布性文种的写法

1、公告和通告

公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。两者的不同点主要有三条：

一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；

二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；

三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用； 四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。

两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。文字简要，才便于人们牢记、遵守。

（四）信函性文种的写法

1、函

函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：

（1）标题

函的标题有两种形式：发文机关名称＋事由＋文种，如，苏州大学关于ＸＸＸ的复函；事由＋文种，如“关于恳求ＸＸＸ的函”或“关于申请ＸＸＸ的函”；“关于请求批准ＸＸＸ的函”。

（2）受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。（3）正文：

开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。

主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。

结语。根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致．敬礼”等敬语。

落款。在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。关于申请办理北京市鸿翔大厦房地产过户手续的函

北京市房地产管理局:

1992年8月原邮电部委托其所属单位—中国邮电器材总公司购置了北京市海淀区欣华农工商公司所属“龙乡饭店”（北京市海淀区龙翔路15号）的全部房地产及所属物，并更名为北京鸿翔大厦，同时在海淀区房地产管理局办理了产权过户手续，也经北京市城市规划管理局同意鸿翔大厦所占用的土地作为国家划拨地由邮电器材公司使用。

1998年，原邮电部将鸿翔大厦成建制划归给了原中国邮电电信总局，划归后原中国邮电电信总局没有办理鸿翔大厦的房产和土地的过户手续。2000年经过国务院的批准原中国邮电电信总局组建成为全民所有的中国电信集团公司。

鉴于以上所述，特此申请办理鸿翔大厦的房地产过户手续，同时由于中国电信集团公司和鸿翔大厦的全民所有的性质以及该土地的使用性质没有改变，希望继续保留该土地为国家划拨地的性质。

请贵局给予大力支持，办理相关手续为盼。

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关于互联互通问题的复函

• 中国联合通信有限公司: 贵公司《关于通报目前互联互通存在问题的函》（中国联通函[2004]5号）收悉，经调查，现将有关情况函复如下：

一、由于2003年以来网间话务增长迅猛，造成福建电信各地关口局资源紧张，因能力问题在一段时间内曾出现无法增加与各运营商间网间中继的情况。福建电信已采取措施对部分关口局进行了紧急扩容，并调整了部分网内资源用于增加网间中继，中继紧张问题已于春节前陆续解决。（以下略去）

特此函复。

（五）其他常用应用文的写法

1、介绍信

介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。

介绍信通常有两种形式： 普通介绍信。用公文纸书写：

（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。（2）联系单位或个人的称呼。

（3）被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。

（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。

（5）本单位名称和写信日期，加盖公章。

带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。（1）存根部分简填，以便日后查考。（2）本文部分要填写详细些。

（3）派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。

2、申请书

申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。

（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。

（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。（3）写申请书的具体内容：

申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。

（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。

3、工作计划

工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。工作计划的格式：

（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。

（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后写订立计划的日期。

工作计划的内容。一般地讲，包括：（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。

4、工作总结

总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。基本情况。

（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

（2）成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

（3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

（4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。写好总结需要注意的问题

（1）总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。

（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。

（3）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。

（4）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

（5）总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。

关于对xxx同志的处理决定

xxx，男，1966年6月出生，1986年7月参加工作，原为中国邮电电信总局办公室助理调研员。1999年8月公费赴美国学习；2000年12月回国后，因对中国电信集团公司为其安排的工作不满意，始终未到单位上班，并且从此与单位失去联系。

根据国务院《企业职工奖惩条例》的有关规定，决定从即日起将xxx同志除名。

中国电信集团公司劳动工资部

二OO二年三月十四日